در هتلهای که از کامپيوتر استفاده می کنند تمام عمليات توسط کامپيوتر بطور اتومات انجام ميشود ولی لازم است توسط مدیریت سيستم کنترل های لازم کاربران بطور دقيق انجام شود و گزارشات کنترلی بررسی شود و یا حسابداریNCR از آن جا كه توضيح كامل درباره هر نوع سيستم حسابداری رایج در هتلها از جمله حسابداری دوبل ، با ماشين با كامپيوتر احتياج به زمان بيشتر و گنجایش وسيع تر دارد از شرح و بسط این روشها خودداری می نمایيم، چرا كه هر یك از این سيستم ها به تنهایی احتياج به یك كتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد .با توجه به اهميت حسابداری در هتل و تكيه بر این واقعيت كه یك مدیر متبحر در صورتی به موفقيت دست خواهد یافت كه با رموز حسابداری نيز آشنایی داشته باشد . بر آن هستيم كه مختصری درباره حسابداری و بيان سرفصلهای حسابهایی كه در سيستم گردش داخلی هتل مورد نياز است بسنده كنيم ياد آور می شویم كه در سر فصلهای زیر آنچه با حروف فارسی مشخص شده مربوط به دفتر كل است و آنهایی كه باعدد معين گردیده بيان كننده ریز سر فصلهای دفتر های معين است.
الف) در آمد:
فروش اتاق؛
رستوران؛
تریا؛
ضيافتها – جشنها؛
لباسشویی؛
تلفن؛
ب) بدهكاران موقت
مسافران؛
انواع تورها، آژانسهای مسافرتی؛
پ) انبار
ت)هزینه مصرف مواد غذایی
ث) خسارات
ج) كسر و اضافات صندوق
چ)در آمدهای متفرقه
كرایه سالنها؛
سایر درآمدها
ح) حقوق و سایر هزینه كارگران:
حقوق و دستمزد؛
حق مسكن؛
حق خواربار؛
حق اولاد؛
اضافه كاری؛
باز خرید ایام مرخصی؛
لباس؛
غذای روزانه؛
عيدی و پاداش؛
حق بيمه سهم كارفرما؛
سایر هزینه ها.
خ) هزینه های اداری:
اجاره؛
هزینه های سوخت (گازوایل ، گاز)؛
پست،تلفن، تلكس،فكس؛
آب،برق؛
ایاب و ذهاب و مسافرت؛
تعمير و نگهداری ماشين آلات؛
تعمير و نگهداری تأسيسات؛
تعمير و نگهداری ساختمان؛
تعمير و نگهداری وسایل نقليه؛
تعمير و نگهداری تزئينات،تشریفات؛
مصارف و ملزومات اداری؛
مطبوعات و تبليغات؛
كمكهای بلاعوض و امور خيریه؛
سایر هزینه ها.
د) هزینه های مالی:
سود تضمين شده؛
هزینه های حسابرسی؛
مشاوره حقوقی و …؛
خرید اوراق بها دار؛
حق الزحمه بازرسان؛
سایر هزینه ها.
ذ) دارایی های جاری:
موجودیهای نقدی ( بانك و صندوق)؛
پيش پرداختها و سپرده های كوتاه مدت؛
اسناد دریافتی؛
حساب جاری شركاء؛
بدهكاران؛
موجودی های جنسی؛
كالاهای در راه ( سفارشات)؛
سایر دارایيها.
ر) دارایی های ثابت:
زمين؛
ساختمان؛
تأسيسات؛
ماشين آلات؛
وسائط نقليه؛
اثاثيه؛
ابزار آلات؛
سایر دارایيهای ثابت.
ز) سرمایه گذاریها:
مشاركت در سایر مؤسسات؛
وامهای پرداختی؛
سایر سرمایه گذاریها؛
ژ) بدهيهای جاری:
اسناد پرداختی؛
اضافه برداشتهای بانكی؛
حساب جاری شركاء؛
پيش دریافتها؛
بستانكاران متفرقه و ذخيره هزینه های تأخيری؛
وامهای كوتاه مدت.
س) بدهيهای دراز مدت:
اسناد پرداختی دراز مدت
وامهای دریافتی
ش) ارزش ویژه:
سرمایه؛
اندوخته قانونی؛
سود و زیان سالهای قبل؛
سود و زیان عملكرد.
مأمور كنترل
امور مالی و اداری و تجاری هر موسسه ای كه با عدد و رقم و خرید و فروش سروكار دارد، هرچند دارای نظام صحيح گردش كارهم باشد ، باز بی نياز از كنترل و رسيدگی نمی تواند باشد. از صحت هر محاسبه ای ، موقعی می توان اطمينان حاصل كرد كه مورد تأیيد حسابرس واقع شود . بخصوص در امر هتلداری كه به طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزینه های گوناگون ارتباط دارد .
به كنترل ارقام و آمار شدیداً نيازمند است. حساب هيچ قسمتی را نمی توان معتبر دانست ، مگر با رسيدگی دقيق و حصول اعتماد كامل از درستی آن.خرید و تهيه مواد مصرفی و وسایل و لوازم هتل، وصول درآمدهای حاصله از فروش غذا در رستوران و تریا و سالنهای مجالس وميهمانی ها و لباسشویی و فروش اتاقها و سایر امور مربوط به قسمتها و بخشهای مختلف هتل را نمی توان بدون بررسی دقيق به حال خود رها ساخت.هر هتلی به تناسب ظرفيت و تعداد اتاقهاو آمار مسافران و مشتریان، مواد غذایی و وسایل پذیرایی مورد نياز را خریداری، و در سرد خانه و انبارها نگهداری می كند و به تدریج به مصرف می رساند و بابت اقلام خریداری شده وجوهی می پردازد و در مقابل این هزینه ها، درآمدی دارد و ارقام كليه عمليات مربوط به خرید و مصرف و درآمد در دفاتری ثبت می شود و این دفاتر، نشاندهنده وضعيت مالی هتل می باشد، چنانچه شيوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسی قرار نگيرد، مدیریت هتل قادر نخواهد بود تشخيص دهد كه جریان كار بر مبنای صحيح می گردد ، یا در آن فعل و انفعالاتی به ضرر هتل اعمال می شود. اگر در قسمتی از امور مالی اشتباهی رخ دهد یا خطا و سوء استفاده ای در بين باشد، مدیریت هتل از چه كسی و كدام قسمتباید بازخواست كنند ؟ یا اصولا به چه وسيله ای به كشف اشتباه یا شناختن مقصر موفق شود ؟
به طور كلي برای آن كه امور مالی هتل به نحو مطلوب و منظمی انجام گيرد و كادر مدیریت هتل به درستی كار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورتحسابها و دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمتها ایمان داشته باشد و آینده هتل را، روشن و بی خدشه و اميد بخش مجسم كند ، باید سيستم كنترل مداوم را در سرلوحه برنامه كار هتل قرار دهد و متوجه باشد كه غفلت در این امر ، شالوده مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پيش خواهد آورد كه جبرانش بسيار مشكل ، بلكه غير ممكن خواهد بود .موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسيدگی مامور كنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارك باید مورد بررسی قرار گيرد تا اطمينان حاصل شود كه آنچه بابت غذا و نوشابه و خدمات به حساب گذاشته شده، با قيمتهای واقعی تطبيق می كند یا خير؟ مخارج مربوط به یك مسافر به حساب او منظور شده است، یا اشتباهاً به حساب اتاق دیگری وارد كرده اند؟ آیا تعداد اتاقهای تخليه شده هر روز كه رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده یا آنچه كه وسيله خانه داری اعلام شده و صندوق ( آشير مادر) در گزارش خود ثبت كرده و برگهای خروج كه نگهبانی از مسافران دریافت داشته و تعدادی كه در دفتر (چك اوت ) یادداشت شده، تماماً با هم مطابقت دارد یا خير؟ شماره صورت حسابهایی كه باز شده از نظر توالی ردیف ، مرتب است یا از وسط ردیفها، تعدادی كم شده است ؟ كليه اوراق بهادار كه در قسمتهای مختلف هتل در جریان است به طور روزانه باید با دقت كنترل شود . مسؤول كنترل، موظف است در آغاز هر شيفت، حساب صندوقهای هتل را صفر كند . گزارش آخر شيفت را نيز بگيرد و با شيت دستی مقایسه و مطابقت نماید و از توازن و تساوی ارقام هر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشين های حساب را مرتبا بررسی نماید. كنترل مواد دریافتی قسمتها، با تعداد یا مقدار مصرفی نيز از وظایف مسؤول كنترل می باشد . مثلاً اگر ۵٠ عدد نوشابه گرفته شده ، باید در بن ها منعكس باشد و اگر ۴٠ عدد آن به فروش رسيده ، ١٠ عدد موجودی نشان دهد. اگر كنترل به درستی انجام گرفته باشد، شيتها معتبر خواهد بود و می توان با اطمينان در دفاتر حسابداری ثبت كرد.
با این ترتيب در دفاتر حسابداری نيز شبهه ای باقی نمی ماند، زیرا در صورتی كه ارقام صحيح به حسابداری برسد، دفاتر حسابداری نيز ترتيب صحيح و منظمی خواهد داش ت . والا اگر مدارك و اسناد مورد عمل ، مخدوش و ناقص باشد، مسلماً ارقام دفاتر حسابداری نيز غير قابل اعتماد خواهد بود.
مأمور كنترل باید كاملا مجاز و مختار باشد تا به كليه قسمتها سركشی كند . هر چند گاه یك بار به موجودی انبارها برسد و با كارتهای اجناس تطبيق كند .وزنهای تعيين شده غذا را با آنچه كه سرو می شود مقایسه نماید . به وضع حضور و غياب پرسنل با توجه به كارت ساعت زنی مخصوص تعيين زمان ورود و خروج كاركنان رسيدگی نماید . به ليست حقوق پرسنل و مدت مرخصی ها و تعطيلات و آنچه كه باید از رقم حقوق كسر شود توجه كند.
نسخه دوم تمام بن ها را با نسخه اول ، چك كند و دقت نماید كه در صورت حسابها چگونه عمل شده است ، آیا از لحاظ تعداد و قيمت ، اختلافی وجود دارد یا خير ؟ و در صورت داشتن اشتباه ، تذكر لازم را بدهد كه نسبت به حل اختلاف و رفع نقایص هر كار، اقدام نمایند. در اجرای سيستم كنترل نباید وقفه ای ایجاد شود، زیرا كار هتل از نظر مراجعه با خروج مسافر، لحظه ای است . ممكن است همزمان، عده ای در هتل اتاق بگيرند و عده دیگر اتاق هایی را تخليه نمایند .حساب رستوران و تریا و لباسشویی و غيره به موقع و بطور دائم نياز به كنترل و بررسی دارد. با توجه به جهات یاد شده و جنبه های مختلف دیگر، وجود مسؤول كنترل در هر هتلی یك ضرورت است و به این ضرورت نباید با بی اعتنایی توجه كرد. با درك اهميت و اعتقاد به اجرای امر كنترل و رسيدگی به كليه امور مالی هتل باید كسی را برای قبول مسؤوليت كنترل انتخاب كرد كه شایسته احراز این پست باشد . چنين مسؤولی چنانچه در تمام جزئيات كار هتل وارد و بصير نباشد قادر نخواهد بود وظيفه خود را به خوبی انجام دهد. درستی و امانت و بی غرضی وی از شرایط اوليه انتخاب است . مأمور كنترل باید در وظایف خود بسيار جدی و فعال باشد و درگزارش كارهای خلاف و اشتباهاتی كه مشاهده می كند اهمال ننماید و چشم پوشی نكند تا بی نظری و ارزش صداقتش در نزد مدیریت هتل محفوظ بماند . از جانب كادر مدیریت اختيارات لازم به او داده شود تا بتواند در هر زمان و هر قسمت كه مقتضی بداند، امور جاری را مورد بررسی قرار دهد و نتایج كار خود را بدون حب و بغض و اغراض شخصی به مدیر هتل گزارش دهد.
Night Auditor نایت ادیتور
نایت ادیتور برای كار شب در هتل استخدام شده است .كار او عبارت است از این كه رسيدگی كند تا گزارشهای قسمتهای مختلف هتل كه به حسابداری داده شده، دقيق و صحيح و بدون اشتباه باشد و اطمينان حاصل شود كه در هيچ كدام از گزارشها و در مجموع آنها خلاف و خدشه ای وجود ندارد. ماشينهای حساب را می گيرد و با قيد Report استفاده می شود NCR نایت ادیتور در هتلهایی كه از سيستم ماشينهای مسؤوليّت، حساب ماشينها را صفر می كند. نایت ادیتور (نوار ژورنا ل ) یعنی نوار اصلی ماشينهای حساب را كه تمام ارقام عمليات صندوقدارها در آن ثبت شده، پس از صفر كردن حساب ماشين، برداشته و نوار نو داخل ماشين قرار می دهد.
نوارهایی را كه از ماشين خارج كرده است، دقيقاً كنترل می كند و كليه سندها و فرمهای متصدی صندوق فرانت آفيس را در صورت صحت تأیيد و تصدیق می نماید. فوليوهای مسافرین را بررسی می كند تا از این كه هزینه های تلفن، لباسشویی، نوشابه، حساب رستوران و غيره جزء به جزء به فوليوهای ميهمانان وارد شده است یا خير اطمينان حاصل كند . شيت گزارش رسپشن مربوط به فروش اتاقها را گواهی نماید و نوار ماشينهای حساب را با گزارش دستی كنترل كند كه از موازنه و مطابقت آن مطمئن باشد. متصدیان ماشينهای حساب صندوقهای رستوران، تریا و غيره نيز باید گزارشهای دستی ممر درآمد را با ارقام ماشينها كنترل و تطبيق نمایند تا اشتباهی باقی نماند. اگر شماره ای از صورت حسابها مفقود شده باشد و در ردیف خود مشاهده نشود ، باید موضوع را تعقيب نمایند تا اختلاف پيدا شود و توازن صورت حسابها با ماشين حساب برقرار گردد. نایت ادیتور باید به تمام پرداختهای صندوق فرانت آفيس رسيدگی كند و اسناد مربوط به آن را تأیيد نماید و به تمام پيش دریافتهای ميهمانان رسيدگی نماید كه آیا در فوليوهای ميهمانان ثبت شده است یا خير؟ (Retention) فوليوهای جدید را كه پس از پر شدن فوليوهای اوليه ميهمانان باز می شود و دارای شماره ردیف است بررسی می نماید.درهتلهای که ازکامپيوتراستفاده می کنند تمام عمليات توسط کامپيوتر بطور اتومات انجام ميشود ولی لازم است توسط مدیریت
سيستم کنترل های لازم کاربران بطور دقيق انجام شود و گزارشات کنترلی بررسی شود.
هزینه هایی كه برای خرید مواد به مصرف می رسد و پس از فروش، درآمدی عاید هتل می گردد باید ادامه یابد، ولی مخارج ساختمانی در صورتی كه اتاقها فروش و درآمدی ندارد باعث ركود سرمایه یا استهلاك تدریجی خواهد شد.علم حسابداری دامنه ای بسيار وسيع دارد، و هر مؤسسه و واحد بازرگانی بر مبنای معاملات و مبادلات نقدی و جنسی خود، دارای دفاتر مخصوص حسابداری است. به عبارت دیگر خرید و فروش یك كالا یا فروش یك خدمت ، اساس و پایه حسابداری را تشكيل می دهد ، ولی معمولاً اشخاصی كه طرفين یك معامله یا خرید و فروش خدمات هستند، مسؤوليت نگاهداری حساب را خود به عهده نمی گيرند . از طرفی، ناچار مشخصات معامله بایستی درجایی ثبت شود تا بعدا بتوان آنها را به دفاتر حسابداری انتقال داد تا اطلاعات لازم جمع آوری شود و هنگام لزوم مورد بررسی قرار گيرد. این ضرورت ایجاب می كند كه در هر مؤسسه ای سازمان یا بخشی بنام حسابداری بوجود آید و نتایج عمليات خرید و فروش كالایا خدمات را در دفتر خود منعكس سازد.
بنابراین حسابداری مسؤول جمع آوری، ثبت و نگهداری صورت حسابهای هر موسسه است و حسابداری هتل نيز موظف به انجام چنين امری است كه صورت حسابها و مدارك لازم از قسمتهای مختلف هتل در حسابداری تمركزیابد و مورد رسيدگی و كنترل قرار گيرد و در دفاتر مربوط عملی شود.از اینجا می توان پی برد كه كار حسابداری دارای اهميت خاصی است و درخور آن است كه مورد توجه و دقت بيشتری قرار گيرد . به خصوص در هتلهایی كه با سيستم دستی كار می كنند و صورت حسابها با دست تنظيم می شوند، كار حسابداری حساستر است و به كنترل دقيقتری نياز دارد. از آنجا كه قسمت حسابداری مستقيماً یا منحصراً با امور مالی، درآمد و هزینه هتل مرتبط می باشد ، به تعبير دیگر حسابداری نقطه ثقل و گذرگاه شاهرگ های حياتی یك هتل است ، به همين سبب به طریقی كه قبلاً در قسمت سيستم گردش كار گفته شده اگر در قسمتهای دیگر اعمال مربوط به امور مالی صریح و درست و قابل اعتماد نباشد ، نتيجه حاصله از بی نظميها و بی دقتيها و اشتباهات قسمتها، به حسابداری نيز سرایت خواهد كرد و از اعتبار دفاتر مالی خواهد كاست. یعنی هر گاه اجزای هر یك از ارقام واصله به حسابداری نادرست و نامعتبر باشد، صحت جریان امور حسابداری و دفاتر مربوط به آن نمی تواند معتبر و مورد تأیيد باشد، زیرا حسابداری ارقام و اعدادی را در دفاتر خود ثبت می كند كه در صورت حسابها (شيت ه ا) قيد گردیده و ملاك عمل قرار گرفته است . اگر در این ارقام تردیدی وجود داشته باشد ، دفاتر حسابداری نيز خالی از تردید نخواهد بود. روی این اصل گزارشها و برگه های كليه قسمتهای هتل كه به طریقی با حسابداری ارتباط دارند باید كاملا عاری از عيب و اشتباه باشد تا بتوان به نتایج كار حسابداری اطمينان داشت . فرمها و گزارشها باید در بردارنده حسابی روشن و گویا باشد تا حسابداری با اطمينان از صحت آنها، دفاتر خود را تنظيم و مرتب كند. زیرا این مدارك نشاندهنده عملكرد مالی و سرنوشت سرمایه و وضع اقتصاد آتی هتل است. این اعداد و ارقام، یا نوید اميد بخشی است به صاحب سرمایه، یا او را با بيم و هراس یأس آور، روبه رو می سازد و پایه اقتصاد هتل را متزلزل نشان می دهد.
نكته دیگر این كه، خود تشكيلات حسابداری، باید به قدری منظم و مرتب باشد كه بتواند هر نوع آماری را در هر زمانی به مدیریت هتل ارائه دهد. این آمارها ، در تصميم گيری و تعيين خطوط و شيوه های كار آينده كادر مدیریت كمك مؤثری محسوب می شود و با توجه به مقایسه درآمدها و هزینه ها می توانند از چگونگی و كنه جریان كار آگاه شوند و تصميماتی اتخاذ نمایند. مثلاً اگر قسمت رستوران، ضرر بدهد، در صدد چاره اندیشی برآیند و به طریقی جلوی ضرر را بگيرند و اگر سودآور بوده است، به نتيجه فعاليت خود پی ببرند و به كوشش خود بيافزایند . و اگر مخارجی زاید تشخيص داده شود، باید جلوگيری كرد و تا حد امكان به صرفه جویی پرداخت. البته بعضی از اقلام هزینه ها، از قبيل مبل و صندلی و دستگاههای سرد كننده و وسایل لباسشویی و نظایر اینها از مخارجی است كه جزو دارایی و سرمایه هتل محسوب می شود و با هزی نه های مصرفی روزمره، امثال سبزی و گوشت ونان و مواد خوراكی یا تنظيف و غيره تفاوت دارد. هزینه هایی كه برای خرید مواد به مصرف می رسد و پس از فروش، درآمدی عاید هتل می گردد باید ادامه یابد، ولی مخارج ساختمانی در صورتی كه اتاقها فروش و درآمدی ندارد باعث ركود سرمایه یا استهلاك تدریجی خواهد شد. منظور این است كه در امور مالی باید با احتياط و دور اندیشی و محاسبه دقيق قدم برداش ت . مقایسه درآمدها و هزینه های هرماه با ماه مشابه سال قبل، یا هر سال با سال دیگر، یك امر ضروری است و آمارهای دقيق راهنمای اقدامات آینده هر هتلی به حساب می آید . گرچه ارقام و اعداد كه در خلال دفاتر حسابداری مندرج است ذاتاً صامت و خاموش و بی روح به نظر می آیند . ولی گویای مفاهيم وسيع و تعيين كننده و بحث انگيز می باشند و ایده هایی برای برنامه ریزی و اتخاذ شيوه ها و رویه ها به صاحبان هتل می دهند و پایه محاسبات ارزشمندی قرار می گيرند. به همين جهت باید حسابداری هميشه برای دادن آمارهای مختلف با ارقام مورد اعتماد ، آمادگی كامل داشته باشد تا كادر مدیریت بتواند خط مشی آینده هتل را با اطمينان خاطر تعيين نماید. خوشبختانه، چون در زمينه امور و اصول حسابداری كتابهای مفصلی به طبع رسيده، مسؤولان حسابداری با تو جه به مجموعه های مدون می توانند روش معمول كار خود را بر مبنای اصول حسابداری پایه ریزی نمایند. ازطرفی تأليف تمام مطالب مربوط به این بحث، به تنهایی به كتاب مستقلی نياز دارد، لذا موارد مقدماتی مربوط به حسابداری را ذیلاً به طور خلاصه شرح می دهيم:
حسابداری هتل با حسابداری شركتها و مؤسسات، فرق زیادی دارد . آغاز كار حسابداری در هتل از همان لحظه ای است كه مسافر وارد هتل می شود و رسپشنيست نام او را ثبت می كند و یك نسخه از آن را به حسابداری می دهد.
به محض وصول این كارت به حسابداری ، صورت حسابی برای مسافر باز می شود و كليه اقلام مصرفی مسافر ابتدا در صورت حساب خودش و بعد در صورت حساب كلی هتل ثبت می شود. مسافر به هر یك از قسمتهای هتل اعم از رستوران یا تریا كه مراجعه می كند ، اگر پول مواد مصرفی خود را نقداً بپردازد ، در فيشی كه در دو نسخه صادر می شود منعكس می گردد و حسابدار در آخر وقت آن را با دفتر صندوق تطبيق می نماید و چنانچه مسافر چيزی مصرف كند ولی پول آن را نپردازد در صورت حسابش ثبت می شود . حسابداری هتل به دفاتر مختلفی نياز دارد كه عبارت اند از:
دفاتر معين:
شامل كليه سر فصلهای ریز دفتر كل می شود.
دفتر صندوق:
كليه درآمدهای نقدی حاصل از هر قبيل، مثل كرایه اتاق، درآمد رستوران، درآمد تریا و هر پولی كه بدست آید، ثبت می شود، بدین ترتيب صندوق هميشه به صاحب مؤسسه یا هتل بدهكار اس ت . كليه دریافتی صندوق، روزانه در ستون بدهكار آن منعكس می شود و كليه مبالغی كه صندوق روزانه پرداخت نماید در ستون بستانكار دفتر صندوق منعكس می گردد و در پایان هر روز، پس از كسر ارقام ستون بستانكار از ارقام ستون بدهكار، موجودی صندوق معلوم می شود و صندوقدار موظف است این مبلغ را در ستون بدهكار روز بعد ثبت نماید و در مقابل آن بنویسد موجودی روز قبل.
دفتر روزنامه:
كليه درآمد و مخارج نقدی و عمليات انتقالی و نسيه در دفتر روزنامه ثبت می شود، مثلاً چنانچه یك مسافر حسابش با آژانس باشد و آژانس بابت بدهی خود به هتل چكی صادر كند و یا این كه هتل در قبال بدهی خود بابت خرید اجناس مورد نياز چكی به نام صاحب كالا صادر نماید، یا سفته بدهد، این عمليات كه نقدی نيست باید در دفاتر روزنامه ثبت شود.
دفتر كل:
دفتری است كه كليه معاملات هتل از قبيل نقدی و انتقالی بدهی دارایی، سرمایه، موجودی صندوق، موجودی در بانك و موجودی اثاثيه در آن ثبت می شود و بدین ترتيب تمام اتكای یك موسسه از نظر بررسی وضع مالی و دارای به دفتر كل است، دفتر كل به ترتيب سر فصل باز می شود:
١) صندوق؛
٢) بانك؛
٣) موجودی اثاثيه و غيره.
رئيس حسابداری هتل به مجرّد باز كردن دفتر كل می تواند بفهمد كه مثلاً در ششماهه اول سال هتل ، چقدر خرج و چه مبلغ هزینه داشته و درحال حاضر به كدام مؤسسه بدهكار و از چه كسی طلبكار است.
دفتر پانسيون:
دفتری است كه برای باز كردن حساب به نام مسافر مورد استفاده قرار می گيرد و به ترتيب اتاق نوشته می شود، مثلاً چنانچه مسافری اتاق ١٢٢ را گرفت، پس از آن كه رسپشنيست كارت ورود را به حسابداری داد، حسابی به نام آن مسافر در دفتر پانسيون باز می شود و كليه مخارج او در آن حساب ثبت می شود، ضمناً در صورت حساب وی هم جداگانه منعكس می گردد، پانسيون موظف است یك صورتحساب هم برای خود پانسيون داشته باشد، بنابراین عمليات مربوط به مخارج مسافر در سه قسمت ثبت می شود:
١) صورت حساب خود مسافركه دردو نسخه است و یك نسخه آن در هتل نگهداری می شود؛
٢) صورتحساب بزرگ هتل؛
٣) دفتر پانسيون.
روزی كه مسافر قصد خروج را داشته باشد ، هنگامی كه ورقه خروج از رسپشن به حسابداری رسيد، مت صدی حسابداری صورتحساب مسافر را جمع می زند و به قسمت رسپشن می فرستد تا وجه را دریافت نماید و پس از دریافت وجه، آن را تحویل صندوق دار می دهد تا در ستون درآمد روزانه صندوق ثبت نماید.
دفتر انبار:
مهمترین قسمت در یك هتل انبار است، مدیر هتل باید در تعيين و انتخاب انباردار نهایت دقت را به كار برده و شخص مطلعی را برای احراز این سمت برگزیند. برای گردش كار انبار، سه نفر با یكدیگر همكاری دارند:
١) صندوقدار؛
٢) مأمور خرید؛
٣) انباردار.
صندوقدار:
شخصی است كه كليه درآمد و هزینه روزانه هتل را در دفتر صندوق ثبت می كنند و قبلا شرح آن داده شده.
مأمور خرید:
شخصی است كه احتياجات روزانه هتل را از خارج تهيه می كند برای این كه كار مأمور خرید آسان شود، صندوقدار مبلغی وجه در اختيار او می گذارد تا پس از ارائه فاكتورهای خرید، تصفيه حساب كند.برای انجام این كار، یك حساب در دفتر كل باز می شود به نام (تنخواه گردان پرداختی هت ل ) این حساب از این جهت باز می شود كه مأمور خرید مجبور نباشد هر روز چند بار برای دریافت پول به صندوق مراجعه كند و در نتيجه از اتلاف وقت جلوگيری می شود.
١ ریال به عنوان تنخواه گردان در اختيار مأمور خرید می گذارد و فوراً /٠٠٠/ ٨٣ مبلغ ٠٠٠ /٩/ بدین ترتيب مثلاً صندوقدار صبح روز ۴ ١ ریال برای /٠٠٠/ ١ ریال بدهكار می شود و صندوق ٠٠٠ /٠٠٠/ سندی صادر می كند، طبق این صورت حساب، تنخواه گردان ٠٠٠ وجه پرداختی بستانكار می گردد سند برای حسابداری فرستاده می شود . این صورت را در دفتر كل تحت سر فصل مخصوص ثبت می كند . البته صندوقدار در قبال وجه پرداختی به مأمور خرید رسيدی هم به همان مبلغ از مأمور خرید می گيرد. مأمور خرید لوازم مورد نياز هتل را خریداری كرده و تحویل انبار می دهد و قبض رسيد انبار را ضميمه فاكتور لوازم مورد خریداری میكند، پس از تأیيد مدیریت و دستور پرداخت، تحویل حسابداری می دهد . حسابداری نسبت به مبلغ خرج شده، سند صادر می كند و حساب تنخواه گردان را بستانكار و حساب انبار را بدهكار می نماید تا وجه پرداختی صندوق به عنوان تنخواه گردان مستهلك شود، سپس مجدداً تنخواه گردان دیگری در اختيار مأمور خرید قرارداده می شود.
انبار دار:
همانطور كه قبلا گفته شد، قسمت مهم و اساسی هتل، انبار و انبارداری است، لذا انباردار هتل باید بصير و مجرب و در كار خود متخصص باشد. انباردار در وهله اول كه شروع به كار می كند، باید یك دفتر اساسی به نام دفتر انبار تهيه كند و برای ثبت تمام اجناس موجود در هتل، مثل حساب گوشت، روغن، برنج و غيره، یك صفحه اختصاص دهد . موقعی كه مأمور خرید، جنسی می خرد و آن را تحویل انبار می دهد، انباردار موظف است بعد از نوزین جنس، قبضی به نام قبض انبار جهت او صادر كند و كليه اقلامی كه خریداری شده به تفكيك در دفتر انبار ثبت نماید . مثلاً چنانچه ۴٠٠ كيلو برنج ، ٣٠٠ كيلو روغن و غيره خریداری شده، در دفتر انبار باید در صفحه برنج و روغن، فاكتور ارائه شده ثبت شود و ميزان موجودی جدید را تعيين كند. اجناسی را كه ممكن است فاسد شود (مثل گوشت، و كره و مر غ ) فوراً تحویل آشپزخانه یا سردخانه دهد .حتی چنانچه در یك روز بيست نوع جنس خریداری شود، انباردار موّظف است هر یك از آن اجناس را در ستون مخصوص به خود آنها ثبت كند تا در آخر هر روز موجودی هر یك از اجناس مشخص باش د . هر جنسی كه از انبار خارج می شود پس از صدور قبض حواله انبار، انباردار باید به تفكيك، هر یك از آنها را از ميزان موجودی كسر آند تا موجودی معلوم باشد. البته در اغلب هتلها، مثلاً در قسمت تریا نيز دفتری مانند دفتر انبار دارند و اجناسی را كه از انبار تحویل می گيرند در آن ثبت می كنند و هر روز بعد از فروش، فاكتورهای موجود را در آخر شب در دفتر مزبور عمل می كنند و اجناس مصرف شده را از ميزان موجودی كسر می آنند. چنانچه معامله نقد یا نسيه باشد، از نظر دفتر موجودی تریا تفاوت نمی كند و در هر حال، اجناس مصرف شده را از دفتر كم می كنند، منتهی صورت حساب مسافرینی را كه جنسی را نسيه مصرف كرده اند، برای حسابداری ارسال می دارند تا در ستون مخصوص صورت حساب مسافر نمایند.
4 بخش اصلی در هتل
رومز دیویژن
فود اند بوریج
مهندسی و تاسیسات
مالی و اداری
یک مدیر متبحردر صورتی به موفقیت دست خواهد یافت که با رموز حسابداری نیز آشنایی داشته باشد.
تعاریف:
حسابداری: فن طبقه بندی، تلخیص ، ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و نشانگر ماهیت و وضعیت مالی دستگاه می باشد.
حسابدار: در نظر بسیاری از مردم یک فرد کاتب است که مسوولیت حساب و کتاب دارایی و اموال حجره داران را به عهده دارد . این عقیده شاید در زمان های دورتر صحیح به نظر می رسید . درحالیکه امروزه حسابدار کسی است که فن حسابداری را با طی مراحل علمی و در مراحل پیشرفته آن با کسب تجارب فراوان بدست می آورد و با گزارشات مالی و مستمر خود مدیریت را در تصمیم گیری صحیح ، سریع و به موقع کمک شایانی می نماید.
حسابداری در هتل:
حسابداری مسئول جمع آوری، ثبت و نگهداری صورت حسابهای هر موسسه است و حسابداری هتل نیز موظف به انجام چنین امری است که صورت حسابها و مدارک لازم از قسمتهای مختلف هتل در حسابداری تمرکزیابد و مورد رسیدگی و کنترل قرار گیرد و در دفاتر مربوط عملی شود. از اینجا می توان پی برد که کار حسابداری دارای اهمیت خاصی است و درخور آن است که مورد توجه و دقت بیشتری قرار گیرد. به خصوص در هتلهایی که با سیستم دستی کار می کنند و صورت حسابها با دست تنظیم می شوند، کار حسابداری حساس تر است و به کنترل دقیق تری نیاز دارد.یک حسابدار واقعا موفق در دنیای کسب و کار ویژگی های مشخصی دارد. حسابداری که کل ویژگی های زیر را داشته باشد کمیاب است اما اکثر حسابداران موفق بسیاری از این ویژگی ها رادارند.
تمرکز
حسابدار موفق سعی می کند ضمن آگاهی حداقلی از حوزه های مختلف حسابداری از قبیل حسابدازی مالیاتی، حسابداری مالی، حسابداری بهای تمام شده، حسابداری مدیریت، حسابداری بخش دولتی، حسابرسی داخلی و … در یک محور اصلی به طور خاص تمرکز کند و در آن حوزه یک متخصص تمام عیار می شود.
تخصص و دانش:
تخصص فنی: حسابدار موفق اصول و استانداردهای حسابداری را خوب می شناسد. وی سعی می کند تا حد امکان گواهی نامه های حرفه ای مرتبط با رشته را اخذ کند و مطالعات مستمر داشته باشد. آموزش مستمر چیزی است که حسابدار موفق از آن غافل نمی شود.
تخصص مدیریتی: یک حسابدار موفق، از اصول و تکنیک های مدیریت و اداره کسب و کار آگاه است. بنابراین برای موفق شدن در حسابداری، باید مطالعاتی در حوزه علم مدیریت هم داشت.
مهارت سخنوری و نوشتن: یک حسابدار موفق خوب حرف می زند و خوب می نویسد. وی قواعد نوشتن را کاملا رعایت می کند و دقیق و صحیح و محترمانه می نویسد.
مدیریت منظم منابع:
مدیریت پول: حسابدار موفق با پول سازمان و حتی با پول خودش ولخرجی نمی کند. او در وهله اول مدیر مالی خوبی برای زندگی شخصی خود است.
مدیریت زمان: حسابدار موفق از زمان به به نحو کارآ و مؤثر استفاده می کند. افرادی که نمی توانند زمان را به درستی مدیریت کنند حسابدار موفقی نخواهند شد.
ویژگی های شخصی و ظاهری
ظاهر: حسابدار موفق لباسهای مرتبی می پوشد و همواره به آراستگی ظاهر در عین سادگی توجه می کند. وی حتی به تمیز بودن کفشها و کوتاه بودن ناخن ها و مرتب بودن موهای سرش هم توجه می کند. حسابدار موفق ظاهری بشاش و تمیز دارد.
درستکاری : حسابدار دو چیز برای فروش دارد یکی زمان و دیگری درستکاری می باشد. حسابدار موفق استانداردهای شخصی بالایی برای صداقت و درستکاری دارد و همواره با استانداردهای بالای سازمانی خود را مطابقت می دهد و با آن زندگی می کند. حسابدار موفق زندگی شخصی خود را با استانداردهای زندگی حرفه ای هماهنگ می کند.
اعتماد به نفس: حسابدار موفق اعتماد به نفس دارد، اما نه بیش از حد.
خدمت محوری: حسابدار موفق همواره برای ارائه خدمات حرفه ای به دیگران تلاش می کند و به حل مشکلات آنان می اندیشد.
دفتر کار یا محل کار: حسابدار موفق، دفتر کار تمیز، سازمان دهی شده، جذاب و راحتی دارد.
بهداشت شخصی: حسابدار موفق همیشه خوشبو و خوشرو است. او به آرامی و شمرده شمرده صحبت می کند، با صدای بلند سخن نمی گوید. سالم و پر انرژی به نظر می رسد. در محیط کار نه خواب آلود است و نه خسته.
طرز نگرش به محیط: حسابدار موفق مثبت اندیش ( البته با تردیدهای حرفه ای ) است و همیشه کار کردن را دوست دارد. وی از حل مسائل مشعوف می شود.
خوش مشربی: حسابدار موفق با گروه های مختلف تعامل دارد، حتی با افرادی که دیگران احساس خوبی از تعامل با آنها ندارند. وی از انزوا و دوری از محیط پرهیز می کند.
خلاقیت: حسابدار موفق راه حلهای خلاقانه ای را برای مسائل پیدا می کند و گزینه های مختلف را در پیش روی خود قرار می دهد و بررسی می کند .
رعایت آداب معاشرت:
قادر به مدیریت جلسات و خاتمه دادن به آنها در زمان مناسب است.
به جزئیات توجه می کند و بر اساس واقعیت ها و حقایق و شواهد سخن می گوید.
هیچ وقت گفتن« متشکرم »را فراموش نمی کند و بابت خدماتی که از دیگران دریافت می کند سپاس گذاری می کند.
وقتی وارد جمعی می شود، خود را به افراد جدید معرفی می کند.
همیشه از تواضع کافی برخوردار است و هیچ گاه حس خود برتربینی را به دیگران منتقل نمی کند.
وقت شناس است و هیچ گاه دیگران را منتظر نمی گذارد.
می داند که چه زمانی باید به احترام دیگران از جا برخیزد.
حسابداری=نظم
از آنجا که قسمت حسابداری مستقیماً یا منحصراً با امور مالی، درآمد و هزینه هتل مرتبط می باشد ،اگر در قسمتهای دیگر اعمال مربوط به امور مالی صریح و درست و قابل اعتماد نباشد ، نتیجه حاصله از بی نظمی ها و بی دقتی ها و اشتباهات قسمتها، به حسابداری نیز سرایت خواهد کرد و از اعتبار دفاتر مالی خواهد کاست.یعنی هر گاه اجزای هر یک از ارقام واصله به حسابداری نادرست و نامعتبر باشد، صحت جریان امور حسابداری و دفاتر مربوط به آن نمی تواند معتبر و مورد تأیید باشد، زیرا حسابداری ارقام و اعدادی را در دفاتر خود ثبت می کند که در صورت حسابها (شیت ها) قید گردیده و ملاک عمل قرار گرفته است. اگر در این ارقام تردیدی وجود داشته باشد ، دفاتر حسابداری نیز خالی از تردید نخواهد بود.
روی این اصل گزارشها و برگه های کلیه قسمتهای هتل که به طریقی با حسابداری ارتباط دارند باید کاملا عاری از عیب و اشتباه باشد تا بتوان به نتایج کار حسابداری اطمینان داشت .
فرمها و گزارشها باید در بردارنده حسابی روشن و گویا باشد تا حسابداری با اطمینان از صحت آنها، دفاتر خود را تنظیم و مرتب کند. زیرا این مدارک نشاندهنده عملکرد مالی و سرنوشت سرمایه و وضع اقتصاد آتی هتل است.
این اعداد و ارقام، یا نوید امید بخشی است به صاحب سرمایه، یا او را با بیم و هراس یأس آور، روبه رو می سازد و پایه اقتصاد هتل را متزلزل نشان می دهد.
نکته دیگر این که، خود تشکیلات حسابداری، باید به قدری منظم و مرتب باشد که بتواند هر نوع آماری را در هر زمانی به مدیریت هتل ارائه دهد.
تفاوت حسابداری هتل با سایرارگان ها
حسابداری هتل با حسابداری شرکتها و مؤسسات، فرق زیادی دارد. آغاز کار حسابداری در هتل از همان لحظه ای است که مسافر وارد هتل می شود و رسپشنیست نام او را ثبت می کند و یک نسخه از آن را به حسابداری می دهد.
به محض وصول این کارت به حسابداری ، صورت حسابی برای مسافر باز می شود و کلیه اقلام مصرفی مسافر ابتدا در صورت حساب خودش و بعد در صورت حساب کلی هتل ثبت می شود.
مسافر به هر یک از قسمتهای هتل اعم از رستوران یا تریا که مراجعه می کند ، اگر پول مواد مصرفی خود را نقداً بپردازد ، در فیشی که در دو نسخه صادر می شود منعکس می گردد و حسابدار در آخر وقت آن را با دفتر صندوق تطبیق می نماید و چنانچه مسافر چیزی مصرف کند ولی پول آن را نپردازد در صورت حسابش ثبت می شود .
حسابداری هتل به دفاتر مختلفی نیاز دارد که عبارت اند از:
1- دفاتر معین
2- دفتر صندوق
3- دفتر روزنامه
4- دفتر کل
5- دفتر پانسیون
6- دفتر انبار
دفاتر معین: شامل کلیه سر فصلهای ریز دفتر کل می شود.
دفتر صندوق: کلیه درآمدهای نقدی حاصل از هر قبیل، مثل کرایه اتاق، درآمد رستوران، درآمد تریا و هر پولی که بدست آید، ثبت می شود، بدین ترتیب صندوق همیشه به صاحب مؤسسه یا هتل بدهکار است. کلیه دریافتی صندوق، روزانه در ستون بدهکار آن منعکس می شود و کلیه مبالغی که صندوق روزانه پرداخت نماید در ستون بستانکار دفتر صندوق منعکس می گردد و در پایان هر روز، پس از کسر ارقام ستون بستانکار از ارقام ستون بدهکار، موجودی صندوق معلوم می شود و صندوقدار موظف است این مبلغ را در ستون بدهکار روز بعد ثبت نماید و در مقابل آن بنویسد موجودی روز قبل.
دفتر روزنامه: کلیه درآمد و مخارج نقدی و عملیات انتقالی و نسیه در دفتر روزنامه ثبت می شود، مثلاً چنانچه یک مسافر حسابش با آژانس باشد و آژانس بابت بدهی خود به هتل چکی صادر کند و یا این که هتل در قبال بدهی خود بابت خرید اجناس مورد نیاز چکی به نام صاحب کالا صادر نماید، یا سفته بدهد، این عملیات که نقدی نیست باید در دفاتر روزنامه ثبت شود.
دفتر کل: دفتری است که کلیه معاملات هتل از قبیل نقدی و انتقالی بدهی دارایی، سرمایه، موجودی صندوق، موجودی در بانک و موجودی اثاثیه در آن ثبت می شود و بدین ترتیب تمام اتکای یک موسسه از نظر بررسی وضع مالی و دارای به دفتر کل است، دفتر کل به ترتیب سر فصل باز می شود:
الف ) صندوق؛
ب ) بانک؛
ج ) موجودی اثاثیه و غیره.
رئیس حسابداری هتل به مجرّد باز کردن دفتر کل می تواند بفهمد که مثلاً در ششماهه اول سال هتل ، چقدر خرج و چه مبلغ هزینه داشته و درحال حاضر به کدام مؤسسه بدهکار و از چه کسی طلبکار است.
دفتر پانسیون: دفتری است که برای باز کردن حساب به نام مسافر مورد استفاده قرار می گیرد و به ترتیب اتاق نوشته می شود، مثلاً چنانچه مسافری اتاق 122 را گرفت، پس از آن که رسپشنیست کارت ورود را به حسابداری داد، حسابی به نام آن مسافر در دفتر پانسیون باز می شود و کلیه مخارج او در آن حساب ثبت می شود، ضمناً در صورت حساب وی هم جداگانه منعکس می گردد، پانسیون موظف است یک صورتحساب هم برای خود پانسیون داشته باشد، بنابراین عملیات مربوط به مخارج مسافر در سه قسمت ثبت می شود:
الف ) صورت حساب خود مسافرکه دردو نسخه است و یک نسخه آن در هتل نگهداری می شود؛
ب ) صورتحساب بزرگ هتل؛
ج ) دفتر پانسیون.
روزی که مسافر قصد خروج را داشته باشد ، هنگامی که ورقه خروج از رسپشن به حسابداری رسید، متصدی حسابداری صورت حساب مسافر را جمع می زند و به قسمت رسپشن می فرستد تا وجه را دریافت نماید و پس از دریافت وجه، آن را تحویل صندوق دار می دهد تا در ستون درآمد روزانه صندوق ثبت نماید.
دفتر انبار: مهمترین قسمت در یک هتل انبار است، مدیر هتل باید در تعیین و انتخاب انباردار نهایت دقت را به کار برده و شخص مطلعی را برای احراز این سمت برگزیند. برای گردش کار انبار، سه نفر با یکدیگر همکاری دارند:1-صندوقدار؛ 2-مأمور خرید؛ 3-انباردار.
صندوقدار: شخصی است که کلیه درآمد و هزینه روزانه هتل را در دفتر صندوق ثبت می کند .
مأمور خرید: شخصی است که احتیاجات روزانه هتل را از خارج تهیه می کند برای این که کار مأمور خرید آسان شود، صندوقدار مبلغی وجه در اختیار او می گذارد تا پس از ارائه فاکتورهای خرید، تصفیه حساب کند.
برای انجام این کار، یک حساب در دفتر کل باز می شود به نام (تنخواه گردان) این حساب از این جهت باز می شود که مأمور خرید مجبور نباشد هر روز چند بار برای دریافت پول به صندوق مراجعه کند و در نتیجه از اتلاف وقت جلوگیری می شود.
انباردار: انباردار در وهله اول که شروع به کار می کند، باید یک دفتر اساسی به نام دفتر انبار تهیه کند و برای ثبت تمام اجناس موجود در هتل، مثل حساب گوشت، روغن، برنج و غیره، یک صفحه اختصاص دهد. موقعی که مأمور خرید، جنسی می خرد و آن را تحویل انبار می دهد، انباردار موظف است بعد از نوزیع جنس، قبضی به نام قبض انبار جهت او صادر کند.
حسابرس یا مأمور کنترل
امور مالی و اداری و تجاری هر موسسه ای که با عدد و رقم و خرید و فروش سروکار دارد، هرچند دارای نظام صحیح گردش کار هم باشد ، باز بی نیاز از کنترل و رسیدگی نمی تواند باشد.
از صحت هر محاسبه ای ، موقعی می توان اطمینان حاصل کرد که مورد تأیید حسابرس واقع شود . بخصوص در امر هتلداری که به طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزینه های گوناگون ارتباط دارد. به کنترل ارقام و آمار شدیداً نیازمند است.
حساب هیچ قسمتی را نمی توان معتبر دانست ، مگر با رسیدگی دقیق و حصول اعتماد کامل از درستی آن.
خرید و تهیه مواد مصرفی و وسایل و لوازم هتل، وصول درآمدهای حاصله از فروش غذا در رستوران و تریا و سالنهای مجالس ومیهمانی ها و لباسشویی و فروش اتاقها و سایر امور مربوط به قسمتها و بخشهای مختلف هتل را نمی توان بدون بررسی دقیق به حال خود رها ساخت.
هرهتلی به تناسب ظرفیت و تعداد اتاقهاو آمار مسافران و مشتریان، مواد غذایی و وسایل پذیرایی مورد نیاز را خریداری، و در سرد خانه و انبارها نگهداری می کند و به تدریج به مصرف می رساند و بابت اقلام خریداری شده وجوهی می پردازد و در مقابل این هزینه ها، درآمدی دارد و ارقام کلیه عملیات مربوط به خرید و مصرف و درآمد در دفاتری ثبت می شود و این دفاتر، نشاندهنده وضعیت مالی هتل می باشد، چنانچه شیوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسی قرار نگیرد، مدیریت هتل قادر نخواهد بود تشخیص دهد که جریان کار بر مبنای صحیح می گردد ، یا در آن فعل و انفعالاتی به ضرر هتل اعمال می شود.
اگر در قسمتی از امور مالی اشتباهی رخ دهد یا خطا و سوء استفاده ای در بین باشد، مدیریت هتل از چه کسی و کدام قسمت باید بازخواست کنند ؟ یا اصولا به چه وسیله ای به کشف اشتباه یا شناختن مقصر موفق شود ؟
به طور کلی برای آن که امور مالی هتل به نحو مطلوب و منظمی انجام گیرد و کادر مدیریت هتل به درستی کار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورتحسابها و دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمتها ایمان داشته باشد و آینده هتل را، روشن و بی خدشه و امید بخش مجسم کند ، باید سیستم کنترل مداوم را در سرلوحه برنامه کار هتل قرار دهد و متوجه باشد که غفلت در این امر ، شالوده مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پیش خواهد آورد که جبرانش بسیار مشکل ، بلکه غیر ممکن خواهد بود
موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسیدگی مامور کنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارک باید مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که آنچه بابت غذا و نوشابه و مخارج مربوط به یک مسافر به حساب او منظور شده است، یا اشتباهاً به حساب اتاق دیگری وارد کرده اند؟
آیا تعداد اتاقهای تخلیه شده هر روز که رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده یا آنچه که وسیله خانه داری اعلام شده و صندوق (کشیر مادر) در گزارش خود ثبت کرده و برگهای خروج که نگهبانی از مسافران دریافت داشته و تعدادی که در دفتر (چک اوت ) یادداشت شده، تماماً با هم مطابقت دارد یا خیر؟
شماره صورت حسابهایی که باز شده از نظر توالی ردیف ، مرتب است یا از وسط ردیفها، تعدادی کم شده است ؟
کلیه اوراق بهادار که در قسمتهای مختلف هتل در جریان است به طور روزانه باید با دقت کنترل شود . مسؤول کنترل، موظف است در آغاز هر شیفت، حساب صندوقهای هتل را صفر کند. گزارش آخر شیفت را نیز بگیرد و با شیت دستی مقایسه و مطابقت نماید و از توازن و تساوی ارقام هر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشین های حساب را مرتبا بررسی نماید.
کنترل مواد دریافتی قسمتها، با تعداد یا مقدار مصرفی نیز از وظایف مسؤول کنترل می باشد . مثلاً اگر 50 عدد نوشابه گرفته شده ، باید در بن ها منعکس باشد و اگر 40 عدد آن به فروش رسیده ، 10 عدد موجودی نشان دهد.
اگر کنترل به درستی انجام گرفته باشد، شیتها معتبر خواهد بود و می توان با اطمینان در دفاتر حسابداری ثبت کرد.
با این ترتیب در دفاتر حسابداری نیز شبهه ای باقی نمی ماند، زیرا در صورتی که ارقام صحیح به حسابداری برسد، دفاتر حسابداری نیز ترتیب صحیح و منظمی خواهد داشت. والا اگر مدارک و اسناد مورد عمل ، مخدوش و ناقص باشد، مسلماً ارقام دفاتر حسابداری نیز غیر قابل اعتماد خواهد بود.
مأمور کنترل باید کاملا مجاز و مختار باشد تا به کلیه قسمتها سرکشی کند. هر چند گاه یک بار به موجودی انبارها برسد و با کارتهای اجناس تطبیق کند. وزنهای تعیین شده غذا را با آنچه که سرو می شود مقایسه نماید . به وضع حضور و غیاب پرسنل با توجه به کارت ساعت زنی مخصوص تعیین زمان ورود و خروج کارکنان رسیدگی نماید. به لیست حقوق پرسنل و مدت مرخصی ها و تعطیلات و آنچه که باید از رقم حقوق کسر شود توجه کند.
نسخه دوم تمام بن ها را با نسخه اول ، چک کند و دقت نماید که در صورت حسابها چگونه عمل شده است ، آیا از لحاظ تعداد و قیمت ، اختلافی وجود دارد یا خیر ؟ و در صورت داشتن اشتباه ، تذکر لازم را بدهد که نسبت به حل اختلاف و رفع نقایص هر کار، اقدام نمایند.
در اجرای سیستم کنترل نباید وقفه ای ایجاد شود، زیرا کار هتل از نظر مراجعه با خروج مسافر، لحظه ای است. ممکن است همزمان، عده ای در هتل اتاق بگیرند و عده دیگر اتاق هایی را تخلیه نمایند .حساب رستوران و تریا و لباسشویی و غیره به موقع و بطور دائم نیاز به کنترل و بررسی دارد.
با توجه به جهات یاد شده و جنبه های مختلف دیگر، وجود مسئول کنترل در هر هتلی یک ضرورت است و به این ضرورت نباید با بی اعتنایی توجه کرد.با درک اهمیت و اعتقاد به اجرای امر کنترل و رسیدگی به کلیه امور مالی هتل باید کسی را برای قبول مسئولیت کنترل انتخاب کرد که شایسته احراز این پست باشد. چنین مسؤولی چنانچه در تمام جزئیات کار هتل وارد و بصیر نباشد قادر نخواهد بود وظیفه خود را به خوبی انجام دهد.درستی و امانت و بی غرضی وی از شرایط اولیه انتخاب است . مأمور کنترل باید در وظایف خود بسیار جدی و فعال باشد و درگزارش کارهای خلاف و اشتباهاتی که مشاهده می کند اهمال ننماید و چشم پوشی نکند تا بی نظری و ارزش صداقتش در نزد مدیریت هتل محفوظ بماند. از جانب کادر مدیریت اختیارات لازم به او داده شود تا بتواند در هر زمان و هر قسمت که مقتضی بداند، امور جاری را مورد بررسی قرار دهد و نتایج کار خود را بدون حب و بغض و اغراض شخصی به مدیر هتل گزارش دهد.
نایت ادیتور Night Auditor
نایت ادیتور برای کار شب در هتل استخدام شده است .کار او عبارت است از این که رسیدگی کند تا گزارشهای قسمتهای مختلف هتل که به حسابداری داده شده، دقیق و صحیح و بدون اشتباه باشد و اطمینان حاصل شود که در هیچ کدام از گزارشها و در مجموع آنها خلاف و خدشه ای وجود ندارد.نایت ادیتور در هتلهایی که از سیستم ماشینهای NCR استفاده می شود Report ماشینهای حساب را می گیرد و با قید مسؤولیّت، حساب ماشینها را صفر می کند.نایت ادیتور (نوار ژورنال) یعنی نوار اصلی ماشینهای حساب را که تمام ارقام عملیات صندوقدارها در آن ثبت شده، پس از صفر کردن حساب ماشین، برداشته و نوار نو داخل ماشین قرار می دهد.نوارهایی را که از ماشین خارج کرده است، دقیقاً کنترل می کند و کلیه سندها و فرمهای متصدی صندوق فرانت آفیس را در صورت صحت تأیید و تصدیق می نماید.فولیوهای مسافرین را بررسی می کند تا از این که هزینه های تلفن، لباسشویی، نوشابه، حساب رستوران و غیره جزء به جزء به فولیوهای میهمانان وارد شده است یا خیر اطمینان حاصل کند. شیت گزارش رسپشن مربوط به فروش اتاقها را گواهی نماید و نوار ماشینهای حساب را با گزارش دستی کنترل کند که از موازنه و مطابقت آن مطمئن باشد.متصدیان ماشینهای حساب صندوقهای رستوران، تریا و غیره نیز باید گزارشهای دستی ممر درآمد را با ارقام ماشینها کنترل و تطبیق نمایند تا اشتباهی باقی نماند.اگر شماره ای از صورت حسابها مفقود شده باشد و در ردیف خود مشاهده نشود ، باید موضوع را تعقیب نمایند تا اختلاف پیدا شود و توازن صورت حسابها با ماشین حساب برقرار گردد.
