خلاصه كتاب: در آغاز:حال كه درصدد حركت به سوي سيستم هاي خودكار هستيد يا تمايل به بهبود وضع فعلي داريد در واقع ميخواهيد خود را با يگانه صنعتي درگير كنيد كه واژه ي ((مگافلوپ)) به صورت بخشي از زبان رسمي ان در امده است. ((مگافلوپ))در واقع واحد اندازه گيري سرعت پردازشگر است اما خيلي ساده هنگام اجراي يك پروزه خودكار سازي، سر كار شما به نوعي ديگر از((مگافلوپ))مي افتد نوعي كه ضرر زيان ان براي شما به مراتب بيشتر از نفغ ان ميباشد
استاد: دكتر مهدي ياراحمدي خراساني
گرد آورندگان:ميثم رامشك،حسن دلاور
نوشته:رابينت هاربور
ترجمه:مريم نظری
مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران
تهران 1380
فصل اول
در آغاز:حال كه درصدد حركت به سوي سيستم هاي خودكار هستيد يا تمايل به بهبود وضع فعلي داريد در واقع ميخواهيد خود را با يگانه صنعتي درگير كنيد كه واژه ي ((مگافلوپ)) به صورت بخشي از زبان رسمي ان در امده است. ((مگافلوپ))در واقع واحد اندازه گيري سرعت پردازشگر است اما خيلي ساده هنگام اجراي يك پروزه خودكار سازي، سر كار شما به نوعي ديگر از((مگافلوپ))مي افتد نوعي كه ضرر زيان ان براي شما به مراتب بيشتر از نفغ ان ميباشد
ضرورت:افراد بنا به علل متعدد تصميم ميگيرند سيستم هاي خود را خود كار كنند يا سيستم هاي خودكار خود را ارتقا بخشند به طور معمول هر تصميم اين چنيني احتمالا متاثر از شماري عامل _برخي دروني و برخي بيروني است در ميان علل كه كمتر پذيرفته شده اند ميتوان به اين موارد اشاره كرد:
چشم هم چشمي:ديگران سيستم راسانه اي دارند منهم يكي مانند همان ميخواهم.
شيفتگان فناوري:رايانه پديده جذاب و جالبي است برخي افراد در ابتدا از ان هراس دارند و برخي هم از همان روز اول شيفته ان ميشوند ولي تقريبا هركس در ميابد كه رايانه كارهايي كه قبلا عادي و روزمره ميريسيدند متنوع و مفيد مي سازد برخي هم متاسفانه چنان شيفته كار با يك سيستم رايانه اي ميشوند كه ان را جايگزين هدف اصلي شان ميشود
از جمله عوامل ديگر عبارت اند از:تغيير سازماني،تغييرات نيروي انساني،تغيير فني.
برنامه:در اين مرحله انچه هائز اهميت است جلب موافقت مديريت ارشد درباره حداقل اصولي است كه براي هر سيستم مدل بالا بايد لحاظ شودهدف از اين كار جلب نظر مديران ذيربط و تدوين مجموعه اي از هدف هاي توافق شده برا يپيش برد فعاليت هاست به منظور نيل به اين هدف لازم است خلاصه پيشنهاد به صورت مكتوب تهيه شود
بررسي:در اين مرحله بايد دو نوع تحليل انجام شود ابتدا براي اثبات اين نكته كه منافع حاصل از اين پروزه براي سازمان بيشتر از هزينه ان خواهد بود انجام شود به عنوان بخشي از اين كار احتمالا بايد برخي از روشهاي تجزيه و تحليل سيستم ها را روي سيستم موجود اجرا كرد تا از اين طريق بتوان انتظار خود را از سيستم جديد تعيين نمود.اگر فرد يا افرادي براي نگاش نرم افزار تعيين ميشوند لازم است تحليل خود را انجام دهند و اگر قرار است از بسته هاي نرم افزاري استفاده كنند چنين تحليل قبلا انجام شده و نيازي به اجراي تحليل ديگري نيست .
فصل دوم
هزينه و منافع:
اجازه دهيد ابتدا عمومي ترين كل تجزيه و تحليل را ملاحظه كنيم در اين روش بايد مشخص كنيم كه قرار است چه قدر هزينه براي اين پروزه شما صرف ميشود و منافع حاصل از چقدر ارزش دارد اگر منافع بيش از هزينه باشد اجراي پروزه به صرفه نميباشد.
قبل از ورود بيشتر به اين بحث بايد به اين نكته توجه كرد و انهم تفاوت تجزيه وتحليل و اثر بخشب هزينه ميباشد:تجزيه وتحليل هزينه ها را چنين تعريف ميكنيم
((مقايسه نظام مند هزينه هاي اجراي يك خدمت يا فعاليت و ارزش آن خدمت يا فعاليت با در نظر گرفتن تمام هزينه و منافع(مستقيم و غير مستقيم مالي و اجتماعي)
همين منبع تحليل اثر بخشي هزينه ها را چنين بيان ميكند
((روشي كه با آن بتوان:1)آرزانترين وسيله براي اجراي هدفي مشخص 2)حداكثر ارزش حاصل از هزينه صرف شده را به دست اورد))
تجزيه وتحليل هزينه:
براي اجراي تجزيه و تحليل هزينه به طور كلي ميتوان هزينه ها را به پنج حوزه اصلي تقسيم كرد:
سخت افزار،نرم افزار،هزينه كاركنان،ملزومات مصرفي،نگهداري و تعمير
برآورد منافع:
در اينجا به لب كلام كل كار ميرسيم برخي از منافع سرمايه گذاري در كتابخانه ها يا مراكز اطلاع رساني نامحسوس،يا در مقايسه با هزينه ها كمتر احساس ميشوندحوزه هاي اصلي كه ميتوان از انها منافعي را انتظار داشت عبارت اند از:
وقت كاركنان،بازيافت،بهبود خدمات
وقت كاركنان:اشكارترين حوزه براي صرفه جويي هاي محسوس ساعت كار كاركنان است كه به احتمال زياد به عنوان اولين درخواست مديران سازمان نيز مطرح ميشود
بازيافت:ميتوان انتظار داشت كه از لوازم و تجهيزات جاگزين شده مقدار معيني پول بازيافت شود هزينه ي فرايندهايي را كه براي مدت زيادي تداوم نخواهد داشت مانند تهيه فهرست برگه ها واجراي فرايند دسته اي روي سيتم هاي رايانه اي قديمي تر را محاسبه كرد و سود حاصل از انها را به سيستم جديد نسبت داد
بهبود خدمات:هر سيستم جديد رايانه اي موجب بهبود خدمت اطلاع رساني از طريق بازيابي بهتر اطلاعات دسترسي اسان تر كاربران ،كمترل هزينه وغيره ميشود
فصل سوم
تجزيه و تحليل سيستم ها:
تجزيه و تحليل سيستم ها بارها به مفهوم فعاليتي كاملا مرتبط با رايانه استنباط شده است اما در واقع شيوه اي است براي نگريستن به جهان و شناسايي سيستم هاي درون داد ، برون داد و هم چنين نحوه اي جريان منابع در اين سيستم.
ميزان جزئيات در تحليل هر سيستم با توجه به هدفي مه براي ان لحاظ ميشود بسيار متغير
است در يك سوي اين مقياس تحليلي بسيار كلي قرار دارد كه براي اين نوع يم نمودار فرايند نمونه در شكل شماره(1)نمايش داده شده است
اين فرايند براي خروج يك كتاب از ميز امانت نشان داده شده است
شكل (1)
فصل چهارم
سخت افزار و نرم افزار
پس از اجراي موفقت اميز تحليل ميتوانيد توجه خود را به انتخاب سيستم موجود معطوف كنيد
سخت افزار:
چنان چه خدمات شما بخشي از يك سازمان بزرگتر را شكل ميدهند اين احتمال زياد است كه مسئولان سازمان مادر در خصوص نوع سخت افزار،محل خريداري،و مسئولان اين كار سياستي داشته باشند حتي اگر ملزم به پيروي از تدابير وسياست هايي از اين قبيل نباشيد توصيه ميشود كه مطابق نوع رايانه و سيستم عاملي كه در سازمان مادر حرف اول را ميزند دست به انتخاب بزنيد تا بدين ترتيب ناسازگاري هاي نرم افزار يا تجهيزات،مانع دسترسي از راه دور كاربران به فهرست نشوند علاوه بر خود دستگاه بايد به دنبال ابزار و تجهيزات كمكي نيز بود اول از همه چاپگر.براي اغلب كاربردهاي اداري كه كتابخانه هم در اين حوزه جايي ميگيرند چاپگر ليزري انتخاب ميشود اين چاپگرها براي استفاده در هر شرايطي به اندازه كافب سريع وكم سر صدا هستند و هزينه خريد انها بسيار پايين است.
به منظور بهره گيري از امكانات جستوجوي درون خطي و شبكه و احتمالا ارسال و دريافت پيام از طريق دور نگار بايد يك مودم تهيه شود
بايد اگاه باشيد كه اگر مودمي به دستگاه متصل ميكنيد كه همه داده ها را دريافت و هم ارسال ميكند در واقع سيستم خود را در مقابل حملات مزاحيميني كه ممكن است بر روي ديسك شما ويروس قرار دهند يا به داده هاي شما حمله كنند اسيب پذير كرده ايد اگر دستگاه شما به شبكه متصل باشد احتمال اين خطر به تمامي افرادي كه به به شبكه دسترسي دارند گسترش ميابد . در صورتي كه كه استفاده مرتبي از شبكه نداشته باشيد ميتوانيد چنين امكاناتي را در مودم خود غير فعال كنيد
مجددا به اين نكته اشاره ميكنم سيستمي را انتخاب ميكنيد قرار است عاملي اساسي در موفقيت عملكرد شما در اينده باشد وچيزي به جزء يك سيستم اساسي در موفقيت عملكرد شما در اينده باشد وچيزي به جزء يك سيستم كاملا حرفه اي و پشتيباني شده براي اين كار كافي نيست.تنها در مواقعي ميتوان يك سيستم توليد شده در درون سازمان را پذيرفت كه به عنوان يك سيستم كاملا پشتيباني شده با سطوح عملكرد تضمين شده توسط بالاترين مقام مديريت به صورت كتبي تاييد شده باشد شخصا به چنين تعهدي ،حتي به فرض مهال هم كه ارائه شود شك دارم.
بسته اي را بخريد كه به صورت تجاري توليد شده است
با اقناع به كمك استدلال هاي مطرح شده در بخش پيشين ،بي ترديد اين گزينه را مي پسنديد. در تاييد اين شيوه ميتوان به اين نكات توجه كرد:
بايد از محصولي استفاده شود كه ازمون خود را پس داده باشد.
كليه امور توسعه و پشتيباني را شخص ثالثي انجام دهد كه بتوان به توافق هايي دست يافت كه به لحاظ قانوني لازم اجرا باشد
بايد بتوانيد به اساني سيستم خود را با فناوري به پيش ببريد و ان را ارتقا بخشيد
استدلال اصلي در مقابل اين شيوه اين است كه اين روش با پرداخت پول واقعي سروكار دارد نه هزينه هاي ذهني مانند وقت كاركنان.اگر اين مسئله مشكلي ايجاد ميكند ناگزير بايد به يكي از راهاي ديگر روي اوريد كه در بالا به انها اشاره شده است.براي تكميل اين كار بايد به تبليغات بسته هاي نرم افزاري كه در شماره هاي اخير نشريه هاي تخصصي درج شده اند مراجعه و از غرفه هاي عرضه محصولات نرم افزاري در نمايشگاه ها نيز بازديد كنيد اين حوزه،حوزه اي به سرعت در حال تغيير است و احتمالا از تاريخ انتشار اخرين ويرايش فهرستها ،مخصولات جديدي پديد امده باشد
قبل از ورود بيشتر به اين بحث به طور گذارا چند سطري را به بسته هاي نرم افزاري اختصاص ميدهيم با جستوجوي بيشتر در اين حوزه در ميابيم كه بسته هاي نرم افزاري به روش هاي گوناگوني دسته بندي شده اند كه برخي از انها از بقيه دسته بندي مفيد ترند يكي از راه هايي كه براي يافتن اين دسته بندي ها يافت نميشود دسته بندي بر اساس ميزان كاري است كه از ديد كاربر انجام ميدهند.تنوع زيادي در اين زمينه به چشم مي خورد .در يك سو بسته هايي هستند كه معادل رايانه اي يك صفحه كاغذ خالي و مجموعه ابزاري براي نگارش روي اين كاغذ را براي توليد نوع خروجي دل خواه شما فراهم ميسازند.
در طرف ديگر سيستم هايي هستند كه پس از زدن دوشاخه و روشن شدن دستگاه دستورالعمل هاي لازم را يكي پس از دنبال كرد
حد فاصل اين دو نوع سيستم هايي هستند كه قابليت هاي متنوعي به كاربر ميدهند تا بر انچه بر صفحه نمايش ظاهر ميشود و نحوه ي ارتباط بخش هاي گوناگون انها با يكديگر كنترل داشته باشد اگر مايليد سيستم شما در اين طيف جايي گيرد اين تصميم بعدي خواهد بود كه ناگزير بايد اتخاذ كنيد.
