برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل پنج اصل اساسی مدیریت است. مدیران باید برای همه ی این اصول از مهارت کافی برخوردار باشند.

سیستمهای اطلاعات مدیریت و تصمیم گیری کسب و کار

امتیاز کاربران

ستاره فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

سیستمهای اطلاعات مدیریت و تصمیم گیری کسب و کار
مترجم: حمید اروند

 

چکیده : در این مقاله نقش سیستمهای اطلاعاتی تشریح داده شده است و توانایی آن در فرایند تصمیم گیری تجزیه و تحلیل شده است. فرایند تصمیم گیری و تاثیر آن بر مدیریت سطح بالا در یک سازمان کسب و کار با تاکید بر تصمیم گیری خودکار توضیح داده شده است. محدودیت ها و چالش های سیستمهای اطلاعات مدیریت بحث شده است و مجموعه ای از نظرات برای افزایش اثربخشی سیستمهای اطلاعات مدیریت در فرایند تصمیم گیری پیشنهاد شده است.
کلمات کلیدی : سیستمهای اطلاعات ، فرایند پردازش تراکنش، سیتمهای اطلاعات مدیریت ،سیستمهای خبره ،

1- مقدمه:
سیستمهای اطلاعات میتوانند با اصطلاحات سه نوع از سیستم فهمیده شوند:
سیستمهای پردازش تراکنش(TPS)  ، سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS)  و سیستمهای خبره(ES)
MIS چندین زیرمجموعه دارد همچون : سیستهای پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)و سیستمهای اطلاعات اجرایی(EIS) .
نقش MIS در پشتیبانی تصمیم بهتر است در چارچوب و مفاد زیرمجموعه سیستم پشتیبانی تصمیم گیری بحث شود
Dss  یک سیستم مبتنی بر کامپیوتر است که قادر به تجزیه و تحلیل داده های سازمانی ( یا کسب و کار) است و سپس آنها را در راه تصمیم گیری موثرتر و اثر بخش تر برای استفاده کننده گان ارائه می دهد . برای مثال این سیستم ارائه می دهد :

  • مقایسه ارقام فروش برای یک هفته یا ماه
  • ارقام درامد مبتنی بر مفروضات تولید محصولات جدید
  • عواقب و نتایج تصمیمات مختلف به عنوان تجربه گذشته

DSS قادر به ارائه اطلاعات گرافیکی از طریق یک سیستم خبره و هوش مصنوعی است. معمولا DSS توسط همه سطوح افراد در داخل سازمان تجاری مورد استفاده قرار میگیرد.مدیریت سطح عالی از DSS برای تصمیم گیری استراتژیک ، مدیریت میانی برای تصمیمات تاکتیکی و در حالیکه مدیران اولیه تصمیمات عملیات  روزمره استفاده می کنند.
بنابراین فرایند تصمیم گیری نه تنها در هر سازمانی یک جنبه حیاتی است بلکه افراد نیز بر این تصمیمات برای بقایشان در یک محیط کارآفرینی رقابتی سطح بالا وابسته هستند.سیستمهای اطلاعات مدیریت به صورت فزاینده به عنوان ابزار مورد استفاده در تصمیم گیری مطرح شده است(DSS) یک زیر مجموعه ای از( MIS) برای تصمیم گیری هوشمند می باشد .گرچه سیستمهای اطلاعات مدیریت مزایای بسیاری در تصمیم گیری به دست می دهد تعدادی از منتقدان به طور معدود  گزارشهایی با این ادعا داشته اند که سیستمهای اطلاعات مدیریت اثرات مضری بر سازمانها دارد و بایستی به صورت محدود مورد استفاده قرار گیرد و یا در صورت امکان از آن اجتناب شود.
به گفته کومار (2006) ،به منظور تعریف (MIS)،بایستی اصولا آن را به سه جنبه ای که آن را تشکیل می دهد تقسیم کرد : مدیریت ، اطلاعات و نظام ها . کومار برای پیشبرد نظریاتش مدیریت را به طور ساده بعنوان فرایندی که مدیران از طریق آن برنامه ریزی ، سازماندهی ، نوآوری و عملیات کنترل را در کسب و کارشان آنجام می دهند در نظر گرفته است. ذاتا یک مدیریت فقط زمانی می تواند وجود داشته باشد که اشخاص و کارکنان مدیریت شوند.
کومار همچنین توضیح می دهد که اطلاعات به طورکلی به داده های تجزیه و تحلیل شده اشاره می کند. به عبارتی دیگر اطلاعات (با نگاه کسب و کار) نتایج و حاصل داده هایی هستند که با استفاده از قوانین ، اصول و نظریه های اقتصاد کلان تجزیه و تحلیل شده اند.
نهایتا سیستم به گفته کومار ، به مجموعه ای از اجزاء به هم پیوسته ای برای یک هدف مشترک اشاره می کند.اغلب به طور طبیعی سیستمهای کسب و کار از سیستمهای کوچکتر شامل می شوند  که  همگی برای کسب اطمینان از اثربخشی سیستم بزرگ نقش ایفا می کنند . سیستمها از یک سازمان به سازمان دیگر بسته به ماهیت عملیات سازمانی ، اندازه سازمان و اولویتهای سازمانی در رابطه با تعداد زیادی از شاخصه های برجسته دیگر  متفاوت هستند.
بر اساس تعاریف فوق سیستمهای اطلاعات مدیریت به سیستم اشاره می کند که به منظور کسب اطمینان از حصول مدیریت مناسب کسب و کار به کار گرفته می شود. اساسا همه جنبه های سیستمهای اطلاعات مدیریت به طور همزمان به منظور کسب اطمینان از کارایی همه جانبه کل سیستم به اجرا گذاشته می شود.شکست در یک بخش به معنی شکستی فراگیر برای دیگر قسمتهاست، در حالیکه همه آنها برای نقشی مستقل طراحی شده اند.
نتیجتا ، یک مدیریت خوب سیستمهای اطلاعات منجر به تصمیم گیری خوب در کسب و کار می شود در عین حال مدیریت ضعیف منجر به تصمیم گیری ضعیف می شود . این اساس و اصل برای مفهوم بنیادی  این مقاله است که به تجزیه و تحلیل نقشهای سیستمهای اطلاعات در تصمیم گیری می پردازد.
قابل ذکر است که مطالعه به صورت زیر تنظیم خواهد شد،این مطالعه بامروری کلی نسبت به  فرایند تصمیم گیری در کسب و کار که با MIS پیوند میخورد شروع میشود.یک تجزیه و تحلیل گسترده و مرور نسبت به نقش  MIS در بهبود تصمیم گیری انجام خواهد شد. سپس با یادآوری حوزه های سوال برانگیز در رابطه با (MIS) و تصمیم گیری دنبال خواهد شد. بعد از آن توصیه هایی برای حل مسائل برجسته داده خواهد شد و نهایتا یک نتیجه گیری برای خلاصه کردن مفاد مقاله داده خواهد شد.

بخش اصلی بحث ، نقش  MIS در تصمیم گیری
در ابتدا طبیعی است  که بیان شود تصمیم گیری بخشی از سازمان است . دلیلش این است که اکثر عملیاتها در یک سازمان حول تصمیمات گرفته شده توسط مدیریت و سهامداران به گردش در می آیند.و به منظور اینکه تصمیم به طور موثر اتخاذ شود ضروریست که یک سیستم اطلاعاتی خوب وجود داشته باشد زمانی که تصمیم ها بر اساس اطلاعات موجود هستند.
در این مقاله ، جهانگیر نقش چشمگیر اطلاعات در انتخاب تصمیم را بیان میکند.سازمانها بایستی مطمئن شوند که سیستم اطلاعاتی خوبی دارند . بعنوان یک مشاهده کلی قابل توجه ، یک MIS خوب تصمیم گیری خوب را اطمینان می بخشد و همزمان یک  MIS بد تصمیم گیری را به سمت تصمیمهای بد سوق می دهد.
تحقیقات در سال 2010 از مشاهده بالا با بیان اینکه کیفیت تصمیم گیری مدیریتی مستقیما به کیفیت اطلاعات در دسترس وابسته است حمایت کرد واز این رو مدیران بایستی  محیطی را فراهم نمایند که رشد و ایجادکیفیت اطلاعات را تشویق و کند.
ضرورتا قبل از تصمیم گیری برای کاربرد استراتژی MIS ، حیاتیست که اطمینان حاصل شود از اینکه با سیستم فعلی شما به طور کامل سازگار و مناسب است. این نه فقط کمکی برای جلوگیری از انتخابهای نا منظم است بلکه برای ذخیره و صرفه جویی در زمان و پول است(رودز2010 ، جهانگیر،2005). علاوه بر آن ، این برای استراتژی MIS یا ابزار مورد استفاده برای تصمیماتی که گرفته می شوند بایستی مورد توجه باشد. به عبارتی دیگر نقطه اتصالی مابین تصمیمات اتخاذ شده و MIS که توسط افراد و صاحبان کسب و کار شرکتها مورد استفاده قرار می گیرد وجود دارد(جربو،2005)
یک نکته کلیدی ، مدیریت سیستمهای اطلاعاتی بسیار پیچیده و عرصه حساسی  است که گفته می شود با احتیاط بسیار زیاد توسط مدیرانش به کار گرفته می شود. بهمین دلیل برای سازمانها توصیه می شود افرادی که برای کنترل سیستمها قرار می دهند را با دقت انتخاب کنند.یک شخص محتاط تر و حرفه ای ، شخصی است که از چشم انداز مثبت MIS با توجه به تصمیم گیری و سایر حوزه های مرتبط کسب و کار اطمینان حاصل نماید.(لینگهام،2006)
پس به وضوح مشخص شد که تعدادی از آرگومانها ، حقایق ،نظریه ها  و مشاهداتی که توسط متخصصین مختلف اقتصاد کلان با توجه به نقشهای سیستمهای اطلاعات مدیریت در بهبود تصمیم گیری ارائه شدند چه چیزهایی هستند؟
برای شروع MIS یک پلت فرم مناسبی برای یک تصمیم گیری خوب فراهم می کند
اساسا بدون ایجاد سیستمهای دریافت اطلاعات مناسب در MIS، برای سازمانها بسیار دشوار خواهد بود که تصمیم گیری کنند.دلیلش این است که آنها در فقدان اطلاعات مورد تایید مجبور به تهیه اطلاعات بی پایه و اساس خواهند شد.علاوه بر این MIS , به طور معمول یک ساختار قوی و محکمی برای ایجاد تصمیمات سخت  از طرق ابزارهای سیستماتیک ، اطلاعات بموقع و سیاستهای مدیریتی مناسب و مقررات  پایه ریزی می کند.
علاوه بر آن سیستمهای اطلاعات مدیریت زمانی که تصمیمات بحرانی در رابطه با کسب و کار اتخاذ می شود قوانین مربوط به  کسب و کار است و همچون خطوط راهنمایی برای کسب و کار عمل می کند. در نتیجه ، مدیران و تصمیم گیرندگان کلیدی جلوگیری می شوند از اینکه از حدود پا را فراتر گذاشته یا در تعهد و مسئولیت کسب و کار زیاده روی نمایند. این بسیار مهم است که به بررسی و اصلاح برای حفظ کسب و کارها کمک می شود بدین گونه اطمینان حاصل می شود از اینکه تصمیمات آزمایش شده (تصمیماتی که جواب داده اند و موفق بودند ) مطرح می شوند در حالیکه تصمیمات آزمایش نشده کنار گذاشته می شوند. مهتر اینکه توانایی و ظرفیت هدایت و راهنمایی کردن ، پیشرفت بهبود عملیات در یک کمپانی را تسهیل می کند.
علاوه بر آن،بیشتر برنامه های MIS با قابلیت بروز رسانی زمان واقعی از رویدادها در یک سیستم یا شرکت اعطا می شوند. با زمان واقعی، محققان به طور ساده به بروز رسانی فوری و آنی رویدادها در یک سیستم اشاره می کنند . بروز رسانی آنی به مدیران کمک می کنند تا اقدامات لازم را در اسرع وقت لازم اتخاذ کنند. بویژه به هنگام کشف ودر مدیریت بحران. پیشرفت و بهبود در عملیات شرکت را با تصمیم گیری به موقع تقویت و تکمیل می کند. این موضوع برای شرکتهایی که در نسل مدرن  هر لغزش اندکی در تصمیم گیری می تواند تلفات سنگینی را برایشان در پی داشته باشد بسیار مهم است.
(allen, et al , 2010)
همیشه سیستمهای اطلاعات مدیریت عنصر اصلی تضمین  بهبود شرکت هستند. برای نمونه در بیشتر موارد سیستمهای اطلاعات مدیریت می توانند به آسانی بوسیله مالک برای اداره و هدایت اعمال مشخص در زمانهای مشخص برنامه ریزی شوند. در واقع،مدیران میتوانند سیستم را برای انجام بررسی های روزمره و معمول که می توانند در بهبود بهره وری یک شرکت با کشف آسان مشکلات یا اشکالات کمک کنند برنامه ریزی کرد.علاوه بر این ، برنامه ریزی MIS در هزینه های زیاد زمان و منابع برای مالکان صرفه جویی می کند .به عبارتی دیگر با برنامه ریزی مدیران کسب و کار می توانند سیستمها را طوری برنامه ریزی کنند که نقصها و کمبودهای خاص را به صورت خودکار کشف و حتی آنها را برطرف نمایند.
در نتیجه مدیران و اقدامگران سیستم می توانند زمان و منابعی را که باید بر نظارت یا  ریشه یابی مسائل هزینه کنند برای استفاده های مهم و حیاتی دیگر صرف کنند.بوسیله برنامه ریزی روزانه و جاری یک سیستم اطلاعات مدیریت ، کسب و کار برای پیشرفت مثبت مهیا می شود و منابع برای قسمتهای صحیح کسب و کار صرف می شوند.
به عنوان یک نکته اساسی ، یک کاربرد MIS خوب امروزه می تواند انجام دادن وظایف چندگانه به طور همزمان باشد. این پتانسیل برای چندوظیفه ای کارایی در یک شرکت را افزایش می دهد بدین گونه که چندین عملیات کسب و کار را می توان به طور همزمان اداره کرد.
نزدیک به نکته بالا ، جهانگیر می گوید تعدادی از MIS  به چند کاربر برای همه محتوای یکسان به طور همزمان  اجازه دسترسی بدون هیچ اختلافی را می دهند.این توانایی مسئولیت پذیری اپراتورهای کسب و کار را از اینکه چندین نفر می توانند به محتوای یکسان دسترسی یافته و بررسی کنند بالا می برد گرچه همسان باشند یا نباشند . بعنوان یک حقیقت عمده بیشتر سازمانها رنج پاسخگویی ضعیف مسئولان را با اختیار اداره جزئیات مشخص و معین تسکین می دهند.این عمل تامینی تعدادی از MISها است که اقتصاددانان آن را نقش (GATE –KEEPING) MIS  در تصمیم گیری و بهبود همه جانبه سازمان معرفی می کنند.   
در حالتی دیگر،یک MIS نقش ثبت و ضبظ را بازی کند یا یک پایگاه که بتواند به آسانی اطلاعات محرمانه یا با ارزش را نگهداری کند را نهادینه می کند. در اصل تصمیم گیری اغلب مطالعه کار مشخص و معین گذشته نامیده می شود(جهانگیر،2005).این اشاره به نگهداری اطلاعات در شرایط دردسترس است. به طور معمول پایگاههای داده  مکانهای آینده بازیابی اطلاعات را فراهم می کنند.اصولا ثبت و ضبط و ابزار پایگاه داده MIS و ابزار پایگاه داده این اطمینان را بوجود می آورند که  تصمیمها به طور باثبات  گرفته می شوند در حالیکه کسب و کار به آرامی جریان دارد.
در کمک برای مباحثه راجع به نقش MIS در بهبود تصمیم گیری ، رودز نیز چنین اضافه می کند که :
سیستمهای اطلاعات مدیریت دسترسی سریع به اطلاعات را برای مدیران فراهم می کنند . می تواند شامل تعامل با تعامل با دیگر سیستمهای  پشتیبانی تصمیم ، تحقیق و بررسی اطلاعات ، رجوع به اطلاعات خارجی ، و تکنیکهای بالقوه داده کاوی نیز باشد. این سیستمها همچنین می توانند اهداف استراتژیک را با تصمیمات عملی گرفته شده مقایسه کنند، راهنمای مدیران به منظورتشخیص اینکه تصمیماتشان  تا چه اندازه متناسب با استراتژی ساز مانی است می باشد.
خلاصه اینکه رودز به طور ساده معتقد است که سیستمهای اطلاعات مدیریت یک عامل کمک بزرگ برای گرفتن اطلاعات زنده از سازمانها است.متاسفانه سازمانهای بسیار کمی هستند که قادر هستند چنین نقشی را به دست بگیرند و حتی دیگر سازمانهای جامعه را به چنین کار مشابهی سوق دهند. همین دلیل بهبود محدود در تصمیم گیری بر اساس فقدان اطلاعات زنده است. راه ساده حل چنین چالشی در ادامه در پیشنهادهای همین مقاله داده شده است.
در طول سالهای اخیر استفاده سیستمهای اطلاعات خودکار افزایش داشته است. تا حد زیادی ، این سیستمهای خودکار به طور اساسی فرایند تصمیم گیری را در جهت مثبت تغییر دادند.به طور مثال ،بوسیله کاربرد MIS اتوماتیک ، شرکتها مجبور نیستند به خدمات 24 ساعته کارگران تکیه کنند.در عوض ماشینها قادر هستند برای انجام کارها از طرف ما برنامه ریزی شوند. البته این بعنوان یک مزیت بزرگ در تصمیم گیری زمانی به مدیران پیشنهاد می شود که آنها از تصمیم گیری بویژه در موارد فنی که می توانند به بهترین حالت توسط سیستمهای خودکار تفسیر و حل شوند آسوده باشند.
یک نکته احتیاطی ، سازمانها نبایستی به طور کامل روی سیستمهای خودکار تکیه کنند بویژه  زمانی که تصمیماتی که گرفته می شود دارای پیامدهای جانبی برای  سازمان است.چرا که  سیستمهای خودکار ممکن است گاهی اوقات معیوب بوده و نظارت مکرر دوره ای احتیاج باشد.بنابراین صحیح نیست قربانی اعتماد بیش از اندازه به سیستمهای خودکار شد.جهانگیر (2005) توصیه می کند مدیران و مالکان شرکتها اطمینان حاصل کنند از اینکه یک حالت تعادلی در بکارگرفتن عناصر انسانی در عملیات درحالیکه تعدادی وظایف به سیستمهای خودکار واگذار شده است، بیابند.با ترکیب این دو ، جهانگیر توضیح می دهد که اطمینان خواهد داد که هر دو هدف سازمان با عملی کردن هردوباهم در زمانیکه بیشینه سازی  پتانسیل به خاطر  ارزیابی و تعادلهای عملیات بوسیله مدیران انجام شده است.
و باز ، MIS مشهور است برای محول کردن عملیاتهاش به روشهای سیستماتیک عملیاتها. به طور قطع این اطمینان را می دهد که تصمیم ها منظم و برنامه ریزی شده اتخاذ شوند که این هم در اصل عینیت را در طول تصمیم گیری تشویق می کند.در نتیجه ، کسب و کار و فرایند تصمیم گیری با فرمول عملیات منظم و سیستماتیک بهبود یافته است. (Jawadekar, 2006, p.363-370)
جهانگیر (2005) اضافه می کند که اصول ، استراتژیها و روشهای عملیات در MIS می توانند به طور خردمندانه توسط اقتصاددانان برای جداسازی و غربال کردن تصمیمهای خوب از تصمیمهای بد استفاده شود.پس از اینکه غربالگری انجام گرفت تصمیمات خوب تشویق شده درحالیکه تصمیمهای بد با دلسردی کنار گذاشته می شوند. در حقیقت ، این یقین را تضمین می کند  که در شرایط اتخاذ تصمیم ها توسط سازمان واقعا به طور مستقیم و سریع برای بهبود تصمیم گیری پیوند می خورد.
تعداد قابل توجهی از محققان براین تمرکز دارند که MIS گرایش دارد با امتحان روشهای آزمون پذیر عملیات به صورت ابزار عملی تر کسب و کار درآید. این استدلال و موضوع از اینروست که می تواند اطلاعات ملموسی را فراهم کرده که در اتخاذ تصمیمهای منطقی و مستدل مورد استفاده قرار گیرند.( Jawadekar, 2006, p.350-355) این در تضاد بزرگ با اکثریت ابزارهای کسب و کار است ، که در حال حاضر بیشتر فرضی هستند. در حقیقت تصمیمها بر اساس سیستمهای اطلاعات مدیریت زمانی که با همتایانشان مقایسه می شوند دقیقتر وبا دوام تر وقابل اتکاتر هستند – که این به نوبه خود بهبود تصمیمهای کسب و کار را تشویق می کند.
نهایتا، سیستمهای اطلاعات مدیریت نقش بسیار مهمی در ارائه طیف گسترده ای از گزینه های کارآمدی که تصمیم گیرندگان می توانند انتخاب مورد دلخواه را بکنند دارند.ضرورتا این اطمینان را می دهند که انتخابهای تصمیم گیرندگان خروجی مثبت داشته باشند. این بعنوان حقیقتی مهم ، دلیل این است که بسیاری از تصمیم گیرندگان تمایل به استفاده از ابزارهای MIS هنگام انتخابهای دشوار کسب و کار دارند. به عنوان یک مفهوم مشهور داشتن انتخابهای تصمیم خوب تصمیمات مناسب رشد و ترقی را در کسب و کار تضمین می کند.  
(Vittal & Shivraj, 2008, p.360-365; Jawadekar, 2006, p.356-359)  

3- نتیجه گیری و پیش3نهادات:
باوجود نقشهای مثبت MISمدیریت در فرایند تصمیم گیری ، تعداد کمی چالش که سودمندی MIS را محدود می کند وجود دارند. اینها شامل:

  • ماهیت پویای MISباعث شده است که برای تعدادی از سازمانها نگهداشتن اصول ، راهبردها ، کارها و حتی ایده ها و اندیشه ها دشوار شود.
  • موقعیتهای گوناگون تصمیم گیریهای متفاوت را می طلبد . این چالشهایی را برای نظریه پردازان سیستمهای اطلاعات مدیریت ایجاد می کند که MIS انطباق پذیر نیست.
  • نهادینه سازی ، برنامه ریزی ، نظارت و ارزیابی سیستمهای اطلاعات مدیریت تخصص و خبرگی می طلبد  چیزی که بیشتر سازمانها فاقد آن هستند.
  • اجرای برنامه های  MIS برای تعدادی از سازمانها نسبتا پر هزینه است – به ویژه آنهایی که کوچک بوده  و صاحبانشان از نظر مالی در شرایط خوبی نیستند.
  • MIS بیشتر یک رشته علمی است در حالیکه کسب و کار یک رشته هنرمحور است.در نتیجه ، پیدا کردن راهی میانه که بتواند هردو را به هم متصل کند برای تعدادی از نفرات بکلی چالش آور است.
  • بسیاری از سازمانها سیستم تصمیم گیری به خوبی تعریف نشده است. بنابراین حتی با ابزار صحیح MIS، خیلی کم می توانند به بهبود تصمیم گیری دست یابند.

بر اساس این محدودیتها ، در ذیل علاوه بر مسائل که از بحث و گفتگوی اصلی ناشی می شوند توصیه هایی پیشنهاد شده است :

  • بایستی نظارت بر MIS  به منظور جلوگیری از عواقب شوم ناشی از نادیده گرفتن MIS، افزایش یابد.
  • مدیران و مالکان کسب و کار بایستی روشی برای استفاده اطلاعات که مناسب فرایندهای مختلف تصمیم گیری در کسب و کارهای مختلف باشد داشته باشند.
  • مدیریت بایستی انجام MIS با روابط متعادل و متقابلا وابسته را که در آن در حین رعایت منزلت و جایگاه، کارگران و سیستمهای خودکار به کار گرفته می شوند، تشویق کند.
  • نهادهای کسب و کار بایستی روشی جدید برای آموزش در رابطه با سیستمهای اطلاعات مدیریت پیدا بکنند.
  • یک سیستم کسب و کار تعریف شده خوب بایستی برای فراهم کردن محیط کاری با ثبات برای  MIS پرورده و تکامل یافته شود. یک محل خوب برای شروع ، محل متمرکزی خواهد بود که همه تصمیمات در کسب و کار از طریق کانالهای مربوطه گرفته می شوند.
  • مدیران کسب و کار باید اطمینان کسب کنند که اشخاص حرفه ای استخدام کنند که قادر هستند هر دو MIS و فرایند تصمیم گیری را به خوبی اجرا کنند.
  • اصولا این توجه ذاتیست که با وجود این حقیقت که مقاله تحلیلی است ، تحقیق بیشتری نیاز است به منظور کسب اطلاعات در رابطه با دانش عمومی انجام شود. علاوه بر این صاحبان کسب و کار باید بیاموزند با هر تغییری در MISو تصمیم گیری کنار بیایند بدون اینکه ایجاد فرایند مثبت در تصمیم گیری چالش برانگیز شود. نهایتا  حیاتیست بخاطر آوردن اینکه بهبود در تصمیم گیری اساسا متوسط اطمینان از رضایت مشتری در حالیکه کسب و کار در روندی موفقیت آمیز قرار دارد. تمام استراتژیهای MIS بایستی در یک راه و روشی تدوین گردد که اهداف کسب و کار فوق دست یافتنی باشند.

Management information systems and business decision making:
review, analysis, and recommendations

Srinivas Nowduri
Bloomsburg University of Pennsylvania

Abstract

The role of Management Information Systems is described and analyzed in light of its capability for decision making. Decision making process and its impact on top level management in a business organization is explained with an emphasis on automated decision making.Limitations and challenges of MIS are discussed and a set of six recommendations proposed for increasing the effectiveness of MIS in the decision making process.

Keywords: Information Systems, Transactional Processing Systems, TPS, Management Information Systems, MIS, Expert Systems

1. Introduction
Information Systems can be conceptualized in terms of three types of systems:
Transactional Processing Systems (TPS), Management Information Systems (MIS), and Expert Systems. MIS has several subsets such as Decision Support Systems and Executive Information Systems. The role of MIS in decision support is best discussed in the context of the subset referred to as Decision Support System (DSS). A DSS is a computer based system (an
application program) capable of analyzing an organizational (or business) data and then presents it in a way that helps the user to make business decisions more efficiently and effectively. It is basically an informational application which depends on the information already input while answering to a given query. For example, a decision support system could provide:
• Comparative sales figures for one week/month and the next
• Projected revenue figures based on new product sales assumptions
• Consequences of different decision alternatives, given past experience
Sometimes there is an overlap between the broad categories of IS and a DSS could be capable of presenting information graphically through an expert system or artificial intelligence (AI). Usually the DSS is used by all levels of people within a business organization. Top level management uses DSS for strategic decisions, middle management uses for tactical decision
while first line supervisors use deploy it for day-to-day operational decisions.
Therefore, the process of decision-making in any business is an inherently vital aspect not just for organizations but also for individuals who greatly rely on these decisions for their survival in the highly competitive arena of entrepreneurship (Al-Zhrani, 2010, p.1249-1251). More importantly, Management Information System (commonly abbreviated as MIS) has been an increasingly used tool in the institutionalization and making of decisions. DSS are a subset of MIS, for intelligent decision making. However, dispite the immense benefits that result from using MIS in decision making, some critics have, reportedly, been slowly—but surely—asserting that MIS poses surmountable detrimental effects to organizations and should thus be used
sparingly or avoided if possible (Demetrius, 1996).
According to Kumar (2006), in order to define MIS, it must be principally divided into the three facets that constitute it—which are: management, information, and systems. In furthering his ideas, Kumar simply defines management as the process through which managers plan, organize, initiate and control operations within their businesses. Essentially, a management can only exist when there are subjects/ workers to be managed (Al-Zhrani, 2010, p.1248-1252; The Maniac, n.d.).
Kumar also states that information generally refers to analyzed data. In other words, information (with regards to business) results from data that is analyzed using business statutes, principles and theories advanced by various macroeconomists.
Finally, system, according to Kumar, refers to “A set of elements joined together for a common objective.” More often than not, business systems normally consist of smaller systems—known as subsystems—which all function towards ensuring efficacy of the large systems. As a matter of fact, systems vary from one organization to another depending on the nature of organizational operations, size of the businesses and organizational priorities among many other salient factors.
Based on the foregoing definitions, Management Information Systems refers to a system that uses information in order to ensure apt management of businesses. Fundamentally, all the facets of MIS run concomitantly in order to ensure overall efficiency of the whole system. Failure in one part means overall failure for the other parts since they are all designed to function interdependently (Davenport & Short, 1990).
Consequentially, a good management of information systems leads to good decisionmaking in business just in the same way poor management leads to poor decision making. It is based on this foundational concept that this paper is going to circumspectly analyze the roles of management systems in decision making. Notably, this study will be arranged as follows. The study will begin by giving a brief overview into the decision making process in businesses while establishing the point in which it links with MIS. From here, an expansive analysis and review will be done on the roles of MIS in improving decision making. This will then be followed by a mentioning of the questionable areas associated with MIS and decision making. After that, recommendations will be given to solve the underlying issues that result from the paper. Finally, a conclusion will be given to summarize the contents of the paper.

