خلاصه كتب مديريتي

كار زياد

خلاصه كتاب- تلخيص: عطيه اشرف حصاري- انتشارات قدياني- پيش گفتار: اگر شما هم يكي از ميليون ها نفري هستيد كه كارشان آن قدر زياد است كه وقت ندارند به خودشان برسند اين كتاب براي شماست . اين طرف و آن طرف توصيه هاي زيادي (كه اغلب واقع بينانه نيستند )براي اينكه چگونه كار عقب افتاده نداشته باشيد مي يابيد اما اينها نوشداروي بعد از مرگ سهراب است. 
مشكل شما اين است كه كار عقب افتاده داريد و تنها پرسشي كه پاسخش را نمي يابيد اين است كه “چه طور از شر اينها خلاص شوم؟” اين كتاب پاسخ همين پرسش را مي دهد . ايده آل اين است كه يك روز فارغ از كارهاي جاري به كارهاي عقب افتاده بپردازيد. پس نفس عميقي بكشيد و ترس را كنار بگذاريد.
هر چه بايد بدانيد در اين كتاب هست . حتي اگر يك ساعت وقت داريد با اين كتاب مي توانيد به كار خود سر و سامان ببخشيد. اين كتاب شما را براي برداشتن شش گام اصلي هدايت مي كند كه بتوانيد به سرعت به كار هاي عقب افتاده سر و سامان بدهيد.
فصل اول:  وقت ايجاد كنيد
ممكن است فكر كنيد كه اصلا وقت نداريد اما اگر دليل كاملاً موجهي پيدا شود حتما مي توانيد مقداري از وقتتان را آزاد كنيد. تصور كنيد مدير عامل مي خواهد تصميم نهايي را در مورد ارتقاي شما بگيرد و گفته است كه مي خواهد فردا اول وقت يك ساعت با شما صحبت كند. يا مهمترين مشتري به شما تلفن ميكند و ميگويد كه مي خواهند سفارش اخيرشان را دو برابر كنند اما لازم است كه فردا بعد از ظهر شخصاً به ملاقت مدير عامل شركت آنها برويد و صحبت كنيد. بي شك براي اغلب اين كارها حتي اگر به دردسر هم بيفتيد
مي توانيد وقت آزاد كنيد . خوب پس انجام كارهاي تلنبار شده اين قدر فوري فوتي يا اين قدر مهم نيست.
اما نكته اين است اگر واقعاً لازم باشد مي توانيد وقت پيدا كنيد.  فقط بايد تصميم بگيريد كه لازم است.
آزاد كردن وقت :
مي دانيد كه كار بايد انجام شود . تنها سوال اين است كه چگونه وقتش را پيدا كنيد؟ سعي كنيد حتي المقدور
يك روز كامل را آزاد كنيد و نگذاريد چيزي در كارتان وقفه اندازد:
•    از قبل تصميم بگيريد كه چه روزي را مي خواهيد صرف كار هاي عقب افتاده كنيد و در تقويمتان با حروف درشت يادداشت كنيد. اجازه ندهيد چيزي اين برنامه را عوض كند .
•    نام هر دوست، منشي يا هر كس ديگري را كه مي تواند كمكتان كند يادداشت كنيد . به همه بگوييد در آن روز به خصوص هيچ كار ديگري نخواهيد كرد. از منشي بخواهيد در آن روز هيچ تلفني را وصل نكند و هيچ قرار ملاقاتي براي آن روز نگذارد.
•    اگر مي توانيد آن روز در خانه بمانيد وكار ها را از خانه دنبال كنيد .
•    شب ها و روزهاي تعطيل براي كار شما مناسب نيستند ، چون اغلب در اين مواقع نمي توانيد با كساني كه لازم داريد تماس بگيريد يا كارهايي را كه بايد در ساعات اداري انجام شوند انجام دهيد.
ولي در اين ساعات مي توانيد بخش اول كار يعني ـ آماده سازي ـ را انجام دهيد .و با مجموعه از كارهايي كه بايد واگذار كنيد و مجموعه ديگري از كارهايي كه بايد خودتان انجام دهيد به سر كار برويد .
به اين ترتيب ، در محل كارتان وقت كمتري را صرف سر و سامان دادن كارهاي عقب افتاده خواهيد كرد.
•    تا اينجا توانستيد نظمي به كارهاي عقب افتاده بدهيد و بنا براين ، وقت انجام اين كارها را پيدا خواهيد كرد، به اين دليل ساده كه مجبوريد. هرچه كار را به تعويق بيندازيد بدتر ميشود.(اين چيزي بود كه مادرم در مورد مرتب كردن اتاقم مي گفت و اين جمله همان قدر كه ناراحتم ميكرد، درست بود.) پس در اين فصل سه گام اساسي داشتيم :
    وقت آزاد كنيد.
    به برنامه ايي كه ريختيد ، پايبند بمانيد .
    وقفه ها و مزاحمت هاي احتمالي را حذف كنيد.
فصل دوم: تعيين هدف
شايد انتظار اين يكي را نداشته ايد. در واقع ممكن است تعجب كنيد كه تعيين هدف در انجام حداكثر ممكن از كارهاي عقب افتاده ، چه نقشي ممكن است داشته باشد. تعيين هدف در اين كار نقش اسا‌سي دارد. ممكن است فقط چند ساعت براي انجام كارهاي عقب افتاده وقت داشته باشيد؛ ولي باز هم بايد پنچ دقيقه اول را به اين كار اختصاص دهيد. به آساني ممكن است در ميان انبوه جلسات هفتگي ، هزينه ها ، در خواست هاي اطلاعات ، فاكتورهايي كه بايد تأييد شود و بسياري چيزهاي ديگر ، فراموش كنيد كه كار اصلي شما چيز ديگري است : افزايش فروش ، افزايش رضايت مشتري ، تقويت روابط عمومي ، بهبود توليد يا هر چيز ديگري كه شركت شما را براي آن استخدام كرده است . پس هدف را به روشني تعيين كنيد. چند مثال :
•    حسابداري: تأمين سيستم هاي دقيق و مؤثر صورت حساب وپرداخت
•    توليد : افزايش بهره وري
•    توزيع: تأمين توزيع سريع و با كيفيت خوب با كمترين هزينه
•    بازاريابي: تأمين رضايت مشتريان و جلب مشتريان جديد
ممكن است در يكي از اين حوزه ها كار كنيد و احساس كنيد كه هسته اصلي كارتان كمي فرق دارد . خوب ، اينها فقط مثال اند. بدون تعيين هدف چنان چه بعد خواهيم ديد ، نمي توانيد كارها را اولويت بندي كنيد . مسلماً كاري كه مستقيماً به هدف شما مربوط مي شود ، مهم تر از كوهی از كارهاي نامرتبط با هدف است .
و تا وقتي كه هدفتان را نشناسيد، نخواهيد دانست كه هر كاري متعلق به كدام دسته است. پس هر چه قدر هم عجله داشته باشيد تعيين هدف گامي اساسي است .
فصل سوم: سازمان دهي كارها
اين مرحله در دراز مدت به شما كمك خواهد كرد. هم مي توانيد سريع تر به كارها رسيدگي كنيد و هم كارها را بهتر انجام خواهيد داد.
دو دليل براي اين مرحله وجود دارد:
    به لحاظ روانشناختي ، مشكل عمده در انجام كار هاي انباشته شده اين است كه ذهنتان با كوهي از كار مواجه مي شود ـ روي كاغذ، در كامپيوتر يا كارهايي كه در ذهنتان رژه می روند  ـ و انجام اين همه كار غير ممكن به نظر مي رسد . اما وقتي كه كارها را سازماندهي كنيد ، كنترل كارها را به دست مي گيريد و كوه كارهاي پيش رو را به شكلي كه براي ذهنتان قابل درك است، در مي آوريد. به اين ترتيب كل كار قابل انجام به نظر مي رسد و انگيزۀ مثبت خوبي خواهيد داشت .
    وقتي كار را به لحاظ منطقي مرتب مي كنيد ، مي توانيد مؤثر تر كار كنيد . اگر بدون هيچ نظم و ترتيبي شروع به كار كنيد ، سرنخ از دستتان در مي رود و فرصت كار منظم را از دست مي دهيد. مثلاً ممكن است يادداشتي روي ميزتان پيدا كنيد كه يادداشت ديگري را منتفي كند . اما اگر اول به يادداشت منتفي شده برسيد ، مطابق آن عمل مي كنيد و بعداً مي فهميد كه وقتتان را هدر داده ايد. پس سازمان دهي كار ممكن است باعث سرعت نهايي انجام كارها شود.
خوب ، چه طور بايد كارها را سازمان دهي كنيد؟
•    همه چيز را روي كاغذ بنويسيد : ـ بله روي كاغذ ـ كامپيوتر را فراموش كنيد ، چون بايد واقعاً چيز هايي را جا به جا كنيد . اول، همۀ كارهايي كه در ذهنتان ثبت شده اند بنويسيد. هر كدام را روي يك تكه كاغذ جداگانه بنويسيد، چون بعداً ممكن است ترتيبشان عوض شود . هر يادداشت يا نامۀ الكترونيكي يا هر چيز ديگري را مطابق آن عملي انجام دهيد ، روي كاغذ چاپ كنيد . همچنين ، قرارهاي مهمي را كه براي چند روز آينده در تقويمتان يادداشت كرده ايد ، بنويسيد.
•    گروهبندي: حالا بايد كاغذ ها را مرتب كنيد . نگرن نباشيد ؛ طولي نمي كشد . اكنون مي توانيد آسوده خاطر باشيد ، چون به جاي خوبي رسيده ايد : ايجاد نظم از درون آشوب. بايد براي هر كار اصلي كه در دست داريد ، يك دسته كاغذ داشته باشيد . ممكن است متوجه شويد كه بعضي از كار ها تا همين جا خود به خود مرتب شده اند . ممكن است يك دسته از يادداشت ها و كاغذ هاي مربوط به سخنراني هفتۀ بعدتان باشد كه هنوز هيچ كاري برايش نكرده ايد و يك پوشه اطلاعات مربوط به هزينه هايي است كه قبلاً بايد دور می ريخته ايد .
بايد براي هر پروژه يا كار مهم يك دسته كاغذ درست كنيد:
    يك دسته كاغذ براي شرح كار پست جديدتان در شركت .
    يك دسته كاغذ و يادداشت براي نمايشگاه ماه بعد.
    دستۀ نامه هايي كه بايد امضا كنيد.
    يك پوشه براي اطلاعات گزارشي كه بايد بنويسيد.
    يك دسته مربوط به تماس هاي تلفني كه بايد به آنها جواب بدهيد .
    همه چيز هايي كه بايد بايگاني شود.
    دستۀ مطالبي كه بايد بخوانيد.
    و چيز هايي شبيه اينها . شما بايد تصميم بگيريد كه چه گروه هايي را انتخاب كنيد. به هر حال ايدۀ كلي اين است.
•    مرتب كردن باقيمانده ها :
احتمالاً برايتان پيش آمده است كه بعضي چيزها در هيچ گروهي جا نگيرند . هر يك از اين چيزها يك كار مستقل است ، يا شايد هم چند تا از آنها به هم مربوط باشند ، ولي واقعاً يك گروه تشكيل نمي دهند . يا ممكن است اصلاً به درد نخور باشند : آمار قديمي ، نامه هايي كه ديگر موضوعيت ندارند ،  پس دو دسته ديگر هم لازم داريد :
    متفرقه : هر چيزي كه در هيچ دستۀ ديگر جا نگيرد در اين دسته می گذاريد . اما به اين ترتيب دسته اي داريد از هر چيزي كه نتوانسته ايد دسته بندي كنيد و اين چندان خوب نيست .
پس اين دسته ي متفرقه را هر چه مي توانيد كوچكتر كنيد . اگر ديديد كه اين دسته دارد خيلي بزرگ مي شود ، ممكن است بتوانيد گروه هاي جديدي تشكيل دهيد . فرض كنيد يادداشتي براي صحبت با يكي از كارمندانتان را كه زمانبندي كارها را رعايت نمي كند ، در اين دسته گذاشته ايد ، و همچنين ، نامۀ همكارتان براي معرفي سه نفر براي كمك در نمايشگاه هفتۀ آينده و در خواست يكي از كارمندانتان براي تغيير جايش ، به دليل سر و صداي زياد را هم در دستۀ متفرقه گذاشته ايد . اكنون مي توانيد گروه جديدي براي مسا ئل پرسنلي تشكيل دهيد.
    زوائد : از دور ريختن چيزهاي به درد نخور اجتناب نكنيد . اما به ياد داشته باشيد كه بعداً هم براي دور ريختن وقت هست .
پس اكنون وقت زيادي را صرف تصميم گيري در مورد دور ريختن يا نريختن يك يادداشت نكنيد . اگر مطمئن ايد كه مي توانيد آن را دور بريزيد كه فبها ؛ اما وقت صرف فكر كردن در اين باره نكنيد . فعلاً بهتر است هر چه سريع تر كارها را گروهبندي كنيد .
در انتهاي اين فرايند غير از دستۀ متفرقه و زوائد ده دوازده گروه مهم داريد و چند گروه كوچكتر و كم اهميت تر ، احتمالاً چيزي بين نيم تا يك ساعت وقت صرف كرده ايد تا به اين مرحله رسيده ايد . و اكنون احتمالاً حالتان كمي بهتر شده است .
تفكر زيركانه : اگر بخواهيد مي توانيد زوائد را فوراً در سطل زباله بريزيد . اما اگر اين دسته خيلي بزرگ است ، بهتر است آن را نگه داريد تا پيشرفتتان را پيش چشم داشته باشيد . اين محرك خوبي است و رضايت خاطر ناشي از كار را افزايش مي دهد . والبته باعث مي شود سريع تر كار كنيد.
•    يادداشت برداري :
اگر باز هم در آينده دچار اين وضعيتِ انبوهِ كاري انجام نشده ، شويد ( كه اميدوارم ديگر پيش نيايد ) بهتر است كارهاي عقب افتاده تان
به صورت يادداشت هايي روي تكه هاي مختلف كاغذ يا كاغذ هايي چسب دار نباشد . راه چاره آسان است . يك دفتر چۀ يادداشت همراه داشته باشيد و همۀ يادداشت ها را در آن بنويسيد . بايد هر فكري را كه در گوشۀ ذهنتان داريد ، در اين دفترچه يادداشت كنيد . چون دفترچه را مي توانيد در جيب خود حمل كنيد ، هميشه با شماست و از هر پنچ دقيقه وقتي كه داريد ، مي توانيد براي مرور بخشي از آن استفاده كنيد.
فصل چهارم : اولويت بندي
هنوز وقت شروع كار نيست . اول بايد تعيين كنيد كه كدام كارها مهم ترند . به هر حال دشمني به نام ساعت داريد و نمي توانيد همۀ كارها را فوراً انجام دهيد . مقداري از كارها را به بعد موكول كنيد . پس بايد مطمئن باشيد كه ترتيب انجام كارها درست است ؛ بايد براي كارهاي مهم وقت كا‌في بگذاريد و كارهاي فوري فوتي را به بعد موكول نكنيد . در اولويت بندي بايد دو جنبه را مد نظر داشته باشيد :
    اهميت
    فوريت
اهميت : در اينجا دانستن هدف كمك زيادي مي كند . هر گروه را جداگانه بررسي كنيد و با هدف اصلي خود بسنجيد ـ افزايش سود ، جلب رضايت مشتري ، يا هر چه هست . آيا كاري كه داريد بررسي مي كنيد ، مستقيماً به برآوردن هدفتان مربوط مي‌ شود ؟ كارها را با «الف» ، «ب» و «ج» علامت گذاري كنيد . كارهاي  «الف» آنهايي هستند كه براي رسيدن به هدفتان مهم اند و كارهاي «ج» آنهايي هستند كه مستقيماً ارتباط چنداني با هدفتان ندارند. اين پارامتر  را با بيان مثال روشن تر مي كنيم :
فرض كنيد مدير حسابداري هستيد. سه گروه كارهايي را كه بايد با هدفتان ـ تأ مين سيستم هاي دقيق و مؤثر صورت حساب و پرداخت ـ  بسنجيد بيان ميكنم . بايد متوجه شويد كه كدام مستقيماً به پيشبرد هدفتان كمك ميكند و كدام كمكي نميكند . به ياد داشته باشيد كه فعلاً به فوريت كار ها توجهي نداريم؛ بعداً به اين مسئله مي رسيم . مثلاً ممكن است تا دو هفتۀ ديگر نيازي به آماده كردن سخنراني نباشد ، اما وقتي كه زمانش برسد ، سخنراني بسيار مهم خواهد بود .
كمتر كسي پيدا مي شود كه در شغلش بيش از يك هدف داشته باشد . اين نادرتر از آن است كه ممكن است به نظر آيد ؛ هدف شما نسبتاً گسترده و نزديك به هدف بخشي است كه در آن كار مي كنيد .
گاهي به نظرتان مي رسد كه دو هدف دايد در حالي كه اين دو هدف واقعاً بخش هايي از يك هدف كلي ترند. در اين صورت احتمالاً شركت شما كارش را در دو بخش سازمان داده است و شما براي هر دو بخش ، مثلاً فروش و بازاريابي، كار مي كنيد.
گروه كارها         هدف    اهميت براي هدف
آماده كردن يك سخنر‌اني براي تشويق مديريت به سرمايه گذاري در يك نرم افزار جديد صورت حساب وپرداخت    تأمين سيستم هاي دقيق و مؤثر صورت حساب و پرداخت    الف
طرح انتقال به يك دفتر بزرگتر    همان هدف قبل    ج
طرح انتخاب يك مدير حسابداري جديد    همان هدف    ب
اكنون ميبينيد كه با گروه بندي كارها چقدر در وقت صرفه جويي كرده ايد . حالا به جاي اينكه اهميت صدها كار را تعيين كنيد فقط با ده دوازده كار سر و كار داريد . همۀ كارهاي يك گروه از اهميت يكساني برخوردارند.
فوريت : روشن است كه كارهاي فوري آنهايي هستند كه بايد هر چه زودتر انجام شوند . وقتي كارها را اولويت بندي مي كنيد بايد فوريت و اهميت كارها را جداگانه تعيين كنيد و گرنه گيج خواهيد شد. بعضي از كارها در مقايسه با هدفتان از درجۀ «ج» هستند اما مي دانيد كه بايد فوراً اين كارها را انجام دهيد.
پس مسئله فوريت گروه ها را جداگانه بررسي كنيد. مثلاً ممكن است ترتيب دادن انتقال به يك دفتر بزرگتر گرچه از درجۀ «ج» است ، كاري فوري باشد . اما نبايد وقت زيادي را به اين كارها اختصاص دهيم ( مگر اينكه مهم هم باشند) . كارهاي فوري كارهايي هستند كه بايد اول از همه از سر راه برشان داريم، فقط همين.
تفكر زيركانه : اگر نمي توانيد اهميت يك گروه از كارها را تعيين كنيد از خودتان بپرسيد اگر اين كارها انجام ندهيد چه مي شود؟ انجام نشدن اين كارها چه اثري بر سازمان دارد ؟ اگر اثرش مثلاً كاهش سود، افزايش هزينه ، يا تخريب روابط عمومي است ، درجۀ اين گروه «الف» است . اگر انجام نشدن اين كارها در دراز مدت اثر مهمي نمي گذارد درجۀ اين گروه «ج» است.
اولويت هاي شما :
اكنون بايد بتوانيد همۀ گروه ها را به ترتيب اولويت مرتب كنيد. كارهي خيلي فوري را بايد اول انجام دهيد ،
حتي اگر خيلي فوري نباشند . (البته اگر كار هم فوري و هم مهم باشد ، به خودي خود در بالاي فهرست قرار ميگيرند. و بعد كارهاي ديگر به ترتيب اهميت قرار ميگيرند:
    فوري و مهم
    فوري
    مهم (الف)
    مهم (ب)
    مهم(ج)
حتي اگر كم اهميت ترين كارها را هم بايد به موقع انجام دهيد، چون نهايتاً ـ در صورتي كه به موقع انجامشان ندهيد ـ تبديل به كار هاي فوري مي شوند و به اول فهرست مي پرند.
اما در واقع ـ و شايد حالا متوجه شده باشيد ـ اصلاً نبايد همۀ كارهاي عقب افتاده را همين حالا انجام دهيد.
اكنون فقط بايد تعداد كمي از كارها را انجام دهيد . بقيه را يا بايد كلاً كنار بگذاريد يا بعداً انجام دهيد.
كار اصلي اين است كه تصميم بگيريد كدام كارها را حالا انجام دهيد و بقيه را چگونه با يك برنامۀ زماني واقع بينانه سر و سامان دهيد. خاطرتان آسوده باشد.
فصل پنجم : انتخاب ها
اكنون كه مي دانيد گروه هاي كارهايتان را به چه ترتيبي بايد انجام دهيد، سرانجام زمان شروع كار فرا رسيده است! اول بايد كار هاي هر گروه را بررسي و آنها را به چهار رده تقسيم كنيد. هدف اين است كه تعيين كنيد كدام كارها را حتماً بايد همين حالا خودتان انجام دهيد و راه جايگزيني براي سر و سامان دادن به بقيۀ كارها پيدا كنيد. اينجا جايي ا‌ست كه واقعاً شروع مي كنيد به كاهش دادن حجم كارها ، تا حدي كه قابل انجام شوند  .  براي هر كار چهار گزينه پيش رو داريد:
    رهايش كنيد .
    واگذارش كنيد.
    به بعد موكولش كنيد.
    انجا‌مش دهيد.
كدام گزينه را انتخاب ميكنيد ؟
هر گروه را كه بررسي ميكنيد هر چه را كه در آن است مي توانيد در يكي از اين چهار رده قرار دهيد. بعداً در همين فصل ، واگذار كردن و به تعويق انداختن را با جزئيات بيشتري بررسي مي‌كنيم و در فصل بعد به انجام كارهايي مي‌پردازيم كه گريزي از آنها نيست . در اينجا مطا‌لبي را بيان مي‌كنيم كه براي رده بندي كارهاي هر گروه بايد بدانيد.
رها كردن : قبلاً يك مرحلۀ سريع دور ريختن را طي كرديد، اما اكنون بايد دقيق‌تر باشيد . در اينجا يك عالم كار داريد و نمي‌توانيد به كارهايي كه نيازي به آنها نداريد و حتي روي ميزتان جايي برايشان نداريد، بپردازيد.
پس اگر در مورد چيزي شك داريد ، دورش بيندازيد.
واگذاركردن:  واگذاركردن يك كار كاملاً تخصصي است فعلاً فقط بايد بدانيد چه كارهايي را واگذار كنيد ـ بعداً به چگونه واگذار كردن مي‌پردازيم  و پاسخ بسيار ساده است ـ آيا اين كار را حتماً بايد خودتان انجام دهيد؟ اگر نه ، كار را به كسي ديگر‌ي بسپريد چه فوري باشد چه نباشد . فقط يك تبصره هست: بعضي از كارها را اگر خودتان انجام دهيد كمتر وقت مي‌گيرند تا بخواهيد براي ديگري توضيح دهيد . اگر واگذاري درست انجام شود ، چنين چيزي پيش نمي‌آيد، اما وقتي داريد با حداكثر سرعت ممكن ميزتان را پاك سازي مي‌كنيد چند كار نه چندان وقت گير در دستۀ «‌انجام د‌هم » بيشتر باشد بهتر است تا در دستۀ «‌واگذار كنم ».
به بعد موكول كردن: باز هم بعداً به بررسي اين كارها خواهيم پرداخت . اما اساساً اگر كاري را حتماً بايد خودتان انجام دهيد و كاري فوري نيست، مي‌توانيد بعداً انجامش دهيد . كاملاً واضح است.
تفكر زيركانه : سعي نكنيد در مورد كارهاي مهم، صرفاً به دليل اهميتشان ، بلافاصله تصميم بگيريد . كارهايي را كه فوري نيست، مي‌توان كمي بيشتر در نوبت نگه داشت . به اين ترتيب ، وقت بيشتري خواهيد داشت تا تصميم درست‌تري بگيريد.
انجام دادن : هر چيزي را كه نمي‌توان دور ريخت ، واگذار كرد، يا به تعويق انداخت، بايد انجام داد. اما وقتي به انتهاي اين فرايندِ مرتب سازي مي‌رسيد، پوشۀ كارهايي كه بايد انجام دهيد به طور آرامش بخشي نسبت به كوهي كه يك ساعت پيش روبه‌رويتان بود كم حجم است.
براي وقتتان برنامه‌ريزي كنيد :
قبل از اينكه پيش تر برويد لازم است همۀ گروه‌‌ هايتان را مرور كنيد . و ببينيد كه كدام گرو ها حاوي
وقت گيرترين كارهايي است كه اكنون بايد انجام دهيد، قبل از شروع كار براي وقتتان برنامه ريزي كنيد . هم اهميت گروه را در نظر بگيريد و هم حجم تخميني كار گروه را. به ترتيب اولويتي كه براي گروه ها در نظر گرفته ايد كار كنيد. به اين ترتيب اگر اتفاق پيش‌بيني نشده‌اي رخ دهد و وقت كم بياوريد ، دست كم ، مهمترين كارها را انجام داده‌ايد. در اينجا چند راهنمايي براي تنظيم برنامۀ زماني، پس از تقسيم كارها به چهار رده ، بيان مي‌كنيم:
    اول كارهاي فوري را كه بايد واگذار شوند ، به ديگرن بسپاريد
    كارهايي را كه مي‌توان بعداً واگذار كرد مشخص كنيد تا بتوانيد وقتي آنها را به زير دستتان بدهيد كه شوك ناشي از ديدن آن همه كاري كه تازه دستش داده‌ايد ، رد شده باشد.
    براي فوري‌ترين كارهايتان برنامه ريزي كنيد ولي در صورتي كه اين كارها مهم نيستند وقت زيادي صرفشان نكنيد.
    ببينيد چند گروه و چقدر وقت داريد و مطابق با زمان ميانگين براي هر گروه برنامه ريزي كنيد.
    اكنون شايد لازم باشد وقت تخصيص داده شده به گروه ها را كم و زياد كنيد. وقت لازم براي گروه ها را طوري تعيين كنيد كه نهايتاً تعادل برقرار شود . البته اين تخصيص وقت بايد سريع انجام شود؛
فكر نمي‌كنم مايل باشيد يك بعد از ظهر كامل را صرف اين كار كنيد.
    به برنامه‌اي كه تنظيم مي‌كنيد ، پايند باشيد . اگر جلوتر از برنامه باشيد عيبي ندارد . اما سعي كنيد از برنامه عقب نيفتيد . حواستان به ساعت باشد تا مطمئن شويد كه مطابق برنامه پيش مي‌رويد.
ممكن ا‌ست برنامه ريزي براي وقتتان كار وقت‌گيري جلوه كند اما اين طور نيست . اين كار حداكثر پنچ دقيقه وقتتان را مي‌گيرد و در عوض برنامه اي در دست داريد كه تا آخر روز برايتان كار خواهد كرد.

واگذاركردن:
اگر کارمندانی دارید که حق دارید به آنها کار ارجاع کنید و اگر سرتان آن قدر شلوغ است که کارهایتان تلنبار می شوند مطمئناً در واگذار کردن کار به دیگران کوتاهی کرده اید .
در واقع، واگذار کردن کار، یکی از مهارت های مهم در مدیریت و نشانه ی خوب کار گروهی است . اگر یاد بگیرید که کارها را واگذار کنید کمتر احتمال دارد که با کار عقب افتاده مواجه شوید (یا دست کم ، این اتفاق بسیار کمتر می افتد).
امروزه سرعت کار در دنیای تجارت نوین چنان زیاد است که اگر کارها را تا آنجا که ممکن است واگذار نکنید حجم کار همچون باتلاقی خواهد شد که به سرعت در آن فرو خواهید رفت
درک واگذار کردن:
واگذار کردن اغلب سوء تعبیر می شود . واگذار کردن به معنی از سر باز کردن کارهای پیش پا افتاده‌ای که وقت انجامشان را ندارید ( یا از آنها خوشتان نمی آید ) نیست. این فقط ارجاع کار است ودر دراز مدت ارزشی ندارد. اما واگذار کردن کار نه تنها وقت شما را آزاد تر میکند تا به کار مهم مدیریت تیم بپردازید ، بلکه باعث افزایش مهارت های افراد تیم می شود و تیم به عنوان یک کل ، بازدهی بیشتری خواهد داشت.
پس کل فرایند واگذاری به معنی واگذاری مسئولیت کارها‌ست . به هر یک از اعضای تیم یک هدف با زمان ، هزینه وکیفیت مشخص بدهید و بگذارید خودشان تصمیم بگیرند که چگونه به این هدف برسند .
به این ، ترتیب اعضای تیم یاد می‌گیرند ، لذت دستیابی به یک نتیجه ی مثبت را می چشند و در عین حال حجم کار شما را کم می کنند . البته مسئولیت همچنان به عهده شما می ماند و اگر اشکالی پیش بیایدشما مسئول آن خواهید بود. البته نیمی از مهارت واگذار کردن این است که طوری این کار را انجام دهید که اشکالی پیش نیاید.
عده ایی از این می ترسند که با واگذار کردن بخشی از کار کنترل از دستشان خارج شود. اما فکر کنید که کنترل چه چیزی را از دست می دهید : جزئیات و ریزه کاری هایی که وقت زیادی از شما می گیرند .
همچنان کنترل کلی کاری که واگذار می کنید در دست شماست . و در عین حال می توانید به عقب باستید وتصویر بزرگ را ببینید . به این ترتیب می توانید موقعیت هایی راکه پیش می آید ببینید، مواردی را که باعث اتلاف وقت می شوند، تشخیص دهید ، از پیشرفت های کاری تیمتان حمایت کنید و رئیستان را تحت تأثیر قرار دهید.
مهارت های واگذار کردن :
در اینجا مراحل اصلی واگذاری موفق را بیان می کنیم .

•    کار را مرور وهدف را تعیین کنید :
آیا متوجه شده اید که تقریباً در همه‌ی مهارت های مدیریتی
اولین گام تعیین هدف است؟ این به این دلیل است که اگر ندانید به کجا می روید شانس رسیدنتان به مقصد کم می شود. هدف یک مقصد است وقتی مقصد را بشناسید می توانید مسیر را تعیین کنید، زمان لازم را تخمین بزنید تعیین کنید که میانبر یا راه جایگزینی وجود دارد یا نه، و تشخیص دهید که چه موقع به پایان راه رسیده اید . پس کار را با مشخص کردن کاری که باید انجام شود و تعیین یک هدف برای آن شروع کنید.
•    تصمیم بگیرید که کار را به چه کسی واگذار کنید :
هر کاری مناسب هر کسی نیست .  وقتی که با کمبود وقت مواجه هستید سعی کنید با واگذار کردن کار از کارمندانتان از آنها کار بکشید.
اگر می خواهید کسی تحقیقاتی یرایتان انجام دهد کسی را پیدا کنید که روشنمند و منظم کار کند و بتواند به راحتی با مردم ارتباط برقرار کند . این کار را نباید به کسی بسپارید که پر از ایده های خوب ولی شتابزده است.
چنین شخصی به خوبی می تواند کاری را راه اندازد ولی بعد می خواهد  با عجله به دنبال کار بعدی برود و حوصله تعمق در جزئیات را ندارد.
•    پارامتر های کار را تعیین کنید :
شما به شخصی که کار را به واگذار می کنید یک هدف
می دهید . در واقع به او می گویید که چه کاری را باید انجام دهد وچرا . اما او باید بیش از این بداند
باید بداند که چقدر وقت دارد ، چه اختیارا‌تی دارد (مثلاً برای گرفتن اطلاعات از دیگران ) و غیره.
•    کنترل کنید که فهمیده اند :
آنها را ترغیب کنید که در مورد کار با شما حرف بزنند تا مطمئن شوید که فهمیده اند دقیقاً می خواهند چه کار باید بکنند و چرا. می توانید ایده هایی به آنها پیشنهاد کنید ولی آنها را به راه باریکی که فقط به شیوه ی خودتان منتهی می شود نکشانید.
•    از آنها پشتیبانی کنید:
هر چه می توانید کمک کنید . راه را برای اینکه بتوانند از افراد بخش دیگری کمک بگیرند باز کنید. به آنها بگویید اطلاعاتی را که شما دارید و آنها ندارند کجا می توانند پیدا کنند؛اسنادی را که به دردشان می خورد در اختیارشان بگذارید.
•    پیشرفتشان را زیر نظر بگیرید :
اگر پروژه ای مهم وطولانی مدت در دست دارید ، جلساتی را ترتیب دهید تا پیشرفت کار را ضمن انجام آن ببینید .
•    عملکردشان را ارزیابی کنید : 
بعد از اتمام کار با کسانی که کار را انجام داده اند بنشینید و کارشان را ازیابی کنید . هر جا که شایسته است تشویقشان کنید و حتی اگر نتایج رضایت بخش نیست جنبه هایی از عملکردشان را بیابید که شایسته‌ی تقدیر باشند. مطمئن باشید که آنها و البته خودتان درس هایی که لازم بوده است ، از این تجربه آموخته‌اند . وبه یاد داشته باشید که مسئولیت نهایی هر شکست یا موفقیتی، با شماست.
پس واگذاری را وسیله ایی برای از سر باز کردن کار هایی که دوست ندارید یا وقتشان را ندارید، نبینید .
واگذاری در واقع فرصتی استثنایی است برای تجربه‌ی مهارت های مدیریتی در بسط  کار گروهی است .

به تعویق انداختن کار ها :
ممکن است به تعویق انداختن کارها در نگاه اول بد به نظر برسد. به هر حال، این هم نام دیگری است برای از سر باز کردن کارها، نه؟ و به علاوه ممکن است به نظر آید که اصلا دلیل اصلی گیر افتادنتان در وضع فعلی همین است.کار زیاد است و وقت کم، و شما هم کارها را همین طور بلاتکلیف گذاشته اید و تا حدی تلنبار شده اند که میزتان از زیر این همه کار انجام نشده پیدا نیست.
خوب،هم  بله هم نه. به تعویق انداختن نوعی از سرباز کردن ساختاری و سازمان یافته است که تفاوت زیادی با کاری که قبلا کرده اید،دارد. این به معنی از سرباز کردن کار هاست تا زمانی که وقت انجام دادنشان را داشته باشید – و در صورت لزوم، چنین وقتی را ایجاد کنید- نه اینکه کارهایتن را از سر باز کنید و اصلا انجامشان ندهید.
اکنون باید حجم بسیار کمتری از کارها را پیش رو داشته باشید، و این کارها هم منظم و مرتب اند. امیدوارم که اکنون احساس رضایت داشته باشید. همه کارهای باقیمانده آنهایی هستند که باید خودتان انجام دهید، دیگر نه دور ریختن در کار است و نه واگذار کردن. اما هنوز کارها در دو رده قرار دارند.آنهایی که می توان انجام شان را به بعد موکول کرد و آنهایی که باید همین امروز انجام شوند. اکنون به این می پردازیم که راه مناسب به تعویق انداختن کارها چیست و به کارهایی می پردازیم که اکنون باید انجام دهید.
به تعویق انداختن کارها،از سرباز کردن و بلاتکلیف گذاشتن کارها نیست،بلکه تخصیص دادن زمان مشخصی برای انجام دادن آنهاست. وقتی که زندگی با سرعت قطار سریع السیر پیش می رود،تقریبا هر کاری که برنامه ریزی نشده باشد،آن قدر میز یا مغزتان را اشغال می کند که سرانجام یک ضرب الاجل غیر منتظره شما را وادار به عمل به آنها در آخرین لحظات می کند. پس راه حل این است که برای هر کاری برنامه ریزی کنید. بله ، برای هر کاری.
در درازمدت، کلید سوار شدن بر کارها،این است که هر چیزی را در تقویمتان یادداشت کنید. ولی در حال حاضر احتمالا چندان علاقه ای به دراز مدت ندارید. فقط می خواهید این انبوه کار را تمام کنید.

واقع بین باشید:
برنامه ریزی برای زمانی که یافتنش غیر ممکن است،معنی ندارد. اگر واقع بینانه برنامه ریزی نکنید، احساس بدی خواهید داشت، کار انجام نخواهد شد و به جای اینکه بیشتر از حد معمول کار کنید، کارها بیشتر از حد معمول تلنبار خواهد شد و شما هم آشفته تر از همیشه خواهید بود.
پس روی اینکه سریع و هوشمندانه کار کنید، حساب باز کنید، ولی انتظار نداشته باشید که معجزه کنید و مثلا روزی سی ساعت کار کنید، یا چوب جادویی را تکان دهید یا جلسه شنبه صبح با رئیستان که همیشه ابدیتی طول می کشد، ده دقیقه ای تمام شود. اگر تقریبا مطمئن اید که این جلسه زودتر از ساعت یازده صبح تمام نمی شود، کاری را برای قبل از این ساعت برنامه ریزی نکنید. مگر اینکه بتوانید ضمن جلسه کار کنید.

محکم باشید:
اگر به برنامه ای که برای خودتان ریخته اید پایبند نباشید، کل این فرایند فقط هدر دادن وقت بوده است. اگر یک بار بلغزید،انگیزه تان را از دست می دهید و بیشتر خواهید لغزید. پس با خودتان جدی باشید..
می توانید کارهایی را که باید انجام دهید، الویت بندی کنید تا کارهای فوری را اول انجام دهید. در این صورت، اگر بحرانی روی دهد، فقط کارهای با فوریت کمتر تاخیر پیدا خواهند کرد. بین کارهایی که فوریت یکسان دارند، اول کارهای مهم تر را انجام دهید(باز هم به هدفتان توجه کنید)
پس به تعویق انداختن کارها به معنی کنار گذاشتنشان نیست. بلکه راهی است برای ایجاد وقت،تا همه کارها را با بازدهی خوب و در بهترین زمان انجام شوند. در این صورت،هرگز دوباره با این حجم کار عقب افتاده روبرو نخواهید شد.

انجام دادن:
وقتی که کارها را گروهبندی کردید و به ترتیب اولویت- مطابق برنامه زمان بندی-به سراغ آنها رفته اید،هرچه را که می شد دور ریخته اید،واگذار کردید یا به تعویق انداخته اید.اما هنوز هم در اکثر گروهها کارهایی باقی مانده است،اینها کارهایی هستند که حالا،یا تقریبا حالا،باید انجام دهید.(به بیان دیگر،اینها کارهایی هستند که باید خودتان انجام دهید و به تعویق هم نمی توانید بیندازید.)این کارها ممکن است شامل تماس های تلفنی،نوشتن نامه های الکترونیکی،خواندن بعضی مطالب،تصمیم گیری درباره چند موضوع،تٲیید  چند نوشته، امضای چند چک،و حل مسائل عملیاتی و پرسنلی باشند: انبانی از کارهای آسان وسخت،وقت گیر و سریع.
اساسا باید این کارها را با حداکثر سرعت و بازدهی مقدور انجام دهید و برای این کار باید وقفه های احتمالی را تا حد ممکن حذف کنید. در این جا چند نکته را برای تسریع این فرایند بیان می کنیم:

۱.نوشتن فهرست ها
ضمن پیشروی ممکن است متوجه شوید که لازم است فهرستی از کارهایی که باید انجام شود،تهیه کنید.
بعضی از دیدن یک فهرست طولانی وحشت می کنند-از این همه کاری که باید انجام شود. اگر می خواهید انگیزه روانی پیدا کنید،این چیزها را در بالای فهرستتان بگذارید:
    چیزی که از انجام دادنش لذت می برید.
    چیزی که واقعا سریع انجام شود.
    کاری که قبلا انجامش داده اید.
اگر در کنار هر کاری را که انجام می دهید،در فهرست علامت بزنید،تقریبا بلافاصله سه قلم اول فهرست علامت خواهد خورد. این باعث می شود احساس کنید که خیلی سریع پیش می روید.

۲.تصمیم گیری
بیشتر کارهایی که باید انجام دهید مشکل نیستند،فقط باید به سر وقتشان بروید-همان طور که اکنون عمل کرده اید.اما یک نوع کار هست که اکثر مدیران وقتی که با کمبود مواجه می شوند،روی میزشان را می پوشاند و آن هم کاری است که نیاز به تصمیم گیری داشته باشد.کتاب دیگری از همین مجموعه با نام تفکر سریع مدیر:تصمیم گیری به شما کمک می کند که از تلنبار شدن این نوع کارها اجتناب کنید.
هدف فعلی شما این است که کهرهای عقب افتاده را جمع و جور کنید.فعلا وقت گرفتن تصمیم های مهم،مانند اینکه کسی را اخراج کنید،نیست.اگر لازم باشد که چنین تصمیم هایی گرفته شود﴿و بعید است که شما به تنهایی چنین تصمیمی بگیرید﴾زمانی را تعیین کنید که بعدا این کار را انجام دهید.
توانایی تصمیم گیری خوب و سریع یکی از نشانه های مدیران موفق است.
در اینجا چند نکته کلیدی را بیان می کنم که در گرفتن تصمیم های دشوارتری که میان کاغذهای جمع شده روی میزتان پیدا کنید،کمکتان خواهند کرد:
    آیا شما باید چنین تصمیمی بگیرید؟گاهی تصمیم گیری ها را بلاتکلیف رها می کنیم چون می دانیم که کس دیگری باید این تصمیم را بگیرد،یا می دانیم که اصلا فرض مسئله به کلی نادرست است.مثلا چطور می توانید تصمیم بگیرید که کدام پیشنهاد را برای تبلیغ محصول جدید بپذیرید،در حالی که اصلا شک دارید که این محصول جدید باید ارائه شود یا نه.گاهی به این دلیل تصمیم نمی گیریم که می دانیم اطلاعات کافی برای قضاوت در مورد آن در اختیار نداریم.
خوب پس راه حل چیست؟ تصمیم گیری را به کس دیگری ارجاع دهید ، در مورد تردیدتان برای ارائه محصول جدید با دیگران صحبت کنید ، یا اطلاعات بیشتری بخواهید وبعد تتصمیم گیری کنید .
    هدفتان چیست؟باز هم تعین هدف؟بله،همین طور است.هدف اصلی در این تصمیم گیری چیست؟یعنی با این تصمیم گیری به چه چیزی خواهید رسید؟مثلا ممکن است هدفتان این باشد که در حد مقدور،حقوقی به کارمندانتان پرداخت کنید که ارزش کاری را که انجام می دهند،نشان دهد و محرکی باشد که آنها هرچه بهتر کار کنند.اگر ندانید به چه هدفی می خواهید برسید،نمی توانیم تصمیم درست بگیریم.
    همه داده هایی را که می توانید جمع آوری کنید.همان طور که قبلا گفتیم،ممکن است به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشید.وقتی که زمان تصمیم گیری فرا می رسد،مطمئن باشید که همه داده های مربوط را در دست دارید.
    تصمیمی نگیرید که نتوانید به آن عمل کنید،هر گزینه ای که عملی نیست کنار بگذارید.
تصمیم به ایجاد پارکینگ در محوطه ی کارخانه در حالی که در این محوطه جایی وجود ندارد که بدون هزینه سنگین بتوان تسطیح کرد و چنین هزینه ای در بودجه در نظر گرفته نشده ، بی معنی است.
    وقتی که لازم نیست بر تصمیم گیری پافشاری نکنید.لزومی ندارد که چون می خواهید همه کارهای عقب افتاده را جمع و جور کنید،هر تصمیم را همین حالا انجام دهید. اما اگر این تصمیم فوریت ندارد و احساس می کنید با گذشت زمان اطلاعات بیشتری به دست خواهید آورد،لزومی ندارد که این تصمیم گیری را فقط برای اینکه میزتان خالی شود انجام دهید.
تفکر زیرکانه: چرا با شخص دیگری مشورت نکنید ؟ ممکن است یکی از دوستانتان فرایند تصمیم گیری مشابهی را پشت سر گذاشته باشد . یا ممکن است بیش از شما در این زمینه تجربه داشته باشد. لزومی ندارد که راهنمایی دیگران را مستقیماً اعمال کنید ولی می توانید از آن در تصمیم گیری استفاده کنید.
    وقتی که باید تصمیم گیری کنید،تصمیم بگیرید.اگر تصمیمی باید همین حالا گرفته شود،باید یاد بگیرید که این کار را بکنید.ممکن است هیچ وقت همه اطلاعاتی را که برای تصمیم گیری صد در صد درست لازم دارید،به دست نیاورید،ولی سرعت هم مهم است.تصمیم کاملا درستی که دیر گرفته شود،ممکن است بدتر از تصمیمی باشد که به موقع گرفته شده ولی کاملا درست نیست.یکی از بزرگترین موانع در تصمیم گیری موفق،تمایل به مقایسه فواید و مضرات است.اما مدیر پویا یاد بگیرد که بگوید«بس است».اگر تصمیمی هرچند ناقص گرفته شود،بهتراز آن است که تصمیمی گرفته نشود.گاهی هر گزینه ای اشکالاتی دارد،ولی به هر حال یکی از این گزینه ها را باید انتخاب کرد.
    به تصمیمی که می گیرید پا‌یبند باشید.وقتی که تصمیم گرفتید،باید به آن بچسبید.و دیگران هم باید ببینند که شما به این تصمیم پایبندید.اگر کارمندتان به این تصمیم شما که حقوق او را افزایش ندهید اعتراض دارد،تصمیم خود را عوض نکنید.اگر تصمیم  ـ ـ تان درست است،می توانید کمی نرمش به خرج دهید،ولی تحت تاثیر دیگران تصمیم هایتان را زود به زود عوض نکنید.
    تصمیمتان را به دیگران بقبولانید . تصمیم های درست همیشه تصمیم های مورد علاقه
دیگران نیستند. پس آماده باشید که به دیگران بقبولانید که حتی اگر این تصمیم باب میلشان
نیست ، تصمیم درستی است.
با این راهنمایی ها احتمالا به آسانی می توانید تصمیم گیری هایی را که روی میزتان را پر کرده اند،انجام دهید.و در این فرایند،یکی از مهارتهای مدیریتی را تمرین می کنید.

۳.خواندن
یکی از زجر آورترین کارهایی که در اغلب کارهای عقب افتاده وجود دارد،چیزهایی است که باید خوانده شوند،گزارش ها،پیشنهادها،اسناد تحقیقاتی،نشریات گزارش جلساتی که در آن نبودید و مانند اینها.چه طور می توان همه اینها را در همین چند ساعت وقتی که دارید خواند؟نمی توانید-قبول کنید.
دو گزینه هست.یکی از آنها در دراز مدت یاد گرفتن تند خوانی است.گزینه دوم این است که فقط چیزهایی که لازم است بخوانید. لازم نیست هر سندی را که روی میزتان گذاشته اند،کلمه به کلمه بخوانید.

انجام کارهای عقب افتاده در یک ساعت
ترتیبی داده اید که یک ساعت وقت آزاد پیدا کنید کارهای تلنبار شده چند هفته یا حتی چند ماه را انجام دهید.مسلما شغل شما از آن شغل هایی است که در آنها سرعت زندگی بیشتر از سرعت شماست.آیا واقعا می توانید همه این کارها را ظرف یک ساعت از سر راهتان بردارید.روشن است که نمی توانید. پس چرا عنوان این بخش را«انجام کارهای عقب افتاده در یک ساعت» گذاشته ایم.
پاسخ این است که اگرچه نمی توانیداین همه کار را در مدت یک ساعت انجام دهید،ولی می توانید زمینه انجام آنها را آماده کنید. و این تنها چیزی است که لازم دارید. خوب چگونه باید این کار را کرد؟
    فعلا درباره کارهای اضطراری حتی فکر هم نکنید-آنها را هم مطابق همان شیوه ای که در مورد بقیه کارها به کار خواهید برد،انجام می دهید.بعد از این حمله برق آسا یک ساعته،به شیوه معمول آنها را سروسامان دهید.
    بخش تعویق انداختن کارها را بخوانید.
    بخش یک را درباره ایجاد وقت بخوانید.نترسید،فعلا فقط باید همبن دو بخش را بخوانید.
    بر اساس آنچه در این دو بخش می خوانید،هرچه زودتر یک ساعت وقت آزاد کنید-قبل از خواب وقت مناسبی است و همه این کتاب را بخوانید.
    اکنون طوری برنامه ریزی کنید که دست کم نصف روز،ترجیحا یک روز کامل،را صرف عمل کردن به محتوای این کتاب کنید.حتما این وقت را طی هفت روز آینده به این کارها اختصاص دهید.ممکن است ترجیح دهید در این یک هفته هر روز یک ساعت زودتر از معمول کار را شروع کنید(البته می دانم که وقت خوابیده هم ندارید)یا اینکه یک روز عصر را به این کار اختصاص دهید.
اگر از این یک ساعت،وقتی اضافه آمد،با خیال راحت بنشینید و استراحت کنید،یا همین حالا خواندن کتاب را شروع کنید. احتمالا تا آخر امروز کارهای عقب افتاده شما جمع و جور نمی شود،ولی کار را به طور اساسی شروع می کنید و با استفاده از رهنمودهای تفکر سریع،تا پایان هفته راحت خواهید شد. پس خیالتان آسوده باشد.