برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل پنج اصل اساسی مدیریت است. مدیران باید برای همه ی این اصول از مهارت کافی برخوردار باشند.

آموزش مدیریت زمان: سه اصل بهره وری

امتیاز کاربران

ستاره فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

آموزش مدیریت زمان: سه اصل بهره وری
بهترین ساعات خواب و بیداری و کار

در درس گذشته با یکی از افسانه های رایج در بین مردم که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان بود آشنا کردیم و در این درس شما را با سه اصل مهم بهره وری یعنی فضا، ذهن و زمان آشنا می کنیم. به گزارش فرهنگ نیوز، در درس گذشته با یکی از افسانه های رایج در بین مردم که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان بود آشنا کردیم و به کمک یک تمرین به شما نشان دادیم که انجام دادن همزمان چندین کار نتیجه ای مطلوب را در پی ندارد و نه تنها باعث افزایش زمان انجام کارهای شما می شود، بلکه کیفیت کار شما را نیز پایین می آورد.
در اهمیت مدیریت زمان همچنین، امام سجاد (علیه السلام) در دعای ابوحمزه می فرماید:
«فقد افنیت بالتسویف و الآمال عمری»
خدایا من عمرم را به امروز، فردا کردن (در عمل به عهد و پیمانی که با تو داشته ام) و آرزوهای طولانی و بلند، گذرانده ام.
(الکفعمی/ 596 و مجلسی، بحارالانوار 95/ 87)
در این درس شما را با سه اصل مهم بهره وری یعنی فضا، ذهن و زمان آشنا می کنیم و در درس های آینده به صورت دقیق تر به هر کدام از این سه اصل خواهیم پرداخت.

اصل اول: فضا
اولین اصل مهم مدیریت زمان و بهره وری، فضا است. منظور از فضا، مکانی است که شما در آن کار می کنید، مکانی که شما برای انجام کارهای خود به صورت روزانه وقت خود را در آنجا می گذرانید.
برای آنکه زمان خود را بهتر بتوانید مدیریت کنید و بهره وری خود را بالا ببرید، شما نیاز دارید که فضای محل کار خود را تا جایی که امکان دارد مرتب و طبقه بندی کنید زیرا این کار باعث صرفه جویی در زمان می شود؛ به عنوان مثال انبوهی از کاغذها، صورتحساب های مختلف، لباس و حتی اینباکس ایمیل و یا رسیدهای مختلف در جیب تان، عواملی هستند که می توانند باعث کاهش تمرکز و بهره وری شما شوند.
نکته: این مکان هایی که حاوی انبوهی از کاغذ، صورتحساب های مختلف و... هستند را نقاط تجمعی می نامیم. نقاط تجمعی به نقاطی گفته می شوند که محل تجمع ایده، ابزار، وسایل، لیست کارها و... باشند.
برای درک بهتر بد نیست که مثالی بزنیم. فرض کنید که ما و شما در یک مسابقه شرکت کرده ایم و باید هر کدام از ما ۱۰۰ پرتقال را از درختان بچینیم و در جعبه قرار بدهیم؛ البته با این شرط که شما باید از ۲۰ درخت مختلف پرتقال بچینید و ما از ۵ درخت مختلف. به نظر شما چه کسی برنده است؟ ما یا شما؟
پاسخ خیلی ساده است: ما برنده هستیم! علت آن است که شما باید مسیر بیشتری را صرف رفت و آمد در بین ۲۰ درخت بکنید تا بتوانید ۱۰۰ پرتقال را در سبد قرار بدهید. به همین دلیل شما جا به جایی بیشتری داشته اید که منجر به صرف انرژی و زمان زیادی برای جمع آوری پرتقال ها شده است. اما ما به دلیل اینکه در بین تعداد درخت کمتری (۵ درخت) در حال رفت و آمد بوده ایم، جا به جایی کمتری داشته ایم، به همین دلیل مسافت و زمان کمتری را صرف جمع آوری ۱۰۰ پرتقال کرده ایم و برنده شده ایم.