2. Main Discussion—Role of MIS in Improving decision making
Preliminarily, it is inherent to state that decision making is an integral part of any business (The maniac, n.d.). This is because a majority of operations in an organization revolve around decisions made by the management and other key stakeholders in the organization. And in order for decision to be made adequately, it is vital for there to be a good information system since decisions are based on information available.
In relations to this, Jahangir (2005) states that based on the significant role that information plays in choice of decision to be made, organizations must ensure that they have a good management information system. As a notable general observation, a good MIS ensures good decision making just in the same way bad MIS propel the making of bad decisions.
UStudy.in (2010) supports the above observation by saying that “The quality of managerial decision-making depends directly on the quality of available information” and the managers should therefore cultivate an environment that encourages the growth and viable sprouting of quality information.
Essentially, before deciding on which MIS strategy to use, it is vital to ensure that the choice made is fully compatible with your current system. This will not only help in avoiding erratic choices but it will also save you the time and money that would have been otherwise wasted by that person (Rhodes, 2010; Jahangir, 2005). In addition to that, it is noteworthy for the MIS strategy or tool used to be in line with the decisions that are to be made. In other words, there should be a connecting point between the decision to be made and the MIS to be used by individual or corporate business owners (Jarboe, 2005).
As a key consideration, Management Information Systems is a highly complex and delicate arena that calls for a lot of caution to be taken by its managers. It is for this reason that it is recommendable for organizations to ensure that they carefully select the individuals who are placed to control the systems. The more cautious and professional a person is, the better the person gets an assurance of positive prospects of in MIS with regards to decision making and other related areas of business (Lingham, 2006).Having clearly delineated that, what then are some of the scholarly arguments, facts,opinions and observations made by various macroeconomists with regards to the roles of Management Information System in improving decision making?
To begin with, MIS provides a fitting platform for good decision making (Kumar, 2006).Essentially, without the established systems of getting information in MIS, it would be extremely ifficult for organizations to make their decisions. This is because they would be forced to making baseless information due to the lack of confirmed information. Moreover, MIS normally lays a firm foundation for the establishment of concrete decisions through its systematic tools, timely information and adequate managerial policies and regulations.
Furthermore, Management information Systems’ statutes regarding businesses act as guidelines to business owners when making critical decisions about their businesses. As a result, managers and key decision makers are bridled from overstepping their boundaries or exceeding heir business mandate. This is very crucial as it helps in keeping businesses checked and balanced thus ensuring that only proven decisions are considered while the untried ones are thwarted. More importantly, the capacity to guide decision-making facilitates progress and improvement of the operations in a company (Lingham, 2006; Chambers, 1964, p.15-20). In addition, most MIS programs are endowed with the capacity to give real-time pdates of the occurrences in company or system. By real-time, scholars simply refer to immediate updates of occurrences in a system. These immediate updates help mangers to take necessary actions as soon as is deemed appropriate—especially during the discovery and management of crises. This augments progress and improvement in company operations through timely decisionmaking.
This is important for companies in the modern-day generation where any slight lapse in decision making can lead to very huge losses (Allen, et al., 2010) Still, Management information systems are very elemental improving company securities (Davenport & Short, 1990). For example, in many instances, most management information systems can be easily programmed by the owner to conduct certain actions at certain times. In effect, managers can program the system to perform certain routine checks which can help in improving efficiency of a company through easy discovery of bugs or problems. Furthermore, the programmability of most MIS saves a lot of priceless time and resources for owners. In other words, through programmability, business managers can program the systems to automatically discover certain deficiencies and even solve them. Consequently, the manager or system operator can use the time and resources he/she would have used in monitoring or fixing problems for other key uses. By routinely programming a Management Information System, the business is bound to make positive progress since time and resources can be easily channeled into rightful business paths (Allen, et al., 2010)
As a fundamental point, a good number of MIS used today can perform multiple tasks all at the same time. This potential to multitask increases efficiency in a company since several business operations can be conducted simultaneously. With special regards to decision making, the capacity to multitask ensures that decisions are made speedily when compared to those
systems which can only handle one task at a time. Closely related to the above point, Jahangir (2005) says that some MIS allow multiple users to access the same content all at the same time without any discrepancies. This potentialityدboosts accountability from the business operators since multiple people can access a particular content and verify whether they are consistent or whether they are not. As a matter of fact, most organizations tend to suffer due to poor accountability from those charged with the mandate to manage certain details. This safeguard action of some MIS is what macroeconomists refer to as the “gate-keeping” role of MIS in decision making and overall well-being of the organization.
On another level, a good number of MIS play the role of record keeping or institutionalization of data bases that can easily keep confidential or invaluable information. In essence, decision making often calls for the reading of certain past work (Jahangir, 2005). This is where record-keeping comes in handy. On the flipside, databases normally function towards
providing future places of information retrieval. Principally, the record keeping and data-basing tool of MIS definitely ensures that decisions are made viably while businesses run smoothly.
In contributing to the arguments regarding role of MIS in improving decision making, Rhodes (2010) also adds that:
Management information systems give managers quick access to information. This can include interaction with other decision support systems, information inquiries, crossreferencing of external information and potential data mining techniques. These systems can also compare strategic goals with practical decisions, giving managers a sense of how their decisions fit organizational strategy.
In summary, Rhodes simply believes that management information systems are a huge contributing factor in the getting of viable information from organizations. Sadly, very few organizations have been able to ardently take up on this role and even lead other organization in the society in doing the same. It is for this reason that there has been a limited improvement in decision making based on the tailoring of viable information. A candid way of solving this challenge is given later in this paper under recommendations.
Over the recent years, there has also been an increased usage of automated Management Information Systems. To a large extent, these automated systems have hugely revolutionized the decision-making process in a positive way (UStudy, 2010). For instance, by using automated MIS, companies no longer have to rely on 24-hour services from workers. Instead, the machines are able to be programmed to do things on our behalf (Jarboe, 2005). Of course this offers a huge plus in decision-making since managers are relieved of making some decisions-especially the technical ones which can be best interpreted and solved by the automated system.
As a cautionary point, organizations should not entirely rely on automated systems--especially when the decisions to be made have adverse implications to the organizaion. This is based on the alleged observation that auto systems may sometimes be faulty and thus require frequent periodic monitoring (Demetrius, 1996). So in order not to fall a victim of over-relying on automated systems, Jahangir (2005) advices managers and company owners to ensure that they find a balance in utilizing the human element in operating while assigning some duties to the automate system. By blending the duties of these two extremes, Jahangir states that, this will ensure that both ends of the organization continue to actualize together while maximizing the potential for each side through check and balances of operations done by the management.. Again, MIS is renowned for vesting its operations on systematic methods of operations. Crucially, this ensures that decisions made in a business are orderly and well-planned—which, in effect, encourages objectivity during decision making. As a result, businesses and the decisionmaking process are improved through its systematic and orderly formula of operating (Jawadekar, 2006, p.363-370).
Jahangir (2005) adds that the principles, strategies and modes of operation in MIS can be intellectually used by macroeconomists to sieve between good and bad decisions. Once the sieving is done, good decisions are encouraged while the bad ones are sidelined and greatly discouraged. Effectually, this ensures positivity in terms of decisions made by organizations— which, essentially, links up directly to improving the decision making process.
A good number of scholars amass that MIS tends to be a more practical business tool with testable methods of operations. Its proposition and argumentations, therefore, provide tangible information that can be used to make substantiated decisions (Jawadekar, 2006, p.350-355). This is in great contrast with a majority of business tools, existing today, which are mostly hypothetical. In effect, decisions founded on MIS tend to be accurate and viable when compared to its counterparts—which, in turn, encourage improvement of business decisions.
Finally, Management Information systems play the crucial role of providing a wide range of streamlined options from which decision-makers are able to make their preferred choices Vittal & Shivraj (2008, p.359-361). Vitally, this ensures that whatever choices are made by decision makers, the outcome, more often than not, becomes positive. This, as a matter of fact, is the reason why many decision makers tend to prefer using MIS tools when making tough business choices. And as renowned concept, having good decision choices guarantees viable decisions in our businesses (Vittal & Shivraj, 2008, p.360-365; Jawadekar, 2006, p.356-359).

3. Conclusion and Recommendations
Despite the positives associated with the role of MIS in decision making process, there are a few challenges that are believed to limit the efficacy of MIS. These include:
• The dynamic nature of MIS makes it difficult for some organizations to keep up with the principles, strategies, propositions or even ideas.
• Different situations call for different decisions to be made. This poses challenges to MIS theorists since some MIS tend to not be adaptable
• The institutionalization, programming, monitoring and evaluating MIS requires a lot of expertise—something which numerous organizations lack.
• The running of MIS programs tends to be relatively costly for some organization— especially small ones who are not well-endowed financially.
• MIS is more of a science-oriented field while business is art-oriented. Consequently, finding a middle ground where the two can be linked is quite challenging to some people.
• Most organizations do not a well-defined decision making system. So even with the right MIS tools, very little can be achieved in terms of improving decision-making.
Based on these limitations—plus other underlying issues that arise from the main
discussion, the following recommendations are suggested:
• There should be an increased monitoring of MIS so as to avoid falling victims of unobserved MIS which has dire ramifications.
• Managers and business owners should find a way of tailoring information in a way that it fits various decision making processes in variant businesses.
• The management should encourage the effectuation of a mutually interdependent and balanced MIS where workers and automated systems are handled with due respect.
• Business entities should find a way inculcating teachings about new MIS in order to reduce the trend of businesses being left behind on new inceptions.
• A well-defined decision making system should be fledged in businesses so as to provide a viable working environment for MIS. A good place to start here would be
the inception of a centralized place where all decisions in businesses are channeled
through
• Business managers must ensure that they employ (or alternatively outsource) professional personnel who are able to ardently run both MIS and the decision making process.

References
Allen, B., Heurtebise, A., & Turnbull, J. (2010). Improving Information Access. Business Management US. Retrieved October 2, 2010 from http://www.busmanagement.com/article/Improving-information-access/ Al-Zhrani, S. (2010). Management information systems role in decision-making during crises: case study. Journal of Computer Science, 6(11), 1247-1251.
Chambers, R. J. (1964). The role of information systems in decision making. Management Technology, 4 (1), 15-25.
Davenport, T. H., & Short, J. E. (1990). The new industrial engineering: Information technology
and business process redesign. MIT Sloan Management Review. Retrieved October 2,
2010 from http://sloanreview.mit.edu/the-magazine/articles/1990/summer/3141/the-newindustrial-
engineering-information-technology-and-business-process-redesign/2/
Demetrius, K. (1996). The role of expert systems in improving the management of processes in
total quality management organizations. SAM Advanced management Journal. Retrieved
October 2, 2010 from http://www.allbusiness.com/management/591381-1.html
Jahangir, K. (2005). Improving organizational best practice with information systems.
Knowledge Management Review. Retrieved October 2, 2010 from
http://findarticles.com/p/articles/mi_qa5362/is_200501/ai_n21371132/
Jarboe, K. P. (2005). Reporting intangibles: A hard look at improving business information in the
U.S. Athena Alliance. Retrieved October 2, 2010 from
http://www.athenaalliance.org/apapers/ReportingIntangibles.htm
Kumar, P. K. (2006). Information System—Decision Making. IndianMBA. Retrieved October 2,
2010 from http://www.indianmba.com/Faculty_Column/FC307/fc307.html
Jawadekar. (2006). Management information systems: Texts and cases. New York, NY: McGraw Hill.
Kirk, J. (1999). Information in organisations: directions for information management.
Information Research, 4 (3). Retrieved October 2, 2010 from http://informationr.net/ir/4-3/paper57.html
Lingham, L. (2006). Managing a business/ Management information system. All Experts.
Retrieved October 2, 2010 from http://en.allexperts.com/q/Managing-Business- 1088/management-information-system.htm Rhodes, J. (2010). The Role of Management Information Systems in Decision Making. eHow.
Retrieved October 2, 2010 from http://www.ehow.com/facts_7147006_role-informationsystems-decision-making.html
The Maniac. (n.d.). Management information system: The center of management decision making. Helium. Retrieved October 2, 2010 from http://www.helium.com/items/242575- management-information-system-the-center-of-management-decision-making UStudy.in. (2010). MIS and decision making. Retrieved October 2, 2010 from http://www.ustudy.in/node/1009 Vittal, A., & Shivraj, K. (2008). Role of IT and KM in improving project management performance. VINE, 38 (3), 357 – 369.

عنوان: سیستمهای اطلاعات مدیریت و تصمیم گیری کسب و کار :مرور ، تجزیه و تحلیل و پیشنهادات
نویسنده: حمید اروند

این مطلب تا چه اندازه برای شما مفید بود؟

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 میانگین امتیاز 0.00 (0 رای)

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید