مفاهيم ساده مديريت ريسك

کتاب managing risks in organizations ، به زبانی ساده به تشریح مفاهیم مدیریت ریسک میپردازد.
در فصل اول این کتاب، نویسنده به شکل بسیار جالبی مفهوم یک سیستم کامل مدیریت ریسک را در قالب یادداشت های روزانه یک کارمند بیان کرده است. امیدوارم ترجمه بنده را بپسندید!
ساعت 7 صبح : از پنجره بیرون را نگاه کردم. هوا ابری است و احتمال باریدن باران وجود دارد. دودلم که آیا چترم را همراه خودم ببرم یا نه؟
آینده همواره با عدم قطعیت همراه است به همین دلیل ریسک ها همه جا هستند. یکی از راه های مواجه با این عدم قطعیت ها تخصیص میزانی از ذخیره اطمینان برای فعالیت ها است. در این جا، همراه داشتن چتر، نوعی ذخیره اطمینان برای رویارویی با روبداد غیر قطعی (=ریسک) بارش باران است.
ساعت 7:40 صبح : تستر نان کار نمیکند! دیروز متوجه صدای وز وز غیر عادی آن شده بودم. باید حدس میزدم که همین روزها خراب میشد. اما به هر حال باید نانم را تست کنم! به جای دستگاه تستر از فر استفاده میکنم. خوشبختانه هنوز مدت وارانتی تستر عوض نشده است. فردا باید تستر را به فروشنده ارجاع دهم و به جای آن یک دستگاه سالم تحویل بگیرم.
ریسک ها عموماً به دنبال دسته ای از علائم هشدار دهنده رخ میدهند. در این جا سوختن دستگاه تستر پس از شنیده شدن صدای غیرعادی وز وز رخ داده است. یک سیستم خوب مدیریت ریسک ایجاب میکند که تلاش هایی نظام مند جهت یافتن منابع خطا صورت گیرد. در این بخش 2 استراتژی مواجه با ریسک نمایان شده است. یکی استفاده از ذخایر اطمینان ( در اینجا فر به جای دستگاه تستر ) و دیگری انتقال ریسک است. در این بخش ریسک خرابی تستر در قالب یک قرارداد وارانتی از نویسنده یادداشت ها به فروشده دستگاه منتقل شده است.
ساعت 7:55 : در طی مسیر به سمت دفترکارم، گوینده رادیو اعلام میکند که مسیر اصلی به دلیل تصادف شدید دارای ترافیک بسیار سنگینی است. تصمیم میگیرم که راهم را عوض کنم و از مسیر دیگری به دفتر کارم برم. هرچند با این وجود 10 دقیقه دیرخواهم رسید و بایستی نیشخندهای طعنه آمیز همکارانم را تحمل کنم.
گوینده رادیو در واقع به منزله یک هشدار قبلی از وقوع رویدادی ناخوشایند است. نویسند ه یادداشت ها فرصت دارد تا یک استراتژی پشتیبان را اجرا کند. تغییر مسیر اجرای یک استراتژی پشتیبان است. هرچند بازهم 10 دقیقه میرسد.
ساعت 8:45 : نامه از چاپخانه دریافت کردم، طی آن مدیر چاپخانه عنوان مرده است که بروشورهایی را که قرار بوده است امروز به ما تحویل دهد به دلیل وقوع یک آتش سوزی کوچک تا دو روز آینده نمیتواند آماده کند. این امر ایجاد مشکلات زیادی برای شرکت ما میکند چرا که مامور پست امروز برای جمع آوری تمامی بسته های پستی شرکت مراجعه میکند و اگر کاتولوگ های ما امروز آماده نباشد، به دلیل تعطیلی آخر هفته، ارسال نامه ها چند روز به تاخیر میافتد و ما نمیتوانیم کاتولوگ های تبلیغاتی خود را به موقع، قبل از جلسه بازاریابی با یکی از مشتریان بالقوه به دست وی برسانیم.
یکی از پدیده های متداول در حوزه ریسک، تسلسل است. تسلسل در ادبیات ریسک به این معنا است که یک مشکل باعث وقوع مشکل دیگری میشود و همین طور یک رشته از مشکلات به دنبال هم رخ میدهند و در نهایت یک مشکل کوچک میتواند منجر به ایجاد مشکلات بزرگتری گردد.
ساعت 10:15 : مدیرعامل شرکت امروز نتوانست طبق قرار قبلی در جلسه بازرگانی حاضر شود. وی مجبور شد تا با یکی از مشتریان مهم قراری را خارج از وقت تنظیم کند و بنابراین ما مجبوریم تا نتایج مطالعه اخیر بازار ار در جلسه دیگری با وی در میان بگذاریم.
رخداد ریسک لازم نیست پیامدهای فاجعه آمیزی داشته باشند. اما بایستی توجه داشت که همین پیامدهای کوچک میتواند در نهایت منجر به مشکلات بزرگتری گردد. یکی از نتایج معمول مواجه با ریسک های کوچک اما با تعداد زیاد، پایین آمدن بهره وری است. در صورت مدیریت نامناسب ریسک ها، هر چند کم اهمیت، پس از مدتی متوجه خواهیم شد که بیشترین وقت خود را صرف انجام دوباره کاری هایی میکنیم که در صورت مدیریت صحیح میتوانستیم در همان بار اول به رفع و رجوع آنها بپردازیم. ناگفته پیداست که انجام دوباره کاری ها منجر به افزایش هزینه، فرآیندهای کند و کم بهره و نهایتاً نارضایتی مشتری خواهد شد.
ساعت 11:30 : دستگاه کپی خراب شد و دیگر قابل استفاده نیست. شرکت تعمیرکار عنوان میکند که ممکن است تا انتهای وقت کاری نتواند تعمیرکار مناسب را به محل شرکت برای تعمیر دستگاه اعزام کند. بنابراین ممکن است امروز نتوانیم کپی های ضروری را انجام دهیم. متاسفانه چاپخانه نیز به دلیل وقوع آتش سوزی قادر به گرفتن کپی ها نیست.
در این جا دو فرآیند پشتیبان ( تعمیرکار دستگاه کپی / چاپخانه ) هر دو دچار مشکل شده اند و قابل استفاده نیستند. عدم کارایی فرآیند های پشتیبان علی رغم تمامی برنامه ریزی های قبلی مساله ای است که ممکن است به کرات در یک سیستم به وجود آید.
ساعت 12:15 : یکی ازپیمانکاران تماس گرفته است و عنوان میکند که هنوز مبلغ قرارد اد ماه جاری را دریافت نکرده است. اسناد را بررسی میکنم و متوجه میکنم که کارهای اداری جهت پرداخت صورت حساب 2 هفته پیش انجام شده است و کارمند بخش حسابداری در کار خود تعلل کرده است. این بار چندم است که کارمند جسابداری در کار خود دقت لازم را به عمل نمیاورد!
یکی از منابع ایجاد خطا در سیستم، ناکارآمدی افرادی است که با آنها مراوده داریم. یک سیستم مدیریت ریسک مناسب، دیدگاهی تدافعی به کارآمدی شرکا، کارمندان و تامین کنندگان دارد. بهترین راه حل برای مقابله با ریسک های ناشی از ناکارآمدی افراد، خودداری از کارکردن با آنها است.
ساعت 12:45 : خبرهای بد !!! : یکی از مهمترین مشتریان ما، اعلام ورشکستگی کرده است! بیش از 30 درصد تبادلات تجاری ما با این شرکت صورت میگیرد. یک جلسه فوری مدیریت برای بررسی تاثیرات ورشکستی این مشتری و اقدامات مناسب ما امروز عصر تشکیل میشود.
وقایع ناگوار و ناخوشایندی رخ میدهند که میتواند تاشیرات بسیار بدی داشته باشند. با داشتن یک سیستم مدیریت ریسک مناسب میتوان تا حد زیادی از تعداد این اتفاقات ناگوار بکاهید. با این وجود، همواره ممکن است اتفاقات ناگوار رخ دهند، چراکه ما قادر به پیش بینی تمامی احتمالات نیستیم. بخش مهمی از یک سیستم مدیریت ریسک، این است که آمادگی لازم برای مواجه با گستره وسیعی از وقایع ناگوار را داشته باشیم. در این مثال خاص، اگرچه شرکت نمیتوانست ورشکستی این مشتری را پیش بینی کند، اما میتوانست استراتژی هایی را اتخاذ کند تا به تدریج از وابستگی شدید به این مشتری بکاهد.