اصول سرپرستی

اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان

نویسنده: حسین سلطانی

خلاصه كتاب: مجتبی نجمی-اهمیت مدیریت در عصر حاضر: با نگاهی به زمان های قبل در می یابیم که موضوع مدیریت و سرپرستی در آن روزگاران نیز به شیوه ای متفاوت از امروز وجود داشته است. در دورانی که بشر در غارها زندگی می کرد جهدت رفع گرسنگی به شکار حیوانات می پرداخت و برای پوشش خویش از پوست و پشم حیوانات بهره می گرفت. به مرور زمان دریافت که به تنهایی قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای خویش نخواهد بود و به ناچار باید از دیگر افراد کمک بگیرد. برای رفع این نیازها موضوع پایاپای و مبادله کالا به کالا شکل گرفت و افراد مازاد محصول تولیدی خود را به افراد نیازمند جهت رفع احتیاجاتشان می دادند.

تابستان 90
نام کتاب : اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان
تألیف : حسین سلطانی ، یوسف کشاورزی «عضو هیأت علمی دانشگاه آزاد اسلامی»
ناشر : مؤسسه کتاب مهربان نشر
چاپ : دوازدهم بهار 89
پائیز 80 ، تابستان و پائیز 83 ، تابستان و پائیز 85 ، تابستان و پائیز 86 ، پائیز و زمستان 87
شمارگان : 2500 نسخه
شابک : 8-2-93501-964

اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان، که دارای چهار فصل می باشد :
فصل اول: تئوری های مکاتب مدیریت
فصل دوم: عناصر و وظایف مدیریت
فصل سوم: حفاظت و ایمنی و قوانین کارگری
فصل چهارم: آشنایی با روش های گزارش دهی و اصول انبارداری
اهمیت مدیریت در عصر حاضر: با نگاهی به زمان های قبل در می یابیم که موضوع مدیریت و سرپرستی در آن روزگاران نیز به شیوه ای متفاوت از امروز وجود داشته است. در دورانی که بشر در غارها زندگی می کرد جهدت رفع گرسنگی به شکار حیوانات می پرداخت و برای پوشش خویش از پوست و پشم حیوانات بهره می گرفت. به مرور زمان دریافت که به تنهایی قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای خویش نخواهد بود و به ناچار باید از دیگر افراد کمک بگیرد. برای رفع این نیازها موضوع پایاپای و مبادله کالا به کالا شکل گرفت و افراد مازاد محصول تولیدی خود را به افراد نیازمند جهت رفع احتیاجاتشان می دادند.
پس از این دوران انسان ها زندگی گروهی را به زندگی انفرادی ترجیح دادند و دریافتند که تنها با گروهی زندگی کردن و تشکیل جمع دادن می تو.ان نسبت به رفع نیازها اقدام نمود.
افرادی که با یکدیگر تشکیل یک جمع را می دهند در واقع اهدافی را دنبال می کنند. به عنوان مثال اعضای یک تیم ورزشی که با یکدیگر به تمرین و ورزش می پردازند افرادی که برای یک موضوع به بحث و تبادل نظر می پردازند همگی هدفی را دنبال می کنند . به طور کلی اهداف به سه دسته تقسیم می شوند اجتماعی، سازمانی، فردی می باشند.
منظور از اهداف اجتماعی توقعات و انتظاراتی است که اجتماع از سازمان و افراد یک سازمان دارد
اهداف سازمانی نیز می تواند ارائه خدمات و کسب سود بیشتر و … باشد.
اهداف فردی نیز اینکه هر یک از افراد از عضویت در سازمان هدفی را دنبال کنند.
یک سازمان در صورتی موفق خواهد بود که اهداف اجتماعی سازمانی و فردی در یک جهت باشد و در صورتی که بین هر یک از اهداف تعارض وجود داشته باشد سازمان در رسیدن به هدف با مشکلات رو به رو می شود.
مدیر باید هماهنگی لازم را بین اعضا یک سازمان بوجود آورد تقسیم وظیفه نماید و برنامه منظم و تدوین شده ای جهت انجام امور داشته باشد. برای انجام این کار مدیر به اطلاعاتی نیاز دارد که راهنمای او باشد و بتواند تصمیمات معقول و درست اتخاذ نماید.
بنابراین مدیران و سرپرستان باید با شیوه های صحیح برقراری ارتباط و هماهنگی اشنایی کافی داشته باشند تا بتوانند مجموعه تحت نظارت خود را بهترین نحو اداره نمایند.
مدیریت علمی تیلور:
در اواخر قرن نوزدهم میلادی گروهی تلاش کردند اصول مدیریت را با بکارگیری روش های مهندسی در طراحی شغل عملی تر سازند این گروه تلاش خود را بر طراحی اثر بخشی کارکنان متمرکز کردند. در راس این گروه مهندس جوانی به نام ردریک وینسلو تیلور مطالعات دامنه داری را در این زمینه شروع کرد.
روش تیلیور به این گونه بود که از طریق مطالعه چگونگی انجام کار قواعد حاکم بر کار را کشف و بر این اساس به اصولی دست می یافت که به مدیریت علمی شهرت یافت. تیلور هدف خود را از نگارش مدیریت علمی سه چیز می شمارد:
1- بیان زیانی که کشورش در اثر عدم کارائی متحمل می شود.
2- توضیح این موضوع که راه حل برطرف کردن عدم کارائی استفاده از اصول مدیریت علمی است.
3- ثابت کردن این واقعیت که مدیریت علمی بر اصول و قدردانی مبتنی است که می تو.ان آنرا در مورد کلیه فعالیت ها بکار برد.
تیلور مدیریت را به صورت فرایندی می دید که از طریق آن کارها به وسیله افراد بصورت انفرادی و یا گروهی، انجام می گیرد.
تیلور برای حل مسائل مدیریت ، مراحل زیر را دنبال می کرد:
1- تعریف و شناسایی مسئله و یا مشکل
2- شناسایی و تجذیه و تحلیل کلیه عوامل موثر در کار
3- اندازه گیری عوامل قابل سنجش در کار
4- ثابت نگاه داشتن کلیه عوامل موثر در کار غیر از عامل مورد بررسی
5- استنتاج اصول مدیریت علمی بر اساس روش خود که مبتنی بر مشاهده و مطالعه است.
6- اثبات علمی اصول استنتاج شده از طریق به کار گیری مکرر آن ها در محیط کار
تیلور با تفیک کارهای فکری از کارهای بدنی بر جنبه فکری برنامه ریزی که مشتمل است بر نکاتی از قبیل چه کار باید انجام شود؟ چگونه ؟ توسط چه کسی؟ با چه سرعتی و در چه زمانی باید به پایان برسد؟ تاکید بسیار می کرد.
برای رسیدن به این هدل های برنامه ریزی تیلور استفاده از متخصصین سازمانی را که امروزه از آن به عنوان سازمان ستادی یاد می شود عنوان کرد. در نظام مدیریت علمی تیلور استفاده از نظام دستمزد تشویق توصیه شده است. او از مسئولین می خواست که با تعیین وظایف روزانه کارکنان و استانداردهای کار از سیستم تشویق و تنبیه جهت کارکنان استفاده کند. وی معتقد بود که مدیریت باید به جای توجه به هزیه نیروی کار توجه خود را به قیمت تمام شده یک واحد تولید معطوف کند. هدف تیلور رساندن بازدهی هر یک از کارکنان به حداکثر تونایی بود و برای رسیدن به این مقصود از مدیران می خواست که نسبت به بهبود شرایط محیط کار و کاهش فعالیت بدنی در کار اقدام کنند. و برای هر یک از کارکنان شرایطی فراهم آورند تا از حداکثر توانایی های خودشان استفاده کنند.
معایب و محدودیت های مدیریت علمی تیلور:
بزرگترین محدودیت و نارسایی مدیریت علمی تیلور این است که بر مدل انسان اقتصادی متکی است که در آ« صرفا انگیزه های مادی و پرداخت بیشتر مورد توجه است به همین دلیل به نقش افراد و روابط آن ها با یکدیگر کمتر توجه شده و اصولا تنها ساختمان و ترکیب سازمانی رسمی مورد توجه قرار می گیرد. به طور خلاصه کم بها دادن به عامل انسانی و برداشت های ناقص و ساده ؟؟؟؟ از انگیزه های رفتار انسان اشکالات و نارسایی های روشن و مشخص مکتب مدیریت علمی است.
بروکراسی:
براکراسی یا دیوانسالاری یکی از واژه دو رگه دارای پسوندی در معنای نیرو و قدرت است.
دیدگاه ماکس وبر بروکراسی مظهر کوششی است عقلایی به منظور هدایت هماهنگ همه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی در عصر صنعت. وبر در این نظریه بیشتر به دو علت وجودی سازمان ها و نحوه اعمال قدرت نظر داشت وی قدرت را امکان تحصیل اراده ی انسانی بر رفتار اشخاص دیگر تعریف می کند.
عامل مهم دیگر از دیدگاه وبر در بروکراسی اعمال قدرت است. اعمال قدرت بر تعداد زیادی از افراد، احتیاج به صاحب منصبان اداری دارد که دستورها را اجرا کرده و مانند یک پل فرمانروا (رئیس) و فرمانبردار (مرئوس) را به هم متصل کند. در این خصوص و بر سه نوع مشروعیت را برای اعمال اقتدار تشخیص داده است که هر یک با شکل معینی از دستگاه اداری تطابق دارد:
1- سلطه کاریزماتیک یا محبوبیت: استعدادی استثنایی که به اعتبار آن شخص لیاقت رهبری پیدا می کند. در این سلطه دستگاه اداری معمولا بسیار است و وفادارترین پیروان معمولا نقش واطه بیان رهبر و توده مردم را به عهده می گیرند.
2- سلطه سنتی: رهبر سنتی به اعتبار موقعیت و پایگاه موروثی خودش دستور می دهد. دستورهای او در محدوده آداب و سنن شخص و مستبدانه است. در این نوع سلطه دستگاه اداری معمولا یا شکل موروثی به خود می گیرد یا فئودالی.
3- سلطه قانونی: مشروعیت این نوع سلطه را اعتقاد به درستی قانون حفظ می کند. ترکیب دستگاه اداری متناسب با نوع قانونی سلطه را اصطلاحا بروکراسی یا دیوان سالاری می نامند. به هر حال واژه بروکراسی آن گونه که در نظریه سازمان به کار می رود بیانگر شرح تفضیلی ساخت سازمان رسمی است و شامل شرح شغل تفویض اختیار، رویه ها، مقررات و روابط تعیین شده است.
مزایای بروکراسی: تخصص شدن کار کارها در حر عالی
2- ساختار قدرت مبتنی بر سلسله مراتب
3- حاکمیت قوانین و مقرات و غیر مشخص بودن اداره امور
4- جدایی اعضا دستگاه اداری از مالکیت سازمان و یا وسایل تولید
5- استخدام کارکنان بر اساس توانایی و دانش فنی
6- ضبط و نگهداری سوابق و تصمیمات و مقررات اداری.
مدیریت اداری هندی فایول
از جمله دانشمندانی که در شکل گیری مکتب مدیریت علمی سهم داشت هندی فایول می باشد. وی مهندس معدن بود و بیش از به سال مدیریت یک کمپانی معادن ذغال سنگ را بر عهده داشت، فایول در مباحث خود به بیان در مبحث اساسی پرداخت است:
الف) اصول عام  مدیریت : که این اصول احکام و قوانین قطعی و بی نقص نبوده و انعطاف پذیر می باشند. اصول چهارده گانه مدیریت از نظر هنری عبارت اند از :
1- اصل تقسیم کار: به موجب این اصل کارها و فعالیت ها  در هر سازمان باید بر اساس تخصص بین نیروهای آن سازمان تقسیم گردند.
2- اصل انضباط : بر اساس این اصل برای موفقیت در کار احترام متقابل بین موسسه و کارکنانش ضروری است به عبارتی باید مدیران شایسته در رده های مختلف سازمان قرار گیرند و به قوانین و مقررات سازمان عمل نمایند تا موجب در سازمان نباشیم.
3- اصل وحدت فرماندهی: این است بدین معنی است که هر یک از کارکنان فقط از یک مافوق دستور بگیرند و مستقیما مسئول او باشند.
4- اصل اختیار و مسئولیت: بر اساس این اصل حدود مسئولیت باید متناسب با اختیاری باشد که برای اجرای عمل معینی تفویض شده است. بنابراین جوابگوی کارمند در برابر مافوق در حدود اختیاراتی که به وی تفویض شده است.
5- اصل سلسله مراتب: الگوی زنجیره ای است که بالاترین مقاوم تا پایین ترین رده سازمان وجود دارد که برای تیهل عمل هماهنگی لازم است
6- اصل نظم و ترتیب: بیانگر این است که جایی برای هر کس و هرکس در جای خودش می باشد.
7- اصل حقوق و مزایای پرسنل:  متناسب به خدماتی که کارکنان در سازمان انجام می دهند باید حقوق و مزایی دریافت کنند به طوری که هم رضایت کارمند و هم رضایت کارفرما حاصل شود.
8- اصل وحدت مدیریت به موجب این اصل هر یک از فعالیت هایی که هدف یکسانی را دنبال می کنند باید زیر نظر یک قدر داشته باشند.
9- اصل انصاف یا برای بری: بموجب این اصل در کلیه رده هاباید رفتار و کردا عادلانه با کارکنان داشته باشند تا وفاداری آن ها را در هدف سازمان
10- اصل ثبات و استمرار خدمت کارکنان، به عبارتی به هر کارمند باید فرصتی داده شود تا به کار خود تسلط یابد و مدیران برسان نیاز دارند تا کارکنان خود را به خوبی بشناسند.
11- اصل ابداع و ابتکار: بنابراین اصل مدیران باید به زیر دستان فرصت دهند تا قدرت ابداع و ابتکار خود را در انجام امور به کار اندازند.
12- اصل تمرکز: به موجب این اصل در تعیین میزان و حدود تمرکز باید به اوضاع و شرایط خاص سازمان توجه کرد.
13- اصل تبعیت منافع فردی از منافع عمومی: هر فرد پس از عضویت در سازمان عضوی از آن محسوب می شود. به عبارتی در هر کاری باید منافع جمع و گروه مقدم بر منافع فرد باشد.
14- اصل روحیه یگانگی گروهی: به موجب این اصل وحدت و اتحاد میان کارکنان شاغل در یک سازمان قدرت و انسجام بیشتری برای تامین هدف های آن سازمان فراهم می آورد.
ب) توانایی های لازم برای مدیریت: فایدل این توانایی ها را به سه گروه در سازمان تقسیم می کند که عبارت اند از :
1- تانایی های عام مدیریت: که خود شامل امور تجاری مانند خرید و فروش، امور فنی شامل تولید، امور مالی شامل امور مربوط فراهم آوردن سرمایه، امور تامین: شامل امور امنیتی، امرو حسابداری: شامل تهیه صورتحساب های اساسی همچون ترازنامه، سود و زیانی سرمایه، امور اداری: شامل برنامه ریزی سازماندهی – فرماندهی.
2- توانایی های خاص مدیریت: که شامل برنامه ریزی سازماندهی، هماهنگی ، فرماندهی و کنترل می باشد.
3- توانایی فنی و تخصصی: در رده های بالای سازمان احتیاج به توانایی های مدیریت بیشتر و ضرورت اطلاعات فنی کمتر می باشد.
فصل دوم: عناصر و وظایف مدیریت:
قبل از هر چیز باید به نکاتی توجه کرد که در رابطه با سرپرستی یا مدیریت ارائه می گردد این واژه ها به صورت زیر می باشند:
1- رئیس هیأت مدیره    2- رئیس گروه    3- رئیس واحد یا بخش
4- مدیر عملیاتی        5- سرپرست
یک مدیر برای احیای نقش خود با چهار زمینه در ارتباط است که شامل موارد زیر می باشند:
1- مشتری Customer     2- جامعه Community
3- شرکت Company    4- کارکنان Employee
روش مفید برای درک شغل یک سرپرست و مدیر این است که ببینیم مدیران عالی چه انتظاراتی از او دارند با درک این موضع قادر خواهیم بود که درک بهتری از ساختار شغل مدیریت و چگونگی و مقدار اختیاری ه باید به او تفویض گردد بدست آوریم. درباره عناصر مدیریت که در برخی از کتب مربوط به مدیریت بنام وظایف مدیریت مورد بحث و بررسی قرار گرفته است است نظرات مختلفی ارائه شده است. بنابراین با توجه به دیدگاه های مختلف دانشمندان علم مدیریت وظایف اصلی مدیران بی توان در 5 عامل برنامه ریزی، سازماندهی، تامین نیروی انسانی، هدایت و رهبری و کنترل خلاصه کرد.
بر اساس مجموع مباحث این نتیجه حاصل می گردد که مدیران نیازمند مهارت های عمومی، تواناییهای خاص و ویژگی های فردی می باشند. ترکیب این مهارت ها، توانایی ها و ویژگی ها فردی در سطوح مختلف یک سازمان و در سازمان های گوناگون با هم متفاوت اند. همچنین مدیران در دوران خدمت مدیریت خود که در سطوح مختلف مدیریت یک سازمان و یا به سطوح مختلف مدیریت در سازمان های مختلف نقل و مکان می یابند بایستی طی یک فرایند اجتماعی شدن مهارت های لازم را کسب نمایند.
برنامه ریزی : برنامه ریزی یعنی تصمیم راجع به اینکه فرد کجا باید برود و چگونه باید به نقطه مورد نظر برسد در تعاریفی که از برنامه ریزی توسط پژوهشگران مختلف ارائه شده است سه ویژگی عمده به چشم می خورند که عبارت اند از :
1- برنامه ریزی مایتا با پیش بینی همراه است
2- برنامه ریزی یک نظام تصمیم گیری است.
2- برنامه رییز بر نتایج مطلوب آینده تاکید دارد.
انواع برنامه ها:
برنامه ها را می توان به دو دسته کلی برنامه های استراتژیکی و برنامه های عمیلیاتی یا تاکتیکی تقسیم بندی کرد.
تفاوت بین برنامه استراتژیکی و تاکتیکی : تحقق اهداف و تصمیمات استراتژیکی مشکل تر از برنامه های تاکتیکی است برنمه ریزی استراتژیکی یک برنامه ریزی بلند مدت است ولی برنامه ریزی تاکتیکی یک برنامه ریزی کوتاه مدت است. 2- میدان فعالیت و اثر گذاری برنامه های استراتژیک وسیع تر از برنامه های تاکتیکی است. 3- برنامه های عمیلیاتی به وسائلی مربوط می شود که جهت رسیدن به اهداف مشخص انتخاب شده اند در صورتی که برنامه های استراتژیکی مربوط به فرموله کردن هدف ها و انتخاب وسایل برای تحقق آنهاست.
ویژگی های یک برنامه خوب:
1- روش و قابل فهم بودن هدف های برنامه: هدف ها را باید به صورتی تعیین کرد که درک آن توسط همه افراد سازمان وجود داشته باشد.
2- ساده و جامع بودن برنامه: به طوری که همه کارکنان بتوانند آن را درک کرده و به اسانی آن را اجرا کنند.
3- متعادل و قابل انعطاف برنامه: یک برنامه بایستی قابلیت انعطاف جهت تغییرات احتمالی آینده را داشته باشد.
4- محدودیت زمان برنامه: مدت زمانی که برای تامین هدف ها مشخص شده باید معقول و منطقی باشد.
5- مشارکمت کارکنان در تهیه برنامه: چون کارکنان بیشتر بامسائل شرکت و سازمان روبرو می باشند مشارت کارکنان در تهیه برنامه الزامی است.
6- وحدت برنامه ریزی از جانب مدیران مختلف در زمان های مختلف: در برنامه ریزی باید جنبه های اقتصادی ، فیزیکی، فنی و انسانی به نحو شایسته مورد توجه قرار گیرد.
مشکلات مربوط به برنامه ریزی در سازمان ها : با توجه به اینکه برنامه ریزی مستلزم صرف هزینه های زیادی می باشد لذا اغلب سازمان های کوچک امکان استفاده از آن را پیدا نمی کنند. اغلب برنامه ها مخصوصا برنامه ریزی های جامع احتیاج به زمان طولانی دارد زیرا سازمان ها برای برنامه ریزی باید ؟؟؟؟ زیادی را جهت مراحل مختلف فرایند برنامه ریزی پشت سر گذارند تا برنامه آماده شود که این زمان می تواند برای بعضی سازمان ها محدودیت ایجاد کند . نکته دیگری که می توان به آن اشاره کرد عدم انعطاف و ثباتی است که برنامه ریزی القاء می نماید. از طرف دیگر غایت خطوط کلی و مسیرهای معین شده به وسیله برنامه ریز به قدرت خلاقیت و نوآوری فرد، آسیب زده و روح آزاد انسان را کدر می سازد.
سازماندهی:
هنگامی که برای اداره یک دستگاه و مجموعه به خدمات یک نفر نیاز باشد سازماندهی مفهوم نداشته اما چنانچه برای اداره یک دستگاه به خدمت بیش از یک نفر نیاز باشد سازماندهی اهمیت یافته و ضرورت دارد که کارها به نحو منطقی بین سایر نیروها تقسیم شود. به عبارتی مشخص شود که هر نیرو چه وظایفی دارد چه کاری باید انجام دهد. زیر نظر چه شخصی باید انجام وظیفه نماید و چه اختیاراتی به او واگذار شده است.
تعاریف مختلفی از واژه سازمان شد، که پاره ای از آن به شرح زیر می باشد:
منظور از سازماندهی واگذاری وظیفه مشخص و متمایز به تک تک افراد است و نیز حصول اطمینان از اینکه این وظایف آنچنان هماهنگ هستند که سازمان می تواند هدف های خد را تحقق بخشد. سازمان یک فعالیت مدیریتی است. سازمان یک سیستم ترکیبی از عامل های انسان، کار تکنولوژی است. سازمان یک سیستم تصمیم کار و هماهنگ کننده است.
سازمان به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می شود. از سازمان رسمی سازمانی است که موارد زیر را شامل باشد:
1- قدرت و اختیار هر مقام
2- نوع مشاغل و محل آن ها در سازمان
3- ارتباط رسمی میان کلیه مشاغل و نیروها
4- وظایف هر شغل و نیرو
بنابراین سازمان رسمی شامل ساخت سلسله مراتب اداری است ه در آن مسئولیت ها، اختیارات و خطوط ارتباطی و فرماندهی مشخص شده باعث سازمان غیر رسمی از عده ای افراد و گروه ها بوجود می آید که در درون یک سازمان رسمی فعالیت می کنند. به عنوان مثال ممکن است چند نیرو برای انجام فعالیت ورزشی با یکدیگر رابطه نزدیکی داشته باشند بنابراین تشکیل گروه غیر رسمی ورزش را داده اند. هنگامی که هدف گروه های غیر رسمی و سازمان رسمی در یک جهت باشد سازمان در رسیدن به هدف خود موفق خواهد بود ولی چنانچه هدف گروه های غیر رسمی و سازمان رسمی یکسان نباشد و یا در تضاد باشد سازمان در جهت رسیدن به هدف خود با مشکلات زیادی رو به رو خواهد شد.
حیطه نظارت (مدیریت) : منظور از حیطه نظارت که گاهی آن را حیطه مدیریت یا حیطه سرپرستی نیز می نامند ، عبارت است از تعدادی بردستان که مستقیما به یک سرپرست گزارش دهند» به عبارتی حیطه مدیریت عبارت است از تعداد افرادی که مستقیما توسط یک مدیر یا سرپرست اداره می شوند.
عوامل موثر در جهت تعیین حیطه مدیریت: تعداد زیر دستانی که باید مستقیما در مقابل یک رویه یا سرپرست مسئول باشند به طور مطلق نمی توان تعیین کرد ولی هر چه تعداد کارکنان زیر نظر مدیر بیشتر باشد ارتباطات سازمانی نیز افزایش می یابد.
مسلم است که هر چه سازمان توسعه پیدا کند لزوم تصمیم کار و گسترش حیطه نظارت ضرورت بیشتری می یابد. در تعیین حیطه نظارت عواملی همچون قدمت سازمان، پیچیدگی وظایف، تنوع کارها، وسعت سازمان تعویض اختیار، و خصوصیات زیر دستان نقش دارد.
حیف و ستاد و وظایف آن و در سازمان های کوچک موضوع صف و ستاد مطرح می باشد اما هر چه سازمان بزرگ تر می شود و روابط پیچیده تر می گردد وجود صف و ستاد اهمیت بیشتری پیدا می کند. در سازمان های کوچک یک نفر بنام مدیر به تنهایی می تواند کلیه امور مربوطه به سازمان را با تعداد محدود نیرو انجام دهد. ولی در یک سازمان بزرگ انجام کلیه امور به وسیله یک مدیر امکان پذیر نیست و باید تخصص های مختلفی جهت انجام امور بکار گرفته شود.
تشخیص واحدهای ؟؟ از واحدهای ستاد مشکل می باشد. به هر حال واحدهای ؟؟؟ به واحدهایی گفته می شود که مستقیما برای رسیدن به هدف های سازمان تلاش می کند مثل قسمت تولید و فروش در یک سازمان تولیدی. واحدهای صف به واحدها و بخش های مارون خود نظارت مستقیم دارد و دستورات را خود صادر می کنند. و گزارش کارها را نیز دریافت می کنند.
واحدهای ستاد واحدهایی هستند که به طور مستقیم جهت تامین هدف های سازمان فعالیت ندارند بلکه جنبه پشتیبانی و کمک به واحدهای صف را دارند در سازمان تولیدی قسمت حسابداری، خرید، آزمایش های کنترل کیفیت جزء واحدهای ستادی می باشند.
رهبری و اهمیت آن: هنگامی که دو یا چند نفر تشکیل یک گروه اجتماعی می دهند و با یکدیگر رابطه برقرار می کنند هر یک از افراد بر روی دیگر افراد گروه تاثیر می گذارد. اما تاثیر گذاری تمامی افراد به یکدیگر یکسان نبوده بلکه برخی از افراد نقش فعال تری داشته و تاثیر بیشتری روی دیگران می گذارند به طوری که بیش از دیگران در گروه مورد توجه قرار می گیرند. و این زمینه آغاز پیدایش رهبری در گروه است.
قبل از بیان تعریف رهبری به تفاوت بین مدیر و رهبری می پذدازیم: رهبری یکی از وظایف مدیریت می باشد بنابراین مدیران وظایف مختلف دیگری همچون برنامه ریزی سازماندهی، هماهنگی و … نیز باید انجام دهند. پس یک مدیر خوب می تواند رهبر خوبی نیز باشد ولی یک رهبر ممکن است مدیر خوبی نباشد. مدیری هنگامی آغاز می شود که سازمان رسمی تشکیل شده باشد ولی رهبری در سازمان های غیر رسمی نیز وجود دارد. تعریف رهبری از دیدگاه های مختلف:
رهبری یعنی تاثیر گذاری به افراد در انجام وظایفشان با میل و علاقه. رهبری عبارت است از توانایی ایجاد حالتی در کارکنان که با اعتماد به نفس و علاقه مندی انجام وظیفه کنند. به طور خلاصه می تو.ان گفت رهبری یعنی نفوذ در زیر دستان. مهارت رهبری از نظر ماهیت از دو عامل متمایز تشکیل شده است:
1- عامل انگیزش    2- عامل الهام
منظور از عامل الهام تو.انایی خاص است که آن را قدرت الهام بخش رهبری می توان نام گذاشت این قدرت به ندرت در تمام بحران وجود دارد عامل انگیزش نیز از موضوعاتی است که ارتباط نزدیک با رهبری داشته و شناخت عوامل انگیزش و نیازهای کارکنان می تو.اند رهبر را در انتخاب شیوه درست کمک نماید:
انگیزش:
در این قسمت به سوالاتی همچون سوالات زیر باید توجه شود:
– چرا بعضی از افراد تنبل و بعضی پر تلاش می شوند؟
– علل تاخیر کارکنان در حاضر شدن به محل کار چیست؟
– علل استعفای کارکنان چیست؟
– علل اعتصابات در محیط های کار چیست؟
– علل حوادث و صوانح ناشی از کار چه عاملی است؟
پاسخ سوالات فوق مربوط به بحث انگیزش کارکنان می شود. انگیزش به معنی تحریک و ترغیب افراد به انجام کار می باشد. انگیزش به مفهوم ایجاد نیرو و انگیزه در افراد به منظور نیل به هدف می باشد. انگیزه ها و هدف ها دو عامل موثر به شکل گیری رفتار بوده و اعتقادها بر این است که رفتار تصادفی نیست و عموما قابل پیش بینی است. رفتاری که از فردی سر می زند بیان کننده یک سری اهداف و انگیزه هست. انگیزه ها و هدف ها به یکدیگر تاثیر متقال داشته، اما انگیزه ها مربوط به محرک های درونی و هدف ها محرک های بیرونی می باشند. هنگامی که انگیزه در فرد بالا باشد ، اهداف بالا و بلندی انتخاب خواهد نمود و بالعکس یک مدیر هنگامی در کار خود موفق خواهد بود که نیازها و انگیزه های افراد را تشخیص داده و بداند از چه راهی باید در نیروها انگیزه به وجود آورد. همچنین باید توجه داشته باشد که افراد انگیزه های مختلفی دارند و باید شیوه های مختلفی را برای انگیزش آن ها به کار برد.
در زمینه انگیزش نظریه های متفاوتی ارائه گردیده است ه به دو نظریه مهم در این زمینه اشاره می شود:
1- نظریه مازلو: ابراهام مازلو که یک روانشناس آمریکایی بومد اولین و مشهورترین نظریه انگیزش را ارائه نموده است این نظریه تحت عنوان سلسله مراتب نیازهای مالزو عنوان گردیده و نیازهای انسان ها را به 5 دسته بصورت زیر تقسیم می کند:
الف) نیازهای فیزیولوژیکی
ب) نیازهای ایمنی
ج) نیازهای اجتماعی
د) نیازهای قدرت و منتزل
هـ) نیازهای خودیابی
به اعتقاد مالزو اولین دسته نیازها، نیازهای فیزیولوژیکی بوده که شامل غذا، پوشاک، آب و هوا و … می باشد.
هنگامی که نیازهای سطح اول برآورده گردید نیازهای سطح دوم یعنی نیازهای ایمنی که شامل امنیت شغلی و جانی است می یابد. پس از اینکه نیازهای سطح دوم برطرف گردید
نیازهای سطح سوم یعنی نیازهای اجتماعی شدت می یابد که باعث شکل گیری رفتار می شود این نیازها شامل عشق و محبت و تعلق به گروه می باشند. همین موضوع نیز به قدرت و منتزل و نیاز خودیابی نیز صادق است.
2- نظریه هرزبرگ.
هرزبرگ بر مبنای صاحبان خود نتیجه می گیرد که دو دسته از عوامل در گزینش تاثیر دارند:
الف) عوامل انگیزش،         ب) عوامل بهداشتی (ابقاء)
منظور از عوامل انگیزش عواملی است که وجود آن باعث رضایت می گردد ولی فقدان آن موجب عدم رضایت نمی شود از جمله این عوامل می توان شناخت و قدردانی از پرسنل و ماهیت کار را نام برد.
عوامل بهداشتی عواملی اند که مناسب بودن آن ها از بروز نارضایتی جلوگیری می کند ولی لزوما موجب رضایت نمی شود.
سبک های مختلف رهبری:
رهبری از شیوه های مختلفی برای انگیزش و تحریک افراد برای انجام کار استفاده می کنند. در زیر به بیان سه سبک رهبری اشاره می شود.
رهبری استبدادی (اقتدارگرا) : رهبر اقتدارگرا دستور می دهد و انتظار دارد که دستوراتش مورد قبول قرار گرفته و اجرا شود این گونه رهبران از زور و تهدید و تنبیه برای انجام امور استفاده می کنند.
رهبر مشارکتی: این گونه رهبران به صورت غیر متمرکز عمل نموده و نظرات و پیشنهادات دیگران را جویا می شوند به بحث و تبادل نظر با دیگران می پردازند و هنگام تصمیم گیری با دیگران مشورت می کنند. ین گونه رهبران خود را عضوی از گروه می دانند و به آزادی عمل داده می شود.
رهبری رها کرده (آزاد): در این شیوه رهبری هیچ گونه کنترل و نظارت وجود ندارد. رهبر فقط هدف را برای دیگران مشخص می کند و آن ها را رها می سازد.
برنامه ریزی و چگونگی تامین نیروی انسانی: در متون مربوط به مدیریت منابع انسانی، طرح ریزی نیروی انسانی با سه مفهوم مختلف مطرح شده است.
1- توسعه مدیریت
2- پیش بینی احتیاطات نیروی انسانی
3- طرح ریزی سازمانی
تامین نیروی انسانی یکی از وظایف اصلی مدیریت محسوب می شود به طور کلی دیگر وظایف مدیریت وقتی در محل تحقیق پیدا می کند ه نیروی انسانی مناسب و متخصص برای اجرای آن وجود داشته باشد. همانگونه که مدیریت برای تهیه و تامین احتیاجات یک مجموعه از نظر مولد وسایل و تجهیزات و محل مناسب دقت کافی به کار می برد. برای جذب نیروی انسانی شایسته و مناسب و آموزش و تربیت آن ها نیز باید دقت کافی به عمل آورد.

نظارت و کنترل:
یکی از وظایف مهم مدیریت کنترل یا نظارت می باشد که از طریق فرایند برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و رهبری مدیران اهدافی یا برای سازمان خود در نظر گرفته و آن ها را اجرا می نماید. بنابراین به وسیله کنترل مدیران نتایج بدست آمده را با برنامه های پیش بینی شده مقایسه می کنند.
باید دقت داشته باشیم که هدف کنترل و نظارت تاثیر گذاری بر رفتار می باشد و بعضی مواقع شیوه های کنترل اثر منفی به رفتار می گذارد. پس در انتخاب روش کنترل باید نهایت دقت را داشته باشیم.
باید دقت داشته باشیم که هدف کنترل و نظارت تاثیر گذاری بر رفتار می باشد و بعضی مواقع شیوه های کنترل اثر منفی به رفتار می گذارد. پس در انتخاب روش کنترل باید نهایت دقت را داشته باشیم.
فرایند کنترل شامل 5 مرحله به شرح زیر می باشد
1- تعیین معیارها یا استانداردها
2- اندازه گیری عملکردها و نتایج
3- مقایسه عملکردها با معیار ها و استانداردهای از پیش تعیین شده
4- تعیین انحرافات
5- انجام اقدام اصلاحی
انواع کنترل: روش های کنترل را می توان به سه دسته به شرح زیر تقسیم نمود که این سه روش را می توان به تنهایی یا به صورت تلفیقی مورد استفاده قرار داد:
1- کنترل قبل از انجام عملیات: این نوع کنترل ها ماهیتا مانع برون انحراف می شوند. کنترل های مذکور به گونه ای طرح ریزی می شوند که از وقوع انحرافاتی که بعدا ممکن است بوجود آید جلوگیری کنند.
2- کنترل در حین انجام عملیات: ویژگی اساسی این نوع کنترل توانایی اقدام اصلاحی در حین انجام عملیات یعنی قبل از بروز انحراف است. مانند کنترل هواپیما در هنگام پرواز و یا کنترل اتومبیل در هنگام رانندگی در این شمار کنترلی محسوب می شوند.
3- کنترل بعد از انجام عملیات: این نوع کنترل نتایج اقدامات انجام شده را ارزیابی می کند. این نوع کنترل، نترل بازخور نیز نامیده می شود.
فصل سوم: حفاظت و ایمنی و قوانین کارگری
در مدیریت نیروی انسانی، نظام نگهداری ارزش و اهمیت زیاد دارد  و در صورت اجرای صحیح برنامه نگهداری و حفظ کارکنان علاقه و انگیزش آنان نیز بیشتر شده باعث ایجاد دلبستگی کارکنان با محیط خود می شود.
نظام نگهداری، اموری از قبیل بهداشت و ایمنی در محیط کار ایجاد امنیت شغلی و تامین زندگی حال و آینده کارکنان و همچنین امور رفاهی و برنامه های تندرستی کارکنان را شامل می گردد.
تقسیم بندی وسایل حفاظت و ایمنی:
وسایل و تجهیزات حفاظت سنتی را به دو دسته کلی می توان تقسیم بندی نمود:
دسته اول وسایل و تجهیزات انفرادی است که به عنوان وسایل حفاظت انفرادی نام دارد. انواع و اقسام وسایل خصوصی که شخصی با حمل و استفاده از آن ها خود را در برابر خطرات محفوظ و ایمن نگاه می داد همانند مالک، سپر جوشکاری، لباس کاز، پیش بند ، کلاه ایمنی، عینک و انواع آن و انواع دستکش و … این وسایل حفاظت انفرادی باید در هنگام انجام کارهای خطرناک و در محیط های خطرناک مورد استفاده قرار گیرند.
دسته دوم تجهیزات حفاظتی نصب شده بر روی دستگاه های موجود در محیط کار می باشد.
قبل از ورود ماشین به عرصه تولید برای انجام کارها از وسایل دستی و عموما بی خطر استفاده می شد و این دستگاه ها قسمت های خطرناکی نداشت به تدریج با ورود ماشین آلات پیشرفته با سرعت و قدرت بالا خطرات ماشین ها افزایش یافت و باعث ایجاد حوادث زیادی شد؛ لذا متخصصین ساخت دستگاه ها موظف به نصب دستگاه های حفاظتی بر روی ماشین آلات شوند.
فصل چهارم: آشنایی با روش های گزارش دهی و اصول انبارداری:
اداره امور در سازمان ها و شرکت ها نیاز به وجود ارتباط منطقی بین سایر قسمت های سازمان دارد. ارتباطات سیستم اعصاب سازمان می باشد و بدون آن مدیر نمی تواند اهداف و خط و مشی های سازمان را تحقق بخشد. لذا وجود یک شبکه ارتباطات صحیح در سازمان ضروری است . ارتباط است که مدیر با استفاده از آن وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی رهبری، نظارت و کنترل را انجام می دهد. به عبارت دیگر در فرایند ارتباطات یک پیام توسط فرستنده به گیرنده منتقل می گردد و مورد تعبیر و تفسیر قرار می گیرد.
دستورات و گزارشات :
هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج وزارت خانه، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار می  گیرد اصطلاحا نامه نامیده می شود.مکاتبات به دو دسته تقسیم می شوند.
الف) مکاتبات داخلی سازمان
ب) مکاتبات خارجی سازمان
مکاتبات داخلی آن دسته مکاتبات است که بین قسمت های مختلف یک سازمان صورت می گیرد.
مکاتبات خارجی به مکاتباتی گفته می شود که با وزارت خانه که سازمان ها و دیگر ادارات صورت می گیرد.
مکاتبات از هر نوع باشد باید دارای عناوین زیر باشد:
سر لوحه: معمولا به قسمت های بالای کاغذهای نواری که به صورت چاپ شده می باشد گفته می شود. در این قسمت معمولا آرم سازمان مربوطه نام سازمان، شماره و … ذکر می گردد.
عناوین گیرنده فرستنده و موضوع نامه: گیرنده معمولا با کلمه «به» مشخص می گردد. شخص یا سازمانی که نامه به آن نوشته می شود فرستنده شخص یا سازمانی است که نامه را می نویسد. و منظور از موضوع نامه عبارت کوتاهی است که مشخص کننده متن  نامه می باشد.
متن نامه: که در رابطه با موضوع نامه توضیحاتی داده می شود.
مشخصات امضاء کننده : شخصی که باید نامه را امضا کند مشخصات آن در انتهای نامه نوشته شده و سپس نامه را امضا می کند.
گیرندگان رونوشت: اگر لازم باشد نامه به ادارات و یا به قسمت های مختلف همان سازمان نیز داده شود در قسمت رونوشت نام آن قسمت هم ذکر می شود.
اصول انبارداری: امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و اینکار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر به موقع از امکانات را می طلبد. تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فراورده های دیگران را به وجود آورده است. و این خود زمینه پیدایش سازمان های بزرگ گردیده ه در این نظام های پیچیده فنی اجتماعی، انبار به عنوان واسطه، موجبات گردش را از تولید به مصرف را امکان پذیر می سازد. انبار می تواند در عرضه به موقع محصول ، جریان عادی تولید، ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین ها و … نقش مهمی ایفا نماید.
انبار به دلیل متفاوتی برای موسسات و مراکز تجاری – صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می باشد که عبارت اند از :
1- ارزش بالای کالاهای شرکت ها که در انبار موجود است
2- ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش هایی نظیر تولید، تغییر، نگهداری و فروش و جلوگیری از وقفه در تولید و فروش به علت نرسیدن کالا
3- حکم ضربه گیر بودن انبار در سازمان ها: بدین معنا که در برنامه ریزی های مواد مربوط به فروش و تولید انبار ضربه های حاصل در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی می نماید.
تعریف انبار: انبارها را می توان از دو جهت مورد بررسی قرار داد یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع قفسه بندی ها، محل کالا در انبار نور ، ایمنی و .. و دیگری سیستم اطلاعات انبار که به طرح و گردش فرم ها بنحوی که اطلاعات به بخش های مختلف کارخانه یا موسسه به موقه و به مقدار لازم ارائه گردد.
انواع انبارها: انبارها را از نظر فرم ساختمانی می توان به سه دسته تقسیم بندی کرد:
1- انبارهای پوشیده: انبارهایی که تمام قسمت های آن پوشیده و وسایل ایمنی کامل نیز در آن به کار رفته باشد. مانند سردخانه ها.
2- انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این نوع انبارها دارای سقف بوده و از چهار طرف باز می باشند این انبار برای حفظ کالا از بارانی و نور آفتاب مورد استفاده قرار می گیرد.
3- انبارهای باز یا محوطه: این نوع انبار به صورت باز می باشد و جهت نگهداری لوازم سنگین که عوامل طبیعی باعث تخریب آن نمی شود استفاده می گردد.
از نظر موادی که در آن نگهداری می شود می توان به چهار دسته کلی تقسیم بندی کرد:
از نظر موادی که در آن نگهداری می شود می توان به چهار دسته کلی تقسیم بندی کرد:
این نوع انبارها شامل انبار مواد اولیه، انبار مواد نیمه ساخته یا در جریان ساخت، انبار قطعات، انبار ضایعات می باشد. که این نوع تقسیم بندی در سازمان ها با توجه به فعالیت های آن ها متفاوت می باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *