نویسنده: ابراهيم افشار
مديريت مجموعه[1] : به حوزه‌اي از عمل مديريت دركتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني كه به شكل دادن و آماده نگهداشتن منابع اطلاعاتي مي‌پردازد، مديريت مجموعه گفته مي‌شود.
مديريت مجموعه با فعاليت‌هاي سازماندهي اطلاعات و فعاليت‌هايي كه هدف آنها اشاعه اطلاعات نزد كاربر نهايي است، متمايز است. اين سه عرصه در يك تقسيم‌بندي نظري، درونمايه خدمات كتابداري و اطلاع‌رساني را تشكيل مي‌دهند. مديريت مجموعه شامل تمام فرايندهايي است كه در ادبيات كتابداري تحت عنوان مجموعه‌سازي قرار مي‌گيرند، و علاوه بر آن شامل مسئوليت حفاظت و نگهداري از مجموعه نيز مي‌شود.
اصطلاح‌شناسي. پيش از رواج اصطلاح مديريت مجموعه در ادبيات حرفه‌اي به زبان انگليسي، اصطلاحات ديگري براي اشاره به فعاليت‌هاي مرتبط با مجموعه به‌كار رفته و هنوز هم مي‌رود. اصطلاح گسترش يا توسعه مجموعه[2]يكي از آنهاست. ديگري اصطلاح سفارش و تهيه[3] يا فراهم‌آوري است. تحول در نام‌گذاري در عين حال كه تحول در تلقي و رويكرد رهبران حرفه و نويسندگان ادبيات حرفه‌اي به زبان انگليسي در طول حدود پنجاه سال گذشته را نشان مي‌دهد، منشأ سردرگمي است، زيرا نويسندگان، اين اصطلاحات را با معناهاي مختلف براي اشاره به فعاليت‌هاي مرتبط با مجموعه به‌كار برده‌اند (:9 400). از اين‌رو، بي‌مناسبت نيست كه به اختصار در مورد اين اصطلاح‌ها توضيح دهيم.
نخستين اصطلاحي كه فعاليت‌هاي مربوط به مجموعه در زبان انگليسي با آن خوانده شده است، “فراهم‌آوري” است. در مورد تعريف امروزين اين اصطلاح در زبان انگليسي ترديدي وجود ندارد و از آن تنها براي اشاره به فعاليت‌هاي مربوط به سفارش و تهيه، كه پس از انتخاب صورت مي‌گيرند، استفاده مي‌شود و داراي ادبيات مخصوص به خود است (4)؛ امروزه، به فرايند تأمين مواد براي مجموعه كتابخانه، از طريق خريد، هديه، يا مبادله، فراهم‌آوري مي‌گويند (:2 ذيل واژه). اين اصطلاح از زمان پيدايش ادبيات كتابداري در ربع آخر سده نوزده تا زمان پيشنهاد و پذيرش اصطلاح مجموعه‌سازي در دهه 1970، اصطلاح رايج براي ناميدن اين عرصه بود.
معادل اصطلاح فراهم‌آوري در زبان انگليسي به معناي خريدن چيزي براي افزودن به دارايي است. در واژگان كسب و كار نيز اين واژه به معناي تملك چيزهايي نظير زمين يا شركت توسط يك شركت ديگر است. سبب استفاده از اصطلاح فوق در ادبيات كتابداري دانشگاهي احتمالا آن بوده است كه نقش كتابداران تا اوايل دهه 1970 در مجموعه‌سازي در حد فراهم‌آوري بود. در تمام دهه‌هاي قبل، انتخاب مواد، به جز منابع بخش مرجع كتابخانه‌ها، توسط گروه‌هاي آموزشي و پژوهشي صورت مي‌گرفته است، و بودجه خريد مواد، به جز اندكي، به نام همين گروه‌ها تخصيص مي‌يافته است و كتابداران براي مصرف آن بودجه‌ها اختياري نداشته‌اند.
مي‌توان نخستين دعوت به تغيير روش و نگرش در ميان كتابداران دانشگاهي امريكا درخصوص مجموعه‌سازي را در رساله اثرگذار جي. پريام دانتون يافت. كتاب دانتون نمونه پيشتاز مطالعه تطبيقي در كتابداري است. نويسنده در آن، رشد مجموعه‌هاي دانشگاهي در آلمان و ايالات متحده را از قرن هفدهم تا ميانه قرن بيستم مقايسه كرده است. اين مقايسه تنها رشد كمّي كتابخانه‌هاي دو كشور را دربرنمي‌گيرد، بلكه روش‌هاي كار را در دو كشور نيز مقايسه مي‌كند. وي به نقش مهم كتابداران آلماني در شكل دادن به مجموعه‌هاي دانشگاهي در آلمان، كه نمونه اعلاي آن مجموعه باشكوه كتابخانه دانشگاه گوتينگن در قرن هجدهم بود، اشاره مي‌كند و خواستار آن مي‌شود كه در كتابخانه‌هاي دانشگاهي امريكا نيز نقش كتابداران در شكل دادن به مجموعه‌ها تعيين‌كننده شود. دانتون بر ضرورت تنظيم رشد مجموعه‌هاي دانشگاهي با استفاده از آنچه كه وي “سياست انتخاب كتاب ايده‌آل” مي‌نامد، اصرار ورزيد (7).
سال 1970 از لحاظ تفكر مديريت در كتابداري دانشگاهي در امريكاي شمالي سال مهمي است. به‌دنبال چند سال پر التهاب، بسياري از مديران كتابخانه‌هاي دانشگاهي اين كشور زير فشار اتهام بي‌كفايتي استعفا دادند. يك پژوهش اثرگذار كه گزارش آن در همين سال منتشر شد از فقدان برنامه‌ريزي در كتابخانه‌هاي دانشگاهي به سختي انتقاد كرد (:14 207-؛239 15). يك شركت مشاوره مديريتي نيز كه در همين سال انجمن مديران كتابخانه‌هاي دانشگاهي براي رهايي از وضعيت دشوار اجير كرده بود، انتخاب رويكرد برنامه‌ريزي رسمي را، به‌عنوان محور كار مديريت، شرط حل مشكل دانست و ايجاد نوعي سيستم برنامه‌ريزي جامع و متمركز را كه تمامي فرايندهاي تصميم‌سازي مديريت را در خود بگيرد، تجويز كرد. اين توصيه پذيرفته شد و از آن پس انديشه برنامه‌ريزي رسمي به نظريه رسمي، يا به تعبيري ايدئولوژي مديريت در كتابداريدانشگاهي امريكاي شمالي تبديل شد.
مجموعه‌سازي يكي از عرصه‌هاي اصلي انتقاد از عملكرد مديران كتابخانه‌هاي دانشگاهي بود. عملكرد گذشته حرفه در مجموعه‌سازي محكوم شد و گفته شد كه اين عملكرد نه تنها نتوانسته است گره‌اي از مسائل بسياري كه ايجاد كرده بود بگشايد، بلكه افزايش تصاعدي مجموعه‌ها در دوران رشد خارق‌العاده دهه 1960، اين مسائل را تشديد كرد. از جامعه حرفه‌اي دعوت شد تا به بازانديشي در كار خود بپردازند و “به جست‌وجوي راه‌هاي نو براي دست يافتن به الگوي رشد منظم و سالم دست يابند” (:8 917-918). به‌دنبال اين انتقادها اصطلاح “مجموعه‌سازي” در سال 1977 در يكي از پيش‌همايش‌هاي انجمن كتابداران امريكا به‌جاي اصطلاح فراهم‌آوري، در معناي برنامه‌ريزي و سياست‌گذاري براي اين عرصه عمل پذيرفته شد. در اين تعريف پس از مجموعه‌سازي، انتخاب، و پس از آن، نوبت به فراهم‌آوري مي‌رسد. از اين تحول به عنوان تأسيس رسمي يك تخصص فرعي در رشته كتابداري ياد شده است ( :20vi).
در حالي كه “مجموعه‌سازي” هنوز در نوشته‌ها به‌كار مي‌رود، روزبه‌روز نويسندگان بيشتري “مديريت مجموعه” را بر آن ترجيح مي‌دهند و برخي در اين ترجيح نوعي تغيير نگرش ظريف مي‌بينند و آن را “اصطلاحي فراگير” ( :5xii) مي‌دانند كه “مديريت منظم برنامه‌ريزي، تركيب، تأمين مالي، ارزيابي، و استفاده از مجموعه را در طول زمان به‌منظور حصول اهداف مشخص سازمان” دربرمي‌گيرد (:6 269). به اين اعتبار مديريت مجموعه شامل هدايت فعاليت‌هايي مانند نيازسنجي، ارزشيابي، برنامه‌ريزي و تدوين خط‌مشي، تنظيم بودجه، تأمين منابع مالي براي اجراي برنامه، گزينش مواد، تهيه مواد، وجين، و نگهداري و حفاظت مي‌شود. مشابه همين نظر را ادوارد اونز در كتاب جامع خود در باب مجموعه‌سازي پذيرفته است و مدلي از آنچه كه “فرايند مجموعه‌سازي”[4]ناميده مي‌شود عرضه مي‌كند كه شامل تحليل جامعه[5] ، تدوين خط‌مشي انتخاب، انتخاب، فراهم‌آوري، وجين[6] ، و ارزشيابي[7] است. او دو اصطلاح مرتبط ديگر را نيز معرفي و تعريف مي‌كند: مديريت مجموعه “آن‌گونه كه امروزه به‌كار مي‌رود، به محيط كتابخانه (در معناي مرسوم) مربوط مي‌شود كه در آن تأكيد بر گردآوري منابعي است كه ديگران توليد كرده‌اند”؛ و ديگر مديريت منابع اطلاعاتي* است كه باز “امروزه درون سازمان‌ها، بدون اشاره به هيچ مجموعه متمركزي از مواد، به‌كار مي‌رود و مدير، مسئول شناسايي و در اختيار نهادن منابع درون و برون سازماني اطلاعات است”؛ و البته “هر دو اصطلاح تمام جنبه‌هاي مجموعه‌سازي را، نيز كه پيش‌تر تشريح شد مانند برنامه‌ريزي و كنترل بودجه، تأمين نيروي انساني، و تسهيلات مادي” دربرمي‌گيرند (:12 17).
