طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با در نظر گرفتن تغییر پذیری تصادفی

کلمات کلیدی : تکنولوژی اطلاعات ، سیستم اطلاعات مدیریت ، روانی جریانهای کاری

1. مقدمه :
سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) یکی از مهمترین سیستمها برای کنترل مواد و هماهنگی اطلاعات میباشد . MIS با کلمات کلیدی زیر بیان میشود : 1. شبکه 2. سیستم باز 3. کوچک سازی 4.چند فروشنده ، و . . . که با کلمات دیگری مانند 4F و 1R نیز بیان میشوند.1.سریع 2.انعطاف پذیر 3.تخت 4.سیال 5.واقعی . امروزه بیشتر مردم اعتقاد دارند که داده ها باید در محل وقوع ، پردازش شوند و باید سریعا تاثیر و بازخورد آنها را در زمان حال مورد بررسی قرار دهیم . بعلاوه به دلیل استفاده از حجم بالای داده ها /ف شبکه ها پایگاههای داده شدیدا مورد نیاز میباشد . چنین سیستمهای اطلاعاتی نباید بصورت یک دسته سیستم متداول تشکیل و تهیه شوند بلکه باید بصورت یک سیستم یکپارچه یا یک سیستم جامع ساخته شوند . در اینجا فروشگاه خرده فروشی با اندازه کم شبیه فروشگاه میوه ، سبزیجات ، داروخانه و یا یک فروشگاه ماهی تازه را بصورت فروشگاه مدل در نظر میگیریم . در این قبیل فروشگاهها ، مدیریت سیستمی را میخواهد که در زمانهای واقعی و بصورت رندم اطلاعات را پردازش کند . بعبارت دیگر مدیریت میخواهد فروش کالاها زمانبندی خرید ، کنترل تعداد اقلام و . . . را در اختیار داشته باشد . سپس ، او میتواند همه اطلاعات مورد نیاز را بوسیله فعالیت های خودش در اختیار داشته و بدست آورد و بنابراین میتواند تصمیمات صحیحی را اتخاذ کند . مدیر در اینجا معادل و مترادف سیستم مدیریت یکپارچه و یا سیستم مدیریت جامع میباشد . همانطور که میدانیم ، در مورد فوق ، از کامپیوتر در کسب و کارهای سنتی استفاده نکردیم و آنگونه کسب و کارها بصورت کاملا طبیعی منجر به کنترل مدیریت و/یا تولید اطلاعات بوسیله فرم یکپارچه یا سیستم جامع میشود . در این زمان ، وقتی اندازه سازمان و کسب و کار کوچک باشد مدیر میتواند مدیریت سازمان یا عملکردهای آنرا بصورت مستقیم و به آسانی انجام دهد . با این حال ، بعد از زمانیکه برای پیشرفت اتوماسیون کارخانجات و اداره جات ، کامپیوتر و سیستمهای پردازش داده الکترونیکی (EDPS) بعنوان یک ابزار استاندارد در کسب و کار مورد توجه قرار گرفت . مدیریت سازمانها بصورت مجزا و تخصصی در آمدند . علاوه براین با افزایش ظرفیت پردازش داده ها توسط کامپیوتر فاصله اطلاعات پردازش شده و اطلاعات مدیریت پردازش نشده بیشتر شده است .در نتیجه این عمل ، تاخیر قابل ملاحظه ایی در اطلاعات بازخوردی . پیشنهادات و انتقادات که مورد نیاز مدیریت میباشد بوجود آمده است .اخیرا دیدگاه عملکرد گرا و داده گرا (DFOA) بعنوان مفهومی برای طراحی MIS پیشنهاد شده است {1و2} . این دیدگاه طراحان را قادر میسازد تا سیستمهای اطلاعات مدیریت عظیم را بدون همراهی متخصص دانش مدیریت درک کرده  و براحتی سیستم را طراحی کنند . این مدل از یک نقطه نظر ثابت ، طراحی و تجزیه و تحلیل را پردازش خواهد کرد . این به معنای آن است که مدل کمی نیست بلکه مدلی کیفی میباشد . از این رو ، غیر ممکن است که جریان کار در سیستم نرم و روان باشد . در این مقاله ، تحقیقی را در MIS با استفاده از شبکه تصادفی پتری (SPN) انجام داده ایم . SPN مدلی برای تجزیه و تحلیل عملکرد سیستمهای گسسته با استفاده از متغییرهای تصادفی میباشد  این مدل امکانی را برای فهمیدن وجود عدم تعادل در یک سیستم و بهبود این نقاط فراهم می آورد .
در قسمت دوم ، یک نمونه بارز MIS را در یک سازمان که دارای 4 بخش میباشد را بررسی میکنیم . علاوه براین ، سیستم اطلاعات مدیریت بوسیله یک جریان اطلاعات سازمانی بیان شده است . در قسمت سوم ، مفهوم شبکه پتری را شرح میدهیم . SPN  بعنوان نوعی از شبکه پتری معرفی شده است که هر انتقالی را با متغییر تصادفی تابع توزیع نمایی مرتبط میکند بطوریکه تاخیری را برای توانایی اجرای انتقال شرح میدهد  در بخش چهارم ، مدل معمولی را بعنوان یک SPN بیان کرده و در بخش پنجم زمان مورد انتظار صرف شده برای مستندات هر بخش بوسیله شبیه سازی بدست میآید . علاوه براین ، چارچوب بخشهای یک مدل MIS را دوباره بازسازی و طراحی میکنیم و پیشنهاداتی را برای طراحی بهتر و راحتتر جریانهای کاری ارائه میکنیم .

