مقدمه : در این مقاله پیشرفتها، تاثیرات و محدودیتهای سیستم های اطلاعات مدیریت وتکنولوژی نوین سازمانی بحث خواهد شد. سیستم های اطلاعات و تکنولوژی پیشرفته سازمانی ، زمینه ارتقا توانایی مدیران برای هماهنگی و کنترل فعالیتهای سازمان و کمک در تصمیم گیری اثربخش را فراهم می کند. به موجب همین امر امروزه این ابزارها جزءاصلی هر ساختار سازمانی شده اند. سیستم های اطلاعات مبتنی بر کامپیوتر می توانندبه عنوان منبعی مطرح باشند که موجبات مزیت رقابتی سازمان را فراهم می کنند.
سازمانهایی که نتوانند خود را به سیستم های پیشرفته اطلاعاتی تجهیز کنند به احتمال زیاد از ضعف رقابتی برخوردار خواهند شد. در این مقاله چگونگی رشد سریع سیستم های اطلاعات کامپیوتری و اثرات آن بر ساختار سازمانی و مزیتهای رقابتی که آن ایجاد می کند، بررسی می شود. همچنین مشکلات اجرای موثر سیستم های اطلاعات مدیریت و محدودیتهای آن بحث خواهد شد.
واژگان کلیدی: تکنولوژی اطلاعات، اطلاعات، ساختار نوین اطلاعات، فناوری اطلاعات، سازمان پیشرفته
تکنولوژی اطلاعاتی و ساختار سازمانی
یکی از راههای کاهش سلسله مراتب سازمانی توسعه سیستم های اطلاعات مبتنی برکامپیوتر است . رشد سریع سیستم های اطلاعات کامپیوتری ، ساختارهای سلسله مراتبی سازمانی را مسطح نموده و آنان را به سوی عدم تمرکز و جریان افقی اطلاعات هدایت کرده است.
سازمانهای مسطح
مدیران بااستفاده از دستاوردهای جدید ارتباطی ، سیستم های اطلاعات مدیریتی باکیفیت ، بهنگام ، مرتبط و کاملی را توسعه داده اند که موجبات کاهش نیاز به سلسله مراتب بلند سازمانی را فراهم کرده است . سیستم های نوین اطلاعاتی ، نیاز به وجودسلسله مراتب بلند در انجام وظایف را کاهش داده اند. مضافا براین ، برخلاف ساختارهای سنتی که هماهنگی و کنترل در آنها به کندی صورت می گرفت در ساختارهای مسطح “FLAT STRUCTURE”که مجهز به سیستم های نوین اطلاعاتی هستند، کنترل وهماهنگی به سهولت انجام می شود و همین امر موجب کاهش سلسله مراتب سازمانی شده است . برای مثال ; مشاهده می شود سازمانهای معروفی همچون ; IBM، بااستفاده ازسیستم های نوین اطلاعاتی ، به میزان زیادی نیاز مدیران به هماهنگی و کنترل در جریان تولید را کاهش داده اند.
جریان افقی اطلاعات
بسیاری از سازمانهای موفق دنیا با طراحی و توسعه پردازشگرهای مرکزی کامپیوتری ، سرویس دهنده های خودکار “به کارکنان و مشتریان ” و به خدمت گرفتن سایرفناوریهای نوین کامپیوتری ، شبکه های کامپیوتری را در عرصه سازمان توسعه داده اند که می تواند به سرعت ، اطلاعات را انتقال دهد.
سیستم های پست الکترونیک ، توسعه برنامه هایی به شکل نرم افزار برای ایجاد مدارک و اسناد الکترونیکی ، ایجاد شبکه های ارتباطی داخلی و همچنین توسعه اینترنت ، انتقال اطلاعات ، را سرعت می بخشند. همه این موارد منتج به جریان افقی اطلاعات درون سازمان می شود.
توسعه شبکه های کامپیوتری در سازمان ، موانع سنتی که برسر راه جداسازی بخشهای مختلف سازمان وجود داشت را از میان برداشته و منجر به بهبود عملکرد،کارایی بیشتر، کیفیت بهتر، نوآوری و پاسخگویی مناسب به مشتری شده است .
سیستم های اطلاعاتی و مزیت رقابتی
تکنولوژی اطلاعات می تواند وضعیت رقابتی سازمان را بهبود بخشد. درواقع ، تحقق مزیت رقابتی به توسعه و تطبیق سریع سازمان به چنین سیستم هایی بستگی دارد.به عنوان مثال ; سیستم های اطلاعات مدیریت مانند; سیستم های پشتیبان مدیریت وسیستم های پشتیبان تصمیم گیری ، می توانند اطلاعات بهنگام ، مناسب و سریعی را دراختیار مدیران قرار دهند تا آنها بتوانند با حداقل اشتباه ، تصمیم گیری کنند. مشابه همین ،توسط کاهش سلسله مراتب سازمانی که موجب بهبود کارائی و نهایتا مزیت رقابتی سازمان را فراهم می کند، تامین می شود. یک دلیل ساده برای افزایش کارایی در استفاده ازسیستم های نوین اطلاعاتی ، می تواند کاهش تعداد کارکنان مورد نیاز جهت اقدامات سازمانی باشد.
به کمک سیستم های نوین اطلاعاتی شرکتهای کداک و اینتل به ترتیب سلسله مراتب سازمانی خود را از 13 به 4 و از 10 به 5 سطح تقلیل داده اند. افزایش کارایی ، کاهش سلسله مراتب سازمانی ، از میان برداشتن موانع سنتی بین بخشهای مختلف سازمان ،افزایش کیفیت محصول ، نوآوری ، پاسخگویی بهتر به مشتریان و…. دستاوردهایی است که از به کارگیری و توسعه جریان افقی اطلاعات و شبکه های کامپیوتری حاصل شده است .
سیستم های نوین اطلاعاتی موجب توسعه سازمانهای مجازی ، تولیدات مجازی وسازمانهای مشتری گرا شده است . سیستم های اطلاعاتی و تکنولوژی پیشرفته به سازمانهااین اجازه را می دهد که بدون تحمل هزینه های فراوان سفارشهای دریافتی مشتریان را دراسرع وقت تحویل دهند. شرکت IBMنمونه فعالی در این رابطه است . مدیران IBMسیستم اطلاعاتی را توسعه داده اند که قادر است از طریق کامپیوترهای شخصی برای نیازهای مشتریان انفرادی سفارش قبول کند و آن را با حداقل هزینه انجام دهد.
موانع اجرا
سیستم های نوین اطلاعات مبتنی بر کامپیوتر علی رغم تمامی مزیتهای آن به آسانی در سازمان اجرا نمی شوند. مشکلات تکنولوژیک مقاومت از جانب کاربرها و مخالفتهای سیاسی درون سازمان ، از جمله عواملی هستند که اجرای آن را با مشکل مواجه می کنند.
مشکلات تکنولوژیک
یکی از موانع اصلی تکنولوژیک در اجرای موفقیت آمیز سیستم های اطلاعاتی ،فقدان انسجام در استانداردهای تکنولوژیک است . تولیدکنندگان مختلف کامپیوتر وتجهیزات شبکه ها ممکن است از استانداردهای فنی متفاوتی استفاده کنند. برای مثال ;بخش پردازش اطلاعات کامپیوتر که توسط شرکت IBM تولید می شود از استانداردهای فنی متفاوتی نسبت به شرکت اپل برخوردار است . این استانداردهای متفاوت موجب ایجاد مشکل در منسجم کردن شبکه کامپیوتری سازمان می شود. یا می توان از مشکلی که در انتقال فایلها از کامپیوترهای شخصی اپل به کامپیوترهای شخصی که براساس استانداردهای مایکروسافت و یا اینتل طراحی شده اند، نام برد.
مقاومت از جانب کاربرها
مقاومت از جانب کاربرهای فردی موجب شکست در اجرای سیستم های اطلاعاتی در سازمان می شود. مطالعه ای در این زمینه نشان داده است که بسیاری از مدیران دراستفاده از سیستم های پشتیبان تصمیم گیری و مدیریت در حوزه کاری خود موفق نبوده اند. دلائل اولیه در عدم توفیق آنان در این راه عبارتند از: ترس از تکنولوژی ، عدم اعتماد نسبت به توانایی تکنولوژی و فقدان ستاد پشتیبانی مناسب در سازمان .
