سازماندهی امورفردی مديران

نویسنده: مونا اسماعیل زادی

مقدمه
باتوجه به نزديك تر شدن بيشتر دولتها و ملتها به يكديگر در مناسبات تجاري و بازرگاني و نيز لزوم برقراري ارتباط سريع براي آگاهي از شرايط بازارهاي داخلي و بين المللي و نيز برخورداري از اطلاعات جديد و همچنين مراودات تجاري و شخصي استفاده از «OUT LOOK» با توجه به ويژگيهاي پيشرفته آن مي تواند گام موثري در يك تجارت موفق به حساب آيد.
«OUT LOOK» شركت مايكروسافت برنامه‌اي متشكل از پست الكترونيك، تقويم و مديريت وظايف است كه مي تواند با كارايي بالايي براي برقراري ارتباط با ديگران، زمان بندي قرار ملاقاتها و انجام وظايف، ثبت و اطلاعات شخصي و تماسهاي تجاري و منظم كردن فايل ها به كار رود. علاوه بر اين، «OUT LOOK» مي تواند براي استفاده در گروههاي كاري و مشاغل و يا خانه هاي كوچك كه داراي ارتباط با اينترنت است، بهينه سازي شود. مقدمه افزايش روزافزون تعداد موسسات و سازمانهاي مختلف دولتي، عمومي و خصوصي از يك طرف و گسترش و توسعه كمي و كيفي اين سازمانها و موسسات ازطرف ديگر، لزوم ايجاد تغييراتي را در امر مديريت و سازماندهي نشان مي دهد. تا قبل از قرن بيستم سازمانها در مقياس كوچك و با استفاده از روشهاي ساده اداره مي شدند و هنوز پيچيدگي امروز خود را پيدا نكرده بودند. درحالي كه با واردشدن جهان به هزاره سوم، خيلي از مديران به فكر متحول كردن شيوه اداره سازمان افتادند. امروزه مديريت با مسائل گوناگون همچون جمعيت فزاينده، ركود منابع، رقابتي بي حد و مرز، لزوم به كارگيري كيفيت فراگير، پيشرفت بسيار بالاي فناوري و نظاير آن روبرو هستند. به منظور موفقيت در دنياي تجارت امروز، مديريت ارتباطات و اطلاعات و استفاده از نرم افزارهاي رايانه اي ضروري به نظر مي‌رسد. در اين ميان برنامه «OUT LOOK» به عنوان يك برنامه مديريت اطلاعات شخصي توانسته است توجه اشخاص و صاحبان كسب وكار را به خود جلب كند. با به كارگيري «OUT LOOK» بر تمامي ارتباطات شغلي و برنامه ريزي هاي مربوطه اشراف كامل خواهيد داشت. شما مي توانيد
1 – وظايف، تكاليف و قرارهاي ملاقات خود را پيگيري كنيد؛
2- اطلاعات شخصي و شغلي را طبقه بندي و ضبط كنيد؛
3- اطلاعات تجاري و تماسهاي شخصي، نظير آدرسهاي پست الكترونيك، آدرس صفحه وب و يادداشتهاي مربوط به جلسات را پيگيري كنيد؛
4- پيغامهاي پست الكترونيك و كارتهاي الكترونيك را ارسال كنيد
5 – فايل هاي خود را مرتب و منظم كنيد.
پيغام الكترونيك درحال حاضر پست الكترونيك، مطلوب ترين شيوه ارتباطي براي مقاصد شخصي و تجاري است. اين شيوه تركيبي از سرعت بالا، رسمي بودن تلفن و كتبي بودن پيغام است. صاحبان تجارت در هفته به طور ميانگين 10 ساعت – معادل يك روز كاري – را صرف بررسي ايميل هايشان مي كنند. در اين ميان آمريكا، فيليپين و هنگ كنگ بيشتر از ساير رقبا ايميل دريافت مي كنند. «وندي هارت» مدير يك موسسه تحقيقاتي مي گويد: «كشورهايي كه زمان زيادي را صرف خواندن ايميل هايشان مي كنند، بر دو دسته اند: دسته اول كشورهايي مانند هنگ كنگ و فيليپين هستند كه اصولا فاقد زيرساختهاي كلاسيك هستند. دسته دوم كشورهاي پيشرفته اي مانند آمريكا هستند كه به خوبي مي‌دانند چگونه بايد ازفناوري اطلاعات به بهترين نحو در مسائل تجاري استفاده كنند». به هر حال تمام كشورهاي پيشرفته به اندازه آمريكا براي بررسي ايميل هايشان زمان نمي گذارند. پيغام الكترونيك شيوه اي سريع و راحت براي برقراري ارتباط با ديگران در محل كار و ساير مكانهاست. پيغامهاي الكترونيك در ظرف چند ثانيه رد و بدل گرديده و قابليت الصاق فايل هاي پيوست به خود را دارند. همچنين پست الكترونيك ابزاري مهم براي طراحي ملاقاتهاست. هنگامي كه جلسه ملاقاتي را با «OUT LOOK» طراحي مي كنند يك درخواست ملاقات را، كه نوع خاصي از پيغام الكترونيك است، براي هركدام از شركت كنندگان يا منابع ارسال مي كنند. همان طور كه پاسخها را دريافت مي داريد، آنها به طور خودكار به وسيله «OUT LOOK» شمارش شده و براي خلاصه جمع بندي نتايج آماده مي شود. «OUT LOOK» اين امكان را به شما مي‌دهد كه پيغامهاي خود را، حتي زماني كه از محل كار خود دور هستيد سازماندهي و مرتب كند. و حجم زيادي از پيغامها را به سرعت و با كارايي بالا مطالعه كرده، ذخيره سازيد و پاسخ بگوييد. اين نرم افزار كار گردآوري اطلاعات تماسها و حفظ ونگهداري آنها را براي مشاهده، جداسازي و… به منظور برآوردن نيازهاي شما بسيار آسان كرده است. علاوه بر اين، پايگاه اطلاعاتي تماسها به راحتي با ساير برنامه‌ها ادغام گرديده و به شما امكان مي دهد كه تماسها را از منابع ديگر وارد سازيد. مديريت تقويم استفاده بهينه از زمان بستگي به هوشياري مديران درمورد زمان مناسب حضور در مكان موردنظر و چگونگي سپري كردن اين زمان دارد. «OUT LOOK» ويژگيهايي را تدارك ديده است كه در مديريت بهتر اوقات، نظير يافتن قرار ملاقاتها، نصب يادآوريها، پيوست اسناد به قرار ملاقاتها، زمينه كلي موضوعهاي موردنظر، به اشتراك گذاشتن الكترونيك قرار ملاقاتها با ديگران و طبقه بندي آنها كمك كند. امروزه با گسترش صنايع و پيچيدگي عوامل محيطي، مديران فرصت كمتري را به منظور برنامه ريزي درباره قرار ملاقاتها خواهد داشت. «OUT LOOK» اين مشكل را به راحتي حل كرده است، بدين صورت كه مديران با نصب تقويم خود به طور خودكار درخواستهاي ملاقاتي راكه متناسب با برنامه آنان باشد قبول و درخواستهايي را كه ناهماهنگ و متضاد باشد رد مي كند. همچنين مي توانند يادآوري را براي يك قرار ملاقات، براي هر زماني قبل از آن نصب كنند. به طوري كه «OUT LOOK» به طور مرتب و منظم تمام ملاقاتهاي آينده را يادآوري كند و يا مي توانيد با به اشتراك گذاشتن تقويم خود با گروهي از همكاران، زمانهايي كه مشغول و گرفتار به كار هستند مشخص سازيد تا همكاران با آگاهي از زمان كاري مديران، برنامه ريزي لازم را براي برگزاري گردهماييها به عمل آورند. ارسال پيغامهاي الكترونيك ايمن يكي از خطرات در سر راه ارسال پيغامهاي الكترونيك ازطريق شبكه اينترنت، وجود افرادي است كه بدون مجوز و غيرقانوني مسير پيغامها را سد كرده و محتويات آنها را مطالعه مي كنند. براي كاهش چنين خطري، «OUT LOOK» دو طريق اصلي را براي هرچه ايمن تر كردن ارتباطات ارائه مي دهد. اولين شيوه پيوست كردن يك گواهي ايمن (SECURITY CERTIFICATE) به پيغامهاست. كه البته به نامهاي امضاي ديجيتالي يا ID ديجيتالي نيز خوانده مي‌شود. IDهاي ديجيتالي كه توسط كمپاني هاي تاييد شده صادر مي شوند، به شما اين امكان را مي دهد كه هويت خودرا به شبكه معرفي كنيد. ID به گيرنده اين اطمينان خاطر را مي دهد كه پيغام ازطرف شما، نه شخص ديگري است. اين مسئله در نقل وانتقالات بانكي و كارتهاي اعتباري از اهميت زيادي برخوردار است. شيوه دوم به رمز درآوردن پيغام و پيوستهاي آن است. در اين شيوه پيغام تبديل به مجموعه اي از كدهاي رياضي مي شود تا در حين نقل و انتقال دور از خطر و ايمن باشد و مندرجات آن فقط براي گيرنده قابل فهم خواهدبود. وقتي گيرنده پيغام به رمز درآورده را دريافت مي كند، پيغام به طور خودكار رمزگشايي مي‌‌شود. براي ارسال يك پيغام به رمز درآمده بايد IDهاي ديجيتالي را هم فرستنده و هم گيرنده در فايل داشته باشد. نتيجه گيري برنامه «OUT LOOK» به عنوان يك برنامه مديريت اطلاعات شخصي توانسته توجه اشخاص و صاحبان كسب و كار را به خود جلب كند و به عنوان يك عضو برجسته هميشه دركانون توجه قرار بگيرد و مايكروسافت نيز همواره سعي كرده با بهبود و افزودن امكانات جديد نيازها و توقعات مشتريان اين برنامه را پوشش دهد. نرم افزار «OUT LOOK» كه هم اكنون بر روي اكثر رايانه ها نصب شده است شما را براي زمان بندي قرار ملاقاتها، اطلاعات تجاري و تماسهاي شخصي، پيغامهاي الكترونيك و كارتهاي الكترونيك، مرتب كردن فايل ها و… ياري كرده و به اين ترتيب اين امكان را فراهم مي كند كه روي محتواي ملاقاتتان متمركز شويد تا زمانبندي آن.