سازمان ارگانيك

نویسنده :  ابراهيم محمدی قراسوئی

كلمات كليدي  :  محيط، سازمان مكانيكي، عدم تمركز، انعطاف پذيري، پاسخگويي، سازمان هاي انطباق پذير، فرهنگ سازماني,ساختار ارگانيكي و ساختار مكانيكي در سازمان

ارگانیك(Organic) در لغت به معنی به‌سامان، منظم، وابسته به موجود زنده آمده است. بنابر دیدگاه اقتضایی، نمی­توان ساختار یكسانی را برای تمام سازمان­ها تجویز كرد و هر ساختاری، مناسب هر سازمانی نیست. از جمله عواملی كه در تجویز ساختار برای یك سازمان باید به آن توجه داشت، عوامل محیطی است. محیط، عبارت است از تركیبی از مؤسسات یا نیروهایی كه بر عملكرد سازمان، تاثیر می‌گذارند و سازمان، كنترل كمی بر آنها دارد و یا اینكه كنترلی بر آنها ندارد.[1]
پویایی یا ایستایی محیط­ها، به سرعتِ تغییر و تحول در عوامل محیطی بستگی دارد. محیط­های پویا نسبت به محیط­های ایستا، عدم اطمینان بیشتری ایجاد می­كنند. مدیران تلاش می­كنند تا عدم اطمینان محیطی را حداقل كنند؛ زیرا كه عدم اطمینان محیطی، تهدیدی برای اثربخشی سازمان محسوب می­شود.[2]

