در دنياي امروز بخشي از زندگي و ساعات گرانبهاي عمر همه ما در جلسات سپري مي‌شود. برگزاري جلسات جزء جدائي ناپذير دنياي سازماني ما است. برگزاري اين گونه جلسات با هزينه‌هاي سنگين همراه هستند كه مهمترين بخش اين هزينه‌ها، وقت گرانبهاي مديران و اعضاي شركت كننده در جلسات است. اگر چه گاهي در نظام اداري ما برگزاري تعداد جلسات به عنوان يكي از شاخص‌هاي موفقيت در ارزيابي عملكرد تبيين شده است، ولي از نظر اصولي تا حد امكان از تشكيل جلسات بايد خودداري گردد و سعي گردد مسائل از راه‌هاي كم هزينه‌تري حل و فصل شود. بر پايي يك جلسه هم مي‌تواند به ياري مديران بشتابد و راهگشا باشد و هم مي‌تواند بهترين ساعات كاري آنها را هدر دهد. اصولاً جلسه به چه منظوري برگزار مي شود؟ پاسخ بايد گويا و هدفمند باشد.اگر در فكر تشكيل جلسه‌اي هستيد،اول از خودتان بپرسيد :
1- آيا مقصود روشن و مهمي براي تشكيل جلسه وجود دارد؟ (هيچ وقت به دليل اينكه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌ايد يا اگر موردي براي بحث نداريد جلسه تشكيل ندهيد)./p>
2- جلسه شما ممكن است براي كداميك از منظورهاي زير تشكيل شود ؟
اشتراك تجربه كسب اطلاعات از ديگران دادن اطلاعات به ساير افراد آموزش تحرك ذهني براي نظريه‌هاي جديد حل مشكلات ارزيابي پيشنهادات تصميم‌گيري طرح شكايات پند گرفتن به ديگران پند دادن بالا بردن روحيه گروه تعيين هدف / تاريخ اتمام كار مشورت براي نحوه استفاده از سود حاصله ساير موارد (ذكر كنيد)
3- آيا مي‌دانم كداميك از منظورهاي فوق از همه مهمتر است؟
در موارد ذيل جلسه تشكيل ندهيد :
– اگر نمي‌دانيد از نظرات ديگران چه مي‌خواهيد
– مطلب بخصوصي براي گفتگو نداريد
– به نظرات ديگران احتياجي نداريد
– ازجلسه به عنوان جايگزين كار استفاده شود
– اگر كاري كه مي‌خواهيد انجام دهيدقبلا تصميم خود را گرفته‌ايد
– اگر دخالت ديگران برنامه شما را پيچيده‌تر كند
– براي تصديق كوركورانه نباشد
درهريك ازمواردفوق بهترين راه حل براي شما همان لغو جلسه است، زيرا انجام ندادن بسياري از فعاليت‌هايي كه انجام مي‌دهيد خود نوعي بهره وري است.
در موارد ذيل برگزاري جلسات توصيه مي‌شود :
– مي‌خواهيد اطلاعاتي را در اختيار عده زيادي قرار دهيد،
– به آراي ديگران در مورد ايده خود نيازمنديد،
– به موافقت يكپارچه اعضاء احتياج داريد،
– اگر در رابطه با ايده‌اي مي‌خواهيد به اعضاء انگيزه و نيرو بدهيد.
برگزاري جلسات در نظام اداري اجتناب‌ناپذير است اما چه كنيم كه كمتر جلسه برگزار شده و جلسات تشكيل شده نيز در زمان كم و اثربخش باشد .
اداره جلسه :
از برگزاري جلسات در سازمانها زياد انتقاد مي‌شود.جلسات متعددي تشكيل مي‌شود كه باعث اتلاف وقت با ارزش مي‌شود و با در نظر گرفتن حقوق افراد شركت كننده در آنها ،گران تمام مي‌شود. جلسه فرصت زيادي براي افرادپرحرف ايجاد مي‌كند. جلسه باعث كند شدن سرعت تصميم‌گيري و كم شدن شهامت افراد براي توكل و تهور مي‌شود. در آنها روي چيزهاي پيش پا افتاده بحث مي‌شود و موارد حقيقي ناديده گرفته مي‌شود و غيره.
در عين حال بسياري از كارهاي سازمان نمي‌تواند بدون طرح در جلسات انجام شود. جلسات ما را قادر به همفكري و كسب اطلاعات از يكديگر مي‌كنند. جلسه مي‌تواند اطمينان دهد افرادي كه نقطه نظرات مخالفي دارند از طرح آنها در جمع احساس رضايت مي‌كنند. آنها مي‌توانند منتج به ساخته شدن گروهها و هماهنگ شدن بهتر فعاليتها شوند. آنها مي‌توانند نظرات و راه‌حل‌هاي بهتري نسبت به راه‌حل‌هاي افراد وقتي به طور جداگانه كار مي‌كنند ارائه دهند و غيره.