برخي نيز فعاليت‌هاي مديريت مجموعه و مجموعه‌سازي را نه مترادف، بلكه مكمل مي‌دانند، بدين معني كه مجموعه‌سازي را “توليد مجموعه” و مديريت مجموعه را تأمين “شرايط استفاده مراجعه‌كننده از مجموعه” مي‌دانند؛ اولي سرمايه‌گذاري را هدايت مي‌كند و دومي بر بهره‌وري از سرمايه گذاشته شده اثر مي‌نهد (:1 27).
تنوع فهم‌ها، و به تبع آن تعاريف و اصطلاحات، البته ناخوشايند است و نشان‌دهنده شكل‌ناگرفتگي نهايي اين حوزه از نظريه در اين “رشته فرعي” است و تلاش فكري نويسندگان را براي حركت از عمل تجربي به عمل مبتني بر نظريه نشان مي‌دهد كه ممكن است در آينده به اجماع منتهي شود.
نيازسنجي[8] . برآورد “نيازهاي جامعه استفاده‌كننده”، يكي از مفاهيم تجويزي در مجموعه‌سازي است. نيازسنجي كه از آن به “تحليل جامعه” نيز ياد مي‌كنند، متشكل از شماري تكنيك است كه براي بررسي منظم نيازهاي اطلاعاتي جامعه استفاده‌كننده به‌كار مي‌رود. انتظار مي‌رود يافته‌هايي كه از اين طريق به‌دست مي‌آيد در مرحله تدوين يا تعديل برنامه (= خط‌مشي) مورد استفاده قرار گيرد.
مطالعه بررسي‌هاي استفاده از مجموعه دانش لازم براي برآورد نيازهاي جامعه، با تقسيم جامعه استفاده‌كننده به استفاده‌كنندگان بالقوه و استفاده‌كننده بالفعل صورت مي‌گيرد. اين مطالعات به دو دسته كلي تقسيم مي‌شوند كه از آنها به مطالعه استفاده‌كننده[9] (اعم از بالقوه و بالفعل) و مطالعه استفاده[10] ياد مي‌شود. مطالعه جامعه استفاده‌كننده، تحليل ويژگي‌هاي جمعيت‌شناختي جامعه استفاده‌كننده بالقوه (سن، جنس، تحصيلات، درآمد، زبان، مذهب، قوميت، و مانند اينها) است و ابتدايي‌ترين رويكرد براي برآورد نيازهاي جامعه استفاده‌كننده به‌شمار مي‌رود كه به آن مي‌توان عنوان “تحليل كلان”[11] داد. شاخص‌هاي جمعيت‌شناختي در مقياس كلان، تعيين‌كننده نيازهاي اطلاعاتي است. بررسي نظرات اعضاي جامعه استفاده‌كننده با استفاده از تكنيك‌هاي پژوهش پيمايشي، رويكرد تحليل كلان ديگري براي برآورد نيازهاست. روش اخير امكان شناسايي نيازها را مستقيم‌تر و با پيش فرض‌هاي كمتر، نسبت به رويكرد نخست، ميسر مي‌سازد.
همچنين، با “مطالعه استفاده” مي‌توان به نيازسنجي پرداخت. مطالعه استفاده، از تكنيك‌هاي ارزيابي مجموعه در رويكرد استفاده‌مدار (نك: ارزشيابي مجموعه) بهره مي‌گيرد، ولي بايد توجه داشت كه يافته‌هاي آن براي شناخت جامعه بالفعل بيشتر اعتبار دارد.
براي شناسايي نيازهاي جامعه استفاده‌كننده (اعم از بالقوه و بالفعل) مي‌توان به تحليل خُرد نيز پرداخت. تحليل خُرد مستلزم درك عميق نيازها، و به اصطلاح آشنايي با رفتار اطلاع‌يابي جامعه استفاده‌كننده است. براي اين منظور از روش‌شناسي پژوهشي كيفي استفاده مي‌شود كه داده‌هاي آن با تكنيك‌هاي مصاحبه و مشاهده گرد آورده مي‌شود. يافته‌هاي حاصل از اين رويكرد از دو رويكرد پيشين شهودي‌تر است و در مقام استنتاج، مستلزم مفروض انگاشتن چيزهاي كمتري است. تجربيات پژوهشي برندا دروين[12] مثال برجسته رويكرد كيفي در مطالعه نيازهاي اطلاعاتي است. برآورد نيازها معادل بازارپژوهي[13] است كه انجام آن، پيش از طراحي هر خدمت يا كالايي، بسيار عاقلانه است. اما در بسياري موارد چه بسا ايجادكنندگان خدمات كتابداري و اطلاع‌رساني به چنين مطالعاتي نيازي نبينند و با اطمينان نسبت به تصور خود از نياز جامعه، به انتخاب مواد و شكل دادن مجموعه بپردازند؛ اين طرز عمل ساده و مقرون به صرفه است، ولي ممكن است درجه‌اي از خطا به آن راه يابد و به همان ميزان مجموعه، و به تبع آن كتابخانه را، از برآوردن نيازهاي جامعه بازدارد.
تدوين خط‌مشي. برنامه‌ريزي و خط‌مشي‌نويسي براي مجموعه‌سازي، تلاشي منظم و رسمي براي عقلاني كردن شكل‌گيري و توسعه مجموعه است و محصول آن سندي است كه خط‌مشي يا سياست مجموعه‌سازي (سي.دي.پي.)[14]ناميده مي‌شود.
برنامه‌ريزي و توليد خط‌مشي، امروزه، از الزامات مديريت مجموعه تقريبآ در تمام انواع كتابخانه‌ها در كشورهاي توسعه يافته است. برنامه‌ريزي براي كل خدمات كتابخانه از ناحيه سازمان مادر به مديران كتابخانه‌ها، و به تبع آن، به مديران مجموعه تكليف مي‌شود، و غرض از آن، اجراي اصل شفافيت[15]و پاسخگويي[16] در نهادها و مؤسسات عمومي است (11)، و با آنكه از نيمه‌هاي قرن بيستم صاحب‌نظران بر ضرورت آن تأكيد مي‌ورزيدند، اما از رواج آن دو سه دهه بيشتر نمي‌گذرد (:3 441-451؛ :13 364-367؛ :19 293- 309). چنانكه يك بررسي جامع در سال 1978 نشان داد كه معدودي از كتابداران دانشگاهي در امريكا به اهميت خط‌مشي، آگاه بوده‌اند (:18 2-54). به‌عنوان نخستين ابتكارها مي‌توان از خط‌مشي مجموعه‌سازي ياد كرد كه براي بزرگ‌ترين كتابخانه دانشگاهي امريكاي شمالي، يعني كتابخانه دانشگاه هاروارد، به قلم رئيس سرشناس آن، كي.دي. متكاف نوشته و به‌صورت مقاله منتشر شد (:10 212). پس از 1977 مجموعه‌سازي در جامعه كتابداري امريكا به عنوان فرايندي پذيرفته شد كه در آن “ساختن مجموعه‌ها برمبنايي مستحكم‌تر، آگاهانه‌تر، برنامه‌ريزي‌شده‌تر، و مدون‌تر از گذشته، صورت مي‌گيرد؛ از اين زمان تدوين خط‌مشي نيز به‌تدريج رواج يافت (:20 vii-vi).
خط‌مشي مجموعه‌سازي را مي‌توان به دو بخش تقسيم كرد. در بخش نخست بندهايي به تبيين هر يك از نكات زير اختصاص مي‌يابد: 1) مأموريت و اهداف مجموعه، )2 تعريف جامعه درباره خدمت، 3) پيشينه مجموعه، 4) شرايط دستيابي، 5) اصول و طرز عمل‌ها در انتخاب مواد، )6 مجموعه‌هاي خاص، 7) روابط همكاري با ساير كتابخانه‌ها، 8) سياست ارزشيابي مجموعه، 9) سياست اقدامات حفاظتي از مجموعه، 10) سياست وجين مجموعه، و 11) ترتيب تجديدنظر در خط مشي (:1 26-33).
در بخش بدنه سند خط‌مشي، تفصيل حوزه‌هاي موضوع موردنظر مي‌آيد. ساختار اين بخش مي‌تواند انشايي[17] يا رده‌اي و يا تركيبي از اين دو باشد.
ساختار رده‌اي متن خط‌مشي به همراه مفهوم سطوح مجموعه، شيوه‌اي از تدوين خط‌مشي و سيستمي از تحليل و گزارش مجموعه را تشكيل مي‌دهد كه از دهه 1980 در ميان كتابخانه‌هاي بزرگ دانشگاهي و پژوهشي و ملي در كشورهاي توسعه يافته بسيار رواج پيدا كرد كه آن را كانسپكتوس[18]مي‌خواندند. كانسپكتوس سازوكار مهمي براي توسعه مجموعه‌سازي تعاوني* در سطح ملي تلقي مي‌شد و بر سر آن هياهوي بسيار درگرفت، كه البته چند سال بعد فروكش كرد. گرچه آرمان مجموعه‌سازي تعاوني موردنظر آنچنان كه انتظار مي‌رفت تحقق نيافت، اما هنوز برخي كتابخانه‌ها از اين شيوه براي تحليل نقاط قوت و ضعف مجموعه‌هاي خود و گزارش آن استفاده مي‌كنند.
در روش كانسپكتوس از شماره‌هاي رده‌بندي مورداستفاده كتابخانه براي نشان دادن موضوع و از شماره‌هاي صفر تا پنج براي گزارش وضع موجود (= قوت مجموعه) و وضع مطلوب (= قوت آتي) استفاده مي‌شود. نمونه‌اي از اين شيوه را مي‌توان در خط‌مشي كتابخانه كنگره* ديد.
انتخاب. از ديدگاه پديدار شناسانه، نظير نگرشي كه راس اتكينسون[19] جلودار آن است، انتخاب، هسته اصلي و گوهر فرايند مجموعه‌سازي را تشكيل مي‌دهد. تمامي مراحل قبل از آن ــ مانند نيازسنجي، خط‌مشي‌نويسي ــ و مراحل بعد از آن ــ نظير فراهم‌آوري و حفاظت ــ اموري هستند كه به ترتيب، منجر به انتخاب شده، و سپس براي تحقق آن رخ مي‌دهند. به عبارتي در زنجيره اعمالي كه مجموعه‌سازي را تشكيل مي‌دهند، مرحله انتخاب لحظه تصميم‌گيري است و لحظه‌اي است كه انتخابگر به نمايندگي از جامعه از ميان جهان مفروض پيام‌هاي مضبوط، پاره‌اي را برمي‌گزيند و در يك مجموعه وارد و درج مي‌كند تا در آينده مورد استفاده قرار گيرد. بنابراين، لحظه انتخاب، لحظه‌اي است كه نقش ميانجي‌گرانه كتابدار رخ مي‌دهد و وي بر اساس فهم (= تفسير) خود از نياز جامعه تصميم مي‌گيرد. دو لحظه تفسيريِ ديگر در حرفه كتابداري وجود دارد؛ يكي در مرحله بازنمايي موضوعي فهرستنويسي تحليلي و نمايه‌سازي و ديگري در هنگام گزينش يك پاره پيام براي برآوردن نياز مشخص استفاده‌كننده نهايي در خدمت مرجع.
لحظه تفسيري انتخاب با معني سروكار دارد و ذاتآ كيفي است و به سختي قابل تأويل و كاهش به كميت است. از اين‌رو، كوشش‌هاي ذهني براي به‌دست دادن فرمول‌هاي رياضي انتخاب، نظير مدل رياضي انتخاب كه لاسي[20] پيشنهاد كرده است، نتوانسته‌اند در عمل به‌كار آيند و فقط به‌صورت طرح‌هاي نظري، بر ميراث ادبي حرفه افزوده‌اند.
وجه تصميم‌گيرانه انتخاب، ما را با رشته سؤال‌هايي درگير مي‌كند كه در ادبيات علم تصميم‌گيري مطرح هستند. از محوري‌ترين اين سؤال‌ها آن است كه انتخاب يك “مدرك” براي افزودن به مجموعه تا چه حد مبتني بر موازين گزينش عقلاني رخ مي‌دهد؟ مثلا اينكه تصميم به انتخاب يا رد يك مدرك تا چه حد بر پايه اطلاعات موجود (مثلا منابع نقد و بررسي) انجام مي‌گيرد و يا تا چه حد گزينه‌هاي موجود (= ترجيح يك منبع بر منبع مشابه) را بررسي مي‌كند (16؛ :17
83-86؛:22 328-343؛ :23 101-117؛ :24 259-294). اين پژوهش‌ها محدود بودن امكان به‌كارگيري ملاك‌هاي تجويزي كيفيت را كه در ادبيات حرفه مطرح شده‌اند نشان مي‌دهند.
نويسندگان كتاب‌هاي مجموعه‌سازي از ديرباز ملاك‌هايي براي انتخاب مواد در كتابخانه‌ها تدوين كرده‌اند كه بر اساس تجربه ساليان شكل گرفته‌اند. اين ادبيات نظريه‌هاي تجويزي درباره انتخاب را تشكيل مي‌دهند و به دانشجويان اين رشته توصيه مي‌شوند.
مجموعه‌سازي منابع اينترنتي. تأثير اينترنت بر مجموعه‌سازي در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني، موضوعي است كه طي سال‌هاي گذشته در ادبيات كتابداري زياد به آن پرداخته‌اند. اهتمام كتابخانه‌هاي ملي برخي كشورها، از جمله، ايران، براي مجموعه‌سازي اين‌گونه منابع تحت‌عنوان “حفظ ميراث ديجيتال”[21] مورد بحث و بعضآ اقدام قرار گرفته است. به موازات گسترده شدن رسانه اينترنت در سطح جهان، به سرعت بر ميزان و اهميت اطلاعاتي كه تنها به شكل الكترونيكي بر روي سايت‌ها انتشار مي‌يابد، افزوده مي‌شود. اين اطلاعات كه در انواع اشكال، به‌صورت متن، تصوير، صوت، و يا تركيبي از اين سه توليد مي‌شود در بسياري موارد داراي اهميت خبري، فرهنگي، هنري، سياسي، و ملي است و از اين‌رو، واجد ارزش نگهداري هميشگي هستند.
ذخيره‌سازي اطلاعات موجود بر روي اينترنت تا اين زمان دغدغه كتابخانه‌هاي ملي كشورها بوده است و كتابخانه كنگره امريكا و كتابخانه ملي استراليا* از پيشگامان آن بوده‌اند. اين كتابخانه‌ها در كار مجموعه‌سازي ميراث ديجيتال با دو مشكل روبه‌رو هستند: يكي افزايش سريع حجم و كنترل‌ناپذيري توليد؛ و ديگري ناپديد شدن و تغيير سريع آنها. به عبارت ديگر كنترل كتابشناختي منابع اينترنتي در مرحله مجموعه‌سازي آن بسيار دشوارتر و چالش خيزتر از منابع مكتوب است، زيرا عمل “انتخاب” از ميان جهان انتشارات كه در مورد منابع غيراينترنتي گوهر مجموعه‌سازي خوانده شد، در مورد آن به قوت خود باقي است.
اصطلاح “مديريت محتوا”[22] براي نام‌گذاري حيطه فعاليت‌هاي مرتبط با “مجموعه‌سازي ” در منابع اينترنتي به‌كار مي‌رود.
ارزشيابي مجموعه. ارزشيابي مجموعه از جمله عرصه‌هايي در مديريت مجموعه است كه نظريه در آن شكل بهتري گرفته است و روش‌ها و تكنيك‌هاي متنوعي براي آن پرورده شده است.
چارچوب نظري ارزشيابي مجموعه همان چارچوبي است كه ريچارد اُر در 1973 براي ارزشيابي خدمات كتابخانه‌ها به‌طور كلي مطرح ساخته و بعد از او به كرّات مورد توجه و بهره‌برداري ديگران قرار گرفته است(:21 315-330).
در اين چارچوب براي ارزشيابي مجموعه از سه رويكرد موسوم به “مجموعه محور”[23] ، “استفاده محور”[24] ، و “نتيجه محور”[25] مي‌توان سخن گفت كه هر يك داراي تكنيك‌هاي خاص خود هستند. از ديدگاه سيستمي، در رويكرد “مجموعه محور”، ارزيابي در مرحله درونداد صورت مي‌گيرد. تكنيك‌هايي نظير مقايسه مجموعه با كتابشناسي استاندارد، مقايسه با مجموعه‌هاي ديگر، و قضاوت اهل نظر، و تحليل استنادي، از جمله تكنيك‌هايي هستند كه در ارزشيابي “مجموعه با رويكرد “مجموعه محور” به‌كار مي‌آيند.
اگر خوبي مجموعه را برآورده شدن نيازهاي اطلاعاتي جامعه موردنظر در چارچوب رسالت كتابخانه يا سيستم اطلاع‌رساني بدانيم، قضاوت در مورد خوبي آن بر اساس رويكرد “مجموعه محور” مبتني بر دو فرض است: 1) از مجموعه استفاده مي‌شود؛ و 2) استفاده از مجموعه منجر به برآورده شدن نياز مي‌شود. در عين حال كه ارتكاب اين دو فرض نقطه‌هاي ضعف رويكرد “مجموعه محور” در ارزشيابي مجموعه است، حسن آن سهولت نسبي انجام آن است.
رويكرد “استفاده محور” در ارزشيابي مجموعه، آن را در مرحله برونداد مي‌آزمايد. بررسي سوابق امانت، استفاده در محل، امانت بين كتابخانه‌اي، و نظير اينها تكنيك‌هاي رويكرد “استفاده محور” در ارزشيابي مجموعه هستند. تكنيك‌هاي رويكرد “استفاده محور” به‌صورت كمّي و بر اساس رفتار اطلاع‌يابي استفاده‌كننده، كيفيت مجموعه را بررسي مي‌كنند. در اينجا قضاوت در مورد خوبي مجموعه، با يك فرض صورت مي‌گيرد و آن اينكه استفاده از مجموعه مساوي با مفيد بودن آن تلقي مي‌گردد. كمّي بودن تكنيك‌هاي اندازه‌گيري در رويكرد “استفاده محور” حسن آن است.
رويكرد “نتيجه محور” مي‌كوشد خوبي مجموعه را از روي توان آن در برآوردن نياز استفاده‌كننده نهايي بسنجد. چنين رويكردي مجموعه يا ــ به‌طور عام ــ سيستم اطلاع‌رساني را در مرحله اثر نهايي آن مي‌آزمايد. بيشتر تكنيك‌هاي اين رويكرد بر پرسش از نظر و تجربه استفاده‌كننده نهايي مبتني است، هر چند در مواردي كه كنترل متغيرها ممكن باشد ــ نظير بررسي تأثير يك مجموعه بر پيشرفت تحصيلي دانش‌آموزان ــ از تكنيك‌هاي پژوهش تجربي نيز مي‌توان براي سنجش آن بهره گرفت. مزيت رويكرد “نتيجه محور” آن است كه استنتاج از يافته‌هاي آن بر هيچ يك از دو فرض سابق‌الذكر مبتني نيست، بلكه مستقيمآ ميزان تحقق اهداف مجموعه را برملا مي‌كند. اما ذهني بودن سودمندي اطلاعات (=ربط) و شايد ناآشنا بودن اهل حرفه كتابداري و اطلاع‌رساني با روش‌هاي پژوهش كيفي سبب شده است ارزشيابي مجموعه به‌طور خاص و ارزشيابي خدمات كتابخانه و نظام‌هاي اطلاع‌رساني به‌طور عام، با اين رويكرد كمتر رواج داشته باشد. انجام ارزشيابي مجموعه به‌صورت مرتب در كتابخانه‌ها توصيه مي‌شود. در امريكا و انگلستان به‌عنوان دو كشور پيشگام در خدمات كتابخانه‌اي، اجبار برنامه‌ريزي رسمي و پاسخگويي در مورد كيفيت خدمات توسط مديران سبب تدوين و پرورش اين رويكردها شده است. اقدام به ارزشيابي مجموعه مي‌تواند مجموعه را به‌صورت جامع و يا بخش‌هايي از آن را هدف قرار دهد. انجام موفق ارزشيابي مستلزم برنامه‌ريزي، آموزش، و اجراي دقيق است.
فراهم‌آوري. فراهم‌آوري معادلي است كه براي تركيب قديمي‌تر اما گوياتر “سفارش و تهيه” وضع شده است. به تصميم‌گيري‌ها و عملياتي كه پس از قطعيت يافتن انتخاب صورت مي‌گيرد و به دريافت فراورده‌ها يا خدمات اطلاعاتي در كتابخانه منتهي مي‌گردد، فراهم‌آوري گفته مي‌شود. همان‌گونه كه در بخش آغازين اين مقاله گفته شد، تا زماني كه فكر برنامه‌ريزي ــ اعم از رسمي و غيررسمي ــ براي مجموعه‌سازي در كتابخانه‌هاي پژوهشي و دانشگاهي غرب جدي گرفته نشده بود، مشاركت كتابداران اين كتابخانه‌ها، در شكل‌گيري مجموعه عملا به فراهم‌آوري محدود بود و همين اصطلاح نيز براي اشاره به آن بخش از سازمان كتابخانه كه امروزه “مديريت مجموعه” و يا “مجموعه‌سازي” خوانده مي‌شود، به‌كار مي‌رفت؛ چنانكه امروزه در بسياري از كتابخانه‌هاي ايران نيز رايج است.
برخي، فراهم‌آوري را كاري صرفآ دفتري به‌شمار مي‌آورند و آن را فاقد خصلت حرفه‌اي مي‌دانند، زيرا در آن عنصر ميانجي‌گري ميان اطلاعات و استفاده‌كننده، آن‌گونه كه در گزينش و تحليل موضوعي و خدمت مرجع وجود دارد، به چشم نمي‌خورد. با اين وجود، اين بدان معنا نيست كه فراهم‌آوري فاقد پيچيدگي است. به موازات پيچيده شدن اقتصاد نشر و تنوع يافتن رسانه‌هاي اطلاعاتي ــ به‌ويژه خدمات اطلاع‌رساني پيوسته ــ فراهم‌آوري متضمن درگير شدن در تصميم‌گيري‌هاي تجاري و انجام محاسبه‌هاي بعضآ پيچيده است. تأمين به موقع و مقرون به صرفه و مؤثر منابع و خدمات اطلاعاتي را مي‌توان هدف و مأموريت فراهم‌آوري موفق دانست.
به تبع تحولات فوق، ادبيات كتابداري خاص فراهم‌آوري رشد يافته و نخستين تك‌نگاشت‌ها مختص اين بخش از فعاليت مديريت مجموعه نيز منتشر شده‌اند. ليز چپمن در اثري مختصر از انتشارات انجمن كتابداري انگلستان حاصل تجربيات ساليان خود را در فراهم‌آوري منعكس كرده است (4).
مآخذ:
1) كاريگان، دنيس پ. “نظريه‌اي در مجموعه‌سازي”. ترجمه نجلا حريري. پيام كتابخانه. دوره هفتم، 4 (زمستان 1376): 26-؛33
2) ALA Glossary of Library and information Science. S.V. “Acquisition”; 3) Bach, Harry. “Acquistion Policy the American Academic Library”. College and Research Libraries. Vol. 18 (1957): 441-451; 4) Chapman, Liz. Mangaging Acquisition in Library and Infomation Service. New York: Neal-Schuman Publishers,Inc,2004; 5) Clayton, p.; Gorman, G.E. Managing Information Resources in Libraries. London. Library Association,2001; 6) Cogswell, J.A. “The Organization of Collection Management Functions in Aacademic Research Libraries”. Journal of Academic Librarianship. Vol.13, No.5 (1987): 260-272; 7) Danton, J. P. Book Selection and Collections: A Comparison of German and American University Libraries. New York: Columbia University Press, 1963; 8) De Gennaro, Richard. “Austerity, Technology and Resource Sharing”. Library Journal, Vol.100 (1975): 917-923; 9) Edgar, William B. “Toward a Theory of Collection Development: an Activities and Attributes approach”. Library Collections, Acquisitions, and Technical Services. Vol.27, No.4 (2003): 393-423; 10) Elemr, Grieder. “The Foundations of Acquisition Policy in the Small University Library”. College and Research Libraries, Vol. 10 (1949): 208-214; 11) Evans, Edward. Basics of Management for Information Professionals. New York:Neal-Schuman Publishers, 2000; 12) Idem. Developing Library and Information Center Collections. 4th. Ed. Englewood Col., Libraries Unlimited, 2000; 13) Fussler, Herman H. “The Larger University
Library”. College and Research Libraries. Vol.14 (1953): 364-367; 14) Kemper, R. “Library Planning: the Challenge of Change”. Advances in Librarianship, Vol.1 (1970): 207-239; 15) Idem. Strategic Planning for Library Systems. [D.B.A. dissertation]. Washington, D.C.: University of Washington, 1967; 16) Kovacs, Beatrice. The Decision- Making Process for Library Collections: Case Studies in Four Types of Libraries. New York: Greenwood Press, 1990; 17) Leavy. “An Exploration of the Validity of Choice’s Outstanding Academic Books”. The Journal of Academic Librarianship. Vol.18, No.2 (1992): 83-86; 18) Magrill, Mary Rose and East, Mona. “Collection Development in Large University Libraries”. Advances in Librarianship. Vol.8 (1978): 2-54; 19) Metcalf, Keyes D. “Problems of Acquisition Policy in a University Library”. Harvard Library Bulletin. Vol.4 (1950): 293-309; 20) Mosher, Paul (1993) “foreword”. In Collection Management for the 1990s:Proceedings… . Edited by Joseph J. Branin. Chicago: American Library Association, 1993, PP.vi-vii; 21) Orr,R.H. Measuring the Goodness of Library Services: A General Framwork for Considering Quantitative Measures. Journal of Documentation. Vol.24, No.3 (1973): 315-330; 22) Schwartz,Charles. “Book Selection, Collection Development, and Bounded Rationality”. College and Research Libraries. Vol.50 (1989): 328-343; 23) Idem. “Scholarly Communication as a Loosely Coupled System: Reassessing Prospects for Structural Reform.College and Research Libraries. Vol.55 (March 1994): 101-117; 24) Serebnick. “Selection and Holdings of Small Publishers Books in OCLC Libraries. A Study of the Influence of Reviews, Publishers, and Vendors”. Library Quarterly. Vol. 62, No.3 (1992): 259-294.
[1]. Collection Management
[2]. Collection Development
[3]. Acquisition
[4]. Collection Development Process
[5]. Community Analysis
[6]. Deselection
[7]. Evaluation
[8]. Need Assessment
[9]. User Study
[10]. Use Study
[11]. Macro Analysis
[12]. Brenda Dervin
[13]. Market Research
[14]. Collection Development Policy (CDP)
[15]. Transparency
[16]. Accountability
[17]. Narrative
[18]. Conspectus
[19]. Ross Atkinson
[20]. Lossee
[21]. Protection of Digital Heritage
[22]. Content Managemen
[23]. Collection Oriented
[24]. Use Oriented
