در دهه گذشته فناوري اطلاعات (Information Technology ) با سرعت چشم گيري در حال تحول بوده است . بعبارت ديگر ، فناوريهاي جديد اطلاعاتي ، هنوز از گرد راه نرسيده ، کهنه ميشوند و سازمانها براي مجهز نگهداشتن خود به آخرين فناوري ها ، ناگزير بطور مستمر هزينههاي هنگفتي متحمل مي شوند. از طرف ديگر فناوري اطلاعات از يک فناوري براي کاهش هزينه ها و اطلاع رساني سريع ، فراتر رفته و بعنوان يک ابزار توانمندساز (Enabler ) مطرح است . معماري اطلاعات وسيله ايست براي برنامه ريزي توسعه کاربرد فناوري اطلاعات در سازمانها و به عبارت ديگر چارچوبي است براي يکپارچه سازي منابع IT .
معماری اطلاعات در سالهای اخیر به عنوان واژه ای تازه در طراحی وب راه یافته است.هنوز هم متخصصین در ارائه تعریفی واحد از “معماری اطلاعات” مشکل دارند.مثل دو واژه” رده بندی “(Taxonomy)و “ابرداده” (Meta Data)که درسخنرانی ها و مکالمات راه یافته ولی استفاده کنندگان از این واژه ها تعریف جامع و مشترکی از آن ارائه ندادند.به احتمال قریب به یقین، واژه معماری اطلاعات اولین بار در سال 1994توسط جوزف جین(Joseph Janes) و لویس روزنفلد (Louis Rosenfeld)،مدیران شرکت Argus Associates، که در دانشکده کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه میشیگان بودند،استفاده شد.
زمینه کاری این شرکت، Argus Associates، اینترنت و توسعه وب بود،که از استعاره معماری اطلاعات به خاطر مهم جلوه دادن ساختار و سازمان،در طراحی وب،در چشم مشتریان ،برای اولین بار استفاده کرد.مجله Web Review برای اولین بار یک ستون با عنوان معماری وب که توسط روزنفلد نوشته شده بود ،راچاپ کرد و پتر مورویل( Peter Morrville) که دانشجوی دانشگاه میشیگان و کارمند شرکت Argus Associates بود،آن را دنبال کرد.در سال 1996 ریچارد سوال ورمن (Richard Saul Wurman)یک کتاب تحت عنوان “معماری اطلاعات ” که در آن ادعا کرد که واژه معماری اطلاعات در سال 1975 توسط خود وی به کار برده شد،را منتشر کرد.
نگرش وی در این کتاب به معماری اطلاعات از منظر طراحی اطلاعات بود در حالیکه روزنفلد و مورویل معماری اطلاعات را از جنبه کتابداری و اطلاع رسانی بررسی می کردند.بسیاری از متخصصین اطلاع رسانی تاریخ “معماری اطلاعات ” را انتشار “کتاب خرس قطبی ” در سال 1998 می دانند.
تا این زمان Argus Associates،شهرت قابل ملاحظه ای در معماری اطلاعات کسب کرد ورزنفلد و مورویل با انتشارات OReilly برای انتشار کتابی که بعدا “معماری اطلاعات وب ” نام گرفت به مذاکره پرداختند. ویرایش دوم این کتاب در سال 2002 منتشر شد.تمام کتابهای انتشارات OReilly جلد های متمایزی دارند که روی هرکدام از این کتابها عکس حیوان بخصوصی را آورده اند.و روی کتاب معماری اطلاعات عکس “خرس سفید قطبی ” آورده شده است.
در سال 2000 انجمن اطلاعات و فناوری آمریکا کنگره های پی در پی در مورد معماری اطلاعات برگزار کرد ،که این کنگره ها عاملی شتاب دهنده در روشن شدن مفهوم معماری اطلاعات داشت.شرکت تجاری- اینترنتی Argus Associates در سال 2001 ورشکسته شد.
ولی از آن پس معماری اطلاعات به یک واژه عمومی و شایع در طراحی وب تبدیل شد،و در سال 2002 تعدادی کتاب که افقهای نوینی را در این گرایش نو ظهور در بر می گرفت،منتشر شد
.
آیا اکنون تعریف پذیرفته و قابل قبولی از “معماری اطلاعات “وجود دارد؟
در ویرایش دوم از کتاب ساختار معماری اطلاعات وب نوشته روزنفلد و مورویل تعاریف زیر ارائه شده است:
- ترکیبی از مدلهای سازماندهی ،طبقه بندی و پیمایش اطلاعات در سیستمهای اطلاعاتی
- طراحی ساختاری یک سیتم اطلاعاتی جهت تسهیل دسترسی مستقیم به محتوا
- هنر وعلم سازماندهی و طبقه بندی وب سایتها و شبکه های اینترانت برای کمک به کاربران جهت یافتن و مدیریت اطلاعات
● یک رشته و یک سری تجربیات تازه با تاکید بر اصول طراحی و معماری برای چشم اندز دیجیتال
یک تعریف جامع و پذیرفته شده از “معماری اطلاعات” وجود ندارد واین چیز خوبی در این مرحله از توسعه می باشد.درست مثل واژه اطلاع رسانی تاریخ آن به حدود 1950 بر می گردد ولی هنوز تعریف جامع و قابل قبولی از آن وجود ندارد.
یک جنبه دیگر از معماری اطلاعات توسط روگرایوردن در کتاب اطلاعات اولین(Butterworth-Heinemann,2003 ) است که چنین بیان کرده است:”یک سری اصول اساسی برای توصیف نظریه،چهارچوب،خط مشی ها، استانداردهای توافقی و عواملی برای مدیریت اطلاعات به عنوان یک منبع”دلایلی که رزنفلد و مورویل برای اهمیت و کارآمدی معماری اطلاعات داشتند شامل موارد زیر می باشد:
- هزینه یافتن اطلاعات
- هزینه پیدا نکردن اطلاعاتپ
- هزینه ساختار
- هزینه نگهداری و
- هزینه آموزش
پتر مورویل مفهوم “قابلیت یافتن” (findability)را به عنوان ترکیبی از پیمایش و جستجو به منظور فراهم آوری و دسترسی کارآمد و موثر به اطلاعات ارتقا داد.هم اکنون علاقه وکشش های زیادی به موضوع مدیریت محتوا بین متخصصین وجود دارد، روزنفلد و مورویل در مورد رابطه مدیریت محتوا و معماری اطلاعات در کتاب شان اظهار داشتند که:
معماری اطلاعات و مدیریت محتوا در واقع دو روی یک سکه هستند.معماری اطلاعات یک نگرش فضایی از یک سیستم اطلاعاتی ارائه می دهد،در حالیکه مدیریت محتوا توصیف یک نگرش کنونی با نشان دادن جریان اطلاعات در داخل،پیرامون،و خارج از سیستم اطلاعاتی ارائه می دهد.همچنین خود را معمار اطلاعات قلمداد می کنند،در حقیقت پیش از سال 2004 House of Parliament در یکی از صفحات گرانقیمت Sunday Times یک آگهی تبلیغاتی در مورد معماری اطلاعات ارائه داد، که در این آگهی تبلیغاتی استفاده از معماری اطلاعات توسط متخصصین با تجربه آمده بود.
گمان می رود که معماری اطلاعات مثل اطلاع رسانی مجموعه ای از ابزارها و روشهاست که توسط متخصصین در اندازه ای وسیع برای حل مشکلات مدیریت اطلاعات استفاده می شود.در ایلات متحده آمریکا معماری اطلاعات توسط انجمن اطلاع رسانی آمریکا ارتقا داده شده و توسط اسلیمور (Asilmor Institute( www.aifia.org نیز حمایت می شود.واین موسسه در تلاش است که فعالیت های خود را در حد بین المللی گسترش دهد و عضو گیری کند.
در اروپا معماری اطلاعات امروزه عناوین کارگاهها و کنفرانسهای زیادی را به خود اختصاص داده است.نشست معماری اطلاعات در کنفرانس اطلاعات پیوسته لندن در دسامبر 2003 با حضور شرکت کنندگان زیادی برگزار شد،همچنین یک کنفرانس در فوریه 2004 با شرکت 150 برگزار،کاربران پیوسته انگلیسی نیز یک سمینار در مارس و Information Today یک سمینار در ژوئن 2004 در پاریس برگزار کردند.(www.infotoday.com/iaparis) حال ضرورت یک مجله تخصصی معماری اطلاعات حس می شود!در حال حاضر با جستجوی کلید واژه معماری اطلاعات بالاتر از 600000 رکورد که این عبارت را به کار برده اند پیدا می شود.این آمار بسیار جالب است چون اگر محتوای این 600000 صفحه علمی هم نباشد،این حجم علاقه زیاد افراد به این موضوع را نشان می دهد. و بدون شک این اصطلاح به زودی در نزدیکی شما نیز ظاهر خواهد شد.
تعريف معماري :
هر جا كه نياز به طراحي موجوديت يا سيستمي باشد كه ابعاد يا پيچيدگي آن از يك واحد معين فراتر رفته، يا نيازمنديهاي خاصي را تحميل نمايد، نگرشي ويژه و همه جانبه را لازم خواهد داشت كه در اصطلاح به آن ( معماري) گفته ميشود. معماري تركيبي است از علم، هنر و تجربه كه در رشتههايي نظير ساختمان داراي قدمتي چند هزار ساله است. معماري يعني ارائه توصيفي فني از يك سيستم كه نشان دهندة ساختار اجزاء آن، ارتباط بين آنها و اصول و قواعد حاكم بر طراحي و تكامل آنها در گذر زمان باشد.
معماري اطلاعات :
اساس معماري اطلاعات اين است که رويکرد معماري را (که سالها در ساير رشته هاي مهندسي بکار رفته است) در برنامه ريزي و توسعه فناوري اطلاعات در يک سازمان يا دولت بکار گيرد .
برنامه ریزی معماری اطلاعات در یک سازمان یا دولت (محلی یا ملی)در سه مرحله عمده انجام می شود :
- تدوین معماری موجود (وضعیت موجود سازمان از نظر فناوری اطلاعات را بررسی می کند)
- تدوین معماری مطلوب (وضعیت مطلوب سازمان از نظر فناوری اطلاعات را تعیین می کند)
- تدوین برنامه گذار از وضع موجود به وضع مطلوب (با توجه به امکانات ، منابع و محدودیتها)
هر معماری اطلاعات از چهار جنبه يا بعد تشکيل شده است :
- کارومکان : يعني نحوه سازماندهي فرايندهاي کاري سازمانها و توزيع مکاني آنها
- مجموعههاي اطلاعاتي : يعني دادههاي لازم براي انجام فرآيندهاي کاري
- برنامههاي کاربردي : که براي دسترسي به مجموعههاي اطلاعاتي و کار با آنها مورد استفاده قرار ميگيرد.
- زير ساخت فني : شامل سخت افزار ، شبکه و ارتباطات لازم براي اجراي برنامههاي کاربردي
هنگامي که از تعريف معماري موجود يا معماري مطلوب سازمان سخن ميگوئيم ، منظور توصيفي است که بايد هرچهار جنبه فوق را در سطحي از کليت ، روشن سازد.
تاريخچه معماري اطلاعات :
درسال 1996 قانوني در کنگره آمريکا به تصويب رسيد که به قانون کلينگر-کوهن معروف شد . مطابق اين قانون ، همه وزارتخانهها و سازمانهاي فدرال آمريکا ملزم شدند معماريIT خود را تنظيم نمايند. مسئوليت تدوين ، اصلاح و اجراي معماري IT يکپارچه در هر سازمان مطابق اين قانون بر عهده مدير ارشد اطلاعاتي (CIO) آن سازمان قرار گرفت . قانون کلينگر- کوهن ، معماري IT را چنين تعريف مي کرد :
« يک چارچوب يکپارچه براي ارتقاء يا نگهداري فناوري موجود و کسب فناوري اطلاعاتي جديد براي نيل به اهداف راهبردي سازمان و مديريت منابع آن »
بدنبال تصويب قانون کلينگر کوهن ، که مهمترين سند قانوني در مورد الزام تنظيم معماري اطلاعاتي در سازمانهاي دولتي آمريکاست ، سازمان مديريت و بودجه ريزي آمريکا (OMB) نيز رهنمودي که در سال 1996 منتشر ساخت ، بر لزوم هماهنگي طرحها و هزينههاي انجام شده توسط مؤسسات فدرال آمريکا ، از جمله وزارتخانهها ، سازمانها ، نيروهاي نظامي و دانشگاهايي که از بودجه دولتي استفاده ميکنند ، پروژههايي را براي تنظيم و تدوين معماري اطلاعاتي خود به انجام رساندهاند.
برخی اصول راهبردي معماری اطلاعات :
- بهينهسازي بودجه سازماني از طريق برنامهريزي و هماهنگي منابع مديريت اطلاعات بين برنامهها ، بخشها و ادارات مختلف
- تسهيل تصميمگيري مناسب از طريق تأمين اطلاعات مقتضي
- پاسخگويي سريع به نيازهاي اطلاعاتي از طريق ساماندهي پايگاهها و سيستمهاي اطلاعاتي با هدف تأمين حداکثر دسترس پذيري ، تغييرو گزارش گيري
- حل مسائل سازماني با راهحلهاي سازماني از طريق به حداقل رساندن افزونگي و دوباره کاريهاي اطلاعاتي بين برنامه ، بخشها و ادارات مختلف
- بهينه سازي سرمايهگذاري سازماني در IT از طريق تدوين برنامهها و معماري جامع IT
- حرکت در جهت همگرايي و يکپارچهسازي اطلاعاتي ادارات محلي ، سازمانهاي تابع و پيمانکاران با تشويق به تبديل سيستمهاي قديم و ايزوله
- مديريت صحیح و کارامد پروژههای فناوری اطلاعات
- پاسخ گويي به شرايط در حال تغيير
What is information architecture?
by Iain Barker
Published on 2 May 2005
Organising functionality and content into a structure that people are able to navigate intuitively doesn’t happen by chance. Organisations must recognise the importance of information architecture or else they run the risk of creating great content and functionality that no one can ever find.
This article provides an introduction to information architecture, discusses the evolution of the discipline and provides a 9-step guide for how to create an effective information architecture.
It also discusses the relationship between information architecture and usability, in the context of real-world projects.
The problem: finding is the new doing
Computer systems used to be frustrating because they did very little quite badly. People using systems became frustrated because they simply weren’t capable of doing what they were required to do.
But technology has progressed and now technology can do practically whatever people want it to do. So why doesn’t everyone using a computer have a large smile on their face?
The shear wealth of functionality and information has become the new problem. The challenge facing organisations is how to guide people through the vast amount of information on offer, so they can successfully find the information they want and thus find value in the system?
What is information architecture?
Information architecture is the term used to describe the structure of a system, i.e the way information is grouped, the navigation methods and terminology used within the system.
An effective information architecture enables people to step logically through a system confident they are getting closer to the information they require.
Most people only notice information architecture when it is poor and stops them from finding the information they require.
Information architecture is most commonly associated with websites and intranets, but it can be used in the context of any information structures or computer systems.
The evolution of information architecture
The term “information architecture” was first coined by Richard Saul Wurman in 1975. Wurman was trained as an architect, but became interested in the way information is gathered, organised and presented to convey meaning. Wurman’s initial definition of information architecture was “organising the patterns in data, making the complex clear”.
The term was largely dormant until in 1996 it was seized upon by a couple of library scientists, Lou Rosenfeld and Peter Morville. They used the term to define the work they were doing structuring large-scale websites and intranets.
In Information Architecture for the World Wide Web: Designing Large-Scale Web Sites they define information architecture as:
The combination of organisation, labelling, and navigation schemes within an information systeme
The structural design of an information space to facilitate task completion and intuitive access to content.
The art and science of structuring and classifying web sites and intranets to help people find and manage information.
An emerging discipline and community of practice focused on bringing principles of design and architecture to the digital landscape.
Today Wurman’s influence on information architecture is fairly minimal, but many of the metaphors used to describe the discipline echo the work done by architects. For example, information architecture is described as the blueprint developers and designers use to build the system.
Common problems
The most common problem with information architectures is that they simply mimic a company’s organisational structure.
Although this can often appear logical and an easy solution for those involved in defining the architecture, people using systems (even intranets) often don’t know or think in terms of organisational structure when trying to find information.
Styles of information architecture
There are two main approaches to defining an information architecture. These are:
- Top-down information architecture
This involves developing a broad understanding of the business strategies and user needs, before defining the high level structure of site, and finally the detailed relationships between content.
- Bottom-up information architecture
This involves understanding the detailed relationships between content, creating walkthroughs (or storyboards) to show how the system could support specific user requirements and then considering the higher level structure that will be required to support these requirements.
Both of these techniques are important in a project. A project that ignores top-down approaches may result in well-organised, findable content that does not meet the needs of users or the business. A project that ignores bottom-up approaches may result in a site that allows people to find information but does not allow them the opportunity to explore related content.
Creating an effective information architecture in 9 steps
The following steps define a process for creating an effective information architectures.
- Understand the business/contextual requirements and the proposed content for the system. Read all existing documentation, interview stakeholders and conduct a content inventory.
- Conduct cards sorting exercises with a number of representative users.
- Evaluate the output of the card sorting exercises. Look for trends in grouping and labelling.
- Develop a draft information architecture (i.e. information groupings and hierarchy).
- Evaluate the draft information architecture using the card-based classification evaluation technique.
- Don’t expect to get the information architecture right first time. Capturing the right terminology and hierarchy may take several iterations.
- Document the information architecture in a site map. This is not the final site map, the site map will only be finalised after page layouts have been defined.
- Define a number of common user tasks, such as finding out about how to request holiday leave. On paper sketch page layouts to define how the user will step through the site. This technique is known as storyboarding.
- Walk other members of the project team through the storyboards and leave them in shared workspaces for comments.
- If possible within the constraints of the project, it is good to conduct task-based usability tests on paper prototypes as it provides valuable feedback without going to the expense of creating higher quality designs.
- Create detailed page layouts to support key user tasks. Page layouts should be annotated with guidance for visual designers and developers.
Developing an information architecture in this way enables you to design and build a system confident that it will be successful.
Products from the information architecture process
Various methods are used to capture and define an information architecture. Some of the most common methods are:
- Site maps
- Annotated page layouts
- Content matrices
- Page templates
There are also a number other possible by-products from the process. Such as:
- Personas
- Prototypes
- Storyboards
Each of these methods and by-products is explained in detail below.
Site maps
Site maps are perhaps the most widely known and understood deliverable from the process of defining an information architecture
A site map is a high level diagram showing the hierarchy of a system. Site maps reflect the information structure, but are not necessarily indicative of the navigation structure.
Annotated page layouts
Page layouts define page level navigation, content types and functional elements. Annotations are used to provide guidance for the visual designers and developers who will use the page layouts to build the site.
Page layouts are alternatively known as wireframes, blue prints or screen details.
Content matrix
A content matrix lists each page in the system and identifies the content that will appear on that page.
Page templates
Page templates may be required when defining large-scale websites and intranets. Page templates define the layout of common page elements, such as global navigation, content and local navigation. Page templates are commonly used when developing content management systems.
Personas
Personas are a technique for defining archetypical users of the system. Personas are a cheap technique for evaluating the information architecture without conducting user research.