فصل پنجم
مدیریت پروژه:
با پشت سر گذاشتن مراحل انتخاب و تصویب سیستم مورد نظر،شناسایی نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری و سفارش انها برای سیستم؛نمیتوان مدعی شد که بخشی عمده ای از کار انجام شده است.بلکه تنها نخستین بخش از کل پروژه یعنی مرحله فراهم اوری به اتمام رسیده است.انچه اینک باید به ان پرداخته شود،مرحله اجرا است که میتوان ان را به منزله پروژه ای کاملا جدید و کامل تلقی کرد.
روشهای برنامه ریزی:
انواع روشهای برنامه ریزی وجود دارد که متناسب تربن انها برای نیازهای شما،به اندازه پروژه ای بستگی دارد که قرار است برای ان برنامه ریزی کنید.
برنامه ریزی وقایع عمده:
این شیوه مناسبترین روش برای پروژهای کوچکی است که در زمان نسبتا کوتاهی نیز پایان میابد این روش که روشی ساده واستفاده از ان اسان است به اماده کردن سیاهه ای از اقدامات یا فعالیتهای سرو کاردارد که برای پایان رساندن وظیفه ای خاص مورد نیاز هستند این سیاهه؛تاریخ مورد انتظار این فعالیت عمده را با ذکر اقامات مربوط به انها نشان میدهد نمونه ای از این بخش در شکل دو نشان داده شده است.
رویداد های مرتبط رویداد تاریخ
جلسه توجیهی درباری برنامه کاری
هماهنگ کردن تیم های پروژه
تقسیم وظایف میان تیم ها نشست کارکنان اول جولای
راه اندازی کابل شبکه
اموزش دسترسی به سیستم نصب سخت افزار پانزدهم جولای
تست نرم افزار نصب نرم افزار سی ام جولای
گزینش سابقه از دیسک گردان
تبدیل و پیاده سازی داده ها نصب دیسک گردان اول اگوست
تولید کارت های امانت گیرنده
صدور کارت های امانت گیرنده تحول نوشت افزار
جدید اول سپتامبر
مراسم افتتاحیه
سمینارهای اشنایی کاربران شروع به کار سیستم اکتبر
شکل 2 نمونه از روش برنامه ریزی
برنامه ریزی مایل استون:
این روش مشابه روش برنامه ریزی وقایع عمده است با این تفاوت که به جای سیاهه فعالیت ها بر اساس فواصل زمانه اب که مناسب به نظر میرسند شامل جدولی از تاریخ ثابت است که میزان پیشرفت کار در مقابل هر یک از این تاریخ درج شده است.
برنامه ریزی به روش نمودار میله ای
این شیوه که به «برنامه ریزی نمودار گانت» نیز معروف است . فعالیت های جداگانه را به شکل نوارهایی در مقابل مقیاس زمانی نشان می دهد. این روش برای پروژه ای با هر اندازه ، مناسب است و در حقیقت می توان در چند سطح –از نظر اجمالی به کل پروژه تا برنانه ریزی تک تک وظایف مورد استفاده قرار گیرد. این روش ، اطلاعات را به گونه ای عرضه می کند که برای اکثریت افراد ، به سادگی قابل فهم باشند. شکل (4) نمونه ی چنین نموداری را نشان می دهد؛ هر چند در عمل ، چنین نموداری می تواند در حد دلخواه پیچیده باشد . و در صورت تمایل با شرح و تفسیر به شکل رنگی تهیه شود ، با این حال نباید بدون دلیل آن را پیچیده کرد. چرا که برنامه های ساده را می توان آسان تر دنبال کرد و احتمالاً کارآیی بهتری خواهند داشت .
توجه داشته باشید که در برنامه های وقایع عمده و وقایع نما ، فعالیت هایی خاص در زمان های مخصوص ، بر ساختار برنامه حاکم اند ؛ اما برنامه های نمودار میله ای ، مدت زمان فعالیت های خاص را نشان می دهند.
برنامه ریزی شبکه ای :
در این روش با استفاده از نوعی نمودار جریان ، فعالیت های مورد نظر برای دست یابی اهداف نهایی دنبال می شوند. «تحلیل مسیر بحرانی» و «تکنیک بازنگری و ارزیابی برنامه» نمونه هایی از این نوع روش برنامه ریزی به حساب می آیند. برنامه ریزی شبکه ای می تواند تا حد بسیار بالایی از پیچیدگی گسترش یابد ، اما با توجه به مقدار تلاش مورد نیاز برای تولید و اجرای رضایت بخش چنین برنامه هایی ، بهره گیری از این روش تنها برای پروژه های بسیار پیچیده و وسیع باصرفه است .
با توجه به این توضیحات می توان دریافت که برنامه های «وقایع عمده» و «نمودار گانت» ، برای برنامه ریزی پروژه خودکارسازی معمولاً بهترین گرینه ها هستند.
برآورد :
هر چند قبلاً ملاحظه شد که این احتمال بسیار اندک است که برنامه اولیه ، با آنچه در عمل رخ می دهد ، مشابهت زیادی داشته باشد ، اما این به آن معنا نیست که فقط قادر به بیان حدس و گمان هایی برای زمان های مورد نیاز پروژه خود باشید . اگر بناست از برنامه به عنوان ابزاری برای مدیریت استفاده شود ، باید تا حد امکان به واقعیت نزدیک باشد .برای دست یابی به این مهم ،ناگزیر باید زمان ها و مقادیر گوناگونی را که باید صرف کار خودکارسازی شود ، برآورد کنید.
برخی از ابعاد برآورد-در مرحله زمان بندی انجام وظایف و در مرحله اماده سازی تجزیه و تحلیل سیستم ها – در فصل سوم مطرح شوند. همان مطالب می توانند در تعیین برخی زمان های تقریبی ، برای اجرای بخش های سیستم جدید مورد استفاده قرار گیرند. برای برخی از ابعاد برنامه شاید استفاده از برآوردهای مقایسه ای مبتنی بر تجربه کتابخانه های مشابهی که قبلاً همین فرایند را تجربه کرده اند ، ضروری و مطلوب باشد . جدا از ارتباط های خود شما ، شاید عرضه کننده ی سیستم هم بتواند از طریق ارائه تجارب خود یا مشتریان قبلی –که تمایل داشته اند این اطلاعات را به اشتراک بگذارند –به شما کمک کند.