مثال بالا شبیه به چیزی است که به صورت روزمره برای ما و شما اتفاق می افتد. اگر شما نقاط تجمعی زیادی را در محل کار خود داشته باشید، نیاز به صرف زمان و انرژی زیادی برای جا به جایی در میان آنها خواهید داشت. به همین دلیل با کاهش دادن تعداد نقاط تجمعی شما می توانید در وقت و زمان خود در طول روز صرفه جویی کنید و به خودتان اجازه دهید که بر روی فعالیت های مهمتر و باارزش تر مانند گسترش مهارت های خود در زمینه های مختلف تمرکز کنید.
در ادامه این مباحث، به شما روش های مختلف برای کاهش نقاط تجمعی را آموزش خواهیم داد، اما آنچه که باید همواره به یاد داشته باشید آن است که هر چه تعداد نقاط تجمعی افزایش پیدا کند، جا به جایی یا سوئیچ کردن شما بیشتر می شود و در نتیجه انرژی و زمان بیشتری از شما هدر می رود.

اصل دوم: ذهن
دومین اصل مهم مدیریت زمان و بهره وری، ذهن است. براساس این اصل، شما تحت هیچ شرایطی نباید ذهن خود را به یک نقطه‌ی تجمعی تبدیل کنید زیرا این کار باعث می شود که همواره مجموعه ای از کارها، پروژه ها و... همواره در ذهن شما در حال چرخش باشند و تمرکز شما را کاهش دهند. به یک ساعت گذشته فکر کنید؛ چند بار به دلیل فکر کردن به یک چیز جدید در ذهنتان، کار خود را قطع کرده اید؟
به همین دلیل همواره از تبدیل شدن ذهن خود به یک نقطه تجمع دوری کنید چون همانگونه که در درس گذشته گفتیم، جا به جایی یا سوئیچ کردن بین کارهای مختلف باعث: افزایش مدت زمان انجام کار، اشتباه در انجام کار و میزان استرس در شما می شود.
اهمیت این موضوع زمانی روشن می شود که به شما بگوییم که بسیاری از افراد به دلیل پر کردن ذهن خود با لیست کارهای و پروژه های مختلف و ایجاد یک نقطه تجمعی، دچار مشکلاتی در زندگی خود شده اند. به عنوان مثال افراد بسیاری به دلیل آنکه ذهن خود را پر از کارها و مسائل حل نشده کرده اند، دچار مشکلاتی در روابط شخصی خود شده اند و یا افرادی که به دلیل آنکه در رختخواب به تمام کارهایی که باید انجام شان می داده اند، فکر کرده اند، به راحتی نخوابیده اند و صبح نیز با همان افکار از خواب بیدار شده اند.
در ادامه این دوره به صورت دقیق تری به این موضوع و روش های کارآمد برای خالی کردن ذهن تان از لیست کارهای انجام نشده و... خواهیم پرداخت تا به کمک آنها بتوانید در طول روز با ذهنی آزاد بر روی کارهای اصلی و مهم خود تمرکز کنید.

اصل سوم: زمان
اصل سوم و آخر، مدیریت زمان و بهره وری، زمان یا همان وقت است. شما باید به گونه ای زندگی کنید که بر روی وقت خود تسلط داشته باشید و بدانید که از وقت خود چگونه استفاده کنید و از پرداخت بهره برای آن خودداری کنید.
شاید از خودتان بپرسید که منظور از «پرداخت بهره برای زمان» چیست؟ برای درک این جمله بد نیست که نگاهی به عبارت معروفی که از دوران کودکی همواره آن را شنیده ایم بیاندازیم: «زمان، پول است».
زمانی که شما می خواهید یک کالای گران قیمت بخرید، با گرفتن وام از بانک آن را می خرید و در ازای پولی که قرض گرفته اید، بهره ای را در مدت زمانی معین پرداخت می کنید. حال آنکه ارزش زمان به طور دقیق مانند پول است زیرا مانند پول بسیار کمیاب و نادر است. حال فرض کنید که ما به شما بگوییم که می توانید زمان قرض کنید؟ آیا متعجب می شوید؟