مقاومت از جانب کاربرها می تواند، به وسیله آموزش مدیران درباره ارزش سیستم های اطلاعاتی در کارشان و در دسترس قراردادن ستاد پشتیبانی کاهش یابد ومدیران را برای استفاده از این سیستم ها تشویق کند.
مخالفتهای سیاسی
سیستم های اطلاعاتی می توانند توسط مسطح کردن سلسله مراتب و توسعه جریان اطلاعات به صورت افقی و میان وظیفه ای روش مدیریت سازمان را تغییر دهند. بسیاری از مدیران دریافته اند که این تغییرات ممکن است تهدیدی برای قدرت ، اقتدار و حتی امنیت شغلی آنها محسوب شود.
مدیران رده میانی نگرانند که گسترش سیستم های اطلاعات مدیریت مبتنی بر کامپیوتر،اقتدار آنها را به خطر اندازد. بنابراین آنها ممکن است در اجرای چنین سیستم هایی درسازمان مقاومت کنند. رئیس یک بخش وظیفه ای ممکن است به این خاطر نگران باشدکه توسعه شبکه های کامپیوتری در سازمان “که اطلاعات را به صورت میان وظیفه ای به جریان می اندازد” توانایی او را در کنترل جریان اطلاعات در داخل و خارج بخش محدود کند. اگر فقدان کنترل بر جریان اطلاعات اثرات منفی بر قدرت مدیر داشته باشد،به احتمال زیاد مدیر در اجرای سیستم های اطلاعاتی سنگ اندازی خواهد کرد.
تحقیقات نشان می دهد مدیرانی که بااهداف سیاسی مانع از اجرای سیستم های اطلاعاتی می شوند از چنین روشهایی استفاده می کنند:
منابع و اهداف را از پروژه “اجرای سیستم های اطلاعاتی ” منحرف می کنند;
انرژیهای در راستای پروژه را هدر می دهند;
نظارت مناسب و خوبی براجرای پروژه اعمال نمی کنند.
محدودیتهای سیستم های اطلاعاتی
باوجود منافعی که سیستم های اطلاعاتی دارند آنها با محدودیتهایی نیز روبروهستند. ممکن است توسعه شبکه های کامپیوتری – که موجب ارتباطات الکترونیک می شوند – یا فقدان نیروی انسانی مناسب ، این محدودیتها را موجب شوند. همچنین برخی از انواع اطلاعات را نمی توان توسط سیستم های اطلاعاتی تهیه ، خلاصه و گزارش کرد.
در این راستا هنری مینتزبرگ اطلاعات فشرده را مورد توجه قرار داده است و بیان می کند آنان نیازمند هماهنگی و کنترل زیادی برای استفاده در تصمیمات هستند.مینتزبرگ معتقد است به علت اهمیت و عمق این اطلاعات انسجام و ترکیب آنها فقط درچارچوبهای کمی ، نتایج مناسبی را به وجود نخواهند آورد. به زعم ایشان ، چنین اطلاعاتی باید در محل توسط افرادی که درگیر مشکل هستند کشف و توسعه یابد.
اهمیت اطلاعات فشرده ، توافق بر این مطلب را تقویت می کند که ارتباطات الکترونیک باید پشتیبان ارتباطات رو در رو باشند نه جایگزین آن . برای مثال ; مشاهده ارقام کمی که توسط سیستم اطلاعات درباره ارزیابی عملکرد فرد تهیه شده ، می توانداشتباهاتی را به وجود آورد. درواقع ، در مورد قضاوت عملکرد افراد، تنها به ارقام کمی بسنده کردن ، ما را دچار مشکلات ارزیابی عملکرد خواهد کرد. مشکلات ارزیابی عملکردتوسط ملاقاتهای رو در رو در مسیر جمع آوری اطلاعات می تواند حل شود. مدیر ارشدشرکتی بیان می کند: “در شرکت ما استفاده از پست الکترونیک و سایر ابزارهای ارتباطی نتوانسته جایگزین بسیاری از ملاقاتهای افراد شود”. پست الکترونیک کانالهای ارتباطی بین افراد را توسعه می دهد اما بسیاری از ملاقاتها و روابط کاری را نه تنها نمی تواند حل کند بلکه ممکن است موجب ضعف در استحکام روابط و ایجاد سوء تفاهماتی بین افرادشود.
مدیریت سیستم های نوین اطلاعاتی
مدیران می توانند برای سهولت در اجرای سیستم های اطلاعاتی به موارد ذیل توجه کنند. آنها باید لیستی از اهداف اصلی سازمان تهیه و سپس انواع اطلاعات اصلی که آنها رادر رسیدن به اهداف یاری می رساند، جمع آوری کنند. بعد از آن باید سیستم های اطلاعات موجود را از نظر میزان صحت ، قابل اعتمادبودن ، سرعت ، مرتبط بودن و مناسب بودن مورد تجزیه وتحلیل قرار دهند. سپس مدیران باید بررسی کنند که آیا منابع اطلاعاتی برای بهبود کارایی ، کیفیت محصول و یا خدمات ، نوآوری و پاسخگویی به مشتریان به خوبی عمل می کند؟ آیا سیستم های اطلاعاتی سازمان متبوع آنها از سوی رقبا به عنوان بنچ مارکینگ “BENCH MARKING” “ارزیابی برتر””1” شناخته می شود؟
وقتی این تجزیه و تحلیلها کامل شد، مدیران باید حمایت کارکنان را در توسعه سیستم های اطلاعاتی کسب کنند. مدیران می توانند با بیان اینکه این سیستم ها، موجب ارتقا عملکرد شغلی افراد و سازمان می شود، افراد را در پشتیبانی از آن ، متقاعد سازند.بعد از این مرحله ، مدیران بایدبرنامه های آموزشی مناسبی برای کارکنان تدارک ببینند ونشان دهند که سیستم های اطلاعاتی و تکنولوژی جدید می تواند به عنوان یک دوست درخدمت آنها عمل کند. بالاخره مدیران باید براین نکته تاکید کنند که سیستم های اطلاعات جایگزین ارتباطات رو در رو نخواهند شد و کارکنان همه سطوح سازمان در بحثی مستمردرباره چگونگی کشف بهترین تکنولوژی اطلاعات برای رسیدن به مزیت رقابتی ،مشارکت خواهند داشت .
نتیجه گیری
1 – برای تصمیم گیری موثر، طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت و اطمینان از کیفیت ،به روز بودن ، کامل بودن و مناسب بودن آنان لازم است ;
2 – مدیران باید سیستم های اطلاعاتی سازمان را به ابزارهای نوین و پیشرفته مجهز کنندزیرا در عصر ارتباطات استفاده از تکنولوژی های سنتی و قدیمی راه به جایی نخواهد برد;
3 – اجرای سیستم های نوین اطلاعاتی فرایند مشکلی است و مدیران ممکن است دراین راه با مشکلاتی همچون ; مقاومت از جانب کاربرها و مقاومتهای سیاسی در سازمان مواجه شوند;
4 – بهبود تکنولوژی اطلاعات یک اولویت در تمام سطوح عملکردی سازمان محسوب می شود;
5 – سیستم های اطلاعاتی می توانند مزیت رقابتی سازمان را افزایش دهند و همچنین موجب افزایش بهره وری ، کیفیت محصول و یا خدمات ، نوآوری و پاسخگویی به مشتریان را فراهم آورند.
بنابراین توسعه سیستم های نوین اطلاعاتی به عنوان ابزار مدیریت یک ضرورت اجتناب ناپذیر عصر حاضر است .
پی نوشت
1 – برای بنچ مارکینگ “BENCHMARKING”معادلهایی همچون ; “ارزیابی مقایسه ای “،”محک زنی “، “مقایسه پردازی “، “مقیاس گذاری “، “الگوبرداری کلی “، “برتری سنجی ” و… درزبان فارسی پیشنهاد شده است ، اما نگارنده “ارزیابی برتر” را معادل مناسب تری برای آن تشخیص داده است . “بنچ مارکینگ و یا ارزیابی برتر عبارت است ، فرایند اندازه گیری دقیق عملکرد سازمان در مقابل سازمانهای الگو و نمونه در صنعت و خدمات “عمومی وخصوصی ” و استفاده از ابزارهای تحلیلی به منظور بهبود محصول ، خدمات ، عملیات ووضعیت هزینه است “.