تنها هنگامی که هیچ راهی وجود نداشته باشد به حدس و گمان متوسل شوید . برای قسمت هایی از کار ، دست یابی به اطلاعات مقدور نخواهد بود ؛ در این گونه موارد ناگزیر باید به «برآورد حدسی» متوسل شد. از جمله مواردی که ممکن است به «برآورد حدسی» منتهی شود ، زمانی است که بخواهید فهرست های جدید را از سوابق الکتریکی موجود –مثلاً از فایل های «یوکی مارک» یا دیسک فشرده ی بانک کتاب –استخراج کنید . مدت زمانی که برای این منظور صرف خواهد شد و بنابراین مدت زمانی که با پرهیز از تولید مجدد سوابق صرفه جویی خواهد شد ، به عواملی مانند میزان هم پوشانی موجودی شما با پایگاه اطلاعات مورد نظر ، یا تعداد سوابق موجودی که «شابک» دارند ، بستگی دارد . در صورتی که سابقه ها فاقد «شابک» باشند، باید مطمئن شوید که سوابق منتقل شده دقیقاً با موجودی شما مطابقت دارند که این کار خود مستلزم صرف وقت بیشتری نسبت به درون دهی مجدد آنهاست .
بکوشید فقط به حدس و گمان های خود بسنده نکنید. با افراد یا همکاران کتابخانه های دیگری که با این گونه وظایف مشکل ساز در ارتباط هستند ، مشورت کنید و سعی نمایید در مقوله ی مورد نظر ، روی حدسی منطقی با کیفیت مورد نیاز توافق کنید.
هر جا که امکان داشت از نمونه گیری تصادفی به عنوان مبنایی برای برآورد استفاده کنید . مثلاً درباره عملیات پیاده سازی که پیش تر به آنها اشاره شد؛ برای گزینش سوابق موجود باید درباره این که چه نسبتی از سابقه ها قابل پیاده سازی هستند ، بررسی لازم صورت پذیرد.
به خاطر داشته باشید که برای این کار نمونه باید اولاً واقعاً تصادفی و ثانیاً به اندازه ی کافی بزرگ و قابل تعمیم به کل جامعه باشد .
پس از تهیه نخستین پیش نویس برنامه خود ، برای تعیین معقول بودن مقیاس زمان کل ، آن را به دقت بررسی کنید. به روابط بخش های جداگانه نظر بیفکنید و زمانی را برای تأخیرها و برآوردهای نادرست در نظر بگیرید . هر چه انحراف از زمان های مقرر در برنامه ی اولیه بیشتر شود ، احتمال شکست در دست یابی به هدف ها بیشتر خواهد شد. از این رو باید زمانی را نیز برای انعطاف در هنگام بروز اشتباهات در نظر گرفت .
اجرا :
داشتن برنامه بدون بهره گیری از ابزاری برای بررسی میزان پیشرفت آن ، و نیز مقایسه ی این پیشرفت ها با برنامه ، چندان موثر نخواهد بود. حتی مهم تر از آن ، باید برای روزآوری برنامه ابزاری را در اختیار داشت و تغییراتی را که باید ، براساس تجربه اعمال کرد.
با فرض این که شغل را دست تنها انجام نمی دهید؛ توجیه سایر افرادی که درگیر کار هستند ، اهمیت دارند. آنان باید به روشنی بدانند که چه کاری باید انجام دهند ، کار خود را کی آغاز کنند و برای انجام هر وظیفه چه میزان وقت صرف نمایند . باید سیستمی برای بررسی های دوره ای ایجاد شود. خواه این سیستم به صورت جلسات رسمی یا مذاکرات منظم کم تر رسمی باشد تا افراد در آنها پیشرفت های کار و مشکلات را گزارش کنند. در صورتی که پروژه های بسیار بزرگ و بلند مدت را مدیریت می کنید ، سیستمی برای گزارش دهی مکتوب درباره ی پیشرفت کار ، می تواند مناسب باشد .
افراد باید در ارائه گزارش صادقانه ی پیشرفت کار خود ، احساس آزادی عمل کنند و بپذیرند که بهبودی و پیشرفت – با فرض این که دلایل خوبی برای این شکست وجود دارد-حاصل شکست است و به این ترتیب به جای مجازات و سرزنش ، برای زمان بندی مجدد برنامه ی کاری اقدام کنند. کارکنان باید در ارائه ی گزارش مشکلات مهم به هنگام بروز آنها نیز احساس آزادی عمل داشته باشند نه این که آنها را تا بررسی بعدی رها کنند.
هنگام بروز مشکلات باید بتوانید با استفاده از زمان های اضافی که از قبل در نظر گرفته اید ، به کارگیری منابع بیشتر ، یا – به عنوان آخرین راه حل افزایش کل زمان مقرر ، پروژه خود را تعدیل کنید.
با همه ی این ها ، لازم است در اولین فرصت ، پس از شناسایی مشکل و پیش از آن که این مشکل ، ابعاد دیگر برنامه را تهدید کند ، اقدام مناسب را به عمل آورید.
نشست های مربوط به گزارش پیشرفت کار می تواند برای مبادله دو طرفه اطلاعات –یعنی آگاه کردن کارکنان از پیشرفت کار ، و اقدامات انجام شده برای رفع مشکلاتی که قبلاً گزارش شده اند – مورد استفاده قرار گیرند.
نشست هایی از این قبیل و نیز نمایش گرافیکی پیشرفت پروژه ، می تواند عاملی مهم در ترغیب افراد به کار با یکدیگر برای رسیدن به هدفی مشترک به حساب آید. این امر به ویژه در بخش های خدمات مانند کتابخانه ها و واحدهای اطلاع رسانی صادق است که الگوی کار معمول آنها ، چرخه ای از تکرار مداوم و بدون هدفی نهایی و روشن است . ارزش داشتن هدفی برای نشانه گیری را نباید دست کم گرفت.
برای مطالعه ی عمیق تر در حوزه مدیریت پروژه ، «ییتس» مقدمه ی خوبی را ارائه می کند که حاوی نمونه های سودمندی از مستندسازی پروژه است .
فصل ششم
اجرا و پس از آن
رویه های اجرایی :
قبل از تکمیل مرحله ی اجرا ، لازم است رویه هایی برای عملیات سیستم جدید تهیه و ارائه شوند. این بخش از کار باید در برنامه ی پروژه لحاظ شود تا بتوان اطمینان یافت که با ورود یا عملیاتی شده هر بخش از سیستم جدید ، قبلاً نحوه اجرای آنها مشخص شده است و کارکنان مربوط نیز از نحوه انجام امور محوله خود به خوبی آگاه هستند.
توجه داشته باشید که مباحث این فصل به استفاده از سیستم آماده به کار اختصاص دارند نه نصب اولیه و کار تبدیل ، که پیش تر پیرامون آنها بحث شد.
ورود یک سیستم رایانه ای جدید –خواه جایگزین سیستم دستی ، خواه سیستم رایانه ای قبلی شده باشد باید با بررسی کامل رویه های عملیاتی در حوزه های فعالیت سیستم همراه باشد . برای اطمینان از عملیات موثر و بی وقفه به هنگام تغییر کارکنان ، لازم است رویه ها به گونه ای مستند شوند که اگر تمام کارکنان یک باره از دست بروند ، افراد جایگزین بتوانند نحوه ی کار سیستم را دریابند و استفاده از آن را ادامه دهند.