2. تشریح MIS
مدل ایده ال سیستمهای مدیریت جامع و یکپارچه باید بوسیله جمع آوری سریع و راحتتر اطلاعات مورد نیاز بوسیله نیازهای هر بخش شناخته میشوند . این به آن معنی است که داده های ثبت شده و جمع آوری شده در هر قسمت و بازخورد اطلاعات بمنظور به گردش در آوردن همه اطلاعات برای مدیریت سازمان و استفاده همه جانبه از آنها به مانند خون در بدن ، در سازمان میباشد .خون نقش مهمی را در تبادل انرژی ، تازه شدن و . . . هر روز در بدن بازی میکند . مدیریت سازمان نیز بخوبی بدن انسان میتواند با توجه به شرایط مدیریت ، تغییر پذیر باشد .زمانیکه شرایط مدیریت تغییر میکند سازمان باید داده های مرتبط با تغییر ایجاد شده را بدست آورد . علاوه بر این داده ها باید برای تغییر ساختار مدیریت سازمان به همان صورتیکه خون در بدن نقش بازی میکند ، استفاده شوند . بمنظور برطرف کردن این مشکلات چندین رویکرد مختلف برای بررسی جریان کار وجود دارد . فلوچارت کار یکی از موثرترین دیدگاهها در مطالعات گذشته میباشد . که این رویکرد مشخصا نگاهی کیفی به تجزیه و تحلیل جریان داده ها دارد . جریان کاری و نماد گذاریهای مرتبط در فلوچارتهای عمومی در جدول یک نشان داده شده است . اکنون مدل عمومی MIS را در یک شرکت مدل در نظر میگیریم . این سیستم متشکل از 4 بخش فروش ، مدیریت فرایند ، خرید مواد و بخش تولید میباشد . کار هر بخش در جدول 1 نشان داده شده است . برای مثال ، شکل 1 نشان دهنده بخش فروش و بخش تولید فرایند در MIS بوسیله فلوچارت کار میباشد .
شکل 1 . فلوچارت MIS

3. مدل تصادفی شبکه پتری
شبکه پتری ابزاری برای مدلسازی ریاضی و گرافیکی میباشد که برای سیستمهای واقعی مانند سیستم تولید کاربرد دارد {3،4} . این ابزاری قوی برای تشریح و مطالعه سیستمهای اطلاعاتی میباشد که مشخصه هایی همانند همزمانی ، ناهمزمانی ، توزیع شده موازی و نامحدود و/یا تصادفی را دارا میباشد . بعنوان یک ابزار گرافیکی ، شبکه پتری میتواند همانند یک راه ارتباط بصری شبیه فلوچارتها ، بلاک نمودارها و شبکه ها مورد استفاده قرار گیرد .بعلاوه در این شبکه ها برای شبیه سازی فعالیتهای پویا و همزمان سیستم از نشانه ها استفاده میشود .
بعنوان یک ابزار ریاضی ، این امکان وجود دارد تا معادلات وضعیت ، معادلات جبری و دیگر مدلهای ریاضی حاکم بر رفتار سیستمها را تدوین کنیم . شبکه پتری نوع خاصی از گرافهای جهت دار ، همراه با حالت اولیه میباشد که با نشانه Mo نشان داده میشود . این شبکه از دو نوع گره با نامهای مکان و انتقال تشکیل شده است بطوریکه کمان وصل کننده آنها یا از یک مکان برای انتقال و یا از انتقال به یک محل مورد استفاده قرار میگیرد . در این گراف ، مکان ها با دایره و انتقالها بوسیله میله یا جعبه ها کشیده میشود . نشانه (وضعیت)اختصاص یافته به هر مکان یک عدد صحیح نامنفی میباشد . اگر نشانه اختصاص یافته به محل P عدد صحیح نا منفی K باشد ، میتوان گفت که P با K مشخص شده است . مشخصا در تصویر میبینید که K را با نقطه سیاه در مکان P قرار داده ایم . نشانه بوسیله M[3] نشان داده شده است . شبکه تصادفی پتری (SPN) نوعی از شبکه پتری است که هر انتقال را با یک متغییر تصادفی تابع نمایی مشخص میکند که نشان دهنده تاخیر مجاز انتقال میباشد . در این مورد مطالعه چندین انتقال که بطور همزمان فعال میباشد وجود دارد . انتقالی که کمترین تاخیر را دارد ، اولین خواهد بود . تعریف رسمی SPN با 6 متغییر در زیر نشان داده شده است .
)ΛSPN=(P,T,I,O,Mo,
که P=(P1,P2, . . . , PS) مجموعه متناهی از نقاط
T=(T1,T2, . . . , TL) مجموعه متناهی از انتقالها
I C P*T مجموعه متناهی از کمانهای ورودی از مکان به انتقال
O C T*P مجموعه متناهی از کمانهای خروجی از انتقال به مکان
MO=(MO1,MO2, . . . , MOS) نشانه های اولیه
(λ1, λ2, . . . , λl) =Λ بردار نرخ بحرانی انتقال
توجه شود کهS,L  مشخص کننده تعداد کل مکانها و انتقالهای آنها است

4. MIS  مدل شده توسط SPN
هم اکنون جریان کار در شرکت مدل که در بخش 2 تشریح کردیم را در نظر میگیریم .اجازه دهید در اینجا تعدادی از مستندات و مکان آنها را بوسیله اعداد مشخص و مکانها نشان دهیم .همچنین جریان مستندات و بازخورد آنها توسط یک کمان مستقیم و کمان نقطه چین مستقیم نشان داده شده است (شکل 2) . زمانهای ورود تقاضا و زمان هرکدام از عملیاتهای سیستم از تابع توزیع نمایی پیروی میکند . بعنوان مثال شکل 3 ، نشان دهنده SPN ، مدل فروش و رویه های بخش مدیریت سیستم مربوط به شکل 1 میباشد . در این مدل MIS ، تعداد کل مکانها (S) برابر 150 و تعداد کل انتقالها برابر 60 میباشد .
شکل 3 :  MIS مدل شده بوسیله SPN

5. نتایج عددی
اجازه دهید که MIS را با نرخهای بحرانی انتقالها در شرکت مدل در نظر بگیریم . شکل 4 نشان دهنده همه زمانهای صرف شده مورد انتظار برای مستندات در هر بخش موجود در مورد مطالعه میباشد . بطوریکه نرخ هر سرویس و خدمات در سیستم 1 و نرخ ورود تقاضا 2/1 میباشد . شکل 4 نشان میدهد که جریان کار در MIS نرم و روان نیست . از این رو ، میخواهیم سیستم را بوسیله کنترل نرخهای بحرانی ، که بمعنی اتوماسیون
مدیریت نیروی کار و همانند آن میباشد ، دوباره بازسازی کنیم . شکل 5 نشان دهنده زمانهای موقت کل مورد انتظار صرف شده در هر بخش بعد از کنترل نرخ بحرانی میباشد . میتوان دید که جریانهای کاری بسیار نرم و روان شده اند . در نتیجه ، جریان مستندات در سیستمهای اطلاعات مدیریت میتواند هماهنگ شده باشد .

6. نتیجه گیری
در این مقاله ، تحقیقی را در موضوع سیستمهای مدیریت اطلاعات با استفاده از مدل SPN و در نظر گرفتن متغییرهای تصادفی از قبیل زمانهای رسیدن درخواست انجام دادیم . نتایح عددی نشان دهنده زمان کل مورد انتظار صرف شده مستندات در هر بخش MIS میباشد بطوریکه این دیدگاه درک و دستیابی به عدم تعادلهای موجود در حجم جریانهای کاری را ممکن میسازد .
علاوه بر این ، میتوان سیستم را بوسیله کنترل بر زمانهای عملیاتی در هر بخش از MIS دوباره بازسازی کرد . در نتیجه ، طراحی MIS با در نظر گرفتن راحتی و روانی جریانهای کاری امکان پذیر میشود .

منابع

[1] T. Nose, S. Kuriyama, K. Akou, A design for management information system by work-design technique, Proceedings of 16th Internationaln Conference on Computer andnIndustrial Engineering, 1994, pp. 662Ð665.
[2] T. Nose, S. Kuriyama, A design of management informationsystem, Proceedings of 20th International
Conference on Computer and Industrial Engineering, 1996, pp.1063Ð1066.
[3] T. Murata, Petri nets: Properties, analysis and applications, Proceedings of the IEEE 77 (4), 1989, pp. 541Ð 580.
[4] M.C. Zhou (Ed.), Petri Nets in Flexible and
Agile Automation, Kluwer Academic Publishers,
Dordrecht, 1995.

کینجی ناکاشیما
دانشکده مهندسی ، دپارتمان مهندسی صنایع ، موسسه تکنولوژی ازاکا ، 1-16-5 ، امییا ، آساهی کو ، ازاکا ، 535 ژاپن
مترجمان : مهندس سروش صفدریان 1 ، مهندس علی تحسری 2
1.کارشناس ارشد مدیریت صنعتی ، دانشگاه آزاد اسلامی واحد قزوین (عهده دار مکاتبات)

Email : soroushsafdarian@gmail.com   
2. دانشجوی دکتری مدیریت صنعتی ،آکادمی علوم تاجیکستان

تهیه و تنظیم:  پایگاه مقالات علمی مدیریت www.SYSTEM.PARSIBLOG.com