مدیریت و مبانی سازمان

معماری سازمانی

گردآوری: مهدی یاراحمدی خراسانی

اشاره
معماری، سنگ بنا یی است كه از شكست سازمانی جلوگیر ی می كند و زمینه ها ی استفاده از نوآور ی ها ی فناوری را به منظور رسیدن به سازمانی ماندگار و پو یا و متناسب با عصر اطلاعات فراهم می كند .سازمانها به عنوان نهادهای اجتماعی متأثر از تحولات دچار پیچیدگیها ی روزافزونی در سیستم ها و تعاملات خو یش گشته اند و به ناچار برا ی همراهی و یا رهبر ی در عصر تحول ، نیازمند برنامه ر یز ی و بازنگر ی خو یش هستند .
معماری یعنی ارایه توصیفی فنی از یک سیستم که نشان دهنده ساختار اجزاء آن, ارتباط بین آنها, اصول وقواعد حاکم بر طراحی آن و تکامل آنها در گذر زمان . به عبارت دیگر معماری ترکیب علم هنر وتجربه همراه با خلاقیت خاص خود می باشد .عدم توجه به معماری کاهش کارائی, انعطاف پذیری ودر نهایت کاهش سرعت انتقال را به دنبال دارد و در پاسخ به سئوال ” چه زمانی معماری لازم است ؟ ” باید گفت: آن زمان که رشد سازمان درابعاد بزرگ و یا وجود فرایند هائی با پیچیدگی زیاد ویا نیازمندی خاص با پیش بینی طول عمرزیاد برای سازمان با صفت انعطاف پذیری در برابر تغییرات .

پیشگفتار
همان طور كه توسط بسیاری از آینده نگران عرصه جامعه شناسی نیز پیش بینی شده بود، “عصر اطلاعات” در حال چهره گشودن است. امروزه تقریبا موضوعات مربوط به اطلاعات، نقل هر محفل و سخن هر مجلسی است. تقریبا كمتر روزنامه یا مجله ای را می توان یافت كه مطالبی مرتبط با اینترنت، صفحات وب، پست الكترونیك، پایانه های تلویزیونی یا فناوری های نوین دیگر در آن چاپ نشده باشد. نوآوری های فناوری، هر روز رو به گسترش و غیرقابل توقف هستند و به طور مدام سهم بیشتری را در عرصه ی زندگی ما طلب میكنند. اكنون هیچ عرصه ای از فعالیت های انسانی را نمی توان یافت كه از فناوری اطلاعات بی نصیب مانده باشد. در همین زمان، در میان چنین پیشرفت های شگرفی كه در عرصه فناوری رخ داده است، سیستم های اطلاعاتی در یك حالت بی نظمی، كم كاری، فرافكنی و دوباره كاری به سر می برند. در ایران ما نیز توسعه ی فناوری اطلاعات كه در قالب برنامه ی تكفا دنبال می شود، یك نگرش زیرساختی و توسعه‌ ای است. هدف این برنامه‌ صرفا توسعه سرویس های رایانه ای در كشور نیست، اگر چه به تبع آن این اتفاق نیز خواهد افتاد. هدف اصلی توسعه ی فناوری اطلاعات این است كه ما از این ابزار به عنوان یك ابزار بهبود كلیه فرآیندهای اجرایی، تولیدی و خدماتی كشور استفاده كنیم و موجب ارتقاء ، بهینه‌ سازی و بازآفرینی محیط و فضای جدیدی برای فعالیت ‌های اقتصادی و اجتماعی در كشور باشیم. با این نگاه نیازمند یك بازآفرینی در كلیه ی فرآیندهای اداری و اجرایی در سطح كشور هستیم. به ویژه از این جهت كه در طی دو دهه ی گذشته، با توجه به مجموعه ی اشتغالاتی كه در سطح ملی و منطقه‌ ای داشته ایم، ساختارهای اداری و اجرایی‌ مان كمتر دچار تغییر و تحول شده اند و یك نوع كهنگی و عقب ‌ماندگی امروز در چرخه ی‌ كار به شدت نمایان است و در اغلب بخش‌ ها ما با تصلب جریان اجرایی و عدم بهره ‌وری و كارآفرینی در كشور مواجه هستیم. در همین راستا، از نقطه نظر نظم بخشیدن به مجموعه ی مدیریتی كشور، حدود 11 كمیته ی فنی پیش ‌بینی شده كه از طریق آنها به كمك سازوكار مدیریتی بشتابند. كمیته ی ملی معماری اطلاعات نیز یكی از جلمه ضرورت ‌هایی است كه به آن پرداخته شده و به طور رسمی شكل گرفته است . امید است كه شاهد موفقیت و پیشرفت روز افزون ایران و ایرانی در تمام زمینه ها ، در عرصه های بین المللی باشیم.

مقدمه:
معماری، سنگ بنایی است كه از شكست سازمانی جلوگیری می كند و زمینه های استفاده از نوآوری های فناوری را به منظور رسیدن به سازمانی ماندگار و پویا و متناسب با عصر اطلاعات فراهم می كند. سازمانها به عنوان نهادهای اجتماعی متأثر از تحولات دچار پیچیدگیهای روزافزونی در سیستم ها و تعاملات خویش گشته اند و به ناچار برای همراهی و یا رهبری در عصر تحول ، نیازمند برنامه ریزی و بازنگری خویش هستند . در این شرایط معماری به عنوان واژه ای آشنا در عرصه سازمانی از نقش ویژه ای برخوردار شده است. همان طور كه توانایی هر موجود زنده ای تاحد زیادی تحت تاثیر معماری اندام و سیستم های زیستی وی است همانگونه كه زیبایی و كارایی یك ساختمان از نوع معماری آن نشأت می-گیرد به همان دلیل و دلایلی دیگر معماری سازمانی نقش عمده ای در بازنگری و برنامه ریزی سازمان ها بر دوش دارد. از آنجا كه حجم وسیعی از تحولات عصر جدید ناشی از فناوری اطلاعات و ارتباطات شمرده می شود ، سازمان ها نیازمند آنند كه چیستی خویش را حول مفاهیم و واژگان عصر جدید باز تعریف كنند. به عبارتی طرحی نو دراندازند و معماری جدیدی برپایه فناوری اطلاعات و ارتباطات بنا نهند.

تاریخچه و سابقه:
زمينه معماري سازماني در سال 1987 با انتشار مقاله‌اي با نام «چارچوبي براي معماري سيستم‌هاي اطلاعاتي» توسط جان زکمن پايه گذاري گرديد. در اين مقاله زکمن به چالش و چشم انداز معماري هاي سازماني اشاره مي کند. چالش به مديريت سيستم هاي توزيع شده همراه با پيچيدگي در حال افزايش، مربوط است. زکمن مي گويد:
” هزينه و موفقيت کسب و کار، به طور روزافزون به سيستم هاي اطلاعاتي کسب و کار و رويکرد نظام مند براي مديريت اين سيستم ها، بستگي دارد.”
چشم انداز زکمن آن بود که ارزش و چالاکي کسب و کار مي تواند بوسيله ي رويکرد همه جانبه براي معماري سيستم ها بهتر درک شود. يعني هر موضوع از هر منظري نگاه گردد. رويکردهاي چندبعدي براي معماري سيستم هايي که زکمن توضيح مي دهد ابتدا «چارچوب معماري سيستم هاي اطلاعاتي» نام گرفت و به سرعت به «چارچوب معماري سازماني» تغيير نام يافت.
زکمن در يکي از نخستين تلاش هاي خود تاثير عميقي در معماري سازماني وزارت دفاع ايالات متحده گذارد. اين فعاليت بنام «چارچوب معماري فني براي مديريت اطلاعات» شناخته مي شود و در سال 1994 معرفي گرديد.

معماري هاي سازماني (مانند نمونه فوق الذکر) جهت همسوسازي بهتر پروژه هاي فني با نيازمندي کسب و کار توسط کنگره ايالات متحده مورد توجه قرار گرفت. در سال 1996 لايحه‌اي قانوني با نام «قانون کلينگر- کوهن» از کنگره گذرانده شد که همچنين بنام «قانون رفرم مديريت فناوري اطلاعات» نيز شناخته مي شود. تمامي واحدهاي دولتي موظف شدند که اثربخشي سرمايه گذاري هاي فناوري اطلاعات خود را در چند مرحله بهبود ببخشند. يک «شوراي مديران ارشد فناوري اطلاعات» ، شامل تمامي نمايندگان متولي فناوري اطلاعات در واحدهاي عمده دولتي تشکيل و مامور نظارت عالي بر اين فعاليت ها گرديد.
در آوريل 1998، اين شوراي عالي بر روي پروژه «چارجوب معماري سازماني فدرال» آغاز به کار نمود. نسخه 1.1 اين چارچوب در سپتامبر 1999 عرضه گرديد. اين مستند شامل تعدادي ايده نوآورانه نظير «معماري هاي بخشي» بود. «معماري بخشي» بر روي زيرسيستم هاي يک سازمان بزرگ تمرکز دارد. در نهايت وظيفه معماري سازماني فدرال از شوراي عالي به «دفتر مديريت و بودجه» واگذار گرديد. در سال 2002، «دفتر مديريت و بودجه» متدولوژي «چارچوب معماري سازماني فدرال» را به «معماري سازماني فدرال» تغيير نام داد. در سال 2006 آخرين نسخه اين معماري ارايه شده است.
علي رغم اهميت زياد فعاليت معماري سازماني در دولت فدرال، پيشرفت کُند و سوابق خطاي زياد بر روي موفقيت ها سايه افکنده است. اين در حالي است که هيچ سازماني به اندازه دولت ايالات متحده جهت گسترش توسعه معماري سازماني هزينه نکرده است. در سال 2004، هشت سال پس از تصويب «قانون کلينگر- کوهن» مبني بر دستور استفاده کارا از فرايندهاي طراحي فناوري اطلاعات، «دفتر حسابرسي عمومي» چنين گزارش نمود:
“فقط 20 اداره دولتي، از مجموع 96 اداره دولتي وارسي شده، حداقل زيربنا براي مديريت معماري کارا مستقر نموده اند. اين در حالي است که از سال 2001، فقط 22 اداره افزايش بلوغ ، 24 اداره کاهش بلوغ داشته اند و 47 اداره در وضعيت اوليه خود مانده اند.”
در سال 2005، «دفتر مديريت و بودجه» تعدادي از ادارجات ايالات متحده مانند وزارت دفاع، ناسا و پليس فدرال را به دليل خطا در استفاده از معماري سازماني به سختي بازخواست نمود.
در سال 1998، چهار سال بعد از تعريف «چارچوب معماري فني براي مديريت اطلاعات» و دو سال بعد از تصويب «قانون کلينگر- کوهن» اين چارچوب به صورت رسمي از سوي وزارت دفاع ايالات متحده کنار گذاشته شد و به‌جاي آن «چارچوب معماري C4ISR  »جايگزين گرديد.
کارهاي انجام شده بر روي «چارچوب معماري فني براي مديريت اطلاعات» به «گروه باز» واگذار شد. اين گروه استاندارد جديدي را با نام «چارچوب معماري گروه باز» ارايه نمود.
البته در طول اين دوره چارچوب‌ها و متدلوژي‌هاي ديگري از سوي برخي شرکت ها نظير Gartner/Meta Group و IBM و … نيز عرضه شده است. در شکل 1-1 تاريخچه معماري سازماني نشان‌داده شده است

به دنبال ظهور و گستـــرش كاربری سیستم های رایانه ای در دهه 1950 و 60 به تدریج با گسترش و پیچیده شدن سیستم های مبتنی بــر رایانه سازمانها دریافتند كه برای بهره گیری بهتر و دوختن قبایی مناسب از سیستم های اطلاعاتی به قواره اندامشان نیازمند برنامه ریزی و استفاده از روشهای مدون و استاندارد توسعه سیستم ها هستند لذا بحث متدولوژی های توسعه سیستم های اطلاعاتی مطرح شدند. به مــرور زمان با گسترش و پیچیده تر شدن سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها نیاز به رویكردی جامع نگر در طراحی سیستم ها احساس شد از این رو متدولوژی های سازمان نگر پابه عرصه وجود نهادند متدولوژی هایی كه برای توسعه سیستم ها ورای نیازمندیهای بخشی اهداف و نیازمندیهای سطح بالای سازمان یعنی اهداف و استراتژی های كلان سازمانی را نیز در نظر می گرفتند. تقریباً در اوایل دهه 1990 میلادی با گسترش و رشد كاربری فناوری اطلاعات به ویژه با فراگیر شدن اینترنت سازمانهای خصوصی و دولتی در كشورهای پیشرفته به ویژه در آمریكا به ناگاه خود را با طیف وسیعی از كاربردهای فناوری اطلاعات و پارادایم های جدیدی از فعالیت های مبتنی بر فناوری اطلاعات مواجه دیدند ظهور و متداول شدن واژگانی جدید همچون دولت الكترونیك خدمات الكترونیك كسب و كار الكترونیك و… همگی فشارها و فرصت های تكنولوژیك اقتصادی و اجتماعی شدیدی برگرده سازمانها و نهادها وارد می آورد تا به سوی به كارگیری این فناوری های نوین بشتابند. از طرفی به كارگیری این فناوری ها مستلزم سرمایه گذاری هنگفتی در این زمینه بود كه انجام آنها توجیهات اقتصادی و تكنولوژیك كافی و برنامه های راهبردی را می طلبید. ضمن اینكه مسائلی نیز از قبیل سیستم ها و تجهیزات موروثی عدم یكپارچگی میان منابع موجود فناوری اطلاعات سازمانها تفاوت و ناسازگاری میان بستـــرهای تكنولوژیك سیستم های متعدد سازمان ها و ده ها مشكل دیگر گریبانگیر سازمان های مذكور بود. این امر به ویژه برای نهادهای دولتی كه جهت تامین مالی خویش به منابع دولتی متكی بودند از اهمیت خاصی برخوردار بود. علاوه بر آن در سال 1996 قانونی در كنگره آمریكا به تصویب رسید كه به قانون كلینگر- كوهن معروف شد و به موجب آن سازمان ها و نهادهای دولتی ملزم شدند معماری فناوری اطلاعات سازمان خود را تدوین كنند. مجموع عوامل مذكور اقدام جهت تنظیم و تدوین شاكله سازمانی در زمینه فناوری اطلاعات را برای سازمانها به ویژه ارگان های دولتی در كشور ایالت متحده ایجاب می كرد.

 معماری:
بحث در مورد معماری را با یك مثال شروع می كنیم به بعضی نكات جالب در مورد عمارت وینچستر دقت كنید تعداد اتاقها : 16هزینه ساخت : 5/5 میلیون دلار مدت ساخت : 38 سال (1992-1884)تعداد درها : 467 تعداد درهایی كه به جایی باز نمی شود : 950 تعداد پنجره : 1257 (10000 قطعه شیشه تعداد طبقات : 2 تعداد آسانسور : 3 تعداد راه پله : 40 سیستم گرمایی : بخار ، هوای داغ ، بخاری تعداد بخاری ها : 47 تعداد دودكش ها پس از بررسی عمارت وینچستر و توجه به نكات زیر به چه نتیجه ای می رسیم ؟ عدم وجود راهبرد درازمدت عدم وجود نقشه فنی عدم توجه به نیازمندی های واقعی زمان غیر معقول هزینه غیرمعقول حضور نسل های مختلفی از سبك ها و سیستم ها غیر قابل توسعه مسلما بعد از بررسی این موارد اگر منصفانه قضاوت كنیم ، این واقعیت كه عمارت وینچستر نمونه ای از یك عدم معماری است ، محرز می گردد . زیر بسیاری نكات كه در بالا به آن اشاره شد و جزو ملزومات یك معماری است در آن دیده نمی شود اگر زیرساخت ها و سازه بلوك های سیستم های اطلاعاتی اغلب سازمان ها را با معادل های ساختمانی آن جایگزین كنیم، دقیقا به عمارت هایی نظیر وینچستر خواهیم رسید . عماراتی كه هر چند هزینه و زمان زیادی جهت ایجاد آنها صرف شده است ، ولی چون بر اساس معماری معینی بنا نشده اند ، اثر بخشی لازم را ندارند.تعریف معماری هر جا كه نیاز به طراحی موجودیت یا سیستمی باشد كه ابعاد یا پیچیدگی آن از یك واحد معین فراتر رفته، یا نیازمندی های خاصی را تحمیل نماید، نگرشی ویژه و همه جانبه را لازم خواهد داشت كه در اصطلاح به آن “معماری” گفته میشود. معماری تركیبی است از علم، هنر و تجربه كه در رشته هایی نظیر ساختمان دارای قدمتی چند هزار ساله است. معماری یعنی ارائه توصیفی فنی از یك سیستم كه نشان دهندة ساختار اجزاء آن، ارتباط بین آنها و اصول و قواعد حاكم بر طراحی و تكامل آنها در گذر زمان باشد.

چارچوب های معماری سازمانی:
نیاز به ارائه تفکر های سازماندهی شده وساختارهای منطقی طبقه بندی اطلاعات پیچیده و توصیف ومفهوم کار های معمار پیشگامان معماری را بر آن داشت تا روش ها والگو های مختلفی را ابداع و به جامعه معماری این امکان را بدهند تا اطلاعات کار معماری را تبدیل به یک چارچوب نموده و به روش علمی و مدون نموده و بدین طریق هنر و علم خود را در اختیار دیگران بگذارد.

  • چارچوب معماری زکمن Zachman: را جان زکمن درسال 1987 برای صنعت و تجارت ارائه کرده است . وی در ابتدا این کار را با ارائه یک الگوی جامع در زمینه معماری اطلاعات شروع نمود و چون معتقد به تحلیل سازمان با استفاده از چارچوب معماری بود جنبه های مختلف طراحی یک سیستم از نظر محتوی ,مفهوم, منطق, فیزیک و توصیف های دقیق غیر محتوائی را به صورت یک سری سئوال از نقطه نظر داده , وظیفه, شبکه , افراد, زمان وانگیزه در یک جدول که تکمیل آن توصیف معماری انجام شده و پاسخ چه چیز, چطور, کجا, چه کسی ,کی و چرا ی آینده سازمانی پویا می باشد.
  • چارچوب معماری C4ISR/DoDAF: که وزارت دفاع آمریکا درسال 1996 آن را در ابتدا برای توصیف معماری سیستم های نظامیعملیات مشترک طراحی نموده بود دارای چارچوبی بسیار جامع برای بیان سطوح مختلف یک سِستم می باشد و محصول نهائی آن تعدادی مستند معین گویای سه دیدگاه عملیاتی , سیستم و تکنیکی معماری انجام یافته بوده ودر نهایت آن را توصیف می نماید.
  • چارچوب معماریTOGAF: Open Group آن را در سال 1995 ارائه کرده است.
  • چارچوب معماری FEAF: شورای مدیران (CIO Council ) دولت فدرال آمریکا آن را درسال 1999 برای افزایش تعامل در سطوح دولتی ارائه کرده است . این معماری شامل رهنمودهائی برای معماران سیستم های اطلاعاتی در توصیف ماموریت هائی که در اجراء آن چندین سازمان به صورت مشترک در دولت فعالیت دارند مورد استفاده قرار می گیرد. این چارچوب معماری سازمانی یک سازوکار سازماندهی مدیریت توسعه ونگهداری و همچنین ساختاری برای ساماندهی منابع اطلاعاتی وتشریح فعالیتهای معماری سازمانی فدرال ارائه می نماید . مدل دارای هشت مولفه اساسی است .
  • چارچوب معماری سازمانی ( TEAF)خزانه داری آمریکا براساس معماری زکمن و چارچوب معماری FEAF درسال 2000 ارائه کرده است .

محتویات معماری:
معماری مجموعه ای از نقشه های فنی است كه هر نقشه فنی شامل توصیف جنبه خاصی از سیستم است و برای توصیف جنبه های مختلف معماری از یكسری مدل استفاده می شود. هر مدل از علائم ، قواعد نحوی و معنایی خاصی پیروی می كند كه استاندارد و شناخته شده است . همچنین از مدلها میتوان برای توصیف اجزاء یك سیستم ، ارتباط بین آنها و غیره استفاده كرد.

خصوصیات معماری:
معماری می تواند برای توصیف سیستم های موجود ، یا سیستم هایی که قرار است در آینده ساخته شود به كار رود و هم شامل توصیف های ساختاری و هم رفتاری یك سیستم است مجموعه نقشه های فنی كه جهت توصیف یك معماری به كار گرفته می شوند ، باید قابل درك توسط طراحان و سازندگان بوده و كاملا مطابق با نیازمندی های مشتری تهیه شده باشند . توصیف های معماری باید قابل اجرا باشند، بنابراین یكی از بخش های معماری طرحی است به نام طرح اجرایی كه شامل منابع لازم ، زمان بندی ، هزینه ها و سازماندهی اجرایی معماری است.

Organizational Architecture

You’ve concluded that the design of your organization stands in the way of its success. But past experience has made you wary. You’ve tried restructuring, only to end up with an organization that looks different on paper but performs much as it did before.

We can help you move beyond a superficial reshuffling of boxes on a chart to a design that ensures the right fit among all the complex elements of the system needed to support your business strategy.  We will work with you to:

  • Conduct a diagnosis to identify design-related problems
  • Structure the design process from start-up through implementation
  • Identify the right people in your organization to drive the design work and implementation
  • Develop several design alternatives to ensure the executive team has thought through multiple options
  • Articulate the criteria and process to assess and choose among the options
  • Engage key stakeholders and support implementation through thoughtful communication
  • Conduct ongoing assessment

A design that makes only superficial changes is doomed to fail. But a design that addresses strategic demands and is implemented in ways that enhance performance can create and sustain value.

{endslide}

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *