استاد مربوطه : مهدی یا راحمدی خراسانی
خلاصه کتاب: احسان دلبری- محمد عباسی
964_6517_03_x : شابک
نام کتاب : اصول کا رپردازی و انبار داری درسازمانهای دولتی و موسسات تولیدی
تالیف : منوچهر امیرشاهی
ناشر : موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت وبرنامه ریزی
تیراژ : 4000جلد
نوبت چاپ : یا زدهم
تاریخ انتشا ر : 1381
تعریف مال
چیزی که قابل تملک، مبادله وارزش باشد اصطلاحامال گفت می شود.به موجب آیین نامه اموال دولتی:(کلیه اموال منفوقی ک در تصرف مالکانه وزارتخانه یا موسسه بوده یا به نحوی از انحا به تصرف مالکانه انها دراید،به عنوان اموال دولتی محصوب می شود)
اموال غیرمنقول
اموالی که غیرقابل حمل وانتقال باشد،به نحوی که حمل وجابجایی ان موجب خرابی ان مال گردد اموال غیر منقول نامیده می شود.مانند ساختمان،پل،کارخانه و…
اموال منقول
اموالی که نقل ان ازمحلی به محل دیگربدون اینکه لطمه ای به ان وارد اید امکان پذیرباشد،در ردیف اموال غیرمنقول قرارمی گیرد
به موجب همین ایین نامه اموال منقول به دونوع تقسیم می شود:
الف)اموال مصرفی:شامل اموالی است که براثراستفاده جزیی یا کلی از بین می روند مانند مواد مصرفی،خوردنی و…
ب)اموال غیر مصرفی:شامل اموالی است که بدون تغییر محسوس و ازدست دادن
مشخصات اصلی بتوان ان را مکرر مورد استفاده قرار داد.
پیش پرداخت وعلی الحساب
پیش پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبار مربوط ،طبق احکام ومقررات وقراردادها پیش ازانجام تعهد صورت می گیرد.
علی الحساب عبارت است ازپرداختی که به منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت مقررات صورت می گیرد.
کارپردازو وظایف آن
کارپرداز ماموری است که از بین مستخدمین واجد صلاحیت دستگاه ذیربط به این سمت منصوب می شود ونسبت به خرید وتدارک کالا و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام می کند.
انواع خریدها
خریدهای برنامه ریزی شده
این نوع خریدها معمولا در اغازهرسال بر اساس برنامه های پیش بینی شده انجام می شود.در واحد های تولیدی وصنعتی،برنامه های خرید براساس میزان تولید وبا همکاری واحد کارپردازی یاتدارکات،امورمالی ،دفتر طرح وبرنامه وتولید وسایرواحدهای مرتبط تدوین می گردد
در موسسات غیرانتفاعی مانند وزارتخانه ها وموسسات خدماتی برنامه خرید شامل کالاهای اساسی میباشد که با وظایف مستمرو دائمی موسسه ارتباط دارد.
خریدهای موردی یااضطراری
این خریدها براساس درخواست واحدها وطی تشریفات خاصی که در بخش های اینده این کتاب بحث خواهد شد،صورت می گیرد.
معمولا این نوع خریدها بر حسب درخواست واحدهای مصرف کننده ی کالاهایی که لزوم تهیه انها نیازی به برنامه سالانه ندارد،انجام می گردد.
این نوع خریدها از محل تنخواه گردان صورت می گیرد.
معمولا کالاهای خریداری شده از محل تنخواه گردان ،تحویل انبار نمی شود و براساس تایید دریافت کننده جنس ،انباردار مبادرت به صدورقبض انباروحواله انبار نموده و مراتب در کارتها و یا دفاترانبارثبت می شود.
انواع خرید از نظر قیمت
به موجب قانون محاسبات عمومی مصوب ششم بهمن1362 نصاب و نحوه انجام معاملات با رعایت صرفه وصلاحدولت به شرح زیر می باشد:
خریدهای جزیی
مبلغ این نوع خریدها نباید 300000 ریال تجاوز کند .این نوع معاملات باید به کمترین بهای ممکن و تشخیص ومسئولیت کارپرداز ومامور خرید انجام گردد.
خریدهای عمده
خریدهای عمده خریدهایی است که مبلغ مورد معامله از5000000 ریال به بالا باشد معاملات عمده با انتشار اگهی مناقصه عمومی و یا ارسال دعوتنامه و به تشخیص وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی و یا مقامات مجازاز طرف انها انجام می شود. لازم به یادآوری است که در بخش های تولیدی وصنعتی مبالغ فوق الذکر مورد توجه قرار داده نمی شود و هر سازمانی سقف مشخصی برای خریدهای خود منظور کرده است.
مناقصه و انواع آن
مناقصه عبارت است از اقدام برای تهیی کالا ،اجناس و یا انجام دادن خدمات به حداقل قیمت ممکن و پیشنهادی توسط فروشندگان و عرضه کنندگان کالا در بازار.
مناقصه عمومی
در مناقصه عمومی ،مورد معامله بین عموم داوطلبان به مسابقه گذارده می شود .در این نوع مناقصه کلیه موسسات و شرکتها طبق ضوابط تعیین شده حق شرکت در مناقصه را دارند.
مناقصه محدود
در مناقصه محدود ماقصه گزار تعدادی از داوطلبان را انتخاب می کند و با ارسال دعوتنامه ،مناقصه را بین انان انجام می دهد.در این مناقصه معمولا لیست واجدین شرایط قبلا تهیه شده است و بر اساس ان عمل می شود.
آگهی مناقصه
به موجب آیین نامه معاملات دولتی مورد مناقصه یک نوبت در روزنامه رسمی کشور و از یک تا سه نوبت به اقتضای اهمییت معامله در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار محل مناقصه منتشر می گردد .در اگهی مناقصه کلیه ی موارد زیر باید یادآوری شود:
-نوع و مقدار کالا یاخدمت با ذکرمشخصات کامل ان.
-مدت،محل و نحوه ی تحویل کالا یا انجام کار.
-مدت قبول و محل تسلیم پیشنهادها.
-میزان تضمین حسن انجام کار.
-میزان سپرده.
-روز ،ساعت ومحل قرائت پیشنهادها
مزایده
مزایده عبارت است از فروش کالا و اجناس اسقاط و یا زاید به بالاترین قیمت ممکن طبق ماده 82 قانون محاسبات عمومی مزایده در معاملات به طرق زیر انجام
می شود
الف-در مورد معاملات جزئی به بیشتری بهای ممکن به تشخیص و مسولیت مامور فروش.
ب-در مورد معاملات متوسط با حراج
ج-درمورد معاملات عمده با انتشار آگهی مزایده عمومی.
اصول مدیریت تدارکات
هدف مدیریت تدارکات کاهش هزینه و بهینه سازی سیستم و استفاده از روش سیستماتیک در امور تدارک کالا می باشد.
در راستای نیل به این هدف،به نکاتی چند در مورد سیستم ،روش سیستماتیک و موارد استفاده از ان اشاره می شود.
تعریف سیستم و روش سیستماتیک
شناخت اجزاء به هم پیوسته که با یک دیگر ارتباط داشته و برای رسیدن به یک هدف همکاری و تلاش می کنند «سیستم» ویا «روش سیستماتیک» گفته می شود.
سیستم دارای مشخصات زیر است:
1- مرتبط بودن اجزاء یک سیستم با یک دیگرِ؛
2- هدف دار بودن سیستم؛
3- وجود سلسله مراتب در سیستم؛
مراحل اجرایی خرید
به منظور سهولت در امر بررسی خرید ،خریدها را به دو قسمت خریدهای داخلی و خارجی تقسیم می کنیم و هر یک رابه طور جداگانه مورد بحث قرار می دهیم.
– خریدهای داخلی
درخواست خرید
درخواست خرید کالا در سیستم تدارکاتی و انبارداری مستلزم تکمیل فرم درخواست خرید از طرف انبار و ارسال آن به واحد تدارکات می باشد. فرم درخواست خرید درموارد زیرتهیه می گردد:
الف- در صورت موجود نبودن کالای مورد تقاضا در انبار.
