مديريت زمان در هتل

نویسنده: مصطفی صيادی قصبه

وقت هر چه باشد طلا نيست

اشاره:
شايد فكر كنيد مي خواهيم شوخي كنيم. زيرا از قديم به ما عكس اين مطلب را گفته اند! و ادبيات ايراني پر است از سخنان نغز و دلنشيني كه نسبت به ارزش و قدر و منزلت وقت بيان داشته اند. آري، من هم با شما موافقم ولي شايد توجه كرده باشيد كه متأسفانه اين گفتارها، چندان در نحوه زندگي مردم ما تأثير نكرده است!
اشتباه نكنيد! اين بار قرار نيست با مقاله اي از سري بحث هاي آسيب شناسي اجتماعي مواجه شويد! بلكه روي سخن با شما مدیر عزيز است كه به قدرت عظيم و سرمايه گرانبهايي كه در وجودتان نهاده شده، واقفيد. بر اين اساس اگر وقت و زمان، گرانبهاست، بخاطر ارزشمند بودن انسان است و الا چگونه مي تواند بخودي خود ارزشمند باشد؟ در اين صورت با ما موافق خواهيد بود اگر بگوئيم:
اي انسان! وقت طلا نيست؛   تو گرانبهاتريني …
در اينجا مي خواهيم با مفهوم صحيح “مديريت زمان در هتل” آشنا شويم كه مقصود از آن مديريت بر زمان نيست؛ بلكه مقصود مديريت بهينه برنامه ها و فعاليتهايي است كه در بستر زمان در هتل صورت مي پذيرد.
بر اين اساس با فراگيري آموز ه هاي “مديريت زمان” به مديريت شخصي(Self Management ) در ارتباط با زندگي فردي و مدیریتی دست مي يابيم.
بنابراين رويكرد، “زمان“ عاملي است با قابليت انعطاف نامحدود براي دسته بندي بهينه فعاليتها كه مي تواند در خدمت افزايش توانمندي انسان قرار گيرد.
اينك به خاطر بياوريد كه چند بار در طول زندگي احساس كمبود وقت نموده و آرزو كرده ايد كه اي كاش در هر روز بجاي ۲۴ ساعت، ۴۸ ساعت وقت مي داشتيد؟
حال، اگر به شما بگويند آرزوي شما برآورده شده، چه احساسي خواهيد داشت؟ كليد تحقق اين آرزوي شما در آموزه هاي علم مديريت زمان مي باشد! اين علم به شما مي آموزد كه چگونه مي توانيد بخشي از اوقات خود را آزاد كنيد؛ دقيقاً مثل موقعي كه با كمبود فضا مواجهيم و با يك مديريت صحيح نسبت به لوازم و اشيا به فضايي باز دست مي يابيم! يعني همان عملي كه در هتلهاي بزرگ موجب ميليونها دلار صرفه جويي و سود مي شود!
يكي از مهمترين مسايل انسان در هر شرايطي، هر سن و سالي و با هر مذهب و اعتقادي،  مسئله “موفقيت“ (Success) مي باشد.
تمام دانشمندان و محققان نيز در تلاشند تا انسان را در موضوعات مختلف ياري رسانند تا بتواند مسايل مختلف خود را حل كند. تازه خودشان نيز در اين تلاش علمي و تحقيقي به دنبال كسب موفقيتند!
اولين نكته اي كه بايد در اين خصوص توجه كنيم اين است كه موفقيت تابع فرآيند است: (Process of Success) و ما بايد اركان اين فرآيند را در يك تحقيق جامع و گسترده در زندگي شخصي و مدیریتی خود به دست آوريم. نكته دوم به تعريف موفقيت مربوط مي شود: “موفقيت عبارت است از نيل رضايتمندانه به اهداف از پيش تعيين شده در زمان معين”. بر اساس اين تعريف، اگر در زندگي خود هدفي نداشته باشيم، موفقيتي هم نخواهيم داشت و به قول يك مثل غربي، باد موافق براي كشتي بدون مقصد بي معناست! در گام دوم بر اساس يك تحليل علمي بايد فاصله خود تا اهدافمان را تعيين  و مسيري كه ما را به وضعيت مطلوب مي رساند، شناسايي كنيم. بر اين اساس مدل حركتي ما  در فرآيند موفقيت به صورت زير خواهد بود:
و اينك بايد توجه داشته باشيم يكي از عواملي كه موجبات رضايت ما را درفرآيند موفقيت تأمين مي كند، مسأله “زمان“ تحقق هدف مي باشد. پس بايد با طراحي يك برنامه زمان بندي شده زمان دقيق تحقق اهدافمان را بدست آوريم و از اينجاست كه پاي مديريت زمان در فرآيند موفقيت به ميان مي آيد. به كارگيري آموزه هاي اين علم موجب مي شود كه ما زمان كافي براي پرداختن به برنامه هاي خود در هتل بدست آوريم تا به موقع و با هزينه معقول اهدافمان را محقق كنيم.
مهمترين اصل در اين ميان، اولويت بخشيدن به فعاليت ها و تقسيم آنها به امور فوري و ضروري است كه در اين صورت امور غيرفوري و غيرضروري خود به خود از زندگي  مدیریتی ما حذف مي شوند.
همچنين درطراحي يك برنامه مناسب برای هتل، با توجه به رسالت وبينشي كه براي آن تعيين مي كنيم، اولاً نيازمند انتخاب وثانياً اتخاذ تصميمات استراتژيك هستيم. آموزه هاي علم مديريت استراتژيك نيز از اينجا وارد فرآيند موفقيت مي شود و دهها تئوري و روش و شيوه ارائه مي دهد تا برنامه اي كه مسير ما را به سوي اهدافمان تعيين مي كند، كار آمدتر شود.
پس از تعيين هدف و تعيين مسير بر اساس طراحي يك برنامه زمان بندي شده با استفاده از تكنيك هاي مختلف برنامه ريزي، نوبت به اجراي برنامه مي رسد كه خود محل بحث دهها تئوري و روش اجرايي است. اما يك نكته كليدي در اين مرحله اين است كه در حين اجرا و پس از هر دوره زماني، بايد دستاوردهاي خود را ارزيابي و نتيجه آن را در برنامه اعمال كنيم(FEED BACK). اين امر موجبات تصحيح رفتار خود و برنامه هايمان را فراهم مي نمايد كه در نتيجه اجراي آنها، قله اهدافمان فتح گردد. اينك با بررسي دقيق فرآيند موفقيت، به يك نتيجه بسيار مهم و اساسي دست مي يابيم و آن اينكه با انجام همه اين فعاليت ها و در واقع با اعمال مديريت شخصي به بخشي از توانمندي هاي بيكران خويش مي رسيم و با تحقق اهدافمان، گوهر گرانبهاي خود را در بستر شيرين “موفقيت” مي يابيم! بر اين اساس شما نيز با ما هم عقيده خواهيد شد كه:
اي انسان! تو مي تواني … اگر از امروز اراده كني!
نویسنده : مصطفی صيادی قصبه(عضو انجمن بين المللی کيان)
* منبع: سایت هتل داری ایران