مدیریت رفتار

تعلل: سندرم فردا

مقدمه:
در قرن 21 به دليل تنوع گسترده محيط و تغييرات مداوم، مديريت موثر فردي و سازماني با چالشهاي فراواني روبه رو شده است. در چنين شرايطي سرعت عمل، نقش تعيين کننده اي در کارايي و اثربخشي فردي و سازماني يافته است. بزرگنمايي که گاه يک ثانيه زودتر کليک کردن بر موس، سرنوشت افراد و سازمانها را تغيير مي دهد و لحظه ايغفلت و اهمالکاري صدمات بسياري بر آنها وارد مي سازد. بنابراين به نظر مي رسد استفاده درست از زمان و انجام کارها در موعد مقرر، يک الزام فردي و سازماني است؛ مطلب مهمي که در بسياري از زمانها فراموش مي شود و اثرهاي نامطلوب بر جاي مي‌گذارد.

بسياري از افراد از تعلل و اهمالكاري رنج مي برند. کافي است با ديدي واقع بينانه، عملکرد روزانه خود را مورد ارزيابي قرار دهيم تا دريابيم که بسياري از ما نيز از تعلل و اهمالکاري خود صدمه مي بينيم. اين مشكل تنها مختص افراد خاصي نيست، بلکه شخصيت هاي بنامي، مانند: لئوناردو داوينچي (نقاش) سنت آگوستين (فيلسوف) داگلاس آدامز (نويسنده) و ساموئل تايلور (شاعر) نيز به اهمالکاري مشهور بوده اند. تعلل تقريباً هميشه عوارض منفي بر بهره‌وري و بهزيستي افراد بر جا مي گذارد. اگر چه هر کسي به گونه خاص اهمالکاري مي‌کند ولي بهترين تعريف تعلل مي تواند اين باشد: به تأخير انداختن انجام كار، بدون هيچ دليل موجه. (Dubrin, 2004;Ellis & Knaus,2002) بررسي‌هاي انجام شده، نشان مي دهند كه تعلل براي 15 تا 20 درصد افراد هميشگي و به عنوان يك مشكل مطرح است. (Steel,2003) بر همين اساس لازم است اين مشكل موشکافي شده، علل آن شناسايي و راه حلهاي بهينه براي كاهش آن ارائه شود.

تعريف
واژه لاتين تعلل، مرکب از دو کلمه «پرو» و «کـراسينوس» از ريشــه لاتين procrastinare به معني «به تعويق انداختن تا صبح « است. اين واژه معادل اهمالکاري، سهل انگاري، به تعويق انداختن و اين دست و آن دست کردن مي باشد (اليس و نال، 1382). تعريف واحد پذيرفته شده اي درباره تعلل وجود ندارد و هر يک از صاحبنظران از منظر خود به اين موضوع نگريسته، تعريفي از آن ارائه کرده است. در ادامه به برخي از اين تعريفها اشاره مي‌شود:
تعلل به تأخير انداختن و جايگزين کردن تکاليف ضروري با انجام فعاليت هاي غير ضروري ديگر است. اليس و كنوس، تعلل را تمايل به اجتناب از فعاليت، واگذار كردن انجام کار به آينده و استفاده از پوزش خواهي براي توجيه تأخير در انجام فعاليت تعريف كرده اند. (Ellis & Knaus,2002) استيل، تعلل را عقب انداختن انجام عملي به دليل ناخوشايندي و ملال آوري آن تعريف مي کند. (Steel,2003) از نظر فراري و تيس نيز تعلل مبين تأخير در آغاز يا ادامه کار است. (Ferrari & Tice,2000) در مجموع، تعلل به آينده محول کردن کاري است که تصميم به اجراي آن گرفته ايم که به هر دليل منطقي يا غير منطقي از زير بار انجام آن شانه خالي مي کنيم. به همين دليل اغلب اهمالکاريها با رنج و ناراحتي روان شناختي همراه است.
تعلل دزد زمان توصيف مي شود. حتي به اعتقاد برخي افراد، تعلل سارق زندگي است (دوبينز و پتمن، 1998). تعلل در اصل، مبين نبود خود مديريتي است، بدين معني که فرد وقت خود را از راه انجام کارهاي بي فايده مي دزد؛ اما هنگام مرگ، حاضر است به هر بهايي زمان را خريداري کند، تا لحظه اي بيشتر زنده بماند.
برخي تعلل را به اشتباه معادل تنبلي مي دانند، در حاليکه اين دو با هم تفاوت دارند؛ زيرا در تنبلي فرد خودش ميلي براي انجام کار ندارد، در حالي که در تعلل فرد غالبا کاري را انجام مي دهد و خودش را مشغول نگه مي دارد تا از انجام تکليفي که بايد در آن زمان انجام شود و اولويت دارد، اجتناب کند.
تعلل معمولا در سه حوزه اصلي صورت مي گيرد (Neenan,2008) :
رسيدگي يا محافظت شخصي: شامل تأخير در کارهاي مرتبط با سلامتي، نظافت شخصي، کارهاي منزل، امور مالي، رسيدگي شخصي و نگهداراي از اموال است.
خود-شکوفايي يا رشد خود: شامل تأخير در امور مرتبط با شغل و فرصت‌هاي اجتماعي، علائق فردي، پيشرفت آموزشي و يافتن همسر را شامل مي‌شود.
احترام گذاشتن و پايبندي به تعهداتي که نسبت به ديگران داريم: به گونه‌اي که اميدواريم قولهايي که به آنها داده ايم فراموش کنند و پذيرفتن قول هايي که پيشتر داده ايم، اکنون آزار دهنده است.

علائم و ريشه هاي تعلل
تعلل يک روش رفتاري است که فرد آن را پيش مي گيرد، تا خودش را از تجربه کردن حالت‌هاي هيجاني ناخوشايند، مثل ناراحتي هاي شديد در امان بدارد، زيرا اگر فرد کار خسته کننده اي را شروع کند، آرزو دارد که اي کاش اين کار را هيچگاه آغاز نمي کرد.
تعلل که آن را سندرم فردا نيز ناميده اند، داراي علائم و نشانه هايي به اين شرح است:
الف) رفتار وقت کشي و هدر دادن وقت،
ب) احساس غرق شدن در مسئوليت ها،
ج) ناتواني در رسيدن به هدفهاي مهم زندگي،
د) انجام کارها با سرعت زياد، در آخرين دقايق،
ه) خيالبافي و آرزو به جاي انجام کارها،
و) نداشتن برنامه ريزي مداوم براي زندگي،
ز) دادن شعارهايي که هيچ گاه انجام نمي‌شوند (آتش پور و اميري، 1378).

متخصصان، علل مختلفي را براي تعلل و اهمالکاري بر شمرده اند که از جمله آنها مي توان به اين موارد اشاره کرد: ترس از موفقيت، ترس از شكست، رفتارهاي خودشكن (رفتارهاي آگاهانه يا ناآگاهانه‌اي كه منجر به شكست و ناكامي فرد مي‌شوند)، نداشتن انگيزه براي انجام كار (پاداش)، ايجاد استرس براي انجام كارها در دقيقه نود (برخي از افراد، در فشار بهتر كار مي كنند و عملكرد بالاتري دارند)، سختي کار، نبود دانش و مهارت مورد نياز براي انجام کار. (Dubrin,2004)
همچنين، مواردي مثل کمالگرايي، پايين بودن سطح تحمل و توانايي در برابر مشکلات و احساس خودکم بيني را نيز جزء ريشه هاي اهمالکاري مي دانند (اليس و نال، 1382). علاوه بر اين بسياري از اهمالکاري ها نتيجه لذت‌جويي آني، کم طاقتي و ترجيح دادن تقويت کننده هاي کوتاه مدت به بلند مدت است. به نظر مي‌رسد که ضعف در خويشتن داري ويژگي غير قابل تعجب بشر است بطوري که از موقعيت هاي دشوار اجتناب مي کند زيرا به راحتي با لذت هاي فوري اغواء مي‌گردد.
از سويي ديگر در وراي رفتارهاي اهمالکارانه يکسري افکار و توجيه ها نظير موارد زير وجود دارد: «لازم است قبل از انجام اين کار بيشتر بررسي کنم»، «اگر چيزي بخورم انرژي بيشتري براي انجام کار پيدا مي کنم.»، «بايد به مغزم استراحت بدهم، اينطوري مي توانم شروع بهتري داشته باشم.»، «دفعه قبلي که کاري شبيه اين داشتم، زمان زيادي صرف آن نکردم، بنابراين هنوز وقت دارم»،«کار را فعلا انجام نمي دهم به خاطر اينکه بعدا که وقت بيشتري دارم، آن را بهتر انجام مي دهم.»
ديدگاههاي مرتبط با تعلل در يك طيف خوشبينانه تا بدبينانه قرار دارند. ديدگاههاي خوشبينانه بر اين اساسند كه خصوصياتي چون رفتار، شناخت و انگيزش عامل مهم بروز تعلل هستند درحالي كه ديدگاههاي بدبينانه، تعلل را نوعي عادت يا اختلال شخصيتي مي دانند که نيازمند مداخلات روانشناختي است.

چرا بايد بر تعلل غلبه کنيم؟
انجام دادن کارها در دقايق آخر، تقريبا توانايي فرد را براي انجام درست آن کار کاهش مي دهد.
اهمالکاران هيچگاه کار مطلوب يا ضروري را انجام نمي دهند (آنها آن قدر منتظر يا معطل مي کنند که دير مي‌شود).
اهمالکاري موجب افزايش استرس و کاهش بهزيستي و اعتماد به نفس است.
فشارهاي دقايق90 (آخر) ايجاد استرس مي کند.
تأخير هاي روزانه در کارهاي مطلوب يا ضروري منجر به نگراني هاي مزمن مي‌شود.
دانستن اين مسئله که با وجود اين هنوز هم بايد کار را انجام دهيم، باعث مي‌شود از زمان حالمان لذت نبريم.
دانستن اينکه شما خودتان به عمد کاري را انجام نداده ايد و باعث آن خودتان هستيد، به اعتماد به نفستان صدمه مي زند.
علاوه بر اين، غلبه بر تعلل، مزايايي دارد و موجب بروز حالتهايي در فرد مي شود که وي را براي ادامه کار و فعاليت بر مي انگيزد. برخي از اين حالت‌ها عبارتند از: آسودگي خيال، احساس خوشايند قدرت و کنترل اوضاع در فرد ( فرد از اينکه بالاخره از پس کار برمي آيد به خود مي بالد)، احساس رها شدن و آزادگي، احساس شايستگي، احساس سبکبالي و پايان يافتن استرسها.

بهاي تعلل
تعلل با افسردگي، احساس گناه، اضطراب، روان رنجوري، تفکرات غير منطقي، فريب دادن ديگران و اعتماد به نفس پايين ارتباط دارد. در نتيجه باعث مي شود فرد به توان بالقوه اش دست پيدا نکند و در نهايت مي تواند به يک بيماري روان شناختي ناتوان کننده تبديل شود. (Neenan,2008) گاه اين عارضه باعث مي‌شود فرد نتواند بين کارهاي ضروري و اولويتها از کارهاي کم اهميت، تمايز قائل شود.
شخص اهمال‏کار به چند عارضه مبتلا خواهد شد که برخي از آن‏ها عبارتند از:
افسردگي، اين بيماري خود گواه و نشانه اين است که اهمال‏کار مي‏خواهد خود را از رنج اهمال‏کاري نجات دهد. افسردگي داراي نشانه‏هايي، مانند: خستگي، سر دردهاي شديد، بي‏خوابي، فشارخون و زخم معده است. لازم به يادآوري است تا هنگامي که اهمال‏کاري به گونه اعتياد در نيامده، افسردگي ناشي از آن درمان‏پذير است، اما هنگامي که اهمال‏کاري عادت شد، درمان آن بسيار دشوار خواهد بود.
وحشت‏زدگي دروني، دلهره و احساس ترس هاي دروني،
بي کنترلي و بي نظمي،
گيجي و حواس پرتي،
فراموشي و بي توجهي.

راهکارها و درمان
براي غلبه بر تعلل چهار مرحله اساسي مطرح شده است:
1) آگاهي شخص از رفتارهاي اهمالکارانه؛
2) ايجاد رفتارهاي هدف مدار براي انجام تکاليفي که از آنها اجتناب شده است؛
3) تعهد به تحمل ناراحتي هاي کوتاه مدت به منظور رسيدن به دستاوردهاي بلند مدت؛
4) مداومت در حفظ نگرش ضد اهمالکارانه؛

براي غلبه بر اهمالکاري، بايد به اين نکات توجه کنيد(Dubrin,2004) :
– هزينه هاي اهمال كاري و تعلل خود را محاسبه كنيد.
– به مزاياي اتمام کار (براي خودتان و ديگران) بينديشيد.
– عوامل اصلي و فرعي اهمالکاري خود را تشخيص دهيد و در صدد چاره جويي آن بر آييد.
– خود را توانا بدانيد و به ناتواني هاي خود فکر نکنيد.
– در برابر عادتهاي نادرست و زشت خود مقاومت کنيد و آنها را تغيير دهيد.
– تحمل داشته باشيد. با مشکلات بجنگيد و عوامل اهمالکاري را از وجود خود بزداييد.
– ممکن است بعد از هر ترک عادتي، دوباره به آن بازگشت کنيد. البته ترسي از اين مسئله نداشته باشيد ولي در نهايت کوشش کنيد که مقهور آن نشويد.
– به كارهاي خود شتاب دهيد. با استفاده از مشخص كردن زمان مشخص براي انجام كار، انجام كارهايي كه مطلوبتر و ساده تر است، شروع آهسته و آرام فعاليتهايي كه برايتان ناخوشايند است (لابه لاي كارهاي خود 5 دقيقه به انجام کار هاي ناخوشايند اختصاص دهيد تا كم كم عادت كنيد).
– از مهارت هاي مديريت زمان استفاده کنيد.
– از محرک‌ها و تقويت كننده رفتار براي خود استفاده كنيد.
– خود را در برابر ديگران متعهد سازيد.
– كار را به بخشهاي كوچكتر قابل انجام، تقسيم بندي كنيد.
– براي انجام کارهايتان از ديگران کمک بگيريد.
– از کمالگرايي افراطي دوري کنيد.

نتيجه گيری
تعلل، بخشي جدا ناپذير از سرشت آدمي است که هيچ کس آن را دوست ندارد؛ اما با پيامدها و عوارض
منفي آن، در زندگي فردي و سازماني دست به گريبان است (کندال، 2006). زيرا سعي هرکس بر اين است که از زندگي لذت ببرد. انسان نيازمند خلق شده و براي ارضاي نياز هاي خود ناچار از کوشش و مجاهدت است. هر گاه فرد کمبودي در زندگي احساس كند، به طور طبيعي به تلاش بر مي خيزد و در سايه تلاش، به آرامش دست مي يابد. زمان كنوني در اختيار افراد است و آينده بر اساس حال ساخته مي شود، پس نبايد تعلل کرد. اين نکته گفتني است که اين سندرم مسري است و از حالتي به‏حالت ديگر و از انساني به انسان ديگر و از فرد به سازمان و از سازمان به سازمان ديگر و جامعه سرايت مي‏کند. بنابراين، بايد به تأثير و تأثرات آن توجه جدي داشت؛ چرا که مي‏تواند به خانواده، سازمان، جامعه، ملت و فرهنگ يک کشور آسيب رساند. از ديدگاه سازماني، تعلل، دشمن سازمان و مانع رشد بهره وري و خلاقيت است. براي پيشگيري و درمان تعلل بايد 1) بدانيم که چه عواملي باعث ايجاد و حفظ آن رفتارهاي اهمالکارانه مي شوند. 2) براي غلبه بر آنها چه چيزي نياز است که انجام بدهيم. علاوه بر اين بهتر است از افزودن کارهاي جديد به فهرست کارهايمان خودداري کنيم، چرا که کار اضافه فقط استرس را زيادتر مي‌کند، تمرکزمان را از بين مي برد و ما را به سمت تعلل بيشتر مي‌كشاند. همچنين مي‌توانيم انجام امور کم اهميت و ناخوشايند را به ديگران واگذار کنيم و خود فعاليتهاي مهمتر را انجام دهيم(Ross,2008) .
تعلل عوارض منفي و نامطلوبي در سازمان بر جاي مي گذارد که کاهش بهره وري، نارضايتي و معطلي مراجعان، کاهش انگيزه کارکنان و افزايش غيبت و جابه جايي از جمله آنهاست (هنک، 2006). تعلل در پاسخ به مشتري، يعني از دست دادن مشتري؛ تعلل در تعمير و نگهداري ماشين آلات، يعني خرابي آنها و توقف خط توليد؛ تعلل در يادگيري و آموزش، يعني فراموشي و از دست دادن استانداردهاي کاري و عملياتي؛ تعلل در استفاده از فرصت ها، يعني از دست دادن بازار رقابت؛ و تعلل در انجام تغيير، يعني کاهش احتمال ماندگاري. کارکنان و مديران موفق با تمرين و تلاش اين عادت را از خود دور کرده اند. مديران عمل گرا بسيار سريع رشد مي کنند زيرا سعي ندارند انجام کاري را به بهانه هاي مختلف به تعويق بيندازند، بلکه همواره مي کوشند بهانه هايي را بيابند تا کاري را عملي سازند. اگر کارکنان کارها را به تعويق مي‌اندازند، پيش از خرده گيري به آنها، بايد چگونگي مديريت را مورد بازنگري قرار داد. شايد انگيزه لازم براي آنها ايجاد نمي شود و يا شايد توقعات مدير براي کارمندان، واضح و مشخص نيست. آخرين مشکل که حتما بايد مورد توجه قرار گيرد، نداشتن برنامه کاري روزانه و هفتگي براي مدير و کارمندان است. بسياري از مردم هنگامي كه صبح از خواب بيدار مي شوند و مي‌خواهند به سر کار بروند، نمي دانند چه کاري بايد انجام دهند و منتظرند تا وقايع و اتفاقات، روز کاري را شکل دهد و اين يک فاجعه است. کسي که برنامه روزانه خود را نداند، انگيزه بسيار کمي براي رفتن به محل کار خواهد داشت.

منابع:

1. آتش پور، سيد حميد و اميري، ساناز (1378). چگونه مي توان در محيط کار از تعلل ورزيدن جلوگيري کرد. مجله فولاد، 42، صص41-36.
2. اليس، آلبرت و نال، ويليام جيمز (1382). روان شناسي اهمالکاري؛ غلبه بر تعلل ورزيدن، ترجمه : محمد علي فرجاد. تهران: انتشارات رشد.

3. Dobbins, R. & Pettman, B. O. (1998). Creating more time, Equal opportunities international, Vol.17 No. 2, pp. 18-27.
4. Dubrin, A. J. ( 2004). Applied psychology: individual and organizational effectiveness. Prentice-Hall.
5 . Ellis, A. & Knaus, W. (2002). Overcoming procrastination. New York: New American Library.
6 . Ferrari, J. R., & Tice, D. M. (2000). Procrastination as a self-handicap for men and women: A task-avoidance strategy in a laboratory setting. Journal of Research in Personality, 34, 73–83.
7. Neenan, M. (2008). Tackling Procrastination: An REBT Perspective for Coaches. J Rat-Emo Cognitive-Behavioral Therapy 26:53–62.
8. Ross, B. L. (2008).The price of Procrastination. Available at http:// WWW. Uliveandlearn.com.
9. Steel, p. (2003). The nature of procrastination, Haskayne, Ucalgary. Ca/research/working/paperresearch/…/2003.
* مرجان فياضي: دانشجوي دكتراي مديريت بازرگاني – گرايش رفتار سازماني در دانشگاه علامه طباطبايي و مدرس دانشگاه فردوسي
* منيژه كاوه: دانشجوي دكتراي روانشناسي در دانشگاه علامه طباطبايي و مدرس دانشگاه