علاقه به حل معماي بهره وري فناوري اطلاعات، موجب انجام تحقيقات زيادي برمبناي گروه داد ه هاي بین المللي و ساير مراجع معتبر اطلاعاتي با روشهاي مختلف تجزيه و تحليل آماري و رياضي شد با ا ینحال شواهد اندكي از افزايش بهره وري به وسيله فناوري اطلاعات یافته شد ؛به طور يكه رابرت سلو به طعنه می گويد : شما قدمت کامپیوتر را هر جا به غیر از آمار بهره وری می توانید ببینید .
مقدمه
آنچه در سازمانها مزيت رقابتي ايـــجاد مي كند، بهره وري به معناي بكارگيري و تركيب موثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره وري همانند ساير مولفه ها و فرآيندهاي نرم افزاري سازماني از الزامات كار سازماني است كه در ذات و خميرمايــه بهره وري بهبود نهفتـــه است و مشروعيت بهره وري در بهبود و اصلاح آن است. استقرار چرخه مديريت بهبود بهره وري موجب مــــي گردد كه بهره وري به صورت يك فرآيند دائمي ارتقا يابد و مسير بهره وري مشخص و بسترسازيهاي لازم صورت گيرد. حركت بهره وري لازمه رشد و پيشرفت سازمان بوده و به نهادي شدن امر بهبود در نظامهاي مختلف سازماني منجر خواهد شد.
در گذشته، سازمانها به مسائلي چون توليد بيشتر، سرمايه، سرپرستي نيروي كار و مواد اوليه توليد به منظور افزايش كارايي توجه داشتند ولي در دهه هاي اخير، دانشمندان علوم مديريت به موازات پيشرفت تكنولوژي اطلاعات، به عوامل مهمتري پرداخته و معتقدند كه عناصر مهمي نيز وجود دارد كه در سازمانها بايستي به آن توجه شود، و يكي از اين عناصر بهره وري اطلاعات مي باشد.
ضرورت توجه به بهره وري
امروزه با توجه به محدوديت هاي موجود، استفاده موثر از منابع در فرآيند توليد كالا و خدمات يكي از اهداف بنيادي سازمانها به شمار مي آيد.
براي تحقق اين هدف، تلاش سيستماتيك، ساختار يافته و همه جانبه عموم كاركنان در كليه سطوح سازماني در زمينه حذف فعاليتها فاقد ارزش افزوده از طريق اصلاح فرآيندهاي كاري و برقراري تعامل صحيح و منطقي بين اجزاي اين فرآيندها ضرورتي غيرقابل انكار است.
بر اساس اين نگرش برق تهران اجراي پروژه استقرار چرخه مديريت بهره وري را در دستور كار خود قرار داده است. از كليه واحدهاي سازماني و همكاران گرامي انتظار مي رود ضمن مشاركت جدي و فعال در اجراي اين پروژه، با ابداعات و نوآوري هاي خود و انجام امور به صورت هوشمندانه در ارتقاء سطح بهره‌وري سهيم بوده و موجبات رشد و تعالي سازماني را فراهم نمايند و بدين ترتيب در عمران، آباداني، رشد اقتصادي و توسعه اجتماعي ميهن اسلامي ايران حضوري سبز داشته باشند.
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در بهره وری ملی چيست؟
با توجه به گسترش روز افزون کاربرد کامپيوتر در فعاليتهاي روزمره و پررنگ تر شدن نقش ارتباطات و توليد اطلاعات کشور ما به عنوان يکي از کشور هاي جهان سوم براي عقب نماندن از قافله توسعه کاربرد اطلاعات و ارتباطات بايد با سرعت و کيفيت بيشتر و بهتري در زمينه کسب تجارب و آشنايي با آخرين دستاوردهاي کاربرد اطلاعات گام بردارد. دور از ذهن نيست که ورورد هر وسيله يا پديده جديد ضمن پر کردن خلاء هاي موجود فرهنگ خاص خود را در پي مي آورد و باعث ايجاد تحرک و پويايي در بين کابرانش مي شود بنابراين لازم است عزم عمومي و همت ملي براي تزريق دانش هاي نو و کاربردي تر به روح فرهنگ و دانش جامعه جزم شود تا پيشرفت ها ي تکنولوژيک و ساختاري با استفاده ار کارايي رايانه ها و ابر رايا نه ها در کشور ما نيز بروز يابد. شايد اصطلاح دولت الکترونيکي در بدو امر بسيار غلو آميز به نظر برسد هر چند که رسيدن به چنين هدف بلندي نيازمند تلاش هاي هماهنگ در تمام عرصه اي اجتماعي، فرهنگي، ايتصادي و اطلاعاتي کشور مي باشد اما خوشبختانه گام هاي مهمي در جهت تحقق اهداف قانون برنامه سوم توسعه به منظور دستيابي با اطلاعات دقيق و به هنگام در بخش هاي مختلف اقتصادي ، اجتماعي و فرهنگي از طريق اتوماسيون فعاليت ها ، تسريع در اجراي امور، بهبود ارائه خدمات به مردم با حداکثر نظم و دقت ،افزايش کيفيت تصميم گيري ها در سطوح مختلف و ارائه خدمات غير حضوري ، همچنين کاهش هزينه ها ،افزايش کارايي واثر بخشي در بخش هاي مختلف ، ايجاد گردش سريع اطلاعات بين دستگاهاي اجرايي براي آغاز اين راه براداشته شده است.با توجه به اقتصاد تک محصولي که متکي بر منابع تجديد ناپذيري چون نفت مي باشد و تاثير زنجير وار عوامل مختلف در روني يا رکود اقتصادي کشور لازم است که توجه عمومي دولت و مردم متوجه بهره وري به معنني درست مصرف کردن منابع ملي معطوف شود اين امر انجام برنامه ريزي هاي گسترده و پيچيده اي در تمام ساختار ها ئ زير بخش هاي اقتصادي، فرهنگي واجتماعي کشور را مي طلبد که ميسر نخواهد شد مگر آنکه فرهنگ بهره وري در کشور و در ميان ايشار مختلف مردو نهادينه شود و مورد پذيرش يرار گيردبا توجه با استقبال گسترده اي که در چند ساله اخير در کشور ما از پديده ICT ، رايانه و اينترنت توسط مرم و مسئولين شده است مي توان اميدوار بود هدايت دقيق سرمايه ها از ابعاد کمي و کيفي در ساختار هاي زير بنايي مورد نياز کشور باشيم و با پرهيز از هرز دادن سرمايه هاي ملي در پويايي اقتصاد و فرار از بحران هاي سي يا چهل سال آيده که اتمام نفت گريبانگير ما خواهد کرد گام هاي موثري برداريم. داشتن يک برنامه ريزي اصولي در اين زمينه با توجه به دو بعد مهم نقش مردم و مسئولين امکان پذير است. مسئولين به عنوان سياست گذاران عرصه هاي فرهنگي، اقتصادي اجتماعي و مردم به عنوان مجريان واقعي اين سياست ها نقش غير قابل انکاري در اين برنامه ريزي دارند .خروج مسئولين از چهارچوب هاي سنتي در سياستگذاري با تکيه بر آمار و اطلاعات قابل استناد حذف نظام هاي بروکراتيک از بين رفتن ساختارهاي موازي کم کردن هزينه هاي غير ضروري در برنامه ها و پذيزش اصول کاربردي استفاده از اطلاعات توسط مردم و هماهنگ شدن نظاو هاي ايتصادي و اجتماعي … که در آنها ارتباط تنگاتنگ بين مردم و مسئولين وجود دارد از طريي فرهنگ سازي و آمزش عمومي براي مردم توسط مسئولين همچنين عادت کردن ايشان به استفاده از خدمات غير حضوري موجبات افزايش کارايي و بهره وري را در سطوح مختلف هرم جامعه ايرانی پديد مي آورد و بدون شک فناوري کاربرد اطلاعات حلقه و اسط سطوح اين هرم خواهد بود که مي تواند کشور ما را در زمره کشور هاي پيشرفته قرار دهد .
علاقه به حل معماي بهره وري فناوري اطلاعات، موجب انجام تحقيقات زيادي برمبناي گروه داد ه هاي بین المللي و ساير مراجع معتبر اطلاعاتي با روشهاي مختلف تجزيه و تحليل آماري و رياضي شد با ا ینحال شواهد اندكي از افزايش بهره وري به وسيله فناوري اطلاعات یافته شد ؛به طور يكه رابرت سلو به طعنه می گويد : شما قدمت کامپیوتر را هر جا به غیر از آمار بهره وری می توانید ببینید .
تحقيقات اخير تصوير شفافتري از ارتباط بين فناوري اطلاعات و بهره وري نشان می دهند؛ همچنين آثار مثبت فناوري اطلاعات بر بهره وري را نيز نشان می دهند و بويژه سرمايه انساني را به عنوان كليد حل معماي بهر هوري فناوري اطلاعات مطرح می كنند و تكنولوژي اطلاعات را نشانه آخرين روند براي افزايش بهر ه وري می دانند .
تعریف اطلاعات
اطّلاعات را به صورت‌های گوناگون تعریف کرده‌اند، و بسته به اینکه در چه زمینه‌ای قرار داریم سوال «اطلاعات چیست؟» جواب‌های متعدّدی را دریافت نموده‌است. از منظر فلسفه، اطّلاعات پدیده‌ایست چندشکلی (polymorphic) و مفهومی‌ست چندمعنایی (polysemantic)، و بنابراين، می‌تواند به صورت‌های چندگانه تعریف و تبیین شود. انتخاب گونهٔ تعریف به تراز تجرید (abstraction) انتخاب گردیده و نیز به مجموعهٔ شرایط مورد نظر بستگی خواهد داشت (مفاهیم معنائی اطّلاعات در زیر).
اطّلاعات مجموعه‌ای از آگاهی‌هاست، که مبنای اکتشاف و تولید دانش قرار میگیرد. واژه‌های داده‌ها و اطّلاعات ممکن است به جای هم به کار رود، ولی، از پردازش و پرورش داده‌های خام و پردازش نشده‌است که اطّلاعات بوجود می‌آید.
روش هاي جمع آوري اطلاعات
يكي از اصلي تر ين بخش هاي هر كار پژوهشي را جمع آو ري اطلاعات تشكيل مي دهد. چنانچه اين كار به شكل منظم وصحيح صورت پذيرد كار تجزيه و تحليل و نتيجه گيري از داده ها با سرعت و دقت خوبي انجام خواهد شد. براي جمع آوري اطلاعات در كارهاي پژوهشي چند روش عمده را مورد استفاده قرار مي دهند.
گردآوری داده ها – پردازش و تفسير داده ها – كنترل كيفيت داده ها – تفكيك داده ها – پردازش داده ها
اصلی ترین روش ها برای جمع آوری داده ها به شرح زیر است:
استفاده از اطلاعات و مدارك موجود
در برخي تحقيقات اطلاعاتي كه بايد بعنوان داده مورد بررسي و تجزيه و تحليل قرار گيرند از پيش آماده هستند. بدين صورت كه محقق بدنبال اطلاعات جديد نيست بلكه می تواند نسبت به جمع آوري اطلاعاتي كه از قبل تهيه شده اند و در پرونده هاي ( درمانگاهي بيمارستاني ثبت احوال، دانشجويي ،دانش آموزي و مراجعين به مراكز مختلف شهرداري ها و… ) موجود است اقدام كند.
مشاهده
- از روش هاي جمع آوري اطلاعات است كه در آن رفتار مشخصات موجودات زنده اشيا و پديده ها با استفاده از ويژگي هاي گوناگون آنها ملاحظه و ثبت مي گردد. منظور از مشاهده ثبت دقيق تمام جوانب بروز حادثه ويژه يا رفتار و گفتار فرد يا افراد از راه حواس و يا ساير راه هاي ادراكي ( كمك گرفتن از ابزار خاص ) مي باشد.
مصاحبه
- مصاحبه يكي از روش هاي جمع آوري اطلاعات است كه در آن به صورت حضوري ياغير حضوري از افراد يا گروهي ار آنان پرسش مي شود. نكته مهم آن است كه سوالات مصاحبه از پيش انديشيده شده و تعيين شده است. آنچه مصاحبه را به صورت هاي مختلف طبقه بندي مي كند ميزان انعطاف پذيري آن و يا نحوه اجراي آن است. مصاحبه را يكي ازروش هائي دانسته اند که امکان دریافت پاسخ در آن بیش از روش های دیگر است، زيرا در هنگام مصاحبه امكان تحريك آزمودني براي دادن پاسخ وجود دارد و نيز مي توان در صورت ابهام با توضيح موضوع راروشن ساخت
پرسشنامه
- پرسشنامه شامل دسته اي از پرسش هاست كه برطبق اصول خاصي تدوين گرديده است و به صورت كتبي يه افراد ارائه مي شود و پاسخگو بر اساس تشخيص را خود جواب ها رادر آن مي نويسد. هدف از ارائه پرسشنامه کسب اطلاعات معين در مورد موضوعي مشخص است. بزرگ بودن گروه يا جامعه مورد مطالعه يكي از دلايل مهم براي استفاده از پرسش نامه است چه امكان مطالعه نمونه هاي بزرگ را فراهم می آورد. كيفيت تنظيم پرسشنامه دربدست آمدن اطلاعات صحيح و درست و قابل تعميم بسيار با اهميت است.
روائی و پایائی
ابزاری که برای جمع آوری داده ها مورد استفاده قرار میگیرد درمرحله نخست باید از روايي (اعتبار) برخوردار باشند و درمرحله دوم باید پايايي ( اعتماد ) داشته باشند .
انواع اطلاعات
1- اطلاعات ورودي:
1-1- انواع اطلاعات شامل بخشنامه ها- دستور العملها- اطلاعيه‌ها- آمار‌ها- نمودار‌ها- عكس‌ها و … كه جنبه محرمانه و طبقه بندي شده نداشته و منبع آن به صورت شفاف و روشن اعلام گردد.
1-2- ارائه مقالات- جزوات- كتب- نرم افزار و … با ذكر مشخصات كامل مشروط بر آنكه قبلاً مجوز انتشار آنها از طريق پايگاه اخذشده باشد.
1-3- ارسال پاسخ نامه هاي غير رسمي كه نياز به ورود در چرخه اداري ندارد.
2- اطلاعات خروجي:
2-1- دريافت پاسخ نامه ها- دستور العمل ها- مسابقات- ريز نمرات – نظر سنجي‌ها و.. .
2-2- دريافت آمار- اطلاعات- مقالات- كتب- عكس و .. .
2-3- انجام كليه امور اداري، مالي، آموزشي، پرورشي و … كه نياز به ثبت نام يا ارسال مدارك و ..دارد.
2-4- ساير امور به تشخيص شوراي سياستگذاري يا شوراي برنامه ريزي و هماهنگي.
نتيجه گيري
ظهور فناوري اطلاعات و ارتباطات در كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني ميزان بهره‌وري را افزايش داده و كيفيت دسترسي به منابع و خدمات كتابخانه‌ها را تسهيل نموده است، بنابراين انواع شيوه‌هاي دسترسي به اطلاعات همچون دسترسي به اطلاعات كتابشناختي، دسترسي فيزيكي، دسترسي هوشمند و دسترسي از طريق شبكه به منابع و خدمات به صورت يك واقعيت نمود پيدا كرده است، البته اين موارد پيامدهاي چالش برانگيز زيادي نيز با خود به همراه آورده است.
