مدیریت و تفکر سیستمی

هم افزايی

نویسنده: دکتر فریدون وردی نژاد
سینرژی موجب جلوگيري از بروز بحران درسازمان می شود

مقدمه
هم افزایی از مسائل نوین ومهم در علوم مديريتي وبویژه نظريات مديريت، نظیر بحث سيستم ها مي باشد . عليرغم اهميتسینرژی درنظام مدیریت، اطلاعات و تحقيقات ارائه شده نسبت به ساير شاخه هاي مديريت و سازمان بسيار ناچيزاست .

تعريف مفاهيم
کلمه سينرژي از دو بخش تشکيل يافته است : “syn”که پيشوندي است به معناي “با هم” و”Ergy” به معناي “کار وفعاليت” ميباشد . پس کلمه synergy”” به معناي work/function together يا ” تلاش گروهي” مي باشد .

سينرژي در فرهنگ انگليسي بصورت زير تعريف شده است :

The additional energy or greater effect that is produced by two or more people combining their energy .

“Synergy” را در فارسي به صورت زير ميتوان تعريف کرد :

همکاري مجزاي چند عامل به طوري که اثر کلي آنها از جمع اثرات آنها که به صورت مستقل به دست ميآيد بیشتر باشد .
اين مفهوم يکي از مهمترين عناصر معيارهاي تشکيل استراتژي هاي مختلف را شکل داده و به شکل ويژه اي براي بر انگيختن رشد جمعي در واقع چند شاخگي استفاده گرديده است . هر چند بسياري از استراتژي هاي گسترش سازمانها شکست خوردند و ” علم مديريت ” مرکز توجه خود را به تجارت تغيير داد و مفهوم synergy اهميت اوليه خودش را از دست داد . در همين زمان نظامهاي استراتژي ساختاري شروع به واگذار کردن ميدان به عقائد فرايند محور در مورد تجارت و سازمانها کردند .
تحقيقات و مطالعات اخير نشان داده که سازمانهاي عظيم که از چند واحد تشکيل گرديده اند ميتوانند تقاضاي دوگانه خود براي هماهنگي ميزان توازن و تعاون و تفاهم محلي را همزمان متعادل سازند . اگر شبکه هاي ارگانيک واحدهاي وابسته به هم را به جاي ساختاري خشک و مقرراتي سازمانهاي هرمي سنتي تاُسيس کنند .

اهميت سينرژي
آدمي ترکيب موزون از اعضا و قواي مختلف است . گرچه دست ، پا ، گوش ، قلب و هر يک از اعضا و اندام او مستقل ومجزاست ، اما تمامي اعضا در ترکيبي هماهنگ و همگون ، در خدمت او قرار گرفته اند . اساساً کمال جسم انسان به همين هماهنگي و همراهي اجزا وابسته است .
ناهماهنگي و عدم همراهي هر يک از آنها نقص تلقي شده و جسم را در خدمت اهداف والاي او قرار نمي دهد . از همين روست که آدمي در پرورش و تقويت جسم خويش نيز بايد همه اعضا را در نظر بگيرد ، به کار اندازد و در جهتي واحد قرار دهد . عدم توجه به يک عضو در مقابسه با اعضاي ديگر و محدود کردن و يا گاه از دست دادن عضوي از بدن ، نتيجه اي جز کاهش توان بدن آدمي ندارد همين امر در مورد هماهنگي و همراهي توان وجودي آدمي نيز صادق است . انسان ، روحي واحد است که از قواي مختلف ، مجزا و حتي در ظاهر مخالف يکديگر تشکيل شده است . شجاعت ، عدالت ، شهوت ، غضب و نظاير آن در انسان وجود دارد ، اما مسئوليت او در اين ميان و آنچه که مسير تکامل و تعالي را برايش هموار ميسازد ، توجه متعادل به تمامي قوا و رعايت اعتدال و دوري از افراط و تفريط است . اگر تنها به يکي از قوا توجه شود ، ضمن تضعيف قواي ديگر ، با انساني روبرو خواهيم بود که از مرز اعتدال و کمال به دور است .به عنوان نمونه ، توجه صرف به شهوت و غضب ، شجاعت و عدالت را در شخص نابود ميکند و حتي ميتواند آدمي را تا سر حد بهائم به سقوط بکشاند . از سوي ديگر همه جانبه کنار گذاشتن اينها نيز ضمن تخريب قوا و صفات ديگر ، کمال انسان را خدشه دار ميکند . کمال انسان در اين است که همه قواي او به طور همه جانبه وبا هم و در جهت هدفي والا رشد کند .

سينرژي با نگاه متقابل به انسان و سازمان
اگر به صورت سيستمي نيز به انسان نگاه کرده و او را به عنوان نوعي سيستم درنظر بگيريم ، جز به اين واقعيت نمي رسيم که يگانگي و يکپارچگي اين سيستم هنگامي تحقق مي يابد که تمامي اجزا و قواي آن در ارتباطي اندام با يکديگر، هماهنگ وهم سو عمل کنند .اين حقيقت نه تنها در مورد انسان بلکه در مورداجتماع و تمامي واحدها و نهادهاي تشکيل دهنده آن نيز صادق است . شرکت ها و سازمان هاي صنعتي و بنگاههاي تجاري نيز سرشتي همچون انسان دارند . ضرورت تشکيل سازمانها در رشد و توسعه و تغيير آنها ، تا کنون نهادهايي را در جامعه بشري پديد آورده است که در عين داشتن هويتي واحد از اجزا و واحدهاي مختلفي تشکيل شده است . توليد ، مهندسي ، آموزش و فروش ، بازاريابي ، مالي ، پرسنلي ، خريد، تحقيق و توسعه و برنامه ريزي که هر سازمان بسته به اهداف تاُسيس، کارکنان ، نوع فرايند کاري و بسياري عوامل ديگر، داراي واحدهايي نظير آنهاست . اين واحدهاي سازماني را به منزله اعضاي آدمي و فرهنگ سازماني و ارتباطي را ميتوان به منزله قواي آدمي در نظر گرفت . سازمان موفق سازماني است که بين واحدهاي مجزا و مستقل خود هماهنگي و همکاري برقرار کند و روحيه بيگانه فرهنگ سازماني را در تمامي آنها پديد آورد . اين کار وظيفه و حتي هنري است که امروزه آن را رسالت و ماموريت رهبري سازمان ميدادند .
آنچه که امروزه «کار تيمي» نام دارد و اساس پيشرفت حرکتهاي سازماني تلقي مي شود ، نه تنها مستلزم هماهنگي و همکاري اعضا و افراد يک واحد است ، بلکه در گستره اي فراگير ، در بردارنده هماهنگي ، تفاهم وهم سويي واحدهاي مختلف سازمان وحرکت يکپارچه تمامي آنها به سوي هدف است . امروزه رهبر سازمان در واقع مدير تيم سازمان است . کمال و رشد سازمان به چگونگي انجام وظيفه و مسئوليت تمامي واحد در جهت نيل به اهداف سازمان بستگي دارد .

عقب ماندگي، سستي و ناهمراهي هر واحد از واحد های دیگرسازمان و يا عدم تعادل در توزيع مناسب بار مسئوليت ها و حرکت ها در دراز مدت به ضرر سازمان خواهد بود.
“جک وشل” مربي تيم جنرال الکتريک ، روحيه تيمي را مقدم بر پيشرفت و ترقي بخش خاصي از تيم مي داند . او مي گويد:”فرض کنيد در سازماني گروه توليد بهترين ها در حوزه خود هستند ، ولي با ديگر بخش ها گفتگو و تبادل انديشه نمي کنند. اگر بازده اين گروه 100 تا 120 ولي نتيجه کلي تيم 65 باشد بهتر است که چنين گروه يا فردي را با کساني جانشين ساخت که روحيه تيمي دارند و با هماهنگي و هم انديشي با ديگران بازده نهايي را به 90 يا 100 مي رسانند”.

دور ماندن هر يک از واحد هاي سازمان از چرخه فرآيندهاي موثر و اصلي آن به منزله حذف يکي از اعضا يا قواي آدمي است که نتيجه آن ، توزيع ناهمگون فعاليت ها بر دوش ديگر واحد ها و بروز عدم تعادل در سيستم سازماني است. اين وضعيت در نهايت به دل زدگي اعضا و شکست کلي تيم خواهد انجاميد. تصور کنيد که بخش توليد سازماني وظايف خود را بسيار خوب وبهنگام انجام داده و کالا يا محصول مورد نظر را فراتر از پيش بيني هاي برنامه ،آماده عرضه مي کند. اگر اين سازمان فاقد واحد بازاريابي يا فروش قوي و هماهنگ با واحد توليد باشد ، نتيجه کلي چيزي جز هزينه انبار داري، زمان ناشي از آن و اختلال در کل عمليات سازماني نخواهد بود. در اين حالت رهبري سازمان نه مي تواند به داشتن واحد توليدي نيرومند خود بنازد و نه مي تواند توقع انجام مسئوليت فروش را از واحد توليد داشته باشد. عدم وجود برنامه ريزي مناسب براي توليد ناهماهنگ و ناهمسويي بخش تحقيق و توسعه با هدف اصلي سازمان و مثالهاي گوناگون نظيرآن، منجر به بروز بحران و عدم دستيابي به اهداف سازمان خواهد شد. موفقيت و پيروز ي يک سازمان جز با به ميدان آمدن توان تمامي واحدها و حرکت و هماهنگ تمام اجزاي سازمان در جهتي متحد و همراستا با هدف وجودي سازمان ، ميسر نيست.
در غير اينصورت سازماني با نفرات و واحد هاي بسيار وجود خواهد داشت که برخي از آنها به گوشه اي خزيده اند و از حرکت جمعي بازمانده اند وبخش هايي نيز مجبور به برداشتن بارآنها و تحمل فشارهاي دو چندان خواهند بود.

در تيم فوتبالي که مربي صرفا بر خط حمله فشار مي آورد و به آن توجه دارد و بيشترين توجه بدان سو متمرکز شده است وخط دفاع اساسا راهبرد بازي را در نيافته و به بازي گرفته نشد ه ، تیم احتمالا در مواقعي از بازي به پيشروي و حتي به گل نيز دست مي يابد ولی خطر ضد حمله و تهاجم قوي وناتواني خط دفاع در مقابله با حریف هر لحظه تيم را تهديد مي کند. سرنوشت چنين تيمي در پايان بازي طولاني، از پيش تعيين شده وقابل تشخيص است . در اين حالت ، تهديد و توبيخ مهاجمين نه تنها سودي در بر ندارد بلکه بر دلسردي، کناره گيري و بي انگيزگي آن ها مي افزايد و جنبه هاي قوت تيم نيز به هدر مي رود.

اين مشکل همانند درد در بدن آدمي است که تمامي اعضا را درگير کرده و از انجام وظيفه عادي و هميشگي خويش نيز باز مي دارد. مربي چنين تيمي بايد با توجيه خط دفاع ، آن را در جهت هدف کلي تيم به کار گيريد و بار سنگين بازي را برشانه های همه افراد تيم تقسيم کند. اگر چنين شود، تيم با مصداق حقيقي و نتيجه ثمر بخش کارگروهی روبه رو خواهد بود در غیر این صورت، مربی با تیمی متشتت که توان جمعي آنها حتي کمتر از جمع تمامي اعضاي آن است روبرو خواهد بود.
هم افزايي سازماني ، تنها با مشارکت و هماهنگي همه افراد و همه واحد هاي سازمان به دست مي آيد. اگر همه افراد و واحد هاي سازمان در حوزه و سطح کاري ودر مسير اصلي سازمان و راهبرد رهبري سازمان قرار گرفته و تلاش و فعاليت روزمره آن ها در جهت نيل به هدف تعيين شده سازمان باشد، مجموع توان سازمان از مجموع نفرات و واحد هاي ان بسيار بيشتر خواهد بود . بي دليل نيست که امروزه بسياري از شرکت هاي کم تعداد و کوچک در صحنه رقابت جهاني جولان مي دهند و به سازمان هاي عريض و طويل و بي رمق، ناهماهنگ و کند فائق مي آيند. غايب بودن بر خي از واحد هاي سازماني در عرصه فعاليت هاي اصلي سازمان و انجام برخي ظواهر کاري براي حفظ حضور در جمع و منتفع شدن از منافع جمعي ، نه تنها مغاير با مفهوم هم افزايي سازماني است، بلکه وجود و استمرار چنين حالتي درسازمان ها، واحد هاي درگير و در صحنه را دچار تزلزل و سستي مي کند و به کاهش انگيزه و تحرک سازماني مي انجامد. در اين وضعيت ، معدل بازده کل از مجموع نفرات و واحد هاي سازماني بسيار کمتر است . کمال انساني در سايه هماهنگي و همراهي کليه اعضا و قواي او بدست مي آيد هر عضو بايد در جاي اصلي خود نشسه باشد و از هرتوانی در حد و اندازه هاي آن بهره برداري شود . تعادل و تعامل حياتي نيز بايستي بين آنها برقرار باشد، تنها در اين حالت است که بازده و تأثير افکار و اعمال يک انسان مي تواند بسيار بيشتر از يک نفر باشد. به غير از اين نگرش نمي توان به موفقيت پايدار رسيد، سازمانها و شرکت ها نيز سرنوشتي مشابه انسان دارند.

نقش هم افزايي دراستفاده بهينه از امکانات

يک بنگاه يا شرکت، هنگامي به هم افزايي دست مي يابد که از منابع خويش،بویژه منابع منحصر به فرد استفاده بهينه کند.استفاده بهينه به معناي صرفه جويي ويامصرف نکردن نيست بلکه منابع را بايد در جاي صحيح به کار برد. وجود هم افزايي در داراييهاي نامشهود شرکتها وبنگاهها بيشتر نمود دارد.داراييهاي نامشهود نظیرمارک،علامت تجاري،آگاهي مشتري،تخصص تکنولوژيکي وفرهنگ کار جمعي در مواردي بسيار مفيدتر وارزشمندتر ازداراييهاي مشهود ومادي نظیرساختمان وابزار توليد هستند.

بسياري از داراييهاي نامشهود به صورت مجاني وبدون هزينه اند، يعني در يک قسمت از شرکت توليد شده ويا به وجود مي آيند. در بسياري از موارد بنگاههاي مرتبط که به صورت شبکه اي به توليد مي پردازند از داراييهاي نامشهود ديگربنگاههاي مرتبط با خود نيز استفاده مي کنند.علاوه برآن داراييهاي نامشهودي که در قسمتي از شرکت به وجود مي آيند، درهمه قسمتها مورد استفاده قرار مي گيرند، بدون اينکه از ارزش حقيقي آنها کاسته شودودر مواردي نيز اين ارزش افزوده مي شود.مورد مشابه اين وضعيت را مي توان در تحصيلات افراد يافت. اگرفردي که دانشي کسب مي کند را در نظر بگيريم،اين فرد ممکن است اين دارايي را در راههاي بسيار وموارد گوناگون به کار برد.فرض کنيد فردي در يک زبان خارجي مهارت پيدا مي کند.اين فرد با اين علم به کسب وکار مي پردازد ومخارج زندگي خود را تامين مي کند وشهرتي به دست مي آورد.درهيچکدام از اين موارد از دانش فرد کم نمي شود، بلکه با تکرار وتمرين بيشتر به ميزان تجربه ودانش او افزوده مي شود.در شرکتها نيز فرايندي مشابه روي مي دهد.مثلا فرهنگ جمعي مشترک که در بين افراد وجود دارد،يک عنصر مهم براي پيشبرد کار ونيل به اهداف سازمان مي باشد.اين فرهنگ،مانند روح در بدن آدمي است.در سازمان اين فرهنگ زمینه ساز به هم پيوستگي واتحاد بخشها وزير مجموعه هاي سازماني مي شود وبازده کل را بالا مي برد. در حاليکه ميزان ارزش آن دست نخورده باقي مي ماند.اين همان چيزي است که از آن به عنوان تصوير مشترک يا امکانات مشاع ياد مي شود واز عوامل ايجاد کننده ي هم افزايي در سازمانهاست.

اجتماع بنگاهها نيز در بعضي از موارد به ايجاد هم افزايي مي انجامد.هنگامی که بنگاههای هم هدف با هم کار مي کنند،اگربعضي از آنها از نظر بازاريابي وفرايند تحقيق وتوسعه(R&D)ضعيف باشند،ازتوان بقيه بنگاهها سود مي برند وکمبود خويش را جبران مي کنند.اين يکي از مزيتهاي هماهنگي وهمکاري در کار تیمی و شبکه ای مي باشد.به وجودآمدن اين نظريات در قالب علم مديريت،تغييراتي را در نظام مديري سازمانها به وجودآورده و رده هاي سازماني را به ميزان زيادي تغيير داده است.

ضرورت وجود هم افزايي
ضرورت هم افزایی را مي توان در پنج مورد زيرخلاصه کرد:

1- ايجاد هم افزايي در سازمانها به توزيع همگون وهماهنگ بار فعاليتها کمک مي کند وتعادل سازمان را افزايش مي دهد.
2- هماهنگي فعاليتها وعدم توزيع ناهمگون بار فعاليتها بر دوش ديگر واحدها از دلزدگي اعضا وشکست فعاليتها جلوگيري مي کند.
3- سینرژی موجب جلوگيري از بروز بحران درسازمان می شود.
4- بحرانهاي ايجاد شده در سازمانها اغلب بر دوش بخشي خاص مي باشد(بدون وجود هماهنگي وديد سيستمي ) که توبيخ ياتهديد بخشي خاص نه تنهاسودي در بر ندارد، بلکه موجب کارکرد نامناسبتر آن قسمت نيز مي شود.
مدير با ايجاد هماهنگي وياري گرفتن از مزاياي هم افزايي از بروز اين بحرانها جلوگيري مي کند.
5- ودر نهایت،نباید فراموش کنیم که افزايش بازده کلي،جلوگيري از متشتت شدن بخشها وافزايش توان سازمان در گروهم افزایی می باشد.

Synergy

Definition:
Synergy comes from the Greek word synergia, meaning joint work and cooperative action.

Synergy is when the result is greater than the sum of the parts. Synergy is created when things work in concert together to create an outcome that is in some way of more value than the total of what the individual inputs is.
Examples:
Smoking can cause lung cancer. Breathing asbestos can cause lung cancer. Smoking and breathing asbestos can cause lung cancer at a higher rate than the sum of individual smoking and asbestos rates.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *