بدليل رفع پاره ايي ابهامات وثصورات تجربي وغير علمي در معدود سازمان مجازي ، تعريف عمل اين از سازمان مجازي نياز است و اين تعريف نياز به فرموله شدن دارد.
براي ارائه يك تعريف كار بردي از سازمان مجازي توجه به موارد زير ضروري مي باشد .
A- دو حالت ساختاري اصلي و مهم، در مورد موجوديت سازمان مجازي وجود دارد.
1-پراكندگي جغرافيايي واحدهاي سازماني،در گذشته سازمان مجازي بصورت سازماني مجزا وبا پراكندگي افراد گروه ها ، بخش ها ويا تمام شركت ها در حد اقل دو مكان تعريف مي شد .
2-حالت دوم به اين موضوع اشاره دارد كه فرايند توليد در سازمان مجازي بدون حمايت ، فن آوري اطلاعات در پيوند دادن بخش هاي سازمان مجازي نمي تواند كامل شود.
b- سازمان مجازي يك مدل مجزا واختصاصي است نه اينكه ويژگي از يك سازمان.
اين موضوع سازمان مجازي را از دنياي سازمانها جدا واستثناء مي كند ، بنا براين سازمان مجازي مي تواند از ارتباطات گسترده ايي استفاده كند و نه فقط بعنوان روش بحراني براي تكميل فرايند توليد.
c- سازمان مجازي يك مدل جديد سازماني مي باشد ، در اين جا به اين نكته اشاره مي كنيم كه سازمان مجازي جايگزين مشخصات سازماني خاص در مدل هاي جديد مي باشد .
بنابراين تعريف كار بردي سازمان مجازي بدين صورت مي تواند فرمول گردد.
سازمان مجازي يكي از انواع سازمانهاي شبكه ايي است كه براي تسهيم مهارتها ،هزينه ها،ودست يابي به بازارهاي يكديگر از طريق فن آوري اطلاعات به يكديگر وصل هستند ، در اين سازمانها ، وظيفه عمده موسسهبصورت شركت هاي جدا گانه ايي سازمان داده مي شوند كهبصورت الكترونيكي به سازمان مركزي كوچك ومحدودي اتصال دارند ،در اين ساختار مهندسي ، بازاريابي،تحقيق وتوسعه وحسابداري ديگر ، بخشي از سازمان نيستند بلكه سازمانهاي جداگانه ومستقلي هستند كه بر اساس قرار داد با هم كار مي كنند.
هر چند كه از سازمان مجازي يك تعريف واحد وجود ندارد، بهر حال در اين مقاله آنرا فن آوريي مي دانيم كه اجازه مي دهد با مشتريان ،تامين كنندگان ،شركاي تجاري وكاركنان پيوند بر قرار كرده واز مزاياي سرعت وبهره وري آن استفاده شود، وانعطاف بزرگترين ويژگي آن خواهد بود.
سازمانهاي مجازي به لحاظ افزايش سرعت فن آوري اطلاعات وايجاد شبكه هاي اينترنت در جوامع ايجاد گرديده است . در اينجا اينترنت به معني انتخاب ، آزادي و كنترل است .
ويژگي هاي سازمان مجازي :
در سازمانهاي مجازي تشكيلات استخدامي از بين رفته وكاركنان چند پيشه اند ومهارت هاي خود را در اختيار چندين كار فرما قرار مي دهند ،در حقيقت كار كنان كه مهارت هاي مناسب دارند،در اين سازمانها كاركنان مستقل خوهند شد و مهارت هاي خود را همزمان در اختيار چند سازمان قرار خوهند داد.
در سازمانهاي مجازي بر خلاف سازمانهاي سنتي كه قدرتشان ناشي از ظرفيت توليدي آنها بوده ، اين قدرت به صاحبان علم ودانش تعلق دارد ، ودر ساختار خود از نظر ايجاد تنوع ، انعطافپذيري از نظر سطح بودن ودر محل از نظر شبكه اي رفتار كردن با سازمانهاي امروزي بسيار تفاوت دارند.
ü تنوع در سازمانهاي مجازي بعنوان يك روند سازماني به دلايل زير وجود دارد.
– ناهمگوني فزاينده نيروي كار از نظر فرهنگي،نژادي،فردي،وجنسيت.
– جهاني شدن بازار كار كه يكي از ويژگي هاي سازمان مجازي نيز محسوب مي شود .
– تغييرات جمعيتي موجب تنوع بسيار در دريافت خدمات گرديده است .
انعطاف پذيري:
يكي ديگر از روندهاي سازمانهاي مجازي مي باشد كه به دلايل زير است .
– وجود قوانين وترتيبات تفصيلي كمتر در سازمانهاي مجازي.
– روابط كاري تغيير پذير. ارتباطات راه دور .مشاركت كاري. پرداخت،درمقابل مهارت
– بدليل تنوع فزاينده در محل كار وسرعت تغيير زياد در فن آوري و بازار ها .
– نياز هاي متمايز مشتريهاي مرتبط با سازمانهاي مجازي .
مسطح بودن
روند مسطح شدن سازمان ها با توجه به افزايش سرعت است براي اين افزايش شاخص هاي زيروجود دارد.
– مطرح مديريت كمتر.
– كارمندان برخورداراز توان تصميم گيري
روند شبكه ايي
اين روند به منظور ارتباط مستقيم بين واحد هاي سازمان وناديده گرفتن زنجيره فرمان مي باشد .زمينه هاي مديريت در سازمان مجازي، براي حركت به سوي مجازي سازي سازمان مديريت در پنج زمينه ضروري است .
1- مديريت افراد :
درسازمانهاي مجازي كنترل زيادي را نمي توان اعمال كرد، زيرا افراد وظيفه ها در ازاي همديگر قرار دارند در اين ساختار هيچ يك از اعضاء به تنهائي توانمندي اجراي پروژه ها را ندارند، و عضو از شبكه به عنوان يك مشتري و همچنين تأمين كننده براي ساير اعضاء شبكه عمل مي كند با توجه به اينكه كار كنان تحت كنترل مدير نيستند لذا براي اين كار از استراتژي هايي مانند 1ـ آموزش خود مديريتي در افراد2ـاعتماد به كاركنان استفاده مي شود.
2- مديريت اطلاعات:
مديران اين ساختار به خوبي آگاهي دارند كه وظيفه آنان مديريت شبكه است و نه مديريت شركت ، و اين پيچيده ترين بخش كار است كه انجام درست آن ابعاد جديدي در نگرش و مهارتهاي مديريتي را مي طلبد ـ دراين ساختار مديران علاوه بر مهارت استفاده از رايانه ها بايستي توانايي كسب اطلاعات و ايجاد زمينه مبادله اطلاعات را نيز داشته باشند.
3- مديريت تيمهاي كاري:
با استفاده از شبكه اين امكان فراهم مي شود كه افراد عليرغم پراكندگي، يك تيم كاري تشكيل دهند، براي رسييدن به اين مهم استفاده از ابزار شكل دهي گروه هاي مجازي (پست الكترونيكي،ويدئو كنفرانس) آموزش داده شود .نكته مهم اين بحث عدم محوريت فرد يا افراد براي اعمال مديريت آمرانه است بلكه مديران بصورت مربي هم بايد اقدام نمايند.
4- مديريت فراگردها:
در اين زمينه بايستي فراگردها كه موجب كيفيت در كار مي شود بوجود اورده شوند از جمله
– فراگردهاي عملياتيمحلي شناسايي شوند
– ارزيابي توانايي انجام كارها توسط افرادي كه خارج از سازمان هستند
– تغيير فراگردها براي كنترل بر افراد
– تعيين ميزان رضايت مشتريان از تغييرات با انجام تحقيقات.
5-مديريت تسهيلات:
در اين موضوع مدير اقدام بهانجام امور مي نمايد كه طي آن فرايند به كار گيري فن آوري براي ادارات مجازي مهيا گردد، همچنين براي كاركنان سازمان مجازي پششتيباني فني ايجاد مي نمايد.
منابع انساني در سازمانهاي مجازي
در سازمانهاي مجازي نياز به كاركنان تمام وقت نيست بلكه افراد كارشان را در خانه –ـ هايشان انجام مي دهند و حتي براي ايجاد هماهنگي هم به سازمان مركزي مراجعه ندارند. و نتيجه كارها، كالا، خدمات خود را به سازمان ارائه مي نمايند.
در برابر اين ايده كه برخي معتقند، در سازمانهاي مجازي توجه به انسان بيشتر شده است، بعضي هم بر اين باورند كه توجه به انسانها يكسان نبوده و متفاوت تر از سازمانهاي فيزيكي شده است، چنانچه مي گويند سازمانهاي مجازي، سرمايه گذاري در تجهيزات را به استخدام افراد ترجيح مي دهند.
توسعه ي روز افزون سازمانهاي مجازي، كاركنان و سازمانها را براي بقاء در آينده مجبور كرده تا نسبت به تغيير و تحول برنامه ريزي كنند ـ همانگونه كه مسير جديد شركتها كه توجه به تغيير و تحولات طرح ريزي مي شود، كاركنان هم بايد مسير شغلي شان را طرح ريزي كنند.
كوچك شدن سازمانها جهت كاهش هزينه ها موجب شده تا برخي كارگران و كاركنان شغل تمام وقت را از دست بدهند . برخي سازمانها و شركت ها جهت كاهش هزينه هاي پرسنل خود (نظير عدم پرداخت بيمه، مالياتهاي تصاعدي،…) به كاركنان و كارگزاران پاره وقت تكيه داده اند.
تجربه، آموزش، هوش، و ذكاوت ابزارهايي هستند كه افراد را در سازمانهاي مجازي از هم متمايز مي كنند لذا چنين تحولاتي سازمانها را مجبور مي كند، تا در مشاغل نيروي انساني مجدادً طراحي كنند.
مشكلات سازمان مجازي
گروه هاي كاري مجازي تاكيد ويژه بر ارتباطات و توسعه ي مهارتها دارند، با افزايش پراكندگي جغرافيايي مراكز تخصصي، نتيجه گيري هاي سازماني كند و مشكلات بيشتر مي شود.
بطور مشخص يكي از مشكلات عمده اي كه هر گروه مجازي با آن مواجه است، مسئله ارتباطات است، مسئله انتقال اطلاعات و ارتباط ميان يك وحله از فعاليت با مرحله ديگر آن، مسئله اي وقت گير است، بنابراين به كار گيري چنين ارتباطاتي بصورت پيشرفته، كار مشكلي است و ما را به يك سري مسائل ديگر از جمله مسئله ي استاندارد سازي و توسعه ي نرم افزاري مي كشاند.
مديريت سازمانهاي مجازي بسيار پيچيده و سخت است زيرا تيم هاي كاري مجازي، كاركنان واقعي و مصرف كنندگان واقعي را در بر مي گيرند و مديران در اين ميان ، بين مجازي و واقعي قرار گرفته اند تا بتوانند مشكلات واقعي تيمهاي مجازي را مديريت و حل كنند.(1)
در يك مدل تحقيقاتي كه مي تواند براي تحقيق تجربي در مورد سازمان مجازي استفاده شود،ابعاد متفاوت در ساختار مجازي به همراه فن آوري اطلاعات در مركز آن مي باشد.
به طور ساده توليد به معني هر فرايند كاري است، كه به سمت يك محصول ما را راهنمايي ميكند،اين محصول مي تواند يك خدمت يا يك كالا باشد.براي سازمان مجازي دو حالت اصلي عبارتند از پراكندگي مكاني و پيوند الكترونيكي، بطوريكه گفته شد، بدون توجه به تكميل شدن فرايند توليد بخشي از ساختار سازمان مجازي ديده مي شود. مبحث زير تاكيد مي كند فقط بر روابطي كه فن آوري اطالعات در آن شركت دارد.
مشخصه مهم بعدي نقش مركزي فن آوري اطلاعات مي باشددر سازمان مجازي IT از توليد پشتيباني مي كند و سازمان را مجبور مي سازد كه همكاري بخشهاي مختلف را ايجاد نمايد،و نيز بر تمام جنبه هاي سازماني تاثير مي گذارد، بعبارت ديگرIT شامل ابزار هايي براي انجام كارهاي فوق در مكانهاي خاص و يا در بين مكانها مي باشد.پيوند(ارتباط)الكترونيكي نيز به اين مسئله اشاره مي كند كه يك كار يا بخشهاي اصلي آن در ميان مكانهاي خاص در سازمان مجازي از طريق IT انتقال مي يابد .
بعد ديگر ارتباط و پيوند به مسئله پشتيباني از ارتباطات ميان كاركنان اشاره مي كنند، علاوه بر اينIT اطلاعات سازماني را نيز حمايت مي كند. همچنينIT به جنبه هاي مختلف فرهنگ مجازي بودن مربوط است.
منابع:
2- desslev Gary & human resource management new jersey/prentice hall, inc 1997
3- hughs jone and others, some real problems of virtual organization (2001) see http management vo, htm.
4- Travica Bob, The Design of The virtual organization (2001) See http:// management .vol Untitled. tm.
نويسنده: بهروز فر هاديان
