مورد مطالعه: پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران
پس از تصويب اساسنامه جديد در سال1370، ساختار سازماني مركز به عنوان پژوهشكده شامل‌واحدهاي زير است:
– دفتر رياست و روابط عمومي اداره امور اداري و مالي
– اداره خدمات ماشيني كتابخانه
– مديريت اسناد و اطلاعات گروههاي پژوهشي
حدود وظايف هر يك از واحدهاي ذكر شده شامل موارد زير است:
1) رياست مركز:
ـ برنامه‌ريزي، سازماندهي، هماهنگي، هدايت و نظارت بر كليه فعاليتهاي لازم براي دستيابي به‌اهداف مركز براساس خطمشي‌هاي تعيين شده از طرف هيات امنا و شوراي مركز.
ـ پيشنهاد اهداف، سياست‌ها، برنامه‌ها و بودجه مركز به هيأت امنا يا شوراي مركز، حسب مورد.
ـ حضور در مجامع داخلي و بين‌المللي به عنوان نماينده مركز.
ـ امضاي كليه اسناد مالي و اداري و قراردادهاي مركز.
ـ عزل و نصب مديران واحدهاي مركز ـ پس از تاييد شوراي مركز، در صورت لزوم.
ـ برنامه‌ريزي و نظارت بر امر پژوهش و مطالعه در زمينه‌هاي تعيين شده در اساسنامه مركز.
ـ تلاش در جهت اشاعه دانش اطلاع‌رساني از طريق برگزاري دوره‌هاي آموزشي و تخصصي مختلف.
ـ برنامه‌ريزي و نظارت بر ايجاد و به روز نگهداري شبكه اطلاعات علمي كشور.
ـ ارائه گزارش سالانه از عملكرد و فعاليتهاي مركز به هيأت امنا.
2)دفتر رياست و روابط عمومي:
ـ ابلاغ مصوبات، بخشنامه‌ها، و دستورات رياست مركز به واحدها.
ـ انجام امور تحريرات و گزارش‌هاي مخصوص رياست مركز.
ـ پيگيري و كسب اطلاع از جريان و نتيجه دستورات و امور ارجاعي رياست مركز به واحدها، مديران و كاركنان و ارائه گزارش‌هاي مستمر به رياست مركز.
ـ برنامه‌ريزي و تنظيم اوقات ملاقات و جلسات رياست مركز با مديران و كاركنان مركز و نمايندگان سازمان‌هاي ديگر و ساير مراجعان.
ـ تهيه و تنظيم دستور جلسات و ثبت و ضبط و توزيع صورت جلسات رياست مركز.
ـ تهيه و تنظيم پيش‌نويس‌نامه‌ها و گزارش‌ها به دستور رياست مركز.
ـ همكاري در تهيه و تنظيم مدارك و گزارش‌هاي لازم براي نمايندگان مركز جهت طرح در مجامع خارج از مركز.
ـ تسهيل ارتباط مركز با ساير مراكز و مجامع علمي داخلي و بين‌المللي.
ـ ايجاد ارتباط منظم بين مديران، كاركنان و رياست مركز و تلاش براي بهبود روابط آنان.
ـ برنامه‌ريزي بازديدهاي رياست مركز، مديران، و كاركنان مركز از مراكز و ساير سازمان‌ها و مجامع.
ـ گردآوري و تحليل نظرات مخاطبين مركز درباره اهداف و خدمات مركز و ارائه نتايج به رياست و سايرمديران و كاركنان مركز.
ـ ارائه اطلاعات لازم به مراجعين مركز درباره اهداف، فعاليت‌ها و خدمات مركز.
ـ سنجش افكار كاركنان مركز در زمينه‌هاي مختلف و ارائه نتايج به رياست مركز و مديران داخلي
– ارائه اطلاعات لازم به مديران و كاركنان مركز در زمينه‌هاي اهداف و نقش مركز، چگونگي پيشرفت‌فعاليتها، مشكلات و موانع، خدمات مركز، وضعيت سازمان و….
– گردآوري و تحليل كليه اطلاعات در داخل و خارج مركز كه بر فعاليت و عملكرد آن تاثير مي‌گذارند وارائه نتايج به رياست مركز.
– تلاش براي شناساندن مركز و اهداف و خدمات آن به جامعه و مخاطبين خاص آن.
– انتشار اخبار مربوط به فعاليتهاي مركز از طريق وسايل ارتباط جمعي.