دلايل زيادي براي بي‌فايده شدن جلسات وجود دارد. براي مثال ممكن است تشكيل جلسه لازم نباشد يا در وقت مناسبي تشكيل نشود يا كنترل ضعيفي داشته باشد. اما واقعيت اصلي اين است كه جلسات اجتناب‌ناپذيرند. پس چگونه مي‌توانيم بدون گرفتار شدن در دام، تمام فوايد را درو كنيم. پاسخ اين است كه بايد جلسات را خوب ترتيب دهيم، اعم از اينكه رئيس جلسه يا فقط شركت كننده آن هستيم. بايد به چهار جنبه اصلي جلسات توجه كنيم :
1. ارزيابي جلسه
2. تشكيل جلسه
3. رياست بر جلسه
4. شركت در جلسه
به همين منظور آسيب‌شناسي از چگونگي برگزاري جلسات، مديريت جلسات و اقدامات بعد از برگزاري جلسات لازم و ضروري است و بايد به دنبال يافتن پاسخ سئوالات ذيل باشيم
1. آيا جلساتي كه برگزار مي‌شوند ضرورت دارند ؟
2.آيا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشكيل مي‌شوند ؟
3. آيا زمان شروع و پايان جلسات در دعوت نامه‌ها قيد مي‌شوند ؟
4. آيا زمان برگزاري جلسات مناسب است ؟
5.آيا زمان مشخص بر هر يك از دستورات كار جلسات مشخص مي‌شود ؟
6. آيا مستندات لازم و انتظارات به مدعوين اطلاع‌رساني مي‌شود ؟
7. آيا دستور كار جلسات بر اساس اهميت تنظيم مي‌شوند ؟
8. مدت زمان ارسال دعوت به جلسات چند روز است ؟
9.فاصله زماني بين ارسال و دريافت صورت‌جلسات توسط مدعوين چقدر است ؟
10.آيا جلسات در زمان مشخص شده برگزار مي‌شوند ؟
11.آيا جلسات در زمان مقرر به اتمام مي‌رسند ؟
12.آيا همه دستور كارها بررسي مي‌شوند ؟
13.ميزان تأخير در شروع جلسات چقدر است ؟
14.چند درصد شركت كنندگان خودشان شخصاً شركت نكرده‌اند ؟
15.آيا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پيش مي‌روند ؟
16.ميزان مشاركت اعضاء چقدر است ؟
17.چقدر وقت جلسه رارئيس جلسه مي‌گيرد ؟
18.چقدر وقت جلسه رادبير جلسه مي‌گيرد ؟
19.فاصله زماني براي ارسال صورت جلسات چقدر است ؟
20.ميزان رضايت اعضاء جلسه چقدر است ؟
221.چرا تعدادي از اعضاء به صورت فعالانه در دستور كار جلسات مشاركت نمي‌كنند ؟
*http://www.ido.ir/a.aspx?a=1387112603
Meetings can be very productive. They can also be a waste of time. Here are some ways to improve your meeting management skill.
Meeting Management Key – Stand PAT
I use a “PAT” approach to meetings. A meeting has to have: a Purpose, an Agenda, and a Timeframe or I don’t do it.
You should be able to define the purpose of the meeting in 1 or 2 sentences at most. “This meeting is to plan the new marketing campaign” or “this meeting is to review shipping’s new policy for handling returns.” That way everyone knows why they are there, what needs to be done, and how to know if they are successful.
Set an agenda. List the items you are going to review/discuss/inspect. I like to assign a time limit to each agenda item (see below) and identify the person responsible to speak or moderate the discussion.
Set a timeframe; at the very least set a start and end time. I also recommend setting a duration for each item in the agenda. These should total to the overall meeting timeframe.
Don’t Wait
Meetings need to start on time. Don’t wait for stragglers to show up. When someone arrives late, don’t go back and review what has already been covered. That just wastes the time of the people who showed up on time for the meeting.
If the meeting organizer/sponsor doesn’t show up on time, consider the meeting cancelled and go back to work. How long to wait for the organizer to show up varies among companies, but I wouldn’t wait any longer than 5 minutes.
Keep and send minutes
Someone, other than the meeting organizer, should keep minutes of the meeting. How detailed these are depends on the nature of what is being discussed and the skill of the available note taker. If you set an agenda in the first place, as you should have, the note taker can use that as an outline. The minutes should record who attended, what was discussed, any agreements that were reached, and any action items that were assigned.
Soon after the meeting, usually within 24 hours, the minutes of the meeting should be distributed to all who attended, any invitees who did not attend, and anyone else effected by the discussion. Email is a great vehicle for distributing them. Distributing the minutes informs those not at the meeting of the progress that was made and reminds everyone of their action items.
Stay Focused
Every meeting should have a “topic keeper”. I like to ask for a volunteer at the beginning of the meeting. The topic keeper’s job is to interrupt whenever the discussion strays from the topic under discussion. These new topics can either be tabled until later or scheduled for their own meeting. There is a fine line between what are amplifying remarks about the topic under discussion and what is a tangential topic. The meeting organizer can decide. It never hurts to say “let’s take that up off-line”.
Be more productive
I believe these things will make your meetings more productive. If you have other meeting management tips to share with your peers, you can post them on our Management Forum.