اگر متعجب می شوید، باید به شما بگوییم که بسیاری از مردم در طول روز در حال قرض گرفتن زمان هستند. قرض گرفتن زمان به این معناست که آنها در طول روز ۲۵ ساعت زمان ندارند (!) بلکه زمان لازم برای یک کار خود را از کار دیگری قرض می گیرند. به عنوان مثال از مدت زمان خوابشان قرض می گیرند و به کارشان می پردازند و یا از کارشان قرض می گیرند و به تفریح می پردازند. یا از زمانی که باید با خانواده یشان باشند، قرض می گیرند و به انجام کارهای عقب افتاده یشان می پردازند. در نهایت به نظر شما نتیجه این قرض گرفتن ها چیست؟
قرض گرفتن زمان مانند پول بهره دارد که باید بازپرداخت شود و نرخ بهره یا همان سودی که زمان خواستار آن است، بسیار بیرحمانه است! با مثال های ساده ای که در بالا زدیم به روشنی مشخص است که مثلا شما برای پرداختن به کارهایتان از زمان خوابتان قرض می گیرید و در نتیجه زمان کمتری را می خوابید و به بدنتان استراحت می دهید. با ادامه این کار شما هر روز خسته تر، تنبل تر از روز گذشته می شوید و در نهایت تولید و کارآیی سازنده شما بسیار کمتر می شود. علاوه بر آن سلامتی شما به خطر می افتد که این بزرگترین هزینه ای است که هر انسان می تواند در طول حیات خود در این دنیا پرداخت کند.
در اهمیت دور اندیشی نیز امام علی (علیه السلام) می فرمایند:
الظفر بالحزم و الحزم بإجاله الرای و الرای بتحصین الاسرار
پیروزی به دوراندیشی است و دوراندیشی در به کار انداختن رأی و به کار انداختن رأی در نگاهداشتن اسرار.
(سید رضی/ حکمت 45)
‏به همین دلیل همواره به یاد داشته باشید که از پرداخت بهره برای زمان دوری کنید و به اندازه میزان زمانی که در اختیار دارید زندگی کنید و هرگز بیشتر از آن مصرف نکنید. در حقیقت خود را عادت دهید که زمان کمتری را مصرف کنید.
برای درک بهتر شاید گفتن این مثال مفهوم مصرف زمان کمتر را به خوبی روشن کند: فرض کنید که معیار شادی و ناراحتی شما ۱۰۰۰ تومان است، به صورتی که اگر کمتر از ۱۰۰۰ تومان خرج کنید، شاد خواهید بود و اگر بیشتر از ۱۰۰۰ تومان خرج کنید ناراحت خواهید بود. حالا این ماجرا را برای زمان خود در نظر بگیرید و فرض کنید که اگر ۵ دقیقه کمتر از آن محدوده زمانی که دارید خرج کنید شاد خواهید بود و اگر ۵ دقیقه بیشتر از آن محدود زمانی که دارید ناراحت خواهید بود.
در ادامه این دوره آموزشی ما در مورد خرج کردن به میزان بودجه زمانی تان بیشتر صحبت خواهیم کرد و به شما خواهیم گفت که چگونه می توانید به اندازه آنچه دارید مصرف کنید. به یاد داشته باشید که این کار باعث کاهش استرس شما خواهد شد. پس فراموش نکنید که از پرداخت بهره زمان دوری کنید.

با نگاهی به سبک زندگی اسلامی
بهترین ساعات خواب و بیداری و کار

اگر تمام گنجینه های طلای دنیا را هم داشته باشیم اما زمان استفاده از این همه گنجینه را نداشته باشیم نمی توانیم بهره بگیریم.
به گزارش فرهنگ نیوز، حجت الاسلام حیدری کاشانی در برنامه سمت خدا ضمن توضیحاتی پیرامون مقام صاحب الزمانی و تعریف آن به جایگاه اسلام از دیدگاه علم مدیریت پرداخت و گفت:
اسلام مدیریتی ترین آیین جهان است. آموزه های آیات و روایات بیشترین  تاکید را بر مدیریت زمان دارد. امام علی (ع) می فرمایند: لحظات باقیمانده عمر انسان قیمت ناپذیر است و  ارزش نمی توان روی آن گذاشت. به واسطه این زمانهای باقیمانده می توان گذشته را جبران کرد و آینده و ابدیت را تأمین کرد. اگر می خواهیم به پیشرفته ترین و تکاملی ترین الگوی مدیریت زمان برسیم باید با مقام صاحب الزمانی مولا ارتباط برقرار کنیم و او را الگو و مقتدا قرار دهیم. این کارشناس مذهبی به بیان روایتی از امام رضا علیه السلام در باب مدیریت زمان اشاره کرد:
امام رضا (ع) می فرمایند: 24 ساعت روزانه باید به 4 قسمت تقسیم شود (اِجْتَهِدُوا فِي أَنْ يَكُونَ زَمَانُكُمْ أَرْبَعَ سَاعَاتٍ)
1- سَاعَةً لِمُنَاجَاةِ اللَّهِ ( ساعتی برای عبادت و مناجات )
2- سَاعَةً لِأَمْرِ الْمَعَاشِ ( ساعتی برای معیشت )
3- سَاعَةً لِمُعَاشَرَةِ الْإِخْوَانِ وَ الثِّقَاتِ ( ساعتی برای معاشرت)
4- سَاعَةً تَخْلُونَ فِيهَا لِلَذَّاتِكُمْ (ساعتی برای لذت و استراحت )

قسمتهای مختلف شبانه روز در روایات

غیر از روایات ذکر شده در بالا روایات دیگری نیز در مورد ساعات روزمره آمده است که در این برنامه به نمونه هایی از آن اشاره شد:
1- یک سوم پایانی شب : بهترین زمان برای رسیدن به این کمالات یک سوم پایانی شب است این زمان انسان را به زیبایی در چهره و معیشت و افزایش روزی میرساند.
2- نماز صبح اول وقت : کسی که نماز صبح را اول وقت و به جماعت بخواند دواثر دارد.1- نماز او در بین نیکان و ابرار عالم بالا میرود 2- در طول روز جزو متقین به حساب می آید.
3- بیداری بین الطلوعین: وقتی است که به شدت از خواب نهی شده است. این خواب برکت سوز و نکبت بار است.
4- صبح علی الطلوع : شروع به کار و کسب روزی ( انسان را خوش روزی میکند و حافظه را قوی میکند)
5- خواب قیلوله: خواب قیلوله قبل از نماز ظهر و یا خواب قیلوله بعد از ظهر به مدت 15 تا 45 دقیقه
6- نماز ظهر و عصر که سفارش شده این دو نماز با 2 تا 3 ساعت فاصله خوانده شود.
7- خواب پیش از غروب و بین العشایین به شدت نهی شده است. زیرا جنون آور و حافظه را از بین می برد
8- هرگز نماز مغرب و عشا را عقب نیندازید. سفارش شده نماز عشا را 2 ساعت بعد از نماز مغرب خوانده و سپس به خواب برویم.
9-  نماز عشا به نماز خواب هم تشبیه شده است. 2 ساعت بعد از نماز مغرب بهترین زمان برای استراحت و لذت است . به گونه ای که خستگی انسان از بین برود و خود را برای مناجات شبانه آماده کند.

این مطلب تا چه اندازه برای شما مفید بود؟

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 میانگین امتیاز 4.00 (1 رای)