مقدمه
*ارتباط موثر مستلزم مهارت در برقراری صحیح ارتباط با دیگران آشنایی با نحوه استفاده بهینه از انواع وسایل ارتباطی از قبیل تلفن،مکاتبات درون و برون سازمانی،تکنولوژی اطلاعات،و غیره؛توانایی حصول اطمینان از درک درست پیام های ارسالی توسط گیرنده پیام و… است.
*هنر انتقال اثر بخش پیام یکی از مهمترین شرایط لازم برای مدیرموفق بودن است. خواه در صدد ارائه سخنرانی با اعتماد به نفس کامل باشید یا بخواهید به راحتی به مذاکره بپردازید .
فصل اول: يادگيري مقدمات
فصل دوم : تبادل اطلاعات
فصل سوم : كسب مهارتهاي بيشتر
فصل چهارم ارتباط با هدف كسب نتيجه
تلاش براي ارتباط موثر
برقراری خوب ارتباط شاهرگ حیاتی سازمان ها است ارتباط سازماني به اشكال مختلف مانند گفتاري، نوشتاري و شنیداری صورت مي گرد، اما در هر صورت هدف ان همواره انتقال يك پيام گیرندگان است. از ارتباط براي مدیریت اطلاعات و بهبود روابط استفاده كنيد.
ارتباط مثبت
از بین بردن موانع یکی از اولین اقدامات لازم جهت برقراری ارتباط خوب است٠ حفظ تماس چشمی ،گوش دادن به صحبتهای طرف مقابل، و تقلید تن گفتار شما را در برقراری یک ارتباط موفقیت امیز کمک می کند٠
انتخاب روش
هنگام انتقال پيام بايد در مورد رسانه انتخابي به دقت فكر كنيد. رسانه هاي الكترونيكي امكانات بيشتري را از طريق پيوند گفتار و نوشتار بوجود آورده اند. هدف پيام تعيين كننده روش انتقال آن است.ابتدا در مورد پيام مورد نظر تصميم بگيريد و سپس بهترين روش انتقال آن را (به شرط تسلط بر تكنيك استفاده از آن)انتخاب كنيد.
تركيب روش ها
روش هاي ارتباطي به پنج نوع كلي تقسيم مي شوند:كلام نوشتاري،كلام گفتاري،ايما واشارات نمادين، تصوير ديداري، وتركيبي از اين روش ها. هنگامي كه اين روش ها با هم تركيب مي شوند قدرت تاثير آنها افزايش مي يابد. برقراري ارتباط از طريق رسانه هاي تبليغاتي وتكنولوژي الكترونيك از جمله مثالهاي استفاده از روش هاي تركيبي هستند.
ارتباط از طریق تن گفتار
حالت بدن در تن گفتار﴿طیف وسیعی از حرکات فیزیکی ناخود اگاه ﴾ بسیار حائز اهمیت است٠در اولین برخورد، هر یک از سه حالت زیر میتوانند تاثیر کاملا متفاوتی را ایجاد کنند٠
ايجاد تاثير مثبت
برداشت هاي اوليه بسيارحائز اهميت هستند·طرز لباس پوشيدن و نحوه ايستادن شما هميشه بر برداشت طرف مقابل تاثير مي گذارد٠
اشاره با اعضاي بدن
ايما و اشارات دلگرم كننده از قبيل تماس چشمي و تكان دادن سر موجب ايجاد حس همدلي مي شوند- مگر زماني كه طرف مقابل متوجه شود شما احساس واقعي خود را پنهان مي كنيد. كلمات را با دقت انتخاب كنيد و تا مي توانيد صادق باشيد ؛در غير اين صورت ممكن است تن گفتار شما با گفته هايتان در تناقض باشد .
برنامه ريزي عصبي-كلامي
از تكنيكهاي ان-ال-پي مي توان براي كاهش تنش هاي موجود در مي موقعيت خاص استفاده كرد.اگر به شدت با گفته هاي كسي مخالف هستيد،زماني كه مشغول حرف زدن است است به صحبت هايش گوش كنيد؛سپس نظرات خود را با استفاده از جمله بندي ها و تصوير سازي هاي مشابه بيان كنيد. اگر او با حالت تدافعي نشسته است، شما نيز در همان وضعيت قرار بگيريد و سپس به يك وضعيت بازتر (مانند شكل روبرو)تغيير حالت دهيد تا او نيز از اين حالت در آيد.
تفسير گفت و گو
جملات را در حد ارزش ظاهري آنها در نظر بگيريد و به دنبال تفسير معاني مستتر در آنها نباشيد.براي حصول اطمينان از در صحيح صحبت طرف مقابل جملات او را با بياني ديگر براي وي بازگو كنيد تا مشخص شود منظور وي را درست در كردهايد يا خير. اگر برداشت شما نادرست بوده باشد،او گفته هاي خود را تصحيح و تصريح خواهد كرد.
يكي از تئوري هاي موجود در وراي برنامه ريزي عصبي-كلامي(ان-ال-پي)اين است كه شيوه صحبت كردن افراد نشان مي دهد كه چه فكري در سر دارند.سليقه هاي فكري را مي توان با توجه به نحوه انتخاب عبارات تقسيم ندي كرد. به عنوان مثال عباراتي مانند »بين گفته هاي شما و خودم تفاوت مي بينم «و »گفته هاي او براي ما يك زنگ خطر است«به ترتيب در مقوله بصري و سمعي قرار مي گيرند.با دقت در صحبت هاي طرف مقابل و تقليد از عبارت وي مي توانيد گفت و گوي خود را هماهنگ كنيد. براي اين منظور بايد زبان بصري را با زبان بصري و زبان شنیداری را با زبان شنیداری پاسخ دهيد.هم زمان با گوش كردن و تقليد از ترجيحات فكري طرف مقابل مي توانيد از نظر فيزيكي نيز از او تقليد كنيد و با استفاده از ايما و اشارات مشابه حس همدلي را در او بوجود آوريد.
غلبه بر تعصب
ممكن است از بين بردن كامل تعصبات شخصي دوشوار باشد چرا كه در ما نهادينه شده و بدون توجه به رفتار شخصيت ديگران در ما وجود دارند اما يك اصل اساسي به ما ميگويد :(ببينيد چه ميگويد ،نبينيد كه ميگويد) بايد به دقت به صحبت افراد گوش كنيد و اجازه ندهيد تعصبات شما مانع برقراري ارتباط شوند.
اطمينان از در ك درست پيام
اگر از نظر شما مطالب مطرح شده نياز به توضيح دارند يا فكر ميكنيد ممكن است ديگران پيام شما را درست نفهميده باشند، از عبارت هاي زير استفاده كنيد. يافتن و در ك انچه لازم است بدانيد را مسئوليت شخص خود بدانيد و به پاسخ هاي دريافتي گوش كنيد.
سه مرحله ارتباط موفق
_گوش کردن:اگر در هنگام صحبت گوینده به فکر جواب باشید یا بخواهید به صحبت های بعدي خود فكر كنيد منظور وی را درست و کامل درک نخواهید کرد.
_پاسخ دادن:هنگام پاسخ آنچه را فهمیده ايد بطور خلاصه بازگو کنید ودر صورت لزوم از گوینده در خواست توضیحات بیشتر کنید.
_انجام اقدامات لازم:آنچه هرگز نباید انجام بدهید این است که قول اقدام بدهید وبه آن عمل نکنید.
سوال كردن
نحوه مطرح كردن سوالات در پايه ريزي يك ارتباط موثر بسیار حائز اهميت است.» چرا«،»چه چيزي«،»چه وقت«،و»چه طور« كلمات بسيار قدرتمندي هستند.از اين كلمات زياد استفاده كنيد تا بتوانيد پاسخ هاي لازم براي مدیریت اثر بخش را از خود يا ديگران بدست آوريد.
نكات لازم براي مطرح كردن سوالات اثر بخش عبارتند از:
اگر مي خواهيد پاسخ مشخصي بشنويد سوال مشخصي را مطرح كنيد..
قبل از شروع جلسه فهرستي از سوالات مورد نظر تهيه كنيد.
زماني كه مي خواهيد درباره سوال بعدي خود فكر كنيد از فكر كردن واهمه نداشته باشيد.
براي ايجاد محيط گرم ودوستانه تا انجا كه ممكن است با تن صداي طبيعي و عادي صحبت كنيد.
مطالعه كارآمد
دو روش متدوال مطالعه ورك كامل متن عبارتند از مطالعه با سرعت كم و مطالعه سریع همراه با مرور مجدد هردو روش فاقد كارايي لازم هستند مطالعه با سرعت كه هیچ تاثير بر در ك مطلب ندارد روش دوم كه به روش برگشتي معروف است سرعت را نصف ميكند ولي فقط بين 3 تا7 درصد در ك مطلب را بهبود مي بخشد برگشت را حذف كنيد تا بدون كاهش ميزان در ك مطلب سرعت مطالعه از متوسط 250 تا 300 كلمه در دقيقه به 450 تا 500 كلمه در دقيقه افزايش يابد.
يادداشت برداري
اگر برروشهاي كارامد ثبت مطالب شفاهي ياخلاصه سازي طلاعات مكتوب تسلط داريد ديگرلازم نيست به حافظه ود متكي باشيد شيوهاي مختلفي براي تهيه سوابق مكتوب وجود دارد كه عبارتنداز:
1- يادداشت برداري خطي
2-استفاده از تند نويسي
3-استفاده ازنقشه هاي ذهني
تماس برقرار كردن
هرگز نميتوان تضمين كرد كه ارتباط حتما نتيجه رضايت بخشي خواهد داشت ،اما شروع خوب هميشه امكان پذير است .هميشه هنگام سلام يا خداحافظي ازجاي خود بلند شويد. در اين مواقع در جاي خود نشستن به نوعي بي ادبي محسوب مي شود. كلماتي كه براي سلام واحوال پرسي با اشنايان به كار مي بريد به نوع رابطه شما با انها بستگي دارد .
انتقال اطلاعات
نياز کارکنان به اطلاعات ،و توانايي مديران انها در تامين انواع اطلاعات به شيوه صحيح دو عامل مهم حياتي در هر سازمان هستند. ابتدا نياز هاي اطلاعاتي كاركنان را شناسايي كنيد. امنيت شغلي شرايط كاري ، پاداش ، موقيعت و مزايا از جمله موارد مهمي هستند كه بايد هر گونه تغييرات موثر بر انها را هر چه سریع تر و به طور مستقيم به اطلاع كاركنان برسانيد.
استفاده از تلفن
اكثر افراد فكر مي كنند مهارت هاي تلفني انها در حد كمال است در حالي كه اين مهارت ها از طريق تمرين و كسب دانش لازم قابل ارتقا هستند.
توجيه موثر
توجيه افراد در مورد هدف ، وسيله ، و حدود وظايف محول شده به آنها يكي از تمرينات اوليه در برقراري ارتباط است. روش هاي توجيه اثر بخش افراد) ارباب رجوع، همكار و تامين كننده و …)را ياد بگيريد تا بتوانيد پروژه را در مسير موفقيت هدايت كنيد.
توجيه موثر
تماس چشمي خوب در هنگام توجيه موجب حفظ توجه طرف مقابل مي شود.
ارتباط تك به تك
جلسه با يكي از اعضاي شركت اعضاي شركت ممكن است رسمي يا غير رسمي باشد . تشكيل گرد همايي هاي غير رسمي دستور العمل معيني ندارد ، اما قوانين تشكيل جلسات رسمي تك به تك همانند قوانين مربوط به نحوه برگزاري ساير جلسات است: خيلي سریع به اصل موضوع بپردازيد ; طبق دستور جلسه پيش برويد ; در پايان مطالب را جمع بندي كنيد . براي پربار تر كردن جلسه به دقت به صحبت طرف مقابل گوش دهيد به دنبال بحث منطقي باشيد و جانب تواضع را رعايت كنيد. با اين حال به خاطر داشته باشيد وجود قدري تنش و مخالفت ممكن است كاملا مفيد و در برخي مواقع اجتناب ناپذير باشد
ايفاي نقش مربي براي كاركنان
مديران خوب بايد مربيان خوبي باشند و نحوه تشويق كاركنان به ارتقاي سطح عملكرد، افزايش دانش،و تحقق بخشيدن كامل توانايي هاي خود را بدانند. مربي گري در كل فرايند مدیریت نهفته است و نبايد صرفا به باز نگري هاي عملكرد و ارزيابي هاي سالانه محدود شود .
مشاوره با كاركنان
گاهي اوقات مشكلات ناشي از كار يا زندگي از طريق مشاوره قابل حل هستند . البته اگر خودتان يك مشاور دوره ديده نيستيد يا تجربه زيادي در اين كار نداريد سعي كنيد انجام ان را به يك مشاور حرفه اي محول كنيد كه بتوانيد كاركنان را در رويارويي در مشكلات و رفع انها ياري كند . اگر وجود يك شرايط خاص موجب نا رضايتي يكي از كارمندان شده است،به وي پيشنهاد مشاوره بدهيد و با او ابراز همدردي كنيد .
تنظيم متن سخنراني
براي آماده سازي ، تمرين و بازنگري متن سخنراني به اندازه كافي وقت بگذاريد . موضوعات را خلاصه كنيدو مطالبي را به شكل يادداشت كوتاه در موردهر يك از آنها بنويسيد اگر از وسايل سمعي بصري استفاده مي كنيد براي هر موضوع 3 دقيقه وقت بگذاريد تا در مدت 30 دقيقه بتوانيد به 10موضوع مختلف بپردازيد.
بيان منظور
تكرار به هنگام نوشتن يك نقطه ضعف و به هنگام سخنراني يك ضرورت است. سخنراني مانند نمايش است . اگر مي خواهيد از يادداشت استفاده كنيد آنها را خلاصه كنيد هر از گاه به يادداشت هاي خود نگاه كنيد. اما هرگز روخواني نكنيد. از زبان واضح و جملات كوتاه استفاده كنيد.
استفاده از وسايل ديداري
احتمال زياد هنوز هم پروژكتور هاي اسلايد 35 ميليمتري و پرژكتور هاي اورهد متداول ترين رسانه هاي ديداري هستند. اگر تعداد مخاطبين زياد باشد استفاده از وايت برد و فليپ چارت بسيار موثر است . از هر وسيله اي كه استفاده ميكنيد قبلا مطمين شويد كه نقص فني ندارد .
آمادگي با هدف كسب نتيجه
رهبري يك جلسه اموزشي براي كاركنان شكل مهمي از ارتباط است با اموزش گیرندگان مانند هر مخاطب ديگري صحبت كنيد :اعتماد به نفس داشته باشيد ، تماس چشمي برقرار كنيد و انها را به سوال كردن تشويق كنيد . دورهاي اموزشي معمولا زماني از بيشترين اثربخشي برخور دارندكه به صورت فشرده باشند و ظرف مدت چند روز در محلي دور از محل كار برگزار شوند. گرفتن باز خورد در مورد خود دوره آموزشي نيز براي حصول اطمينان از ارزشمند بودن دوره ضرورت دارد.
نكاتي كه بايد به خاطر بسپاريد
* هر چه بيشتر در مورد برگزاري يك جلسه برنامه ريزي كنيد احتمال موفقيت بيشتر است
* معمولا پيام ها در صورت همراه شدن با تكنولوژي سمعي بصري مناسب تقويت ميشوند
* كاركنان حاضر در سمينار ها بايد همانند تامين كنندگان مورد توجه و احترام قرار بگيرند
برگزاري سمينار
در سمينارها و كارگاه هاي درون سازماني اموزش در زمينهايي كه از نظر سازمان حائز اهميت است ارا ئه مي شود سمينارها و كارگاه ها جزو گردهمايي هاي كاري ، كاربردي ، غير رسمي و متمركز بر اهداف خاص هستند. اگر مسوليت برگزاري يك جلسه بر عهده شما است فقط كاركنان مرتبط با گردهمايي را دعوت كنيد .
سخنراني در سمينار
اگر مي خواهيد در يك سمينار داخل يا خارج سازماني سخنراني كنيد ،از مسئول جلسه بپرسيد ساير سخنرانان در مورد چه موضوعاتي قرار است صحبت كنند تا بحث ها تكرار نشوند.ببينيد چه مدت قرار است صحبت بكنيد و ايا بعد از سخنراني جلسه پرسش و پاسخخواهيد داشت يا خير. خيلي سریع صحبت نكنيد و نگاهتان به ساعت باشد تا سر وقت صحبت خود را تمام كنيد.
انتخاب محل براي برگزاري سمينار
محل برگزاري بخش مهمي از پيام و نشان دهنده ارزشي است كه براي شركت كنندگان قائليد هنگام تصميم گيري براي انتخاب محل برگزاري سمينار به دقت در مورد چيز هاي لازم فكر كنيد و محلي را انتخاب كنيد كه متناسب با اندازه نوع گرد همايي باشد.
مذاكره با هدف كسب پيروزي
انجام مذاكره مستلزم برخورداري از مهارت هاي عالي ارتباطي است. مذاكره كننده بايد توانايي مطرح كردن صريح و روشن پيشنهادات و در ك صحيح پيام طرف مقابل را داشته باشد . اين مهارت ها در كليه گرايش ها مدیریت نقش مهمي دارد . بنابراين سعي كنيد انها را بهبود ببخشيد.
مذاكره براي خريد
هنگام مذاكره براي خريد رعايت دو نكته ضروري است .اول انكه تصميم بگيريد دقيقا چه چيزي نياز داريد .به ياد داشته باشيد كار فروشنده اين است كه شما را متقاعد كند كه نيازهاي شما و پيشنهاد وي يك چيزند.دوم انكه در موردمبلغي كه حاضريد بپردازيد نيز تصميم بگيريد. سقفي را براي خود در نظر بگيريد و از ان تجاوز نكنيد. در اين قبيل مذاكرات اولين كسي كه پيشنهاد قيمت بدهد در موضع ضعف قرار ميگيرد بنابراين طرف مقابل را متقاعد كنيد كه اول او پيشنهادش را بدهد .
تهيه گزارش
گزارش يك سند رسمي است كه توسط ديگران خوانده خواهد شد . گزارش بايد هميشه صحيح با طرحي خوب و منتهي به يك نتيجه قطعي و مشخص باشد. اگر از شما خواسته اند گزارش بنويسيد حتما كليه الزامات توجيه اوليه را در ان بگنجانيد و كليه كلمات غير ضروري را از گزارش خود حذف كنيد و گزارش ها را متناسب با دانسته هاي خود در مورد خوانندگان تنظيم كنيد
اطمينان از روشن بودن گزارش
گزارش يك اثر ادبي نيست اما رائه يك گزارش خوب مستلزم رعايت ايين نگارش است.از به كار بردن جملات مبهم پرهيز كنيد اگر در مورد نتيجه گيري ها مردد هستيد گزينه هاي مختلف را بيان كنيد خود را جاي خواننده بگذاريد و ببنيد منظور شما را درك ميكند يا خير .جملات را كوتاه بنويسيد.
ارائه شفاهي گزارش
اگر مي خواهيد گزارش خود را به صورت شفاهي ارائه كنيد از خود بپرسيد چه چيز اهميت دارد :
تاثير گذاري يا بحث همه جانبه . اگر مي خواهيد موضوعي را در يك جلسه مطرح كنيد بايد گزارش را همان موقع بين حاضرين توزيع و سپس خلاصه اي از ان را با كمك وسايل سمعي –بصري ارائه كنيد زماني كه موضع شما خنثي تر است گزارش را قبل از شروع جلسه توزيع كنيدو سپس با امادگي كامل براي پاسخ گويي به سوالات و اعتراضات احتمالي در جلسه حاضرشويد .
نوشتن طرح پييشنهادي
فرق طرح پيشنهادي با گزارش در اين است كه طرح پيشنهادي يك سند فروش است كه بايد خوانندگان را به قبول انچه پيشنهاد مي كنيد متقاعد سازيد به عنوان مثال بايد از طرح پيشنهادي داخلي براي مطرح كردن استدلالهاي خود جهت سرمايه گذاري بيشتربر روي كاركنان يا تجهيزات كامپيوتري استفاده كنيد.
نوشتن طرح تجاري اثر بخش
معمولا زمانيكه براي راه اندازي يك كسب و كار نياز به منابع مالي داريد وام دهندگان مي خواهند طرح تجاري شما را ببينند. سند شما بايد شامل يك پيشنهاد واضح و روشن و استدلال و نتيجه گيري باشد پيشنهاد خود را با اعداد و ارقام و اطلاعات دقيق و با ذكر يك برنامه زماني مناسب (حداقل 3 سال) تقويت كنيد طرح تجاري بايد نشان دهنده درك خوب شما از مسائل مالي و بررسي دقيق كليه عوامل و بهترين وبدترين حالت ممكن و نهايتا بالا بودن احتمال سود آوري طرح درصورت اجرا باشد.
تاثير گذاري بصري
ارزيا بي ضرورت هاي طراحي
در كليه اسناد از بالاترين استاندارد هاي طراحي استفاده كنيد اما شيوه طراحي را بنا به مورد تغيير دهيد در مورد اسناد و مدارك داخلي آزادي عمل بيشتري داريد . از يك طراح حر فه اي براي تاثير بصري اسناد و مدارك كمك بگيريد .
استفاده از طراح
هميشه سوابق كاري طراح را بررسي كنيد تا از اين طريق بتوا نيد به ميزان توا نايي وي پي ببريد . در همان ابتداي كار طراح را به خوبي توجيه كنيدو دقيقا براي او تو ضبح دهيد كه چه مي خوا هيد . از رد كردن كارهاي مقدماتي طراح هراس نداشته باشيد،و آن قدر او را توجيه كنيدتا در نهايت خواسته شما تامين شود .
طراحي براي روشن كردن مطالب
انتخاب نوع فونت از مهم ترين تصميماتي است كه بايد به هنگام طراحي گرفته شود.برنامه هاي جديدي نرم افزاري قلم هاي زيبا و متنوعي در اختيار شما مي گذارند ولي قلم اصلي بايد كاملا واضح و خوانا باشد . اگر بودجه كافي در اختيار داريد نهايت استفاده را از انواع رنگ ها به عمل بياوريد اما از چاپ نوشته بر روي قسمتهاي رنگي يا تصاوير خود داري كنيد.
خلق هويت
هويت شركتي چيزي است كه سازمان را به راحتي در نظر عموم و در داخل صنعت قابل شناسايي و موقعيت آن را در بازار تثبيت مي كند . اگر بودجه شما اجازه ميدهد براي خلق هويت از خدمات يك طراح يا مشاور استفاده كنيد.
بررسي تصوير
نوع هويت شركتي كه براي خود انتخاب مي كنيد بر برداشت افراد از سازمان شما تاثير مي گذارد حالت ايده ال اين است كه هويت شركتي تاثير بصري داشته باشد. رعايت اين موضوع عامل مهمي در ارتباط اثر بخش است.
استفاده از وب سايت
* وب جهاني يك منبع اصلي اطلاعات شركتي است و اغلب اخبار مربوط به محصولات و خدمات را ارائه مي كند. هر كسي مي تواند سايتش را به دلخواه طراحي كند اما بهتر است نكات زير در طراحي سايت مد نظر قرار گيرند:
* افراد حرفه اي هميشه بهتر مي توانند كار طراحي وب سايت را انجام دهند. از آنها بخواهيد صفحات مقدماتي را در حداقل مقدار ممكن در نظر بگيرند.
* اگر با يك طراحي اثر بخش برخورد كرديد ، بلافاصله عناصري كه در جلب توجه مي كنندرا به نحوي كه براي سازمان شما قابل استفاده باشندتغيير دهيد.
* مراقب عادات بدي مانند استفاده بيش از حد از طرح هاي گرافيكي باشيد. اين كار سرعت دسترسي به سايت شما را كاهش مي دهد.
استفاده از روابط عمومي
همه مديران بايد تاثير عمومي اقدامات خود را بررسي كند. روابط عمومي اصطلاحي است كه براي توضيح شيوه انتقال موضوعات و پيامها ميان سازمان وعموم مردم به كار مي رود روابط عمومي را به صورت داخلي انجام دهيد يا افراد متخصص را براي اين كار استخدام كنيد
تقويت وجهه سازمان : حسن شهرت هر سازمان يكي از دارايي هاي مهم آن است . نقش اصلي روابط عمومي ايجاد و افزايش حسن شهرت و محافظت ازآن در برابر آسيب احتمالي است.
كاربا روابط عمومي: در شركت هاي كوچك ممكن است بخش روابط عمومي توسط مدير يا كاركنان اداره شود كه لزوما تخصصي در رسيدگي به مسايل مطبوعاتي ندارد. در سازمان هاي بزرگتر وجود ادارات روابط عمومي داخلي به ويژه براي پاسخ گويي و ارتباط با رسانه ها گروه هاي ذي نفع -اجتناب ناپذير است . اگر در سازمان خود پخش روابط عمومي داريد يا با يك شركت روابط عمومي كار مي كنيد ترتيبي دهيد كه افراد ذي ربط در جريان مسايل و موضوعات موجب را كه ممكن است علاقه مندي عموم شود.
استخدام مشاورين
به طور كلي اگر پيام تازه اي براي منتقل كردن به عموم مردم داريد عاقلانه تر ان است . كه از مشاورين متخصص روابط عمومي كمك بگيريد حتي شركت هاي بزرگي كه واحدي مخصوص اين كار دارند نيز ممكن است هر ازگاه از خدمات مشاورين روابط عمومي استفاده كنند اين مشاورين ممكن است در قالب شركت هاي بزرگ چند مليتي يا به صورت انفرادي فعاليت داشته باشند . انها بايد در مسايلي مانند مديريرت بحران برگزاري كنفرانس و امثال اين –ها تخصص داشته باشند
– ادارات و مشاورين روابط عمومي بايد در جريان اقدامات عمومي سازمان قرار بگيرند .
– كارمندان روابط عمومي بايد اموزش ببينند و بدانند چه وقت با رسانه ها صحبت كنند .
– استفاده از روابط عمومي براي نمايش تصوير سازمان مي تواند برداشتهاي عمومي را بهبود بخشد .
– مشاورين روابط عمومي بايد به شيوه صحيح توجيه شوند تا بدانند چه انتظاري از انها مي رود .
استفاده از رسانه ها
استفاده از راديو
برنامه هاي راديويي مختلف مي تواند براي فعاليتهاي تبليغاتي شما بسيار مفيد باشند. از طريق راديو مي توانيد در زماني كوتاه با جمع كثيري از مخاطبان ارتباط برقرار كنيد قبل از اعلام موافقت براي حضور در يك برنامه راديويي در مورد تعداد و نوع مخاطبان آن تحقيق كنيد مسلما هیچ وقت حاضر نخواهيد شد كه فقط براي عده اي شب زنده دار صحبت كنيد با شخصيت هاي راديويي در سطح خودشان صحبت كنيد و به سوالات آنها صادقانه پاسخ دهيد سعي كنيد جريان مصاحبه را در دست بگيريد .
استفاده از تلويزيون
تلويزيون رسانه اي بسيار قدرتمند و اغوا كننده است اگر فكر مي كنيد جلوي دوربين اعتماد به نفس كافي نداريد هرگز دعوت به يك برنامه تلويزيوني را رد نكنيد قبل از شركت در برنامه شيوه انجام مصاحبه را ياد بگيريد تكنيك مصاحبه اين است كه ظاهري طبيعي داشته باشيد و طوري به سوالها پاسخ بدهيد كه گويي اصلا دوربيني وجود ندارد .مديران مي توانند با شركت در كنفرانس هاي ويدوئي خود را براي ظاهر شدن در مصاحبه -هاي تلويزيوني آماده كنيد.
تبليغات اثر بخش
هميشه ايده ها و طرح هاي ابتكاري موجود در اگاهي هاي خود تبليغاتي (در هر رسانه اي كه باشند ) بايد با يك هدف فروش واضح و قابل اندازه گيري ارتباط داده شوند .ترتيبي دهيد كه تبليغات شما دلايل خوبي براي خريد خدمات يا محصولات را به مشتريان بالقوه ارائه كنند
برنامه ريزي تبليغاتي
چه زماني كه قصد داريد فعاليت هاي بلند مدت و پر هزينه تبليغاتي انجام دهيد و چه هنگامي كه مي خواهيد يك نوبت اگاهي استخدام در يك روزنامه بدهيد در هر صورت بايد به دقت برنامه ريزي كنيد .همه اگاهي ها حامل يك پيام عمومي در مورد سازمان شما هستند .
استفاده از اينترنت
هر روز بر تعداد سازمان هايي كه از تبليغات در وب جهاني بهره مي گيرند افزوده مي شود. افزايش تبليغات
از طريق اينترنت دلايل متعددي دارد به عنوان مثال :
* شما ميتوانيد محصولات خود را تبليغ كنيد و به طور همزمان و بدون واسطه انها را بفروشيد .
* تصاوير متحرك هستند و اين مساله باعث اثر بخشي بيشتر تبليغات مي شود.
* وب جهاني به صورت با لقوه بزرگترين رسانه واحد براي تبليغ انواع كالا و خدمات صنعتي و مصرفي است .
ارتباط در محيط كاري
تكنيكهاي مورد استفاده در ارتباطات خارجي را مي توان به شكلي موثر در ارتباطات داخل سازمان در مقياس كوچكتر و بابودجه محدودتر بكار برد.
جلب نظر كاركنان: كاركنان افرادي هستند كه شديدا به خدمات مدیریت خود متكي هستند. آنها در واقع مهم ترين مشتريان سازمان محسوب مي شوند. كارفرمايان خوب فرصت را از دست نمي دهند و سعي ميكنند در كليه ارتباطاتشان نشان دهند كاركنان از نظر آنها واقعا دارايي هاي شركت هستند. برقراري ارتباط براي انتقال اين پيام حائز اهمييت است. كاركنان را با پيشنهادات متناسب با نيازهايشان هدف قرار دهيد.مثلا با پيشنهاد ادامه تحصيل و پروژه هاي اجتماعي و…
بازاريابي از داخل بازاريابي درون- سازماني مي تواند به اندازه بازاريابي خارج- سازماني در جلب توجه ، علاقه مند كردن و ايجاد ميل مشاركت در كاركنان ، و نيز در تشويق آنها به بروز رفتارهاي مورد نظرتان موثرباشد. تشكيل جلسه با مصرف كنندگان و ايجاد انواع رقابتها از جمله ابزارهايي هستند كه مي توانيد از آنها به شكلي موثر براي انتقال پيام مدیریت استفاده كنيد. از موضع برتر با مخاطبان صحبت نكنيد و هميشه حقيقت را بگوييد.
تبليغ گروه
به عنوان مدير ، يكي ازمسئوليت هاي شما اين است كه تصوير اعضاي گروه خود را دربين همتايان و فرا دستان تبليغ كنيد . براي اين منظور بايد از كاركنان به خاطر كارشان تشكر كنيم . مديران ارشد را به جلسات تعيين استراتژي يا جلسات اموزشي و شركت در مراسم و جشنها دعوت كنيد. خبر هاي خوب مربوط به قسمت خود را در خبر نامه هاي داخلي شركت منتشر كنيد. و در سخنراني هاي خارج از سازمان به موفقيت هاي داخلي اشاره كنيد.
* ببنيد كدام يك از همكاران بيش از همه در برقراري ارتباط مهارت دارند.
* در گرد همايي هاي دوستانه محيط كار شركت كنيد تا بتوانيد از كاركنان باز خورد غير رسمي بگيريد .
* براي جلب توجه بيشتر كاركنان ، ارم شركت را روي كليه لواز التحرير شركت درج كنيد.
حصول اطمينان از انتقال پيام
نحوه انتقال باز خورد و آنچه در پاسخ بدان روي مي دهد، از اصو ل اوليه ارتباط موثر است پس از دريافت بازخورد بلافاصله اقدام كنيد. همچنين براي اطمينان از بهره برداري درست از باز خوردها جلسات گروه را بطور منظم برگزار كنيد.
ارزيابي تصورات
اگر با هدف بهبود تصورات و برداشتها ارتباط برقرار مي كنيد بايد مراقب نحوه دريافت پيام باشيد.برداشت گیرندگان پيام ها تنها سنگ محك شما براي ارزيابي كيفيت و ميزان موفقيت آميز بودن ارتباطات داخل و خارج از سازمان است. يك تصور نادرست ، يا بجا است و يا آنكه پيام مورد نظر منتقل نشده است. در هر صورت،بايد در اين مورد اقدام كنيد. تجزيه و تحليل صادقانه علت ها مبنايي براي ارتباط موثر درآينده خواهد بود.
گوش كردن به كاركنان
مهم ترين بازخورد در گفت وگوهاي انفرادي وغير رسمي ميان مديران و زير دستان به دست مي آيد،اما با استفاده ازروش هاي رسمي ترمانند انجام پيما يش هاي سنجش نگرش نيز مي توانيد ازبرداشت وتصور كاركنان نسبت به مدیریت مطلع شويد-هر چند كه استفاده از اين روش ها معمولا پر هزينه است.از ديگر شيوه هاي گرفتن اطلاعات مي توان از پيمايش محدود ،نظر سنجي نمونه اي ،صندوق پيشنهادات ،و گروه هاي كانوني نام برد .
سوالهايي كه بايد از كاركنان بپرسيد:
*اطلاعات خود در مورد سازمان را بيشتر ازچه طريقي كسب كرده ايد؟
*كدام شيوه ارتباطي موثرتر است؟
*آيا چيزي هست كه بخواهيد بدانيد و به شما نگفته باشند؟
*در مورد استراتژي سازمان چه مي دانيد؟
*آيا مديرتان هرزگاه يا مستمر به ندرت با شما ارتباط برقرار مي كند؟
بهبود ارتباط
براي بهبود ارتباطات داخلي مشاركت كليه مديران را طلب كنيدو مسئوليت آنها براي برقراري ارتباط روشن و مستمر در تمامي مواقع را مورد تاكييد قرار دهيد.شما بايد هر مشكل را از ريشه حل كنيدو در مورد ارتباطات خارجي با كليه افراد ذي ربط در مورد يك برنامه عمل به توافق برسيد.
نظر سنجي از خارج سازمان
از طريق صحبت با تامين كنندگان، ارباب رجوع،و مشتريان و حتي از طريق انجام پيمايش برروي گروه هاي هدف سعي كنيد در خصوص اصلاح تصورات خارجي در مورد شركت اقدام كنيد.همچنين واكنش اخير در مورد تبليغات اخير را با دقت بررسي كنيدواگر بازخورد حاكي از نارضايتي بودبايد به دنبال راه چاره باشيد.
***چند توصيه ي كوتاه براي ارتباط مؤثر***
گاهي اوقات بيش از يكي دو مورد شكايت در خصوص
موضوعي واحد مي توان حاكي از نارضايتي عمومي باشد
اگر فقط بازخورد مثبت
مي گيريد،احتملا همه حقايق
را به شما نمي گويند.
اگر مي خواهيد از كاركنان خود پاسخ هاي صريح و صادقانه
دريافت كنيد، صريح و صادقانه با آنها صحبت كنيد
يك منبع موثق درموردتصورات وبرداشت هاوجوددارد: گیرندگان پيام ها.
به اين نكته توجه داشته باشيد كه
كساني كه خوب ارتباط برقرار
مي كنند معمولا مديران خيلي
بهتري مي شوند.
شركت را به بهسازي كليه
انواع ارتباط تشويق كنيد.
هگام تلاش براي غلبه
برموانع طرف مقابل،
لحن انتقادين نداشته باشيد
تفاوت هاي فرهنگي
سبك هاي ارتباط كلامي م ارتباط از
طريق ايما و اشاره به اندازه سبك
آشپزي ملت ها متنوع است .در
مقايسه با اروپايي ها ، ساكت بودن
براي ژاپني ها و ساير اسيايي ها بسيار
راحت تر است . امريكايي ها ارتباط
از طريق تظاهرات ، شعار ، و كارهاي
نمايشي را دوست دارند . استراليايي ها
با صراحت لهجه خود باعث
رنجش ديگران مي شوند.
رسانه خود رابه دقت با پيام
مورد نظر هماهنگ كنيد
هر جا كه ممكن است
از تصاوير براي برقراري
ارتباط استفاده كنيد
هنگام ايستادن در
كنار ديگران يك
فاصله شخصي را رعايت كنيد
اگر دلشوره و نگراني
داريديك نفس آهسته
وعميق بكشيد تا آرام شويد
اگر نمي دانيد در خارج از كشور چگونه
رفتار كنيد از افراد محلي كمك بگيريد
مراقب باشيد چهره شما نا -خواسته
چهره خصمان نداشته باشيد
ابتدا متون داخل كتاب را علامت گذاري
وسپس يادداشت برداري كنيد
ياد داشت هاي خود را زماني كه هنوز مطالب
ثبت شده در ذهنتان تازه است مرور كنيد
نقشه ذهني را با استفاده از رنگ و
تصوير به يك اثر هنري زيبا تبديل كنيد
بگذاريد كاركنان از تلاش شما براي انتقال اطلاعات باخبر شويد
اگر برسر انتقال دادن يا ندادن اطلاعات به ديگران
بر سر دو راهي قرار داريد بهتر است گزينه دوم را انتخاب كنيد
زماني كه باز خورد مثبت مي دهيد دلايل
تعريف و تمجيد خود را بيان كنيد.
از قبل مواردي كه مي خواهيد راجع
به انها صحبت كنيد را به ترتيب بنويسيد
ارام و شمرده صحبت كنيد
هميشه لحن مودبانه و دوستانه داشته باشيد
هنگام صحبت لبخند بزنيد. چهره متبسم بر صداي
شما تاثير مي گذارد و طرف مقابل را به
دادن پاسخ مثبت ترغيب مي كند
به خاطر داشته باشيد جلسه خوب جلسه اي
است كه نتايجي را در بر داشته باشد
از كليه مدعوين بخواهيد با امادگي كامل به جلسه بيايند
تهيه و تدوين: مهدي ياراحمدي خراساني
