ازاین رو، ضروری است صاحبان فرایندها و مسئولان حوزه تحول سازمانی به پایش مستمر امور برای دستیابی به بهترین و ساده ترین خط سیر تولیدات سازمانی اهتمام ورزند؛ امری که در ادبیات شبکه مدیریت کیفیت از آن به عنوان «بهینه سازی فرایندها» یاد می شود. «نظم و انضباط مربوط به تنظیم یک فرایند با هدف روان سازی و کیفی سازی برخی شاخص های فرایند و البته تخطی نکردن از محدودیت ها و قوانین موجود» را می توان تعریفی مناسب برای بهینه سازی فرایند در نظر گرفت. برخی از مهم ترین اقداماتی که در این عرصه باید انجام شود، شامل «هوشمندسازی و ارائه خدمات مبتنی بر وب سرویس ها، بازمهندسی فرایندهای حوزه های مختلف سازمانی با رویکرد روان سازی و تسهیل گردش فعالیت ها، یکپارچگی فرم ها، قوانین و نحوه چرخش کار در واحدهای مختلف، به روزرسانی ماتریس تعامل فرایندهای سازمانی، آگاهی بخشی عمومی کارکنان سازمانی از روندهای جاری و…» است. بررسی فرایند، ارتباط معناداری با بهینه سازی فرایند دارد. درواقع مجموعه ای از روش ها و ابزارهاست که با هدف بررسی نتایج میانی فرایندها و کمک به روال تصمیم گیری در سازمان به کار گرفته می شوند. تجزیه و تحلیل فرایندها به سه گروه تقسیم می شود:
اول، کنترل فرایند (نگاه به گذشته): که بیشتر به بررسی داده های پیشین مربوط می شود.
دوم، پایش فرایند (شرایط فعلی): رصد فعالیت های سازمانی است. در زمان تحلیل امور (شرایط جاری) به کار گرفته و درباره آن ها بحث می شود که بیشتر درباره داده های بهنگام حاصل از اجرای فرایند است.
سوم، هوش فرایندی (خروجی آینده): این مرحله پیش بینی خروجی های آینده است که از آن با عنوان «هوش فرایندی» یاد می شود.
شهرداری ها باید برای اطلاع رسانی به مدیران، شهروندان و مجریان درباره کارایی و اثربخشی فرایندها، آن ها را تجزیه و تحلیل کنند. بیشتر این بررسی و تحلیل به عنوان یک ورودی در بهینه سازی امور تلقی می شود یا در برخی موارد برای سنجش انطباق عملکرد سازمان با قوانین ازپیش تعیین شده بهره برداری می شود.
منبع: روزنامه شهرآرا، سه شنبه 6 اردیبهشت 1401، شماره 3651
