مدیریت مشارکتی

بررسی ميزان مشارکت همکاران در سياستگذاری‌ها و تصميم گيری‌ها

جفعر درباغ عنبران

مقدمه
تحقيق حاضر در راستاي اجراي بند سه از ماده 17 آئين نامه شوراهاي سازمان مصوب 27/5/1384 هيأت مديره سازمان تدوين گرديده است. اين تحقيق قصد دارد با بررسي آماري از وضعيت جلسات شوراها و کميته هاي مختلف زير نظر معاونت هماهنگي در شش ماهة اول سال 1384 ميزان مشارکت همکاران سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوي را در سياستگذاري ها و تصميم گيري ها به تصوير کشد.
جهت نيل به اين هدف، دو فرم ضميمه آئين نامه شوراهاي سازمان توسط دبيران شوراهاي مذکور در جدول شماره (1) تکميل و تحليل حاضر براساس اطلاعات مأخوذه از فرم ها توسط معاون هماهنگي تهيه گرديد.

 جدول ۱-  معرفي شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي

رديف عنوان شورا و کميته نام و نام خانوادگي دبيران
1 شوراي هماهنگي مهدي قيصري
2 کميته گزينش مواد محمود انتظاري
3 کميته امحاء محمود انتظاري
4 کميته تخصصي سازماندهي اطلاعات عيسي اختري طوسي
5 کميته کتابخانه ديجيتال گلناز ملائي مقدم
6 کميته وب سايت طيبه نجفي
7 کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي مهدي قيصري
8 شوراي بازبيني نسخ خطي محمد رضا فاضل هاشمي
9 شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي محمد رضا فاضل هاشمي

1- تعداد و وضعيت اعضاي شوراها و کميته ها

1-1- تعداد اعضا
با توجه به اطلاعات جدول شماره (2) تعداد اعضاي شوراها و کميته هاي مورد بررسي در شش ماهة اول سال 1384 شامل رئيس شورا (معاون هماهنگي)، دبير جلسه و اعضا 33 نفر مي باشند. از اين تعداد 17 نفر در يک شورا،  9 نفر در دو شورا،   3 نفر در سه شورا، 1 نفر در چهار شورا،  1 نفر در پنج شورا و 2 نفر در شش شورا عضو مي باشند. همانطور که مشاهده مي شود اکثر اعضا فقط در يک يا دو شورا عضو هستند.

 جدول ۲- وضعيت عضويت همکاران در شوراها و کميته ها

وضعيت عضويت عضو

يک شورا

عضو

دو شورا

عضو

سه شورا

عضو

چهار شورا

عضو

پنج شورا

عضو

شش شورا

جمع کل
تعداد 17 9 3 1 1 2 33

2-1- ميزان مشارکت اعضا
با در نظر گرفتن اطلاعات مندرج در جدول شماره (3) مشخص مي شود ميزان مشارکت همکاران معاونت هماهنگي در شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت با 18 نفر نسبت به ساير قسمت هاي سازمان (11 نفر) بيشتر است. تعداد 4 نفر نيز از خارج سازمان در شوراها و کميته ها عضو هستند. در اين جدول وضعيت عضويت هر يک از همکاران سازمان در يک يا چند شورا مشخص شده است.

 جدول ۳- آمار حضور و وضعيت همکاري اعضاي شوراها و کميته ها

رديف نام خانوادگي تعداد شوراهاي عضو وضعيت همکاري
معاونت هماهنگي ساير ادارات بيرون از سازمان
1 اختري 2 O
2 حاج آقا الهي خراساني 1 O
3 انتظاري 2 O
4 باغباني 2 O
5 ترشيزي 1 O
6 جلاليان 1 O
7 حکم آبادي 1 O
8 خوش يد طوسي 3 O
9 درباغ عنبران 6 O
10 رضاپور 1 O
11 سالاري 5 O
12 سريعي 1 O
13 سلطان محمدي 2 O
14 سوزنچي 1 O
15 شاهين فر 1 O
16 شکيباي 1 O
17 دکتر ضابط 1 O
18 حاج آقا طالب الحق 2 O
19 طلائي 1 O
20 عرفانيان 2 O
21 عليپور 1 O
22 فاضل هاشمي 6 O
23 دکتر فتاحي 2 O
24 قيصري 3 O
25 محبوب 1 O
26 مستقيمي 1 O
27 مشايخي 1 O
28 ملاي مقدم 1 O
29 مهاجرزاده 2 O
30 ميهن دوست 1 O
31 نجفي 2 O
32 نعيم آبادي 4 O
33 وفادار 3 O
جمع کل 65 18 11 4

 3-1- وضعيت مدرک تحصيلي اعضا
با توجه به جدول شماره (4) مشخص مي شود مدرک تحصيلي اکثريت اعضاي شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت با 5/54%  ليسانس مي باشد. البته تعداد اعضاي داراي مدرک تحصيلي فوق ليسانس نيز با 5/36%  قابل توجه است.

 جدول ۴- وضعيت تحصيلات اعضاي شوراها و کميته ها

تحصيلات ليسانس فوق ليسانس دکترا حوزوي جمع کل
تعداد 18 12 2 1 33
درصد 5/54 5/36 6 3 100

 

2- بررسي وضعيت برگزاري جلسات شوراها و کميته ها
در جدول شماره (5) مشخصات شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي و تعداد جلسات برگزار شده در شش ماهة اول سال 1384 به تفکيک نشان داده شده است.

   1-2- تعداد جلسات
در شش ماهة اول سال 1384 در مجموع 84 جلسه رسمي در قالب شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي برگزار شده است. ميانگين سرانه برگزاري جلسات در شش ماهة اول براي هر شورا بطور ميانگين 9 جلسه مي باشد. فعال ترين شوراها در برگزاري جلسات به ترتيب عبارتند از :

1-      شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي با برگزاري 36 جلسه
2-      شوراي هماهنگي با برگزاري 12 جلسه
3-      کميته گزينش مواد با برگزاري 11 جلسه

متأسفانه شوراهاي ذيل کمترين آمار برگزاري جلسات را در شش ماهه اول سال داشته اند:

1-      کميته وب سايت با برگزاري 1 جلسه
2-      کميته کتابخانه ديجيتال با برگزاري 2 جلسه
3-      کميته امحاء با برگزاري 3 جلسه
4-      شوراي بازبيني نسخ خطي با برگزاري 4 جلسه

 جدول ۵-  مقايسه وضعيت جلسات برگزار شده شوراها و کميته ها در شش ماهة اول سال 1384

رديف عنوان شورا و کميته تعداد جلسات مدت زمان تعداد مصوبات مصوبات اجرا نشده
1 شوراي هماهنگي 13 30/24 93 11 (11%)
2 کميته گزينش مواد 12 21 38 3 (7%)
3 کميته امحاء 3 30/7 20 6 (30%)
4 کميته تخصصي سازماندهي اطلاعات 6 30/11 32 5 (6/15%)
5 کميته کتابخانه ديجيتال 2 4 6 6 (100%)
6 کميته وب سايت 1 30/1 18 4 (2/22%)
7 کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي 7 14 58 6 (10%)
8 شوراي بازبيني نسخ خطي 4 8 104ã
9 شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي 36 72 246
جمع کل 84 164 615 41 (6/6%)

2-2- مدت زمان برگزاري جلسات
فعال ترين شوراها از نظر مدت زمان برگزاري جلسات به ترتيب شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي با 72 ساعت و سپس شوراي هماهنگي با 30/24 ساعت          مي باشند.کمترين ميزان ساعت فعاليت مربوط به کميته وب سايت، کميته کتابخانه ديجيتال، کميته امحاء و شوراي بازبيني نسخ خطي مي باشد. در مجموع در شش ماهة اول سال 1384 مدت زمان برگزاري جلسات 9 شورا و کميتة زير نظر معاونت هماهنگي 164 ساعت بوده است. سرانه مدت زمان برگزاري جلسات هر شورا در اين مدت 20/18 دقيقه مي باشد.

3-2- تعداد مصوبات صورتجلسات
پرکارترين شوراها از نظر تعداد مصوبات و اجراي آنها به ترتيب عبارتند از:
1- شوراي بررسي درخواست هاي متقاضيان تصوير و ارزيابي نسخ خطي با 246 مصوبه بخاطر لزوم پاسخگوئي سريع به درخواست متقاضيان تصوير نسخ خطي و ارزيابي نسخ خطي
2- شوراي هماهنگي با 93 مصوبه بخاطر لزوم هماهنگي، تصميم گيري و سياستگذاري هاي کلان در سطح معاونت و سازمان
3- کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي با 58 مصوبه بخاطر سياستگذاري ها و برنامه ريزي هاي کلان در سطح کتابخانه هاي سازمان

کم کارترين شوراي زير نظر معاونت از نظر تعداد مصوبات کميته کتابخانه ديجيتال مي باشد.

4-2- مصوبات اجرا نشده
متأسفانه کميته کتابخانه ديجيتال با 100%  (6) عدم اجراي مصوبات در پايين ترين سطح رتبه بندي شوراهاي زير نظر معاونت قرار دارد. سپس کميته امحاء با 30%  (6) مصوبه اجرا نشده  قرار دارد. در مجموع 6/6% مصوبات شوراها و کميته ها اجرا نشده است.

3- نتيجه گيري و پيشنهادات

–  با توجه به اينکه از 120 نفر همکاران رسمي معاونت هماهنگي تعداد 58 نفر جزء کارشناسان ارشد و ماهر مي باشند؛ تعداد 18 نفر همکار فعلي عضو شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت کم مي باشد. ضروري است ميزان مشارکت اين دسته از همکاران بخصوص در سياستگذاري ها و تصميم گيري هاي معاونت از طريق فعاليت هاي گروهي و مشورتي افزايش يابد.
–  در اين خصوص ضروري است گروه هاي کارشناسي زير مجموعه کميته برنامه ريزي و توسعه خدمات کتابخانه اي شامل گروه کارشناسي امانت و عضويت، گروه کارشناسي اينترنت و اطلاع رساني و گروه کارشناسي خدمات عمومي که اکثريت اعضاي آن همکاران معاونت هماهنگي هستند با جديت جلسات مشورتي خود را برگزار نمايند.
–  توصيه مي شود با توجه به مفاد آئين نامه جديد مصوب مجموعه سازي منابع در هيأت مديره سازمان گروه هاي کارشناسي زير مجموعه کميته گزينش مواد با معرفي اعضا و تشکيل مستمر جلسات فعال شوند تا ميزان مشارکت همکاران در سياستگذاري ها و تصميم گيري هاي معاونت افزايش يابد.
–  با توجه به بررسي وضعيت برگزاري جلسات شوراها و کميته هاي زير نظر معاونت هماهنگي مشخص مي شود اتخاذ تصميمات جدي در مورد شوراهاي ذيل ضروري است.
– پيشنهاد مي شود کميته وب سايت منحل و بجاي آن کارگاه وب سايت ايجاد گردد.
– توصيه مي شود با خريد نرم افزار کتابخانه ديجيتال به ياري کميته کتابخانه ديجيتال در اجراي مصوبات پرداخت.
– توصيه مي شود با انتقال کتابها، جزوات و اوراق قابل بررسي و امحاء از مخزن کتاب در گردش (باغ ملک آباد) به بخش سفارش و فراهم آوري مواد به وضعيت برگزاري جلسات کميته امحاء سامان داد.

 توصيه مي شود با تعيين يک عضو جديد از اداره حفاظت و مرمت آثار فرهنگي در شوراي بازبيني نسخ خطي بر استمرار جلسات اين شوراي بسيار مهم تأکيد نمود و اشتياق اعضا را با ترميم فوري برخي نسخ خطي و جزوات قرآني خطي در محل اداره مخطوطات و تسريع در مرمت آثار خطي

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *