خلاصه كتاب: مدیریت مردم موضوعی است که برای همه به خصوص صاحبان شرکت ها و کار فرمایان جالب است.بدون اینکه چطور تعدادی کارمند را اداره میکنید باید به شایستگی آنها و رابطه ی کاریشان آگاه باشید.برای آنکه بتوانید بر مردم به نحوی کارآمد مدیریت داشته داشته باشید باید به خوبی با آنها سازش کنید.این یعنی دیگران را آنطور که هستند ببینید و درک کنید.رمز موفقیت بهترین مدیران آنست که دارای هنری پرورش یافته از درک و سازش با دیگرانند و این صفات آنها همراه است با صبر،قاطعیت،اخلاق.برای مدیریت بهتر میتوانید با کارمندان مانند دوست رفتار کنید و با نگاهی مثبت به آنها بنگرید و نشان دهید که آنان میتوانند بر شما تکیه کنند.
تلخیص : وجیهه سادات حسینی صابر
شناسنامه ی کتاب :
نام کتاب : راه های ساد ه برای مدیریت کارمندان
نویسنده : پرمود باترا
مترجم : طوبی یکتایی
چاپ اول : 1382
تیراژ : 3000 نسخه
لیتوگرافی و چاپ : غلامرضا کردگارد
مدیریت مردم موضوعی است که برای همه به خصوص صاحبان شرکت ها و کار فرمایان جالب است.بدون اینکه چطور تعدادی کارمند را اداره میکنید باید به شایستگی آنها و رابطه ی کاریشان آگاه باشید.برای آنکه بتوانید بر مردم به نحوی کارآمد مدیریت داشته داشته باشید باید به خوبی با آنها سازش کنید.این یعنی دیگران را آنطور که هستند ببینید و درک کنید.رمز موفقیت بهترین مدیران آنست که دارای هنری پرورش یافته از درک و سازش با دیگرانند و این صفات آنها همراه است با صبر،قاطعیت،اخلاق.برای مدیریت بهتر میتوانید با کارمندان مانند دوست رفتار کنید و با نگاهی مثبت به آنها بنگرید و نشان دهید که آنان میتوانند بر شما تکیه کنند.
شش ایده برای ساختن کارمندان : یک مثال مدیریتی میگوید که هرگز کسانی را که برای پول کار میکنند استخدام نکنید،آنهایی را انتخاب کنید که عاشق کارشان هستند.کارمندانی را که از صمیم قلب برای شرکتشان زحمت میکشند و در اداره ی آن موثرند.
1)کارمندان خود را با پرچمی که در دست دارید رهبری کنید : مدیر همواره باید با کارکنان خود مانند یک رهبر واقعی برخورد نماید،سرعت رهبر,سرعت تیم را مشخص میکند.برای توضیح میتوان گفت اگر موتور لوکومتیو 60 کیلومتر در ساعت سرعت داشته باشد،سرعت واگن ها نیز به همین مقدار خواهد بود.ارزشها و اعتقادات مدیر در تمام شرکت گسترده میشود.وقتی برای کارمندانتان یک قدم بیشتر برمیدارید یک سال طول میکشد تا این را بفهمند,بنابراین تفاهم لازم و ضروری است.یک مدیر باید خلاق و مخترع باشد.مدیر باید شجاعت زیادی برای رهبری گروه داشته باشد.شجاعت قدرت است و به معنی خونسردی و حضور ذهن در تمام اوقات میباشد.«یک قانون» : ژنرال آیزنهاور عادت داشت که رهبری را با یک تکه نخ آموزش دهد،او یک تکه نخ را روی میز میگذاشت و میگفت آن را بکشید،هرکجا که بخواهید میرود،اما اگر آن را هل دهید به هیچ جا نمیرسید.این دقیقا روش رهبری کارمندان را نشان میدهد.
2) برای اختیار دادن به کارمندان اثر پیگمالیون : داستان پیگمالیون از این قرار است که تاجری ثروتمند در یونان ، مجسم سازی را برای ساختن مجسمه ی مرمری یک زن برای باغش استخدام کرد.موقع ساختن مجسمه ی مرمری،پیگمالیون آنقدر کارش را خوب انجام داد که تصور کرد مجسمه انسانی واقعی است و عاشقش شد.همینطور که زمان میگذشت،او ساعت ها با مجسمه حرف میزد و اهمیت نمیداد که پاسخی نمیشنود.اعتقاد او به کارش تا آن حد بود که روزی معجزه رخ داد و مجسمه زنده شد.اعتقاد پیگمالیون باعث شد رویایش به حقیقت مبدل شود.افکار ناخودآگاه ما نقش بسیار مهمی را در اعمال و تصمیم های ما نسبت به دیگران ایفا میکنند.افکار به اعمال تبدیل خواهند شد و این اعمال در دیگران واکنش ایجاد میکند.تصوری که نسبت به شخص دیگری داریم,پایه ی تصمیم گیری و عمل ما خواهد بود.یک مدیر خوب معتقد است که کارمندانش میتوانند و باید تا جایی که ممکن است تصمیم گیری نمایند،از کارهای کوچک شروع کند و کم کم به کارهای بزرگ برسند.
3)اعتماد به نفس کارمندانتان را افزایش دهید : هر مدیری که میخواهد کارمندانش را بسازد باید مطمئن شود که اعمال خودش سازنده ی اعتماد به نفس کارمندانش است.رابطه ی خود را با کارمندانتان بر اساس دوستی و برابری بسازید که متزلزل نشود.این یک فرآیند عادت ساز است که به تدریج صورت میگیرد.
چند نکته : 1- مچ کارمندانتان را موقع انجام کار درست بگیرید.یادتان باشد که قلم از شمشیر قدرتمند تر است,پس کار درست او را یادداشت کنید.مطمئن باشید از این عمل سود خواهید برد.
2- به آنها امنیت بدهید, آموزش بدهید، تمرین دهید، پول دهید، اجازه دهید مبارزه کنند و ازهمه ی اینها مهمتر و بالا تر رضایت شغلی بدهید.برای انجام کارهایی که شرکت های بزرگ انجام می دهند،لازم نیست که صاحب نهاد خیلی بزرگی باشید وبدانید هیچ محدودیتی برای کارهایی که میتوانید برای کارمندانتان انجام دهید وجود ندارد. چیزی که هنگام پرداخت می گویید 10% قضیه است. آنچه چشمانتان میگوید 20درصد، آنچه ذهنتان می گوید 30 درصد، آنچه قلبتان میگوید برابر 40 درصد کل موضوع ارزش دارد. با الگوی خوب بودن نظم را به آنها بیاموزید. هر رهبر یا مدیری باید از خودش الگویی خوب بسازد تا کارمندان دل به کار دهند. در این صورت نه تنها به مفهوم شراکت واقعی پی می برید بلکه از کار خود لذت زیادی خواهید برد.
4) موفقیت کارمندانتان موفقیت شماست : اگر بدانید از کارمندی با حقوق بالا،چگونه به نفع شرکت استفاده کنید، حقوق او گران به نظر نمی رسد.کاری کنید که کارمندانتان به موفقیت برسند و بازدهی داشته باشند.اگر آنها موفق شوند کار شما هم موفق خواهد بود.موفقیت یعنی رسیدن به چیزی بیش از آنچه انتظار میرفته.یک مدیر خوب،پیروزی هایش را با کارمندانش شریک میشود و مسئولیت شکست ها را به تنهایی بر عهده میگیرد و برای جلوگیری از شکست از دیگران پیشنهاد میخواهد.به کارمندانتان انگیزه بدهید.فروش،فروش است اما وقتی به آنها بگویید که فروش یک واحد به معنی چه میزان سود برای نهادتان است و به علاوه فرصتی برای فروش های دیگر،کارمندانتان دلیل تلاش خود را بهتر می فهمند.علت کاری را که به آنها می سپارید توضیح بدهید و به صورت عادت درآورید.اگر کارمندی نداند که علت تلاش فردیش در موفق ساختن صنعت چیست از تمام توانایی هایش استفاده نخواهد کرد ولی در صورت دانستن سخت کوش تر خواهد بود.
5) اشتباهات کارمندانتان را با وقار و احترام ببخشید : افراد بشر همه کارمند هستند و کارمندان انسان هستند،انسان ها دچار ضعف های درونی میشوند.وقتی این ضعف ها را به عنوان یکی از عناصر درونی کارمندتان بشناسید میتوانید از آنها به نفع اهدافتان استفاده کنید.آنها میتوانند دچار ضعف هایی باشند از قبیل :1- بیش از حد نیاز وقتی را برای انجام کاری در نظر بگیرند.
2- کارمندان همه تمایل درونی به انجام تقلب دارند،مگر آنکه جو بیرونی سیستم بازدارنده باشد.
3- وقتی تقلبی توسط کارمندانتان صورت میگرید،مدیر گروه به اندازه ی آنها مقصر است چون او فضا ی مساعد را ایجاد کرده است.
4- اگر عدم صداقت کارمندی را در نظر نگیرید ممکن است او به انجام مجدد این اشتباه تشویق شود.
5- کارمندان یا صادق هستند و یا صادق نیستند.در صورتی که فکر میکنید کارمندتان انسان خوبی است اشتباهات کوچک او را تا حد معقولی ببخشید.
کارمندان مثل سیب هستند.وقتی یک سیب لکه دار گیرتان می آید میتوانید او را دور بیاندازید یا بعد از برداشتن لکه ی سیب با چاقو،آن را بخورید.اکثرا روش دوم انتخاب میشود چون سیب بی لکه گران است.به طریق مشابه شما میتوانید ضعف های کارمندانتان را با چاقوی ذهنی خود درآورید و از نقاط قوت آنها سود ببرید.اگر فقط نقص های آنها را ببینیم قادر به افزایش سود دهی صنعتمان نیستیم.باید دیدگاه صحیح و انعطاف پذیر داشته باشیم و برای افزایش توانایی های کارمندمان تلاش کنیم.
6) از تیم خود یک برنده بسازید : در یک تیم برنده اعضا با هم کار میکنند.کار تیمی محور موفقیت ژاپنی ها در دنیای تجارت است. «چهارراه اصلی تشکیل یک تیم برنده» :
الف) تنها دستور مدیر کافی نیست : هر ایده ای برای موفق شدن باید توسط هر یک از اعضا ی تیم درک شود.درست مانند یک مسابقه ی قایق سواری که سریعترین تیم گروهی است که اعضای آن با نظم کامل و هماهنگ با هم پارو میزنند.
ب) برابری در فداکاری کردن : اگر رهبری امروزش را فدای فردا کند،افراد تیم هم به دلخواه این کار را انجام میدهند و تیم بازدهی بیشتری خواهد داشت ، البته این کار نیازمند هماهنگی وتلاش بیشتر است.وقتی تلاش خود را با دیگران همراه میکنیم به هدف تیم میرسیم.
ج) کنار آمدن با کارمندان : سعی کنید دنبال فرصتی برای تشکر از کارمندانتان باشید.یک زبان و خودکار طلایی داشته باشید،حرف های محبت آمیز بزنید و مطمئن باشید که این توسط آنها حس خواهد شد و آنها دوستدار شما خواهند بود.واقعیت این است که مردم به خاطر عادت های خوبشان به موقعیت های خوب میرسند.
د) خود را جای دیگران بگذارید: هر عضوی از تیم مشکلات خاص خود را دارد، خودتان را جای دیگران بگذارید تا بتوانید در حل مشکل به آنها کمک کرده یا حداقل آنهارا راهنمایی کنید.اگر هم نتوانید کاری از پیش برید لااقل موجب رضایتشان می شوید.عادت به اینکه خود را جای دیگران بگذارید باعث همکاری بهتر افراد تیم خواهد شد.شما باید متواضعانه همکاری را شروع کنید حتی اگر دیگران خود را کنار کشیدند،کسانی که همکاری کردند تشویق نمایید.قاطیت،سرعت و عدالت باعث پیشرفت یک تیم میشوند.این پیام را در شرکت منتشر کنید : یا درست کار کنید یا استعفا بدهید.در این صورت به آخرین حد ظرفیت کاری کارمندتان دست میابید.
هـ) درست ارتباط برقرا کنید : اگر شما کارمند باشید از کارمندتان توقع دارید تا واضح سخن بگوید،لغات ساده به کار ببرد و با آرامش صحبت کند پس اکنون که مدیر هستید خود اینگونه باشید.
ســــیـــــزده عضو مختلف بدن در رساندن پیغام های غیر کلامی موثر هستند،در عین استفاده از این سیزده عضو استفاده از ذهن فراموش نشود :
1- سر : برای نه گفتن در زمان مناسب استفاده کنید.در این صورت احترام بیشتری به شما میگذارند چون میفهمند هر مسئله ای را قبول نمیکنید.
2- چشم ها : برای فهماندن پیام متاسفم بگذارید چشمانتان پیش قدم شوند.هر چند کارهای درستتان بیشتر است،اما هنگام اشتباه تاسف خود را ابراز کنید تا دیگران حس کنند شما هم ناراحتید در این صورت هوشمندانه تر کار خواهند کرد چون میدانند که شما هم تاسف آنها را میپذیرید.
3- گوش ها : وقتی تراکتور در گِل،گیر میکند از دنده کمکی استفاده میکند ،در این صورت چرخ های عقب با هم یکی شده و تراکتور از گِل ،در می آید.شما هم وقتی در گِل و لای گیر میکنید ،از یک گوش بشنوید و گوش دیگر بیرون دهید.
4- بینی : بینی خود را در فعالیت افراد شرکت فرو برید.یعنی نسبت به جریان ها مطلع باشید.
5- دهان : فقط به حرف زدن بسنده نکنید،بلکه منظورتان را بفهمانید.
6- لب ها : لبخند یک زبان بین المللی است که در تمام دنیا فهمیده میشود.لبخند را در محل کارتان پخش کنید تا محل کار به مکان بهتری تبدیل شود.
7- قلب : برای تشکر کردن در زمان مناسب (نه خیلی زود نه خیلی دیر) .اگر لبخندتان از صمیم قلب باشد،لبخند بیشتری در محل کارتان پخش میشود.
8- گـلو : اگر دیدید کسی از کارمندانتان بار شرکت را کمتر یا بیشتر از حد مسئولیتش به دوش میکشد بگوئید و سکوت نکنید.
9- انگشتان : انتقاد نکنید و انتقاد نپذیرید.سعی کنید دیدگاه منتقد را بفهمید شاید از روی حسادت بوده و یا کار شما در راستای اهداف تیم نیست.اگر حس میکنید باید از کسی انتقاد شود یادتان باشد وقتی یک انگشتِ شما به سمت دیگران است،سه تای آنها به شما اشاره دارد.
10- صورت : سکوت تحمل ناپذیر ترین صداست،صورت شما نشان دهنده ی این مطلب است.
11- شکم : همیشه نقاط شکست از مسائل کوچک ناشی میشوند سعی کنید به آنها بخندید.خنده ی حقیقی از شکم می آید.
12- پا : یکی دومتر بیشتر برای کارمندانتان قدم بردارید،مثلا یک لیوان آب دست آنها دهید،کار آنها هم بهتر میشود.
13- گردن : قهرمان باشید تا به گردنتان مدال بیاندازند این باعث میشود تا سرافراز شوید.
شش ایده برای مدیریت کارمندان : حتی مردم، با هوش عادی هم با به کار بستن خِرَدِ مدیریتی در مدیریت کارمندان کارایی بسیار بالایی ایجاد میکنند.در مدیریت کارمندان هر یک از اعمال شما (خوش رفتاری،هر عملی براساس فکر،…)کارهای کوچکی هستند اما مانند ضربه های تبر نتیجه ی بزرگی دارند.
1) تلاش کنید ذهنیت کارمند خود را تغییر دهید : همه ی ما به طور متوسط تنها از 10% ظرفیت ذهنی مان استفاده میکنیم بنابراین هنوز ظرفیت هست.شما به خاطر ظرفیت ذهنی کارمندتان به او حقوق میدهید پس بگذارید چگونگی استفاده از ذهن را یاد بگیرد.برای مدیریت افراد علاوه بر انجام متفاوت کارها باید دید متفاوت داشته باشید.هنگامی که تغییری وارد شرکتی میشود کارمندان اذیت میشوند بنابراین باید این تغییر را به آرامی انجام دهید.یک شرکت موفق اتحاد افراد عادی استکه کارهای خارق العاد ه انجام میدهند.برای آنکه ایده های خوبی بدست آورید بخشی از حقوق را برای غذای روح «کتـــاب» افزایش دهید.
2)شما وقت کارمندانتان را میخرید : شما ماهانه حقوقی را به کارمندانتان میپردازید پس این حقوق نباید با دستورات اشتباه یا نامفهوم به هدر رود و وقت کارمندان اتلاف شود.قانون 80:20 را در خاطر داشته باشید(80% فعالیت ها ، 20% نتایج را میسازند)
همانطور که در پول صرفه جو هستیددر وقت هم اینگونه باشید.با داشتن دید مثبت میتوانید از زمانی که کارمندان برای کار صرف میکنند استفاده ی بیشتری ببریدعوامل اتلاف وقت را شناخته و حذف کنید،زیرا زمان باارزش است.
مراقبت از وقت :
3)ارتباط موثر با کارمندانتان مثل مغز کنجد قوی است : اطلاعات خیلی مهم است،نوع مناسب اطلاعات باید به مقدار لازم و در زمان مناسب به دستمان برسد تا پیشرفت کنیم.
چگونه اطلاعات صحیح باعث سود آوری شرکت میشود ؟
1) گوش دادن را یاد بگیرید : یک مدیر نمیتواند هزینه ی جبرانِ نشنیدنِ حرف های کارمندانش را بپردازد.
2) یاد بگیرید با کارمندانتان همراه شوید : سعی کنید با آنها در یک سطح باشید چون اگر بالاتر از آنها با شید نمیتوانید اطلاعات صحیح و درستی کسب کنید.برای دریافت اطلاعات واقعی باید نشان دهید علاقه مند به شنیدن واقعیت هستید و این کار را با الگو در عمل نشان دهید.
3) نوشتن را بیاموزید : رساندن پیام از طریق نوشتن خیلی بهتر است از سخن گفتن.
3 الف) قبل از نوشتن افکار خود را تنظیم کنید : یک چارچوب کلی تصور کنید و در همه حال به آن فکرکنید سپس بنشینید و بنویسید.موقع نوشتن لبخند بزنید زیرا در نوشته ها منعکس میشود.
3ب) نوشته را خلاصه و ساده کنید : پیغامتان را واضح بگوئید چون باید ایده یا دستور خود را منتقل کنید.
3ج) از روش خود استفاده کنید : همانطور که حرف میزنید بنویسید بعد ویرایش کنید.نوشته ها تا ابد می ماند و گفته ها فراموش میشود.نوشته شمشیر دو لبه است پس به اندازه ی کافی توضیح بدهید.
4) به کارمندانتان کارهای سخت ارجاع نکنید : کاری که دوست دارید انتخاب کنید در این صورت لازم نیست یک روز هم کار کنید.کار نباید فقط منبع درآمد باشدبلکه باید فعالیتی باشد که موجب تکامل کارمندان است.وقتی یک کار باارزش از کارمندتان میخواهید او دانش و مهارت و انرژی اَش را صرف میکند.اگر بعد از مدتی بی تفاوت شد این به دلیل تکرار،کسالت یا اهانتی است که در حقش صورت گرفته است.
5) واگذار کنید اما فراموش نکنید : مدیر باید کار را به مناسب ترین کارمندانش واگذار کند.این ساده نیست.برای ما ساده تر است کاری را انجام دهیم تا مدیریتش کنیم.
چگونگی واگذاری کارها : 1- لیست پی گیری: چه کاری به چه کسی واگذار شود.
2- لیست مرور روزانه : برای چک کردن پیشرفت کار.
چند اصل : 1) به هنگام واگذاری کار،هدف،اهمیت و مهلت انجام کار را توضیح دهید.
2) پس از توضیح از کارمندتان بخواهید توضیحات را برای شما بازگو کند تا بفمید که چقدر فهمیده است.
3) به هنگام واگذاری هیجان ایجاد کنید.
4) به صورت متناوب از پیشرفت کار باخبر شوید.
5)انتظار نداشته باشید کار واگذاری شده بهتر باشد از آنچه خود انجام میدهید.
6)جلسات خوب راه بیاندازید : جلسه هرطوری که شروع شود آخرش دست شماست.برای یک مدیر،برگزاری جلسات یک فعالیت ضروری،یک راه موثر برای اطلاع رسانی،بحث و تبادل نظر،ایجاد خلاقیت و تصمیم گیری راجع به یک نقشه است.
چند راه بهتر برای رهبری جلسات : 1) آیا واقعا جلسه لازم است؟هدفتان را تامین می کند یا خیر؟
2) اگر دریافتید که جلسه لازم است،خب ادامه دهید : جزئیات را کامل کنید، زمان رفت و آمد و تشکیل جلسه و …
3) حالا راجع به روز، ساعت و محل تصمیم بگیرید : پس از هر جلسه نظر خواهی کنید و از جواب ها و پیشنهادات تجربه بگیرید.
4) هرگز یک جلسه را بدون پخش لیستِ موضوعات مورد بررسی نگذارید : حتی بهترین گوینده ی اخبار کاغذ جلویش است.
5) سرِ وقت شروع کنید : حتی اگر 3 نفر از 9 نفر آمده باشند.در جلسات بعدی اوضاع بهتر میشود.بیشترین زمان را به مهمترین مساله اختصاص دهید.
شش ایده برای ایجاد انگیزه در کارمندان : برای فهم چگونه انگیزه دادن به کارمندان لازم نیست فارغ التحصیل رشته ی مدیریت باشید،تنها از عقل سلیم و تصور خود استفاده کنید و خود را به جای کارمندان بگذارید.یک مدیر به خاطر کارهایی که میکند به موفقیت یا شکست نمی رسد،بلکه این به تواناییِ او در استفاده از قابلیت های افراد بستگی دارد.
1) به کارمندانتان بیاموزید با هم کنار بیایند :
1) همه در شرکت مهم هستند.کارمندانی را که نمی توانند با دیگران کنار بیایند را پیدا کنید و تا حد ممکن عادلانه رفتار کنید.به آنها فرصت بدهید.هر کسی در برقرا کردن ارتباط با دیگران مشکل دارد لازم نیست در شرکت بماند.
2) با ایجاد الگو به آنها یاد بدهید از کلمات متشکرم و متاسفم استفاده کنند.
3) به آنها بیاموزید نه بگویند و در نه گفتن صادق باشند.اگر نمیتوانند مسولیتی را بپذیرند نه بگویند.
4) به آنها بیاموزید از انتقادات درس بگیرند و آن را به عنوان قسمتی از شغلشان بپذیرند.شما نیز مسائل را از دید شخص منتقد بنگرید و انتقاد را به مسئله باارزشی تبدیل کنید.
5) عصبانیت را بکشید چون چیزی است که میتواند باعث بروز مشکلات در دراز مدت شود.
6) فقط صداقت : راستگویی بهترین صداقت است البته با استفاده از منطق.مراقب بی صداقتی کارمندتان باشید.
7) غیبت نکنید. غیبت یک ضعف است که باید دور انداخته شود.
8) به کارمندانتان بیاموزید تحسین را بپذیرند و آنها را به تحسین کردن یکدیگر تشویق کنید.
9) درگیری ها ی شخصیتی را که بین شما و کارمندانتان وجود دارد از بین ببرید و کارمندان اصلاح ناپذیر را اخراج کنید.
10) به کارمندانتان گوشزد کنید ،آنهایی که به دیگران محبت میکنند نتیجه ی محبت خود را خواهند دید.
*در ژاپن کارمندان سخت کار میکنند و بعد از آن برای آزاد کردن هرگونه تنش یادگیری که در کار انجام شده،با هم به گردش میروند.
2) کارمندن را تشویق کنید که به نیاز های مشتری توجه نشان دهند : تمام کارمندان باید این را بفهمند که حضورشان در شرکت به خاطر مشتری است و باید ذهنا” و قلبا” دریابند که مشتری رئیس است،سود است و اینکه تنوع طلب است.مهمترین عامل در بالا بردن کیفیت سرویس دهی به مشتری،مدیر است که در همه حال به این مسئله می اندیشد و الگوی کارمندان است.در هر صنعتی سرویس دهی درست تنها راه ایجاد تفاوت یا برتری محصول خواهد بود.اگر رهبران بخواهند کیفیت سرویس را افزایش دهند باید با کارمندان طوری رفتار کنند که میخواهند آنها با مشتری رفتار کنند.
3) کارمندان خود را بزرگ کنید : 1- پیشنهادات را بشنوید : در گرفتن پیشنهادات،آزاداندیش،سریع و عادل باشید.سیستم پیشنهاد،جهت حل مسائل محیط کار تشکیل شده است.هنگام درنظر گرفتن ایده ها برای ایجاد تکامل دو قدم لازم است :
الف- مسئله به درستی شناخته شود. / ب- مسئله حل شود.
فاکتور هایی که باعث پدید آمدن اکثر مسائل میشود : فرسودگی،اتلاف،عدم پیوستگی.
یک محیط بدون مشکل دارای شرایط مقابل است :پیوستگی، ترتیبِ درست، شفافیت، تمیزی و نظم.
2- نوآوری را تشویق کنید : کارمندانی که انگیزه دارند باعث پویایی شرکت میشوند.کارمندان را برای پویا شدن تشویق کنید، به ایده های آنان اهمیت بدهید حتی احمقانه ترنِ آنها را؛ زیرا ایده های بزرگ از همین ایده ها ساخته میشوند.اول از همه خودتان باید نوآور باشید.برای شروع کردن منتظر کسی نمانید.یک مغز متفکر در هر زمینه ای میتواند سودتان را افزایش دهد.
4) مشکلات کارمندانتان را حل کنید : بعضی از بزرگترین مشکلات را با فکر خود میسازیم،مشکلاتی که از نبود ایده ها منشا میگیرند.بنابراین برای حل هر مشکلی به ایده های مختلف فکر کنید و این مسئله را بدانید هر مشکل برابر یک فرصت است.مشکلات باعث ترس میشوند و عمل ، ترس را میکشد.
5) فکر کردن را به کارمندانتان الهام کنید : انگیزه فاکتوری است که به شما کمک میکند از یک کارمند معمولی بازده خارق العاده بگیرید.هیچکس با توانایی انگیزه دادن و الهام دادن به دنیا نیامده است.اینها باید به دست بیاید.
فرآیند های انگیزه دادن :
1- اراده و توانایی خود را جای دیگران گذاشتن و مسائل را از نظر آنها دیدن.
2- قدر دانی جزء حقوق است.
3- با پرداخت حقوق و پاداشها جملات تحسين آمیزی بگویید.
4- تحقیر نکنید.درجمع تعریف و به طور خصوصی انتقاد کنید.اگر تمایل به انتقاد داشته باشید ممکن است مرتکب اشتباه تحقیر کردن دیگران شوید.اشتباهات جبران میشوند اما بازیابی اعتماد به نفس خیلی مشکل است.
6) کارمند بد را درمان کنید : کارمندانی هستند که نمی خواهند با بقیه پیش بروند و دائماجلب توجه میکنند.بعضی ها آنقدر جاه طلب اند که تحقیر دیگران را قسمتی از شغلشان دانسته و خود را از دیگران بالاتر میدانند.شما به عنوان یک رهبر،هرگز نباید کارمندان بد را تحمل کنید.کارمند بد از موثر بودن کار تیمی جلوگیری میکند.با کارمندان بد قلق با احتیاط رفتار کنید درست مثل شکستنی ها،بنابراین با هر یک از آنها با مهربانی و احتیاط رفتار کنید.از هر فردی که میخواهد شرکتتان برود نقاط ضعف و قوتتان را بپرسید در ضمن به او اعتماد دهید که راز دار صحبت هایش هستید.
شش ایده برای آموزش کارمندان : خیلی از ما آگاهانه یا ناخودآگاه دانشمان بی استفاده باقی میماند و چشم خود را روی ایده های نو میبندیم و ایده ها را فقط برای تازه کارها میدانیم پس شروع میکنیم به ندیده گرفتن مشتریان چون فکر میکنیم آنها خود به سراغ ما می آیند.حرفـــــــــه ای هــا چــه میکننــد؟آنها هر روز به یادگیری و آموزش دیگرافراد میپردازند.
1) شنیدن و یادگیری همراهند : ما از طریق گوش دادن یاد میگیریم، درست، اما گوش دادن موثر کار دشواری است.به آنچه چشمان طرف مقابلتان میگوید گوش دهید و برای رسیدن به نتایج بهتر سوال کنید.از طریق شنیدن نشانه های عمل کردن را دریافت کنید و به این ترتیب به موفقیت می رسید.به چه کسی باید گوش دهیم؟به همه گوش دهید و یاد بگیرید، چشم ها و گوش هایتان را به روی ایده ها باز کنید.از کجا یاد بگیریم؟از همه جا، از یک دانه شن یا یک دانه گندم.هنگام دستیابی به دانش آنچه مورد نیازتان است نگه دارید و آنچه لازمتان نیست دور بیاندازید . کِی یاد بگیریم؟همیشه.حتی موقعی که خوابید، قبل از خواب به افکار خوب و مثبتی که دارید فکر کنید.
مدیریت یک هنر است نه فقط یک علم.بناراین هر یک از کارمندانتان را بر این اساس آموزش دهید.در واقع همه یا دانش آموز و یا معلمند.هنگامی که به یک نفر آموزش دهید به همه آموزش داده اید.
2) ضرورت آموزش : یک آموزش دهنده مهارت شغلی خود را به دیگران آموزش میدهد، شاید اعتقادی به آموزش نداشته باشید اما هر روز نهاد های کوچک، بزرگتر میشوند.موقعیتی پیش آمده که معلمان دیروز، امروز نمیتوانند درس بدهند.یک معلم حرفه ای بیشترین تلاش خود را برای تعلیم صحیح خواهد کرد.
1- مراقب افکار خود باشید : سود آوری هر برنامه ی آموزشی به فکر مثبت رئیس، معلم و دانش آموز بستگی دارد.لحن صدای شما و برق چشمانتان نظر و فکرتان را به علم آموز منتقل میکند.اطمینان بدهید که تک تک آنها در موفقیت شرکت موثر خواهند بود.
2- اثر ناخودآگاه : این یک اصل مهم در روابط انسانی است : مراقب افکارت باش که گفتارت میشود، مراقب گفتارت باش که رفتارت میشود، مراقب رفتارت باش که عادتت میشود، مراقب عادتت باش که شخصیتت میشود، مراقب شخصیتت باش که سرنوشتت میشود.
3- کارهایی که مربی باید بکند : آموزش به قدری به تمرین درست نیاز دارد.مربی باید یادش باشد که منظور از انگیزه دادن، همان انگیزه دادن به خود است.تنها برنامه های آموزشیِ خلاق موثرند.آموزش باید به هدف تلاقی ذهن مربی و دانش آموز برسد.
مربی باید با ایجاد جوِ اظهار نظر، بدون ترس از انتقاد، دانش آموزان را به بحث وادار کند.مربی هرگز نباید ناامید شود.
3) آموزش معجزه نمیکند : اما میتواند پیش زمینه ای برای کارایی بهتر باشد.این که ندانستن به شما آسیب نمیرساند اشتباه است.آنهایی که بیش از بقیه میدانند درآمد بیشتری دارند.برای به کا رگیری دانش در خدمت خود احتیاج به آموزش و دوره های آن دارید تا فرصتی برای یادگیری به دست آورید.آموزش یک راه حل سریع نیست، یک فرآیند کند است که در طی آموزش به دانسته ها افزوده میشود.اگر با ذهنی رها از پیش داوری، یادگیری را ادامه دهید، شاید مدت زمان آموزشی تقلیل یابد.تمرین به شما کمک میکند تا زودتر سازگار شوید.
مربی به ابزار خوب نیازمند است :
1- پوستر : پس از هر سخنرانی گفته را از طریق یادداشت دوره کنید.آنها را تایپ کرده و به کارمندان بدهید، از آنها نظر بخواهید، بهترین نظر ها را اعمال کنید و بعد پوستر را طراحی کنید.اکنون این پوستر برای آموزش مناسب است.یک پوستر خوب همیشه در حال تکامل است.هر مربی باید از لوازم صوتی و تصویری جهت آموزش بهتر استفاده کند.
یک وسیله ی صوتی تصویری اثر سه بعدی دارد: دانش آموزان می شنوند ، می بینند ، تجربه میکنند و… .در آموزش ویدئویی محدودیتِ انعطاف وجود دارد اما با اسلاید انعطافِ نامحدود به وجود می آید.ما 20% آنچه را میشنویم و 40% آنچه را میبینیم به خاطر میسپاریم اما اگر هردوی اینها با هم اعمال شوند 80% مطلب را به خاطر میسپاریم.
2- نقش بازی کردن : برای فهمیدنِ بیشتر، از دانش آموزان استفاده کنید.اگر آنها به صورت طبیعی (در قالب روزانه ی خود) در نقش هایشان حاضر شوند بهتر است.میتوانید از اجرا ها فیلم گرفته و در آخر جلسه پاک کنید.
5) آموزش سرمایه گذاری است : 1- از بی نظمی بپرهیزید: برنامه آموزشی باید از پیش تعیین شده باشد.وقتی میگویید و عمل نمیکنید کارمندان تصور میکند نمی خواهید برنامه ی آموزشی را اجرا کنید و احترام شما کم میشود.یک تقویم زمانی یک ساله جهت آموزش داشته باشید.جلسات باید به اندازه ی کافی برگزار گردنند.
2- آموزش یک کار تفریحی نیست : مربی میتوانید به بهترین وجه درس بدهد اما اگر شاگرد گوش ندهد او را تشویق به گوش دادن کند.باید یاد داشته باشد چطور آموزش دهد.
3- خوب آماده شوید : اگر نتوانستید زود آماده شوید نه بگویید و نپذیرید و اگر پذیرفتید به قیمت شب بیداری هم که شده خود را برای ارائه ی جلسه ی خوب آماده کنید.یادتان باشد که آبروی آدم مهم است مخصوصا برای مربی.کاری نکنید که بعدا مجبور به عذرخواهی شوید.در کلاس همه به انتظار یادگیری نشسته اند اگر وقت اضافه آوردید با قصه و لطیفه آن (وقت) را پر نکنید.از حضار بخواهید کمکتان کنند مثلا از تجربه های آنان در موفقیت استفاده کنید.
4- لطفا خسته نباشید : این باعث از دست رفتن وقت و خستگی دانش اموزان می شود.از تخته استفاده نکنید، وقتی که روبروی تخته می ایستید (برای نوشتن) آنها نمی شنوند.اگر ارتباط چشمی لحظه ای از بین برود آنها دیگر شما را نمی بینند.اگر لازم است چیزی یادداشت کنید روی کاغذ بنویسید و به دیوار نصب کنید.البته راه های بهتری هم هست (بیاندیشید). به آنها نگاه کنید، طوری صحبت نکنید که انگار دوست دارید بحث زودتر تمام شود.با لحن یکنواخت صحبت نکنید.اگر صحبت خوبی برای آنها ندارید اصلا چیزی نگویید.
6) جلسه آموزشی را به یاد ماندنی برگزار کنید :
1- آنچه را که لازم است به آنها بگویید. 2- آنچه را که لازم است نشان دهید(مثلا روش تجارت). 3- بگذارید آموخته ها را عملا تجربه کنند. 4- آنقدر پی گیری کنید تا مطمئن شوید به آموخته هایشان عمل میکنند.
* وظیفه ی سه دقیقه ی اول : حتما لباس خوب بپوشید و غیر رسمی نباشد.سر وقت کارتان را شروع کنید.اگر منتظر کسانی باشید که دیر آمده اند، افرادی که زود آمده اند از دفعه ی بعد دیر می آیند.کم کم روش شما دست آنها می آید.آنچه در سه دقیقه ی اول میگویید باعث ارتباط و درک مقابل بین شما و آنها میشود.محکم حرف بزنید هرگز صحبت را با عذرخواهی شروع نکنید.مطالب بااهمیت را مطرح کنید.تقلید نکنید و خودتان باشید.روش هایتان را تکامل بخشید.موفقیت فرمول ساده ای است : نهایت سعی خود را بکنید شاید مورد قبول واقع شوید.
* یک مایل بیشتر جلو روید : برای به یاد ماندنی شدن، پاداشِ منحصر به فرد در نظر بگیرید.هر کار خلاقانه ای که میتوانید انجام دهید تا نشان دهد که شما یک قدم به جلو رفته آید.آموزشی که تغییر به وجود نیاورد مثل چتر نجاتی است که هنگام برخورد با زمین باز می شود.
* پی گیری نتایج یک ضرورت است : پی گیری در آموزش مهمتر است واین چیزی نیست که بلافاصله نتیجه اش را ببینید.پی گیری نتایجِ آموزشِ شرکت کنندگان میتواند وسیله ای برای فهم این باشد که چه روشی خوبست و چه روشی باید بهتر شود.
شناسنامه ی کتاب :
نام کتاب : راه های ساد ه برای مدیریت کارمندان
نویسنده : پرمود باترا
مترجم : طوبی یکتایی
چاپ اول : 1382
تیراژ : 3000 نسخه
لیتوگرافی و چاپ : غلامرضا کردگارد
مدیریت مردم موضوعی است که برای همه به خصوص صاحبان شرکت ها و کار فرمایان جالب است.بدون اینکه چطور تعدادی کارمند را اداره میکنید باید به شایستگی آنها و رابطه ی کاریشان آگاه باشید.برای آنکه بتوانید بر مردم به نحوی کارآمد مدیریت داشته داشته باشید باید به خوبی با آنها سازش کنید.این یعنی دیگران را آنطور که هستند ببینید و درک کنید.رمز موفقیت بهترین مدیران آنست که دارای هنری پرورش یافته از درک و سازش با دیگرانند و این صفات آنها همراه است با صبر،قاطعیت،اخلاق.برای مدیریت بهتر میتوانید با کارمندان مانند دوست رفتار کنید و با نگاهی مثبت به آنها بنگرید و نشان دهید که آنان میتوانند بر شما تکیه کنند.
شش ایده برای ساختن کارمندان : یک مثال مدیریتی میگوید که هرگز کسانی را که برای پول کار میکنند استخدام نکنید،آنهایی را انتخاب کنید که عاشق کارشان هستند.کارمندانی را که از صمیم قلب برای شرکتشان زحمت میکشند و در اداره ی آن موثرند.
1)کارمندان خود را با پرچمی که در دست دارید رهبری کنید : مدیر همواره باید با کارکنان خود مانند یک رهبر واقعی برخورد نماید،سرعت رهبر,سرعت تیم را مشخص میکند.برای توضیح میتوان گفت اگر موتور لوکومتیو 60 کیلومتر در ساعت سرعت داشته باشد،سرعت واگن ها نیز به همین مقدار خواهد بود.ارزشها و اعتقادات مدیر در تمام شرکت گسترده میشود.وقتی برای کارمندانتان یک قدم بیشتر برمیدارید یک سال طول میکشد تا این را بفهمند,بنابراین تفاهم لازم و ضروری است.یک مدیر باید خلاق و مخترع باشد.مدیر باید شجاعت زیادی برای رهبری گروه داشته باشد.شجاعت قدرت است و به معنی خونسردی و حضور ذهن در تمام اوقات میباشد.«یک قانون» : ژنرال آیزنهاور عادت داشت که رهبری را با یک تکه نخ آموزش دهد،او یک تکه نخ را روی میز میگذاشت و میگفت آن را بکشید،هرکجا که بخواهید میرود،اما اگر آن را هل دهید به هیچ جا نمیرسید.این دقیقا روش رهبری کارمندان را نشان میدهد.
2) برای اختیار دادن به کارمندان اثر پیگمالیون : داستان پیگمالیون از این قرار است که تاجری ثروتمند در یونان ، مجسم سازی را برای ساختن مجسمه ی مرمری یک زن برای باغش استخدام کرد.موقع ساختن مجسمه ی مرمری،پیگمالیون آنقدر کارش را خوب انجام داد که تصور کرد مجسمه انسانی واقعی است و عاشقش شد.همینطور که زمان میگذشت،او ساعت ها با مجسمه حرف میزد و اهمیت نمیداد که پاسخی نمیشنود.اعتقاد او به کارش تا آن حد بود که روزی معجزه رخ داد و مجسمه زنده شد.اعتقاد پیگمالیون باعث شد رویایش به حقیقت مبدل شود.افکار ناخودآگاه ما نقش بسیار مهمی را در اعمال و تصمیم های ما نسبت به دیگران ایفا میکنند.افکار به اعمال تبدیل خواهند شد و این اعمال در دیگران واکنش ایجاد میکند.تصوری که نسبت به شخص دیگری داریم,پایه ی تصمیم گیری و عمل ما خواهد بود.یک مدیر خوب معتقد است که کارمندانش میتوانند و باید تا جایی که ممکن است تصمیم گیری نمایند،از کارهای کوچک شروع کند و کم کم به کارهای بزرگ برسند.
3)اعتماد به نفس کارمندانتان را افزایش دهید : هر مدیری که میخواهد کارمندانش را بسازد باید مطمئن شود که اعمال خودش سازنده ی اعتماد به نفس کارمندانش است.رابطه ی خود را با کارمندانتان بر اساس دوستی و برابری بسازید که متزلزل نشود.این یک فرآیند عادت ساز است که به تدریج صورت میگیرد.
چند نکته : 1- مچ کارمندانتان را موقع انجام کار درست بگیرید.یادتان باشد که قلم از شمشیر قدرتمند تر است,پس کار درست او را یادداشت کنید.مطمئن باشید از این عمل سود خواهید برد.
2- به آنها امنیت بدهید, آموزش بدهید، تمرین دهید، پول دهید، اجازه دهید مبارزه کنند و ازهمه ی اینها مهمتر و بالا تر رضایت شغلی بدهید.برای انجام کارهایی که شرکت های بزرگ انجام می دهند،لازم نیست که صاحب نهاد خیلی بزرگی باشید وبدانید هیچ محدودیتی برای کارهایی که میتوانید برای کارمندانتان انجام دهید وجود ندارد. چیزی که هنگام پرداخت می گویید 10% قضیه است. آنچه چشمانتان میگوید 20درصد، آنچه ذهنتان می گوید 30 درصد، آنچه قلبتان میگوید برابر 40 درصد کل موضوع ارزش دارد. با الگوی خوب بودن نظم را به آنها بیاموزید. هر رهبر یا مدیری باید از خودش الگویی خوب بسازد تا کارمندان دل به کار دهند. در این صورت نه تنها به مفهوم شراکت واقعی پی می برید بلکه از کار خود لذت زیادی خواهید برد.
4) موفقیت کارمندانتان موفقیت شماست : اگر بدانید از کارمندی با حقوق بالا،چگونه به نفع شرکت استفاده کنید، حقوق او گران به نظر نمی رسد.کاری کنید که کارمندانتان به موفقیت برسند و بازدهی داشته باشند.اگر آنها موفق شوند کار شما هم موفق خواهد بود.موفقیت یعنی رسیدن به چیزی بیش از آنچه انتظار میرفته.یک مدیر خوب،پیروزی هایش را با کارمندانش شریک میشود و مسئولیت شکست ها را به تنهایی بر عهده میگیرد و برای جلوگیری از شکست از دیگران پیشنهاد میخواهد.به کارمندانتان انگیزه بدهید.فروش،فروش است اما وقتی به آنها بگویید که فروش یک واحد به معنی چه میزان سود برای نهادتان است و به علاوه فرصتی برای فروش های دیگر،کارمندانتان دلیل تلاش خود را بهتر می فهمند.علت کاری را که به آنها می سپارید توضیح بدهید و به صورت عادت درآورید.اگر کارمندی نداند که علت تلاش فردیش در موفق ساختن صنعت چیست از تمام توانایی هایش استفاده نخواهد کرد ولی در صورت دانستن سخت کوش تر خواهد بود.
5) اشتباهات کارمندانتان را با وقار و احترام ببخشید : افراد بشر همه کارمند هستند و کارمندان انسان هستند،انسان ها دچار ضعف های درونی میشوند.وقتی این ضعف ها را به عنوان یکی از عناصر درونی کارمندتان بشناسید میتوانید از آنها به نفع اهدافتان استفاده کنید.آنها میتوانند دچار ضعف هایی باشند از قبیل :1- بیش از حد نیاز وقتی را برای انجام کاری در نظر بگیرند.
2- کارمندان همه تمایل درونی به انجام تقلب دارند،مگر آنکه جو بیرونی سیستم بازدارنده باشد.
3- وقتی تقلبی توسط کارمندانتان صورت میگرید،مدیر گروه به اندازه ی آنها مقصر است چون او فضا ی مساعد را ایجاد کرده است.
4- اگر عدم صداقت کارمندی را در نظر نگیرید ممکن است او به انجام مجدد این اشتباه تشویق شود.
5- کارمندان یا صادق هستند و یا صادق نیستند.در صورتی که فکر میکنید کارمندتان انسان خوبی است اشتباهات کوچک او را تا حد معقولی ببخشید.
کارمندان مثل سیب هستند.وقتی یک سیب لکه دار گیرتان می آید میتوانید او را دور بیاندازید یا بعد از برداشتن لکه ی سیب با چاقو،آن را بخورید.اکثرا روش دوم انتخاب میشود چون سیب بی لکه گران است.به طریق مشابه شما میتوانید ضعف های کارمندانتان را با چاقوی ذهنی خود درآورید و از نقاط قوت آنها سود ببرید.اگر فقط نقص های آنها را ببینیم قادر به افزایش سود دهی صنعتمان نیستیم.باید دیدگاه صحیح و انعطاف پذیر داشته باشیم و برای افزایش توانایی های کارمندمان تلاش کنیم.
6) از تیم خود یک برنده بسازید : در یک تیم برنده اعضا با هم کار میکنند.کار تیمی محور موفقیت ژاپنی ها در دنیای تجارت است. «چهارراه اصلی تشکیل یک تیم برنده» :
الف) تنها دستور مدیر کافی نیست : هر ایده ای برای موفق شدن باید توسط هر یک از اعضا ی تیم درک شود.درست مانند یک مسابقه ی قایق سواری که سریعترین تیم گروهی است که اعضای آن با نظم کامل و هماهنگ با هم پارو میزنند.
ب) برابری در فداکاری کردن : اگر رهبری امروزش را فدای فردا کند،افراد تیم هم به دلخواه این کار را انجام میدهند و تیم بازدهی بیشتری خواهد داشت ، البته این کار نیازمند هماهنگی وتلاش بیشتر است.وقتی تلاش خود را با دیگران همراه میکنیم به هدف تیم میرسیم.
ج) کنار آمدن با کارمندان : سعی کنید دنبال فرصتی برای تشکر از کارمندانتان باشید.یک زبان و خودکار طلایی داشته باشید،حرف های محبت آمیز بزنید و مطمئن باشید که این توسط آنها حس خواهد شد و آنها دوستدار شما خواهند بود.واقعیت این است که مردم به خاطر عادت های خوبشان به موقعیت های خوب میرسند.
د) خود را جای دیگران بگذارید: هر عضوی از تیم مشکلات خاص خود را دارد، خودتان را جای دیگران بگذارید تا بتوانید در حل مشکل به آنها کمک کرده یا حداقل آنهارا راهنمایی کنید.اگر هم نتوانید کاری از پیش برید لااقل موجب رضایتشان می شوید.عادت به اینکه خود را جای دیگران بگذارید باعث همکاری بهتر افراد تیم خواهد شد.شما باید متواضعانه همکاری را شروع کنید حتی اگر دیگران خود را کنار کشیدند،کسانی که همکاری کردند تشویق نمایید.قاطیت،سرعت و عدالت باعث پیشرفت یک تیم میشوند.این پیام را در شرکت منتشر کنید : یا درست کار کنید یا استعفا بدهید.در این صورت به آخرین حد ظرفیت کاری کارمندتان دست میابید.
هـ) درست ارتباط برقرا کنید : اگر شما کارمند باشید از کارمندتان توقع دارید تا واضح سخن بگوید،لغات ساده به کار ببرد و با آرامش صحبت کند پس اکنون که مدیر هستید خود اینگونه باشید.
ســــیـــــزده عضو مختلف بدن در رساندن پیغام های غیر کلامی موثر هستند،در عین استفاده از این سیزده عضو استفاده از ذهن فراموش نشود :
1- سر : برای نه گفتن در زمان مناسب استفاده کنید.در این صورت احترام بیشتری به شما میگذارند چون میفهمند هر مسئله ای را قبول نمیکنید.
2- چشم ها : برای فهماندن پیام متاسفم بگذارید چشمانتان پیش قدم شوند.هر چند کارهای درستتان بیشتر است،اما هنگام اشتباه تاسف خود را ابراز کنید تا دیگران حس کنند شما هم ناراحتید در این صورت هوشمندانه تر کار خواهند کرد چون میدانند که شما هم تاسف آنها را میپذیرید.
3- گوش ها : وقتی تراکتور در گِل،گیر میکند از دنده کمکی استفاده میکند ،در این صورت چرخ های عقب با هم یکی شده و تراکتور از گِل ،در می آید.شما هم وقتی در گِل و لای گیر میکنید ،از یک گوش بشنوید و گوش دیگر بیرون دهید.
4- بینی : بینی خود را در فعالیت افراد شرکت فرو برید.یعنی نسبت به جریان ها مطلع باشید.
5- دهان : فقط به حرف زدن بسنده نکنید،بلکه منظورتان را بفهمانید.
6- لب ها : لبخند یک زبان بین المللی است که در تمام دنیا فهمیده میشود.لبخند را در محل کارتان پخش کنید تا محل کار به مکان بهتری تبدیل شود.
7- قلب : برای تشکر کردن در زمان مناسب (نه خیلی زود نه خیلی دیر) .اگر لبخندتان از صمیم قلب باشد،لبخند بیشتری در محل کارتان پخش میشود.
8- گـلو : اگر دیدید کسی از کارمندانتان بار شرکت را کمتر یا بیشتر از حد مسئولیتش به دوش میکشد بگوئید و سکوت نکنید.
9- انگشتان : انتقاد نکنید و انتقاد نپذیرید.سعی کنید دیدگاه منتقد را بفهمید شاید از روی حسادت بوده و یا کار شما در راستای اهداف تیم نیست.اگر حس میکنید باید از کسی انتقاد شود یادتان باشد وقتی یک انگشتِ شما به سمت دیگران است،سه تای آنها به شما اشاره دارد.
10- صورت : سکوت تحمل ناپذیر ترین صداست،صورت شما نشان دهنده ی این مطلب است.
11- شکم : همیشه نقاط شکست از مسائل کوچک ناشی میشوند سعی کنید به آنها بخندید.خنده ی حقیقی از شکم می آید.
12- پا : یکی دومتر بیشتر برای کارمندانتان قدم بردارید،مثلا یک لیوان آب دست آنها دهید،کار آنها هم بهتر میشود.
13- گردن : قهرمان باشید تا به گردنتان مدال بیاندازند این باعث میشود تا سرافراز شوید.
شش ایده برای مدیریت کارمندان : حتی مردم، با هوش عادی هم با به کار بستن خِرَدِ مدیریتی در مدیریت کارمندان کارایی بسیار بالایی ایجاد میکنند.در مدیریت کارمندان هر یک از اعمال شما (خوش رفتاری،هر عملی براساس فکر،…)کارهای کوچکی هستند اما مانند ضربه های تبر نتیجه ی بزرگی دارند.
1) تلاش کنید ذهنیت کارمند خود را تغییر دهید : همه ی ما به طور متوسط تنها از 10% ظرفیت ذهنی مان استفاده میکنیم بنابراین هنوز ظرفیت هست.شما به خاطر ظرفیت ذهنی کارمندتان به او حقوق میدهید پس بگذارید چگونگی استفاده از ذهن را یاد بگیرد.برای مدیریت افراد علاوه بر انجام متفاوت کارها باید دید متفاوت داشته باشید.هنگامی که تغییری وارد شرکتی میشود کارمندان اذیت میشوند بنابراین باید این تغییر را به آرامی انجام دهید.یک شرکت موفق اتحاد افراد عادی استکه کارهای خارق العاد ه انجام میدهند.برای آنکه ایده های خوبی بدست آورید بخشی از حقوق را برای غذای روح «کتـــاب» افزایش دهید.
2)شما وقت کارمندانتان را میخرید : شما ماهانه حقوقی را به کارمندانتان میپردازید پس این حقوق نباید با دستورات اشتباه یا نامفهوم به هدر رود و وقت کارمندان اتلاف شود.قانون 80:20 را در خاطر داشته باشید(80% فعالیت ها ، 20% نتایج را میسازند)
همانطور که در پول صرفه جو هستیددر وقت هم اینگونه باشید.با داشتن دید مثبت میتوانید از زمانی که کارمندان برای کار صرف میکنند استفاده ی بیشتری ببریدعوامل اتلاف وقت را شناخته و حذف کنید،زیرا زمان باارزش است.
مراقبت از وقت :
3)ارتباط موثر با کارمندانتان مثل مغز کنجد قوی است : اطلاعات خیلی مهم است،نوع مناسب اطلاعات باید به مقدار لازم و در زمان مناسب به دستمان برسد تا پیشرفت کنیم.
چگونه اطلاعات صحیح باعث سود آوری شرکت میشود ؟
1) گوش دادن را یاد بگیرید : یک مدیر نمیتواند هزینه ی جبرانِ نشنیدنِ حرف های کارمندانش را بپردازد.
2) یاد بگیرید با کارمندانتان همراه شوید : سعی کنید با آنها در یک سطح باشید چون اگر بالاتر از آنها با شید نمیتوانید اطلاعات صحیح و درستی کسب کنید.برای دریافت اطلاعات واقعی باید نشان دهید علاقه مند به شنیدن واقعیت هستید و این کار را با الگو در عمل نشان دهید.
3) نوشتن را بیاموزید : رساندن پیام از طریق نوشتن خیلی بهتر است از سخن گفتن.
3 الف) قبل از نوشتن افکار خود را تنظیم کنید : یک چارچوب کلی تصور کنید و در همه حال به آن فکرکنید سپس بنشینید و بنویسید.موقع نوشتن لبخند بزنید زیرا در نوشته ها منعکس میشود.
3ب) نوشته را خلاصه و ساده کنید : پیغامتان را واضح بگوئید چون باید ایده یا دستور خود را منتقل کنید.
3ج) از روش خود استفاده کنید : همانطور که حرف میزنید بنویسید بعد ویرایش کنید.نوشته ها تا ابد می ماند و گفته ها فراموش میشود.نوشته شمشیر دو لبه است پس به اندازه ی کافی توضیح بدهید.
4) به کارمندانتان کارهای سخت ارجاع نکنید : کاری که دوست دارید انتخاب کنید در این صورت لازم نیست یک روز هم کار کنید.کار نباید فقط منبع درآمد باشدبلکه باید فعالیتی باشد که موجب تکامل کارمندان است.وقتی یک کار باارزش از کارمندتان میخواهید او دانش و مهارت و انرژی اَش را صرف میکند.اگر بعد از مدتی بی تفاوت شد این به دلیل تکرار،کسالت یا اهانتی است که در حقش صورت گرفته است.
5) واگذار کنید اما فراموش نکنید : مدیر باید کار را به مناسب ترین کارمندانش واگذار کند.این ساده نیست.برای ما ساده تر است کاری را انجام دهیم تا مدیریتش کنیم.
چگونگی واگذاری کارها : 1- لیست پی گیری: چه کاری به چه کسی واگذار شود.
2- لیست مرور روزانه : برای چک کردن پیشرفت کار.
چند اصل : 1) به هنگام واگذاری کار،هدف،اهمیت و مهلت انجام کار را توضیح دهید.
2) پس از توضیح از کارمندتان بخواهید توضیحات را برای شما بازگو کند تا بفمید که چقدر فهمیده است.
3) به هنگام واگذاری هیجان ایجاد کنید.
4) به صورت متناوب از پیشرفت کار باخبر شوید.
5)انتظار نداشته باشید کار واگذاری شده بهتر باشد از آنچه خود انجام میدهید.
6)جلسات خوب راه بیاندازید : جلسه هرطوری که شروع شود آخرش دست شماست.برای یک مدیر،برگزاری جلسات یک فعالیت ضروری،یک راه موثر برای اطلاع رسانی،بحث و تبادل نظر،ایجاد خلاقیت و تصمیم گیری راجع به یک نقشه است.
چند راه بهتر برای رهبری جلسات : 1) آیا واقعا جلسه لازم است؟هدفتان را تامین می کند یا خیر؟
2) اگر دریافتید که جلسه لازم است،خب ادامه دهید : جزئیات را کامل کنید، زمان رفت و آمد و تشکیل جلسه و …
3) حالا راجع به روز، ساعت و محل تصمیم بگیرید : پس از هر جلسه نظر خواهی کنید و از جواب ها و پیشنهادات تجربه بگیرید.
4) هرگز یک جلسه را بدون پخش لیستِ موضوعات مورد بررسی نگذارید : حتی بهترین گوینده ی اخبار کاغذ جلویش است.
5) سرِ وقت شروع کنید : حتی اگر 3 نفر از 9 نفر آمده باشند.در جلسات بعدی اوضاع بهتر میشود.بیشترین زمان را به مهمترین مساله اختصاص دهید.
شش ایده برای ایجاد انگیزه در کارمندان : برای فهم چگونه انگیزه دادن به کارمندان لازم نیست فارغ التحصیل رشته ی مدیریت باشید،تنها از عقل سلیم و تصور خود استفاده کنید و خود را به جای کارمندان بگذارید.یک مدیر به خاطر کارهایی که میکند به موفقیت یا شکست نمی رسد،بلکه این به تواناییِ او در استفاده از قابلیت های افراد بستگی دارد.
1) به کارمندانتان بیاموزید با هم کنار بیایند :
1) همه در شرکت مهم هستند.کارمندانی را که نمی توانند با دیگران کنار بیایند را پیدا کنید و تا حد ممکن عادلانه رفتار کنید.به آنها فرصت بدهید.هر کسی در برقرا کردن ارتباط با دیگران مشکل دارد لازم نیست در شرکت بماند.
2) با ایجاد الگو به آنها یاد بدهید از کلمات متشکرم و متاسفم استفاده کنند.
3) به آنها بیاموزید نه بگویند و در نه گفتن صادق باشند.اگر نمیتوانند مسولیتی را بپذیرند نه بگویند.
4) به آنها بیاموزید از انتقادات درس بگیرند و آن را به عنوان قسمتی از شغلشان بپذیرند.شما نیز مسائل را از دید شخص منتقد بنگرید و انتقاد را به مسئله باارزشی تبدیل کنید.
5) عصبانیت را بکشید چون چیزی است که میتواند باعث بروز مشکلات در دراز مدت شود.
6) فقط صداقت : راستگویی بهترین صداقت است البته با استفاده از منطق.مراقب بی صداقتی کارمندتان باشید.
7) غیبت نکنید. غیبت یک ضعف است که باید دور انداخته شود.
8) به کارمندانتان بیاموزید تحسین را بپذیرند و آنها را به تحسین کردن یکدیگر تشویق کنید.
9) درگیری ها ی شخصیتی را که بین شما و کارمندانتان وجود دارد از بین ببرید و کارمندان اصلاح ناپذیر را اخراج کنید.
10) به کارمندانتان گوشزد کنید ،آنهایی که به دیگران محبت میکنند نتیجه ی محبت خود را خواهند دید.
*در ژاپن کارمندان سخت کار میکنند و بعد از آن برای آزاد کردن هرگونه تنش یادگیری که در کار انجام شده،با هم به گردش میروند.
2) کارمندن را تشویق کنید که به نیاز های مشتری توجه نشان دهند : تمام کارمندان باید این را بفهمند که حضورشان در شرکت به خاطر مشتری است و باید ذهنا” و قلبا” دریابند که مشتری رئیس است،سود است و اینکه تنوع طلب است.مهمترین عامل در بالا بردن کیفیت سرویس دهی به مشتری،مدیر است که در همه حال به این مسئله می اندیشد و الگوی کارمندان است.در هر صنعتی سرویس دهی درست تنها راه ایجاد تفاوت یا برتری محصول خواهد بود.اگر رهبران بخواهند کیفیت سرویس را افزایش دهند باید با کارمندان طوری رفتار کنند که میخواهند آنها با مشتری رفتار کنند.
3) کارمندان خود را بزرگ کنید : 1- پیشنهادات را بشنوید : در گرفتن پیشنهادات،آزاداندیش،سریع و عادل باشید.سیستم پیشنهاد،جهت حل مسائل محیط کار تشکیل شده است.هنگام درنظر گرفتن ایده ها برای ایجاد تکامل دو قدم لازم است :
الف- مسئله به درستی شناخته شود. / ب- مسئله حل شود.
فاکتور هایی که باعث پدید آمدن اکثر مسائل میشود : فرسودگی،اتلاف،عدم پیوستگی.
یک محیط بدون مشکل دارای شرایط مقابل است :پیوستگی، ترتیبِ درست، شفافیت، تمیزی و نظم.
2- نوآوری را تشویق کنید : کارمندانی که انگیزه دارند باعث پویایی شرکت میشوند.کارمندان را برای پویا شدن تشویق کنید، به ایده های آنان اهمیت بدهید حتی احمقانه ترنِ آنها را؛ زیرا ایده های بزرگ از همین ایده ها ساخته میشوند.اول از همه خودتان باید نوآور باشید.برای شروع کردن منتظر کسی نمانید.یک مغز متفکر در هر زمینه ای میتواند سودتان را افزایش دهد.
4) مشکلات کارمندانتان را حل کنید : بعضی از بزرگترین مشکلات را با فکر خود میسازیم،مشکلاتی که از نبود ایده ها منشا میگیرند.بنابراین برای حل هر مشکلی به ایده های مختلف فکر کنید و این مسئله را بدانید هر مشکل برابر یک فرصت است.مشکلات باعث ترس میشوند و عمل ، ترس را میکشد.
5) فکر کردن را به کارمندانتان الهام کنید : انگیزه فاکتوری است که به شما کمک میکند از یک کارمند معمولی بازده خارق العاده بگیرید.هیچکس با توانایی انگیزه دادن و الهام دادن به دنیا نیامده است.اینها باید به دست بیاید.
فرآیند های انگیزه دادن :
1- اراده و توانایی خود را جای دیگران گذاشتن و مسائل را از نظر آنها دیدن.
2- قدر دانی جزء حقوق است.
3- با پرداخت حقوق و پاداشها جملات تحسين آمیزی بگویید.
4- تحقیر نکنید.درجمع تعریف و به طور خصوصی انتقاد کنید.اگر تمایل به انتقاد داشته باشید ممکن است مرتکب اشتباه تحقیر کردن دیگران شوید.اشتباهات جبران میشوند اما بازیابی اعتماد به نفس خیلی مشکل است.
6) کارمند بد را درمان کنید : کارمندانی هستند که نمی خواهند با بقیه پیش بروند و دائماجلب توجه میکنند.بعضی ها آنقدر جاه طلب اند که تحقیر دیگران را قسمتی از شغلشان دانسته و خود را از دیگران بالاتر میدانند.شما به عنوان یک رهبر،هرگز نباید کارمندان بد را تحمل کنید.کارمند بد از موثر بودن کار تیمی جلوگیری میکند.با کارمندان بد قلق با احتیاط رفتار کنید درست مثل شکستنی ها،بنابراین با هر یک از آنها با مهربانی و احتیاط رفتار کنید.از هر فردی که میخواهد شرکتتان برود نقاط ضعف و قوتتان را بپرسید در ضمن به او اعتماد دهید که راز دار صحبت هایش هستید.
شش ایده برای آموزش کارمندان : خیلی از ما آگاهانه یا ناخودآگاه دانشمان بی استفاده باقی میماند و چشم خود را روی ایده های نو میبندیم و ایده ها را فقط برای تازه کارها میدانیم پس شروع میکنیم به ندیده گرفتن مشتریان چون فکر میکنیم آنها خود به سراغ ما می آیند.حرفـــــــــه ای هــا چــه میکننــد؟آنها هر روز به یادگیری و آموزش دیگرافراد میپردازند.
1) شنیدن و یادگیری همراهند : ما از طریق گوش دادن یاد میگیریم، درست، اما گوش دادن موثر کار دشواری است.به آنچه چشمان طرف مقابلتان میگوید گوش دهید و برای رسیدن به نتایج بهتر سوال کنید.از طریق شنیدن نشانه های عمل کردن را دریافت کنید و به این ترتیب به موفقیت می رسید.به چه کسی باید گوش دهیم؟به همه گوش دهید و یاد بگیرید، چشم ها و گوش هایتان را به روی ایده ها باز کنید.از کجا یاد بگیریم؟از همه جا، از یک دانه شن یا یک دانه گندم.هنگام دستیابی به دانش آنچه مورد نیازتان است نگه دارید و آنچه لازمتان نیست دور بیاندازید . کِی یاد بگیریم؟همیشه.حتی موقعی که خوابید، قبل از خواب به افکار خوب و مثبتی که دارید فکر کنید.
مدیریت یک هنر است نه فقط یک علم.بناراین هر یک از کارمندانتان را بر این اساس آموزش دهید.در واقع همه یا دانش آموز و یا معلمند.هنگامی که به یک نفر آموزش دهید به همه آموزش داده اید.
2) ضرورت آموزش : یک آموزش دهنده مهارت شغلی خود را به دیگران آموزش میدهد، شاید اعتقادی به آموزش نداشته باشید اما هر روز نهاد های کوچک، بزرگتر میشوند.موقعیتی پیش آمده که معلمان دیروز، امروز نمیتوانند درس بدهند.یک معلم حرفه ای بیشترین تلاش خود را برای تعلیم صحیح خواهد کرد.
1- مراقب افکار خود باشید : سود آوری هر برنامه ی آموزشی به فکر مثبت رئیس، معلم و دانش آموز بستگی دارد.لحن صدای شما و برق چشمانتان نظر و فکرتان را به علم آموز منتقل میکند.اطمینان بدهید که تک تک آنها در موفقیت شرکت موثر خواهند بود.
2- اثر ناخودآگاه : این یک اصل مهم در روابط انسانی است : مراقب افکارت باش که گفتارت میشود، مراقب گفتارت باش که رفتارت میشود، مراقب رفتارت باش که عادتت میشود، مراقب عادتت باش که شخصیتت میشود، مراقب شخصیتت باش که سرنوشتت میشود.
3- کارهایی که مربی باید بکند : آموزش به قدری به تمرین درست نیاز دارد.مربی باید یادش باشد که منظور از انگیزه دادن، همان انگیزه دادن به خود است.تنها برنامه های آموزشیِ خلاق موثرند.آموزش باید به هدف تلاقی ذهن مربی و دانش آموز برسد.
مربی باید با ایجاد جوِ اظهار نظر، بدون ترس از انتقاد، دانش آموزان را به بحث وادار کند.مربی هرگز نباید ناامید شود.
3) آموزش معجزه نمیکند : اما میتواند پیش زمینه ای برای کارایی بهتر باشد.این که ندانستن به شما آسیب نمیرساند اشتباه است.آنهایی که بیش از بقیه میدانند درآمد بیشتری دارند.برای به کا رگیری دانش در خدمت خود احتیاج به آموزش و دوره های آن دارید تا فرصتی برای یادگیری به دست آورید.آموزش یک راه حل سریع نیست، یک فرآیند کند است که در طی آموزش به دانسته ها افزوده میشود.اگر با ذهنی رها از پیش داوری، یادگیری را ادامه دهید، شاید مدت زمان آموزشی تقلیل یابد.تمرین به شما کمک میکند تا زودتر سازگار شوید.
مربی به ابزار خوب نیازمند است :
1- پوستر : پس از هر سخنرانی گفته را از طریق یادداشت دوره کنید.آنها را تایپ کرده و به کارمندان بدهید، از آنها نظر بخواهید، بهترین نظر ها را اعمال کنید و بعد پوستر را طراحی کنید.اکنون این پوستر برای آموزش مناسب است.یک پوستر خوب همیشه در حال تکامل است.هر مربی باید از لوازم صوتی و تصویری جهت آموزش بهتر استفاده کند.
یک وسیله ی صوتی تصویری اثر سه بعدی دارد: دانش آموزان می شنوند ، می بینند ، تجربه میکنند و… .در آموزش ویدئویی محدودیتِ انعطاف وجود دارد اما با اسلاید انعطافِ نامحدود به وجود می آید.ما 20% آنچه را میشنویم و 40% آنچه را میبینیم به خاطر میسپاریم اما اگر هردوی اینها با هم اعمال شوند 80% مطلب را به خاطر میسپاریم.
2- نقش بازی کردن : برای فهمیدنِ بیشتر، از دانش آموزان استفاده کنید.اگر آنها به صورت طبیعی (در قالب روزانه ی خود) در نقش هایشان حاضر شوند بهتر است.میتوانید از اجرا ها فیلم گرفته و در آخر جلسه پاک کنید.
5) آموزش سرمایه گذاری است : 1- از بی نظمی بپرهیزید: برنامه آموزشی باید از پیش تعیین شده باشد.وقتی میگویید و عمل نمیکنید کارمندان تصور میکند نمی خواهید برنامه ی آموزشی را اجرا کنید و احترام شما کم میشود.یک تقویم زمانی یک ساله جهت آموزش داشته باشید.جلسات باید به اندازه ی کافی برگزار گردنند.
2- آموزش یک کار تفریحی نیست : مربی میتوانید به بهترین وجه درس بدهد اما اگر شاگرد گوش ندهد او را تشویق به گوش دادن کند.باید یاد داشته باشد چطور آموزش دهد.
3- خوب آماده شوید : اگر نتوانستید زود آماده شوید نه بگویید و نپذیرید و اگر پذیرفتید به قیمت شب بیداری هم که شده خود را برای ارائه ی جلسه ی خوب آماده کنید.یادتان باشد که آبروی آدم مهم است مخصوصا برای مربی.کاری نکنید که بعدا مجبور به عذرخواهی شوید.در کلاس همه به انتظار یادگیری نشسته اند اگر وقت اضافه آوردید با قصه و لطیفه آن (وقت) را پر نکنید.از حضار بخواهید کمکتان کنند مثلا از تجربه های آنان در موفقیت استفاده کنید.
4- لطفا خسته نباشید : این باعث از دست رفتن وقت و خستگی دانش اموزان می شود.از تخته استفاده نکنید، وقتی که روبروی تخته می ایستید (برای نوشتن) آنها نمی شنوند.اگر ارتباط چشمی لحظه ای از بین برود آنها دیگر شما را نمی بینند.اگر لازم است چیزی یادداشت کنید روی کاغذ بنویسید و به دیوار نصب کنید.البته راه های بهتری هم هست (بیاندیشید). به آنها نگاه کنید، طوری صحبت نکنید که انگار دوست دارید بحث زودتر تمام شود.با لحن یکنواخت صحبت نکنید.اگر صحبت خوبی برای آنها ندارید اصلا چیزی نگویید.
6) جلسه آموزشی را به یاد ماندنی برگزار کنید :
1- آنچه را که لازم است به آنها بگویید. 2- آنچه را که لازم است نشان دهید(مثلا روش تجارت). 3- بگذارید آموخته ها را عملا تجربه کنند. 4- آنقدر پی گیری کنید تا مطمئن شوید به آموخته هایشان عمل میکنند.
* وظیفه ی سه دقیقه ی اول : حتما لباس خوب بپوشید و غیر رسمی نباشد.سر وقت کارتان را شروع کنید.اگر منتظر کسانی باشید که دیر آمده اند، افرادی که زود آمده اند از دفعه ی بعد دیر می آیند.کم کم روش شما دست آنها می آید.آنچه در سه دقیقه ی اول میگویید باعث ارتباط و درک مقابل بین شما و آنها میشود.محکم حرف بزنید هرگز صحبت را با عذرخواهی شروع نکنید.مطالب بااهمیت را مطرح کنید.تقلید نکنید و خودتان باشید.روش هایتان را تکامل بخشید.موفقیت فرمول ساده ای است : نهایت سعی خود را بکنید شاید مورد قبول واقع شوید.
* یک مایل بیشتر جلو روید : برای به یاد ماندنی شدن، پاداشِ منحصر به فرد در نظر بگیرید.هر کار خلاقانه ای که میتوانید انجام دهید تا نشان دهد که شما یک قدم به جلو رفته آید.آموزشی که تغییر به وجود نیاورد مثل چتر نجاتی است که هنگام برخورد با زمین باز می شود.
* پی گیری نتایج یک ضرورت است : پی گیری در آموزش مهمتر است واین چیزی نیست که بلافاصله نتیجه اش را ببینید.پی گیری نتایجِ آموزشِ شرکت کنندگان میتواند وسیله ای برای فهم این باشد که چه روشی خوبست و چه روشی باید بهتر شود.
