بالاخره پس از تبليغات و وعده‌هاي شركت ميكروسافت در زمينه رفع مشكلات و ساده‌سازي محيط كاربري، مجموعه‌اي جديد و توسعه يافته از نرم‌افزار Microsoft Office Project 2003 براي برنامه‌ريزي و مديريت پروژه و همچنين ارتباط سريع و مؤثر مؤلفه‌هاي اطلاعاتي پروژه، عرضه شد.
در اين مقاله، ابتدا جدول مقايسه‌اي براي ذكر خصوصيات كاملاً جديد و توسعه يافته ارائه شده، سپس به تشريح دو تغيير عمده در ارتباط با مباحث Change working time و Change high lighting بسنده شده است.
1 . تغييرات در زمينه تنظيمات پروژه
1-4. امكان پيگيري منابع انتشار تغييرات
امكان تعيين سريع و كشف عواملي كه بر تاريخ شروع و پايان فعاليت‌ها اثرگذار بوده‌اند.
2.تغييرات در زمينه ارائه اطلاعات پروژه در فرمت مناسب و تهيه گزارشات
3.تغييرات در زمينه پيگيري فعاليت‌ها و منابع وابسته
4.ديگر تغييرات
پيگيري آسان منابع ايجاد كننده براي ارتقاء در پاسخگويي به سؤالات توسط امكانات تهيه شده براي اين مهم كه همان Task Driversها مي‌باشد انجام مي‌پذيرد.
اين ابزار عبارتند از:
Task dependencies- Calendar constraints- Schedule date or vacation time
كاربر با كمك اين ابزار مي‌تواند زنجيره فاكتورهاي مؤثر را رو به سمت عقب تا رسيدن به ريشه تأخير پيگيري كند.
2-4. Undo/Redo
تجربه تست سناريوي جديد بازگشت به شرايط قبل با توسعه امكانات Undo و Redo در چند سطح متوالي، امكان ايجاد تجارب مختلفي را بر داده‌هاي پروژه فراهم كرده است، در صورت عدم حصول نتايج مطلوب، امكان بازگشت به شرايط قبلي در چند سطح نيز فراهم شده است. (what- if cenarios)
3-4. سهولت كنترل‌هاي مالي در پروژه
كنترل مالي پروژه توسط فيلد budget انجام مي‌شود. نوع جديدي از منابع به نام cost نيز براي پيش‌بيني و پيگيري هزينه‌هاي پروژه در نظر گرفته شده است. ديگر كارهاي جديد انجام شده در زمينه هزينه‌ها توسعه فيلدهايي نظير Cost code مي‌باشد كه در سيستم‌هاي حسابداري پروژه، استفاده مي‌شود.
تكنيك شرح تغييرات Highlighting و Interim plan در 2007
شفاف‌سازي و تفكيك تغييرات اعمال شده (تحميل شده) به ديگر فعاليت‌هاي وابسته برحسب تغيير يك فعاليت در نسخه جديد با عنوان Highlighting عرضه شده است. براي مثال در تصوير زير تغيير Duration فعاليت A از يك روز به دو روز و نحوه تأثير در تاريخ شروع و پايان ديگر فعاليت‌ها نشان داده شده است.
با وجود فوايد اين تكنيك، چند نكته قابل بررسي است:
– كاربر نمي‌داند آيا تغييرات از نوع تغييرات خوب يا از نوع تغييرات بد است؟
– با ايجاد تغييرات براي فعاليت، ديگر خطوط شفاف شده فعلي براي نمايش تغييرات متأثر از آن عوض مي‌شود.
– كاربر، سطح بزرگي و اهميت تغيير را نمي‌داند (از يك تغيير كوچك كه باعث تأثيرات بزرگ مي‌شود و يا يك تغيير بزرگ كه باعث تأثير كوچك مي‌شود)
خوشبختانه MSP 2007، توانمندي نمايش تأثيرات تغييرات را با استفاده از Interim plan دارا مي‌باشد.
Interim Plan، در واقع baseline ساده‌اي است كه تاريخ شروع و پايان فعاليت‌ها را در فيلدهاي تعريف شده Start1- Start 10 و finish1- finish 10 توسط كاربر، نگهداري مي‌كند (دسترسي به گزينه Interim plan از طريق:
Tools (menu) => Tracking (option) set baseline
فراهم مي‌شود).
با استفاده از تكنيك زير و با افزودن اين ستون‌ها به نماي اصلي، كاربر براحتي مي‌تواند تغييرات را ملاحظه و پيگيري كند.
در اين مثال از start 1 و finish 1 براي نگهداري تاريخ‌ها استفاده شده است.
حال با استفاده از مسير
Format (Menu)- Format bar styles (select)
تغييرات زير را ايجاد مي‌كنيم:
1. ابتدا Interim Plan را با رنگ Silver براي نمايش ميله‌هاي زماني start1 و finish1 به عنوان رنگ مرجع تعيين مي‌كنيم.
2. در گام دوم، ميله‌هاي زماني براي فعاليت‌هاي مؤخر شده را به رنگ قرمز تنظيم مي‌كنيم.
3. در گام سوم، ميله‌هاي زماني براي فعاليت‌هاي معطل شده به رنگ سبز تنظيم مي‌شوند.
همانطور كه در شكل C نمايش داده شده است.
هنگامي كه اين تنظيم با ترتيب گفته شده در شكل C انجام پذيرفت كاربر مي‌تواند تغييرات را در طرح اوليه ايجاد كند. در شكل D، كل Duration برابر 1 بوده است.
تغييرات اعمال شده براي فعاليت شماره 2 و شماره 7 به صورت كاملاً واضح قابل تفكيك است.
شرح تغييرات زمان كاري در MSP 2007
اعلام تغييرات زمان كاري در پروژه به واسطه تنظيم تقويم كاري پروژه انجام مي‌پذيرد. در نسخه اخير تغييرات نسبتاً زيادي نسبت به نسخه‌هاي قبلي ملاحظه مي‌شود.
جهت ورود به اين قسمت:
Tools (Menu)- change working time (select)
در اين مثال، كاربر اولين روز ژانويه را روز غيركاري اعلام كرده است. همانطور كه ملاحظه مي‌شود دو گزينه Exceptions و Work Weeks در زير تقويم در اين نسخه اضافه شده است.
كاربر در اولين ستون، مي‌تواند نامي مشخص براي روز معين شده ثبت كند. در اين مثال، New Year’s Day قابل ملاحظه است. اولين مزيت، قابليت راحتي پيگيري اين روز خاص توسط برنامه نويس در محيط VBA خواهد بود.
نكته دوم اين است كه كاربر، قابليت اعمال اين روز خاص را به صورت تكرارپذير نيز دارا مي‌باشد.
در مثال فوق مشاهده مي‌شود كه روز اول ژانويه براي 15 سال متوالي غيركاري اعلام شده است. كاربر مي‌تواند اين تغييرات را به‌طور مشابه به تاريخ ديگري (روز تقويم كاري) در اين تقويم اعمال كند. براي مثال، اولين دوشنبه ماه و يا سومين پنج شنبه‌اي كه قرار است تعطيلات در آن روز اتفاق بيافتد. اين گزينه، به صورت فهرست اعلام روزهاي تعطيل براي تكرار در دوره‌هاي زماني مشخص، كاربري دارد. بنابراين نياز به مرور روزها و ماه‌هاي تقويم (همانند نسخه‌هاي قبلي نرم‌افزار) را براي اعلام تعطيلات برطرف كرده است. بنابراين كاربر براحتي تمام روزهاي مورد نظر را در اين قسمت به نرم‌افزار اعلام مي‌كند.
منابع:
1. www.microsoft.com/Office/Microsoft
2. Microsoft Office Project Standard 2007 Product Overview- Project- Microsoft Office Online
*http://www.sanatekhodro.com/Template3/Article.aspx?AID=403#1110
