با توجه به نقش كليدي نامه و اتوماسيون اداري در ارتباط رسمي بين سازمانها و موسسات و ايجاد تمهيدات كاملا رسمي در سازمانها براي پوشش اين نياز، اتوماسيون كامل فرايندهاي يك سازمان بدون در نظر گرفتن اين مهم غيرممكن ميباشد. بنابراين سيستم مكاتبات و يا اتوماسيون اداري از نقاط حياتي و كليدي در نرم‌افزار سازماني مي باشد.
اين سيستم با هدف قرار دادن 2 بخش كلي و حياتي يعني بخش دبيرخانه و ثبت نامه‌هاي وارده و صادره و بخش كارتابل الكترونيك و چرخش خودكار نامه در سازمان قصد دارد اتوماسيون كاملي از نيازمنديهاي اين حوزه را فراهم كرده و ايده‌آل يك سازمان بدون كاغذ (Paperless) را محقق سازد.
ويژگيهاي مهم و كليدي سيستم مكاتبات عبارتند از:
1_دبيرخانه
در هر سيستم مكاتبات و اتوماسيون اداري يكي از مهمترين بخشها توجه به روالهاي دبيرخانه‌اي و ثبت نامه‌هاي وارده و صادره ميباشد. همانطور كه ميدانيم در هر سازماني تمامي نامه‌هاي وارده و صادره قبل از ورود و خروج توسط دبيرخانه شماره و ثبت ميشوند تا در آينده قابل پيگيري بوده و رسميت آنها تاييد شود.
يكي از اهداف سيستم مكاتبات نرم‌افزار سكو پوشش تمامي انواع دبيرخانه و مدلسازي بهينه فرايندهاي كاري آن ميباشد. به همين منظور امكانات وسيعي در تنظيم روالها و سياستهاي كاري دبيرخانه در اين سيستم قرار داده شده است تا بتواند به بهترين نحو روالهاي كاري را منطبق با روالهاي كاري دبيرخانه سازمان قرار دهد.
مهمترين ويژگيهاي بخش دبيرخانه عبارتند از:
- مديريت دفاتر شماره‌دهي
- مديريت دبيرخانه‌ها
- سياستهاي كاري و دسترسيهاي دبيرخانه
- تعريف اقلام اطلاعاتي براي ثبت نامه
2_ثبت نامه‌هاي وارده
از مهمترين كاركردهاي سيستم اتوماسيون اداري ثبت نامه‌هاي وارده در سازمان ميباشد.
ثبت نامه وارده با توجه به ابعاد سازمان و سياستهاي كاري ميتواند روالهاي متفاوتي داشته باشد. اما بطور كلي ميتوان گفت كه ثبت نامه وارده شامل بخشها و مراحل زير ميباشد.
_تخصيص شماره در دبيرخانه سازمان
_ثبت مشخصات نامه وارده
_اسكن تصوير نامه
_ثبت افراد مرتبط نامه
_ثبت سوابق نامه (نامه هاي مرتبط)
_ثبت پيوستهاي نامه
_طبقه‌بندي موضوعي و بايگاني نامه
3_امكانات پيشرفته اسكن تصاوير
با توجه به حساسيت امر اسكن تصاوير در ثبت نامه وارده، هم از حيث سرعت كار براي سازمانهاي با تعداد نامه وارده بالا و هم از حيث كيفيت اسكن و تصوير، در اين سيستم امكانات متنوعي در نظر گرفته شده است. از جمله :
_بالابردن سرعت كار در ثبت نامه وارده
_افزايش كيفيت اسكن تصاوير
4_جستجوي نامه در دبيرخانه
از امكانات مهم و پركاربرد دبيرخانه جستجوي نامه در دبيرخانه است. كاربران ثبات معمولا براي اصلاح نامه و يا پيگيري وضعيت نامه از جستجوي نامه استفاده ميكنند. به همين دليل داشتن يك جستجوي سريع و آسان از ويژگيهاي مهم هر سيستم مكاتبات ميباشد.
ضمنا آنان ميتوانند شرايط جستجو را بر اساس دبيرخانه ثبت نامه، دفتر شماره‌دهي، سال ثبت و يا نوع وارده و صادره بودن نامه محدودتر سازند.
در صورت يافتن نامه بر اساس جستجوي انجام شده، نامه قابل ويرايش، مشاهده و يا ايجاد مشابه خواهد بود.
5_گزارشها
در هر سيستم ثبت اطلاعات يكي از اجزاي تكميل‌كننده، گزارشها و جستجوهاي مختلفي است كه معمولا مديران و مسئولان ذيربط براي اطلاع از جريان اطلاعات از آنها استفاده ميكنند.
6_كارتابل الكترونيكي نامه‌ها
پس از اينكه نامه وارده در يك دبيرخانه ثبت ميشود بايد به دست گيرندگان سيستمي برسد. در روال دستي نامه‌ها پس از ثبت بصورت فيزيكي در اختيار گيرنده قرار ميگرفت و وي نيز پس از درج پي‌نوشت و دستورات مربوطه نامه را به شخص بعدي ارجاع ميداد و اين عمل تا انجام كار مورد نظر ادامه مي‌يافت.
در سيستم مكانيزه اين كار از طريق سيستم و كارتابل الكترونيكي واحد انجام ميشود. يعني نامه پس از ثبت در كارتابل كاربر قرار گرفته و وي با مشاهده تصوير نامه و اطلاعات مربوطه عمل مورد نظر خود را انجام داده و نامه را همراه با شرح دلخواه به نفر بعد ارجاع ميزند.
7_اقدام و پيگيري
يكي از مهمترين اطلاعاتي كه كاربر به هنگام ارجاع يك نامه ميتواند تعيين كند، تنظيم اقدام ميباشد. كاربر ميتواند براي انجام يك كار براي نفر بعد اقدام تعيين نمايد و براي اقدام تعريف شده مهلت انجام و يادآوري نيز تعيين كند. كاربر دريافت كننده نامه نيز اقدام تعريف شده و موعد انجام را مشاهده نموده و ميتواند براي خود يادآوري تنظيم نمايد.سيستم، اقدامها و پيگيريهاي هر كاربر را در ليستهاي جداگانه‌اي به وي نمايش داده و كاربر ميتواند وضعيت هر اقدام را به كامل شده و يا لغو شده تغيير دهد.
8_چرخه تهيه پيش‌نويس نامه صادره
به منظور پشتيباني از مفهوم سازمان بدون كاغذ نياز به اتوماسيون چرخه توليد نامه صادره وجود دارد. هنگامي كه يك سازمان ميخواهد در يك موضوع خاص نامه‌اي تهيه نمايد معمولا چرخه‌اي طي شده و نامه پس از امضا توسط تاييدكننده نهايي ارسال ميشود.
در سيستم مكاتبات اداري اين چرخه بطوركامل پشتيباني ميشود و انجام تمامي مراحل زير امكان‌پذير ميباشد :
- تايپ پيش نويس نامه
- اصلاح و پاراف پيش نويس نامه
- تاييد و درج امضا
- ثبت و صدور و شماره‌دهي
- ارسال به گيرنده
