چند روز قبل یکی از دوستانم که در یکی از شهرستان های بزرگ کشور در یک سازمان دولتی مسئولیت روابط عمومی را به عهده دارد به قصد زیارت امام رضا(ع) به مشهد آمده بود. خوب من هم به رسم رفاقت و ادب او را به منزل دعوت کردم. او هم پذیرفت. بعد از ظهر زودتر از همیشه در خانه حضور یافتم تا در کنار یک دوست قدیمی ساعاتی را سپری کنم. چند ساعتی به یاد گذشته ها با هم از هر دری سخن گفتیم تا صحبت از کار به میان آمد. نکته ای در میان گعده ی چند ساعته ما عنوان شد که مرا ترغیب به نوشتن این یادداشت نمود. دوستم می گفت: مدیرعامل(یا مدیرکل) فلان سازمان که من در آن جا مشغول به کارم بنده و همکارانم در روابط عمومی را به جلسه ای دعوت نمود. بعد از ما خواست که با عنایت به نزدیک شدن انتخابات آتی و پایان عمر مدیریت خود گزارشی مفصل از عملکرد چند ساله ایشان و همکاران مربوطه در قالب های مختلف کتابِ آمار، گزارش چند ساله، کلیپ و … تهیه کنیم. خوب تا اینجای کار اشکالی وارد نیست. اما نکته قابل توجه این است که مدیر مذکور خواسته گزارشات به گونه ای تدوین و تنظیم گردد که نتایج به صورت کاملاً مثبت ارائه شود و در همه ابعاد پیشرفت عملکرد در قالب آمار و نمودارهای شکیل قابل مشاهده باشد! همچنین جناب مدیرعامل فرمودند: برای انجام این کار بهترین کیفیت را مدنظر بگیرید چون این کار بعد از تولید می بایست در شمارگان فراوان تکثیر و توزیع گردد و محدودیت مالی برای این موارد وجود ندارد. این جمله مرا بسیار متأسف کرد. هرچند واقعیتی است که امروزه در خیلی از سازمان ها قابل مشاهده است. خصوصاً اکنون که به پایان دوره جاری فعالیت دولت و شوراهای اسلامی شهر نزدیک می شویم موضوع تهیه گزارش در سازمان های دولتی و شهرداری ها بسیار اهمیت پیدا کرده است. اما سؤال اساسی اینجاست که منظور از تهیه این گزارش ها چیست؟
مسلماً نگارنده بنا به تخصص و حوزه فعالیت خود قصد آن را ندارد که تهیه و ارائه گزارش را نفی کرده و یا زیر سؤال ببرد بلکه باید به این نکته اذعان نمایم که نظام پاسخگویی و ارائه گزارش به مردم و مسئولانِ فرادستی پیش نیاز نظم اجتماعی است. اما چه نوع گزارشی؟! از نظر علم اداری گزارش های سازمانی که(معمولاً با پول های فراوان بیت المال تهیه می شود) باید اولاً اطلاعات را برای نسل های بعدی سازمان آرشیو و ذخیره نماید و ثانیاً با طبقه بندی و تصویرسازی مناسبِ اطلاعات ابزاری مناسب برای تصمیم گیری مدیران باشد. قاعدتاً چنین گزارشی باید با رعایت دقیق امانت، به صورت صحیح و حتی المقدور کمّی، فعالیت ها، فرآیندها و آمارهای مربوطه را تشریح نماید نه این که ابزاری تبلیغاتی برای مدیران و برخی افراد دیگر باشد. این عمرِ کوتاه مسئولیت ها به پایان می رسد و بلاشک خداوند متعال در ارتباط به چگونگی هزینه کرد بیت المال حتی اگر به اندازه دانه خردلی باشد از انسان بازخواست می نماید. شاید مردم و مسئولان فرادستی در برخی موارد نتوانند در پسِ زیبایی هنری برخی از این گزارش ها نیت واقعی تهیه کنندگان آن را تشخیص دهند ولی خداوند از نیت همه ی انسان ها آگاه است. پس مدیری که گزارش را برای نگهداری حافظه تاریخی سازمان و تهیه ابزار مناسب برای مدیران آینده تهیه می کند با مدیری که برای تبلیغ خود و رخ نمایی پول بیت المال را حیف و میل می کند در دادگاه عدل الهی متفاوت خواهند بود. خصوصاً اکنون که قیمت کاغذ در کشور به صورت سرسام آوری افزایش پیدا کرده است اهیمت رعایت حقوق بیت المال در این زمینه بیشتر نمایان است.
http://alef.ir/vdcgqn9quak9u74.rpra.html?175817
