مدیریت اطلاعات

سیستم های کامپیوتری: اصطلاح سیستمهای کامپیوتری اشاره می کند به کامپیوتر های متصل با یکدیگر در شبکه داخل یک سازمان ، در زمانهای گوناگون و به نام ، دفتر کار الکترونیکی ، سیستمهای اتوماسیون اداری ، غیره و غیره این سیستم ها انجام وظایفی  مانند ضبط اولیه ، ذخیره سازی و بازیابی سوابق، ژن،سهمیه از فاکتور ها ، بیانیه ها و حفظ و مراقبت از امور مالی ، پردازش کلمه برای نسلی از نامه ها ، یادداشتها و گزارش ها ، پست الکترونیکی ، امکانات دفتر خاطرات الکترونیکی اساسی ، پیش بینی های مالی ، برنامه ریزی استراتژیک و بلند مدت و غیره و غیره ….می توانند انجام دهند .

سیستم های کامپیوتری نیز می تواند مراجعه کنند به سیستم های شبکه در یک شبکه محلی و یا شبکه جهانی .
در واقع مایکل نوتن  احساس می کند که توسعه سیستم های مدرن نیاز همه جانبه دارد به :
در حال حاضر چیزی به عنوان یک سیستم اتوماسیون اداری در انزوا وجود ندارد …. [این]  به این دلیل است که کامپیوتر های پردازنده مرکزی برای انتقال بر روی شبکه با هم  مرتبط هستند .(نوتن 1988)
به طور خاص او ارزش افزوده شبکه را  به عنوان بخشی از سیستم های کامپیوتری  می بیند .
شخص ثالث اقدام به خرید حامل در ارزش افزوده شبکه می کند ،  که این ، خدمات پایه و ارزش افزوده ایجاد میکند.
به عنوان مثال، ICL / INS خطوط اجاره از بریتیش تلکام و نرم افزار تبادل الکترونیکی در یک سیستم به نام TRADANET    می باشد .
که این تولید کنندگان و خرده فروشان، بیمارستان ها و شرکت های شیمیایی را به همین ترتیب به ارتباط با یکدیگر در یک روش استاندارد قادر می سازد .
نمونه های دیگر از ارزش افزوده  شبکه ها : پیام های الکترونیکی، سیستم ها  با زنگ هشدار و سیستم های ویدیویی هستند .
25% از هزینه های کل شرکت های تولیدی، اغلب در سربار و تقریبا نیمی از این با دستکاری رویداده است. مبادله پیام های الکترونیکی (ای دی آی) تقریبا و در مجموع با دقت است .
اطلاعات از یک کامپیوتر به شبکه و به کامپیوتردیگر ، مشتری و یا منبع خود را در یک راه استاندارد شده می برد.این دقت کامل در دستیابی به صرفه جویی در قوانین و مقررات – هزینه های سربار حیرت انگیز است.
پردازش اسناد کتابچه راهنمای کاربر گران است ، 50 درصد از ، تماس های تلفنی و نامه ها  با سرپرست یا مسئول اغلب
یک خطا در  آن وجود دارد .
در سیستم EDI کل عمل کامپیوتری به کامپیوتر دیگر بستگی دارد .
استفاده از ارزش افزوده شبکه دارای یک اثر جغرافیایی عجیب و غریب در بازار است.
شرکتها هم اکنون می توانند سفارشات خود را در اسکاتلند و فرانسه  به راحتی انجام دهند حتی اگر آنها در لندن قرار داشته باشند .
سفارشات  شما از عامل خود در آمریکا زمانی موثر است که  به رقیب خود در امریکا بتوانید پاسخ دهید.
از  زمان به تاخیرانداختن  منطقه برای  دعوت کاملا استاندارد به مناقصه و صورتحساب استاندارد باید  اجتناب شود.
حمل و نقل اثرات عجیب و غریب در سهم بازار دارد .
اگر شما به سرعت روی حمل و نقل در چند سال آینده احتیاج دارید نیاز نیست در مورد اثر آنها بر روی کسب و کار خود نگران باشید چیزی که به احتمال زیاد من پیشنهاد میکنم این است که شما از کسب و کار خارج شوید .
آخرین بیانیه نوتن تاکید بر اهمیت اساسی در گسترش سیستم های کامپیوتری دارد .
بنابر این وظیفه بر دو بخش  است که  اولا به دانستن آنچه که ما از چنین سیستم هایی میخواهیم و چگونه بدست آوردن آن است ، در مرحله دوم و شاید مهمتر از آن چگونگی مسئولیت رسیدگی به جنبه های انسانی و بشری از سرمایه گذاری است .
در حال حاضر پیشرفت در هوش مصنوعی و حتی سیستمهای حرفه ای اینجا را نمیتوان لمس کرد .
این گسترش امکانات و فرصت ها را برای مزیت رقابتی بیشتر و پیچیده تر میکند. این ها شامل جزئیات بیشتری است که در فصل بعد در نظر گرفته شده .
این فن آوری ها، پیشرفت ها و تغییرات آنقدر بزرگ هستند که این امر می تواند در بر گرفتن  آنها را در یک کتاب  مشکل سازد و در واقع، حتی قبل از آن که  منتشر شود، به احتمال زیاد جزئیات فنی آن از تاریخ گذشته است  .
برای کسانی از شما که به ردیابی تحولات بسیار سریع در این منطقه علاقه مند هستند ، من این کتاب راکه تاریخچه ای از ایستگاه های کاری شخصی می باشد را توصیه میکنم  .
این کتابی است که از یک جلسه در پالو آلتو در سال 1986 که در آن شرکت کنندگان روندهایی در استراتژی های سخت افزار کامپیوتر، سیستم های نرم افزاری، شبکه های ارتباطی و جنبه های دیگری از پیشرفت سریع تکنولوژی کامپیوترمورد بحث قرار داده اند  .
آنچه که این کتاب را ویژه و جالب توجه می سازد  این است که به بسیاری از شرکت کنندگان می گوید داستان های شخصی خود را به عنوان افراد و اعضای تیم های پژوهشی MIT
، استنفورد، زیراکس، و غیره _ که خود آنها از  مردم هستند و واقعا موجب  تحولات شدند را مطرح کنند .
برای اهداف ما اصطلاحات  فناوری اطلاعات کامپیوترها  و سیستم های کامپیوتری مورد توجه هستند   که ما نیازداریم به  بحث در مورد رابطه انسان و کامپیوتر ، اما به یاد داشته باشید که شما  پیچیدگی های خوانده شده را در این شرایط  می توانید از متخصصان کامپیوترو کسانیکه کنار کامپیوترو انسان – رابط کامپیوترمتمرکز هستند بدست بیاورید  .
خوشبختانه برای ما ثابت شده که از طرف انسان به خوبی مورد بررسی قرارگرفته است .
ما به دنبال سادگی در زمینه استفاده از کامپیوترتوسط مردم و محدودیت ها ، مشکلات و فرصت هایی که ارائه می شود هستیم  .
تنوع دلایل بسیاری از مدیران ارشد که خود از تحولات در فن آوری اطلاعات فاصله گرفتند و به نظر می رسد که این باعث شده اهمیت سیستم های اطلاعاتی در کسب و کار آنها دست کم گرفته شود  .
واقعیت این است که حتی پیچیده تر میشود همانطور که بعدا خواهید دید .
در واقع، سازمان های موفق همواره اهمیت اطلاعات را به رسمیت شناخته اند .
این کتاب برنده خط (زرگر، 1984) تأکید می کند که از  شرکت های موفق استفاده کنید وبه مدیریت اطلاعات در آن زمان تاکید دارد .هر عامل موفقیت که در این کتاب داده شده مستلزم استفاده از جریان اطلاعات در داخل سازمان توصیف شده است.
اهمیت فناوری اطلاعات
سازمانها با یکدیگر از طریق دستیابی به تبادل، با استفاده از ذخیره سازی و انتقال  اطلاعات پیشرفت میکنند .
آنها همیشه این کار را انجام داده اند اما آنچه که در شرایط فعلی،جدید به نظر میرسد  استفاده از سیستم هایی است که در حال حاضر است ، مدل، انتقال و ذخیره سازی اطلاعات با استفاده از رایانه ها و شبکه ها.را دستکاری می کند .
بنابراین در دسترس بودن بیشتر و سرعت انتقال اطلاعات وجود دارد و این به دلیل آن است که با خوش شانسی همراه بوده است و یا در برخی موارد با ارتقا:
(1) با تضمین این که نیاز مدیران برای مقابله با این مشکل افزایش می یابد اطلاعات بیش از حد در بدست آوردن اطلاعات دقیق و مرتبط در زمانی که آنها به آن نیاز دارند؛
(2) افزایش پیچیدگی سازمانها و محیط آنها
(3) نیاز برای افزایش اعتماد در کیفیت اطلاعات به عنوان هزینه های سرمایه ای بزرگتر و طولانی تر – که دربرنامه ریزی زمان ضروری است.
فن آوری اطلاعات و فرآیندهای آن میزان اطلاعات موجود را افزایش می دهد ، به این دلیل که ، اطلاعات مربوطه به موقع ودقیق است و حتی برای یک سازمان در زمان حاضرضروری است که، نیاز به فرمان افزایش توجه از مدیران ارشد دارند .
از آنجا که زمان محدود است و از آنجاییکه مدیران همیشه در زمان کوتاهی مشهور می شوند این کتاب تلاشی است برای بررسی پیامدهای استفاده از کامپیوتر، ارائه یک تصویر مختصر از امکانات درحال حاضر که روند آینده را امکان پذیر می سازد .
مشکل مردم
اصل اساسی هر کدام از مدیران این است که : آیا ابزار و یا روشی برای تبدیل شدن به کسب و کار کارآمد تر و موثر تر، وجود دارد که نتیجه نهایی و بالاتر از آن زمان صرف شده در سیستم در حال اجرا است؟
مثال های بسیاری از  زمان ، تلاش و پول در حال وارد شدن به یک برنامه  آمده است که انتظارات را برآورده کند و سپس زمان ، تلاش و پول رها شده باعث از دست دادن نتیجه میشود  .
یک مثال از جمله بزرگ ترین شرکت های خصوصی تلفن با مجوز در کانادا شرکتی که در سال 1970 متوقف شد،  که مدیریت اجرا شده در آن سیستم مدیریت مواد در مقیاس بزرگ بود (نیومن 1989).
این احساس ضروری است، چرا که استفاده از سیستم تاریخی خود با موجودی باز که همراه با کنترل های مالی و فیزیکی ساده ، مشکلات نگه داشتن سهامی که بیش از حد آهسته – درحال حرکت است اقلام و تقریبا هیچ کدام از بخش هایی که در تقاضای بالا رخ داده است.
همانطور که در بسیاری از موارد، تغییر تکنولوژیکی، نه تنها مشکل سیستمی است، بلکه همراه با تعاملات انسانی درگیر بوده است .
قطع سیستم در سراسر بسیاری از مناطق که قبلا به طور مستقل مانند مواد، عرضه و امور مالی استفاده می شده است .
مردم معرف این سیستم بودند بنابراین در بسیاری از مذاکرات ظریف درگیر بوده که استحکاک قابل توجهی بین مدیریت خط و گروه سیستم وجود داشته باشد .
مشکلات وجود دارد به طوریکه پس از چند سال این سیستم در هزینه $ 2.3 میلیون  رها شده بود و این شرکت به روش های قدیمی خود برگشت .
مشکل اساسی این است که تمایل انسان به ایجاد و سپس  دفاع از حقوق ارضی خود می باشد .
در بین گیاهان خودرو (وحشی)، در تجاوز ارضی،  دفاع از خانه و خانواده شکل مناسبی از رفتار آن می باشد.
با این حال، به منظور تکامل مرحله در حال حاضر ، توسعه ما برای انسان ضروری بود تا بتوانند با هم همکاری کنند .
متاسفانه بیشتر غرایز اولیه زنده ماندن، اغلب در صورت نامناسب بودن تمدن مدرن است.
بهره برداری و همکاری، فرم مناسب رفتار برای رشد کسب و کار و استفاده از سیستم های مبتنی بر فناوری اطلاعات است.
احساسات پرخاشگرانه بسیار قوی داخلی و حقوق ارضی می تواند این موضوع را کاهش دهد..
این پرخاشگری ممکن است بیشتر با compartmentalizing از فعالیت های یک سازمان که در آن یک گروه ممکن است در برابر دیگری به رقابت بپردازد و یا بستگی دارد به فعالیت های طرف دیگر.
مطالعه ذکر شده در بالا، اصطکاک بین مدیریت خط و گروه سیستم رخ داده است..
به مدیران خط یک نوع بسیار خاص از آموزش های مدیریتی داده شد .
اعضای این گروه سیستم ها، در مقابل هم ، قرار می گرفتند، که یک فرم بسیار متفاوت از آموزش و تفکربود.
سپس هر دو گروه نگرش ها و رفتارهای خود را تشدید خواهند کرد که پس از آن ‘- فرصت های شغلی – عملکرد  که در نتیجه تشدید مشکل است فراهم شود .
به دست آوردن شناخت بیشتر از کارکنان درگیر در رابط انسان – کامپیوتر اولین نیاز مدیریت است .
انواع متخصص که در این زمینه اطلاعات کار میکنند چه کسانی هستند ؟
حساب های زیر جزئیات در نظر گرفته شده را به مدیرارائه میدهد ، که در این زمینه از انواع متخصص که با آنها در تماس  است، آگاه می کند.
مردم در انسان رابط – کامپیوتر
دو نوع اصلی از مردم وجود دارد که در این منطقه از سیستم های اطلاعاتی استفاده می کنند : کسانی که در زمینه علم اطلاع رسانی یاکتابخانه گرد هم می آیند  و کسانی که سابقه ای درکامپیوتر و طراحی با فن آوری و توسعه سیستم دارند .
این می تواند مشکلاتی برای کارکنان با سابقه کامپیوترباشد که همیشه هم همان احساس را برای اطلاعاتی که کارکنان با  زمینه علوم کتابداری و اطلاع رسانی دارند ارائه می دهند .
یک نمونه از این تولید کننده پایگاه داده است که ارتقاء پایگاه داده برای آنها به معنای از بین بردن اطلاعات قدیمی برای ایجاد فضای جدید بوده است .
روش دانشمند اطلاعات دقیقا برعکس است، یعنی از اطلاعات با وجود هزینه هاحفاظت خواهد شد  .
بحث ها و استدلال های متقابل در هر دو طرف وجود دارد و بدیهی است که آن به تداوم و ارزش اطلاعات بستگی دارد اما به عنوان دانشمند ،  اطلاعات را استدلال می کنند، که می داند در حال حاضر چه اطلاعاتی به احتمال زیاد برای استفاده در آیند ه می باشد.
این گرایش دانشمند اطلاعات است که نگهبانی از آینده می باشد
متخصص کامپیوتر ، تا به امروز، بیشتر در رابطه با ساخت اطلاعات، و کاربران سیستم های کامپیوتردر  محدودیت های این سیستم مناسب عمل کرده است .
همانطور که خواهیم دید با آمدن سیستم های انعطاف پذیر، این نگرش در حال تغییر است.

The management of information
Computer systems

The term `computer systems ` can refer or computers linked together in a network within an organization , variously called ` the electronic office ` ,`office automation systems ` etc , etc these systems carry out such tasks as basic capture , storage and retrieval of records , gene – ration of invoices , statements and routine maintenance of financial matters ; word processing  for the generation of letters , memos and reports ; electronic mail ; electronic diary facilities ; basic financial forecasting , strategic and long- term planning , etc , etc .
Computer systems can also refer to systems networked in a local area or global network.
Indeed Michael Naughton of Langtons feels that modern systems development needs to be all encompassing : `There is now no such thing as an office automation system in isolation …. [it] is linked to the mainframe computer which transmits over the network ` (Naughton , 1988).
In particular he sees computer systems as part of ` value added networks ` (VANS):
In a value added network a third party buys bearers ,that is , basic services and adds value .
for example , ICL/INS lease lines from British Telecom and electronic interchange software in a system called TRADANET .
This enables manufacturers and retailers , hospitals and chemical companies and so on to communicate with each other in a standard way .
Other examples of value added networks are electronic messaging , alarm systems and videotext systems .
Of the total costs of manufacturing firms , 25% are often in overheads and roughly half these are concerned with the clerical manipulation of data .
Electronic message interchange (EDI) gives virtually total accuracy .
Information goes from one computer into the network and into the computer of your customer or supplier in a standardized way .
This complete accuracy is achieving astonishing savings in terms – of overhead costs .
It is expensive to process manual documents , often 50% of which typically have an error in them , with their attendant telephone calls and letters .
In an EDI system the entire action is computer to computer .
The use of value added networks has a strange geographical effect on markets . Companies can now place their orders in Scotland or France as easily as if they were based in London .
You can respond to orders from your agent in America just as efficiently as your competitor in America can .
Time zone delays are avoided with totally standardized Invitations to tender and standard invoicing .
VANS have strange effects on market share .
If you are not up to speed on VANS you will in a few years not need to worry about their effects on your business as the probability , I suggest , is that you will be out of business .
Naughton’s last statement underlines the fundamental importance in the spread of computer systems.
The task is therefore twofold :firstly to know what we want from such systems and how to obtain it , secondly and perhaps more importantly , how to handle the human side of the enterprise .
We have not even touched on developments in artificial intelligence and expert systems here .
These further complicate and extend the possibilities and opportunities for competitive advantage .
These will be considered in more detail in a later chapter .
The technology , advances and changes are so great that it would be difficult to encompass them in one book and indeed , even before it could be published , the technical detail would , most likely , be out of date .
For those of you who are interested in tracing the very rapid developments in this area I would recommend the book A History of Personal Workstations .
This is a book which resulted from a meeting in Palo Alto in 1986 where participants discussed trends in computer hardware strategies , software systems , communication networks and other aspects of the rapid advance of computer technology .
What makes this book particularly interesting is that many of the participants tell their personal stories as individuals  and members of research teams from MIT
,Stanford , Xerox , etc _ they were the people who actually contributed to the developments .
For our purposes the terms `information technology ` computers and `computer systems ` are all that we need to discuss the human- computer interface , but bear in mind as you read on the complexity that these terms can encompass in the hands of computer specialists and others who focus on the computer side of the human – computer interface .
Fortunately for us the human side has been well explored .
We are simply looking at it in the context of the use of computers by people and the limitations , problems and opportunities that this presents .
For a variety of reasons many senior managers have both distanced themselves from developments in information technology and appear to have underestimated the importance of information systems in their business .
The reality is even more complex as we shall see later .
Actually , successful organizations have always recognized the importance of information .
The book The Winning Streak (Goldsmith , 1984 ) emphasizes that successful firms use and manage information all of the time .
Every success factor given in the book involves the use and flow of information within the organizations described.

THE IMPORTANCE OF INFORMATION TECHNOLOGY
Organizations are held together and thrive through the acquiring , exchanging , using , storing and transmitting of information .
They always have done , but what is new in the present situation is the use of systems which present , manipulate , model , transmit and store information using computers and networks .
There is therefore a greater availability and speed of transmission of information , and this is fortunate because it has been accompanied or in some cases promoted by:
(1) The need to cope with the increasing problem of information overload by ensuring that managers get accurate and relevant information at the time when they need it ;
(2) The increased complexity of organizations and their environment ;
(3) The need for increased confidence in information quality as larger capital expenditure  and  longer – time planning  becomes necessary .
Information technology and its processes increase the amount of information available , but because timely , relevant , and accurate information is even more essential to an organization at the present time , it need to command an increased amount of attention from senior managers  .
Since time is finite and since managers are always notoriously short of time , this book is an attempt to survey implications in the use of computers , presenting a concise picture of present possibilities and possible future trends .
THE PEOPLE PROBLEM
The basic tenet of any managers is : does the tool or method help the business to become more efficient and effective , and is there a payoff over and above the time spent in getting the system running ?
There are many examples of much time , effort and money being poured into a scheme which has not come up to expectations and has then subsequently been abandoned with the consequent loss of much time , effort and money .
One such example was of a large private licensed telephone company in Canada where in the 1970 stop management implemented a large- scale Materials Management system (Newman 1989 ).
This had been felt necessary because using their historical system of open inventory with unsophisticated physical and financial controls , problems of holding  an excess stock of slow – moving items and almost none of the parts that were  in  high  demand  had occurred .
As in many cases of technological change , the problem was not so much with the system but with the human interactions involved .
The system cut across many areas that had previously functioned independently such as materials , supply and finance .
The people introducing the system were thus involved in many delicate negotiations and there was considerable friction between line management and the systems group .
Difficulties  were such that after a few years the system was abandoned at a cost of $2.3 millions and the company went back to its old methods .
The problem is a basic one and stems from the tendency of human beings to establish and then defend their territorial rights .
In the wild , such territorial aggression defending home and family was an appropriate form of behaviour .
However , in order to evolve to our present stage of development it was necessary for human beings to begin to co-operate and collaborate .
Unfortunately the old more primitive instincts survive , often in inappropriate form in our modern civilization .
Co-operation and collaboration are the appropriate forms of behaviour  for business growth and the use of information-technology based systems .
Inbuilt and very strong aggressive territorial rights’ feelings can mitigate against this .
This aggression may be further promoted by compartmentalizing the activities of an organization where one department may compete against another or the activities of one depend on the other .
In the study cited above , friction occurred between line management and the systems group .
Line managers were given a very specific type of managerial  training . Members of the systems group were , in contrast , subjected to a very different form of training and thought processes .
Both groups would then have had their attitudes and behaviours intensified by subsequent ‘ on – the – job ‘ performance thus intensifying the problem .
The first need of the manager is therefore to gain more understanding of the staff involved in the human – computer interface .
Who are the types of specialist who work in the information field ?
The following account gives details intended to make the manager entering this area more aware of the types of specialist with whom he will be in touch .
PEOPLE  AT  THE  HUMAN – COMPUTER  INTERFACE
There are two main types of people in the area  of information systems : those who come from an information science/library background and those who are concerned with the technological design and development of systems , that is , those with a computer background .
This can present problems since staff with computer background do not always have the same feel for information that staff with a background in library and information science have .
One example of this was a database producer for whom upgrading the database meant destroying old information to make room for new .
The information scientist approach would be exactly the opposite , namely the conservation of information at all cost .
There are arguments and counter arguments on both sides and obviously it depends on the permanence and value of the information , but as the information scientist will argue , who knows now what information is likely to be of use in the future .
Hence the information scientist’s orientation is that of guardian of the future .
The computer specialist has , to date , been more concerned with making information , and the users of computer systems fit into the limitations of those systems .
As we shall see later with the coming of more flexible systems , this attitude is changing  .