خلاصه كتب مديريتي

تجزيه و تحليل و طراحي سيستمها و روش ها

 
خلاصه كتاب: زهره ايراني: نگاهي كلي بر سيستمها: تئوري پردازان مختلف در جهت ارائه نظريات و كاربردي كردن آنها تلاشهاي زيادي انجام داده اند كه از جمله اين نظريات مي توان به تفكر سيستمي، نظريه عمومي سيستمها، سايبرنتيك و … اشاره نمود. ما در اين بخش، مباحث فوق را تحت عنوان«تجزيه و تحليل سيستمها» در قالب چند محور به صورت گزينشي مطرح خواهيم كرد:
(تفكر سيستمي):
تفكر سيستمي در خارج از محدوده يك علم معين متولد شد و در محيطي ميان رشته اي رشد كرد. اين شيوه تفكر، با مجموعه اي از اجزا سروكار دارد نه با خود اجزا. تفكر سيستمي به نگرش مبتني بر تركيب يافته هاي رشته هاي گوناگون علمي تاكيد دارد به جاي تفكيك و تجزيه مداري.
مباني تفكر تجزيه مدار:
*معطوف شدن ذهنيت محقق به بخش فيزيكي يا خارجي جهان؛
*تاكيد بر اينكه هر پديده اي حاصل تجزيه يا تركيب ساير پديده هاست؛
*تاكيد بر كمي كردن روابط علي؛
* افزايش دقت( مطلوب غايي)؛
مباني تفكر سيستمي:
*تصور ارگانيك(مركزيت ارگانيسم در طرح ادراك آدمي)؛
* كل نگري؛
* مدلسازي؛
* بهبود شناخت( از طريق مشاهده فراگردهاي كه در درون يك كل بوقوع مي پيوندد نه  مشاهده اجزاي آن كل).
نكته:
تفكر سيستمي و تفكر تجزيه مدار مكل يكديگرند نه جايگزين هم.
تفكر سيستمي با رشد و توسعه دو جنبش جداگانه، هويت مستقل پيدا كرد:
1)نظريه عمومي سيستمها( كنت بولدينگ):
نظريه عمومي سيستمها در يك مفهوم ارگاينك و بيولوژيك كه معمولاً« انقلاب ارگانيك» ناميده مي شود، ريشه دارد. زمينه اصلي مطالعه و قلمرو موضوعي آن،«پديده رشد و تكامل» است و فرض اصلي آن، اين است كه فراگرد رشد و مراحل بعدي و نهايي آن(تكامل) از يك الگوي يكسان تبعيت مي كند؛ خواه رشد يك ارگانيسم واحد مطرح باشد، خواه رشد گروهي از ارگانيسمها، خواه رشد يك جامعه.
هدف نظريه عمومي سيستمها:
كشف قوانين و نظم ذاتي انواع پديده هاست. از اين مي توان آن را سيالترين نظريه سيستمي به شمار آورد زيرا در چهارچوب نظري آن، هيچ نظريه قاطعي ارائه نشده است.
ويژگيهاي نظريه عمومي سيستمهاك
به هم پيوستگي و وابستگي اجزاء، ويژگيها، رخدادها و مانند آن.
كل گرايي
هدف جويي
وروديها و خروجيها
تبديل ورودي به خروجي و تغيير و تعديل آن
مقابله با بي نظمي و كهولت(آنتروپي)؛ اين كلمه ريشه در ترموديناميك دارد و بيانگر حالتي است كه همه عناصر سيستم در حداكثر بي نظمي قرار دارند و سيستم رو به از هم گسيختگي و نابودي پيش مي رود. بدين ترتيب، براي سيستمهاي باز، مفهوم حداكثر بي نظمي يعني مرگ.
تنظيم اجزاي به هم پيوسته و به هم وابسته سيستم( برنامه ريزي و كنترل از طريق بازخور)
سلسله مراتب سيستمها
جداسازي وظايف سيستم برحسب اجزاي آنها.
هم پاياني: در سيستمهاي باز، هر حالت و نتيجه نهايي ممكن است از مسيرهاي گوناگوني قابل حصول باشد.
2) سايبرنتيك( عمل كنترل و ارتباطات):
سايبرنتيك عبارت است از مطالعه پديده ارتباط و كنترل در هر نوع سيستم اعم از حيوان و ماشين. سايبرنتيك با يك شبكه كنترل از طريق مكانيسم بازخور با رعايت خصوصيات، حالات و اهداف آن، يك سيستم خود كنترل كننده( خود تنظيم) است. اين خود هدايت كنندگي از طريق برگشت دادن اطلاعات مربوط به رفتار سيستم به خود صورت مي گيرد.
حداقل اجزا و عناصري كه يك سيستم سايبرنتيكي دارد عبارتند از:
*دستگاه آشكارساز(عيب ياب)
*دستگاه اهدايت كننده(انتخاب كننده): درباره هدايت سيستم، براساس اولويتها، تصميماتي را اتخاذ مي كند.
*دستگاه اجرا كننده
كاربرد «نظريه عمومي سيستمها» و«علم كنترل و ارتباطات» در سازمانها(رويكرد سيستمي):
تعريف جامعه به عنوان يك سيستم پچيده و انعصاف پذير؛ و كنترل خرده سيستمهاي آن و ارتباطات درون سيستم براساس علم و كنترل و ارتباطات.
به كارگيري رويكرد سيستمي در سازمان با استفاده از روشهاي پژوهشي عملياتي.
كمك به پژوهشگران نظامگرا در ارائه مدلي براي پديده هاي دنياي واقعي و جمع آوري اطلاعات براساس نظريه عمومي سيستمها.
كمك به مديران جهت طراحي مدلي براي سازمان خود براساس نظريه عمومي سيستمها.
ايجاد يك سيستم اطلاعاتي مديريت با توجه به نظريه عمومي سيستمها، و تجزيه و تحليل سيستم به كمك اين سيستم اطلاعاتي مدريت.
پويايي صنعتي: به كارگيري علم كنترل و ارتباطات در حل مسايل صنعتي هدف آن، اداره اثر بخش تر سازمانها با تاكيد بر پويايي صنعتي است.
مقايسه پيوسته و خودكار برخي از ويژگيهاي رفتاري يا متغيرهاي سيستم با يك استاندارد معين كه با فعاليت مستمر و خودكار بازخور همراه است.
روابط ميان تفكر سيستمي، نظريه عمومي سيستمها و سايبرنتيك:
تفكر سيستمي: نحوه نگرش جديدي براي مطالعه پديده هاي طبيعي در قالب يك سيستم به شمار مي آيد.
نظريه عمومي سيستم ها: بر به كارگيري تفكر سيستمي، با توجه به مسائل رشد و تكامل تأكيد دارد.
علم كنترل و ارتباطات: بر بكارگيري تفكر سيستمي، با توجه به مسايل كنترل و ارتباطات تاكيد دارد.
رويكرد سيستمي: بر نحوه بكارگيري نظريه عمومي سيستمها و علم كنترل و ارتباطات در مسائل صنعتي و اجتماعي دلالت دارد.
مزاياي بالقوه تفكر سيستمي:
برطريف كردن خطر محدود شدن نگرش مدير به يك وظيفه و وادارسازي او به شناسايي ساير خرده سيستمها.
كمك به مدير جهت مرتبط ساختن هدفهاي خود با مجموعه كلان سازمان.
كمك به سازمان در ساختاردهي خرده سيستمهاي خود به گونه اي كه با اهدافش سازگار باشد.
فراهم سازي امكان ارزيابي سازمان و تعيين ميزان اثربخشي خرده سيستمها با در نظر گرفتن مدل سيستم هدفمند.
تعريف سيستم:
«سيستم، مجموعه اي از اجزا و روابط ميان آنهاست كه توسط ويژگيهايي معين، به هم وابسته يا مرتبط مي شوند و اين اجزا با محيطشان يك كل را تشكيل مي دهند».

دلايل نقطه چين بودن مرز سيستم:
*دلالت بر تبادل مستمر انرژي يا اطلاعات ميان سيستم و محيط؛ مانند پرده سلول.
*قراردادي بودن محل واقعي مرز سيستم( به وسيله طراح ساختار سيستم، اين مرز معين مي شود).
عناصر سيستم:
ورودي ها:
*(وروديهاي زنجيره اي): نوعي ورودي است كه خودش نتيجه و خروجي سيستم ديگري است.
*(وروديهاي تصادفي): هريك از خروجيهاي سيستمهاي ديگر كه احتمال ورودي شدنشان براي سيستم ما وجود دارد.
*(وروديهاي بازخور): وروديهاي هستند كه در واقع بخشي از خروجيهاي قبلي همان سيستم هستند.
نكته: ورودي هاي تصادفي جالبترين  نوع ورودي براي مطالعه تحليلگران هستند؛ زيرا برخلاف ورودي هاي زنجيره اي، تشخيص حضور يا عدم حضور ورودي هاي تصادفي دشوار است؛ در حالي كه گاهي حتي بيشتر از خود عمليات سيستم، بر درجه كيفيت محصول يا كارايي سيستم اثر مي گذارند.
2)فراگرد(خانه پردازش):
به فرايند تبديل داده به ستاده، اطلاق مي شود هنگامي كه نحوه اين تبديل مشخص باشد، فراگرد را«جعبه سفيد» مي نامند و چنانچه فراگرد تبديل به تفصيل شناخته شده نباشد، آن را«جعبه سياه» مي نامند.
3)خروجيها:
معمولاً فراگردهاي تبديل، بيش از يك نوع خروجي دارند:
*خروجيهاي كه بطور مستقيم توسط سيستمهاي ديگر مصرف مي شوند و هدف همه سيستمها، به حداكثر رساندن آن است.
*خروجيهاي كه در فراگرد توليد همان سيستم در مرحله بعد مصرف مي شوند و نيز بازگشت مجدد محصولات معيوب به فراگرد توليد.
*ضايعات؛ كه وارد سيستم اكولوژي مي شوند و هدف همه سيستمها، به حداقل رساندن آن است.
4)بازخور كنترلي:
بازخورها، ابزار ايجاد تعادل در سيستم هستند.

روابط:
مسيرهاي ارتباطي عناصر سيستم با يكديگر را«روابط» مي نامند به طور كلي 3 نوع رابطه در عالم واقع در درون و بي سيستمها وجود دارد عبارتند ازك
1)رابطه حياتي(منطقي):
رابطه اي است كه در صورت قطع آن، سيستم هاي وابسته به آن نمي توانند به وظيفه خود عمل كنند و حياتشان به مخاطره مي افتد. رابطه حياتي مي تواند يك سويه باشد( مانند رابطه حياتي ميان يك انگل گياهي و گياه) و يا دو سويه( مانند رابطه حياتي ميان خرده سيستمهاي توليد و فروش).
2)رابطه هم نيروزايي يا مراوده اي(سينرژيك):
اين نوع رابطه در اثر اقدام تلفيقي ايجاد مي شود و رابطه اي كه در صورت وجود آن، با همكاري و تشريك مساعي مجموعه اي از خرده سيستمهاي نيمه مستقل، خروجي و بازداده كل سيستم بيش از جمع آوري بازداده ها و خروجي هاي هر يك از خرده سيستم هاي تشكيل دهنده سيستم كلان خواهد بود:2+2>4    
نكته: هم نيروزايي اساس علم شيمي است.
3)رابطه مكرر و لازم(موقتي يا زماني):
اين نوع رابطه بر تكرار يا بيان ديگري از روابط موجود دلالت دارد. هدف از اين تكرار، افزايش قابليت اعتماد( اعتبار) است. وجود روابط مكرر و لازم، احتمال عدم توقف سيستم و استمرار فعاليت آن را افزايش مي دهد. روابط مكرر، از طريق محدود كردن رفتار سيستم به آن گونه رفتارهايي كه بيشترين سهم را در كسب هدف دارند، به تحقق اهداف سيستم كمك مي كند. اين نوع رابطه در سيستمهاي حساس و بسيار مهم ايجاد مي شود به گونه اي كه در طراحي فضاپيماها و هواپيماها و غيره با استفاده از اين رابطه تلاش مي شود كه عمليات سيستم در همه وضعيت هاي بالقوه ايمن گردد.
شيوه هاي عكس العمل سيستم در برابر محيط:
از آنجا كه سيستمهاي باز با محيط خود در حال تبادل اطلاعات مي باشند به گونه اي كه ورودي هاي خود را از محيط دريافت نموده و خروجي هاي خود را به محيط وارد مي سازند براي انجام اين مبادله از سه ويژه استفاده مي كنند كه عبارتند از:
1)تعمير و نگهداري:
كارهايي هستند كه سيستم در درون مرز خود انجام مي دهد و هدف از انجام آنها حصول اطمينان از انجام صحيح وظايف، از روشهاي درست و مناسب است. فعاليتهاي تعمير و نگهداري، در بر گيرنده موارد ذيل هستند:
*شناسايي زمان وقوع مساله
*كسب دانش لازم براي حل مساله
* تامين زمان و منابع لازم براي حل مساله
نكته: تجزيه و تحليل سيستم، در شمار وظايف تعمير و نگهداري قرار مي گيرد.
2)دفاع:
سيستمها براي بدست آوردن منابع ضروري ( از آنجا كه منابع كمياب هستند). با ساير سيستمها به رقابت مي پردازند كه در نتيجه اين رقابت، تضادهايي بين آنها بوجود مي آيد. به گونه اي كه هر سيستم به سيستم ديگر به عنوان يك منبع نگاه مي كنند و لذا سيستمها به دفاع از موجوديت خود مي پردازند.
فعاليتهاي دفاعي، فعاليتهاي هزينه افزا هستند كه بطور مستقيم به كسب اهدافق سازما كمك نمي كنند ولي وجود آنها براي حفظ موجوديت در برابر سيستمهاي در حال رشد ضرورت دارد.
3)رشد:
سيستمها با برقراري رابطه ميان عناصر دروني خود و عوامل محيطي تلاش مي كنند. ضمن آنكه از موجوديت خود دفاع نمايند منابع بيشتري نيز از محيط جذب كرده و رشد كنند؛ كه البته فراگرد عملي رشد حالت دو سويه خواهد داشت. بگونه اي كه با ساير سيستمها تبادل منابع خواهد نمود؛ اين حالت را در نظريه عمومي سيستمها«تعادل نسبي» مي گويند كه در اين حالت سيستم ضمن انجام فعاليت هاي نگهدارنده به اقدامات انطباقي با محيط مي پردازد.
نكته: اصل بوم شناسي مي گويد: هيچ چيز خام و بي فايده در محيط وجود ندارد.
تلاش براي كسب تعادل نسبي در مواجهه با يك محيط بزرگ و فعال، به شكل گيري واحدهاي تخصصي به نام سلول منجر مي شود. در واقع شكل گيري سلولها، پاسخي به تمايل سيستم به تخصص گرايي است.
عوامل    مؤثر بر سيستم    بي تأثير بر سيستم
تحت كنترل سيستم    سيستمي   
نه محيطي و نه سيستمي
خارج از كنترل سيستم    محيطي   
سيستمهاي بازوبسته:
طبقه بندي سيستمها به سيستمهاي بازوبسته، مبتني بر مفاهيم«مرز» و«منابع» سيستم است:
*سيستم بسته: سيستمي است كه عمليات خودش را بطور خودكار، از طريق ابزار واكنش نسبت به اطلاعات توليد شده توسط خود، كنترل يا تعديل مي كند. بعبارت ديگر سيستم بسته به محيط خودش وابسته نيست. در سيستمهاي بسته، ميزان منابع ثابت است و همه منابع يكباره عرضه مي شود.
*سيستم باز: سيستمي است كه با محيط خود تبادل انرژي، ماده و اطلاعات دارد. سيستمهاي باز مي توانند به تبادل منابع و انرژي اضافي خود بپردازند.
ويژگي هاي سيستم باز:
*آگاهي نسبت به محيط
*(بازخور): دريافت اطلاعات از محيط براي تنظيم روابط سيستم با محيط و امكان انجام اقدامات اصلاحي و رفع انحرافات.
*(تبعيت از الگوي تناوبي از حوادث): بازداده هاي سيستم، تامين كننده داده هاي جديدي هستند كه تكرار دوره تناوب را ممكن مي سازند.
*(آنتروپي منفي): ترميم و حافظ ساختار و وادار كردن انرژي براي رشد و زنده ماندن(سيستمهاي بسته به مرور زمان از هم گسيخته مي شوند)ۀ
نكته: آنتروپي حاكي از تمايل سيستمها به كهولت و بي نظمي است.
*(حالت اثبات): تعادل در تبادل انرژي براي جلوگيري از بي نظمي در ورود انرژي.
*حركت به سوي رشد و توسعه: بتدريج كه سيستمهاي باز، پچيده تر مي شوند و به سوي خنثي سازي بي نظمي پيش مي روند، رشد و توسعه، كميت سيستم تغيير مي يابد در حاليكه كيفيت و ماهيت سيستم اصلي به همان گونه باقي مي ماند.
*(موازنه ميان فعاليتهاي انطباقي و نگهدازنده و ايجاد سازگاري ميان آنها)
فعاليتهاي نگهدارنده: وظيفه ايجاد تعادل ميان خرده سيستمها و هماهنگ ساختن كل سيستم با محيط را بعهده دارند و سعي مي كنند از تغييرات سريع ممانعت بعمل آورند. در واقع هدف فعاليتهاي نگهدازنده، رسيدن به ثبات و حفظ وضع موجود است. مانند: خريد، نگهداري، تعمير اساسي، گزينش و آموزش، تدوين و اجراي قوانين و رويه ها.
فعاليتهاي انطباقي: وظيفه تنظيم نحوه دگرگوني نيازهاي داخلي و خارجي سيستم در طي زمان را به عهده دارند. در واقع هدف فعاليتهاي انطباقي، تغيير و دگرگوني وضع موجود از طريق برنامه ريزي، پژوهش بازار، طراحي محصول جديد و… است.
در يك سيستم بايد بين فعاليتهاي انطباقي و نگهدارندهف تعادل و توازن برقرار شود.
انواع رفتار سيستم(علت تغيير حالت و نرخهاي يك سيستم):
*واكنش: رخدادي است كه به  دليل وقوع تغيير يا رخداد ديگري در سيستم يا محيط بوقوع مي پيوندد. در اين گونه مواقع، واكنش سيستم، امري«لازم و كافي» است.
*(پاسخ): شبيه واكنش است با اين تفاوت كه امري لازم است ولي كافي نيست. زيرا سيستم، خواص ساختاري خود را در برابر محرك، تغيير نمي دهد و فقط حالت سيستم تغيير مي كند. در حاليكه در«واكنش»، ساختار و حالت سيستم تغيير مي كند.
*(اقدام): رخدادي است كه ضرورت آن ناشي از تغيير در سيستم يا محيط نيست. يعني وقوع اين رخداد، اجباري و لازم نيست بلكه سيستم خود آن را اراده مي كند. از اين رو نمي توان براي آن حد كفايتي قائل شد.
آرايش دروني سيستم:
هر سيستمي براي بقاء رشد و سودآوري خود 3 نوع آرايش دروني در خود ايجاد مي كند:
1)آرايش ساده
2)آرايش خود تنظيم يا سايبرنتيكي
3)آرايش سيستم معرفت پذير(فراگيرنده)

1)آرايش ساده
نوع تعادل ايجاد شده در سيستمهاي ساده،صرفاً به اندازه سيستم و محيط آن و نيروهاي نسبي آنها بستگي دارد. اين تعادل از طريق حلقه كنش، واكنش كه آنرا اصطلاحاً«حلقه عمل» يا«حلقه نخستين» مي نامند ايجاد مي شود.
نحوه ارتباط اينگونه سيستمها با محيط، شكل ثابتي دارد؛ زيرا سيستمهاي مذكور قادر به تغيير رفتار خود نيستند؛ بنابراين وقوع تغييرات عمده در محيط منجر به نابودي آنها خواهد شد.
2)آرايش خود تنظيم(سايبرنتيكي):
در حلقه نخستين، سيستمي با شكل ساده اي از تعامل قرار دارد( حلقه اول) كه قلمرو آن«عمل و كردار» است. ولي تعامل در سيسمتهاي خود تنظيم، از تعاملهاي فيزيكي و كنش-واكنشي حلقه نخستين، پچيده تر شده و به برقراري تعامل اطلاعاتي با محيط مي انجامد كه«حلقه دوم» با«حلقه كنترل» ناميده مي شود.
*(قلمرو محتوي): تشخيص رخدادهاي محيطي و شناسايي آنها(چه چيزي در حال رخ دادن است؟)
*(قلمرو فراگرد): تعبير و تفسير رخدادها و تعيين آثار آنها(سازمان چگونه واكنش نشان دهد؟)
نقطه ضعف سيستمهاي خود تنظيم آن است كه نمي توانند استراتژي خود را تغيير دهند در حالي كه محيط مي تواند تاكتيكهاي خود را عوض كند. سيستمهاي خود تنظيم فقط مي توانند تغييرات محيطي را شناسايي و ثبت كنند ولي نمي توانند برنامه خود را تغيير دهند.
3)آرايش سيستم معرفت پذير يا يادگيرنده:
در اين نوع سيستمها، حلقه هاي بازخور اول و دوم به وسيله«حلقه بازخور دوم» يا«حلقه خط مشي» حمايت مي شوند كه بر اين اساس سيستم، عملكرد خود را تجزيه و تحليل مي كند و متناسب با نتايج آن، تغييراتي را در خط مشي ها به وجود مي آورد.
نكته: عمل حلقه سوم، در مديريت«خط مشي گذاري» ناميده مي شود و در مديريت منابع اطلاعاتي«برنامه نويسي» نام دارد.
اثر بخشي خط مشي گذاري به مواردي نظير موارد ذيل بستگي دارد:
*ميزان تلاطم وقتي در محيط؛
*ميزان حافظه موجود، براي ذخيره سازي تجارب گذشته؛
*توان تغيير سريع و دقيق خط مشي؛
*ميزان حافظه موجود، براي ذخيره سازي خط مشي جديد؛
*توان سلول كنترل و سرعت آن در پيدا كردن خط مشي جديد.

سطح اول(حلقه عمل): سيستم با محيط خود تبادل منابع دارد؛ و شكوفايي نسبي مستقيم به قوت، كارآيي و ساير تواناييهاي آن بستگي دارد.
سطح دوم( حلقه كنترل): اثربخشي سيستم به توان تصميم گيري آن براي برنامه ريزي، اقدامهاي جديد(D)، براساس اطلاعات دريافت شده درباره متغيرهاي حياتي(V)، بستگي دارد.
سطح سوم(حلقه خط مشي): سيستم قادر مي شود از طريق بازيابي نتايج و آثار خط مشي ها و تصميمات پيشين(V) و قضاوت درباره آنها(D) نحوه تصميم گيري خود را تغيير دهد
سطح چهارم: در حلقه هاي سطوح بالاتر سيستم مي تواند براي برنامه ريزي و ارزش يابي نتايج برنامه ها و ارزيابي سطوح پايين تر بر تعداد سطوح كنترل و مديران عالي خود بيفزايد
طبقه بندي سيستم هاي براساس ميزان كنترل پذيري:
سيستم ها را متناسب با اهداف مورد نظر از جنبه  هاي مختلف طبقه بندي نموده اند يكي از اين طبق بندي ها، طبقه بندي سيستم براساس« ميزان كنترل پذيري» و«پچيدگي» است كه بر اين اساس سيستم ها به سه دسته تقسيم مي شود

*سيستم هاي ساده:
سيستمي است كه تعداد اجزاي تشكيل دهنده آن كم بوده و روابط محدودي ميان آنها برقرار باشد
سيستم هاي پچيده: سيستمي است كه داراي اجزاي بسيار زياد و به هم وابسته اي باشد
سيستم هاي بسيار پچيده: سيستمي است كه شناسايي و تشريح دقيق اجزا و ويژگي هاي امكان پذير نباشد از جنبه« قابليت پيش بيني» يك سيستم مي توان تقسيم بندي زير را ارائه نمود
سيستم هاي قطعي يا يك حالته: اجزاء سيستم به گونه اي كاملاً قابل پيش بيني با يكديگر تعامل دارند
سيستم هاي احتمالي يا چند حالته: رفتار سيستم قابل پيش بيني نيست اما احتمال آنچه اتفاق مي افتد قابل پيش بيني است سيستم هاي باز نيازمند به مكانزيم هاي كنترلي خاص خود هستند كه براساس تلفيقي از نوع پچيدگي سيستم و قابليت پيش بيني آن مكانيزم ها متفاوت خواهد بود
ميزان پيچيدگي
ميزان قابليت پيش بيني    ساده    پيچيده    بسيار پيچيده   

مثالها
قطعي(يك حالته)    قرقره ماشين تحرير    كامپيوتر سياره    مجموعه تهي   
كنترل وروديها
كنترل كيفيت، تناوب از كار افتادن ماشينها، بازيهاي شناسي    كنترل وروديها
سطوح موجودي، رفتارهاي شرطي، فروش    كنترل وروديها
سازمانهاي بزرگ، انسانها، اقتصاد    نوع كنترل مورد نياز
مثالها:
اجتماعي چند حالته    روشهاي كنترل آماري    روشهاي تحقيق در عمليات    روشهاي مبتني بر علم كنترل و ارتباطات(سايبرنتيك)(مانند فن جعبه سياه)    نوع كنترل مورد نياز
نكته: در محيط هاي كاري به ندرت با سيستم هاي قطعي موجه مي شويم زيرا بيشتر سيستم ها هم از حيث ساختاري و هم از حيث رفتاري سيستم هايي احتمالي به شمار مي آيند در واقع هر سيستمي كه عملكرد آن احتمالاض توأم با درصدي از خطاست سيستمي احتمالي محسوب مي شود
ويژگي هاي سيستم هاي سايبرنتيكي:
همان طور كه بيان شد سيستم هاي سايبرنتيكي جزء آخرين پيشرفتهاي تئوريكي در مديريت است كه براساس آن سيستم ها مورد كنترل قرار مي گيرند.
به طوري كلي سيستم هاي سايبرتنيكي داراي سه ويژگي عمده هستند(جدول فوق)
*خودتنظيمي
*پيچيدگي بسيار زياد
*احتمالي بودن(چند حالته)
نكته: ويژگي خود تنظيمي سايبرنتيكي بيانگر ارائه بازخور و خود كنترلي سيستم از طريق برقراري ارتباط و كنترل است
نكته: پچيدگي بر ميزان تنوع در درون سيستم دلالت دارد يعني آنكه تعداد عناصر يك سيستم و ميزان تعامل آنها تعيين كننده ميزان پچيدگي آن است(جعبه سياه مهمترين ابزار جهت شناخت سيستم هاي پچيده است)
نكته: همچنين سيستم هاي سايبرنتيكي داراي قطعيت نبوده بلكه حالت هاي مختلفي را جهت پيش بيني سيستم بايد در نظر گرفت( نظريه اطلاعات مهمترين شناخت آن است)
چند تعريف:
نمودار خانه اي: ابزار اساسي براي نمايش كاركرد اجزاي سيستم كنترلي است
سيستم هاي مداربسته: سيستم هاي ساده اي هستند با حلقه بسته كار مي كنند و خروجي آن ها به نقطه جمع باز مي گردد
سيستم هاي مدار باز: سيستم هاي هستند خروجيها و وروديهاي آنها با هم پيوند ندارند.
انواع سيستمهاي بازخور:
يكي از مهمترين ويژگيهاي سيستمهاي باز، آگاهي نسبت به محيط و دريافت اطلاعات از محيط مي باشد كه اين دريافت را بازخور مي گويند.
بازخور مي تواند به صورت مثبت و منفي باشد:بازخور مثبت، فرايندهاي رشد را ايجاد و تقويت مي نمايد و مولد عملكرد بيشتري براي آينده است؛ در حاليكه در بازخور منفي نسبت به عدم تحقق هدف نشان داده مي شود و در برابر نوسان و عدم ثباتف مقاومت بعمل مي آيد.
(البته سيستمهاي ساده اي كه قابليت پيش بيني دارند فاقد حلقه بازخور مي باشند و قادر به جداسازي از طريق فرايند تبديل هستند)
در مجموع سيستمهاي بازخور كنترلي را مي توان به 3 دسته تقسيم نمود:
1)سيستم بازخور نوع اول(حلقه بازخور نوع اول):سیستم های خودکار حفظ کننده هدف:
سيستمهاي مدار بسته اي كه با توجه به يك هدف خارجي هدايت مي شوند و داراي توان حفظ هدف و به حداقل رساندن انحراف(تفاوت بين هدف واقعي و عملكرد) مي باشند كه اصطلاحاً آنها را سيستمهاي خودكار حفظ كننده هدف مي نامند.
نكته: ترموستات نمونه اي از سيستم بازخور نوع اول است.
2)سيستم بازخور نوع دوم(حلقه بازخور نوع دوم):
سيستمي است كه مي تواند گزينه هايي را در حافظه خود ذخيره كند و به تغييرات و محركهاي خارجي از طريق انتخاب بهترين گزينه پاسخ دهد. در اين سيستمها پچيدگي وجود دارد ولي قابليت پيش بيني نيز ميسر است كه اصطلاحاً اين نوع سيستمها را سيستمهاي خودكار تغييردهنده هدف مي نامند. مثل يك مدار تبديل خط تلفن.
نكته: هر سيستمي كه بتواند هدفهاي خود را تغيير دهد، در زمره سيستمهاي داراي كنترلي داخلي قرار مي گيرد. توان تغيير هدف متكي به وجود حافظه است.
نكته: اگر امكان تغيير هدف به هر دليلي ميسر نباشد، سيستم كنترل رفتار خود را از دست مي دهد و فقط بصورت دستگاه تنظيم كننده خودكار عمل مي كند
نكته: توان ذخيره سازي و فراخواني اطلاعات و همچنين قدرت انتخاب گزينه هاي رفتاري براي پاسخ گويي به تغييرات محيطي را«يادگيري» يا«معرفت پذيري» گويند حاصل اين يادگيري«افزايش توان سيستم براي تنظيم منابع توسط خودش» خواهد بود
3)سيستم بازخور نوع سوم(حلقه بازخور نوع سوم):
سيستم هاي هستند كه مي توانند نسبت به تصميم گيري گذشته خود واكنش نشان دهند يعني علاوه بر جمع آوري و ذخيره سازي اطلاعات از حافظه خود كمك بگيرند و اقدامات جديدي را برنامه ريزي مي كنند ويژگي عمده اين نوع بازخور نسبت به بازخورهاي نوع قبلي علاوه بر خودكنترلي، خودآگاهي نيز مي باشد كه اصطلاحاً اين نوع سيستمهارا، سيستمهاي هوشمند تغييردهنده هدف(به صورت واكنشي) مي نامند انسانها و سازمانها مصاديق اين نوع سيستمها هستند.
نكته:خودكنترلي: اگر امكان تلفيق مجدد اطلاعات حافظه و انتخاب گزينه اي جديد براي عمل به وسيله خود ماشين يا سازمان وجود داشته باشد، واحد كنترل فعالتر، روانتر و داراي كنترل داخلي خواهد بود؛ بطوري كه مجموعه اين تشكيلات مي تواند پيش بيني هاي ساده(سطح اول) را انجام دهد.
نكته: خودآگاهي: اگر تلفيق حافظه هاي متعدد امكان پذير باشد و انتخاب تعدادي از تلفيقهاي مذكور براي بررسي و تلفيق بيشتر ممكن باشد، واحد كنترل به رواني و خودكنترلي دست مي يابد. پيش بيني هاي سطح دوم و سوم را مي توان به كمك اين تشكيلات انجام داد. در اين حالت، آنچه كه بيشتر سازمانها در حال رخ دادن است با آنچه كه در گذشته بوقوع پيوسته يا احتمالاً در آينده بوقوع خواهد پيوست مقايسه مي شود.
پيچيدگي و جعبه سياه:
به طور كلي براي سنجش ميزان پيچيدگي يك سيستم معين دو شاخص عمده مطرح است:
*تعداد عناصر سيستم(رابطه مستقيم)
*ميزان تعامل اين عناصر(رابطه مستقيم)
سيستمهايي را كه تعريف تفصيلي آنها، به دليل پيچيدگي بسيار زياد، امكان پذير نيست، به منزله يك«جعبه سياه» در نظر مي گيرند. موضوع جعبه سياه، ابتدا در مهندسي برق مطرح شد. در اين روش از طريق برررسي خروجي ها، به محتويات جعبع سياه پي مي برند. براي اين كار با ايجاد تغيير در وروديها، تغيير در خروجي ها را طبقه بندي و ارزيابي مي كنند و مترصد مشاهده نظم جديد در رفار سيستم مي باشند. فن جعبه سياه بر مطالعه روابط ميان تحليلگر و سيستم و هرگونه اطلاعاتي كه از سيستم بدست مي آيد و نحوه كسب آن اطلاعات دلالت دارد. تحليلگران ماهر و دانا، توانايي بالايي در تشخيص و متمايز ساختن قواعد رفتاري سيستم دارند. در برخي موارد رفتار، الگويي تلفيقي دارد؛ در حالي كه ممكن است در ساير مواردف الگوي رفتاري صرفاً ترتيبي باشد.
مزاياي فن جعبه سياه:
*بهترين پادزهر را در برابر تمايل تحليل گر به ساده سازي بيش از حد يك پديده پيچيده- از طريق تفكيك آن به اجزاي كوچكتر- ارائه مي كند.
* در برخورد با پيچيدگي، فراگرد گزينش خاصي را برحسب مجموعه اي از«انشعابهاي دوتايي» شكل مي دهد؛ به اين طريق تحليلگر جعبه سياه كه با يك خروجي دو حالته و تعداد زيادي متغير ورودي سروكار دارد، متوجه مي شود كه براي نمايش يك حالت خروجي، چگونه بايد روابط دروني سيستم مورد نظر خود را تغيير دهد.
فن جعبه سياه متضمن گامهاي متوالي زير است:
1)دستكاري ورودي؛ از طريق تعداد زيادي فراگرد آزمون و خطا.
2)طبقه بندي خروجي.
3)استفاده از تبديل كننده هاي«چند به يك»؛ و در نتيجه كاهش تنوع سيستم.
همچنين سايمون براي ساده سازي سيستمهاي پيچيده بر جنبه فراواني تاكيد مي كند  معتقد است كه بايد ميزان فراواني سيستمهاي پيچيده را كاهش داد. سايمون مي گويد در سلسله مراتب سيستمها، هر سيستم فقط مركب از چند خرده سيستم متفاوت است كه به طرق گوناگون مرتب شده اند. اگر اين امر واقعيت داشته باشد، پيچيدگي باز هم قابل كاهش است.
به همين دليل مي توان از اعم كنترل و ارتباطات در همه انواع سيستمها استفاده كرد. مثلاً فراگرد كنترل ترموستات با سيستمهاي كنترل مورد استفاده در اكتشافات پيچيده فضايي شباهت دارد. در واقع، تفاوت بارز آنها از حيث درجه پيچيدگي است.
فراگرد تعريف خرده سيستمها:
فراگرد تعيف خرد سيستمهاي تشكيل دهنده يك سيستم، ابتدا با استفاده از مجموعه اطلاعات اساسي حاصل از طرح مفهومي(خام) و«معيارهاي غالب و دادوستد» شكل مي گيرد. سپس براساس ويژگيهاي ذيل، براي دسته بندي فعاليتها و تعيين موقعيت آنها در يك خرده سيستم، اقدام مي شود:
*وظايف مشترك؛
*فنون و رويه هاي مشترك؛
*ارتباط منطقي جريان كار
*داده ها يا بازخورهاي مشترك.
روشهاي شناخت خرده سيستمها:
براي شناخت خرده سيسمتها 3 روش اساسي وجود دارد:
1)روش جريان كار و عمليات:
اين روش يكي از متداولترين روشها براي درك يك وضعيت مي باشد؛ به گونه اي كه جريان عوامل عمده اي كه در يك وضعيت روي آن كار مي شود و پردازش صورت مي گيرد مورد شناسايي قرار مي گيرد. مانند دنبال كردن فرايند و جريان توليد كالا در يك واحد توليدي.
با اين روش بسرعت مي توان تاخيرهاي احتمالي در هر فراگرد را آشكار ساخت و اثرات آن را بر فراگرد بعدي مشخص نمود.
2)روش كاركردي يا وظيفه اي:
براي شناسايي خرده سيستمهاي سازمانهاي پيچيده روش قبلي مناسب نيست؛ به دليل اينكه در سازمانهاي پيچيده ممكن است خيلي از فرايندها  و جريانها به صورت آشكار وجود نداشته باشد. بنابراين در چنين سازمانهايي براي شناسايي وظايف و كاركردهاي خرده سيستمها و پيگيري توالي آنها از روش كاركردي يا وظيفه اي استفاده مي شود.
به گونه اي كه تحليلگر هر وظيفه را به طور عميق بررسي مي كند و به موضوعاتي همچون چه كسي عهده دار آن است؟ چه تسهيلات و اطلاعاتي نياز دارد؟ چه رويه هاي بايد دنبال شود؟ و…….. پاسخ مي دهد.
در بيشتر موارد، دو مجموعه وظايف متوالي به طور موازي پيش مي روند:
1-وظايفي كه با حركات فيزيكي سروكار دارند؛
2-وظايفي كه با كنترل سازماني سروكار دارند؛ مانند پردازش اطلاعات، بايگاني، تصميم گيري، ارتباطا و…
نكته: روش تجزيه و تحليل وظيفه اي براي سيستمهاي كه تا حد زيادي به فعاليتهاي كنترلي مي پردازند مفيدتر است
3)روش تغيير حالت:
اين روش براي تحليل سيستمهاي بكار مي رود كه بتوان آنها را شبيه سازي نمود؛ در اين روش يك تقسيم بندي زماني براي يك سيستم در نظر گرفته مي شود و تصويري از وضعيت سيستم در زمانهاي مختلف ارائه يا مجسم مي گردد. بدين ترتيب كه تحليل گر ابتدا متغيرهاي مربوط را شناسايي مي كند و سپس روابطي را كه حالات هر يك از متغيرها در طي زمان توصيف مي كنند تعريف مي نمايد.
در اين روش خرده سيستمها بايد به گونه اي تعريف شوند كه آثار تغيير در يك خرده سيستم بر رفتار ساير خرده سيستمها به حداقل برسد.
جداسازي يا تفكيك:
هنگامي كه سيستم پيچيده به منزله يك كل واحد در نظر گرفته مي شود شناخت و تحليل آن مشكل است؛ بنابراين براي شناخت مؤثر آن، سيستم را به اجزاء و عناصر تختافي تفكيك مي كنند تا قابل اداره باشد. جداسازي خرده سيستمها در هر سيستم بايد تا جايي ادامه يابد كه خرده سيستمهاي تفكيك شده قابل اداره و قابل كنترل باشند.
نكته: تصميمات متخذه درباره تفكيك، تحت تاثير هدفهاي جداسازي و نيز تفاوتهاي فردي طراحان سيستم قرار مي گيرد.
بعداز عملياتي كردن سيستم و تفكيك آنها به اجزاء مختلف بايستي يك اصل كلي را در فرايند جداسازي رعايت كرد كه اصطلاحاً«انسجام كاركردي» ناميده مي شود انسجام كاركردي مي گويد:«هدفهاي سيستم ديكته كننده نحوه تفكيك هستند؛ به گونه اي كه سيستم از هم گيسخته نگردد و اين خرده سيستمها در يك قالب منسجم با يكديگر تركيب شوند»ۀ
روشهاي ساده سازي و سازماندهي الگوي تعاملي خرده سيستمها:
اين فراگرد بايد به گونه اي تنظيم شود كه تعداد اتصالهاي داخلي كاهش يابد:
*انتخاب ساختار مناسب: به گونه اي كه فعاليتهاي آن، پيوند بسيار نزديكي با يكديگر داشته باشند و در يك مسير قرار بگيرند؛ مانند ساختار پروژه اي.
*استفاده از اصل استثنا براي كاهش تعامل: هنگامي يك خرده سيستم از قلمروي از پيش تعيين شده خود فراتر برود و با خرده سيستم ديگري تعامل پيدا كند، بايد پس از شناسايي اين تعامل، بطور مناسبي با آن برخورد شود.
*(ايجاد خوشه اي از خرده سيستمها)؛ بطوري كه همه خرده سيستمهاي داخل يك خوشه با يكديگر تعامل داشته باشند ولي هر خوشه فقط از طريق يك مسير تعاملي با ساير خوشه ها ارتباط برقرار كند.
*(خروج از اتصال براي كاهش تعامل:) تضعيف اتصال خرده سيستمها به گونه اي كه بتوانند در كوتاه مدت با استقلال نسبي به فعاليت بپردازند.
روشهاي خروج از اتصال:
اگر دو خرده سيستم پيوند نزديكي با يكديگر داشته باشند، ايجاد هماهنگي ميان آنها مستلزم هزينه و دقت بسيار است. همچنين بروز رخدادهاي تصادفي، احتمال ايجاد ناهماهنگي و بروز تاخير را افزايش مي دهد. در اينگونه موارد، با جداسازي يا تضعيف اتصال مي توان براي حل مشكل اقدام كرد. روشهايي كه در اين شرايط مي توان مورد استفاده قرار دارد عبارتند از:
*(ذخيره سازي و تنظيم ورودي ها(تشكيل خط نوبت): استفاده از يك انبار براي هر سيستم و يا استفاده از دستگاه تنظيم ميزان ورود داده ها، براي تعديل نرخ ورود و خروج داده ها در برخي از سيستمهاي ارتباطي و كامپيوترها.
*(منعطف ساختن منابع:) از طريق ايجاد منابع اضافي ذخيره شده و يا پاسخگويي يك خرده سيستم داراي منابع و ظرفيت اضافي به نيازهاي خرده سيستمهاي متعدد، مي توان انعطاف پذيري بيشتر منابع را موجب شد. همچنين تامين نيازهاي يك سيستم از منابع متعدد و متنوع، مي تواند توان سازمان را براي پاسخگويي به تقاضاهاي متنوع و متغير افزايش دهد.
*(تعيين استانداردها): استاندارد كردن هزينه ها، ويژگيها و نظاير آن، به دليل كاهش دادن نياز به برقراري ارتباط با ساير خرده سيستمها، برنامه ريزي و سازماندهي را ساده تر مي سازد.
بهينه سازي بخشي:
عبارت است از انتخاب بهترين گزينه براي رفتار يك خرده سيستم در درون يك سيستم كلي تصميم گيري.
بهينه سازي در عين حال كه يكي از آثار منفي تجزيه سيستمها محسوب مي شود، روشي براي برخورد با مسائل جهان واقعي است به طريقي كه يك چهارچوب مفهومي را با كاربري راه حلها در جهان واقعي تركيب مي كند.
سازوکارها تداوم حیات سازمان ها در محیط های پویا محيط سازمان عبارت است:«مجموعه شرايط و عوامل خارجي موثر بر سيستم».
در مجموعه مفاهيم سيستمي، به سيستم تعاملي سازمان و محيط آن. سيستم برين يا سيستم پويا اطلاق مي شود. سيستم برين سيستمي است كه سازمان و محيط و همچنين تعامل بين آن دو را شامل مي شود. عوامل داخل سيستم را اصطلاحاً متغير و عوامل خارج از آن(عوامل محيطي) را پارامتر مي گويند.
*سازگاري. مقاومت در برابر اثرات تغيير در پارامترها را سازگاري مي گويند. سازگاري، ويژگي سيستمهاي باز است. حيات سيستمهاي باز به ميزان توان آنها در تنظيم متغيرهاي خود براي انطباق با اغتشاشهاي بيروني بستگي دارد.
نكته: سيستمهاي پويا نظير سيستم متعامل سازمان و محيط، حياتشان را با ايجاد ثبات در متغيرها و پارامترهايشان تنظيم مي كنند.
هر سيستم هدفمند از دو طريق با محيط بيروني خود ارتباط برقرار مي كند:
*(سيستم پيمايشي): از طريق آن اطلاعات مورد نياز از پارامترهاي محيطي بدست مي آيد.
*(سيستم تصميم گيري): از طريق آن، سيستم براي مواجهه با تحركات محيط، عمل مي كند.
دريافت اطلاعات از محيط       خرده سيستم پيمايش       خرده سيستم بهينه سازي و بهنگام سازي اطلاعات        خرده سيستم تصميم گيري        انطباق با محيط و يا تغيير محيط به نفع خود.
نياز به كسب
اطلاعات بيشتر
نكته: سيستم ساختاردهي دروني(خرده سيستم بهينه سازي و بهنگام سازي اطلاعات) بيانگر درك نقش اطلاعات سيستم پيمايشي در فراگرد تصميم گيري است.
عوامل تعيين كننده شدت پيمايش:
*ميزان دسترسي سازمان به منابع اقتصادي؛
*نحوه ادراك مدير از ماهيت روابط سازمان و محيط آن؛
*(ميزان و گستردگي تغييرات محيط(هر چه محيط پيچيده تر باشد نيازمند پيمايش وسيعتر است).
ماهيت رابطه
درجه تغيير محيط    حياتي    هم نيروزايي
نسبتاً يكنواخت     1    2
نسبتاً پويا    4    3
نكته: شماره هاي بزرگتر بر ضرورت پيمايش بيشتر تاكيد دارند.
روشهاي پيمايش:
*نظارت: بر مراثبت از يك موقعيت دلالت دارد كه به تحصيل آگاهي متعارفي مي انجامد و نقش آن ايجاد دانش كلي پيرامون موضوع مورد نظر پژوهنده اطلاعات است.
*كاوش: هدف آن، دستيابي به اطلاعاتي اوليه و خاص براي حل يك مساله است.
«ميزان دخالت پيمايشگر» و«ميزان تخصيص منابع كمياب در طول زمان» در اين دو روش متفاوت است؛ به گونه اي كه اين متغيرها در روش« كاوش» نسبت به«نظارت» عميقتر و بيشتر است.
نكته: نظارت شامل زير نظر داشتن و پيگيري كردن است ولي كاوش حالت بازجويي و تحقيق دارد.

هدفهاي كليه روشهاي پيمايش:
*جستجو و يافتن يك راه حل براي مسأله؛
*جمع آوري داده ها درباره ساخت مساله، به منظور كشف راه حل؛
*افزايش آگاهي تحليلگر و آشنايي وي با محيط؛
*اخذ يك«تصميم اطلاعاتي». تصميم اطلاعاتي تصميمي است كه براساس اطلاعات موجود و بعداز جمع آوري اطلاعات بيشتر اتخاذ شود. نتيجه اطلاعاتي، ادامه يا خاتمه كاوش است.
مقدمه اي بر تجزيه و تحليل و طراحي نظام يافته سيستم
چرخه حيات ايجاد سيستم:
چرخه حيات ايجاد(طراحي و استقرار) سيستم، روشي منظم و با قاعده است كه براي نظام دهي به كاربرد فرايند ايجاد سيستم و فعاليتهاي لازم براي نگهداري، توسعه و گسترش سيستم، در چهارچوب يك برنامه عملياتي ساده به كار مي رود.
فعاليتهاي ايجاد سيستم را مي توان به طرق گوناگوني انجام داد كه دو نمونه از اين طريقه ها در ذيل تشريح مي شوند:
1-چرخه حيات سنتي تجزيه و تحليل و طراحي سيستم كه شامل:
چرخه حيات سنتي ايجاد سيستم، بر اي نكته تاكيد دارد كه فرايند ايجاد يك سيستم، فرايندي منظم و چند مرحله اي است كه شامل مراحل ذيل مي شود:
1)بررسي اوليه: تشخيص نياز
2) مطالعه امكانپذيري: جمع آوري اطلاعات و ارزيابي سيستم موجود
3) طراحي مفهومي(طراحي خام): ارزيابي سيستمهاي جايگزين و تجزيه و تحليل هزينه و منفعت هر يك از آنها
4)طراحي تفضيلي: تعيين مشخصات جزئي و كلي بازداده ها، داده ها، پرونده ها، رويه ها، شماره گذاري رمز و آزمايش سيستم.
5) استقرار سيستم: ارائه يك سيستم كاملاً عملياتي به كاربران، و آموزش نحوه استفاده از آن.
6) نگهداري سيستم: حصول اطمينان از تداوم پاسخگويي سيستم به نياز كاربران، و توسعه توانمندي هاي آن.
2-چرخه حيات نظام يافته تجزيه و تحليل و طراحي سيستم كه شامل:
در اين چرخه حيات، از فنون نظام يافته تجزيه و تحليل و طراحي( كه مبتني ب نگرش علمي جديدي به تجزيه و تحليل و طراحي سيستم هستند) استفاده مي شود. اين چرخه حيات، سه بخش كلي ذيل را در بردارد:
بخش اول: تجزيه و تحليل سيستم موجود شامل:
1)تعريف مساله: تعيين، تبيين هدفهاي بلندمدت و كوتاه مدت- شرح توصسيفي مساله- استفاده از نمودار محتوايي- تعيين بخش(ناحيه) مورد مطالعه- آغاز تهيه واژگان اطلاعات
2)تهيه برنامه مطالعه سيستم: تهيه برنامه اي كاربردي براي مطالعه- كنترل پروژه
3)جمع آوري اطلاعات درباره پخش مورد مطالعه و بررسي نحوه تعامل ميان بخشها: تهيه مدل فيزيكي سيستم موجود با استفاده از نمودار جريان اطلاعات- آغاز شناسايي محتواي پايگاه اطلاعاتي موجود- توسعه واژگان اطلاعات- گرفتن پذيرش براي ادامه كار
4)شناخت سيستم موجود: تهيه مدل منطقي سيستم موجود با استفاده از نمودار جريان اطلاعات- تكميل شناسايي محتواي پايگاه هاي اطلاعاتي موجود
بخش دوم- تجزيه و تحليل سيستم مطلوب. شامل:
5)تعريف نيازهاي سيستم جديد: گرفتن پذيرش براي ادامه كار- تهيه مدل منطقي سيستم جديد با استفاده از نمودار جريان اطلاعات- آغاز تعيين مختصات جزئي- تعيين محتواي پايگاه هاي اطلاعاتي سيستم جديد- آغاز فرايند عادي سازي يا پالايش واژگان اطلاعات.
6)طراحي سيستم جديد: تكميل فرايند عادي سازي يا پالايش واژگان اطلاعات- تهيه نمودار ساخت سيستم و نمودار ساخت اطلات و نمودار دستيابي به اطلاعات- تهيه مدل فيزيكي سيستم جديد با استفاده از نمودار جريان اطلاعات.
7)كنترل طراحي: تعيين و ثبت عمليات كنترلي لازم
8)مقايسه هزينه ها از حيث با صرفه بودن عمليات: برآورد هزينه براي مدلهاي مبتني بر جايگزيني انسان و ماشين- برآورد هزينه براي مدلهاي فيزيكي سيستم جديد
9)گرفتن پذيرش براي سيستم جديد: تصويب نهايي فرايندهاي برنامه ريزي، آزمايش و اجرا؛ با استفده از واژگان اطلاعات، مدلهاي فيزيكي ومنطقي، عمليات كنترلي و برآوردهاي هزينه.
بخش سوم- استقرار سيستم مطلوب شامل:
10)استقرار سيستم جديد:
10-1)برنامه ريزي:
10-2) آزمایش:
10-3)استقرار:

مدلهاي منطقي و فيزيكي:
هر مدل، تصويري از يك سيستم ارائه مي دهد مزيت مدلسازي براي سيستم اين است كه مدل را براحتي مي توان براي ارزيابي و آزمايش در كاربردهاي گوناگون، براي طراحي نظام يافته سيستم، مي توان چهار نوع مدل را بترتيب ذيل بكار برد:
1)مدل فيزيكي سيستم موجود
2)مدل منطقي سيستم موجود
3)مدل منطقي سيستم مطلوب
4)مدل فيزيكي سيستم مطلوب
هر مدل فيزيكي، تصويري از يك سيستم ارائه مي كند كه نشان مي دهد كار از لحاظ فيزيكي، چگونه صورت مي پذيرد درحاليكه يك مدل منطقي، آنچه را كه سيستم بايد انجام دهد، به تصوير مي كشد.
شناخت بافت سازمانی
منظور از شناخت محيط سازماني در اينجا شناخت اجزاء و عناصر اداري محيط داخلي سيستم است كه آن را اصطلاحاً«شناخت بافت سازماني» نيز مي گويند. براي شناخت بافت سازماني و تعيين نيازهاي سازمان به سيستمهاي اداري، دو روش عمده وجود دارد كه عبارتند از:
1)روش عوامل حياتي موفقيت
روش عوامل حياتي موفقيت، به مثابه فن و شيوه اي براي شناسايي نيازهاي اطلاعاتي سازمان تشريح مي شود. شناخت نوع نيازهاي سازمان به طراحي سيستم، مبتني بر چهار عامل است:
1-هدف هاي خرد و كلان سازمان
2-استراتژيها و خط مشي هاي سازمان
3-ساختار سازمان
4-عوامل حياتي موفقيت سازمان
براي درك عوامل حياتي موفقيت سازمان، بايد چهار منبع را در سازمان مورد ملاحظه و بررسي قرار داد:
*صنعتي كه سازمان به آن تعلق دارد
*استراتژي رقابتي، وضعيت صنعت و محل جغرافيايي سازمان
*عوامل محيطي
*عوامل موقتي(مانند تغييرات فصلي).
2)روش نمودار محتوايي:
نمودار محتوايي، يك ابزار ترسيمي نظام يافته است كه براي شناسايي بخشها و نواحي وظيفه اي سازمان و فرايندهاي موجود در اين نواحي و همچنين فرايندهاي موجود ميان آنها و سازمان و محيط آن از طريق علائم مختلف بكار مي رود. همچنين براي تعيين مرزها و هدفهاي كلي سيستم و بررسي رويه هاي پيشنهادي و نيازهاي اطلاعاتي آن، از اين نمودار استفاده مي شود.
در نمودار محتوايي، از سه علامت، براي نمايش موجوديت هاي خارجي، داخلي، و جريان اطلاعات استفاده مي شود؛
*موجوديت خارجي: مربع برجسته يا ساده
*موجوديت  داخلي: مستطيل گرد شده يا دايره ساده اگر براي نشان دادن موجوديت داخلي، از يك مستطيل گرد شده استفاده نشود، در قسمت پايين آن نامگذاري مي شود.
نكته: مربع ها و دايره هاي ساده معمولاً در نمودارهاي دستي به كار مي روند.
*جريان اطلاعات: پيكان نامگذاري شده
سه سطح نمودار محتوايي عبارتند از:
*نمودار سطح كاربر( كه نحوه فعاليت عملياتي يك ناحيه وظيفه اي را نشان مي دهد)
*نمودار تلفيقي سطح كاربر( كه نگرش كلي در مورد فعاليتهاي گروه هاي كاربر ايجاد مي كند).
*نمودار سطح سازمان( كه نگرش جامعهي در مورد فعاليتهاي سازمان ايجاد مي كند)
1)نمودار جريان اطلاعات كه شامل:
آماده سازي يك نمودار محتوايي، مرحله اي مقدماتي براي تهيه«نمودار جريان اطلاعات» است. نمودار جريان اطلاعات، بيانگر جريانهاي عمده اطلاعاتي در درون مرزهاي سيستم، فرايندها(رويه ها و نرم افزارها) ونواحي ذخيره اطلاعات است. در واقع نمودار جريان اطلاعات نشاندهنده مجموعه اقداماتي است كه روي اطلاعات صورت مي پذيرد.
براي ترسيم نمودار جريان اطلاعات، علاوه بر سه علامتي كه در نمودار محتوايي به كار مي رفتند، از علامت« دو خط موازي همراه با دو خط متصل كننده در سمت راست(يا بدون آن)، نيز استفاده مي شود كه نشان دهنده يك«پايگاه اطلاعاتي» است.
نكته: نمودار جريان اطلاعات، فرايندها و موجوديتها داخلي را تفضيل تر از نمودار محتوايي معين مي كند.
نكته: براي خوانايي بهتر نمودارها، بايد جريانهاي اطلاعات را از راست به چپ و از بالا به پايين ترسيم كرد.
1-1)خانه هاي پردازش(مستطيل گرد شده يا دايره شده):
علامت مشخص كننده«موجوديت داخلي» در نمودار محتوايي(مستطيل گرد شده يا دايره ساده) در نمودار جريان اطلاعات به منزله يك«خانه پردازش(فرايند)» در نظر گرفته مي شود. هر خانه پردازش بايد سه نوع برچسب داشته باشد:
تعيين كننده هويت
اقدام
اقدام كننده يا مكان اقدام
*«نشانگر» يا«تعيين كننده هويت»: كه بيانگر مرحله پردازش در توالي عمليات است.
*«اقدام»؛ كه همراه با يك عبارت خبري مشخص كننده«عمل» و«اطلاعاتي كه عمل بايد روي آن صورت پذيرد» را مشخص مي كند.
*اقدام كننده يا مكان؛ كه با يك اسم فرد يا محل براي اقدام تعريف مي شود.
نكته: براي هر مورد انتقال اطلاعات، بايد يك گام«پردازش» صورت گيرد؛ زيرا اطلاعات فقط با پردازش و براي پردازش از مكاني به مكان ديگر منتقل مي شوند.
1-2)پيكان جريان اطلاعات
اين پيكانها را همواره بايد نامگذاري كرد تا قبل شناسايي باشند. البته براي قانون«برجسب زني يا نامگذاري» استثنائي نيز وجود دارد. اين استثناء در مورد جريانهاي ساده اطلاعات به داخل و خارج از پرونده هاست؛«مدل اطلاعات»، ساختار هر پايگاه اطلاعاتي را تشريح مي كند؛ بنابراين فهرست كردن جزئيات آن بخش از جريان اطلاعات كه فقط مربوط به مطالب بايگاني شده در يك پرونده است، تكراري خواهد بود.
1-3)پايگاه اطلاعاتي(دو خط موازي همراه با دو خط متصل كننده در سمت راست( يا بدون آن)).
پايگاه اطلاعاتي مي تواند دستي(مانند پرونده ها، پوشه ها و قفسه ها) با كامپيوتري(مانند ديسكها، نوارها و كارتها) باشد.
نكته: نوع پرونده در نمودار جريان اطلاعات معين نمي شود؛ ولي همه جزئيات ماهوي پايگاه اطلاعاتي در«مدل اطلاعات» ارائه مي شود.
ورود اطلاعات به پايگاه و خروج اطلاعات از آن، در پايگاه اطلاعاتي تغيير ايجاد مي كند؛ لذا اين تغييرات مي بايست به وسيله پيكان جريان اطلاعات نشان داده شود. ولي دستيابي ساده به يك پرونده، جريان اطلاعاتي به حساب نمي آيد؛ زيرا دستيابي صرف به مخزن اطلاعات، موجب تغيير اطلاعات نمي شود.
1-4)موجوديت خارجي(مربع):
براي شناسايي منشا و مقاصد خارجي اطلاعات، در سيستمهاي كامپيوتري از مربع هاي برجسته و در سيستمهاي دستي از مربعهاي ساده استفاده مي شود.
نكته: خطايي كه اغلب دانشجويان تازه كار به طور مكرر مرتكب آن مي شوند، اين است كه مكانها را با فرايندها اشتباه مي كنند؛ فرايندها را با خانه پردازش نشان مي دهند. مكانهاي داخلي را در بخش تحتاني خانه پردازش و مكانهاي خارجي را با مربع.
تفكيك نظام يافته يا هموارسازي نمودارهاي جريان اطلاعات:
براي خواناتر كردن نمودار جريان اطلاعات يك سيستم پيچيده، ابتدا بايد يك نمودار جريان اطلاعات كلي براساس نمودار محتوايي تهيه شود و سپس آن نمودار كلي، به نمودارهاي جريان اطلاعات جزئي تر تفكيك گردد.
روش جداسازي نظام يافته( هموارسازي فرايند سازماندهي نمودارهاي جريان اطلاعات) در قالب ديدگاهي سلسله مراتبي و برحسب ميزان تفضيل فرايندها بكار مي رود؛ به اين ترتيب كه«نمودار كلي» يا«نمودار مادر» فقط فرايندهاي اصلي را نشان مي دهد؛ بنابراين نمودار جريان اطلاعات سطح صفر ناميده مي شود. هر فرايند اصلي يا مادر به فرايندهاي جزئي تر، به نام خرده فرايند، تفكيك مي گردد. جزئي ترين فرايندي را كه ديگر قابل تقسيم نباشد، كوچكترين جزء كاركردي مي نامند.
2)نمودار سيستم:
نمودار سيستم، ابزاري ترسيمي است كه سخت افزارها، برنامهها و پرونده ها را به تصوير مي كشد. دو هدف عمده از ترسيم نمودار سيستم عبارتند از:
1-مستندسازي سخت افزارها، برنامه ها و نحوه پردازش پرونده ها در وضع موجود
2-نشان دادن سخت افزارها، برنامه ها و طرحهاي تعامل پرونده ها
نكته: نمودار سيستم، به جاي تبيين نحوه، پردازش پرونده ها، نشان مي دهد كه چه پرونده هايي پردازش شده اند.
علائم نمودار سيستم:
در نمودار سيستم، سه علامت نشان دهنده انواع پردازش، تمايز ميان فرايندها را در سطح كلي نشان مي دهند:
پردازش كامپيوتري
پردازش با وسيله كمكي نظير چاپگر
پردازش دستي
نكته: فرايندهاي دستي فقط هنگامي روي نمودار سيستم نشان داده مي شوند كه مرحله اي غيرقابل اجتناب در« يك مجموعه متوالي از عمليات كامپيوتري» باشند. فرايند تكميل كاربرگها و ساير فرايندهاي دستي كه معمولاً روي نمودار جريان اطلاعات نشان داده مي شوند، روي نمودار سيستم رسم نمي شوند.
علائم نشان دهنده ابزارهاي متنوع ذخيره سازي، اطلاعات واضحتري را درباره سخت افزارها ارائه مي دهند:
نوار مغناطيسي
وسيله دسترسي مستقيم
وسيله دسترسي مستقيم چندگانه
كارت منگنه
نوارمنگنه
نكته: از علائم فوق براي نشان دادن ورودي و خروجي سيستم نيز استفاده مي شود.
برخي ديگر از علائم سخت افزاري كه براي نشان دادن انواع ورودي و خروجي قابل استفاده هستند، در ذيل نشان داده شده اند:
نكته: پيش از آنكه بتوان اطلاعات را ذخيره كرد، بايد با استفاده از ابزار ورودي، آنها را براي كامپوتر قابل خواندن كرد.
به همين ترتيب، اطلاعات مورد نياز كاربران نيز با استفاده از يك فرايند يا خانه پردازش قابل خواندن مي شود؛ بنابراين براي ورود به پرونده ها يا خروج از آنها بايد از فرايندها يا خانه هاي پردازش استفاده شود.
نمودار سيستم، فقط هنگامي دستيابي به پرونده را نشان مي دهد كه اطلاعات پرونده، در نتيجه آن دستيابي تغيير يابد.
از پيكانهاي ورود يا ورود/ خروج اطلاعات، نبايد براي نشان دادن دستيابي صرف به پرونده ها استفاده كرد.
براي ورود و خروج مستقيم به پرونده ها نيز فقط بايد از طريق خانه پردازش اقدام كرد.
نكته: اگر يك نمودار سيستم بيش از حد طولاني باشد، به طوري كه در طول يك صفحه نگنجد، از يك دايره براي اتصال آن با ستونهاي بعدي، در همان صفحه، استفاده مي شود.
نكته: براي اشاره به ادامه نمودار در صفحه ديگر، از يك پيكان عريض استفاده مي شود.

نمودار سيستم از دو سطح اساسي براي بيان جزئيات استفاده مي كند:
*سطح كلي سيستم: ترسيم نمودار سيستم براي سطح كلي، متضمن ترسيم تصوير كارهايي متعدد و متنوع است. خانه هاي پردازش در اينجا ممكن است مشتمل بر چند برنامه باشند.
*سطح شغل(كار): تفضيلي ترين سطح است كه نمايشي از دستورات صادر شده براي پردازش يا انجام يك كار ارائه مي شود. در اينگونه نمودارها، هر خانه پردازش نشان دهنده يك برنامه است.
طراحی برنامه ریزی سیستم
چهار ابزار نظام يافته قابل استفاده براي تعيين نيازهاي يك سيستم يا سازمان
1-نمودار محتوايي
2-نمودار جريان اطلاعات
3-مدل هاي اطلاعات
4-مختصات پردازش
هدف سيستم:
هدف هر سيستم سازماني، ايجاد هماهنگي ميان تلاشهاي مديريتي براي كسب اهداف سازماني است. يك سيستم بايد نتايج ذيل را به بار آورد:
*اطلاعات صحيح را در زمان مناسب و با هزينه مناسب و برآورد دقيق در اختيار فرد مناسب قرار دهد.
*به افزايش ضريب اطمينان در تصميم گيري ها و بهبود كيفيت تصميم ها منجر شود.
*موجب افزايش ظرفيت پردازش توده هاي كار در زمان حال و آينده گردد
*توان انجام دادن كار سودآور را بيش از حدي كه قبلاً وجود داشته است ايجاد كند
* موجب افزايش بهره وري افراد و سرمايه ها و كاهش مجموعه هزينه ها شود
اهداف طراحي سيستم:
طراحي سيستمها با چهار هدف عمده صورت مي گيرد
*بالا بردن ميزان اطمينان
*افزايش جنبه اقتصادي( با صرفه بودن عمليات)
* متمركز شدن بر نيل به مقاصد و اهداف
*ايجاد ابزاري براي كنترل عمليات
طراحي سيستم جامع كه كل بخشها و خرده سيستمهاي يك سازمان را پوشش دهد بسيار حائز اهميت است اولين نتيجه اي چنين اقدامي موفقيت در برقراري ارتباط بين خرده سيستمها است دوم اينكه منابع سرمايه ها و فرصت ها به طور مناسب تري به كار گرفته خواهند شد و هزينه ها به ميزان قابل ملاحظه اي كاهش خواهند داد
نكته: به نظر يكي از صاحبنظران طراحي سيستمهاي صنعتي براي برنامه ريزي و كنترل زمينه هاي ذيل بيشترين نتيجه را خواهد داد
*برنامه ريزي و كنترل تهيه مواد اوليه
*برنامه ريزي و كنترل مصرف مواد اوليه، ماشين آلات و نيروي انساني( در عمليات توليدي)
*برنامه ريزي و كنترل كالاهاي ساخته شده(در شبكه توزيع)
مراحل طراحي سيستم:
طراحي سيستم طي چهار مرحله عمده انجام مي شود
1-طرح طرح ريزي و برنامه ريزي شامل: طرح ريزي، سازماندهي و كنترل عوامل ويژه ايجاد سيستم
2-طراحي خام يا مطالعه امكان پذيري يا طراحي مفهومي طراحي راه هاي گوناگون و ابتدايي ايجاد سيستم
3-طراحي تفضيلي: طراحي عمليات جزء به جزء ايجاد سيستم
4-اجزاء يا استقرار: نتيجه طراحي معمولاً به صورت مجموعه اي اقتصاد ارائه مي شود تبديل اين مختصات به سيستم مرحله اجرا يا استقرار ناميده مي شود.
ويژگي هاي طراح و تهليل گر:
هر تحليل گر و طراح بايد داراي ويژگي هاي فردي و رفتاري مهم ذيل باشد
*از اظهار نظر ديگران استقبال كند اما سريع نتيجه گيري نكند
*در غلبه بر مشكلات و موانع پايدار باشد و كندي پيشرفت كار مانع وي در تنظيم طرح و برنامه عملياتي نگردد
*فردي مصمم و قاطع باشد و از نگرش وسيع و انعطاف پذير برخوردار باشد
*پريشان افكار نبوده از رفتاري منظم و نزاكتي منطقي برخوردار باشد
*قادر باشد افكار، عقايد و پيشنهادي خود را به صورت كتبي و شفاهي بيان كند
*شنونده خونسرد باشد
*محاوره گري دقيق و منصف باشد
*دركار با ديگران و برقراري ارتباط با آنان برخوردي اجتماعي تر از افراد داشته باشد
*داراي تجربه تحليل مسائل بازرگاني و برنامه ريزي كامپيوتر باشد
*به ميزان كافي با كامپيوتر طرز كار آن و وسايل جانبي آن آشنا باشد
*با نرم افزارها آشنايي داشته باشد
*واجد قدرت تشخيص عميقي باشد.
طراحي پروژه:
هر كوششي براي طراحي سيستم، جزئي از عمليات اجرايي يك پروژه محسوب مي شود پروژه عبارت است از مجموعه كالاهايي كه در قالب يك روش كوتاه مدت و تك موردي، براي كسب هدف انجام مي شود. وطيفه اصل يك مدير پروژه، برنامه ريزي صحيح و كنترل خرده سيستمهاي موجود در چرخه مديريت پروژه است.
چرخه مديريت در نمودار ذيل نشان داده شده است:
در حقيقت چرخه مديريت پروژه شامل سه مرحله كلي«طراحي-برنامه ريزي و كنترل است.
برنامه ريزي پروژه فرايندي است كه هفت مرحله ذيل را در برمي گيرد.
1-تعيين اهداف كوتاه مدت پروژه
2-تعريف كارهاي ضروري در پروژه هاي بزرگ، در قالب دستور العمل انجام كارها)
3-برنامه ريزي پيشرفت منطقي كارهاي متوالي و همزمان(با استفاده از نمودار شبكه)
4-تهيه جدول زمانبندي كار، مطابقه خواسته مديريت( با تكميل يك نمودار پرت)
5)برآورد هزينه نيروي انساني، تجهيزات و ساير لوازم پروژه
6)تعيين بودجه طرح
7) سازماندهي نيروي انساني مورد نياز در طول مدت پروژه
هنگام كنترل پروژه نيز بايد موارد ذيل را در نظر گرفت
1)ميزان تحقق اهداف كوتاه مدت در پروژه، همگام با پيشرفت پروژه
2)استمرار كنترل بر اجراي برنامه زمانبندي شده به ويژه در مسير بحراني
3) ارزيابي ميزان هزينه مالي و زمان صرف شده نسبت به كار انجام شده
4)ارزيابي نحوه بكارگيري نيروي انساني و پيشرفت كار افراد
5)ارزيابي عملكرد، با توجه به هزينه و زمان صرف شده، و مقايسه با عملكرد ساير پروژه ها
ساختار تجزيه كار و مديريت پروژه:
ساختار تجزيه كار، يكي از مفاهيم اساسي در مديريت پروژه است. ساختار تجزيه كار، بر تجزيه طبيعي پروژه و تبيين نتايج آن دلالت دارد و به ترتيب ذيل انجام مي شود
1)تقسيم سيستم به خرده سيستمها
2)تقسيم خرده سيستمها به كارها
3) تقسيم كارها به خرده كارها
4) تقسيم خرده كارها به كارهاي جزئي
ساختار تجزيه كار، فهرستي سلسله مراتبي از فعاليتهاي ضروري براي ايجاد يك سيستم ارائه مي كند.
در ساختار تجزيه كار، يكي از روشهاي ذيل براي تعيين فعاليتهاي به كار مي رود. لازم به ذكر است اين روشها به صورت تركيبي يا منفرد، به مثابه مبنايي براي ساختار تجزيه كار قابل استفاده هستند:
1)روش فهرست كنترل
2)روش ماتريسي:
3)روش تحويلي:
دلايل تفكيك طراحي سيستم به چند مرحله عبارتند از:
*وجود تقاضا براي ايجاد تغييراتي در سيستم، پس از نصب آن(اين تغيير در سيستمهاي بزرگتر تاثير بيشتري دارد تا در سيستمهاي كوچك تر)
*كاهش هزينه هاي ارتباطي، تفكيك پروژه ها به دليل ساده سازي ارتباطات، موجب كاهش هزينه هاي سربار مي شود.
*جلب علايق كاربر
*كاهش ميزان تغييرات بعدي، با طولاني تر شدن و افزايش زمان تحويل، احتمال تغيير خواسته ها نيز افزايش مي يابد.
همان طور كه ذكر شد، يك پروژه بزرگ را به دو صورت مي توان مرحله بندي كرد:
الف) مرحله بندي براساس خرده سيستمها؛ دو مساله ايجاد مي كند: نخست اينكه بايد برنامه هاي ويژه اي طراحي و آزمون شوند تا بخش جديد سيستم بتواند با سيستمهاي منفك قديمي، تعاملي مطلوب داشته باشد- دوم اينكه مرزهاي بسياري از سيستمهاي قديمي، بر ميزان توانايي افراد در استفاده از ماشين تحرير و ماشين حساب مبتني شده است. تحليلگر بايد در صورت برخورد احتمالي با چنين موانعي، هوشيار باشد و سيستمي را طراحي كند كه بتواند براساس قابليتهاي موجود در سيستم قديمي بنا شود. ولي خود به آنها محدود نكند.
ب) مرحله بندي براساس تواناييهاي اطلاعاتي(زمانبندي تحويل محصول).اين شيوه؟؟ بر ديدگاهي است كه«اطلاعات» را محصول اساسي يك سيستم اطلاعاتي مي داند. در اين حالت مي توان فعاليتهاي ايجاد سيستم را به مراحلي براي تحويل بخشهاي طراحي شده سيستم، به منظور انجام موارد ذيل تقسيم كرد:
*كسب اطلاعات
*ذخيره سازي اطلاعات
*پردازش اطلاعات
*بازيابي اطلاعات
*توزيع اطلاعات
به عنوان مثال زماني كه تحليلگران مالي شركت، بارها از نحوه ارائه گزارشهاي تفضيلي توسط سه خرده سيستم موجود شكايت كرده اند و معتقدند كه به دليل تنظيم جداگانه اين گزارشها توسط سه خرده سيستم، تجزيه و تحليل آنها دشوار شده و بهتر است همگي يك كاسه گردند، بسرعت مي توان«تجديد نظر درگزارشها» و«ايجاد اطلاعاتي» براي يك سيستم جامع جديد مورد اقدام قرار داد.
انتخاب بهترين روش:
انتخاب روش مناسب براي برنامه ريزي و تشريح ساختار تجزيه كار، به موارد ذيل بستگي دارد:
اندازه پروژه
ميزان مخاطره در پروژه
ميزان تجربه گروه مجري
پروژه هاي كوچك و كم مخاطره را مي توان بسهولت به پيروي از روش فهرست كنترل، برنامه ريزي كرد. اندازه كوچك پروژه و ثبت خواسته ها، تضمين كننده مقبوليت«روش فهرست كنترل»، براي يك پروژه خاص انتخابي است.
گروههاي كم تجربه تر ترجيح مي دهند كه در طراحي از روش فهرست كنترل و روش ماتريسي استفاده كنند.
براي برنامه ريزي پروژه هاي بزرگ و مخاطره آميز، بايد از روش تحويلي استفاده كرد. البته مي توان فعاليتهاي مربوط به هر مرحله از تحويل پروژه را با استفاده از روش فهرست كنترل يا روش ماتريسي برنامه ريزي كرد.
انواع نمودار جريان كار:
نمودارهاي جريان كار را به طور كلي مي توان به دو دسته تقسيم كرد:
1)نمودارهاي جريان كار عمودي( يك ستوني):
عمليات
انتقال يا حركت
بازرسي يا كنترل
تاخير يا توقف
بايگاني يا انبار
براي ترسيم نمودار جريان كار عمودي، از علائم خاصي استفاده مي شود. اين علائم عبارتند از:
*عمليات بر حالتي دلالت دارد كه چيزي تغيير يابد، افزوده يا كاسته شود و يا اينكه ايجاد گردد.
* انتقال. هنگامي رخ مي دهد كه يك شيء كاربرگ، نامه يا فكر، از يك مكان به مكان ديگر حركت داده شود.
* بازرسي. هنگامي رخ مي دهد كه يك شيء، كاربرگ، نامه يا فكر، بررسي شود و تاييد يا رد گردد.
* تاخير. بر وضعيتي دلالت دارد كه انتقال، انجام عمليات، يا بازرسي يك شيء، كاربرگ، نامه يا فكر، براي مدتي متوقف شود.
بايگاني. حاكي از آن است كه يك شيء، كاربرگ، نامه يا فكر، تا زمان انتقال اطلاعات، انجام عمليات يا بازرسي بعدي، تحت حفاظت و نگهداري قرار گيرد.
2)نمودارهاي جريان كار افقي(نمودار سلسله مراتب«ورودي- فرايند- خروجي» يا نمودار هيپو):
يك ابزار مستندسازي در برنامه نويسي سيستم است. استفاده از هيپو به مثابه يك ابزار طراحي و مستندسازي، سه هدف عمده دارد:
*ارائه ساختاري كه امكان شناخت وظايف(كاركردهاي) سيستم را فراهم سازد.
*بيان وظايفي كه بايد براساس برنامه انجام شوند.
*ارائه كزارش مصوري از وروديها و خروجيهاي هر سيستم وظيفه اي، در سطوح متعدد نمودار
در روش طراحي و مستندسازي هيپو، از يك مجموعه نمودار سه سطحي استفاده مي شود كه مشتمل بر موارد ذيل است:
1)شماي تصويري محتويات
2) نمودار كلي
3) نمودار تفضيلي
طراحی مفهومی سیستم جدید
طرح خام(مفهومي)، ساختار كلي سيستم را نشان مي دهد و تصويري از عملكرد مطلوب سيستم، براي مرحله طراحي تفضيلي ارائه مي كند هنگام طراحي مفومي، توجه به سه نكته اساسي ذيل ضروي است:
ملاحظه و بررسي«علايق مراجعاتي». علايق مراجعاتي، همان وضعيتهاي عالي و مطلوبي هستند كه تصميم گيرندگان اصلي، براي آينده سازمان در نظر گرفته اند.
اهميت خلاقيت در طراحي خام.
اهميت پيش بيني بروز مسائل بالقوه در جريان طراحي تفضيلي و استقرار سيستم.

مراحل طراحي مفهومي(خام):
تعريف مسائل
تعيين اهداف كوتاه مدت سيستم.
تشخيص محدوديتها.
3-1) محدوديتهاي داخلي؛ شامل: ميزان حمايت مديريت عالي- وضعيت سازمان و خط مشي آن- نياز به نيروي انساني متخصص- پذيرش سيستم فقط توسط كاركنان- هزينه و بودجه- ويژگيهاي تحليلگر و طراح.
3-2) محدوديتهاي خارجي؛ شامل: نيازهاي مشتريان و ارباب رجوع- قوانين و مقررات دولتي- شرايط تامين كنندگان مواد اوليه يا عمده فروشان
تعيين نيازهاي اطلاعاتي:از طريق پرسش مستقيم از مديران يا درخواست از آنان جهت تشريح آنچه  در فرايند تصميم گيري شان رخ مي دهد.
تعيين منابع اطلاعاتي. تكميل مرحله«تعيين نيازهاي اطلاعاتي» بدون بررسي منابع آن امكانپذير نيست. هر چند طراحي بعضي از سيستمها، نيازمند اطلاعات خارجي قابل ملاحظه اي است اما بديهي ترين مكان براي جمع آوري اطلاعات در مورد بيشتر قسمتهاي سازمان، داخل سازمان يا شركت است(دفاتر، پرونده ها، مدارك حسابداري، سوابق آماري و…) بدين ترتيب در مرحله«تعيين نيازهاي اطلاعاتي» بخش عمده اي از كار، صرف مطالعه سيستم موجود مي شود. در مورد ضرورت مطالعه سيستم موجود، نظرهاي گوناگون مطرح مي شوند:
5-1) عده اي معتقدند كه تحليل تفضيلي سيستم موجود، بايد قدم اوليه تعيين نيازهاي اطلاعاتي باشد؛ زيرا:
*ممكن است يك اصطلاح جزئي در سيستم موجود كافي باشد و به طراحي كلي سيستم نيازي نباشد.
* بررسي سيستم موجود براي تعيين قسمتهاي كه بايد بهبود يابند، ضرورت دارد.
* بيشتر سيستمها از منابع ورودي مشابهي استفاده مي كنند و مطالعه سسيستم موجود براي تعيين اين منابع، ضروري است.
* مطالعه سيستم موجود براي تعيين ميزان داده ها و هزينه دستيابي به آنها در طرحهاي جديد، ضرورت دارد.
5-2) عده اي ديگر طبق نظريه اي كه«برخورد تازه» يا«برخورد منطقي» ناميده مي شود، مطالعه تفضيلي سيستم موجود را ضروري نمي دانند، زيرا با وجود تغييرات عمده اي كه در سيستم جديد ايجاد مي شود، نبايد آن را براساس محدوديتهاي موجود در سيستم فعلي طراحي كرد.
نكته: انتخاب يكي از دو روش فوق براي طراحي سيستم، به عواملي نظير وضعيت سيستمهاي موجود در سازمان، اهداف كوتاه مدت آنها، و ميزان ضرورت ايجاد در آنها بستگي دارد.
6. تحليل و تركيب منابع مذكور: اين منابع اطلاعاتي را مي توان به ترتيب ذيل طبقه بندي كرد:
مدارك داخلي و خارجي
مصاحبه با مديران و نيروهاي عملياتي
نمونه گيري(به ويژه زماني كه حجم اطلاعات زياد است)_ مزيت، صرفه جويي در زمان هزينه
دو نوع عمده از فنون متعدد براي«تحليل و تركيب» اطلاعات عبارتند از:
6-1) تحليل داده ها و بازداده ها: در اين روش، با تنظيم ستون عمودي داده ها و رديف افقي بازداد ه ها، مي توان رابطه آنها را با قراردادن علامت در محل تقاطع، نشان داد.
6-2) تنظيم جريان اطلاعات به صورت چند بعدي در اين فن، از يك شماي عملياتي( نمودار جريان كار) براي تعيين مسير جريان اطلاعات، از ابتدا تا انتها، و تنظيم آن برحسب توالي زماني، استفاده مي شود.
7) طراحي طرحهاي مفهومي بدليل و انتخاب يكي از آنها: طرحهاي مفهومي را مي توان به طريق زيادي ارزيابي كرد:
مقايسه عملكرد پيش بيني شده در هر طرح مفهومي با اهداف كوتاه مدت سيستم طراحي شده.
تهيه يك تحليل اوليه يا مقدماتي از«هزينه- منفعت» يا«هزينه-اثربخشي» سيستم، به گونه اي كه امكان مقايسه كمي سيستمهاي پيشنهادي فراهم آيد.
تهيه شماي عملياتي(نمودار جريان كار) هر طرح مفهومي و تشخيص نقاط قوت و ضعف هر يك از آنها، از حيث كيفيت بانك اطلاعاتي و اطلاعاتي كه بايد تهيه شوند، تعداد عمليات ضروري براي تكثير و انتشار پرونده ها و تعداد نقاط بالقوه اي كه عمليات در آنها تجزيه مي شوند.
اگر در هيچيك از موارد مذكور، طرح برتر نشود، بايد طرحهاي مفهومي را با تفضيل بيشتري بيان كرد تا امكان مقايسه دقيقتر آنها فراهم آيد.
8)انتخاب و مستندسازي يك طرح مفهومي: مراحل مستندسازي عبارتند از:
8-1) تهيه شماري عملياتي سيستم جامع: شامل كوششهايي است كه تا اين مرحله از طراحي به عمل آمده اند: اهداف كوتاه مدت سيستم- نيازهاي اطلاعاتي و منابع تامين آنها در سيستم- قواعد و نقاط تصميم گيري- شماي كلي داده ها و بازداده ها در آن- مهمتر از همه، نحوه تلفيق و تركيب خرده سيستمها.
8-2) تعريف و مستندسازي داده هاي سيستم؛ به شكلي كه براي ماشين قابل استفاده باشد.
8-3) تعريف و مستندسازي بازداده هاي سيستم. در برگيرنده مختصات مقصد و مختصات توزيع بازداده ها است.
نكته: دو اصل راهنما براي طراحي كاربرگ( به عنوان يك بازداده)،«مديريت برمبناي استثناء» و«ضرورت تلخيص اطلاعات» هستند.
8-4) روشهاي ديگر مستندسازي استفاده از«كاربرگ فعاليت» كه مي تواند اطلاعاتي را درباره«زمان و حجم توليد» و«وظايف ويژه و نيازهاي ويژه سيستم» ارائه كند- تهيه«شرح .مكتوب سيستم» با الهام از اين عبارت كه« اگر آنچه را كه در ذهن داراي مكتوب نكني، مثل اين است كه آن فكر هرگز به ذهن تو نرسيده باشد».
9) تهيه گزارش طراحي مفهومي. پيشنهادي است براي نحوه خرج كردن«منابع مالي در نظر گرفته شده براي تغييرات سازماني» كه جهت تصويب به مديريت عالي ارائه مي گردد. اين طرح پيشنهادي، مختصات عملكرد سيستم را نشان مي دهد.
طراحی تفصیلی سیستم جدید
هدف طراحي تفضيلي، تهيه توصيف مشروحي از سيستم است، به طوري كه به تحقق اهداف طرح خام بينجامد. طراحي تفضيلي سيستم جديد شامل سه مرحله كلي است كه هر مرحله به چندين بخش تقسيم مي شود:
آغاز فعاليت مديريت پروژه:
1-1)مشاركت دادن كارفرما:
اولين گام طراحي سيستم، گامي براي پيشرفت فني آن نيست بلكه گامي است براي جلب حمايت از اقدامات بعدي در طراحي سيستم. بدين منظور، اعضاي سازمان بايد حتي المقدور از اهداف و نحوه طراحي سيستم آگاه شوند.
1-2) تشخيص شاخصهاي«غالب» و«دادو ستد» براي سيستم:
شاخصهاي غالب، شاخصهايي هستند كه يك فعاليت را آنقدر مهم مي سازند كه همه فعاليت هاي ديگر را تحت الشعاع قرار مي دهند مانند خط مشي حفظ موجودي جنس در انبار و ضرورت صفر نشدن آن.
شاخصهاي دادوستد، شاخصهايي هستند كه ميزان عملكرد در يك فعاليت را براي افزايش عملكرد در فعاليت ديگر كاهش مي دهند. براي مثال از شاخص پايين نگاهداشتن هزينه هاي توليد صرفنظر مي شود و بودجه اي براي كاهش آلودگي ناشي از توليد در نظر گرفته مي شود.
1-3) تعريف و تشريح خرده سيستمها:
فرايند تعريف و تشريح خرده سيستمها، با تشريح دو منبع اطلاعاتي اصلي آغاز مي شود:
طراحي مفهومي
شاخصهاي غالب و دادوستد
1-4) شناسايي و ترسيم تفصيلي جريانهاي اطلاعاتي و خرده سيستمهاي عملياتي:
طرحهاي تفضيلي به ترتيب براي خرده سيستمها، نواحي وظيفه اي هر خرده سيستم، و سطوح مختلق اجزاي كار در هر ناحيه وظيفه اي تهيه مي شوند. براي طراحي تفضيلي از سه نوع نمودار يا شماي عملياتي استفاده مي شود:
شماي عملياتي نشان دهنده كار. منظور نوعي نمودار خانه اي است كه روابط بين كارها و فعاليتهاي گوناگون را نشان مي دهد و سپس نخستين گامهاي ضروري براي تكميل شرح تفضيلي هر فعاليت را روي كاربرگ تجزيه و عمليات تعريف مي كند.
شماي عملياتي نشان دهنده كاربرگها.نوعي نمودار است كه كاربرگهاي بكار رفته براي برقراري ارتباط و ارائه گزارش را نشان مي دهد و جريان همه نسخ صادره را در سازمان پيگيري مي كند. همچنين در برخي از موارد، بر برنامه زماني انتقال كاربرگها تاكيد مي كند.
شماي عملياتي برنامه. ابزار اساسي برنامه نويسي است و براي نشان دادن ترتيب منطقي كه بايد توسط كامپيوتر طراحي شود، به كار مي رود.اين ابزار، نظمي منطقي را پي ريزي مي كند كه حاصل آن، تنظميم برنامه هايي با علائم اختصاري است.
1-5) تعيين درجه خودكارسازي عمليات:
در شماي عملياتي بايد حتي المقدور، وضعيت هريك از عمليات را از حيث ميزان نياز به خودكار شدن، بررسي كرد. براي اين منظور، مي توان بر حسب تمايل مديريت، به شيوه هاي ذيل عمل كرد:
كاروكنترل آن به صورت دستي انجام شود.
كارو كنترل آن به صورت خودكار انجام شود؛ ولي بايد يك نيروي انساني آنها را به كار بيندازد.
كارو اخذ بازخور از نتيجه كار به صورت خودكار انجام شود ولي كنترل آن به صورت دستي انجام گيردو كانند دزدگيري خودرو
كار، اخذ بازخور از نتيجه كار، و كنترل، هر سه به صورت ماشيني انجام شود. مانند دستگاههاي خودكار تهويه مطلبوع در خودرو NEWC كه كنترل كننده درجه آلودگي است.
2-آمادگي جهت بررسي رسمي:
2-1) ايجاد بانك اطلاعاتي و طراحي كاربرگها:
بانكهاي اطلاعاتي به دليل نياز مديريت به اطلاعات گوناگون براي هدايت كل سيستم، تشكيل مي شوند. يك روش منظم براي ايجاد بانك اطلاعاتي، شامل مراحل ذيل است:
الف) تشخيص كليه نقاط نيازمند به داده هاي فوري، با استفاده از شمالي عملياتي
ب) تهيه يك كاربرگ اطلاعاتي براي هريك از داده ها، با تاكيد بر ذكر منبع داده ها، طول و شكل داده هاف تناوب جاري و بالقوه داده ها و به روز كردن آنها، جدول زمانبندي نگهداري داده ها، مصرف نهايي داده ها.
ج) دسته بندي همه كاربرگهاي اطلاعاتي سيستم و كنترل آنها از حيث آنكه چيزي جا نمانده باشد.
د) دسته بندي هم كاربرگهاي اطلاعاتي مربوط به يك فعاليت، واحد سازماني، يا كل سازمان، و يادداشت كردن تعداد نسخه هاي آن.
ه) برطرف ساختن نيازهاي اطلاعاتي مشابه با ايجاد يك بانك اطلاعاتي كامل.
و) ارزيابي مجموعه اطلاعات پرونده اصلي، از حيث تناوب نياز سيستم به  آن و ارزش داده هاي آن براي سيستم در مقايسه با هزين كسب آنها.
2-2) مدلسازي سيستم عملياتي:
پس از ايجاد بانك اطلاعاتي، بايد تا آنجا كه ممكن است سيستم را «كمي» كرد. مدلهاي تصميم گيري گاهي در قالب معادلات رياضي و گاهي به شكل جدول تصميم گيري تنظيم مي شوند.
جداول تصميم گيري،‌مجموعه اي از مباني كمي و كيفي را براي اتخاذ تصميم ارائه مي كنند. نحوه طرح تصميم در جداول تصميم گيري، به صورت ذيل است:   «اگر اين شرايط موجود باشند»      «پس عمليات را انجام بده»
2-3) تهيه نرم افزار:
از نظر مديريت، ابعاد فني برنامه ريزي نرم افزاري، چندان مورد توجه نيست اما اطمينان يافتن از به صرفه بودن و موثر بودن آن، از وظايف مديريت است؛ زيرا برنامه ريزي نرم افزاري خوب، فعاليت پرخرجي است براي تهيه برنامه نرم افزاري مراحل ذيل بايد توسط مركز كامپيوتر انجام شود:
الف) تعيين استاندارها و رويه هاي براي برنامه نويسي با استفاده از علائم استاندارد.
ب)مطالعه مختصات طرح مفهومي(خام) سيستم و همكاري با طراحان طرح تفضيلي
ج) ترسيم مدار منطقي پردازش اطلاعات و تهيه شماي عملياتي برنامه نويسي
د) ترجمه دستورالعملهاي پيش بيني شده در شماي عملياتي، به زبان كامپيوتر(شماره گذاري خوب جهت صرفه جويي در استفاده از ظرفيت حافظه كامپيوتر و افزايش سرعت عمليات ماشيني و نيز جهت تعبيه سازو كار كنترل خطا در دستورالعمل ماشيني).
ه) آزمايش برنامه جهت رفع نقص قبل از مرحله استقرار
و) مستندسازي برنامه ها، شماره گذاري و آزمايش آنها(مرحله بسيار مهم) اطمينان يافتن از تهيه مستندات مناسب و به روز شده، جزئي از وظايف مديريت است.
2-4) تنظيم عمليات تفضيلي خرده سيستمها و تعيين شكل بازداده ها براي مديريت:
كمي كردن اطلاعات و زمانبندي براي ارائه آن به مديران، نقش مهمي در اتخاذ تصميمهاي موثر دارد. بهتر است گزارشهايي كه براي مديران تهيه مي شود. به يكي از دو صورت ذيل باشد:
ارائه جمع بندي مختصري از وضعيت كلي سيستم حوزه مسئوليت وي.
ارائه اطلاعاتي در مورد مسائل ويژه اي كه او بر روي آنها كار مي كند.
اين مسئله معمولاً از سه طريق ذيل كشف مي شوند:
كشف مسائل جاري يا آتي توسط افراد مافوق. اينگونه مسائل معمولاً از عوامل خارج از سيستم تحت نظارت مدير ناشي مي شوند.
تشخيص مسائل توسط خود مدير. از طريق مطالعه خلاصه گزارشها و نيازهاي آتي  سازمان.
طرح مسائل توسط زيردستان
3-طراحي
3-1) آزمايش اوليه سيستم با استفاده از شبيه سازي:
شايد بهترين شيوه آزمايش سيستمهاي خيلي كوچك، شبيه سازي با استفاده از سيستمهاي« بازده قوي» باشد. در سازمانهاي خلي بزرگ، شبيه سازي همه عمليات سازمان، كاري بسيار پيچيده و پرهزينه است؛ با وجود اين، براي آزمايش بسياري از خرده سيستمها و اجزاري وظيفه اي سيستمهاي بزرگ، بايد از روش شبيه سازي استفاده كرد.
مزاياي شبيه سازي: طول زمان مرحله انتقال از سيستم قديم به سيستم جديد و رفع نقص و طراحي مجدد آن، به حداقل ممكن كاهش مي يابد- امكان ارزيابي سيستم جديد از حيث ميزان كارايي، در مقايسه با معيارها و مختصات عملكردي پيش بيني شده در طرح مفهومي، ميسر مي گردد.
براي آزمايش كل سيستم از طريق شبيه سازي، به ترتيب ذيل عمل مي شود:
الف)  ارزش داده هاي خارجي نظير سهم بازار رقيب اصلي، نرخ كارمزد و هزينه نيروي انساني، در دامنه پيش بيني شده، با استفاده از جدول اعداد تصادفي معين مي شود.
ب) تاثير داده هاي خارجي در داخل سيستم پيگيري مي شود. اين امر در مواردي كه پردازش اطلاعات خودكار است. فرايند ساده اي است اما در مواردي كه تاثير داده هاي خارجي  روي سيستم بايد توسط يك انسان تحليل گردد، لازم است با تجربه ترين و ماهرترين افراد استفاده شود؛ به اين ترتيب با استفاده از اين نوع شبيه سازي، مي توان«نقض اطلاعاتي و ناآگاهي مدير در مورد وضعيت» و ميزان«ناتواني سيستم در كنترل خطاها و قضاوتهاي انساني» را معين كرد.
ج) بازداده هاي حاصل از خرده سيستمهاي گوناگون، آزمايش مي شوند تا بررسي گردد آيا همه عمليات، مطابق مختصات انجام مي شوند و متغيرهاي هزينه تحت كنترل درآمده اند يا خير. آيا بازداده ها به دامنه هاي معيني محدود مي شوند و يا آيا خرده سيستم مي تواند پاسخگويي نسبتاً سريع داده ها باشد؟
د) در صورت پاسخ منفي به سوالات مرحله قبل، مراحل يك تا سه تكرار مي شوند.
نكته: با استفاده از فن مونت كارلو و جدول اعداد تصادفي مي توان چندين هزار چرخه شبيه سازي را در صورت نياز، ايجاد و بررسي كرد؛ اين روش بسيار پرهزينه است ولي امكان اجراي آن وجود دارد.
3-2) پيشنهاد ساختار سازماني جديد براي اداره كردن سيستم:
طراحان بايد تغييرات سازماني مورد نياز در سيستم جديد را به متصديان و مديران رده عالي پيشنهاد كنند. طراحان حق ندارند با اعمال فشار و استفاده از قدرت تخصصي، تجديد ساختار را به سازمان تحميل كنند.
3-3) مستندسازي طراحي تفضيلي:
نتيجه پروژه طراحي تفصيلي، تنظيم اسنادي است كه سيستم، عمليات آن و دلايل توجيهي آن را به دقت تشريح مي كند. به اين ترتيب، مديريت عالي مي تواند به منظور كسب آگاهي از ماهيت سيستم، توانايي بالقوه آن براي سازمان، و هزينه ها و تركيب كلي آن، بسرعت خلاصه اين گزارش را مطالعه كند.
نكته: برخي از اسناد را بايد روي كاربرگهاي استاندارد ثبت كرد؛ مانند: نمودار جريان داده ها و بازداده ها.
نكته: در شماي عملياتي بايد از علائم استاندارد استفاده شود و يك دفتر راهنما براي استفاده از شماي عملياتي تهيه گردد.
نكته: بعضي از اسناد كه مختص به يك پروژه هستند، بايد متناسب با نيازهاي ويژه كاربران آن پروژه ها تنظيم شوند.
3-4) بررسي طرح با كارفرما:
طراحي تفصيلي پس از آماده شدن طرح مفهومي(خام) سيستم آغاز مي شود و حاصل آن دستيابي به مجموعه مختصاتي براي ساختن سيستم است. در مرحله آخر طراحي تفصيلي، طرح تهيه شده با كارفرما مورد بررسي قرار مي گيرد تا جهت استقرار سيستم جديد، تاييديه لازم را بگيرد.

استقرار، ارزیابی، نگه داری سیستم
استقرار سيستم از مهمترين و حساسترين مراحل يك طرح جامع است. از حيث ميزان هزينه نيز استقرار رضايتبخش يك سيستم،  گاهي با مجموع هزينه هاي مراحل مختلف طراحي آن، برابري مي كند. مراحل اصلي استقرار عبارتند از: نصب اوليه- آزمايش سيستم( به طور كلي)- ارزيابي، نگهداري، و كنترل سيستم.
گامهاي عمده اي كه بايد براي استقرار، ارزيابي و نگهداري سيستم برداشته شوند عبارتند از:
1-تعيين روش استقرار(بديلهاي استقرار):
روشهاي اصلي استقرار سيستم عبارتند از:
روش نصب سيستم جديد براي اولين بار. در حالتي كه سيستم جديد براي اولين بار نصب مي شود، قبل از استقرار دائمي، مدتي به صورت آزمايشي نصب مي گردد.
روش قطع سيستم قديمي و نصب سيستم جديد(تبديل مستقيم. در اين حالت يك شكاف زماني ايجاد مي شود كه در آن، هيچ سيستمي در حال فعاليت نيست.
روش قطع و نصب بخش به بخش سيستم(روش استقرار تدريجي سيستم جديد). بتدريج بخشهايي از سيستم قديم قطع مي شوند و بخشهايي از سيستم جديد نصب مي گردند؛ به شرط آنكه سيستم جديد، تركيبي از فعاليتهاي خودكار و منفك از هم باشد.
كار همزمان و موازي سيستم جديد با سيستم قديمي، و قطع سيستم قديمي در مرحله بعد. استفاده از اين روش، به دليل افزايش نياز به نيروي انساني و افزايش هزينه هاي جانبي، بسيار پرهزينه است. مزيت اين روش آن است كه فرصتي ايجاد مي كند تا عيبهاي سيستم جديد قبل از شروع به كار، كاملاً برطرف شوند.
2-برنامه ريزي استقرار:
فرايند برنامه ريزي استقرار، با توجه به تصميمات بنيادي و برنامه هاي گوناگون استقرار، وظيفه مديران صفي است. پس از تعيين روش تبديل، طي كردن گامهاي ذيل در فرايند برنامه ريزي استقرار، ضرورت دارد:
2-1) تشخيص و تعيين كارهاي استقرار:
كارهاي عمده اي كه بايد براي استقرار سيستم انجام شوند، معمولاً عبارتند از:
برنامه ريزي كارهاي استقرار
سازماندهي نيروي انساني براي استقرار
تهيه و طراحي جا و مكان و تسهيلات
تنظيم رويه هاي نصب و آزمايش
برنامه ريزي براي آموزش نيروي انساني عملياتي
تكميل نرم افزار مورد نياز سيستم
تهيه سخت افزار مورد نياز
طراحي كاربرگها
تنظيم پرونده ها
قطع سيستم جاري، و تكميل و آغاز فعاليت سيستم جديد
آزمايش كل سيستم: شامل:
الف) آزمايش برنامه؛ براي شناسايي نارسائي هاي منطقي و ساختاري برنامه انجام مي شود. در اين روش، پس از آزمايش هر سلول به طور مجزا، رابطه آن سلول با ساير سلولهاي برنامه نيز آزمايش مي شود.
ب) آزمايش سيستم؛ براي اطمينان از هماهنگي عملكرد مجموعه برنامه ها اجرا مي شود. در اينجا، برنامه نويسان از اطلاعات ويژه آزمايش استفاده مي كنند. عواملي كه هنگام آزمايش سيستم مدنظر قرار مي گيرند عبارتند از:
ب-1) سازگاري داده ها. آيا شكل داده هاي توليد شده در يك سلول، براي استفاده در ساير سلولهاي كه از آن داده ها استفاده مي كنند، قابل قبول است؟
ب-2) به هم پيوستگي داده ها. آيا داده هاي نامگذاري شده در يك سلول، در ساير سلولهاي نيز با همان نام قابل ارجاع هستند؟
ب-3) ظرفيت پرونده.  آيا اندازه پرونده، براي رفع نيازهاي عملياتي(كاربردي) كافي است؟
ب-4) توالي داده ها. آيا داده هاي ذخيره شده و قابل دسترسي، از نظم كافي و مطلوب برخوردارند.؟ آيا براي حفظ نظم مورد نظر در داده ها، رويه هاي مناسب طبقه بندي و فهرست نويسي به كار گرفته شده اند؟
اين آزمايشها، فعاليت عادي سيستم را ارزيابي مي كنند. دسته ديگري از آزمايشها،«آزمايشهاي ويژه» ناميده مي شوند كه اطلاعاتي را درباره ميزان مطلوبيت عملكرد سيستم، فراهم مي كنند.
ج) آزمايش ميزان پذيرش سيستم در ميان كاربران، كاربران با استفاده از اطلاعات واقعي، ميزان مطلوبيت سيستم را طي يك دوره زماني طولاني، ارزيابي مي كنند. اين آزمايش كه بيش از تحويل سيستم و ارزيابي آن توسط كاربرنهايي صورت مي گيرد،«آزمايش نهايي» ناميده مي شود.
12- مستندسازي سيستم
ارزيابي سيستم. طراحان سيستم، معمولاً كيفيت آن را با توجه به ميزان بازدهي اقتصادي آن در نظر مي گيرند. معمولاً كيفيت نرم افزارها، با توجه به ظرفيت آنها، از حيث موارد ذيل ارزيابي مي شود:
الف) نحوه كنترل فرايند دسترسي به برنامه
ب) صحت(ميزان توان سيستم در اصلاح وروديها، محاسبات و خروجيها)
ج) قابليت توسعه سيستم
د) قابليت نگهداري سيستم و توان شناسايي خطاهاي برنامه و اصلاح آنها
ه) قابليت حمل و كاربرد مجدد روي سخت افزارهاي گوناگون
و) قابليت اعتماد و ميزان دقت عملكرد يك سيستم با توجه به استانداردها
14- نگهداري و كنترل سيستم( رفع عيب از سيستم و بهبود آن). فعاليت نگهداري ممكن است با دريافت گزارشهايي مبني بر بروز خطا، تغيير نيازهاي كاربران يا پيشنهاد يكي از اعضاي گروه«طراحان و مديران» آغاز شود. فعاليتهاي مربوط به نگهداري را مي توان به ترتيب ذيل دسته بندي كرد:
الف) تعميرات فوري
ب) تعميرات جاري
ج) رسيدگي به تقاضاهاي مربوط به گزارشهاي خاص
د) بهبود سيستم
نكته: مسئوليت كنترل و نگهداري سيستم، بر عهده مديران صفي است.
نكته: سيستم نگهداري بايد مشتمل بر ابزار مورد نياز براي دريافت وروديها از محيط باشد. زيرا اگر تغييرات محيطي به دقت پيگيري، شناسايي و كنترل نشوند، ممكن است جريان مستمري از خطاها را وارد سيستم كنند. برخي از عوامل وقوع تغيير و تحول در محيط عبارتند از:
الف) خط مشي ها، قوانين و مقررات دولتي
ب) شرايط اقتصادي
ج) صنعت و موقعيتهاي رقابتي
د) تكنولوژي جديد
نكته: يك برنامه خوب براي نگهداري سيستم، بايد چهار گام داشته باشد:
الف) همه تقاضاهاي كتبي تغيير را ثبت كند.
ب) همه تقاضاها را اولويت بندي كند؛ اين اولويتها بر مبناي فوريت، مزاياي بلند مدت، زمان و منابع مورد نياز ملاحظات و نظرهاي مديريت، تنظيم مي شوند.
ج) برنامه هاي سالانه و برنامه هاي كوتاه مدت ماهانه را تنظيم كند.
د) تعميرات انجام شده را برحسب زمان انجام ثبت كند؛ پس از پايان يافتن هر پروژه دفتر راهنماي طراحي سيستم اصلاح مي شود.
2-2) برقراري رابطه بين كارهاي مذكور
ضرورت اجراي همزمان و توالي بسياري از فعاليتهاي پروژه هاي بزرگ، تحليلگران را تشويق مي كند تا از نمودار شبكه استفاده مي كنند. حتي در پروژه هاي كوچك نيز استفاده از نمودار ميله اي«گانت» و نمودار شبكه، تصور طرح و برنامه زمانبندي آن را بسيار روشنتر مي سازد.
2-3) تهيه برنامه زمانبندي شده
ابتدا طراحان سيستم با يك زمانبندي تخميني و برآورد زمان متوسط هر فعاليت در يك نمودار شبكه، برنامه اي زمانبندي شده را تنظيم مي كنند و سپس مسير بحراني يا طولاني ترين مسيرآن از حيث زمان، محاسبه مي شود. بدين ترتيب، پس از تعيين نقطه شروع، طراح مي تواند تاريخ پايان برنامه را معين كند.
2-4) تنظيم بودجه، با توجه به كارها و زمان انجام آنها
برآورد هزينه بايد به عنوان قسمتي از برنامه ريزي تلقي شود. سپس، با توجه به ميزان هزينه برآورد شده بودجه بندي مي شود و هزينه و زمان مورد نياز براي اجراي كل پروژه معين مي شود.
2-5) طراحي سيستم كنترل و گزارش گيري
گزارش گيري يا كنترل را مي توان با«ملاقاتهاي هفتگي با كاركنان اصلي و صاحبنظر درگير در كار» يا«مطالعه خلاصه گزارشهاي مكتوب» انجام داد. كاربرگهاي گزارش بايد قابليت كافي را در نشان دادن رابطه«هزينه و پيشرفت فني» و همچنين رابطه«هزينه و زمان» دارا باشند.
نظامهاي هوشمند يا سيستم هاي متخصص
طراحي سيستمهاي متخصص تلاشي است براي آنكه كامپيوتر را در قلمرو تخصصهاي باريك نيز وارد كنيم و آن ها را بتدريج همچون انسانهاي متخصص به بازار كار آوريم:
سيستم متخصص يكي از شاخصه هاي هوش مصنوعي بشمار مي آيد كه با گردآوري دانش تخصصي و اطلاعات كارشناسي در يك حوزه خاص و استفاده از منطق مي كوشد تا در كنار متخصصان و همپاي آنان به عرضه خدمات تخصصي بپردازد. اين سيسمتها نه تنها واجد اطلاعات بلكه نوعي انديشه استدلالي نيز هستند و با بهره گيري از شيوه هاي جستجويي( اكتشافي- ابداعي) به استنتاج هاي منطقي مي پردازند.
ويژگي هاي سيستم هاي متخصص:
قادرند در مسائل تخصصي همچون يك كارشناس ورزيده و آگاه ما را ياري دهند.
به علت استفاده از شيوه جست و جويي نسبت به برنامه هاي الگوريتمي از انعطاف و سهولت بيشتري برخوردارند.
قدرت پذيرش داده هاي پيش بيني نشده و تطبيق با شرايط جديد را دارا هستند.
قادرند زبان مخاطبين خود را درك و با آنها ارتباط برقرار كنند.
زمينه هاي استفاده از سيستم هاي متخصص:
زماني كه با كمبود پرسنل متخصص مواجه هستيم و سيستم متخصص مي تواند جايگزين خوبي براي نيروي تخصصي باشد.
هنگامي كه جابجايي نيروي تخصصي بسيار زياد است و اين سيال بودن نيروها موجب از هم گسيختگي فعاليت هاي سازماني مي شود.
زماني كه اطلاعات تخصصي مورد نياز، پيچيده و انبوه هستند.
هنگامي كه فعاليتها تخصصي و تكراري اند و براي انجام، به تخصص نياز دارند.
زماني كه با انبوهي از اطلاعات روبرو هستيم كه بايد تمامي آنها بررسي و كليه فرضيات درباره آنها سنجيده شوند.
نرم افزارهايي براي ايجاد سيستم متخصص:
نرم افزارهايي كه براي كمك به كساني كه مي خواهند به طراحي و ساخت سيستمهاي متخصص بپردازند را اصطلاحاً« شل» سيستمهاي متخصص مي ناميم.
به طور كلي سيستمهاي متخصص را مي توانيم ب دو بخش تقسيم كنيم:
بخش اول چهارچوب كلي سيستم است كه صرفنظر از موضوع، براي هر سيستم قابل استفاده است.
بخش دوم، بخش دانش و موضوع تخصصي سيستم است و در هر سيستم با سيستم ديگر متفاوت است.
نكته: شل ها در انجام طراحي و ايجاد بخش اول سيستم هاي متخصص ياري دهنده  اند و كار طراحان را ساده و سريع مي سازند، يكي از اين شل هاي مناسب،«توايس» نام دارد.
نكته: طراحان سيستم هاي متخصص را مهندسي دانشي مي ناميم.
مراحل ايجاد يك سيستم متخصص:
1-عملي بودن ايجاد سيستم به وسيله مهندس دانش باهمكاري متخصص مربوطه بررسي مي شود.
2-اطلاعات و دانش لازم براي سيستم گردآوري مي شود و طراحي يك نمونه از سيستم  در اين مرحله انجام مي گيرد و ضمن آن سيستم مورد آزمايش نهايي قرار مي گيرد.
سازماندهي نحوه استفاده از سيستم در اين مرحله انجام مي گيرد و ضمن آن، سيستم نگهداري مشخص مي شود و برنامه هاي آموزشي براي استفاده از سيستم تنظيم و ارائه مي شوند.
نارسائي هاي سيستمهاي متخصص:
اين سيستمها شعور انساني ندارند و ممكن است دچار درك كليشه اي شوند.
نحوه ارتباط كاربران با سيستم، فرهنگ واژگاني كه به كار مي برند، و نوع استدلال، از موارد آسيب پذيري سيستمهاي متخصص اند.
سيستمهاي متخصص از تجربيات خود چيزي نمي آموزند و از اين رو نمي توانند به رفتارهاي خود با گذشت زمان بهبود بخشند.
دانش سيستمهاي متخصص محدود است.