– تهيه و توزيع نشريات داخلي و بولتن‌هاي خبري براي افزايش آگاهي مديران و كاركنان مركز
ـ مطالعه و تجزيه و تحليل اخبار و اطلاعات منتشر شده توسط رسانه‌هاي عمومي كه با فعاليتهاي مركزارتباط دارد و تهيه پاسخ و توضيح در موارد لازم.
ـ انجام ساير امور دفتري و روابط عمومي ارجاعي از طرف رئيس مركز.
3) اداره امور اداري و مالي:
ـ پيشنهاد خطمشي‌هاي اجرايي مركز در امور اداري و مالي.
ـ برنامه‌ريزي و نظارت بر امور اداري و مالي مركز براساس خطمشي‌هاي ابلاغي.
ـ انجام كليه امور مالي و حسابداري، تهيه و ارائه گزارش‌هاي مالي به رياست مركز و ساير مراجع ذيربط.
ـ تامين به موقع كليه احتياجات مركز به تجهيزات، ملزومات، و خدمات براي اجراي برنامه‌ها وفعاليت‌هاي مركز.
ـ مراقبت بر چگونگي ورود و خروج و حفظ و نگهداري اموال مركز.
ـ ايجاد تدابير لازم براي تامين حفاظت، ايمني و امنيت مركز.
ـ ارزيابي مستمر شرايط كاري كاركنان مركز و تلاش براي بهبود آن.
ـ برنامه‌ريزي منابع انساني لازم و نظارت بر انجام كليه مراحل كارگزيني.
ـ برنامه‌ريزي و اقدام براي تامين رفاه كاركنان مركز.
ـ انجام كليه خدمات عمومي از قبيل حمل و نقل، خدمات تلفن و…
ـ انجام ساير امور اداري و مالي ارجاعي از طرف رياست مركز.
ـ تهيه و تنظيم بودجه مركز با همكاري ساير واحدهاي مركز و پيگيري تصويب آن در مراجع ذيربط.
ـ مراقبت بر تطبيق هزينه‌هاي مركز با بودجه مصوب.
ـ مطالعه و بررسي تشكيلات و روش‌هاي مركز و پيشنهاد انجام اصلاحات لازم به منظور بهبود آنها.
4) اداره خدمات ماشيني:
ـ طراحي، ايجاد، مستندسازي، پشتيباني و بهبود سيستم‌هاي مكانيزه براي انجام عمليات مركز براساس‌تصميم رياست مركز.
ـ نظارت بر امر خريد سخت‌افزار و نرم‌افزارهاي مورد نياز مركز و مشاركت با امور مالي و اداري در اين‌زمينه.
ـ ايجاد بانك نرم‌افزارهاي مورد نياز مركز و ارائه خدمات به ساير واحدها در اين زمينه.
ـ روزآمد كردن بانك‌هاي اطلاعاتي مركز.
ـ انجام كليه عمليات مربوط به تهيه و تنظيم گزارش‌هاي چاپي از بانك‌هاي اطلاعاتي و ويرايش آنها.
ـ آماده ساختن مقدمات لازم براي چاپ نشريات اطلاع‌رساني تا مرحله پيش از چاپ.
ـ مشاركت با گروههاي پژوهشي در زمينه طراحي و ايجاد بانك‌هاي اطلاعاتي و نرم‌افزارهاي كاربردي درزمينه اطلاع‌رساني و به روز نگهداري شبكه اطلاعات علمي كشور.
ـ انجام عمليات نگهداري و تعميرات جزيي كليه تجهيزات كامپيوتري و پيگيري انجام ساير تعميرات‌آنها در خارج از مركز.
ـ عرضه و فروش كليه نرم‌افزارها، بانك‌هاي اطلاعاتي و انتشارات مركز با هماهنگي امور مالي و اداري.
ـ پشتيباني كليه نرم‌افزارهاي كاربردي و بانك‌هاي اطلاعاتي فروخته شده توسط مركز از جنبه‌هاي‌مختلف نصب، نگهداري، رفع اشكال، آموزش، تغييرات نسخه و تدوين راهنماهاي استفاده.
ـ روزآمد كردن بانك‌هاي اطلاعاتي مشترك بين مراكز اطلاع‌رساني و كتابخانه‌هاي تخصصي كه توسطمركز توليد و عرضه شده‌اند، براساس اطلاعات دريافتي از هر يك از آنها.
ـ اتخاذ تدابير لازم براي بايگاني و تضمين امنيت اطلاعات.
ـ انجام ساير وظايف ارجاعي از طرف رياست مركز در زمينه خدمات ماشيني.
5)كتابخانه:
ـ ارائه خدمات كتابخانه‌اي به مراجعين در زمينه‌هاي مختلف از جمله كتاب، نشريات ادواري، پايان‌نامه،گزارش‌هاي دولتي، مقالات سمينارها، روزنامه‌ها، مواد ديداري و شنيداري و….
ـ ارائه خدمات بانك‌هاي اطلاعاتي به صورت On-Line، بانك‌هاي اطلاعاتي داخلي و CD-ROM
ـ توليد مواد ديداري و شنيداري.
ـ برنامه‌ريزي و نظارت بر خدمات امانت بين كتابخانه‌ها در كشور.
ـ برنامه‌ريزي و انجام اقدامات لازم براي انطباق وضعيت و خدمات كتابخانه با آخرين استانداردهاي‌موجود در اين زمينه.
ـ پيش‌بيني ترتيبات و تسهيلات لازم براي استفاده هر چه بهتر استفاده‌كنندگان منابع موجود در كتابخانه
ـ تنظيم و اجراي برنامه‌هاي آموزشي و كارآموزي كوتاه مدت براي آشنا ساختن عملي دانشجويان رشته‌هاي مرتبط با نحوه كار كتابخانه.
ـ تنظيم و اجراي برنامه‌هاي آموزشي و كارآموزي كوتاه‌مدت براي آشنا ساختن عملي مراجعين وپژوهشگران با نحوه استفاده از منابع كتابخانه.
ـ شناسايي نيازهاي اطلاعاتي مراجعه‌كنندگان و پيشنهاد تهيه آنها.
ـ همكاري با گروههاي پژوهشي براي اجراي آزمايش روش‌ها و استانداردهاي جديد در زمينه اموركتابخانه.
ـ انجام ساير وظايف ارجاعي از طرف رياست مركز در زمينه امور كتابخانه.
6) مديريت اسناد و اطلاعات
ـ شناسايي و ايجاد ارتباط مداوم با مراكز توليد اطلاعات و مدارك علمي داخل و خارج از كشور.
ـ برنامه‌ريزي و انجام اقدامات لازم براي گردآوري اطلاعات و مدارك علمي مورد نياز پژوهشگران وطرح‌هاي پژوهشي كشور براساس خطمشي‌هاي تصويب شده.
ـ برنامه‌ريزي و انجام اقدامات لازم براي گردآوري اطلاعات و مدارك علمي بانك‌هاي اطلاعاتي توليدشده در مركز براساس نيازهاي هر بانك اطلاعاتي.
ـ اتخاذ تدابير لازم براي حصول اطمينان از روزآمد بودن مدارك و اطلاعات گردآوري شده.
ـ ايجاد هماهنگي و ارتباط لازم با امور اداري و مالي براي گردش هر چه بهتر عمليات خريد مدارك واطلاعات
ـ ثبت و ضبط سوابق مربوط به ورود مدارك و اطلاعات به مركز.
ـ آماده‌سازي، فهرستنويسي، نمايه‌سازي و چكيده‌نويسي مداركي كه به مركز مي‌رسد.
ـ برنامه‌ريزي و انجام اقدامات لازم براي تطبيق عمليات مربوط به آماده‌سازي، فهرستنويسي،نمايه‌سازي، و چكيده‌نويسي مدارك و اطلاعات با آخرين استانداردهاي موجود در اين زمينه.
ـ همكاري با گروههاي پژوهشي در زمينه تدوين اصطلاحنامه‌ها و واژه‌هاي مناسب و اجراي آزمايشي‌روش‌ها و استانداردهاي جديد در زمينه وظايف واحد.
ـ همكاري با گروههاي پژوهشي در زمينه چگونگي سازماندهي مدارك و اطلاعات براي ايجاد امكان‌تحليل بهتر آنها.
ـ انجام ساير وظايف ارجاعي در زمينه گردآوري و آماده‌سازي اطلاعات و مدارك علمي.
7) گروههاي پژوهشي
1-7) گروه پژوهشي علوم اطلاع‌رساني
ـ مطالعه و پژوهش درباره روش‌هاي گسترش و اشاعه اطلاعات علمي.
ـ مطالعه و پژوهش در نظام‌هاي فهرستنويسي و طبقه‌بندي مدارك و تعميم و تجديد نظر در آنها برحسب نيازهاي جديد.
ـ مطالعه و پژوهش درباره نحوه تهيه اطلاعات و مدارك علمي توليد شده در داخل و خارج از كشور
ـ تهيه كتابشناسي‌هاي موضوعي
ـ همكاري در زمينه ايجاد و به روز نگهداري شبكه اطلاعات علمي كشور با گروه پژوهشي مديريت سيستم‌هاي اطلاع‌رساني.
ـ ارائه دروس تخصصي مربوطه در دوره‌هاي آموزشي مركز.
2-7) گروه پژوهشي اصطلاحنامه‌ها
ـ مطالعه ساختار واژگان‌هاي علمي و پژوهشي براي يافتن توصيفگرهاي مناسب.
ـ مطالعه در ساختار زبان فارسي و ارتباط منطقي واژه‌ها و پراكنش آماري آنها.
ـ مطالعه در ساختار ترجمه زبان فارسي به زبان‌هاي خارجي و بالعكس با استفاده از كامپيوتر و منطق‌زبانشناسي.
ـ همكاري در زمينه ايجاد و به روز نگهداري شبكه اطلاعات علمي كشور با گروه پژوهشي مديريت‌سيستم‌هاي اطلاع‌رساني.
ـ ارائه دروس تخصصي مربوطه در دوره‌هاي آموزشي مركز.
3-7) گروه پژوهشي تحليل اطلاعات
ـ مطالعه و پژوهش درباره مشكلات و مسائل كشور و گردآوري اطلاعات از طريق بانك‌هاي اطلاعات‌علمي به منظور ارائه به بخش‌هاي دانشگاهي و مراكز پژوهشي جهت تهيه راه‌حل.
ـ مطالعه و پژوهش درباره روش‌هاي سازماندهي و طبقه‌بندي اطلاعات علمي به منظور تسهيل درتحليل آنها.
ـ بررسي و شناسايي مراكز تصميم‌گيري، آموزشي و پژوهشي در سطح كشور و نيازهاي آنها به اطلاعات علمي.
ـ بررسي و شناسايي نيازهاي اطلاعاتي پژوهشگران و طرح‌هاي پژوهشي كشور.
ـ تحليل اطلاعات علمي و تهيه گزارش‌هاي اطلاعاتي به نحوي كه نياز مراكز تصميم‌گيري، آموزشي و پژوهشي را برآورده سازد.
ـ همكاري با گروه پژوهشي مديريت سيستم‌هاي اطلاع‌رساني در زمينه ايجاد و به روز نگهداري شبكه اطلاعات علمي كشور.
ـ ارائه دروس تخصصي مربوطه در دوره‌هاي آموزشي مركز.
4-7) گروه پژوهشي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي
ـ مطالعه و پژوهش درباره چگونگي گسترش مبادله اطلاعات و مدارك علمي در داخل و با ديگر كشورهاو انطباق سيستم‌ها و روش‌هاي مربوطه با شرايط روز.
ـ مطالعه و پژوهش درباره چگونگي تعميم خدمات كتابخانه‌هاي تخصصي.
ـ برنامه‌ريزي، هدايت، و هماهنگ‌سازي فعاليتهاي مربوط به ايجاد و به روز نگهداري شبكه اطلاعات‌علمي كشور.
ـ ارائه خدمات مشاوره‌اي در زمينه چگونگي ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي به مراكز اطلاع‌رساني و كتابخانه‌هاي تخصصي.
ـ مطالعه و پژوهش درباره چگونگي بهبود فعاليتهاي مراكز اطلاع‌رساني از جنبه‌هاي تشكيلات و سيستم‌ها.
ـ ارائه دروس تخصصي مربوطه در دوره‌هاي آموزشي مركز.
5-7) گروه پژوهشي تكنولوژي اطلاعات
ـ مطالعه و پژوهش درباره چگونگي استفاده از تجهيزات كامپيوتري در اطلاع‌رساني.
ـ طراحي و اجراي سيستم‌هاي مكانيزه استاندارد براي خدمات اطلاع‌رساني در كشور.
ـ طراحي و اجراي سيستم‌هاي مكانيزه براي ايجاد بانك‌هاي اطلاعات علمي.
ـ مطالعه و پژوهش درباره چگونگي استفاده از شبكه اطلاعات علمي منطقه‌اي و بين‌المللي وبهره‌برداري از خطوط داده‌هاي بين‌المللي براساس پروتكل‌هاي جهاني.
ـ مطالعه و پژوهش درباره چگونگي بهبود و انطباق زبان‌هاي برنامه‌نويسي با نيازهاي اطلاع‌رساني.
ـ مطالعه و پژوهش در ايجاد شبكه‌هاي منطقه‌اي براساس توافق‌هاي دولت ايران با ساير كشورهاي‌منطقه.
ـ همكاري با گروه پژوهشي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي در زمينه ايجاد و به روز نگهداري شبكه‌اطلاعات علمي كشور.
ـ ارائه دروس تخصصي مربوطه در دوره‌هاي آموزشي مركز.