ب- در مواقع رسیدن میزان موجودی به حد سفارش.
سفارش کالا به فروشنده
پس از وصول فرم «درخواست خرید» واحد تدارکات فرم مذبور را مورد بررسی قرار می دهد و در صورت موافقت با خرید کالای مورد نظر اقدام به تهیه و تکمیل «فرم سفارش» به فروشنده می نماید.
بازرسی و کنترل اجناس خریداری شده
کالا و مواد فنی و تخصصی خریداری شده ،هنگام دریافت و تحویل نهایی باید از نظر تخصصی کنترل ومورد تایید آزمایشگاه مربوطه قرار گیرد.
نحوه عمل بدین ترتیب است که نمونه ای از مواد خریداری شده به آزمایشگاه مربوطه ارسال ویا از کارشناس فنی واحد سفارش دهنده دعوت می شود تا صحت جنس مورد نظر را مورد تایید قرار دهند و طی فرم خاصی (با توجه به نوع آزمایش) مراتب رسما به واحد دریافت و یا انبار ارائه نمایید .فرم مذبور ملاک دریافت نهایی و صدور قبض رسید از طرف انبار خواهد خواهد بود.
مراحل مختلف خریدهای خارجی
1- اخذ پروفرما
2- اخذ مجوز
3- تخصیص ارز
4- بیمه
5- ضمانت نامه
6- بازرسی کالا
نحوه محاسبه قیمت و حمل کالاهای خریداری شده
– قیمت بر اساس سیف
عبارت است از قیمت کالا با محاسبه حق بیمه و هزینه حمل آن تا مقصد
– قیمت براساس سی اند اف
براساس سی اند اف قیمت تنظیم شده در پیش فاکتور شامل قیمت کالا و هزینه حمل ان تا مقصد می باشد . بنابراین پرداخت حق بیمه به عهده خریدار خواهد بود.
– قیمت براساس فوب
فوب عبارت است از قیمت کالا و حمل آن روی وسایل نقلیه اعم از کشتی ،کامیون یا قطار.در این نوع قرارداد وسیله حمل توسط خریدار تعیین می شود و پس از حمل کالا وسایل نقلیه فروشنده هیچ گونه مسئولیتی از نظر پرداخت هزینه حمل،بیمه و سایر نکات را نخواهد داشت.
– قیمت براساس اف-ا-اس
عبارت است از قیمت تنظیم شده در پیش فاکتور یا محاسبه قیمت کالا و حمل ان فقط تا کنار وسایل نقلیه ،سایر هزینه ها به عهده خریدار است.
حواله ارزی
حواله دستور پرداخت و یا انتقال وجهی است که برای بانک کارگذار ارسال و به وسیله ی بانک مذبور پرداخت می شود.
حواله ارزی به سه طریق انجام می پذیرد:
– حواله کتبی
– حواله تلگرافی
– چک بانکی.
ورود کالا به کشور
– کالاهای وارد شده از طریق دریا
– کالاهای وارد شده از طریق هوا
– کالاهای وارد شده از طریق خشکی
تعریف بازار
در اصلاح تجاری «بازار» به محلی گفته می شود که در آن داد و ستد نسبت به یک یا چند نوع کالا انجام می پذیرد.
عوامل رقابت در بازار
– کیفیت کالا
– ارائه خدمات مناسب
– تحویل به موقع
– تسهیلات پرداخت
– طراحی و بسته بندی کالا
– تبلیغات مناسب
– انحصار تولید و عرضه
– شهرت کشور تولیدکننده(ژاپن،المان،…)
– اعتبار فروشنده
– روابط مناسب تجاری(سابقه،روابط شخصی و بین المللی)
تعریف بازاریابی (مارکتینگ)
بازاریابی عملیاتی است از تجارت ،که جریان کالا یا خدمات به طور مستقیم به آن عرضه می شود.
تعریف مشتری
مشتری شخصیتی است حقیقی یا حقوقی که کالا و یا خدمات به طور مستقیم به ان عرضه می شود.
خصوصیات شخصی و خلقی بازاریاب و فروشنده موفق
– شخصیت سالم و رفتار مناسب
– اعتماد به نفس
– شناخت واقعیتها
– شناخت توانایی های خود
– ادب و نزاکت در برخورد با ارباب رجوع و مشتری
– برخورد صمیمانه و قابل اعتماد با مشتری
– وقت شناسی و انضباط
– برخورداری از حافظه قوی
– دارا بودن هوش بالا
– سلامت جسم ،پاکیزگی و استفاده از پوشاک مناسب
– قدرت بیان با لحن دوستانه و صمیمانه
– تسلط براعصاب و تحمل ایرادات مشتری
– انتقاد پذیر و قبول پیشنهادهای اصلاحی و سازنده
– داشتن اطلاعات تخصصی و فنی در محدوده و رشته فعالیتی خود
– آشنایی با تکنیک های ارتباطی و روانشناسی
– هنر گوش کردن
– ایجاد ارتباط نزدیک و دوستانه با مشتری
منابع و نحوه کسب اطلاعات در بازار
یکی از منابع مهم کسب اطلاع از بازار مورد نظر را می توان به شرح زیر یاد آوری نمود:
– مشتریان دائمی و ثابت شرکت،
– شرکت های مختلف،
– شرکت های رقیب،
– پرسنل شرکت های رقیب،
– خرده فروشها،
– فاکتور فروش شرکتهای مختلف (به خصوص شرکتهای رقیب)
– موسسات تحقیقاتی بازار.
نقش و اهمیت ارتباطات با مشتریان و جلب رضایت آنان
– درک نیاز مشتری
– خوب گوش کردن
– خوب حرف زدن
– ایجاد ارتباط مستمر با مشتریان سابق
– راهنمایی مشتری برای انتخاب کالا و یا ارائه خدمات
تعریف انبار
به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی ،موارد اولیه ویا فراورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد،انبار گفته می شود.
انباراز نظر فرم به سه صورت می باشد:
-انبار های پوشیده:این مکان از تمام اطراف بسته و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشد.
-انبار های سرپوشیده یا هانگارد:این انبار دارای سقف است ولی چهار طرف ان بازو فقط حفاظ جانبی می باشد.این نوع انبارها ،کالاها را فقط از باران و افتاب حفظ می کند.
-انبارهای باز یا محوطه:این انبار به صورت محوطه بوده و معمولا برای نگاهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
وظایف انباردار
انباردار کسی است که عهده دار وظایف زیر می باشد:
– تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید.
– صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا.
– صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا.
– صدور فرمهای مرجوعی ،برگشت از خرید و سایر فرمهای مشابه.
– صدور برگ درخواست خرید کالا در صورت لزوم.
– ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارتهای انبار.
انواع موجودیهای انبار
– مواد خام یا مواد اولیه
– مواد و لوازم مصرفی
– مواد و لوازم در جریان ساخت
– کالای تمام شده
– اجناس خریداری شده جهت فروش
سازمان انبار
انبار قطعات و مواد اولیه در واحد های تولیدی معمولا زیر نظرمدیرفنی کارخانه قرار دارد و در بعضی از کارخانه ها ،انبار مستقیما زیرنظر مدیرکارخانه انجام وظیفه می نماید.
در سازمانهای بزرگ صنعتی ،واحد انبارداری مدیریت مستقلی است که مستقیما زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیرانبار نیزانبارهای مختلفی مانند انبار مواد ،قطعات و ابزارآلات که هر یک از انها دارای مسئول می باشد انجام وظیفه می کنند.
کلیات
اجناس و کالاها از چند طریق وارد انبار می شود:
– از طریق خریدهای داخلی
– از طریق خریدهای خارجی
– کالاهای انتقالی از سایر انبارها و اجناس برگشتی
– کالاها و لوازمی که در کارگاههای یک موسسه ساخته می شود
– کالاهای امانی
ورود و تحویل کالاهای خریداری شده به انبار
کالاهای خریداری شده برای تنظیم و نگهداری تحویل انبار می شود.اجناس مذکور همراه یک نسخه از فرم درخواست کالا ،تقاضای خرید ،فرم سفارش (معمولا بدون ذکر قیمت)به انبار فرستاده می شود.پس از کنترل دقیق اجناس و تطبیق انها با فهرست و امضای مربوط و بالاخره تعیین مقدار انها توسط انباردار،نسبت به تحویل کالا و صدور«رسید انبار» اقدام می گردد.قبض انبار یا رسید جنس
به انبار یکی از مهمترین فرمها و اسناد انبارو حسابداری به شمار می رود.
به مجموعه فرمهای درخواست کالا ،تقاضای خرید ،فرم سفارش،فاکتور فروشنده ورسید انبار مدارک خرید گفته می شود.براساس این مدارک ،مبلغ کالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود.
تحویل کالا به انبار
تحویل فعالیتی است که در ارتباط با ورود کالا به انبار انجام می گردد که عبارتند از:
– تخلیه مواد و کالا از وسایل نقلیه
– شناسایی و کنترل کالا
– یادداشت کالاهایی که معیوب و یاغیرقابل استفاده می باشد
تحویل کالا به انبار به دو صورت تحویل دائم و تحویل موقت انجام می پذیرد
رسید انبار مستقیم
در مواقعی که جنس خریداری شده مستقیما و بدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحویل داده شود از فرم رسید انبار مستقیم استفاده می شود .مانند مصالح ساختمانی.
کدگذاری کالا و لوازم
– روش الفبایی
– روش شماره گذاری ساده
– روش الفبا و شماره (حرف وعدد)
– روش نیمونیک
– کد گذاری براساس طبقه بندی کالا
– طبقه بندی و کدگذاری استاندارد بین المللی
– روش طبقه بندی و کدگذاری اختصاصی
– روش شماره گذاری دسیمال یا دهدهی
چیدن اجناس در انبار
تنظیم و نگهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی نیز گفته می شود .چیدن اجناس در انبار با توجه به حجم و اندازه و سایر خصوصیات کالا و همچنین میزان مراجعه و مصرف آن بارعایت اصول ایمنی باید انجام گردد.
کاردکس انبار
ثبت کلیه اطلاعات مربوط به فعل و انفعالات کالا در انبار ،روی کارت به منظور آگاهی از مقدار کالاهای وارده،صادره و موجودی و همچنین اطلاع از محل نگهداری آنهاسیستم کاردکس گفته می شود.
کارت روی قفسه
کارت قفسه یا کارت روی جنس به منظور کنترل موجودی هر جنس و محل نگهداری آنها مورد استفاده قرار می گیرد.
گزارش موجودی انبار
واحد انبارباید گزارشی به طور متناوب و مستمر در مورد وضعیت موجودی انبار به مقامات مسئول
ارائه نماید این گزارش در چند نسخه تهیه شده و به ادارات خرید یا کارپردازی ،حسابداری وسایر واحدهای ذینفع ارسال می گردد.
اصول ایمنی و حفاظت انبار
یکی از وظایف مهم انبار علاوه بر تنظیم و نگهداری و در دسترس قرار دادن کالا و اجناس طبق ضوابط تعیین شده حفاظت اسناد و رعایت اصول ایمنی می باشد.
اهم نکاتی که در حفاظت کالا باید مورد توجه قرار گیرد عبارتند از:
– از کلاه و کفش ایمنی استفاده شود.
– در محل های ممنوعه از کشیدن سیگار جدا خودداری شود.
– سیم کشی انبار بانهایت دقت و توسط متخصصین فن انجام گردد.کنترل ادواری سیم برق و وسایل برقی باید مورد توجه قرار گیرد.
– از آویزان نمودن هرنوع جنس روی سیم برق جدا خودداری شود.
موجودی برداری «عینی» اجناس
موجودی برداری «عینی» جهت حصول اطمینان در صحت ارقام و اعداد و بالاخص اطمینان از صحت حسابداری جنسی و انباردارها بسیار ضروری می باشد.
دو روش برای موجودی برداری عینی انجام می شود:
– موجودی برداری عینی مستمر
– موجودی برداری عینی دوره ای
موجودی برداری عینی مستمر
در این روش به طور مستمر و دائمی توسط گروهی که به همین منظورانتخاب شده است،ازموجودی
انبار شمارش و یا توزین به عمل می آید و نتیجه به دست آمده را با موجودی ثبت شده در کارت یا دفتر جنسی مطابقت داده می شود ،تا مقدار موجودی در زمانهای معین نشان داده شود.
موجودی برداری عینی دوره ای(انبار گردانی)
انبار گردانی عبارت است از شمارش کالاها و اجناس موجود در انبار و تطبیق آن با کارتها و دفاتر انبار و حسابداری.
تشکیل کمیته انبار گردانی
بمنظور اجرای عملیات انبارگردانی کمیته ای متشکل از افراد زیر تشکیل می شود:
1- رئیس دستگاه یا نماینده وی
2- مدیر امور مالی
3- رئیس حسابداری
4- رئیس حسابرسی داخلی (در واحدهای صنعتی و تولیدی)
5- مدیر کارخانه یا مدیر تولید (در واحدهای صنعتی و تولیدی)
6- دعوت از افراد متخصص (بنا به مورد)
7- مسئول انبار
کنترل موجودی ها
هدف از نگهداری موجودی در سطح مناسب و مطلوب است و با استفاده از روشهای کنترل می توان در بهینه کردن هزینه ها که شامل هزینه های زیر است اقدام نمود:
1- قیمت کالا:یعنی مبلقی که به فروشنده بابت قیمت کالا پرداخت می شود به اضافه هزینه حمل ،دریافت ،بازرسی و سایر مبالغ جانبی.
2- مجموع هزینه های ثابتی که به هر سفارش تعلق می گیرد.مانند:هزینه تهیه و تنظیم سفارش،هزینه ماشین نویسی.بایگانی و پیگیری های انجام شده.
3- هزینه نگهداری:مانند هزینه بیمه،انبارداری ،مالیات و خسارتهای ناشی از سرقت و خرابی احتمالی کالا.
4- هزینه و ضرر ناشی از کمبود موجودیها و خدشه به اعتبار شرکت به علت عدم اجرای تعهدات بموقع.
نقطه سفارش و میزان سفارش
نقطه سفارش عبارت است از زمانی است که وقتی موجودی انبار به ان میزان و حد رسید باید سفارش خرید برای تامین موجودی جنس صادر می گردد.
نقطه سفارش با فرمول زیر محاسبه می شود.
حداکثر مدت تحویل سفارش×حداکثر مصرف = نقطه سفارش
میزان سفارش عبارت است از تعدادی که از یک کالا سفارش می شود.
میزان حداکثر موجودی
میزان حداکثر مقداری است که موجودی انبار نباید از آن مقدار در انبار تجاوز نماید .فرمول تعیین میزان حداکثر عبارت است از :
(حداقل مدت تحویل ×حداقل مصرف روزانه) – سفارش جدید + نقطه سفارش= حداکثر موجودی
متوسط موجودی
متوسط موجودی مقداری است که نشانگر متوسط کالای موجود در انبار می باشد و با فرمول ساده زیر نشان داده می شود:
2 ÷ (حداکثر موجودی + حداقل موجودی) = متوسط موجودی
تعیین بهای موجودی های انبار
تعیین بهای اجناس به خصوص در موسسات تولید وانتفاعی دارای ارزش ویژه ای است ،به طور کلی تمام هزینه های مربوط به ورود جنس به انبار تا مرحله ی صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشکل قیمت تمام شده کالا می باشد که از وظایف حسابداری صنعتی محسوب می شود.
روشهای مختلفی برای تعیین بهای موجودی های انباربکاربرده می شود که مهمترین آنهاعبارتند از:
1- روشهای بهای تمام شده واقعی
2- بهای تمام شده یا قیمت بازار هر کدام که کمتر است
3- بهای معادل بازار
4- قیمت فروش
هزینه های انبارداری
مدیریت صحیح تدارکات ایجاب می کند که هزینه های ذخیره انباری به حداقل ممکن تقلیل یابد. بنابراین اطلاعات زیر در این مورد ضروری می باشد:
1- در هر بار سفارش چه مقدار باید سفارش داد
2- بهترین موقع سفارش چه زمانی می باشد
هزینه نگهداری کالا در انبار
هزینه نگهداری شامل کلیه ی هزینه هایی است که در نگهداری کالا به کار برده می شود مانند: هزینه بیمه،محافظت از خرابی واسقاط شدن احتمالی کالا و سایر موارد دیگر.
هزینه نگهداری با فرمول زیر نشان داده می شود:
(Q /2) CI
Q= مقدار سفارش
C=هزینه سفارش
Q/2=معدل زخیره ی انبار
I= قیمت یک واحد
اصول تدارکات و انبارداری در بیمارستانها و موسسات تولید دارو
کلیه امور خرید واحدهای درمانی و بهداشتی مشابه سایر موسسات بوده و توسط کارپردازی انجام می گردد، با این تفاوت که واحد کارپردازی در اکثر واحدهای درمانی تحت نظر حسابداری اداره می شود.
مراحل تهیه و تدارکات دارو در بیمارستانها
تهیه و تدارکات کالا و وسایل بیمارستانی
علاوه بر تهیه وخرید دارو، واحد کارپردازی موظف به تهیه و تدارک کالا و لوازم مورد نیاز بیمارستان نیز می باشد این سری از کالاها را می توان به دو قسمت به شرح زیر تقسیم می شود:
کالا و لوازم مصرفی
این نوع کالاها مانند سایر وسایل انبار پس از صدور قبض انبار و ثبت در کارتها و دفاتر انبار و در صورت ارائه ی آن به مصرف کننده حواله انبار صادر می شود.مانندخواربار و…
وسایل و لوازم غیر مصرفی
این نوع وسایل جز اموال شمرده می شود و باید به آنهاشماره ای اختصاص یابد و در دفتر اموال ثبت و بعد از الصاق برچسب شماره دار به آنها به متقاضی تحویل گردد.مسئولیت نگه داری و ثبت این نوع کالا در دفاتر به عهده ی جمعدار اموال بیمارستان می باشد .
در صورت دولتی بودن بیمارستان ،یک نسخه از صورت اموال خریداری شده پس از ثبت مشخصات آنها در فرم های خاص به اداره ی کل اموال دولتی وزارت امور اقتصادی و دارای ارسال می شود.
انبار های بیمارستان
با توجه به نوع کالا ،لوازم مورد استفاده و نیاز بیمارستان ها و واحدهای درمانی و بهداشتی انواع انبار هایی که در این موسسات وجود دارد ،فهرست وار عبارت اند از :
– انواع البسه و ملحفه
– انبار اسقاط
– انبار خوار بار
– تاسیسات.
عملیات انبار داری
– انبار دار با توجه به مقدار سفارش شده ، پیش بینی های لازم را در مورد جایگزینی انها در انبار به عمل می اورد.
– محموله سفارش و خریداری شده به انبار قرنطینه شرکت تحویل داده می شود و توسط انبار دار یا ”واحد دریافت“ اقدام به صدور برگ رسید موقت می گردد.
– انبار قرنطینه مراتب را طی فرم ”گزارش وصول“ به ازایشگاه اطلاع می دهد فرم مزبور در دو نسخه تنطیم می گردد . نسخه اول جهت اطلاع و اقدام به آزمایشگاه ارسال و نسخه دوم جهت پیگیری در بایگانی انبار نگه داری می شود .
– واحد آزمایشگاه از کالاهاو مواد در یافتی نمونه برداری کرده و روی مواد مهر ”نمونه برداری گردید“زده می شود.