نوع فعالیت‌ سازمان ارگانیکی
معمولا مدیران از طریق فرآیند برنامه­ریزی، خود را با محیط خارج وفق (انطباق با محیط) می­دهند. آنها برنامه­هایی را ارائه کرده و به اجرا درمی‌آورند؛ تا به وسیله آنها، فعالیت­های سازمان را هدایت كرده و بر رفتار گروه­های ذی‌نفع موجود در محیط، تأثیر گذاشته و با عواملی كه به صورت غیر مستقیم در محیط وجود دارند، خود را وفق دهند. راه دیگر این است كه سازمان، با تغییر در ساختار رسمی خود، بكوشد خود را با محیط، سازگار كند.[3]
نتایج تحقیقات برنز و استاكر نشان می­دهد، در مواردی كه محیط خارجی، مطمئن و پایدار است، سازمان­ها دارای مقررات دقیق و سلسله مراتب اختیارات مشخص هستند و سازمان، رسمی و متمركز است. برنز و استاكر در مورد این سازمان­ها اصطلاح سیستم سازمانی مكانیكی [ماشینی] را بكار بردند.[4] چنین ساختار­هایی، علاوه بر اینکه مناسب وظایف و فعالیت‌های تكراری‌اند، تا حد زیادی به رفتارهای برنامه‌ریزی‌شده متكی هستند و در واكنش به رویدادهای پیش‌بینی‌نشده، كُند عمل می‌كنند.[5]
همچنین آنها دریافتند كه در محیط­هایی كه به سرعت تغییر می­كردند، سازمان­ها، ساختارهای دقیق نداشتند. این سازمان‌ها، انعطاف‌پذیر بوده و پویایی داشتند. در این سازمان­ها، معمولا قوانین و مقررات، به صورت نوشته وجود نداشت؛ سلسله مراتب اداری مشخص نبود و سیستم تصمیم­گیری غیر متمركز بود. برنز و استاكر در مورد آنها، اصطلاح سیستم سازمانی ارگانیكی را به كار بردند.[6]
در ساختارهای ارگانیكی، تأكید بر روابط موازی[افقی] به جای روابط عمودی است؛ نفوذ در آنها به جای اینكه بر مبنای اختیارات ناشی از پست سازمانی باشد، براساس مهارت و دانش صورت می‌گیرد؛ مسئولیت‌ها به جای اینكه صرفا بر اساس شرح شغل باشد، به صورت انعطاف‌پذیر تعریف شده و  به جای صدور دستورات، روی مبادله اطلاعات تأكید می­شود.
به زعم برنز و استاكر، مؤثرترین ساختار، ساختاری است كه خود را با الزامات محیط تطبیق دهد؛ یعنی طرح ماشینی در یك محیط با ثبات و مطمئن، قابل استفاده است و ساختار ارگانیك در یك محیط متلاطم و دارای تغییر زیاد بكار می­رود.[7]
برخی از صاحب‌نظران معتقدند كه وجه تمایز سازمان­های موفق از سایر سازمان‌ها آن است كه سازمان­های موفق، از توانایی بیشتری برای پاسخ­گویی سریع به چالش‌های تكان‌دهنده محیط در حال تحول امروز، برخوردارند. بروز تغییرات سریع در محیط، بر ضرورت آمادگی برای تعدیل طرح سازمانی می‌افزاید. مدیران بصیر به استفاده از طرح‌هایی تمایل دارند، كه ضمن تعهد به تحقق هدف‌های مهم عملكردی، سرعت و انعطاف سیستم در پاسخ‌گویی را افزایش می‌دهند.
با مطالعه روند طراحی‌های سازمانی، پیش‌بینی می­شود كه به مرور، سازمان‌هایی انطباق‌پذیرتری داشته باشیم كه ویژگی‌های بوروكراتیك كمتری داشته باشند و فرهنگ حامی توانمندسازی و مشاركت كاركنان را ترویج نمایند.
در سازمان‌های انطباق‌پذیر معمولا از ساختارهای تیمی و شبكه‌ای استفاده می­شود. در طرح‌های ارگانیكی بر عدم تمركز اختیارات، كاهش تعداد قوانین و رویه‌های رسمی و اجتناب از مقررات دست و پاگیر، كاهش میزان تقسیم كار، گسترش حیطه نظارت و هماهنگی از طریق روش‌های شخصی[غیررسمی] تأكید می‌شود. با توجه به اینكه در این نوع سازمان‌ها بخش عمده‌ای از كارها از طریق روابط غیر رسمی و شبكه‌ای و ضمن ارتباطات میان افراد انجام می شود، این نوع سازمان‌ها را دارای ساخت نسبتا منعطف می­دانند. در طرح‌های ارگانیكی این روابط غیر رسمی شناسایی شده و مشروعیت می‌یابند؛ حتی برای بهبود عملكرد آنها، منابعی در نظر گرفته می‌شود. این نوع طراحی برای سازمان‌هایی كه محیطی پویا دارند، بهترین كاربرد را دارد. همچنین در محیط‌های كار جدیدتر كه نیاز به مدیریت كیفیت جامع و ایجاد مزیت رقابتی افزایش می‌یابد و بر ضرورت انجام كارها به صورت تیمی و جدیت در پاسخ‌گویی به مشتریان افزوده می‌شود، طرح‌های ارگانیكی بیشتر متداول می‌گردد.
انواع سازمان ارگانیکی
مینتز برگ به دو شكل از سازمان‌های ارگانیكی، اشاره كرده است:
1.  ساختار ساده؛ ساختار ساده از یك یا چند مدیر عالی و گاهی اوقات تعدادی مدیر میانی و افرادی كه در سطح عملیاتی انجام وظیفه می­كنند، تشكیل می­شود.
از این نوع ساختارهای منعطف، معمولا در سازمان‌های كارآفرین كوچك استفاده می­شود. در این نوع سازمان­ها به دلیل سادگی و اندازه كوچك سازمان، مدیران می­توانند ضمن آزادی عمل بسیار زیادی كه برای كاركنان خود قائل شده، به طور متمركز آنها را كنترل كنند؛ که معمولا كارها بدون رسمیت و استانداردسازی انجام می­شوند. ساختارهای ساده به خوبی می‌توانند با شرایط پویا و متحولِ محیط‌هایی كه خیلی پیچیده نیستند، انطباق پیدا كنند.[8]
2.  سازمان ویژه موقت(ادهوكراسی)؛ در ادهوكراسی گروه‌های كاری تشكیل‌شده و بر حسب ضرورت، مأمور انجام امور می­شوند. این ساخت برای انجام كار كل سازمان بر واحد­های سازمانی كوچك مردم‌گرا (دموكراتیك) و نسبتا خود­گردان تأكید دارد.[9] در این سازمان‌ها ضوابط و مقررات، در حد بسیار محدودی بكار گرفته می‌شوند و همكاری گروهی در حل مسائل و انجام كارها، تقویت شده و اختیار به كسانی تفویض می‌گردد، كه برای انجام یك كار ویژه و معین، در شرایط بهتری قرار دارند. همچنین در این سازمان‌ها تمایز چندانی میان صف و ستاد مشاهده نمی­شود، بر سلسله مراتب تاكید نشده و كاركنان، معمولا به صورت تیمی فعالیت می‌كنند. ویژگی‌های سازمان‌های ادهوكراتیك برای موفقیت سازمان‌هایی كه موفقیت آنها در محیط‌های پیچیده و پویا، متكی به استمرار نوآوری است، بسیار مناسب است.
ویژگی‌های سازمان‌های ارگانیكی
1.   كاركنان در انجام كارهای مربوطه همكاری می­كنند؛
2.   وظایف و كارها براساس گروه­های كاری، تعریف و تعیین می‌شوند؛
3.   مقررات و كنترل اعمال نمی‌شود و مقررات و سلسله مراتب اداری دقیق وجود ندارد؛
4.   اطلاعات در دست افراد زیادی است و افراد زیادی امور را كنترل می‌كنند؛
5.   مسیر ارتباطات بین افراد به صورت افقی است[برخلاف رابطه رئیس و مرئوس، بالا به پایین نیست]؛[10]
6.   وظایف بصورت منعطف تعریف می­شوند؛
7.   قدرت و نفوذ ناشی از مهارت و خبرگی(به جای اختیار سازمانی)، است؛[11]
8.   هماهنگی به صورت شخصی و غیر رسمی انجام می­شود؛
9.   حیطه نظارت وسیع و گسترده است.[12]
——————————————————————————–
[1]. رابینز، استیفن؛ تئوری سازمان، سیدمهدی الوانی و حسن دانایی‌فرد، تهران، صفار، 1384، چاپ دهم، ص177.
[2]. همان، ص180.
[3]. استونر، جیمز و فریمن، ادوارد؛ مدیریت، علی پارسائیان و سیدمحمد اعرابی، تهران، موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی، 1375، چاپ اول، جلد اول، ص178.
[4]. دفت، ریچارد ال؛ مبانی تئوری و طراحی سازمان، علی پارسائیان و سیدمحمد اعرابی؛ تهران، دفتر پژوهش‌های فرهنگی، 1381، چاپ دوم، ص104-103.
[5]. رابینز، استیفن؛ ص181.
[6]. دفت، ریچارد ال؛ ص104-103.
[7]. رابینز، استیفن؛ ص181.
[8]. رضائیان، علی؛ مبانی سازمان و مدیریت، تهران، سمت، 1379، چاپ اول، ص336-335.
[9]. رضائیان، علی؛ اصول مدیریت، تهران، سمت، 1376، چاپ هشتم، ص179.
[10]. رضائیان؛ مبانی سازمان و مدیریت، ص339- 337.
[11]. رابینز، استیفن؛ ص 181.
[12]. ایران‌نژاد پاریزی، مهدی؛ اصول و مبانی مدیریت، تهران، پایدار، 1384،چاپ اول، ص223.