نویسنده: هومن حبيبی
چگونگی كاركرد دانش و مديريت دانش از زاويه نوآوری سازمانی
مقدمه
امروزه ديگر همه گروههاي كاري و علمي اذعان دارند، براي اينكه سازمانها بتوانند در دنياي تجارت و رقابت يك حضور مستمر و پايدار داشته باشند، بايد حول محور علم و دانش فعاليت نمايند.
عليرغم اينكه دانش بعنوان منبعي براي بقاي سازمانها ضروري و حياتي است و شرط موفقيت سازمانها درتجارت جهاني دستيابي به يك دانش و فهم عميق در تمامي سطوح ميباشد، اما باز هم بسياري از سازمانها هنوز به مديريت دانش بطور جدي توجه نكرده اند.
تعریف مدیریت دانش
مديريت دانش يك واژه علمي است كه ارائه يك تعريف استاندارد از آن مشكل است . اما دو تعريف زيرتاحدودي اين مقوله را بيان مي كند :
” مديريت دانش ، راهبردها و فرآيندهايي هستند كه قادرند توليد و جريان دانش را به منظور ايجاد و برآورده ساختن انتظارات سازمان ، مشتريان و كاربران در كل سازمان بوجود آورند”
تعريف ديگري بيان ميدارد :
” مديريت دانش ، فرآيند گسترده اي است كه امر شناسايي ، سازماندهي ، انتقال و استفاده صحيح از اطلاعات و تجربيات داخلي سازماني را مورد توجه قرار ميدهد.”
بايد توجه داشت كه جهان كنوني نيازمند پاسخگويي سريع است . سازگاري بيدرنگ ، نتيجه گيري سريع وبالاتر از همه نياز رشد فردي ، متأثر از دگرگوني هايي است كه نيازمند دانش و خلاقيت است .
در اين مقاله كوشش شده است ضمن تعريف مديريت دانش و خلاقيت ، نقش آنها در بهبود كارايي واثربخشي فرآيندها مورد مطالعه و مداقه نظر قرار گيرد.
واژه هاي كليدي :
مديريت دانش ، خلاقيت ، بهبود، كارآيي ، اثربخش و فرآيند
گاهي به اشتباه “مديريت دانش ” و “مديريت اطلاعات ” يكي تلقي مي شوند و حال آنكه اين دو يكي نيستند.مديريت اطلاعات بطور مشخص بر داده ها تمركز دارد. اما دانش در حقيقت داده هايي هستند كه در يكزمينه مشخص قرار گرفته اند و داراي معني هستند. دانش شامل ساير اشكال اطلاعاتي نيز مي باشد كه آنها رانمي توان در سيستم هاي اطلاعاتي ، نظير اطلاعاتي كه بصورت ناگفته و ضمني در ذهن و افكار كاركنان سازمان وجود دارد، يافت . بعد افراد در مديريت دانش بسيار مهم بوده و بطور طبيعي اين بعد، مفاهيم آموختن پيشتازي در فرهنگ و ترقي به منظور افزايش مشاركت در اطلاعات را دربرمي گيرد.
علت بي توجهي بسياري از سازمانها نسبت به مديريت دانش ، درك متفاوتي است كه از اين مقوله در سازمانهاوجود دارد. براي فائق آمدن به اين جدل سنتي لازم است مختصات اساسي مديريت دانش تعريف شود.
پايش و اندازه گيري فناوري فرهنـگ رهبــري مديريت دانش
مديريت دانش مستلزم وجود رهبري آگاه و تأثيرگذار در سازمان است . فرهنــگ سـازماني اي كه در آن “خلاقيت و نوآوري ” يك ارزش حاكم تلقي مي شود يكي از عناصر جلوبرنده مديريت دانش است .
استفاده از فناوري و تكنولوژي بالا موجب مي شود كه سرعت و صحت خدمات افزايش يافته و مشتريان ازرضايت مندي بالاتري برخوردار باشند.
يكي ديگر از عناصر جلوبرنده مديريت دانش ، پايش و اندازه گيري خدمات و فعاليتهاست .
براي توسعه مديريت دانش در سازمان بايد تغييراتي كه منجر به تداخل ، تعامل و يا دوباره سازي دانايي مي گردند بطور نظام مند تشويق و حمايت شوند.
سازمان ها براي اينكه بتوانند مديريت دانش را توسعه داده و تقويت نمايند، بايد در 5 فعاليت عمده مهارت لازم را كسب نمايند. اين پنج مهارت به شرح زير است :
1) قدرت حل نظام دار مسئله را پيدا كنند .
2) توانايي كسب تجربه از موفقيتهاي ديگران و بكارگيري راهكارهاي نوين را داشته باشند.
3) از تجارب قبلي و فعلي تجربه كافي را بياموزند.
4) خود را با الگوبرداري از سازمانهاي موفق مقايسه نمايند.
5) توانايي انتقال مؤثر و سريع دانش را در تمام سطوح سازمان داشته باشند.
هر كدام از اين مهارتها نيازمند تفكر ويژه ، ابزار و رفتار معيني است كه بايد بهنگام بكارگيري آنها مورداستفاده قرار گيرد.
“مديريت دانش بيش از آنكه يك تفكر درباره چگونگي اداره يك سازمان باشد، يك دارايي راهبردي براي سازمان است “.
جهان كنوني و دنياي كار بطور خاص ، در حال تجربه كردن يك انتقال نمونه است . انتقال به سوي سازمانهايي با محوريت دانش در يك جامعه اي براساس دانش مي باشد. در چنين سازمانهايي به دانش بعنوان يك منبع باارزش و جدي توجه مي شود و تجهيز مهارتهاي پردازش دانش براي به حداكثر رساندن ارزش اين منبع شديداًحمايت مي شود. منابع دانش سازمان پيچيده و چند وجهي است ، از موضوعات ضمني گرفته تا دانشي كه تلويحاً ارائه مي شود و شامل دانش توصيفي ، دانش روش مأبانه و دانش مستدل مي باشد.
كاركنان متخصص و دستگاههاي كامپيوتر در فرآيند سازمان ، منابع دانش را تأمين مي كنند. طرز نگرش به اين مهارتها و چگونگي كار آنها راه درازي را مي پيمايد تا نهاد سازمان و نوآوري و بازدهي آن را تعيين نمايد، ازاينرو رقابت در يك محيط پويا و ديناميك روي مي دهد.
واضح است كه منابع دانش نيازمند مديريت دقيق و هوشمند دارد. عليرغم همه صحبتها درباره نيروي فكري وسرمايه معنوي ، تعداد كمي از مديران ماهيت واقعي شركت برمبناي دانش را درك كرده اند در حاليكه نيازسازمانهاي جديد به دانش بطور وسيع پذيرفته شده است . سازمانهاي معدودي هستند كه امروزه بطور كاملرشد كرده اند و سطح دانش سازماني را براي بهبود اجرا و عملكردشان ارتقاء داده اند.
دليل اينكه چرا تلاشهاي مديريت دانش ، بطور سيستماتيك ، محتاط و سنجيده بطور وسيع به ثمر نرسيده اند،اين است كه هنوز كشمكش براي درك و فهم مفهوم مديريت دانش وجود دارد. براي پيشبرد درك مشترك از چيزي كه هست نياز داريم تا مسئله اصلي و زيربنايي تعريف مختصات پديده مديريت دانش در سازمانها رابيان نمائيم . اين يك پيش شرط براي تحقق سيستماتيك در داخل ماهيت و امكانات مديريت دانش است و نيزبراي تشكيل آماده سازي مديريت دانش در عمل مي باشند. اولين عنصر چارچوبهاي ارائه شده ، طبقه بندي براي تعريف انواع منابع دانش است كه يك سازمان مي تواند داشته و مديريت نمايد. دومين عامل تعريف انواع اساسي فعاليتهايي است كه مي تواند جهت برجسته بودن منابع دانش مورد استفاده قرار گيرد. يك عضوسازمان (كامپيوتر يا نيروي انساني ) از دانش براي تبادل مهارتها استفاده مي كند تا فعاليتها را اجرا نمايد. سومين عامل سوم چارچوب ، سه طبقه از اثرات را كه هدايت مديريت دانش در يك سازمان را شكل مي دهندمشخص مي كند. به موازات معرفي عناصر و عوامل چهارچوب ، آنها را با مستندات و نوشتجات مديريتدانش ارتباط مي دهيم .
در طول تاريخ ، فيلسوفان ، دانشمندان و ديگران مفهوم و ماهيت دانش را ارزيابي كرده اند. اگر چه در اين مجال قصد بازنگري يا افزودن مطالبي به اين ارزيابي ها و سنجش ها نمي باشد، با وجود اين ، بررسي كوتاهي ازدانش داريم كه اطلاعات مفيدي براي ارزيابي چارچوب مي باشد.
دانش در موارد قابل استفاده محاط و محدود مي شود. از جمله اين موارد و نمونه ها ميتوان به مواد، انرژي ابزار (مثل صدا، نور، مغناطيس )، كنشها، رفتارها و ديگر سيستم هاي سمبوليك و نمادين اشاره كرد. يك چنين نمونه هايي دانش را تا آنجا پيش مي برد كه براي پردازنده مفيد باشد. يعني دانش وابسته به داننده آن است . يك پردازشگر ممكن است بهره بيشتري از دانشي كه در مقالات و موارد نهفته است ببرد كه يك پردازشگر ديگر قادر به استفاده نباشد. چارچوب مديريت دانش كه در اينجا پيشرفت كرده محوريت نوع خاصي از موارد و پردازشگر نمي باشد. انتقال نمايشها و مثالها يا مكانيزمها براي پردازش نوع خاصي از نمايش است . كانون اصلي آن شناسايي طبقات منابع دانش و فعاليتهاي اصلي براي برجسته نمودن آنهاست . مفسرين مديريت دانش ، اغلب علاقمند معلوم شدن مرز بين داده ، اطلاعات و دانش هستند. بعضي از همينتفسيركنندگان مثل ديگران ، استفاده از واژه دانش و اطلاعات را كه به جاي هم تبادل مي شوند براي استفاده به جريان مي اندازند.
براي مدت زمان طولاني سازمانها بطور رسمي از دانش استفاده مي كردند و آنرا مديريت مي نمودند يا از طريقسيستم هاي كامپيوتري مانند سيستم هاي اطلاعات مديريت (mis) دانش را تأمين مي كردند. يك چنينتكنولوژيهايي براي مؤثر بودن مديريت دانش از ضروريات است . پديده مديريت دانش بستگي به مختصات دانش و منابع آن ، شناسايي و طرح فعاليتهاي مربوط به دانش و منابع آن و تشخيص عواملي كه در هدايت مديريت دانش نفوذ دارد، خواهد داشت . اين سه جنبه چارچوب مديريت دانش را شكل مي دهد. هدف اصلي اين چارچوب عموميت داشتن آن است . در خلق و ايجاد چهارچوب ، اين اطمينان هست كه مفاهيم عوامل پيدا شده در مديريت دانش را آسان مي كند. با حفظ هدف عموميت داشتن ، چارچوب مشخص خواهد كردكه تكنولوژي كمك مؤثري مي نمايد و نقش مهمي در مديريت دانش دارد اما تأكيدي بر جنبه هاي غيرتكنولوژيكي ندارد.
چارچوب براي ساختار نظري و علمي كه مي تواند اجرا كند مهم مي باشد. چارچوب متني را براي همه كارهادر رشته مورد نظر ارائه مي دهد.
ايجاد چارچوب مهم است ، يك تعريف جامع از پديده ها بطوريكه بتوانيم علوم طبيعي را اجرا و براي تحقيق هماهنگ نمائيم .
يك چارچوب به كاركنان كمك مي كند تا موضوع مديريت دانش را درك كنند، فعاليتهاي دانش و چگونگياثرات فعاليتها بر اثربخشي سازماني اكثر پيچيدگيها در مورد دانش و مديريت آن ناشي از فقدان يك چارچوب جامع و كامل مي باشد.
چارچوب به كاربران دانش يك سري از ساختارهاي خوب تعريف شده براي تحقيق و كار در مديريت دانش مي دهد.
چارچوب به كوششهاي كاركنان براي ارائه تصويري بزرگتر كمك مي كند. همچنين دانش چارچوب بهمحققان در داشتن طريقي براي تعريف و شناسايي همه موارد و موقعيتها كمك مي نمايد.
آگاهي و درك ارتباطات معمولي و متداول ، دامنه كار اقدامات و پروژه ها، توسعه هاي بعدي در رشته و زمينه خاص از ويژگيهاي چارچوب است .
تحقيق بايد روشن نمايد كه منظور از كاركنان چيست ، بويژه زماني كه از مديريت دانش بحث مي كنند بايد قادرباشيد تا تحقيق را عينيت بخشيد تا بتوانيد آنرا اداره كنيد و بطور مستمر بهبود بخشيد.
پيچيدگيهايي در حول مديريت دانش وجود دارد. اكثر اين پيچيدگيها به علت فقدان شفافيت تعريف و حوزهمديريت دانش مي باشد. بايد هدف و دامنه كار اقدامات و كنشها و مديريت تعيين شود. حمايت عيني و واقعي از ارتباطات گردد. برچسب مديريت دانش در هر فرآيند و هر چيزي بكار ميرود و بطور مكرر توسط مشاوران و دانشجويان استفاده مي شود. بايد بفهميم كه بعضي چيزها به ارزش اساسي و اصولي بودن علوم و فنون نمي تواند توسط يك نظرفردي بدست آيد. مهم نيست كه چه چارچوب يا ساختاري را استفاده كنيد، اما داشتن يك تعريف و شناسايي و تعيين سطح دانش سيستماتيك ما را قادر به كارهاي ديگر مي كند.
يك ديدگاه قراردادي از يك سازمان ، آنرا بعنوان اينكه داراي سه نوع اصلي منابع مي باشد مي نگرد، مواد،نيروي انساني و بودجه ، اكثر دانشمندان ادعا مي كنند كه دانش مهمترين منابع يك سازمان است
هر منبعي مي تواند روي ديگر منابع بطور گسترده و همچنين روي محيط خارجي تأثير بگذارد. نيتجه چگونگي دانش ، مشاركت كنندگان در بحث مربوط به فعاليتهاي چارچوب بيان مي شود. دانش در يك سازمان مي تواند از طريق يكي از موارد شش گانه كه در شكل آمده ذخيره ، حفظ ياارائه شود. يك محقق مديريت دانش در يك سازمان خاص مي تواند هر كدام از اين 6 مورد را مطالعه وبررسي نمايد.
دانش مشاركت كنندگان (اعم از افراد يا كامپيوتر) هر كدام از اين مشاركت كنندگان مهارتهايي دارند وحافظه اي از دانش مي باشند. منابع دانش اين گروه تحت تأثير ورود و خروج آنها مي باشند يادگيري آنها نيز دركار سازمان تأثير خواهد داشت .فرهنگ مثل باورها و تصورات ، توسط اعضاي سازمان مشاركت داده مي شود. ارزشهاي سازمان ، اصول ،فرمها و مقررات نانوشته و روشهاي اجرايي منابع فرهنگي دانش را تشكيل مي دهد. دورنماي فرهنگ ، بعنوان منبع دانش مي تواند توسط افراد و دستگاههاي كامپيوتري يك سازمان تقويت شود.
ضمناً دانشي كه يك نگرش مثبت به ريسك پذيري دارد براي موفقيت سازمان جدي مي باشد، اين دانش درفرم آزمايشي و تجربي مداوم كه توسط كاركنان اعمال مي شود تا مسائل را حل كند بيان مي شود. منبع دانش فرهنگ يك سازمان ، رفتارهاي كاركنان و دستگاهها را زيرنظر دارد. اين فرهنگ روي دانش مورد نياز تأثيرمي گذارد. فراساختاري دانشي است كه براي شكل گيري كاركنان و دستگاههاي سازمان استفاده مي شود. اين فراساختار يك شريك رسمي براي منبع دانش سازمان مي باشد. فراساختار به نقشهايي اشاره مي كند كه براي مشاركت كنندگان تعريف شده است . فراساختار نه تنها عمليات عادي سازمان را كنترل مي كند بلكه طراحي ،توانايي ، پايش ، ارزشيابي ، به اجرا درآمدن و اصلاح فراساختاري تشكيلاتي را اداره مي كند.
حقايق جانبي و فرعي دانش ، هدفي است كه دانش را ارائه مي دهد اين حقايق كاركنان يا دستگاهها نيست .مثالهايي از اين نوع را مي توان آموزش را از طريق نوار ويدئوئي كتب ، طرحهاي شركت ، نظامنامه ها، مستندات ثبت ، محتواهاي فايلها، دانش موجود در اين بخش ممكن است در ديگر منابع دانش نيز ديده شود. دانش ارائه شده توسط موارد مذكور تلويحاً بيان مي كند كه دانش يك شي ء است . دانش سازمان خودش را در فرمفرآورده ها و كالاها بيان مي كند. منابع دانش راهنمايي براي انتقال مواد، افراد و منابع سرمايه اي در يك سازمان مي باشد. به بيان ديگر، كالاها در يك سياهه سازمان مواد جانبي هستند كه دانش مورد استفاده براي ساخت آنها را نمايش مي دهد. اگر يك كالا در محيطي آزاد شود ديگر منابع سازماني نمي باشد اما همين كالاها مي تواند براي ديگر انواع منابع (منابع مالي ) تبادل شوند. هدف دانش دليل و منطق براي چيزي است كه سازمان به خاطر آن وجود دارد. منبع دانش است كه رسالت ، آرمان ، اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را نشان مي دهد. هدف بسياري در ديگر منابعي كه سازمان نياز دارد يا بايد داشته بايد نفوذ دارد. منبع هدف تشكيل شدن استراتژي را صورت مي دهد و نتيجه آن فعاليت هاي دانش است كه به جلو برده مي شود.
استراتژي دانشي درباره چيزي است كه بايد بمنظور نيل به اهداف سازماني به روشي مؤثر انجام دهيم . اين منبع داشن برنامه ها را براي استفاده يك زيرساخت سازماني نشان مي دهد. همچنين اين منبع فرهنگ علوم جانبي ودانش منابع انساني و دستگاههاي رايانه را بيان مي نمايد. ضمناً استراتژي مي تواند طرحهايي براي گسترش توليديا نيل به تخصيص منابع مؤثر باشد. استراتژيهاي مورد نياز براي نيل به اهداف مشابه براي هر كارخانه يا شركتي از ديگر شركتها و كارخانه ها متفاوت مي باشد.
محيط خارجي : محيط سازماني شناسه هاي زيادي دارد كه منبع دانش بالقوه هستند از طريق تماس با اين شناسه ها، يك سازمان مي تواند منابع دانش خود را پيدا كند. دانش محيطي ممكن است بعنوان يك منبع دانشمجازي براي يك سازمان در نظر گرفته شود. اين دانش محيطي به يك سازمان تعلق دارند و نه توسط سازمانكنترل مي شود اما مي تواند در دسترس باشد يا از محيط كسب شود. اين كار مي تواند يا نمي تواند مشكل ياهزينه بر باشد. شبكه گسترده جهاني (www) يك منبع دانش مجازي است كه بطور نسبي ساده و كم هزينه است .
بحث و گفتگو: شش منبع دانش در اين مبحث عنوان گرديد هدف داده شده يك استراتژي خاص را ديكتهنمي كند هرچند كه ممكن است استراتژيهاي داوطلبان را محدود نمايد. به بيان ديگر يك استراتژي ارائه شده هدف خاصي را تلويحاً بازگو نمي كند. منابع دانش سازماني به صور مختلف مي تواند طبقه بندي شود. از آنجاكه انواع منابع اسم هستند اما نسبتها و حالات آن صنعت مي باشند كه به طرق مختلف آنها را وصف مي كند يااهميت ارزيابي ارتباطات بين منابع دانش بعنوان يك اساسي براي كشاندن آنها به اتحاد و اتفاق مناسب گوشزدمي كنيم .
با تعريف و تعيين انواع عمومي منابع دانش كه سازماني آنها را دارا مي باشند، اكنون يكسري از انواع عادي فعاليتهاي يك سازمان را كه براي كار برعهده گرفته است فرموله مي كنيم . اين فعاليتهاي دانش بيان مهارتهاي دانش منابع انساني و كامپيوتر هستند. مهارت ، توانايي است براي بكارگيري دانش يك شخص يا كامپيوتر بطورمؤثر و سريع براي به اجرا درآوردن فرامين . از يك سازمان تا سازماني ديگر فعاليتهاي مربوط به دانش وجوددارد كه مشترك مي باشند. سازمانها فعاليتهاي بزرگ را برجسته مي كنند تا يك مسئول ارشد دانش براي انجام دادن آن نياز داشته باشد.
چارچوب دانش عبارتند از كسب دانش ، انتخاب دانش ، داخل كردن دانش و استفاده از دانش است .
در شكل 2 نيزه ها نشان دهنده جريان دانش از يك فعاليت به فعاليت ديگر است .جدا از جريان دانش ، فعاليتهابا ارسال و دريافت پيامها تعامل خواهند داشت . اين پيامها در شكل نيامده است . نياز به پاسخ سريع يا اجراي نوسان آميز يك فعاليت در سابقه احساس مي شود. هر فعاليتي مي تواند انفرادي توسط منابع انساني يا كامپيوتردر يك سازمان اجرا شود يا توسط شكلهاي متفاوتي از منابع انساني و دستگاهها بررسي گردند. يك شخص ياكامپيوتر ممكن است در كسب و عموميت دادن دانش مشاركت نمايد. چگونگي مهارت منابع انساني ودستگاهها با توجه به فعاليتهاي توصيف شده در شكل 2 بستگي به عوامل مختلفي دارد.
تأثيرات منابع (مثل فرهنگ ، زيرساخت ، منابع مالي ، مهارتهاي دانش مشاركت كنندگان )، تأثيرات محيطي (نظير ديناميك محيط ) و تأثيرات مديريت (مانند سبك رهبري ، نگرش همكاري كه نصب مشاركت كنندگان را براي نقش آفريني را برعهده دارد). اين تأثيرات در هدايت مديريت دانش در چارچوب نوع سوم وجوددارد.
كسب دانش ، فعاليتي است براي كسب واحدي از دانش از محيط خارجي و انتقال آن به يك نموداري كه بتواند داخل سيستم شود و يا در داخل يك سازمان استفاده شود. فعاليتهاي فرعي شامل كسب دانش از منابع خارجي و كسب دانش و تفسير آن و نهايت انتقال دانش تفسير شده است . كسب دانش از مشتريان نيز اولين بارتوسط نوآوري nike از طريق تكنولوژي امكان پذير شد. وي توانست با اطلاعاتي كه از مشتري بدست آورد اندازه پا و وسايل پاي پوش (جوراب ، كفش و …..) تثبيت نمايد. انتخاب دانش از فعاليتهايي است كه ازواحد درخواست شده از دانش استخراج شده از منابع داخلي دانش مي باشد. فعاليتهاي فرعي بشرح زيرمي باشد :
ـ جاگذاري دانش درخواست شده در داخل منابع داخلي دانش
ـ بازيابي دانش جاگذاري شده
ـ انتقال دانش دريافت شده به يك فعاليت مناسب
داخل كردن دانش (دروني كردن دانش ) فعاليتي است كه منابع دانش يك سازمان با سازمان ديگر فرق مي كندو براساس دانش بدست آمده و عمومي شده مي باشد. فعاليتهاي فرعي شامل :
ـ ارزيابي دانشي كه بايد دروني شود
ـ هوشمند شدن دانش ارزيابي شده
ـ ذخيره دانش كه هدف مند نشده است
استفاده از دانش : استفاده از دانش ، فعاليتي است در بكارگيري دانش موجود براي عموميت دادن دانش جديد و. يا توليد خارجي شدن دانش
عموميت دادن دانش : فعاليتي است كه يك واحد دانش توليد مي شود و اينكار از طريق پردازش واحدهاي موجود دانش صورت مي گيرد. فعاليتهاي فرعي آن بشرح زير است :
ـ پايش دانش سازمان و منابع آن و همچنين محيط خارجي
ـ ارزشيابي دانش بدست آمده يا انتخاب شده
ـ توليد دانش
ـ انتقال دانش عموم يافته براي دروني يا بيروني شدن دانش
راهبردهاي مديريت دانش
اگرچه بيشتر عناصر مديريت دانش نو و جديد نيستند، لكن يكپارچه شدن و همگرايي اين عناصر دريك راهبرد كلي اثربخش براي رسيدن به مزيت ها و فوايد كار و سازمان در حال تكوين ، يك علم است .پرسش هايي وجود دارد كه يك راهبرد اثربخش مديريت دانش بايد بدانها پاسخ گويد:
چه نوع دانايي و دانش براي كار و سازمان شركت حياتي است ؟
اين دانش چگونه بر عملكرد كار و سازمان شركت تأثير خواهد گذاشت ؟
در فضا و محيط امروز، در كجا و چگونه اين دانش بايد مديريت شوند؟
چه اقداماتي بايد انجام داد تا بتوان از دانش براي دستيابي به مزيت هاي رقابتي استفاده نمود؟
انواع پروژه هاي مديريت دانش
چهار نوع پروژه مديريت دانش در مقاله اي كه در نشريه مديريت اسلون آمده است ، مشخص گشته اند.
1- ايجاد مخزن دانش
“يك هدف مشخص اين است كه مدارك و اسناد از قبيل يادداشت ها، گزارش ها، مقالات ، عرضه داشت ها رادر يك انبار يا مخزن كه بتوانيم بعد اين اطلاعات را بازيابي كنيم ، قرار دهيم . اين انبار مدارك و اسناد به تعميق و گستردگي دانش مشتركي كه بطور غيررسمي در سازمان بوجود مي آيد، شتاب مي دهد. براي مثال در شركت hp يك پروژه بزرگ كه “شركت فروش الكترونيك ” ناميده مي شود، تمام اطلاعات فني محصول ، عرضهداشت فروش ، روشهاي فروش و بازاريابي ، اطلاعات مربوط به حساب هاي مشتريان و هر موضوعي كه براي كاركنان در سازمان مفيد باشد، جمع اوري و ارائه مي گردد.”
2- بهبود دسترسي به دانش
“از ساير پروژه هايي كه براي دسترسي آسان به دانش تمركز نموده يا امر انتقال اين دانش در ميان كاركنان راساده مي سازد، مي توان نام برد. براي مثال كتاب زرد شركت يا شبكه اطلاعاتي كارشناسان از اينگونه اند. بجايچكيده و استخراج از مخزن و انبار مدارك ، مديران در اكتشاف هاي نفت بريتانيا از روشهاي فوق استفادهمي كنند.
براي مثال وقتي يك كمپرسور در كشور كلمبيا از كار افتاد، سيستم هاي فوق ارزش خود را نشان دادند. تنهاكارشناس متخصص در آلاسكا، در حال كار در ايتاليا بود. از طريق سيستم كنفرانس ويدئوئي (videoconferencing)، كارشناسان توانستند دانش لازم براي تعمير و نصب كمپرسور در كلمبيا ظرف چند ساعت ارائه نمايند.
3- برافزايش محيط دانش
سومين نوع پروژه دانش مربوط به ايجاد محيطي مي گردد كه در آن خلق دانش كارآ، انتقال و استفاده از آن مورد توجه قرار مي گيرد. براي مثال در يك شركت بزرگ كامپيوتري يك سري از پروژه هايي در حال اجراءاستفاده مجدد يك نوع دانش نظير طراحي قطعات مورد استفاده مجدد قرار دارند يا اينكه هدف يكي ازشركت هاي توليدي براي فعاليت هاي مدييت دانش بالا بردن آگاهي از دانش موجود در ارتباط بين مديريت ومشتري بود كه چنانچه اين روش به اشتراك گذاشته مي شد، موجب تقويت عملكرد سازمان مي گرديد.
4- مديريت دانش بعنوان يك دارايي
چهارمين نوع پروژه ، بر روي مديريت دانش بعنوان مديريت بر دارائي تمركز مي نمايد. يكي از راه هاي اين امر، برخورد نام دانش با ساير دارائي ها در ترازنامه شركت است . براي مثال اسكانديا، يك شركت بزرگ ارائه كننده خدمات مالي سوئد، بطور داخلي سرمايه معنوي خود را هر سال براي ارائه گزارش ساليانه به سهامداران ،مورد مميزي قرار مي دهد. هدف از اين كار اين است كه سرمايه گذاران را در امر سرمايه گذاري در برنامه دانش تشويق نمايد. هدف ديگر تمركز سازمان بر روي چگونگي افزايش يا كاهش كاربرد مؤثر دارائي هاي دانش درطول زمان است .
عوامل حياتي موفقيت مديريت دانش
داون پورت، دي لونگ و بوئر هشت عامل موفقيت كه براي فعاليت هاي مديريت دانش لازمند، شناسايي كرده است :
1- پيوند با عملكرد اقتصادي و ارزش صنعت
مديريت دانش مي تواند گران باشد. بنابراين زماني اين پديده در يك شركت توليد مورد حمايت قرار مي گيردكه به نحوي با منافع اقتصادي يا مزيت هاي رقابتي در ارتباط و پيوند باشد. براي مثال ارنست و يونگ مقداردانش را با ارائه پيشنهادها و يا در فروش كامل محصولات شركت مورد استفاده مجدد قرار مي گيرد،اندازه گيري مي كنند.
2- زيربناي فني و سازماني
پروژه هاي دانش زماني احتمال موفقيت دارندكه زيربناي گسترده فن آوري وسازمان رامورداستفاده قرار دهند.ازاين رو،زيربناي فن آوري آسانترقابل دسترسي مي باشدواين فن آوري شامل فن آوريهايي است كه سمت گيريدانش دارند(براي مثال :lolus notes and world wide web-based intranets))… ساختن زيربناي سازماني براي مديريت دانش بدان معناست كه مجموعه از پست ها و نقش ها و گروه هاي سازماني كه اعضاءآن مهارت براي خدمت (به عنوان يك منبع ) براي پروژه هاي مشخصي داشته باشند، بوجود آوريم .
3- ساختار استاندارد و قابل انعطاف
“پيدا كردن يك تراز و مقياس صحيح و درست براي ساختار دانش براي بيشتر پروژه ها امري حياتي است .دانش يك پديده شفاف نيست (fuzz) و اين دانش بسته به افرادي كه آن را دارا مي باشند، خواهد بود.طبقه بندي و معاني آن بطورمتناوب تغييرمي كند و بنابراين دانش در مقابل مهندسي مقاومت خواهد كرد.سيستم هاي هوشمندي كه در دهه 1980 بوجود آمد، اين مسئله را مورد تأييد قرار داد كه :
“اين امركه براي يك حوزه دانش سطحي ، قانونمندي هايي راابداع كنيم ويااينكه براي آنها كاربه روزرساني وتغيير ساختار دهيم ، بسيار مشكل خواهد بود. اگر يك انبار و مخزن داراي ساختار نباشد، بسيار مشكل خواهد بود كه از آن دانشي بدست آوريم .”
4- فرهنگ دانش دوستي
فرهنگ دانش دوستي ، يكي از مهمترين عوامل موفقيت يك پروژه است كه در عين حال اگر وجود نداشته باشد، ايجاد و خلق آن بسيار مشكل خواهد بود. بطور كلي اگر زمينه فرهنگي براي باروري پروژه هاي دانش آماده نباشد، هيچ تكنولوژي ، محتوي دانش يا مديريت دانش ، كوشش ها را موفقيت آميز نخواهد كرد.
5- مقصد و زبان شفاف
مقصد، روش و اصطلاحات براي مديريت دانش مهم است . زبان كار و سازمان چنين مفهومي دارد كه بر مبناي واقعيت ها قرار دارد و از استعارات علوم طبيعي و نظامي كمك مي گيرد. اما مديريت دانش با پديده هاي نظير:پيچيدگي ، عدم اطمينان و رشد آني سروكار دارد. در نتيجه به يك فرهنگ واژه هاي جديد نياز دارد كه مديران با آن زياد آشنا نيستند. اين زبان به وارسي كردن ، بحث و جدل و نشان عدم اطمينان وابسته است .
6- تعبيرات در عمليات انگيزشي
آگاهي زياد و رهائي از ناداني به روحيه و ماهيت و شكل افراد بستگي دارد. دانش بسادگي از جريان يافتن نقش ها يا مرزهاي كاركردي بوجود نمي آيد. بنابراين انگيزش براي ابداع ، خلق ، اشتراك ، استفاده دانش يك عامل غيرقابل لمس براي تمام پروژه هاي دانش مي باشد.
7- ايجاد كانال و معبر براي انتقال دانش
مديران موفق دانش ، درك نموده اند كه انتقال دانش از كانال هاي متعدد باعث مي گردد كه اين كانال ها يكديگررا ياري و كمك مي كنند. اين امر آسان خواهد بود كه براي نياز، تعامل رو در رو را ارزان بپنداريم . بعضي ازشركت ها كه داراي انبار و مخزن دانش مي باشند، اين امر را درك نموده اند كه هر از گاهي سهامداران وبنيانگذاران را كنار هم و رو در روي هم قرار دهند.
8- حمايت مديريت ارشد
مانند بيشتر انواع برنامه هاي تغيير، پروژه هاي مديريت دانش بايد از حمايت مديريت ارشد سود ببرند. ما اين رادرك نموده ايم كه حمايت مستحكم مديران اجرايي يك امر قطعي براي پروژه هاي انتقال دانش است . امااين حمايت براي كوشش هايي كه درمورد بهبود كاركرد و فرآيند صورت مي گيرد چندان لازم نمي باشد.
يكي ازموضوعات مترتب برمديريت دانش سازماني ،پيشرفت هاي شگرف و خيره كننده فن آوري اطلاعات مي باشد كه يكي پس از ديگري رخ مي دهد. اين امر باعث توجه و سرمايه گذاري قابل توجه سازمانها گرديده است . دراين زمينه مشكل آن است كه سازمانها بطور يكجانبه و بدون درنظرگرفتن تمامي ابعاد و زمينه هاي مربوط در itسرمايه گذاري مي نمايند. اين كار باعث شده است تا آن بخش از پايگاه دانش كه به راحتي ازقابليت فرموله شدن برخوردار است ، يعني به آساني بين افراد مورد ارتباط اطلاعاتي قرار مي گيرد، محور توجه و تأكيد قرار گردد و در مقابل دانش ضمني علي رغم تأكيد و توجه ادبيات موضوع برنقش غيرقابل انكار آن درتعيين ميزان توان رقابتي سازمان در بازار متلاطم و اقتصاد جهاني ، صرفاً به دليل فقدان قابليت فرموله شدن درحاشيه قرار گيرد.
نتايج تحقيقات منتشر شده مؤيد آن است كه چنانچه دانش ضمني در ايجاد مزيت رقابتي سازمان نقش اصلي را ايفا نمايد، آنگاه سرمايه گذاري در it و استفاده از آن بدون توجه به اين دانش موجب از دست رفتن سريع مزيت ياد شده مي گردد. از اين رو سزامانها نبايد انتظار داشته باشند كه اين نوع سرمايه گذاري منجر به ايجاد وحفظ مزيت رقابتي براي آنان گردد.(jon-arild j& et al,2001) موضوع فوق در قالب شكل زير نشان داده شده است .
باتوجه به مطالب فوق مي توان گفت صورت مسئله آن است كه ديجيتال نمودن سازمان از طريق it مي تواندمنجر به افزايش تضاد بين دانش ضمني و دانش صريح گردد. كه اين امر به نوبه خود بر توان شركت در ايجادمزيت رقابتي پايدار تأثير منفي خواهد داشت . از اين رو سؤال آن است كه چگونگي استفاده از دانش ضمني و صريح در حد تعادل قرار گيــرد تــا شـاهد تأثيـر مثبـت بـر نتـايج شـركت بـاشيـم . پـاسخ به ايـن سـؤال مستلـزم اسـت كه چــگونگي تـأثيــر itو دانـش ضمنــي بـر بهبــود مستمر، نـوآوري ، عملكـرد و نتيجتـاًتـأثيـر بر مـزيت رقـابتي پايدار مشخص گردد(j-a.jogannessen er al.1999)
نقطه آغازين پژوهش در خصوص درك ارتباط بين دانش ضمني و it همانا پژوهش در خصوص يادگيري سازماني مي باشد. فرآيندهاي دانش سازماني و يادگيري سازماني يك فرآيند يكپارچه را تشكيل مي دهند كهمطالعه يك عنصر بدون مطالعه عنصر ديگر امكان پذير نمي باشد. اين موضوع مورد توجه پژوهشگران زيادي قرار گرفته است . آنچه كه بطور خاص دانش ضمني را با يادگيري سازماني پيوند مي دهد مفاهيم ” يادگيري مبتني بر موقعيت “( ) و “يادگيري محتوايي “( ) مي باشد.( )
دانش سازماني منبعي است كه نتيجه تعامل فرآيندهاي متفاوت يادگيري مي باشد، اما يادگيري سازماني ، به همراه فرآيند دانش و استفاده از it هدف مشتركي را در بافت شركت دنبال مي كنند كه از آن تحت عنوان ايجاد مزيت رقابتي پايدار ياد مي شود. در اين بافت دانش ضمني از اهميت ويژه برخوردار مي باشد چرا كه اين دانش متعلق به كاركنان سازمان (بصورت انفرادي ) مي باشد و تقليد آن به وسيله رقبا مشكل مي باشد. لذا اين نوع دانش براي سازمان توانمندي اصلي ايجاد مي نمايد و بدين وسيله شركت را از رقبايش متمايز ساخته ومزيت هاي استراتژيك آنرا ارتقاء مي دهد. توانمندي هاي مذكور به واسطه يادگيري توسعه و گسترش مي يابد.(joseph.z & er al,2001)
از سوي ديگر در خصوص نوآوري چنين بحث شده است كه دانش ضمني به تنهايي باعث افزايش نوآورينمي گردد بلكه فقط بر بهبود مستمر تأثير دارد. بعلاوه از دانش ضمني به عنوان يك مانع كليدي بالقوه درخصوص نوآوري نيز ياد شده است . از طرف ديگر به دليل آنكه دانش ضمني معمولاً قسمتي از فرآيندهاي يادگيري بلندمدت در يك بافت ويژه مي باشد و در ساختار تفكر جاي دارد، به عنوان يك عنصر محافظت كننده در ارتباط با نوآوري عمل مي نمايد و همچنين به عنوان بخشي از سيستم ايمني سازمان ، از تقليد و كپي سازي سيستم ها جلوگيري مي كند.
(jon-arild j& er al,2001) تيس ( ) و همكارانش در اين زمينه چنين بيان مي دارند كه تقليد مستلزم درك همانندسازي مي باشد. همانند سازي به معناي انتقال دانش از يك جايگاه اقتصادي واقعي به جايگاه ديگرمي باشد، در حاليكه تقليد به طور ساده عبارت است از همانند سازي انجام گرفته به وسيله يك رقيـب . بنابـراين هـر چقــدر بــر ميـزان دانــش ضمني اضافـه گـردد، به همان ميزان همانندسازي مشكل مي گردد (نه تنهابوسيله رقبا بلكه بوسيله خود شركت ).(f.damanpour & s.gopalakrishnan,1998)
بهبود مستمر نيز به واسطه دانـش ضمنــي افزايــش مي يــابد. ايـن موضــوع از سـوي صاحبنظــران زيادي مـورد تــوجه قرار گرفتــه است . به عنــوان مثــال ســولـو چنيــن بيـان مـي دارد كـه بهبــود مستمـريكنـواخت در خصـوص محصـولات و فرآينـدها مهمتـرين منبـع بهـره وري در صنـايع بـالغ مـي باشد،يعنـي بخـش مبتنـي بـر تجـربه از پـايگاه دانش سازمان .(jon-arild j& er al,2001) با اين وجود دانش ضمني از طريق يك عامل بازخور منفي محدود مي شود. اين عامل مربوط به زماني است كه هيچگونه نوآوري در سازمان رخ ندهد، در اين وضعيت بهبود مستمر، عملكرد را افزايش مي دهد. بنابراين دانش ضمنيبهبود مستمر را تنها در حد مشخصي ارتقاء مي دهد، و سپس كاهش مي يـابد. از اين پديده تحـت عنـوان “يادگيري محدود شده از طريق انجام دادن ” بيان مي شود.(markku.t & et al,1999) در قسمت هاي قبل ذكر شد كه دانش ضمني به تنهايي خود نوآوري ايجاد نمي كند. ديدگاه اصلي در اين زمينه آن است كه كل پايگاه دانش كه دانش ضمني بخشي از آن است (در خصوص يك سازمان ) در بافت اجتماعي و فرهنگ گسترش مي يابد، جايي كه تعامل بين شركت ها با يكديگر و شركت ها و سيستمهاي بيروني عنصر مهمي را درتوسعه ، گسترش و انتقال دانش ضمني شكل مي دهد. در بررسي نوآوري هاي گذشته سازماني حضور نيروهايتغيير اجتماعي و تكنولوژيكي مشاهده گرديده است . همچنين نيروهاي اجتماعي ، تغيير سازماني وتكنولوژيكي را در بلند مدت تعيين مي نمايند. لذا در مطالعه دانش ضمني مدنظر قــراردادن سيستــم هاي بيروني كه سازمان با آنها در تعامل است مهـم مي بـاشد. ايــن امــر زمــاني متحقــق مي گــردد كــه بيــن دانــش ضمنــي و دانش صريح در سيستـم ارتبـاط بــرقرار شــود و سيستــم هـاي بيــروني پــايگاه دانـش (كــه در آنهــا نـوآوري رخ مـي دهـد)عملكـرد را افـزايش داده و مـزيـت هاي رقــابتــي پايــدار راارتقــاء دهنــد. (f.damanpour & s.gopalakrishnan,1997)
بنابراين ارتباط برقرار كردن با پايگاه دانش بيروني مي تواند منجر به ايجاد نوآوري گردد. بهبود مستمر ونوآوري به واسطه تعامل ميان سيستم (كه با ساير سيستم ها در محيط در ارتباط است ) و يادگيري سازماني حاصل مي گردند.
نوآوري نيز بهبود مستمر را افزايش مي دهد. ارتقاء نوآوري از طريق پايگاه دانش بيروني سازماني مستلزم حساسيت به تغيير، مكاني براي نشستهاي بيروني (كه تسهيل كننده انتقال دانش ضمني بيرون باشد) و استفاده ازit (كه تسهيل كننده دانش صريح بيروني باشد) مي باشد. استفاده ازit بر استفاده از پايگاه دانش بيروني سازماني به واسطه انتقال اثربخش دانش صريح تأثير مي گذارد.(jon-arild j& et al,2001) مطالب فوق درقالب شكل زير خلاصه گرديده است .
مدل پيشنهادي
با توجه به مباحث ارائه شده مدل زير به عنوان الگويي جهت دستيابي به نوآوري و در پي آن كسب مزيت رقابتي پايدار پيشنهاد گرديده است
بخش اعظم فعاليت ها و اقدامات در راستاي مديريت دانش سازمان قرار دارد. در اين راستا بينش شفاف سازماني چارچوب و جهت گيري كلي مديريت دانش را تبيين مي كند.بدين ترتيب با شناسايي فرصت ها و تهديدات فراروي سازمان ، مي بايست وضع موجود و وضع مطلوب دانش سازماني در اين زمينه تجزيه و تحليل گردد. بدينوسيله شكاف دانش سازماني مشخص و به دنبال آن راه هاي حذف آن بررسي و تعيين مي گردد. در اين راستا تجزيه و تحليل آسيب پذيري استراتژيك و ريسك ، قابليت اطمينان و اعتبار هر يك از راه هاي موجود را مشخص مي سازد. قبل از هر گونه اقدام جهت حذف شكاف دانش ، حصول اطمينان نسبت به برقراري توازن بين دانش صريح و دانش ضمني سازمان نيز ضروري مي باشدچرا كه سرمايه گذاري يكجانبه و تأكيد بيش از اندازه بر دانش صريح موجب در حاشيه قرار گرفتن و ناديده انگاشتن دانش ضمني مي شود. اين امر اشتباهي است كه سازمانها در فعاليت ها و اقدامات خود در اين خصوص مرتكب مي شوند. پس از طي اين مراحل با توجه به متغيرهاي محيطي راه مناسب انتخاب و اجرا مي گردد.سرانجام امر يكپارچه سازي دانش جديد جهت بكارگيري و استفاده مورد توجه قرار مي گيرد. خروجي مديريت دانش اطلاعات و ساختارهاي جديد ارتباط خواهد بود. اين امر فراهم آورنده بستر و زمينه مناسب استفاده از كارهاي تيمي به عنوان يكي از اركان نوآوري است . كارهاي تيمي موجب به اخذ و به اشتراك گذاشتن ايده هاي نوين و سرعت بخشيدن به نوآوري مي گردد. كارهاي تيمي با ايجاد تعهد در مديريت وكاركنان سازمان هرچه بيشتر تسهيل مي يابد. همچنين تعهد ياد شده تقويت و تأكيد بر بينش سازماني را به دنبال دارد.
نتيجه گيري
در اين نوشتار چگونگي كاركرد دانش و مديريت دانش از زاويه نوآوري سازماني كه ماحصل آن كسب ،حفظ و ارتقاء مزيت رقابتي پايدار مي باشد، مورد بحث قرار گرفت . در اين راستا دسته بندي انواع دانش سازماني بيان گرديد و سعي بر آن بود تا نحوه ارتباط هر يك با موضوع بحث تشريح گردد. در اين ارتباط دانش ضمني و دانش صريح دو طيف پيوستار دانش سازماني مي باشد كه ساير دسته بندي ها در امتداد اين طيف قرار مي گيرند.
مديريت دانش با نگاه فوق در اولين گام مستلزم تعيين فرصت ها و تهديدات فرآروي سازمان است . پس از آن تعيين شكاف دانش سازماني كه گواه بر فاصله بين وضع موجود دانش سازماني و دانش مطلوب و مورد نيازسازمان است ، خلاء دانش سازمان را مشخص مي كند. در ادامه لازم است با توجه به آسيب پذيري استراتژيك و تحليل ريسك رويه اي مناسب جهت حذف اين فاصله انتخاب گردد كه در اين زمينه به يك رويه اشاره گرديد. حصول اطمينان نسبت به برقراري توازن بين دانش صريح و ضمني سازمان نيز از جمله فاكتورهاي موفقيت است . ايجاد تعهد در بين سطوح مديريت و كاركنان نسبت به بينش سازماني موجب تقويت كاركرد آن و تسهيل انجام كارهاي تيمي به عنوان يكي از زمينه هاي اصلي نوآوري مي گردد. همچنين ارتباط موضوعبحث با فن آوري اطلاعات نيز تا حدودي مورد بحث قرار گرفت و به سوء مديريت دانش ضمني اشاره گرديد.در پايان در خصوص مديريت دانش با حهت گيري فوق الذكر مدلي ارائه گرديد.
*منبع:جامع ترين پايگاه اطلاع رساني مهندسي صنايع