توجه داشته باشید که در این جا ما تنها درباره ی رویه های عملیاتی حوزه کار شما بحث می کنیم . سخت افزار و نرم افزاری با مستندات مخصوص به خود وارد می شوند که گویای نحوه ی قرار گرفتن تجهیزات در کنار یکدیگر و استفاده از برنامه های تهیه شده هستند. آنچه لازم است خود به آن بیافزایید ؛ توضیحی است درباره این که نحوه ی اجرای مخصوص به شما چگونه است ، نحوه استفاده از سیستم چگونه است ، چه کسی مسئول فعالیت های ویژه است و علت انتخاب این راه برای انجام امور چیست؟
به خاطر داشته باشید که برخلاف سیستم های دستی ، سرنخ های قابل مشاهده ی اندکی از خود سیستم درباره نحوه کار کردن آن به دست می آیند. فرد ناآشنایی که وارد این قسمت می شود ، با دستگاه های ساکتی مواجه خواهد شد که تنها در صورت طرح پرسش های صحیح با روش صحیح ، اطلاعاتی به وی ارائه خواهند کرد. این فرد اگر نتواند سئوالات درستی طرح کند؛ چگونه می تواند مسیر صحیح را بیابد ؟ (البته در برخی شرایط افراد ناآشنا نباید قادر به انجام چنین کاری در سیستم باشند که بعداً به این مقوله خواهیم پرداخت).
نخستین تصمیمی که ملزم به گرفتن آن هستید ، میزان پرداختن به جزئیات در مستندسازی است . مستندات می توانند به گونه ای تنظیم شوند که قابلیت ارائه راهنماهایی کلی را درباره ی نحوه ی اجرای فعالیت های مختلف داشته باشند (مثلاً :«اولین فردی که هر روز وارد می شود ، باید سیستم فهرست نویسی را راه اندازی کند») یا می توانند به تفصیل و با جزئیات بیشتری نوشته شوند(مثلاً : «دو شاخه را بزنید ، رایانه را روشن کنید ، وقتی رایانه روشن شد.»). مانند بسیاری از چیزها ، رعایت اعتدال و میانه روی در این مورد نیز احتمالاً ضروری باشد . دستنامه ای سودمند است که بتواند جزئیات کافی را برای انجام کار ارائه دهد. چرا که پرداختن به جزئیات بیش از حد ، افراد را از به کارگیری دستنامه منصرف می کندو بر بار مسئولیت اداری آینده به شدت می افزاید زیرا چنین دستنامه هایی به اصلاح و تجدید نظر دائمی نیاز خواهند داشت .
عامل دیگری که ناظر بر میزان جزئیات است ، وجود رویه های تضمین کیفیتی است که در سازمان شما اعمال می شوند. اگر از شما بخواهند که عیناً مطابق رویه های مستند شده عمل کنید، اجرای دقیق این رویه ها زندگی را بسیار دشوار و پیچیده می کنند و حتی ممکن است آبروی شغلی شما را به خطر بیاندازند . حفظ تعادل و توازن صحیح باید بر محور قضاوت شما در شرایط خاص خودتان باشد که احتمالاً تنها در پرتو تجربه حاصل می شود.
از جمله ابزار موثر برای کاهش حجم دستورالعمل ها ، استفاده از فنون رسم نمودار جریان کار است که در فصل سوم درباره آنها بحث شد . به ویژه برای وظایف تکراری ، اغلب امکان تهیه نمودار جریانی که بتواند تا رسیدن به هدف ها گام به گام دنبال شود ، وجود دارد . شکل (5) کاربرد این عمل را در رویه ی افزودن یک امانت گیرنده ی جدید به یک سیستم امانت نشان می دهد. چنین نمودارهایی می توانند به عنوان حافظه های کمکی کارکنانی باشند که وظایف را گاه گاهی انجام می دهند ، اما در صورت نبود توضیحاتی مشروح به صورت کتبی یا شفاهی ، نمی توانند برای اجرای این وظایف روی پای خود بایستند.
پس از تکمیل دستورالعمل ها ، باید نسخه هایی از آنها تهیه و در میان کارکنان توزیع شوند به طوری که تمام کارکنان به نسخه ای که از آن خودشان یا واحدشان در کتابخانه باشد ، به سهولت دسترسی داشته باشند . پس از توزیع دستورالعمل ها ، باید براساس رویه ای معین ، فرد مشخصی ، برای روزآوری و اصلاح مستندات تعیین شود تا بتوان از ضمیمه شدن چنین اصلاحیه هایی به تمام نسخه ها اطمینان حاصل کرد.
داشتن نسخه های متفاوت از دستورالعمل ها که از نظر محتوا متفاوت و حتی بدتر نقض کننده یکدیگر باشند زمینه ی مساعدی را برای گرفتاری های آینده فراهم می آورند.
آموزش :
اعتماد به مستندسازی از نوعی که در بحث پیشین به آن اشاره شد ؛ برای اطمینان از این که کارکنان وظایف خود را به درستی انجام می دهند ، اشتباه است . کلیه وظایف جدید ، باید توسط مدیران و مسئولان ارشد ذی ربط با ارائه رویه هایی مستند به عنوان یک مرجع پشتیبان ، تشریح و تبیین شوند. هیچ گونه مستندسازی ای ، صرف نظر از میزان خوب و مشروح بودن آن ، هرگز نمی تواند جانشینی مناسب برای آموزش به حساب آید.
به طور کلی آموزش های مربوط به آشنایی با سیستم جدید رایانه ای ، به دو بخش تقسیم می شوند:
آموزش استفاده از سیستم:
این آموزش باید توسط عرضه کنندگان سیستم در محل کار افراد یا با استفاده از تسهیلات آموزشی در محل شرکت ارائه شود. در این میان ، برگزاری آموزش در محل کار افراد ، به دلیل پوشش تعداد بیشتری از کارکنان در کلیه سطوح ، مرجح است . آموزش خارج از سازمان به لحاظ هزینه بر بودن ، به کارکنان ارشدی محدود می شود که به نوبه خود باید مهارت های خود را در دوره های داخلی به دیگران منتقل کنند. این روش ریسک انتقال مطالب نادرست یا درک ناقص را به همراه دارد.
آموزش رویه های جدید :
ورود یک سیستم خودکار به منزله بروز مجموعه ای از تغییرات اجتناب ناپذیر در نحوه کار روزانه است . به این دلیل کارکنان باید درباره ی نحوه ی کار سیستم جدید و تاثیر آن بر شغلشان ، آموزش های لازم را ببینند.
اگر کار با رایانه برای برخی از کارکنان تازگی دارد ، باید برای آگاهی آنها آموزش هایی ارائه شوند که به واژگان و کلیات کار رایانه می پردازند. در صورت امکان ، لازم است جلسات کار عملی با استفاده از سوابق ساختگی به عنوان بخشی از فرآیند آموزش مدنظر قرار گیرند و کارکنان از جایی که می توانند برای رفع اشکالات احتمالی خود به آن مراجعه کنند و هرگونه تسهیلات کمکی که عرضه کننده سیستم ارائه می کند ، آگاه شوند.
در نظر گرفتن بخشی از برنامه ی آموزش برای آگاهی افراد از نحوه ی برخورد با مشکلات به هنگام کار با سیستم ، از اهمیت به سزایی برخوردار است . مثلاً در صورت خراب شدن سخت افزار یا نرم افزار که اجتناب ناپذیر است ، انجام هر عمل اصلاحی نادرست ممکن است بر بار مشکل بیافزاید . اگر در این گونه مواقع برای رفع مشکل باید با میز کمک یا متخصصان پشتیبان سیستم تماس گرفته شود ، یا در صورتی که ناگزیر باشند علاوه بر اصل مشکل ، نتایج آزمایش و خطاهایی را که با بیان «ببینم این دستور چه کار می کند؟ » پدید آمده اند ، حل کنند ؛ کار آنها تا حد چشم گیری پیچیده تر و مشکل تر خواهد شد.
همیشه مطمئن تر آن است که در چنین موقعیت هایی به کارکنان درباره ی اقدام های مثبتی که باید انجام دهند-مثلاً بوت کردن مجدد سیستم –به جای اقدام های منفی ، آموزش داده شود چرا که اگر آموزش هایی از این نوع که «هرگز به علامت قرمز دست نزنید» داده شود، در مواقع بروز مشکل و عطش بیشتر برای حل فوری آن ، کارکنان از این نظر تحت فشار قرار گرفته و احتمالاً برخی از آنها تنها موردی را که به خاطر خواهد آورند«علامت قرمز» است و حدس بزنید پس از آن چه خواهد شد!
آگاهی کارکنان از استانداردهای عملکرد ، باید به عنوان بخشی از کل فرایند آموزش و توسعه مدنظر قرار گیرد . این استانداردها باید کمیت و کیفیت کلیه ی عملیات را پوشش دهند. صحت ، عاملی اساسی در سیستم های بازیابی رایانه ای محسوب می شود. با آن که در بیشتر سیستم ها امکان کنترل داده های ورودی در فیلدهای مهم تعبیه شده است . در نقشی که کارکنان در صحت مورد انتظار تمامی جنبه های عملیات سیستم ایفا می کنند ، شکی نیست . برای کسب ازاطمینان از رعایت استانداردها ، باید روشی برای کنترل نرخ خطا و درگیری روند آن برقرار شود.
در فصل سوم اشاره شد که ورود یک سیستم رایانه ای می تواند فرصت مناسبی برای بازنگری شرح شغل ها قلمداد شود. هر چند بیشتر نمایش های گرافیکی سیستم های رایانه ای ، در ارائه ی آنها ناموفق به نظر می رسند ، اما کاربران سیستم ها، اساسی ترین عوامل تعیین کننده عملکرد مطلوب آنها به حساب می آیند. در این جا بیش از این کاری نمی توان انجام داد جز این که مجدداً بر اهمیت طرح ریزی شغلی و درگیری کارکنان در تمام فرایند تاکید ، و توصیه شود این عوامل را حتماً مدنظر قرار دهید.
امنیت فیزیکی :
از میان پرسش هایی که رویه های عملیاتی شما باید پاسخ گوی آنها باشند ، نکات مربوط به امنیت سیستم است . امنیت فیزیکی نصب ، احتمالاً جزو مسئولیت های سازمان متبوع کتابخانه یا فردی باشد که مسئول امنیت ساختمان است ؛ با این حال فرض را بر این حالت نمی توان گذاشت مدیر سیستم باید از این نکته اطمینان حاصل کند که هر کس با سیستم سروکار پیدا می کند ، مسئول امنیت سیستم را می شناسد و کلیه کارکنان از مقررات و رویه های قابل استفاده در تجهیزات فن آوری اطلاعات ، آگاهی دارند. این امر به ویژه زمانی مصداق پیدا می کند که تجهیزات قابل حمل مانند مودم ها یا رایانه های کیفی در کار باشند . «الیسون» و «پریچارد» راهنمای بسیار سودمندی درباره ملاحظات امنیتی فراهم آورده اند که برگیرنده امنیت داده ای و فیزیکی است .
خرابی های سیستم :
خرابی بخشی از سیستم – مانند تجهیزات ، نرم افزار یا برق – همواره امکان پذیر است . اگر چنین خرابی هایی رخ دهد ، احتمالاً بر داده های سیستم تاثیر خواهند گذاشت . در بیشتر مواقع ، این مسئله فقط گریبان گیر سابقه ها و نمایه هایی می شود که در زمان خراب شدن سیستم ، باز یا فعال اند ، هر چند در برخی موارد ، خرابی ها ممکن است منجر به تخریب دیسک ها و در نتیجه از دست دادن تمام یا بخشی از داده های موجود در قسمت های آسیب دیده شوند. برای پیش گیری از این مسئله ، وجود رویه ای بسیار دقیق برای تهیه ی نسخه پشتیبان از داده ها الزامی است .
به عنوان یک اصل کلی ، هر مرحله که مستلزم اعمال تغییراتی در داده های موجود در سیستم رایانه ای است ، نباید تا قبل از تهیه نسخه پشتیبان مرحله ی قبل ، آغاز شود. در این جا هر «مرحله» بسته به این دارد که سیستم هر چند وقت یک بار مورد استفاده قرار می گیرد. برای یک سیستم مدیریت کتابخانه احتمالاً دو مرحله در پایان یک روز کاری است ، یعنی از زمان آغاز به کار تا زمانی که سیستم خاموش می شود. در خدمت شلوغ با تراکنش زیاد ، بهتر است نسخه های پشتیبان ، در دفعات بیشتر تهیه شوند.
فاصله ی زمانی دقیق تهیه نسخه پشتیبان بسته به نظر مدیر سیستم دارد . اما عموماً حجم تراکنش ها (و در نتیجه زمان احتمالی برای بازیافت داده های از دست رفته) به قابلیت اعتماد سیستم بستگی دارند.
بر هر مبنایی که درباره ی تعداد دفعات تهیه نسخه پشتیبان تصمیم گرفته شود ، عادت به تهیه آن در کلیه اپراتورهای سیستم ، بسیار حائز اهمیت است ؛ چرا که عدم ذخیره سازی منظم ، ممکن است منجر به از دست رفتن کامل برخی از داده ها شود و بدتر از آن ، حتی ممکن است قادر به شناسایی نوع اطلاعات از دست رفته هم نباشید که این امر پیامدهای زیان بار بالقوه ای برای خدمت و مدیران در پی خواهد داشت .
جنبه ی مثبت این مجموعه هشدارهای سنگین این است که تهیه نسخه های پشتیبان ؛ عمدتاً رویه هایی ساده هستند که صرف فقط چند دقیقه برای آنها کافی است و تنها باید اطمیتان حاصل شود که کسی عملاً این رویه را انجام می دهد و [سابقه ای از ] انجام آن و نوارهای مغناطیسی یا دیسک های استفاده شده را یادداشت می کند.
برای مقاصد پشتیبانی ، باید مقدار مناسبی از نوارها و دیسک ها نگهداری و به گونه ای دسته بندی شوند که بتوان با نگاهی گذرا آنها را از یکدیگر تمیز داد. در این جا «مناسب» به این مفهوم است که بتوان کلیه نسخه های پشتیبان را ظرف یک هفته با سهولت بر روی نوارهای جداگانه (مثلاً یک مجموعه برای شنبه ، یک مجموعه برای یکشنبه ، و…) ذخیره کرد. اگر تعداد کمی [نوار یا دیسک] در هر نوبت مورد استفاده قرار گیرد(مثلاً نوار شماره 1 برای دوشنبه و مجدداً برای چهارشنبه و…) این خطر مهم وجود دارد که برخی از اشتباهات تا قبل از استفاده مجدد نوار پشتیبان مربوطه کشف نشوند. صرفه جویی در تعداد یا کیفیت نوارهای پشتیبان ، احتمالاً موید یک خطای اقتصادی است .
به هنگام برنامه ریزی در خصوص راهبرد تهیه نسخه های پشتیبان خود ، به خاطر داشته باشید که تهیه نسخه پشتیبان برای کلیه فایل ها همیشه ضروری نیست . مثلاً لازم نیست از فایل های برنامه ، نسخه پشتیبان تهیه شود ، چرا که این فایل ها تغییر نمی کنند و در هر شرایطی ، نسخه های پشتیبان آنها که به هنگام نصب تهیه شده اند ، را در اختیار خواهند بود. رویه های تهیه نسخه پشتیبان را می توان به گونه ای نوشت که فقط مجموعه هایی ویژه از فایل ها – مثلاً در دایرکتوری های خاص ، با زیر نوشت های خاص ، فقط فایل هایی که از یک تاریخ خاص تغییر کرده اند و غیره – را پوشش دهند.
راهبردی برگزینید که اطمینان دهد تمام فایل های مرتبط ، بدون اتلاف وقت و بدون نیاز به ذخیره سازی فایل های دست نخورده ، پوشش داده می شوند و در صورت نیاز ، امکان بازگرداندن مجدد کامل و سریع آنها وجود دارد .برای مثال ، نسخه های پشتیبانی که تنها شامل فایل هایی هستند که از یک تاریخ خاص تغییر کرده اند ؛ می توانند برخی رویه های پیچیده را برای بازگرداندن مجدد، به دنبال داشته باشند.
سازمان دهی دقیق دایرکتوری های دیسک شما – مثلاً گروه بندی تمام فایل های حاوی داده در یک دایرکتوری و فایل های حاوی برنامه ها در دایرکتوری دیگر – می تواند رویه های تهیه نسخه ی پشتیبان را به میزان قایل ملاحظه ای تسهیل کند.
درمرحله نخست و گاهی هم بعد ، برای اطمینان از درستی رویه ها ، باید اطلاعات نسخه ی پشتیبان را مجدداً بازگرداند. و در صورتی که ظرف چند هفته ی گذشته ، با خوش خیالی مشغول تهیه نسخه پشتیبان روی نوارهای معیوب بوده اید را تشخیص و از آن پیش گیری کنید! در تمام موارد برای اطمینان از تداوم اعتماد باید رسانه ی نسخه پشتیبان ، به صورت دوره ای تعویض شود.
پس از تهیه ی فایل های پشتیبان ، باید دید کجا می توان آنها را نگهداری کرد؟ مسلماً در یک ساختمان دیگر بهتر است . یکی ازاهداف نسخه های پشتیبان ، در دست داشتن نسخه ای از سوابق ، هنگام وقوع سوانح است . قدر مسلم اگر کتابخانه و تمام موجودی آن دچار حریق شوند ، داشتن نسخه ی پشتیبان از فهرست [موجودی] کتابخانه تا حدی آرامش بخش خواهد بود.هر چند اگر در چنین شرایطی بخواهید هر بخش از مجموعه را بازسازی کنید ، یک نسخه ی پشتیبان از فهرست برای شروع ، ابزاری بی ارزش به حساب می آید.حال تصور کنید اگر تمام نسخه های پشتیبان در همان اتاقی نگهداری می شدند که رایانه و مخزن [کتابخانه] قرار داشت ، در آن صورت به چه بدبختی عظیمی دچار شده بودید!
دسترسی به سیستم:
پیش تر در این فصل ، به امکان دسترسی افراد ناخوانده به سیستم شما اشاره شد. راه آشکار برای جلوگیری از این امر استفاده از کلمات عبور برای دسترسی به سیستم است . امروزه کم تر سیستم هایی را می توان یافت که برخی از اشکال کلمه ی عبور را برای حفاظت فراهم نکنند.
کسانی که این روش را توصیه می کنند ، طرف دار استفاده از رشته های بدون معنایی از کاراکترها هستند که هیچ کس نتواند آنها را حدس بزند ، و در مقابل ، نسبت به استفاده از اولین چیزهایی که به ذهن خطور می کنند مانند نام افراد ،گروهی از سرواژه ها و مانند آنها –هشدار می دهند. بسیاری از افرادی که این نصیحت را می شنوند ، آن را نادیده می گیرند. در این جا تمام آنچه می توانم بگویم این است که توصیه ، توصیه ای منطقی و صحیح اگر فرض کنیم که برنامه تقطیع یک کلمه ی عبور قادر است ده هزار (10000) واژه را در یک دقیقه تقطیع کند(که فرضی غیر منطقی هم نیست) بدین ترتیب کلمه ی عبور 4 کاراکتری که از حروف الفبا تشکیل شده ، ظرف یک دقیقه شکسته خواهد شد. اگر کلمه ی عبور مشابهی از حروف بزرگ و کوچک تشکیل شده باشد ، زمان کشف آن به دو ساعت و نیم افزایش می یابد . در صورتی که ترکیبی از حروف ، اعداد و کاراکترهای بی معنای «اسکی» استفاده شود، این زمان به چهار روز افزایش می یابد . کشف یک کلمه ی عبور هشت کاراکتری با ترکیب اخیر ، هزاران سال به طول خواهد انجامید . همان گونه که مشاهده کردید ، امنیت کلمه ی عبور می تواند بسیار بالا باشد –متاسفانه افراد در به خاطر آوردن رشته هایی از کاراکترهای بی معنا توانایی خوبی ندارند و احتمالاً یادداشت هایی از آنها را نزد خود نگهداری می کنند که به محض افتادن در دست های ناشایست ، زمان کشف آن می تواند تا حد زیادی کاهش یابد . در این صورت ناگزیر مجدداً باید متناسب با شرایط خاص خود برای انتخاب [یک کلمه ی عبور] –اما حداقل انتخابی همراه با آگاهی از خطرات موجود-اقدام کنند.
حق مولف :
به عنوان مدیر مسئول نصب سیستم رایانه ای ، باید به بخش هایی از قانون حق مولف درباره ی پیاده سازی داده ها از دیگر منابع و استفاده از آنها به عنوان بخشی از سیستم یا خدمات خود آگاه باشید . هر عملی که شامل بهره برداری از داده های پیاده شده باشد ، باید به صورت دقیق ، از نظر الزامات قانون حقوق مولف بررسی شود .«وال» پوشش خوبی از موضوعات مرتبط با این مسئله را ارائه داده است .
هنگامی که نرم افزاری را برای نصب بر روی دستگاه خود انتخاب می کنید (و حتماً برای این کار وسوسه می شوید) باید اطمینان حاصل نمایید که فقط نرم افزار اصلی را خریده یا اجازه استفاده ی آن را از سازنده اش گرفته اید . بسیاری از سازمان ها سیاسی رسمی در این زمینه دارند ، به این نحو که فقط از نرم افزارهای مجاز در سیستم های رایانه ای خود استفاده می کنند و در صورتی که نرم افزاری تصویب نشده توسط کارمندی وارد [سازمان] شود، آن کار را خطایی جدی و مستوجب تنبیه می دانند.
اگر سازمان شما فاقد چنین سیاستی است ، ارزش آن را دارد که برای سیستم های تحت کنترل خود چنین سیاستی را در پیش بگیرید . جدا از ملاحظات حقوقی و اخلاقی ، دیسک هایی که اصل بودن آنها محل شک است ، منبع کاملاً شناخته شده ی ویروس ها هستند.
حفاظت داده ها :
مقررات حفاظت داده ها ، ناظر بر کنترل استفاده های ممکن از داده های شخصی است که در سیستم های رایانه ای نگهداری می شوند. «داده های شخصی» ، داده هایی هستند درباره ی هر شخص زنده ی قابل شناسایی و بنابراین فهرست های کتابخانه ، سوابق امانت گیرندگان ، و دیگر پایگاه های اطلاعات کتابخانه که شامل مشخصات افراد زنده هستند ، در این طیف جای می گیرند. تمام استفاده هایی که از چنین داده هایی به عمل می آید ، باید توسط مامور حفاظت داده ها ثبت و مطابق اصول حفاظت داده ها به کار گرفته شوند. «البرا» راهنمایی را در خصوص قانون 1984 مطرح کرده است ، اما این حوزه از قانون در حال توسعه است و به مدیران سیستم توصیه می شود که خود را با تغییراتی که در آن صورت می گیرد ، هماهنگ کنند.
ایمنی و سلامت :
وارد کردن رایانه ها به محیط کار ، تنها به معنای انباشتن دستگاه ها بر روی میزهای کار و رها کردن کارکنان برای کار با آنها به بهترین نحوی که می توانند ، نیست . باید از قرار گرفتن نمایش گرها در وضعیتی دور از تابش شدید نور و نیز قرار گرفتن صفحه کلیدها و صندلی ها به گونه ای که حداقل فشار روحی و ناراحتی را برای کارکنان پدید آورند ، اطمینان حاصل کرد.
ترس از احتمال آسیب های ناشی از تشعشع ، بارها مطرح شده و این امر برای زنان باردار از اهمیتی ویژه برخوردار است . اگر از مقررات رسمی پیروی شود، احتمالاً دلیل اندکی برای ترس از چنین خطری وجود دارد ، اما اگر فردی از این خطر یا دیگر مخاطراتی که سلامت را تهدید می کنند واقعاً نگران باشد بهتر است این نگرانی ها را درک کنید و با نگرانی های آنان تا حد امکان مدارا کنید. نادرست پنداشتن این نگرانی ها تنها موجب عملکرد کاری ضعیف و احتمالاً مشکلات دیگر در روابط صنعتی خواهد شد.
راهنمایی در خصوص مقررات جاری از «اچ اس ئی» قابل دسترس است. مطالب زمینه ای و عمومی تر را نیز می توان از «سازمان بهداشت جهانی» و «اداره ی بین المللی کار» تهیه کرد.
و در پایان …
پس از اتمام این فرایند کامل و نصب سیستم و به کارگیری آن ، چه باید کرد؟برنامه ریزی برای سیستم بعدی را آغاز کنید: دنیای رایانه ها و فناوری های اطلاعات هرگز متوقف نشده است و گام های تغییر با شتاب ادامه دارند. بنابراین سیستمی که در حال حاضر در دست است ، هر قدر هم که مطلوب باشد ، در زمانی نه چندان دور از رده خارج خواهد شد.
برای پیش بینی و آمادگی در مقابل این مسئله ، باید عملکرد سیستم جدید را ردگیری کنید و ببینید آیا انتظارات را برآورده می سازد یا خیر ؟ در صورت منفی بودن پاسخ ، باید با عرضه کنندگان سیستم گفت و گو کنید تا معلوم شود که آنان در این باره در صدد اجرای چه کارهایی هستند. هر چند جدا از این مراقبت های کوتاه مدت ، باید دائماً عملکردها را ارزیابی ، و راه های بهبود آنها را جست و جو کنید. البته علاوه بر این ، باید پیوسته به آنچه در دنیای رو به رشد رایانه ها رخ می دهد ، توجه داشته باشید و تحولات جدیدی را که ممکن است در توسعه بعدی سیستم موجود اعمال شوند ، مدنظر قرار دهید. اگر بتوانید این فرایند را حتی در سطحی نسبتاً پایین حفظ کنید ، به هنگام تعویض سیستم موجود و آغاز مجدد کل فرایند ، آمادگی بیشتری خواهید داشت .
هر اتفاقی که رخ دهد ، احتمالاً بسیار سرگرم کننده خواهد بود؛ در غیر این صورت –حداقل در برخی از مواقع –احتمالاً کاری اشتباه انجام می شود. پس از مطالعه ی این کتاب ، امید است که این اشتباه ها و راه حل آنها را بیابید و از این رهگذر ،پروژه شما از وضع نامناسب به وضعیتی مناسب بدل شود.
