برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل پنج اصل اساسی مدیریت است. مدیران باید برای همه ی این اصول از مهارت کافی برخوردار باشند.

مديريت و مفاهيم اطلاعات

امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

مديريت و مفاهيم اطلاعات
Management and information contexts

اطلاعات،سيستم هاي اطلاعاتي، MIS،متخصصان اطلاعاتي،پايگاه داده،كاربرد اطلاعات

 

اطلاعات
براي فهم واقعي معني اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها ماابتدا تعريفي ازاين دوراارائه مي نماييم:داده ها شامل واقعيتها واشكالي هستند كه براي كاربر، بي‌معني مي باشند. وقتي كه اين داده ها پردازش شدند تبديل به اطلاعات مي شوند. پس اطلاعات، داده هاي پردازش شده يا داده هايي با معني مي باشند. تبديل داده ها به اطلاعات توسط يك پردازنده اطلاعات انجام مي شود. پردازنده اطلاعات يكي از عناصر كليدي سيستم ادراكي است. پردازنده اطلاعات مي تواند شامل عناصر رايانه‌اي، عناصر غيررايانه‌اي يا تركيبي ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسيستم هاي سازماني مختلط انسان وماشين ازمنابع زيرتغذيه مي شود:

1-دستيابي اطلاعات محيط عملكرد مديريت
2-روشهاي ذخيره اطلاعات جهت عملكرد سيستم‌هاي هاي عامل
3-روشهاي انتقال اطلاعات ونحوه ايجاد ارتباط وذخيره‌سازي وبازيابي .

 امروزه اطلاعات برگ‌برنده شركتهاي بزرگ تجاري مي باشد. ازآنجا كه گردآوري اطلاعات به روش دستي ومعمولي براي شركتهاي چتد مليتي بزرگ غيرممكن مي باشد پس از آنها به سيستم هاي اطلاعاتي براي پركردن اين خلاء روي آورده اند. اطلاعات لازمه تصميم گيري است وامروزه پديده اي چون انفجار اطلاعات ،آلودگي اطلاعات وآنارشي اطلاعات مطرح است كه لازمه استفاده مفيداز اطلاعات دراين آشفته بازار وجود سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه ومنسجم براي تنظيم ومنظم كردن اطلاعات براي استفاده كاوشگران اطلاعات مي باشد. مديران، همچنين به يكي از دوسبك متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههايي براي استفاده از اطلاعات براي حل مشكل استفاده مي كنند.

سبك سيستماتيك (systematic): مديرتوجه خاصي براي پيگيري روش از پيش توصيه شده حل مشكل ،مانند روش سيستمها دارد. سبك حسي (intuitive) مدير به هيچ روش قطعي توجهي نداشته اما روشي رابراي وضعيت خاص،تغيير مي دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا كه نياز مادر اختراع است ابتدابايد نيازهاي اطلاعاتي سازمان يا موسسه رايافته سپس به فراهم آوري وجمع آوري اطلاعات بپردازيم. مديرآشنابه اطلاعات مي داند كه اطلاعات بايد قبل از استفاده تأييد شود، يعني درستي ودقت آن كنترل شود. اطلاعات به صرف اينكه بوسيله رايانه چاپ شده است درست نيست. آشنايي يك مدير به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشويق مديران درتقسيم اطلاعات با ديگران مي شود زماني كه مديري داراي اطلاعات با ارزش براي ديگران مي باشد اين اطلاعات بايد منتقل شود. آشنايي با اطلاعات درنهايت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماوراي دانش رايانه‌اي واستفاده ازاطلاعات ايجاد شده ازطريق رايانه است (مك لويد 1378،34).
افزونگي بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافي كه درمورد داده ها وجود دارد، ليكن افزونگي درفرايند ارتباطات مانعي درمقابل بروز خطاست. يك نكته مهم درطراحي سيستم هاي اطلاعات مديريت يا بهره وري اطلاعات قطعي يا احتمالي درتصميم گيري است. ارزيابي عنصراطلاعات، كارمشكلي است اما طراحي سيستم ها بهترين وسيله در ارزيابي واقعي عنصراطلاعات دريك مجموعه است.

 

سيستمهاي اطلاعاتي
همانطور كه ذكرشد به علت گستردگي وپيچيدگي موجوددرسيستمها، مديران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتي از سيستمهاي اطلاعاتي يعني سيستمهايي كه به كمك ابزارهاي رايانه‌اي وفن آوري اطلاعات به گردآوري اطلاعات وپردازش سيستم هاي مي پردازند روآورده اند. البته سيستم هاي اطلاعاتي به آن نقطه نرسيده اند كه بتوانند فكركنند، برنامه ريزي كنند وبه چگونگي تغييرات واكنش دهند. هنوز چندين اتاق براي افراد كه اين سيستم هارا اداره مي كنند وجود دارد. وبايد توجه داشت كه فقط يك اقليت كوچكي ازاين افراد عملاً سيستم هاي رايانه‌اي يا سيستم هاي فن‌آوري اطلاعات را طراحي مي كنند. تعداد زيادي از اين افراد كاربر نهايي هستند مانند مديران،كاركنان اداري وديگران كه از رايانه در زمينه هاي شغلي خود استفاده مي كنند (Curtin et al 1998,23).

انبوه اطلاعاتي كه درپايگاههاي داده شركتها ذخيره مي شود اكثراً آنقدرزيادهستند كه براي مديران، بي معني (وغيرقابل استفاده  ) مي شوند. اين آنارشي وهرج ومرج درحجم انبوه اطلاعات نيازبه يك سيستم اطلاعاتي براي رده بندي وتقسيم بندي آن براي استفاده هرچه بيشتر ازآن مي باشد.
سيستمهاي اطلاعاتي ريشه درتصاوير غارها دارند واعضاي يك قبيله با استفاده ازاين سيستمهاي بسيار اوليه دادوستدهاي خود را انجام مي دادند. وقتي ميزان دادوستدها اندك وتعداد افرادي كه بايكديگر ارتباط برقرارمي كنند،انگشت شمارباشد، مي توان كارهارابا استفاده ازاين سيستمها انجام داد، اماچنانچه ميزان معاملات افزايش پيداكند وافراد بيشتري نيزدراين فعاليتها درگير شوند سيستمهاي مورد استفاده بايد به مراتب پيشرفته ترباشد (بهان 1377،6).

باتوجه داشت كه سيستم هاي اطلاعاتي بامديريت اطلاعات تفاوت دارند بطوريكه سيستم هاي اطلاعاتي درخدمت مديريت اطلاعات تحت عنوان سيستم هاي اطلاعات مديريت قرارگرفته وازآن استفاده ميكند.سيستمهاي اطلاعاتي به معني گردآوري، ذخيره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است اين مسأله به نرم افزارويا سخت افزار محدود نمي شود بلكه اهميت انسان وهدفهايش را در استفاده از فن‌آوري، ارزشها ومعيارهايي كه دراين انتخاب به كار مي رود،همچنين ارزيابي نهايي از اينكه اين ابزار وسيله اي براي رسيدن به هدفهايش بوده اند ياخير رادربرمي گيرد.

درصورتي كه هدف ازمديريت اطلاعات ارتقاي كارآيي سازمان ازطريق تقويت تواناييهاي آن براي برآورد نيازهاي دروني وبروني آن در يك وضعيت فعال وپويا، تثبيت شده است. امروزه مديران ارزش رقابتي واستراتژيكي سيستمهاي اطلاعاتي رابه خوبي تشخيص مي دهند. درميان سرمايه هاي يك سازمان اعم از نيروي انساني، سرمايه هاي مالي، ماشين آلات و تجهيزات، اطلاعات، باارزشترين آنهاست واين مساله به اين دليل است كه تمام امكانات فيزيكي ومحيطي ازطريق اطلاعات توجيه مي شوند. اطلاعات ممكن است بصورت استراتژيكي مورد استفاده قرارگيرد وامتيازات قابل رقابت براي سازمان كسب كند يا زمينه هاي رقابت را بين سازمانها تغيير دهد وامتيازات قابل‌توجهي  براي سازمان كسب كند يا زمينه هاي رقابت را بين سازمانها گسترش دهد يا صنايع رامتحول سازد وفرصتهاي جديد بازرگاني براي آنها پديد آورد. يك سازمان بايد بتواند سيستم اطلاعاتي ايجاد كند كه قادرباشد نيازهاي اطلاعاتي اكثريت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنين سيستم اشتراكي فوايد زيررا  داراست:

كاهش كارهاي تكراري درنگهداري پايگاههاي اطلاعاتي، ارائه داده هاي دقيقتر، (زيراداده ها دريك محل نگهداري مي شوند وفقط نيازاست كه روز آمد شوند)؛ ايجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوري كه هرفرد به اطلاعات موردنياز دسترسي داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانيازهاي اطلاعاتي داخل سازمان (رولي 1380، 11-9 ،7)
امروز استفاده از سيستمهاي اطلاعاتي (IS) دربيشتر شركتهاي جهان رايج است. طبق آماري، بيش از 70 درصد شركتهاي آمريكايي وكره اي يك طرح سيستم اطلاعاتي دارند اين مورد درشركتهاي مكزيكي بيش از 90 درصد مي باشد. بيش از 60 درصد شركتهاي مكزيكي وبيش از 80 درصد شركتهاي آمريكايي وكره اي شخصي به عنوان رئيس كاركنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).

