مدیریت تغییر

خود نوسازی سازمان

چکيده:
خودنوسازي مفهومي است که مديريت فرايند تغيير را به ذهن متبادر مي کند. اين مفهوم قابليت هاي درک و شناسايي مسائل تازه، تبيين اهداف کلي، ارائه راه حل هاي گوناگون و اجراي راه حل انتخابي را افزايش مي دهد. سازمان هاي خود نوساز داراي سه مشخصه عمده هستند: وجود فرهنگ حمايت کننده از تغيير ، تدوين مقررات در جهت تغيير و وقت شناسي در حل مسائل. مفهوم خود نوسازي محور تفاوت توسعه سازماني و بهبود سازماني است. در توسعه سازماني است که به دنبال اصلاح و تغيير رفتار کارکنان، خود نوسازي نيز تشويق مي شود. به منظور طراحي و اجراي تغيير سه جهت گيري راهبردي عمده وجود دارد: 1) راهبردهاي عقلايي – تجربي 2) اقتداري- اجباري 3) هنجاري – بازآموزي. خود نوسازي را مي توان در طي 10 مرحله خلاصه کرد که شامل : تعيين طرح، اجرا، استمرار، حفظ روحيه، نظم دهي پديده ها، پايان دادن به وضعيت موجود، بازسازي، انتقال ، خود نوسازي و کسب تجربه است.

مقدمه:
اداره چرخه تغيير، يک فرايند «خود نوسازي» است . اولين بار مفهوم « خود نوسازي سازمان » توسط ليکرت (1961). به‌طور جامع توصيف شد. ليپيت ( 1969) شيوه سنجيده اي از فرآيندهاي نوسازي را تشريح و خاطر نشان کرد که هر سازماني مانند انسان داراي چرخه زندگي است که از زمان کودکي آغاز مي شود و تا پايان دوران پيري ادامه مي يابد و در هر دوره نيازهاي نوسازي متفاوتي را طلب مي کند. کريم نيا (‌2001) معتقد است «نبايد خودنوسازي را با خود سازماندهي يکي دانست. خودنوسازي پديده اي است که تنها در دنياي موجودات زنده قابل رويت است، در صورتي که خود سازماندهي ايجاد نظمي است در بي نظمي و در بهم ريختگي در تمام موجودات اعم از زنده و غير زنده».
خود نوسازي شرکتها و موسسات به عنوان يک موضوع با اهميت در مديريت استراتژيک مطرح است، زيرا يک عنصر اساسي در توانمندسازي سازمانها جهت بقا و ادامه رقابتها در هر زمان محسوب مي شود. برنامه ريزي براي خود نوسازي يک نياز هميشگي هر سازماني است و چالش دائمي آن خواهد بود تا ازطريق آن بتواند تغييرات را بپذيرد، ابهام و پيچيدگيها را تحمل کند، نوآور و انعطاف پذير باشد. (‌لايلز و همکاران، 1992) هر سازماني که از انعطاف پذيري برخوردار نباشد تأثير منفي را در خود نوسازي سازمان برجاي خواهد ديد. (دي تا و ريچارد هاري، 2005) خود نوسازي موجبات اعتماد به نفس و مولد بودن افراد در سازمان را فراهم مي سازد. مولد بودن توسط هاردين ( 1992) به عنوان فرآيندي تعريف شده است که از طريق آن ما مي آموزيم که از علائق و آرزوهايمان پيروي کنيم و تغيير را پياده کنيم. به زعم وي مولد بودن به ما کمک مي کند که خطرات خودشيفتگي و رکود را از خود دور کنيم، زيرا ياد مي گيريم به شيوه هايي جديد که افق ديد ما را توسعه مي دهد حيات خود را دنبال کنيم.
گودلد ( 1975) معتقد است فرايند خود نوسازي شايستگيهاي زير را افزايش مي دهد:
1) درک و شناسايي مسائل تازه.
2) تبيين اهداف کلي، ويژه و اولويتها.
3) يافتن راه حلهاي گوناگون.
4) به مرحله اجرا گذاشتن راه حل انتخابي

رامي (1998) بيان مي کند که مجموعه مهارتهاي رهبري استراتژيک شامل رهبري فردي، رهبري عمومي و رهبري سازماني است و يکي از عناصر مهم در رهبري فردي، خود نوسازي است. از نظر وي هر رهبري براي خود نوسازي لازم است سوالات زير را مد نظر قرار دهد:

1) چه تغييرات مثبتي مسير را براي حفظ سلامت وي در فرآيند خود نوسازي هموار مي سازند؟ چگونه بايد از اين سلامتي که در برقراري روابط با محيط موثر است مراقبت کرد؟ چگونه شرايط فيزيکي موجود روي عملکرد کاري او تأثير مي‌گذارند؟
2) چه فعاليتهايي مي توانند به توسعه درک ايشان ازدنياي اطراف کمک کنند؟ او بايد چه مهارتها و دانشهايي را در خود ارتقا دهد؟ چگونه مي توان شوق کسب اين نوع دانش را برانگيخت؟
3) چگونه مي توان آرامش را در فرايند خود نوسازي برقرار کرد؟ آيا به قدر کافي در حين خود نوسازي حس آرامش وجود دارد؟
4) آيا اولويتهاي وي در شيوه زندگي او انعکاس خواهد يافت؟

در تصميم گيري اينکه آيا نيازي براي تغيير يا انتقال وجوددارد يا نه، بايد به موارد زير نيز توجه کرد: اگر اين مسير تغيير را ادامه بدهيم چه اتفاقي خواهد افتاد؟ آيا اين همان چيزي است که ما واقعاً آن را براي خودمان مي خواهيم؟ آيا آمادگي لازم براي پذيرفتن پيامدهاي آن چيزي را که هم براي خودم و هم براي ديگران انتخاب کرده ايم را داريم؟ (هاردين، 1992).

ويژگيهاي سازمان خود نوساز
زالتمن و همکاران وي (1977) معتقدند سازمانهاي خود نوساز داراي ويژگيهاي زير هستند.
1) وجود فرهنگ حمايت کننده از انطباق پذيري و پاسخگو به تغييرات.
2) تدوين مقررات سنجيده اي که از طريق آن کارکنان در فرايندهاي مسئله گشايي منظم، مشارکت جويانه ودقيق درگير شوند.
3) چنين سازماني تنها به منابع انرژي و ايده هاي داخلي خود براي حل مسئله اتکا نمي‌کند. بلکه مي داند چه وقت، چه موقع و چگونه از منابع و ايده هاي مناسب براي حل مسئله خود استفاده کند.

خود نوسازي و توسعه سازماني
مفهوم خود نوسازي محور تفاوت ميان توسعه سازماني و بهبود سازماني است (‌آونز، 2004). توسعه سازماني اين عقيده را که تحليل تدريجي سازمان امري اجتناب ناپذير است، رد مي کند. اگر بخواهيم مسئله را با ديد مثبت مورد توجه قرار دهيم، پي خواهيم برد که سازمان قادر است خصوصيات خود نوسازي را توسعه داده، توان خود را افزايش دهد، با تغيير سازگار شود و رسيدن به اهداف را سرعت بخشد. مفهوم خود نوسازي، سازمان را به عنوان نظامي که دستخوش حوادث اضطراري و فشارآور شده و به بن‌بست رسيده است، نمي بيند، بلکه به سازمان به عنوان نظامي مي نگرد که قادر است روي محيط خود تأثير فزاينده اي بگذارد و با بالا بردن توان خود با شرايط جديد سازگاري حاصل کند و مشکلات جديد را در طول زمان حل نمايد. شايد نکته مهمتر آن باشد که سازمان با افزايش توانايي خود، هدف مداري و جهت گيري خود را توسعه مي دهد. اين ديدگاه نظام پرتحرکي است که سرشار از نشاط، خلاقيت و حيات است.

مفهوم توسعه سازماني حاکي از آن است که در نظام سازماني بايد چنان شرايط، مهارتها و فرايندها و به طور کلي فرهنگي حاکم شود که توسعه مستمر سازمان را در طول زمان تضمين کند. اين اصطلاح به تکنيک هايي که موجب بالا بردن توانايي خود نوگرايي سازمان مي شود اطلاق مي‌شود. بهبود سازماني از منظر ديدگاه « درون به برون» و يا « واکنشي» قابل بررسي است. در اين ديدگاه سازمان به بررسي پيامدهاي ناشي از وضع موجود مي پردازد و به آنچه که در سازمان اجرا مي شود و نياز به ترميم و اصلاح دارد توجه مي کند. در صورتي که در توسعه سازماني پيامدهاي ناشي از وضع مطلوب مورد بررسي قرار مي گيرد، اين نوع نگرش، يک ديدگاه « برون به درون» يا « فراکنشي» را تداعي مي کند. بنابراين در توسعه سازماني به جاي پاسخهاي ترميمي، طيفها و پاسخهاي جديد براي حال و آينده مطرح مي شود. توسعه سازماني به دنبال آن است که با آموزش کارکنان نسبت به اصلاح و تغيير رفتار آنان در مسيرهاي شغلي مهم، خود نوسازي را تشويق کند. از اين رو يکي از ويژگيهاي توسعه سازماني، در نظر گرفتن « تغيير برنامه ريزي شده » است که بايد طرح آن از نظر جامعه مورد نظر، تنظيم برنامه زماني، تخصيص منابع لازم براي اجرا، در نظر گرفتن شرايط خاص سازمان به طور کامل مورد بررسي قرار گيرد و مشخص شود.

بنابراين توسعه سازماني نه تنها يک پاسخ به تغييراست، بلکه يک گرايش راهبردي تغيير اعتقادات، نگرشها، ارزشها و ساختار سازمان دهي است تا آنجا که مي تواند با تکنولوژي جديد وچالشهاي نو بهتر سازگار شود. (بنيس، 1969)
تلاشهاي توسعه سازماني بايد به صورت دراز مدت در نظر گرفته شود ومفهوم خود نوسازي را ارائه کند و فرايند را قادر سازد که ابتدا به مسائل ظاهراً سطحي و سپس به مسائل محوري بپردازد. بدين ترتيب توسعه سازماني يک عمل ضربتي نيست که پاره اي از بحرانهاي محدود و نامعين را التيام بخشد و سپس به پايان برسد.

راهبردهاي خود نوسازي
رابرت چن (1967) معتقد است که به منظور طراحي و اجراي تغيير سه جهت گيري راهبردي عمده وجود دارد:

1) راهبردهاي عقلايي – تجربي : برپايه اين مفهوم استوار است که تغيير مي‌تواند از طريق مدل توليد و مصرف دانش
(kpu) و مدل تحقيق، توسعه، اشاعه و پذيرش (RDDA) که به کشف و اختراع نظام مدار ايده هاي بهتر، در دسترس تر و مطلوبتر براي سازمان منجر مي شود، توسعه يابد. طرفداران اين راهبرد اغلب از مشکلاتي که در فرايند ايجاد فعاليتهاي جديد در سازمان پيش مي آيد نگران هستند. نمونه اي از اين مشکلات به شرح زير است:
الف) بي توجهي به ايده هاي جديد.
ب) مقاومت در برابر ايده هاي جديد.
ج) تغيير شکل ايده يا فعاليت جديد به نحوي که زمان اجراي آن به طور قابل ملاحظه اي تغيير کند.

2) راهبردهاي اقتداري – اجباري : که بر پايه استفاده از تهديد و مجازات جهت وادار کردن سازمان به تغييراستوار است. در اين مورد بايد توجه داشت که رضايت در تصميم گيري سازماني بديهي است و به معناي اتخاذ پاسخهاي عملي براي خواسته‌ها است. اما نبايد هنگامي که تقاضاهاي ضد و نقيض مطرح است در صدد بود که پاسخهاي کاملاً موثري دريافت داشت.

3) راهبردهاي هنجاري – بازآموزي : برپايه اين ايده استوار است که با اصلاح تواناييهاي مسئله گشايي سازمانها، مي توان در آنها تغيير ايجاد کرد. اين امر مستلزم تغيير هنجارهاي سازمان از هنجارهايي است که معمولا ًدر سازمانهاي سلسله مراتبي يافت مي شود و بايد با هنجارهاي خلاق و مسئله گشا جايگزين شود. اين فرايند به فرايند خود نوگرايي سازماني تعبير مي‌شود. تکنيک ها و فرايندهاي ايجاد خود نوگرايي سازماني بر توسعه مهارتهاي روز افزون اعضاي سازمان در مطالعه و تشخيص نظام‌دار مسائل سازماني و يا رفع مشکلات آنها متمرکز است.

از نظر هودسون ( 1991) اداره چرخه تغيير (خود نوسازي) با در نظر گرفتن مهارتهاي زير در غالب 10 مرحله قابل اجراست:
1) تعيين طرح يا برنامه خود نوسازي : طرح يک پايگاهي جهت به ظهور رساندن ديدگاه است.
2) اجراي طرح: که مستلزم تعهد فردي و سازماني و در نظر گرفتن رسالت سازماني است.
3) استمرار و تداوم در اجراي طرح: تداوم، مستلزم داشتن هنر حفظ ساختار حياتي موفقيت آميز است و دانستن اينکه چطور بينش قوي خود رادرهنگام اجراي طرح حفظ کنيم.
4) حفظ روحيه در هنگام برخورد با ناکامي: که نيازمند انطباق با کاستيها، احساسات منفي در ساختار فعلي است که به طور فزاينده اي براي فرد و سازمان مضر هستند.
5) نظم دهي پديده ها: معين کنيد چه چيزي حفظ شود، حذف شود، تغيير کند و يا چه چيزي اضافه شود
6) توان تغيير دادن ساختار موجود : مستلزم توانايي جداشدن از ساختار قبلي با رعايت جوانب حق شناسي نسبت به گذشته سازمان است که مي تواند شما را براي در نظر گرفتن اولويتهاي بعدي رها و آزاد سازد.
7) توانايي بازسازي : اين عمل مي تواند مورد استفاده قرار بگيرد، در صورتي که ساختار فعلي( در سازمان و فرد) بتواند از طريق تغييرات بسيار ويژه بهبود يابد.
8) انتقال و استحاله: انتقال به درون يک ساختار حياتي جديد، نياز به هماهنگي قبلي دارد که در طي آن ارزشهاي اساسي آشکار مي شود و از ساختار ايستا رهايي مي يابيم.
9) خود نوسازي : اين مرحله شامل يک تجديد حيات ، اعتماد به نفس، ارزيابي جديد از موضوعات اصلي و اعتقادات و تقويت اميدواري و تحقق اهداف است.
10) توانايي کسب تجربه : خلاقيت، يادگيري، خطر پذيري و تعاملات حسي از مقصد را تقويت مي کند و توانايي خلق ساختار جديدي را بالا مي برد.

استيونز (1991) جهت رضايت از زندگي فردي و سازماني که از پيامدهاي خود نوسازي است به سه استراتژي مهم اشاره مي کند:
1) تجزيه تحليل شرايط جاري : عواملي چون در نظر گرفتن انتظارات متغير، حوادث پيش بيني شده يا نشده، انتظارات ديگران، بحرانهايي که در اواسط کار پيش مي آيد، شرايط و موقعيتهاي ديگران که شرايط جاري را تحت تأثير قرار مي دهند را شامل مي شود.
2) در نظر گرفتن شيوه هايي جهت از بين بردن نارضايتيها و ناکارآمديها: جهت اخذ هر شيوه اي لازم است ريسک پذيري، فشارها، اهداف، ارزيابيهاي مالي و درآمدي، فرصتها و تجهيزات کاري در نظر گرفته شود.
3) تعيين شود که چه کاري انجام خواهد شد. شيوه هاي خود ارزيابي، تکوين اهداف، جمع آوري اطلاعات و تصميم گيري به کارگرفته شود.

اقدامات عملي براي تضمين سلامتي سيستم خود نوسازي
1) ترس را در سازمان خود از بين ببريد: برخي کارها ممکن است به نتيجه نرسد. اگر هراس در سازمان وجود داشته باشد هيچ کس به خود نوسازي نخواهد پرداخت.
2) خود نوسازي را به عنوان جزئي از سيستم ارزيابي عملکرد افراد مطرح کنيد.
3) براي درک اعضا از آن و درک نقش خود در آن فرآيند خود نوسازي را مستند سازي کنيد.
4) تيم هاي خود نوسازي را در سازمان تشکيل دهيد و آنها را به ابزارها و چارچوبهاي کاري مشخص مجهز کنيد.
5) اطمينان حاصل کنيد تمامي اعضاي سازمان، استراتژي کلي سازمان را درک کرده‌اند و همچنين کليه تلاشهاي خود نوسازي در راستاي استراتژي کلي سازمان است.

نتيجه گيري
اگر سازمانها به خود واگذار شوند، عموماً روي ثبات تأکيد مي ورزند و در مقابل تغيير مقاومت مي کنند. بنابراين بايد آنها را به تغيير واداشت. خودنوسازي مفهومي است که رابطه نزديک با تحول و تغيير دارد. سازمانهاي نوگرا عمدتاً با سه مؤلفه 1 – وجود فرهنگ حمايت کننده از تغيير، 2 – سوق افراد به سمت مشارکت‌جويي در فرايندهاي مسئله گشايي و 3 – مديريت زمان، قابل تفکيک اند. خودنوسازي سازمان براين ادعاست که تغيير موثر را نمي توان بر سازمانها تحميل کرد. بلکه بايد توان و شايستگي دروني را براي حل مستمر مسائل در آنها بهبود بخشيد و توسعه داد.
برنامه ريزي براي انتقال به يک ساختار جديد هم در افراد و هم در سازمان نيازمند آن است که به کاري که از نو شروع کرده ايم از طريق يادگيري جديد و کشف اولويتها متعهد شويم، چيزي را که نمي خواهيم رها کنيم، يک جا نايستيم و به سمت و سوي تعهدات جديد گام برداريم و به کار خود ادامه دهيم. بنابراين « متعهد شدن » ، « رها سازي خود» ، « از جاي خود حرکت کردن» و « ادامه دادن » از عوامل مهم و ضروري براي خود نوسازي است.

منابع

1) Likert, Rensis . ” New Patterns of Management”. New York: McGraw – Hill Book Company, 1961.work life counseling, 1991. (ED 341817).
2) Lippitt. Gordon L. “Organizational Renewal: Achieving viability in a changing world” New York : Appleton- Canlury- crofts, 1969.
3) کريم نيا، مسعود.« برخي قوانين کلي اولوسيون – تئوري شناخت». (2001) آدرس اينترنتي www. Iran-emrooze. de
4) Lyles, Marjorie, A . Near, Janetp. ENZ Cothy A. ” A Simulation For teaching skills Relating to Organizational ” 1992( http://proquest. Umi. Com).
5) Datta, Avimanyn. Sukumar Ray chaudnuri. ” Modeling the Effect of Rigidity in ORganizationl Structure on Organizational self – Renewal and Knowledge Diffusion
( 2005). http:// econwpa . wustl . edu/
6) Hardin,P. P Waht Are you Doing with the Rest of Your life? San Rafael , CA : New world Library , may 1992.