زمان نادرترين منبع ارزشمند در اختيار بشر مي باشد
چكيده
در اين مقاله مديريت زمان را از ابعاد مختلف شامل نسل هاي مديريت زمان، ابعاد مديريت زمان در بازار، انجام كارهاي فوري، غير فوري، ضروري و غير ضروري، زمان و وظايف مديريت بازار مورد بررسي قرار مي دهد.
1- مقدمه
با اين كه زمان نادرترين منبع ارزشمند در اختيار بشر مي باشد، شروع اهميت يافتن مديريت آن از انقلاب صنعتي بوده است. در اين هنگام رقابت مفهومي جدي و جديد يافت و مديران و تجار متوجه شدند كه زمان منبعي بي مانند است و اگر از دست برود جايگزين نخواهد داشت. بعدها در اوايل قرن بيستم كه نخستين توجهات جدي به مديريت علمي صورت گرفت موضوع زمان سنجي مطرح شد تا براي هر كاري و توليد هر قطعه اي زمان لازم معين شود و از آن به بعد بحث مديريت زمان هر روزه اهميت بيشتري يافته است طوري كه حالا زمان سنجي از ابزارهاي مهم و رايج در صنعت و تجارت مي باشد و در ابعادي بزرگتر و وسيع تر مديران در پي استفاده مناسب از زمان در راستاي بكارگيري بهينه و به موقع از نيروي انساني و تجهيزات و منابع مالي در راه رسيدن به اهداف فردي و سازماني مي باشند.
2- نسل هاي مديريت زمان
در عالم واقعيت تمام اعمال انسان بعد زماني و مكاني دارند. ارتباط اين ابعاد نيز ارتباطي تعاملي مي باشد. زمان داراي دو جنبه اصلي مادي و رواني است. زمان مادي زماني است كه براي انجام كار صرف مي نماييم اما زمان رواني احساس طول مدت ذهني و عاطفي است كه در هنگام انجام يك كار داريم. ما در هر صورت به گذشت زمان واقفيم و حتي اگر در تاريكي و سكوت و بدون هيچ احساس جسمي نيز قرار بگيريم باز نسبت به گذشت زمان واقفيم و طول مدت را حس مي كنيم. شايد دليل فهميدن گذشت زمان وقوف ناخودآگاه ما نسبت به ريتم هاي جسمي مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس باشد. اما رشد توجه به زمان از سوي بشر مراحلي داشته است.
الوين تافلر مي گويد تحولات اجتماعي مسلسل وار يكديگر را تعقيب مي كنند و هر كدام بعد و حياتي تازه به تاريخ بشر مي دهند. مثلاً در رشد و پرورش اجتماعي انقلاب صنعتي بعد از انقلاب كشاورزي ظهور كرد و آنگاه نوبت به انقلاب اطلاعاتي رسيد كه هر كدام از اين امواج متوالي غلياني از پيشرفت هاي اجتماعي و فردي را در پي داشته است. مديريت زمان هم از اين امر مستثني نيست. هر نسلي نقطه نظراتش را بر اساس نقطه نظرهاي نسل پيشين بنا كرده و آدمي را به سوي كنترل دقيق تر زندگي رهنمون كرده است.
اولين نسل مديريت زمان را مي توان با نوشته ها و صورت موجودي ها توصيف كرد. تلاشي كه به صورتي ابتدايي بر اهميت مديريت زمان تأكيد مي كرد و براي تقاضاهايي كه وقت و نيروي ما را طلب مي كرد حدود زماني تعيين مي نمود.
تقويم ها و دفترچه هاي قرار ملاقات معرف دومين نسل مديريت زمان است. اين موج بازتابي از كوشش بي وقفه اي بود كه سعي مي نمود فعاليت هاي آينده را پيش بيني و برنامه ريزي نمايد.
سومين نسل مديريت زمان كه ما با آن روبه روييم نقطه نظرهاي مهمي از قبيل اولويت بندي توصيف ارزش ها و مقايسه ارزشمندي نسبي فعاليت هاي مبتني بر روابط به آن ارزش ها را به نقطه نظرهاي نسل پيشين افزود. هدف گذاري اهداف كوتاه مدت و ميان مدت و بلندمدت را مركز توجه خود قرار داد تا وقت و نيروي صرف شده در آن با ارزش ها جور و هماهنگ باشد. اين نسل شامل برنامه ريزي به شيوه اي است كه اهداف و فعاليت هايي كه از بيشترين ارزشمندي برخوردار است مطرح شود و به منصه عمل درآيد.
اما نسل چهارم مديريت زمان كه با شيوه هاي قبلي كاملاً متفاوت است و بر حفظ و حراست و خودجوشي و كيفيت زندگي تأكيد دارد و محدوديت و احساس دشواري نسل سوم را نيز ندارد هم وجود دارد. اين نسل بر اين ادعا پا مي فشرد كه مشكل مديريت زمان كيفيتي بيروني نمي باشد بلكه اداره اوضاع و شرايط خويش و توجه به خود است. خوشنودي و رضامندي تابع انتظارات و شناخت ماست و هر دو عامل فوق در حلقه نفوذ ما ساكن مي باشند. نسل چهارم به جاي اين كه اشيا و زمان را كانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتايج مي انديشد. در واقع اين نسل مي كوشد توازني بين بازار و قابليت توليد برقرار كند.
3- ابعاد مديريت زمان در بازار
اين ابعاد نتيجه چهارمين نسل مديريت زمان مي باشد كه به طور كلي سپري شدن اوقات مديران بازار در آن به چهار شيوه مختلف امكان پذير مي باشد. دو معيار اصلي در تقسيم بندي زمان در اينجا مورد نظر مي باشد:
فوريت: كارهايي كه مستلزم توجه فوري مي باشند. براي مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرايطي امري الزامي است. اغلب مديران نمي توانند نسبت به شنيدن صداي ممتد زنگ تلفن بي تفاوت باشند. ممكن است ساعت ها وقت خود را در تهيه مطلبي صرف كنيم و لباس بر تن كنيم و خود را براي گفت وگو درباره موضوعي خاص در دفتري آماده كنيم در عين حال مادامي كه تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولويت پيدا مي كند. موارد فوريت ما را تحت فشار قرار مي دهند و ملموسند و در انجام كار تأكيد مي ورزند و معمولاً انجام اين كارها خالي از لطف نيست و اغلب مطلوب ديگران واقع مي شود با وجود اين غالباً غيرضروري اند.
ضرورت: كه به نتايج كار مربوط مي شود. هر ضرورتي به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما ياري مي رساند. موارد ضروري فاقد فوريت اما نيازمند طمأنينه و ابتكار عمل و خوي و سرشت عامل بودن مي باشند. اگر تصور و تصويري روشن از موارد ضروري و نتايج مطلوب و دلخواه زندگي پيش رو نداشته باشيم به سادگي در مسيري قرار مي گيريم كه تنها نسبت به كارهاي فوري واكنش نشان مي دهيم.
در ادامه چهار بعد اصلي كارهاي ضروري و فوري به صورتي تعاملي بررسي مي شوند:
كارهاي فوري و ضروري: شامل بحران ها و مشكلات حاد و طرح هاي مهلت دار مي باشند. كارهاي اين گونه به طور معمول مسائلي مي باشند كه دردسرساز و ناخواسته هستند. همه ما در زندگي با بحران ها و مسائلي روبه روييم اما بعضي افراد با تمركز بر اين بخش زندگي خود را به ورطه تباهي مي كشند. مثل مديران و تجاري كه به شدت تحت تأثير بحران ها قرار مي گيرند و توليدكنندگاني كه هميشه از برنامه توليد عقب مي باشند. مادامي كه ذهن مديران به مسائلي از اين دست مشغول باشد اين مسائل بزرگتر و بزرگتر مي شوند تا عاقبت به طور كامل مدير را تحت استيلاي خود درآورده و با ضربات كوبنده از ميدان به در كنند. افرادي كه هميشه در بحران زندگي مي كنند ممكن است با تقلاي زياد بپاخيزند و خود را خلاص كنند اما بار ديگر با بحراني ديگر نقش بر زمين مي شوند. يكي از دلايل اصلي گرفتاري در اين وضعيت فقدان ثبات عاطفي در مديران و تجار مي باشد. اين مديران امنيت عاطفي كافي براي پيگيري اهداف بلندمدت خود حس نمي كنند.
كارهاي ضروري و غيرفوري: اين كارها شامل امور برنامه ريزي و تفريح سازنده و شناخت فرصت هاي تازه و ايجاد ارتباط و آموزش و پيشگيري مشكلات بازار مي باشد. اين نوع فعاليت ها كانون مديريت مؤثر بازار مي باشند كه به كارهاي غيرفوري و در عين حال ضروري مي پردازند. كارهايي از قبيل نوشتن رسالت فردي و برنامه ريزي بلندمدت و ورزش و تداركات براي پيش گيري رويدادهاي غيرمترقبه و تمام كارهايي كه همه ما به اهميت آنها واقفيم و تنها به صرف اين كه فوريت ندارند از انجام آنها طفره مي رويم. كنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بينش و ديدگاه روشن شاخصه اين وضعيت مي باشد. به قول پيتر دراكر افراد مؤثر هرگز مسائل را مركز توجه خود قرار نمي دهند بلكه ذهن خود را به فرصت ها و راه حل ها معطوف مي دارند. در واقع آنها به فرصت ها خوراك مي رسانند و مسائل را دچار گرسنگي مي كنند. قاطعانه مي انديشند و به بحران ها كم توجه بوده و تمركز خود را بر كارهاي ضروري و غيرفوري داده و اهرم نيرومند تمركز را در اختيار مي گيرند.
كارهاي غيرضروري و فوري: رهزنان تمركز و زمان مي باشند مانند بعضي از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضي جلسات و امور فشارآور و رعايت كارهاي عامه پسند. در واقع افراد در اين شرايط كارهايي را انجام مي دهند كه اغلب اين كارها به اولويت و انتظارات تعيين شده از سوي ديگران بستگي دارد. اين حالت كه از توجه كوتاه مدت ناشي مي شود از بي ارزش دانستن طرح ها و اهداف مي آيد و باعث احساس قرباني بودن و بي ارادگي شده و روابط را سست و گسسته كرده و به نوعي بوقلمون صفتي منجر مي شود.
كارهاي غيرضروري و غيرفوري: بطالت محض است. نه ضرورت دارد و نه فوريت. تمايل به سمت كارهاي سطح پايين و اتلاف وقت و سرگرمي هاي زودگذر. برخي روانكاوان انجام اموري از اين دست را به نوعي فرار از خود نسبت مي دهند كه فرد براي گريز از تنهايي و روبه رو شدن با خود به هر كاري رو مي آورد. مديران بازاري كه تقريباً تمام وقت خود را به كارهاي ۳ و ۴ اختصاص مي دهند اساساً افرادي بي مسئوليت هستند. اين افراد در زمينه مسائل اساسي متكي به ديگران يا تشكيلات مي باشند و به دليل عدم مسئوليت كامل در اداره كوشش هاي بازار تحت نظارت خود ناكام مي شوند. در صورتي كه تجار مؤثر و موفق هرگز به كارهاي حيطه ۳ و ۴ وارد نمي شوند چرا كه اين كارها خواه فوري خواه غيرفوري هيچ گاه ضروري نيستند. اين مديران بازار بيشتر وقت خود را به كارهاي ضروري و غيرفوري اختصاص مي دهند.
مي گويند ناپلئون نامه هايي را كه به دستش مي رسيد همه را زير فرش مي انداخت و بعد از ۱۵ روز به سراغ آنها مي رفت و معمولاً مشاهده مي كرد كه بيشتر مسائلي كه در نامه ها ذكر شده بودند خود به خود حل شده اند بدون اين كه نيازي به دخالت او باشد و بدون اين كه ذهن او به آن مسائل آلوده شده باشد كه اين مي تواند نمونه بارزي از تمركز حواس به مسائل ضروري غيرفوري باشد.
4- زمان و وظايف مديريت بازار
متغيرها و عوامل غيرقابل كنترلي كه يك مدير بازار با آنها سروكار دارد بسيار زيادند و غيرقابل پيش بيني. مديران بازار به غير از ارتباط هايي كه در داخل سازمان با همكاران خود دارند با عوامل اثرگذار بسياري در خارج از سازمان نيز در تعاملند كه هر يك از اين عوامل مي توانند به راحتي مدير بازار را وادارند به كارهايي به غير از كارهاي ضروري و غيرفوري بپردازد. بحران هايي مثل برگشت كالاهاي مرجوعي و كاهش نقدينگي و كم بودن مواد اوليه در بازار بحران هايي معمول مي باشند كه مي توانند مدير را هميشه در حيطه كارهاي ضروري و فوري فرو برند. مديريت بازار فرايندي براي شناسايي و پيش بيني و ايجاد و تأمين نيازها و خواست هاي مشتريان براي محصولات و خدمات است.
در بررسي وظايفي كه يك مدير بازار دارد به تنوع متغيرهاي اثرگذار پي مي بريم و بيش از پيش به اهميت استفاده مناسب از زمان براي يك مدير بازار واقف مي شويم. جوئل ايوانس و باري برگمن براي مدير بازار ۹ وظيفه اصلي به شرح زير قائلند:
شناسايي نيازهاي بازار
خريدن ملزومات و تجهيزات
فروختن محصولات و خدمات
برنامه ريزي محصول و خدمت
قيمت گذاري
توزيع
تحقيقات بازار
تجزيه و تحليل فرصت ها
مسئوليت اجتماعي.
در ادامه بعضي از عوامل روزمره كه مي توانند اجراي اين وظايف را مغشوش نمايند و از تمركز مدير بر امور ضروري و غيرفوري جلوگيري نمايند ذكر مي شوند. مغشوش بودن مسئوليت ها و تداخل كارها، مراجعين پيش بيني نشده، ناتواني در گفتن نه به خصوص به رئيس خود، ناكافي بودن كنترل ها و ناقص بودن گزارشات، برداشت نادرست از فرايند برنامه ريزي، فقدان آموزش كاركنان، اطلاعات ناقص، تصور امكان انجام سريعتر و بهتر كار توسط خود، فقدان انضباط شخصي، ناتمام گذاشتن وظايف، پرداختن بيش از حد به بحران ها، كثرت يا قلت بيش از حد جلسات ،ترديد و بي تصميمي، ترس از فراموشي و منيت، ضعف در برقراري ارتباط با ديگران، به تعويق انداختن كارها، پرداختن به حاشيه و مزاحمت هاي ناشي از تماس هاي تلفني و در نهايت نامشخص بودن هدف از مسافرت ها و استفاده نامناسب از طول زمان سفر.
5- مؤخره
هر كدام از ما در هر لحظه از زندگي بايد كاملاً شفاف و بدون خودسانسوري، بدانيم كه حالا چه كار مي كنيم و آيا اين كاري كه مي كنيم در راستاي اهداف بلندمدت مي باشد؟ بايد اين سؤال را از خود بپرسيم و در پاسخ به خود صادق باشيم كه ما در كدام يك از ابعاد مشغوليم و همين كاري كه حالا مي كنيم و كارهايي كه براي امروز و اين هفته خود داريم تا چه حد با اهداف برنامه هاي بلندمدت ما در زندگي سازگار مي باشند و آيا به كارهاي ضروري و غيرفوري مشغوليم؟ به طور خلاصه مي توان اذعان داشت بعد از گذشت سال ها، آنچه حالا مي دانيم اين است كه مديريت زمان به مفهوم تمركز بر كارهاي اصلي ا ست.
