سيستم مكاتبات بدون كاغذ…

با ورود کامپيوتر، عملکرد سازمان ها  به صورت بنيادين دگرگون شده است . سازمان هائی که بلافاصله متوجه عواقب اين دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از اين وسيله ، رشد و توسعه سيستم های تکنولوژی  اطلاعات مطابق با استانداردهای الکترونيکی  را در اولويت کار خود قرار داده ا ند .(اسلايت ،2002،10)

   امروزه تکنولوژی اطلاعات ، اجزا ومحصولات آن  تقريباً وارد تمامی عرصه های کسب و کار  مدرن شده است .  دامنه اين نفوذ  تا جايی است که موفقيت و شکست هر سازمان در گرو استفاده مؤثر از آن  خواهد بود . مديران همه بخش ها ، از مديريت منابع انسانی تا مديريت بازاريابی ، بايد با مزايای تکنولوژی اطلاعات وسيستم های مختلف کامپيوتری وديجيتالی آشنا شوند و راه های بهره برداری اثر بخش از اين انقلاب جديد صنعتی را بياموزند .( اسلايت ،2002،12)

سرعت تحولات وتغييرات از حد پيش بينی ها فراتر رفته وامروز تحولات عظيمی در صنعت ،تکنولوژی ،سيستم های اطلاعاتی ، اطلاع رسانی ،داده پردازی از طريق سيستمهای پيشرفته و استفاده از ليزر ،ماهواره ها وغيره بوجود آمده است .(مير کمالی ،1370،71 ) امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمان‌ها و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است، به گونه‌اي كه ديگر فرآيندهاي كند و زمان‌بر اداري پذيرفتني نيست. بر اين اساس، ضرورت دارد تا ابزاري فراهم شود كه با بهره‌جويي از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآيندهاي اداري پرداخت.

    دنيای امروز شاهد انقلاب چشمگيری درتکنولوژی های ارتباطی واطلاعاتی است .تحولات شتابان عصراطلاعات وارتباطات با وجود مقاومت هائی که درمقابل آن وجود داشته ودارد ايران  رانيز مانند بسياری ازديگر کشورها متأثر ساخته است.واگرچه ايران به لحاظ فن آوری الکترونيکی درجايگاه مناسبی قرار نداشته وهنوز نيز ندارد ولی اين موج بسياری از شئون زندگی وسازمانی را در نورديده واغلب بخش های سياسی ، اجتماعی ، فرهنگی ،اقتصادی و…. را با خود همراه کرده يا به حرکت واداشته است تا خود را با اين پديده هماهنگ کنند. بر اساس آماری که يونسکو منتشر کرده است تعداد رايانه های متصل به اينترنت در سال 1981حدود 213دستگاه بود در حالی که اين تعداد 5 سال بعد (1986) به 5 هزار دستگاه افزايش يافت . همين آمار از رشد غير قابل باور بهره گيری  از کامپيوتر های شخصی در محيط زندگی و سازمانی حکايت دارد.بهره گيری از کامپيوتر ، ورود اينترنت به عرصه کار وزندگی ،خلق جوامع ومحيط های مجازی ،ايجاد دولت های الکترونيک  همه وهمه در نهايت عرصه نظام کارو زندگی را به سمت سيستم های الکترونيکی وبدون کاغذ سوق می دهد.

 بدين منظور، استفاده از سيستم مكاتبات بدون كاغذ به عنوان روشي نوين، از سوئي به جريان كار سرعت مي‌بخشد و از سوي ديگر، با جمع آوري اطلاعات مجموعه‌ي فعاليت‌هاي سازمان و طبقه‌بندي آ‌ن‌ها، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فـراهم مي‌سازد.نرم‌افزار مكاتباب بدون كاغذ با بررسي مدل‌هاي فعاليت سازمان‌هاي بخش عمومي، دولتی و موسسات صنعتي و بازرگاني طراحي و توليد شده است و مي‌تواند به خوبي پاسخ‌گوي نيازهاي ياد شده باشد.

  هرچند انسان ها سخت دنبال پيشرفت هستند ، ولی تغيير را دوست ندارند (تواين ،2001،251).از اين رو ممکن است در مقابل حذف کاغذ ازروال سازمان ها مقاومت هايی صورت پذيرد ولی مسلماً اين مقاومت ها از دوام وقوام چندانی برخوردار نخواهد بود.بی شک سيل جوامع الکترونيکی ومجازی همه را در حذف يا به حداقل رساندن کاربرد کاغذ با خود همراه می سازد.(وايت ،2003،114) با اين وجود نبايد فراموش کردکه نسل جوانی در راه است که با « ديجيتاليزم » بزرگ شده است . وبهره  گيران سيستم های کاغذی در حال خروج از صحنه هستند  .بنابراين دور از انتظار نيست که عرصه به دست طرفداران حذف کاغذ ((Paperless افتد.       

   اصطلاح « سيستم مکاتبات بدون کاغذ» برای تعريف سيستمی که در آن اتوماسيون دفتر اعمال شده است مورد استفاده قرار می گيرد.به اين شکل که برخی از عملکردها به صورت الکترونيکی اجرا می گردد.در تعريف استانداردی ” دفتر بدون کاغذ ” به تمام اسنادکاغذی که به وسيله وسايل الکترونيکی جايگزين شده اند اطلاق می گردد(بهشتيان ،ابوالحسنی ،1378 ،300)

سيستم های بدون کاغذ

به انجام کليه عمليات اداری بدون استفاده از کاغذ در يک سازمان اطلاق می شود.اين عمليات با استفاده از شبکه های بزرگ وکوچک در سرتاسر مجموعه يا سازمان  قابل پی گيری ودسترسی می باشد.

سيستم مکاتبات بدون کاغذ

  گونه ای از مکاتبات اداری می باشد که در آن نامه های الکترونيکی جايگزين نامه های دستی وکاغذی می شود.سيستم مکاتبات بدون کاغذ در راستای سيستم اتوماسيون اداری در سازمان ايجاد می گردد.به بيان ديگر سيستم مکاتبات بدون کاغذ يکی ازاجزای سيستم اتوماسيون اداری می باشد.( مايلر ،2004،241)

   سيستم مكاتبات بدون كاغذ نرم افزار قدرتمندى جهت انجام امور ادارى ، چرخه مكاتبات و نيز ابزارى كارا جهت نظارت بر گردش مكاتبات  در سازمان مى باشد، به طوريكه تمام اعمال همانند ورود نامه ، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتي بازبيني نامه توسط سيستم ثبت شده و کنترل می گردد. در اين زمينه مي توان گزارشهاي ويژه اي را تهيه كرد تا راندمان كاري افراد و نيز گلوگاههاي مكاتباتي و كاركرد كاركنان براي مديريت روشن گردد تا قادر باشد جهت اصلاح ساختار اداري  وبوروكراتيك از اين اطلاعات استفاده كند.

مشخصات وقابليت هاي سيستم مكاتبات بدون كاغذ

   سيستم مكاتبات بدون كاغذ فصل جديدي ازتوليد وگردش اطلاعات وبرقراري ارتباطات را در سازمان ها بوجود آورده است.(مايكروسافت،2004).ارتباطاتي كه با سهولت ، دقت واطمينان بيشتر از يك سو وهزينه كمتر از سويي ديگر ميسر مي گردد. سيستم هاي مكاتبات بدون كاغذ داراي مشخصات وقابليت هاي عمومي به شرح زير مي باشد :

– ثبت و گردش مكانيزه مكاتبات (وارده ، داخلي ، صادره) و پيام هاي داخلي

– تعريف دبيرخانه هاي مختلف سازمان و اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه

– تعريف پست هاي سازماني و محدوده مجاز اجراي عمليات هر پست در سيستم

– تعريف رابطه مجاز جهت ارجاع مكاتبات بين سمت هاي سازماني

– امكان تعريف جانشين براي سمت هاي سازماني

– تعريف كاربران و محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري

– انتساب سمت هاي مختلف به يك كاربر

– تعريف گروه هاي كاري از سمت ها و كاربران جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات و پيام

– تعريف طبقه بندي مكاتبات اداري (عادي ، محرمانه ، سري و…)

– تعريف سطوح دسترسي سمت ها به انواع مكاتبات طبقه بندي شده

– تعريف اولويت مكاتبات اداري (عادي ، فوري ، خيلي فوري و…)

– تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي ، صادره) در هر دبيرخانه

– استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات

– تعريف مشخصات اشخاص حقيقي و حقوقي (طرف مكاتبات اداري)

– پشتيباني كامل از قلم نوري ، تصويربرداري (اسكن) و امضاء ديجيتال

– قابليت تعريف موضوع و كليد واژه به ازاء ارجاعات متفاوت

– امكان افزودن و مشاهده انواع پيوست و درج نامه هاي عطف و پيرو

– امكان حاشيه نويسي به صورت متني يا قلم نوري

– تغييرطبقه بندي نامه ها به هنگام ارجاع باتوجه به اهميت نامه به منظورحفاظت از اطلاعات درگردش

– قابليت جستجو بصورت متني و يا حول اقلام محورهاي اطلاعاتيجدر كليه مكاتبات در گردش و بايگاني شده

– ايجاد و مشاهده كارتابل مكاتبات ، مكاتبات ارسالي و حذف شده به تفكيك سمتهاي سازماني

– ايجاد و مشاهده كارتابل پيامها ، پيامهاي ارسالي و حذف شده به تفكيك كاربران

– اعلام دريافت نامه جديد

– مشاهده پوشه ها در سطوح درختواره بايگاني توسط سمت هاي مجاز

– امكان به گردش انداختن نامه هاي بايگاني شده

– نمايش راهنماي مصور در هر بخش از سيستم با قابليت پيمايش در تمامي متن راهنما

– امكان ايجاد طبقه بندي موضوعي  بصورت نامحدود جهت پوشه هاي بايگاني

Paperless

Edit by:Mahdi Yarahmadi Khorasani

The paperless office is now considered to be a philosophy to work with minimal paper and convert all forms of documentation to a digital form. The ideal is driven by a number of motivators including productivity gains, costs savings, space saving, the need to share information and reduced environmental impact.