 

سيستم هاي اطلاعاتي ورايانه‌ها
همانطور كه ذكرشد توسعه رايانه‌ها چه از بعدسخت افزاري وچه ازبعدنرم‌افزاري نقش بسزايي درتوسعه سيستمهاي اطلاعاتي براي پردازش اطلاعات فراهم ساخت. براي بررسي چگونگي گسترش سيستم هاي اطلاعاتي بايدنسلهاي ودوره هاي پيشرفت رايانه‌ها را بشناسيم:

بطوركلي عموماً‌رايانه‌هارابه 5نسل تقسيم بندي كرده اند:
سه نسل اول رايانه‌ از طريق شناخت بخشهاي الكترونيكي آن كه داراي قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسي مي گردد. اين تقسيم بندي به شرح زيراست:

1-رايانه‌هاي نسل اول: دريچه هاي الكترونيكي (كه بيشترمكانيكي بوده اند)
2-رايانه‌هاي نسل دوم: ترانزيستور
3-رايانه‌هاي نسل سوم: مدارهاي مجتمع (ياهمان ICها)

 

تحول رايانه ازيك نسل به نسل بعدي از نظرهاي زيرسودمند است:

1-كوچك شدن اندازه رايانه
2-بالارفتن ضريب اطمينا
3-كاهش مصرف برق
4-بالارفتن سرعت كار
5-پايين آمدن قدرت خريد وهزينه هاي كاركردن آن .

 به نظر بعضي متخصصان رايانه‌هاي نسل چهارم وپنجم آنهايي هستند كه براساس مجتمع سازي با تراكم بسيار بالا (VLSI) شكل گرفته اند. رايانه‌هاي نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رايانه‌هاي اطلاق مي شود كه ازرابطهاي توسعه يافته ازهوش مصنوعي بهره گرفته اند (رولي 1380، 92-91). رايانه‌هاي امروزه پيشرفت كنوني خود را مديون تراشه‌ها هستند كه قابليت ذخيره وپردازش زيادتري نسبت به نسلهاي قبلي دارند.
امروزه ابررايانه‌هايي اختراع شده اند كه توانايي انجام چندين ميليون عمل رادريك ميليون ثانيه دارا مي باشند كه ازاينها درمسائلي چون پيش بيني زلزله وبيش بيني سكته تمامي مغزي وقلبي وژنتيك انساني استفاده مي شود.

مدارالكتريكي اصلي اكثرميكرورايانه‌ها به شكل ذره ريزسيليسيوم است كه ازناخن انگشت هم كوچكتراست. رايانه شخصي يك ميكرورايانه است كه فقط توسط يك نفر، يا شايد چند نفري كه درهمان محل كار مي كنند مورد استفاده قرار مي‌گيرد. رايانه‌هاي شخصي رادرهرمكان مانند سازمانهاي بزرگ، سازمانهاي كوچك وحتي منازل مي توان يافت .دستگاههاي منگنه كارت كه با اولين رايانه  به صورت انبوه توليد شده بنام رمينگون رنديونيوك I درسال 1951 كارگذاشته شدواستقرار يونيوك I ، توسط جنرال الكتريك درسال 1954 شروع استفاده رايانه براي پردازش اطلاعات بازرگاني بود كه قابل ذكراست كه استفاده ازرايانه دراين دوره تنها به سازمانهاي بزرگتر دولتي وموسسات تجاري محدود مي‌شد. سيستم ها با معيارهاي امروزي بسيارگران بودند. ميني رايانه‌ها وسپس ميكرورايانه‌ها تاثيرات عميقي رابرهزينه محاسبات برجاي نهاند. امروزه يك سازمان درهراندازه اي مي‌تواند از عهده تامين يك رايانه‌ برآيد (مك لويد1378،241،24،19).

اولين كاربرداصلي رايانه، پردازش داده هاي حسابداري بود آن كاربرد با چهار عمل ديگرهمراه بود: سيستم هاي اطلاعات مديريت، سيستم هاي پشتيباني تصميم، ادارهمجازي، وسيستم هاي دانش محور؛  همه اين 5كاربرد، سيستم اطلاعاتي رايانه‌محور را تشكيل مي دهند.
روشي كه همه سيستم ها درطول ده 1950، 1960، واوايل 1970 توسعه دادند روش سنتي بود. دراواخر دهه 1970 يك گرايش جديدي كه بيشترين تاثيرراروي استفاده ازرايانه گذاشت ديده نشد. اين گرايش افزايش علاقه بعضي از كاربران درتوسعه كاربردهاي رايانه‌يشان بود. نامي كه به اين گرايش اطلاق شد كاربا رايانه استفاده گرنهايي است.

كاربرنهايي مترادف با كاربر مي باشد بايد درنظرداشته باشيم كه كاربا رايانه استفاده گرنهايي به خاطرچهار عامل متحول شد:

1-افزايش سوادرايانه‌اي
2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتي
3-قيمت كم سخت‌افزار
4-نرم افزارهاي از پيش نوشته شده.

 رايانه تاثير مثبتي برروي ملتهاي بزرگ وكوچك گذاشته است. دركشورهاي كوچكتر، محدوديتهاي دولتي كاربرد فن‌آوري راكند مي كند. وقتي كه دولت حامي باشد مانند اسرائيل مصر وتونس استفاده از رايانه مي تواند شكوفا مي‌شود. ملل كوچك تر علاوه براستفاده از رايانه براي رفع نيازهاي خود صنايع نرم‌افزاررابراي صادرات محصولات خودبه كاربران بازارجهاني، توسعه داده اند. دراكثر موارد، ايالات متحده رهبرجهاني دراستفاده از رايانه مي باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتي باراصلي خدمات اطلاعاتي رابه دوش مي كشند حال مي خواهيم متخصصان اطلاعاتي رابيشتر بشناسيم .

 

متخصصان اطلاعاتي
متخصص اطلاعات مي توانند مساعدتهايي را درهرمرحله از فرآيند حل مسأله انجام دهند. وقتي مسائل شناسايي شدند متخصصين اطلاعات مي توانند براي درك آنها به استفاده گران كمك نمايند. درطي بيست وپنج سال اول پيدايش رايانه تنها مسئوليت متخصصين اطلاعات، پياده سازي سيستم ها براي استفاده گران بود. متخصصين، دانش فني را ارائه مي كردند كه استفاده كنندگان يا فاقد آن ويا به دلايل گوناگون قادربه تأمين آن نبودند. اين نوع فعاليت هنوزبه عنوان وقت‌گيرترين بخش كارمتخصصين اطلاعات به شمار مي رود. متخصصين، تمام سيستم هاي داده پردازي، طراحي هاي بزرگتر وپيچيده تر سيستم اطلاعات مديريت وسيستم پشتيباني تصميم سيستم هاي اتوماسيون اداري مبتني بررايانه وكليه سيستم هاي خبره رااجرا مي نمايند (مك لويد 1378، 188) .

متخصصان اطلاعاتي كه كارآنها ارائه خدمات اطلاعاتي است شامل واحدهايي چون تحليل گر سيستم ها، مديران پايگاه، داده متخصصان شبكه، برنامه‌نويس ها واپراتورها مي باشند:

1-تحليل گرسيستم ها: شخصي كه با استفاده گر، كارمي كند تحليل گر سيستم ها است. تحليل گرسيستم ها به استفاده گر درشناساييي ودرك مساله كمك نموده وسپس راههاي مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمي دهد.هرروش مقدمتاً‌ با استفاده از نمودارهاي ترسيمي مستند وروشي كه بهترين حالت به نظر مي رسد، پيشنهاد مي گردد استفاده گر درمورد اجراي نظريه تحليل گر سيستم ها تصميم گيري مي كند (مك لويد1378-6-185). تحليل گران سيستم ها درتعريف مسائل وآماده كردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگي كمك رايانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته بايد درنظرداشت كه كارتحليل گرسيستم تحليل سيستم نيست. تحليل سيستم بررسي سيستم موجود براي طراحي يك سيستم جديد يا كمبود يافته مي باشد (Mcleod1998,194) .

2-مديران پايگاه داده (DBAS): دراوايل سالهاي دهه 1970 توجه به پايگاههاي اطلاعاتي بقدري زيادشد كه شغل جديدي بنام مدير پايگاه اطلاعات به وجود آمد مدير پايگاه اطلاعات مسئول ايجاد حفظ پايگاه اطلاعات است.هرموسسه اي داراي يك مدير پايگاه اطلاعات نبوده بلكه دريك سازمان بزرگ چند شخص مي‌توانند اين عنوان راداشته باشند (مك لويد 1378،187).

بطوركلي كارباكاربران وتحليل گران سيستم هادرايجاد پايگاه هاي داده‌اي كه شامل داده هاي موردنياز براي توليد اطلاعات كاربران مي باشد جزء وظايف مديران پايگاههاي داده مي باشد. يك پايگاه داده يك مجموعه يكپارچه از داده‌هاي رايانه‌اي است كه طوري سازماندهي وذخيره شده اند كه عمل بازيابي را تسهيل كند. اين يكپارچگي منطقي ركوردهادرچندين فايل، مفهوم پايگاه داده ناميده مي شود. دوهدف عمده مفهوم پايگاه داده كاهش داده هاي زايد ودستيابي به استقلال داده ها مي باشند. داده‌هاي زايد به اين معني است كه داده هاي يكسان درچندپرونده ذخيره شوند. استقلال داده ها توانايي تغييردادن درساختار داده ها بدون تغييردربرنامه هايي كه داده ها راپردازش مي كنند،  مي باشد. استقلال داده ها با جاي دادن جزئيات داده ها درجداول وفرهنگهايي كه ازنظر فيزيكي از برنامه ها جداهستند، انجام مي گيرد. وقتي كه  شركتي از مفهوم پايگاه داه ها پيروي مي‌كند سلسله مراتب داده ها چنين مي شود:

 

پايگاه داده -پرونده(فايل)-سند(ركورد)-عنصرداده
نرم افزاري كه يكپارچگي منطقي رادرپرونده ها ايجاد وحفظ مي كند چه بصورت آشكار ياپنهان، سيستم مديريت پايگاه داده ناميده مي شود. نمونه هايي ازسيستم‌هاي مديريت پايگاه داده كه دريك ساختار سلسله مراتبي بكار مي روند عبارتند از سيستم مديريت اطلاعات (IMS)، آ بي بي ام (IBM) وسيستم 2000اينتل (Intel) موج دوم نوآوري درسيستم هاي مديريت پايگاه داده براساس نرم افزار ارتباطي طرح ريزي شد واولين بسته به منظور ارائه به كاربران رايانه‌هاي اصلي (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سيستم داده ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراكل (Oracle) از شركت نرم افزاري ارتباطي، بوجود آمدند. تقريباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهيه كنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته هاي نرم افزاري سيستمهاي مديريت پايگاه داده درمقياس كوچك براي بازار ريزرايانه‌ها كردند. درطول سالهاي اخير توسعه سيستم هاي مديريت اطلاعات بربازار ريزرايانه‌ها متمركز شده وساختار ارتباطي رابكاربرده است. مايكروساخت اكسس نمونه اي از سيستم مديريت پايگاه داده ارتباطي ريزرايانه مي باشد .يك كاربرد پايگاه داده مي تواند يك شخص يايك برنامه كاربردي  باشد. شخص معمولاً پايگاه داده رااز طريق يك پايانه استفاده مي كند واطلاعات داده ها رااز طريق يك زبان پرسش بازيابي مي كند.

يك پرسش (query) تقاضاي اطلاعات ازپايگاه داده وزبان پرسش يك زبان مخصوص كاربرپسند مي‌باشدكه به رايانه امكان جواب به آن پرسش رافراهم مي‌سازد. بطور كلي يك متخصص اطلاعاتي كه مسئوليت پايگاه داده رابه عهده داشته باشد مديرپايگاه داده DBA ناميده مي شود. وظايف DBA چهارحوزه برنامه‌ريزي، اجرا، اعمال وامنيت پايگاه داده مي باشد  (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)

3-متخصصان شبكه: مدير شبكه، مديركارشناس درزمينه تخصصي ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنياز را پيشنهاد مي دهد. مدير شبكه، اجراونگهداري سيستم ها را نيز هدايت مي كند. متخصصان شبكه با تحليل‌گران سيستم ها وكاربران،  براي تأسيس شبكه ارتباطات داده ها كه منابع رايانه‌اي گسترده سازمان رابه هم وصل مي كند، كارمي كنند. مهارتهاي متخصصان شبكه، تركيبي از زمينه هاي رايانه‌ وارتباط ازراه دور مي باشد. همه وسايل ارتباطي ورايانه‌ي متصل به هم يك شبكه ناميده مي شوند. يك شبكه اساسي شامل يك پايانه ويك رايانه‌اي كه توانايي فرستادن ودريافت راداشته باشد؛ مودم هايي كه پيامها رااز حالت آنالوگ به ديجيتال واز ديجيتال به آنالوگ تبديل كنندويك مداري كه يك يا چندين كانال رافراهم مي آورد، مي باشد. انواع اصلي شبكه عبارتند از WAN براي شبكه گسترده ، LAN براي شبكه محلي وMAN براي شبكه هاي كلان‌شهرمي باشند. پيكربندي معمولي سخت‌افزارهاي ارتباطاتي شامل چندين پايانه هستند. 5 نوع پايانه اصلي وجود دارند صفحه كليد، تلفن دكمه اي (شستي) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده ها وپايانه هايي براي اهداف خاص، واحدهاي كنترل خوشه اي، چندين پايانه رادريك محل كنترل مي كنند. مودمها به جز مواردي كه از تلفن دكمه اي به عنوان پايانه استفاده مي شود، هميشه موردنيازند. شبكه ها براي اشتراك زماني، پردازش توزيع شده ، يا ارتباط رايانه‌اي مراجع/سرور (خدمتگر) بكاربرده مي شوند. يك شبكه اشتراك زماني فقط شامل  يك رايانه ويك شبكه پردازش توزيع شده شامل بيش ازيك رايانه مي باشند. يك شبكه مراجع/سرور امكان انجام كاربه صورت محلي مركزي رامي دهد. همه دستورات ونمونه هامي توانند از سرور به مراجعان تغييرجهت دهند. اماقسمتي از مديريت داده ها هميشه در سرور باقي مي ماند. نوع جديدي از شبكه ها باآمدن اينترنت رايج شده است كه بنام اينترانت معروف مي باشد. به طوري كه اينترنتي كه بصورت داخلي اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الكترونيكي براي اعضا راقابل دسترسي سازد وامكان دسترسي پايگاههاي داده وگروههاي كاري رافراهم كند، اينترانت ناميده مي شود (Mcleod 1998,21,301-302).

4-برنامه نويس ها:برنامه نويس شخصي است كه مستندات تحليل گر سيستم ها رابه عنوان يك راهنما به كارگرفته ودستورات برنامه كه باعث انجام عمليات لازم توسط رايانه مي شود را تهيه مي نمايد (مك لويد 78، 186). اكثر شركتها كه از رايانه‌هاي بزرگتر استفاده مي كنند،كارمندان متخصص اطلاعاتي دارند. اكثر اين متخصصان درواحدهاي خدمات اطلاعاتي هستند امابيشتر آنها درقسمت كاربران مي باشند. وظيفه متخصصان طراحي سيستم هاي رايانه‌اي براي رفع نيازهاي خاص شركت مي باشد. محصول تلاشهاي آنهايك كتابخانه نرم‌افزاري از برنامه هاي معمول درشركت مي‌باشد كه به اين كار،كاربرنامه نويسي مي گويند كه نرم افزار خاص براي رفع نيازهاي خاص شركت كه ممكن است درديگر نرم افزارهاي ازپيش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحي مي كنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهاي ازپيش نوشته شده بيشتر از طراحي نرم افزارهاي خاص براي يك شركت خاص مي باشد.

 5-اپراتورها: تجهيزات رايانه‌اي بزرگ چون رايانه‌هاي مين فريم وريزرايانه‌ها رااداره مي كنند. اپراتورها، تجهيزات راكنترل مي كنند، برگه هاي كاغذي چاپگرها راعوض مي كنند، كتابخانه هاي نوار وديسكها رامديريت كرد. بعضي وظايف مشابه راانجام مي دهند.

 

كاربرد سيستم اطلاعاتي رايانه‌محور
همانطور كه قبلاً ذكرشد كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي رايانه‌محور امروز درپنج محيط مي باشد پردازش داده هاي حسابداري، سيستم هاي اطلاعات مديريت MIS ،سيستم هاي پشتيباني تصميم، اداره مجازي وسيستم هاي دانش محور. پردازش داده هاي حسابداري ازاولين كاربردهاي رايانه وسيستم هاي اطلاعاتي بود .چهاركاربرد ذيل زمينه اينفوكراسي رادر جامعه تدارك مي بينند :

 

سيستم هاي اطلاعات مديريت MIS
دربخش هاي قبل نكاتي درباره نگرش سيستمي، سيستم، سيستم هاي اطلاعاتي آمد. سيستمي كه كنترل وبازسازي اطلاعات رااز دنياي محيطي وعمليات بازرگاني داخل سازمان بعهده دارد، بطريقي كه باسازماندهي وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصميم، برنامه ريزي وكنترل براي مديران آماده سازد سيستم اطلاعاتي مديريت ناميده مي شود. مديران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصميمات آنان براساس داده هاي مرتبط وبا موضوع تصميم است. درگذشته منابع اطلاعاتي آنان اتفاقي وغيرمطمئن وبه‌طرق مختلف وگوناگون بوده واطلاعات آنان از طريق مقامات مافوق ويا مرئوسين وساير پرسنل سازمان تامين مي شد. كه عدم اطمينان واتكاء به صحت اطلاعات راتشديد مي كرد زيرا افراد اطلاعات رابا افزايش ويا كاهش  به مقامات ومسئولين منتقل مي كردند. لذااطميناني ازدرستي آن نبود. تجهيزمديريت به يك سيستم اطلاعاتي صحيح ومطمئن كه توانايي مديريت رادراتخاذ تصميم برنامه ريزي وكنترل سازمان ياري دهد داراي يك روند تاريخي است واين سير تاريخي بامفاهيم دفترداري دوبل كه توسط پروز لوكاپاكليلي LUCKA PAKELILY)) درسال 1494 ارائه شد آغاز گرديد. سيستم هاي اطلاعات مديريت تاقرن بيستم با تأني به حركت خودادامه دادوشايد علت آن عدم توانايي بشر درحفظ، نگهداري وبازيابي اطلاعات بود. باتوسعه رايانه‌هاي باظرفيت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بيستم تكامل وكاربرد مفاهيم سيستمهاي اطلاعاتي مديريت،با روندي ديگر وباسرعت بيشتري توسعه يافت كه حاصل آن تغييرات درعمليات وفعاليتها ووظايف سازمانهاي تجاري دنيا به شرح زيرشد:

1-مديريت متمركز وتكيه برمحورهاي تمركز اطلاعات وبهره گيري ازفن‌آوري پيشرفته
2-طراحي اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنياز براي اتخاذ تصميم مديريت، برنامه ريزي وكنترل سازمان
3-طراحي سيستم اطلاعات مديريت باتكيه بركنترل وسيستم هاي اطلاعاتي مديريت كنترل پروژه ها

نتايج حاصل ازاين مفاهيم، MIS يا سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ناميده مي شوند. هدف سيستمهاي اطلاعاتي مديريت افزايش روند ارائه واداره اطلاعات وكاهش حدس وگمان درحل مشكلات درسطوح مختلف سازماني ازطريق سيستمهاي بازخوراطلاعات وبازتاب بازيابي اطلاعات درجهت تكامل داده هاي جديد به سيستم است. MIS شامل سه جزء است:مديريت، اطلاعات وسيستم.

MIS نه تنها مديران رادرامور استراتژيك حمايت مي كند، بلكه درتصميمات تكراري وروزمره نيز اطلاعات لازم رادراختيار مديران تاكتيكي قرارمي دهد وآنها راقادر مي سازد تابه اطلاعاتي دست يابند كه جهت تصميماتشان كمك موثري باشد. MIS مي تواند تصاويري از مغايرتها وانحرافات از برنامه هاي تعيين شده رانيز آشكار سازد چنين اطلاعاتي ازطريق تهيه گزارشات مديريت درقالبها وتصاوير منطقي وقابل تعبير وتفسير وتجربه وتحليل دراختيار مديريت قرار مي گيرد. زيرمجموعه هاي سيستم MIS عبارتند از: سيستمهاي اطلاعاتي مديريت نيروي انساني، سيستمهاي اطلاعاتي مديريت مالي وحسابداري، سيستمهاي اطلاعاتي مديريت توليد وسيستمهاي اطلاعاتي بازاريابي وفروش كه متكي برپايگاههاي مشترك ومتقابل است. مديران MIS بايستي ازدنياي حقيقي وسيستمهاي موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثري راايفا كنند وبهمين دليل بايستي اطلاعات صحيح دراختيارشان قرارگيرد. يكي از نقشهاي مهم مديرMIS، آگاهي وتفسير ازعوامل محيطي وبيروني سازمان است. مديران MIS بايستي ازارزشهاي سيستمهاي موجود مطلع گردند واينكه سيستمهاي دستي موجود چه اطلاعات ونقشي رابعهده دارند. عملاً مديرMIS براي طراحي وكنترل شركت به معاون خدمات اجرايي يامعاون ارشد گزارش مي دهد دربسياري از شركتها،شاخه معاونت MIS بوجود مي آيد كه گزارش خورامستقيماً مديريت عالي تسليم مي‌دارد. (مومني 1372، 32،26-23)

به سبب مزاياي MIS چون ارتباطات نزديكتر، كنترل دقيقتر وگردآوري داده هاي مطمئن تر وپردازش سريعتر داده ها وتبديل آنها به اطلاعات مديران، از سيستمهاي اطلاعاتي مديريت در برنامه ريزي سازماندهي، رهبري وايجاد انگيزه،گزارش‌دهي و كنترل استفاده كرده واين اعمال مديريتي رابا نهايت دقت وكارآيي، درمدت زمان بسياركمتري درسازمان انجام مي دهد. حال براي انجام اين كارها مديريت يايد واسطي به نام مديرسيستم اطلاعاتي مديريت براي ارائه بهتروخدمات براي مديريت ، ضروري مي باشد. موسساتي كه به سيستمهاي اطلاعات مديريت اوليه مبادرت نمودند چيزهاي ديگري فراگرفتند.در اين دوره مشخص شد كه مانع عمده در استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات مديريت، مديران هستند. مديران به عنوان يك گروه درمورد رايانه اطلاعي نداشتند آنان ازكارهاي خودآگاه ومي دانستند چگونه مسائل راحل كنند؛ لكن به اندازه كافي درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نكرده بودند. درنتيجه براي مديران بيان اين كه دقيقاً‌ازسيستم اطلاعات مديريت چه مي خواهند دشواربود. اين وضعيت براي متخصصين اطلاعات غيرقابل تحمل بود زيراكه دانسته هاي آنان از مديريت كم بود، آنها نمي دانستند چه سؤالاتي راپرسش نمايند، با طي زمان مديران درباره رايانه ودرمورد فرآيندهاي مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختندو متخصصين اطلاعات نيز مباني مديريت رافراگرفتند. سيستم هاي اطلاعات مديريت براي انطباق بيشتر بانيازهاي مديران اصلاح وتوسعه يافت.  عاقبت جايگاه سيستم اطلاعات مديريت به عنوان يك زمينه عمده استفاده ازرايانه مستحكم شد. سيستم اطلاعات مديريت به دوطريق عمده درحل مساله كمك مي كند: يك منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم مي نمايد ونيز به شناسايي ودرك مساله كمك مي‌كند. نورساطع از سيستم اطلاعات مديريت بااين هدف است كه براي مديران علائم مساله يا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سيستم اطلاعات مديريت آن است كه نمي‌تواندنيازهاي خاص هرفرد را برطرف كند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سيستم اطلاعات مديريت اطلاعات دقيق موردنياز رافراهم نمي كند مفهوم سيستم پشتيبان تصميم درپاسخ به چنين نيازي بوجود آمد(مك لويد 1378،5-434،411).

ازآنجا كه سيستم اطلاعات مديريت بشر تحت تاثير رايانه واتوماسيون مي‌باشد، ممكن است ناخواسته بعضي تغييرات رفتاري دركارمندان بوجود آيد كه لزوم توجه به فاكتورانساني رادرمؤسسات مي رساند. كاركنان شركتهايي كه براي اولين بارسيستم هاي پردازش داده ها رانصب كرده بود، احساس ترس كردند. كاركنان ازاين مي ترسيدند كه رايانه‌ها باعث بي كاري آنها شود كه عملاً دربعضي موارد همينطور شد. حتي درجاهايي كه مديران نخواهند ازحجم نيروي انساني خود به علت رايانه‌اي شدن بكاهند، به علت اينكه سيستم اطلاعات مديريت آنها را مخفيانه كنترل كرده وبه حريم شخصي آنها وارد شود، مي ترسيدند. ساده ترين راه ابراز ترس كاركنان از سيستم جديد اعلام اين ترس به مدير خواهد بود. البته بايد اين رادرنظر داشت كه اكثر كاركنان ترس خودرا پنهان مي كنند. درصورت اول مشكل اينجاست كه بعضي مديران هم ممكن است ازسيستم جديد،  خود ترس داشته باشند. درچنين مواقعي چنين مديري نمي‌خواهد اطلاعات راباديگران تقسيم كند. دليل آنها اين است كه آنها اطلاعات راجمع كرده اند وبايد توانايي استفاده ازآن راداشته باشند. بايد برنامه اي براي كاهش يا زدودن اين ترس از طرف مديران انديشه شود. مديريت شركت مي تواند بااجراي تدابير زيراز ترس كاركنان بكاهد:

1-استفاده ازرايانه به عنوان يك وسيله ارتقاي شغلي بادان كارهاي تكراري خسته كننده به رايانه ودادن كارهايي كه تواناييهاي آنهارابه چالش برمي‌انگيزد؛
2-استفاده ازارتباطات رسمي براي حفظ آگاهي كاركنان ازتوجهات شركت ؛
3-ساخت يك رابطه مطمئن بين كاركنان، متخصصان اطلاعاتي ومديريت؛
4-اهداف شركت رادرراستاي نيازهاي كاركنان مشخص كنند (Mcleod 348-349).

درنهايت قابل توجه است كه امروزوظايف MIS ازمديران فراتررفته وكلاً MIS با كاربرد رايانه درخدمات تجارت وشركتها درآمده است امروزه دردفتر هرشركتي بخش MIS يامعاونت MIS رامي توان مشاهده كرد.

 

 

این مطلب تا چه اندازه برای شما مفید بود؟

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 میانگین امتیاز 0.00 (0 رای)

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید