مدیریت کتابداری

مدیریت کار پوشه

ارائه: ماندانا مکرم

جريان اطلاعات در سازمان ها به مثابه جريان خون در بدن حياتي است. اين درحاليست كه تنوع و پراكندگي اطلاعات سازماني عامل سردرگمي در تصميم گيري است. سازمان الكترونيك بريد با قابليت هاي زير بستري ايجاد مي كند تا انواع مختلف اين موارد اطلاعاتي از قبيل پيام ها، مكاتبات (وارده و صادره) و فعاليتها و كارهاي شخصي و سازماني كاربران از درون كارپوشه شخصي آنها قابل دسترسي، سازماندهي، مديريت و طبقه بندي باشد.

. پيام رساني:
حجم وسيعي از اطلاعات سازماني شامل تبادل يادداشتها، پيام ها، اسناد و مدارك، فرم ها و يا مكاتبات اداري است كه با تبادل آنها به روش دستي علاوه بر اين كه امكان از بين رفتن و گم شدن اين موارد كم نيست درضمن به دليل ثبت و ضبط نامناسب امكان دسترسي هاي بعدي و يا جستجوي آنها بسيار مشكل است. بخش پيام رساني كارپوشه با ارائه قابليتهاي متعدد، وظيفه سازماندهي و مديريت اين موارد را بر عهده دارد. با كمك اين مولفه مي توان ارتباطات كاربران را با يكديگر جهت تبادل اطلاعات مديريت نمود. جهت سهولت بيشتر در اين مولفه امكاناتي از قبيل ارسال پيام براي گروه ها(شخصي و عمومي)، امكان ارجاع گروهي پيام(چند پيام بهطور همزمانبراي يك نفر)، امكان تعريف عبارت هاي پركاربرد به منظور جلوگيري از تايپ متنهاي تكراري و سهولت استفاده مديران، امكان استفاده از قلم نوري جهت ارجاع پيام، امكان درج يادداشت براي پيام و… در سيستم تعبيه شده است.

. تحت وب:
بسياري از مديران ارشد بخش قابل توجهي از وقت خود را در سفرها و ماموريت هاي سازماني خود مي گذرانند، از طرفي ديگر گسترش روزافزون شبكه هاي ارتباطي از جمله اينترنت كه در تمامي نقاط دنيا و با سرعتي مناسب قابل دسترس است، باعث شده است تا بتوان با ارايه سيستم كارپوشه تحت وب ارتباط مديران با سازمان خود را در هر زمان و مكان برقرار نمود.

. كارپوشه همراه(Off Line):
حجم زياد عمليات روزانه بسياري از مديران، عامل شده كه زمان لازم براي رسيدگي به كارتابل در وقت اداري وجود نداشته باشد، از اينرو نياز است تا از اوقات غيرعملياتي مانند منزل، سفر، و موارد مشابه براي اينكار استفاده كنند. كارپوشه همراه علاوه براينكه اين نياز را مرتفع مي كند باعث مي شود تا از مشكلات كارتابل دستي از قبيل حجم فيزيكي بالاي كارتابل، گم و يا مخدوش شدن اسناد و…جلوگيري شود.

. مديريت نمابر:
امروزه در سازمانها تعداد زيادي دستگاههاي فكس وجود دارد كه هزينه خريد و تعمير و نگهداري بالايي را به سازمانها تحميل مي كند. با قابليت مديرت نمابري كه در سيستم سازمان الكترونيك وجود دارد سازمانها قادر خواهند بود تا اين دستگاهها را جمع آوري و نمابرها را به صورت اتوماتيك در سيستم اتوماسيون ثبت و به گردش درآورند.

. جايريزي اتوماتيك:
اگر تعامل كاربران با كارتابل خود را بررسي و تحليل نمائيم الگوهاي تكراري بسياري را مي توان پيدا كرد، بدين معني كه تحت يك شرايط خاص عمليات يكساني برروي عناصر ورودي به كارتابل صورت مي پذيرد. دركارپوشه بريد سرويسي فراهم شده است كه با تعريف اين شرايط، سيستم به طور خودكار عمليات تعريف شده مشخصي را بر روي عناصر ورودي كه داراي شرايط فوق باشند انجام دهد. بدين ترتيب بخش قابل توجهي از تعاملات كاربران را سيستم برعهده مي گيرد. اين قابليت زماني ارزش خود را بيشتر نشان مي دهد كه نحوه ثبت اطلاعات در قالب پيام ها در سازمان استاندارد شود به طوري كه بتوان شرايط جايريزي را دقيق تر و راحت تر تعريف كرد.

. تقويم، سررسيد و دفترچه تلفن:
هماهنگي، پيگيري وثبت و ضبط جلسات بخش مهمي از فعاليت هاي اداري سازمان را تشكيل مي دهد. سازماندهي و مديريت اين جلسات و قرارها در كارپوشه سازمان الكترونيك بريد فراهم شده است. اطلاعات تماسهاي مورد نياز افراد گوناگون چه به صورت عمومي براي همه كاربران و چه به صورت اختصاصي براي يك كاربر خاص در سيستم گنجاده شده است. جهت سهولت تنظيم چنين اموري توسط مسئولين دفاتر، امكان ارسال دعوت نامه براي شركت كنندگان در جلسه و به همراه آن ضمائم و دستور جسات براي مديران درنظر گرفته شده است كه اين مهم امكان مديريت جلسات، ديدن همزمان جلسات و هشدار در مورد جلسات تكراري و.. را براي كاربران فراهم مي كند.

. مديريت پوشه ها:
با راه اندازي مولفه پيام رساني حجم وسيعي از اين قبيل پيام ها و اسناد و مدارك ضميمه آنها در كارپوشه افراد تبادل مي شود. اين انباشت اطلاعات، دسترسي كاربران به اين موارد را با مشكلات زيادي مواجه مي كند. بااستفاده از قابليت مديريت پوشه ها، كاربران قادر خواهند بود اين پيامها را درپوشه هاي مختلف به شكل سلسله مراتبي طبقه بندي نمايند. جهت سهولت اين امر امكانات متنوعي جهت تغيير ساختار اين طبقه بندي فراهم شده است با تعبيه امكان به اشتراك گذاري اين پوشه ها دسترسي كاربران مختلف به اطلاعات كاربران ديگر به سادگي امكان پذير خواهد بود.

. پيام كوتاه(SMS):
امروزه گسترش روزافزون شبكه هاي موبايل و تلفن هاي همراه باعث شده است تا افراد در هر زمان و مكاني قابل دسترس باشند و از اينرو بتوان بسياري از اطلاعات مورد نياز افراد را در هركجا كه هستند و در هر زماني براي آنها ارسال نمود، در كارپوشه سازمان الكترونيك بريد اين امكان با استفاده از سرويسهاي شبكه مخابراتي كشور فراهم شده است تا بتوان به سادگي ارسال يك پيام در كارپوشه به افراد مورد نظر اطلاعات مورد نظر را به صورت SMS ارسال كرد.

. اطلاع رساني(Notification):
در رويكردهاي گذشته به سيستم ها كاربران با مراجعه به سيستم و انتخاب گزينه مورد نظرشان از وقوع رويدادهاي جديد مطلع مي شدند. در اين حالت كاربران مجبور بودند براي اطلاع از آخرين وضعيت خود به طور مداوم به سيستم مراجعه كنند. در كارپوشه سازمان الكترونيك بريد امكاني فراهم شده است تا به محض ورود اطلاعات جديد به كارتابل، فرا رسيدن زمان يك پيگيري و… سيستم به طوراتوماتيك كاربر را از وجود آن مطلع نمايد.

. قابليت توسعه:
با راه اندازي سيستم اتوماسيون در سازمانها عملا كارپوشه اين سيستم تبديل به يك ميزكار الكترونيكي براي اين افراد خواهد شد و از آنجايي كه طيف بسيار عمده اي از افراد سازمان كاربر سيستم اتوماسيون هستند فضاي مناسبي در سيستم كارپوشه جهت ارائه انواع سرويسها و اطلاعات مورد نياز به كاربران ايجاد خواهد شد. رويكرد زيرساخت محور در سازمان الكترونيك بريد و ارائه API هاي مناسب جهت افزايش سرويسهاي خاص مشتري در سيستم و يا استفاده از سرويسهاي سازمان الكترونيك در ساير سيستمها باعث شده است تا سازمانها بتوانند از فضاي مورد اشاره بهره برداري لازم را بنمايند

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *