امروزه استفاده از سیستم های اطلاعاتی در اکثر کشورهای دنیا جهت دستیابی به اطلاعات صحیح و به تبع آن تصمیم گیری درست، امری کاملا پذیرفته شده محسوب می شود. اگر داده های (deta) ورودی به سیستم های مذکور از کیفیت مطلوبی برخوردار نباشد، اطلاعات خروجی(information) نیز درست نخواهد بود و تصمیم گیری بر مبنای اینگونه اطلاعات، باعث عدم تحقق اهداف از پیش تعیین شده می شود.
۱- مقدمه
بيش از هشتاد درصد كار روزانه مديران صرف اطلاعات مي‌شود از جمله دريافت اطلاعات، برقراري ارتباط و استفاده از اطلاعات در طيف وسيعي از امور مختلف. از آنجايي كه اطلاعات مبناي تمام فعاليت‌هاي يك سازمان است، سيستم‌هايي بايد وجود داشته باشند كه اطلاعات را توليد و مديريت كنند. هدف چنين سيستم‌هايي ايجاد تضمين در ارائه اطلاعات صحيح و قابل اطمينان در مواقع مورد نياز و در شكل قابل استفاده است. چنين سيستم‌هايي، سيستم‌هاي اطلاعات نامگذاري شده‌اند.
2- تعريف سيستم اطلاعات
تعاريف متعددي از سيستم اطلاعات در رشته‌هايي مانند مديريت، علوم كامپيوتر، مهندسي نرم‌افزار، و علوم كتابداري و اطلاع رساني ارائه شده است. تعريف آمده در واژه‌نامه انجمن كتابداري آمريكا (يانگ1 1983) تعريفي جامع از سيستم‌هاي اطلاعات است كه در اينجا با اندكي تغيير در جمله‌بندي ارائه مي شود:
«يك سيستم كامل طراحي شده براي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي (پردازش)، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف شده ديگر از جامعه».
بر خلاف موضوع اين سايت كه مديريت و مهندسي صنايع است اين تعريف از حوزه علوم كتابداري و اطلاع‌رساني گرفته شده است زيرا جامعيت و كل‌نگري اين تعريف ويژگي‌هايي براي سيستم‌هاي اطلاعات برمي‌شمرد كه تعاريف ديگر آنها را حذف مي‌كنند. اين ويژگي‌ها عبارتند از:
سيستم اطلاعات يك سيستم كامل است براي هدف در نظر گرفته شده. اين تعريف سيستم اطلاعات را محدود يا ملزم به داشتن اجزايي مانند انسان، ماشين و يا غيره نمي‌كند چرا كه يك سيستم اطلاعات ممكن است بتواند بدون داشتن هر يك از اين اجزاء نقش خود را به صورت كامل ايفا كند.
سيستم اطلاعات طراحي شده است. اگر روش يا فرايندي وجود دارد كه به صورت غيررسمي، تعريف‌نشده يا خود به خود شكل گرفته و اطلاعاتي را براي فرد، واحد يا سازمان ارائه مي‌كند نمي‌توان به آن سيستم اطلاعات گفت. البته در برخي منابع علمي، به چنين روش‌ها يا فرايندهايي سيستم اطلاعات غيررسمي گفته مي‌شود و در دسته‌بندي سيستم‌هاي اطلاعات، سيستم‌هاي اطلاعات غيررسمي در مقابل رسمي مطرح مي‌شوند. اگر به تعريف سيستم توجه كنيم آنگاه نمي‌توان به چنين روش‌ها يا فرايندهايي نام سيستم نهاد. در ايجا ما قصد بحث نظري در اين خصوص را نداريم اما در ادامه سيستم‌هاي اطلاعات طراحي شده را مدنظر قرار ميدهيم.
سيستم اطلاعات شامل فرايندهاي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات است. اگر يك سيستمي همه اين فرايندها را انجام نمي‌دهد نمي‌توان به آن يك سيستم اطلاعات گفت. آن سيستم يا فرايند ممكن است يك زير سيستم از يك سيستم اطلاعات باشد.
سيستم اطلاعات ميتواند براي يك مؤسسه، سازمان يا هر حوزه تعريف‌شده ديگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سيستم‌هاي اطلاعات در ابتدا براي استفاده در سازمان مطرح شده و شكل گرفته‌اند اما براي حوزه‌هايي فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نيز قابل كاربرد است. به عنوان مثال سيستم اطلاعات شهري سيستمي است كه كاربران نهايي آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنين سيستم‌هاي اطلاعات نيازمند جايگاه ديگري است. در اين مقاله سيستم‌هاي اطلاعات سازماني را مد نظر قرار ميدهيم.
در اين تعريف از واژه «داده» استفاده نشده است. خيلي از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعريف مي‌كنند و اطلاعات را داده‌هاي پردازش شده مي‌دانند. مرز تفاوت بين داده و اطلاعات نسبي است چرا كه ممكن است اطلاعاتي دوباره پردازش شوند و اطلاعات جديدي توليد كنند. بنابراين در اين شرايط نمي‌توان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بوده‌اند. با اين توضيح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده مي‌كنيم.
3- يك سيستم اطلاعات چه كار مي‌كند؟
يك سيستم اطلاعات سه فعاليت عمده انجام مي‌دهد (شكل 1). ابتدا اطلاعاتي را از منابع درون سازماني يا برون سازماني به عنوان ورودي دريافت مي‌كند. سپس بر روي اطلاعات دريافت شده كارهايي انجام مي‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سيستم را توليد كند. در نهايت، اطلاعات توليد شده را در اختيار كاربر در نظر گرفته شده مثلاً يك مدير يا يك كارمند قرار مي‌دهد.
فعاليت‌هاي عمده سيستم‌هاي اطلاعات
به عنوان مثال در يك سيستم اطلاعات رايانه‌اي كه در بانك كار مربوط به حساب‌هاي پس‌انداز را انجام مي‌دهد، اطلاعات توسط كارمند بانك وارد مي‌شود و پس از پردازش و ذخيره، رسيدي چاپ شده و به مشتري تحويل داده مي‌شود. هم‌چنين مشتري ميتواند گزارش از كاركرد حساب خود را دريافت نمايد.
4- آيا يك سيستم اطلاعات به رايانه احتياج دارد؟
ضرورتي ندارد كه سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي باشند اما اغلب سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي هستند. عامل تعيين كننده در استفاده از رايانه اين است كه آيا يك سيستم اطلاعات با استفاده از قابليت‌هاي رايانه ميتواند بهبود يابد يا خير؟ اگر يك سيستم دستي از افراد و رويه‌ها مي‌توانند كاري را بدون خطا و مؤثر انجام دهند دليلي براي استفاده از رايانه نيست. البته اغلب، حجم كارها افزايش مي‌يابند، پيچيدگي رويه‌ها زياد مي‌شود، يا فعاليت‌ها خيلي به هم مرتبط مي‌شوند و استفاده از رايانه ميتواند بهبودهاي لازم را ارائه كند. سيستم‌هاي اطلاعات كه از رايانه استفاده مي‌كنند سيستم‌هاي اطلاعات رايانه‌اي2 گفته مي‌شوند.
5- چرا از سيستم‌هاي اطلاعات استفاده مي‌شود؟
معمولاً دو رويكرد در استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات وجود دارد. اين دو رويكرد هر دو از ارزش بكارگيري رايانه و فناوري ارتباطات در انجام فعاليت‌هاي سازمان سرچشمه مي‌گيرند. طرفداران اين رويكردها به دنبال راه‌هاي بهره‌برداري از سيستم‌هاي اطلاعات با استفاده از رايانه و فناوري ارتباطات هستند.
رويكرد اول: اين رويكرد منحصراً به قابليت‌هاي ذاتي رايانه و فناوري ارتباطات و اينكه چگونه مي‌توانند در بهبود كارايي استفاده شوند معطوف مي‌گردد. بنابراين تأكيد بر ميزان بهبود عملكرد سيستم‌ها از طريق كارايي پردازش و قابليت اطمينان عملكرد است نه بر استفاده خاص از قابليت‌هاي رايانه و فناوري ارتباطات.
رويكرد دوم: اين رويكرد بر نقاط قوت و فرصت‌هاي پيش روي سازمان و سنجش چگونگي استفاده از فناوري اطلاعات در استفاده از شرايط موجود تمركز مي‌كند. اين رويكرد قدرت توانمندسازي فناوري اطلاعات را در نظر مي‌گيرد. به عبارت ديگر به جاي داشتن يك رويكرد فناوري محور، به دنبال توسعه سازمان از طريق فناوري سيستم‌هاي اطلاعات است. اين رويكرد بهتر است زيرا رايانه و فناوري ارتباطات مهم نيست بلكه اينكه رايانه چگونه ميتواند به سازمان كمك كند مهم است.
6- به چه منظوري از سيستم هاي اطلاعات استفاده مي‌شود؟
سيستم‌هاي اطلاعات ابزار پشتيبان فعاليت‌هاي سازمان هستند. پشتيباني ارائه شده توسط سيستم‌هاي اطلاعات به سه دسته زير تقسيم مي‌شوند:
پشتيباني اطلاعاتي؛ ارائه پشتيباني براي دريافت، ذخيره، فيلتر و رديابي كردن اطلاعات
پشتيباني تصميم‌گيري؛ استفاده از اطلاعات براي ارائه پشتيباني
پشتيباني ارتباطي؛ ارائه پشتيباني براي به اشتراك گذاشتن يا تبادل اطلاعات بين كاربران (منتزاس3 1995).
7- مزاياي استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات
سيستم‌هاي اطلاعات پتانسيل ارائه سه نوع مزيت به سازمان را دارا هستند؛ (1) بهبود بهره‌وري، (2) بهبود اثربخشي و (3) مزيت رقابتي.
بهبود بهره‌وري: بهبود بهره‌وري وقتي رخ مي‌دهد كه با همان منبع يا كمتر بتوان كار بيشتري انجام داد. در سازمانها، بهبود بهره‌وري در بهبود فرايندهاي كاري اتفاق مي‌افتد. به عنوان مثال وقتي يك كارمند با استفاده از روش‌هاي جديد ميتواند به جاي پردازش 25 سفارش خريد، 50 سفارش را پردازش كند آنگاه بهره‌وري كار وي 2 برابر شده است. سيستم‌هاي اطلاعات مي‌توانند در سريعتر، آسان‌تر و دقيق‌تر انجام دادن كارها مؤثر باشند كه از اين طريق بهره وري را بهبود مي‌دهند.
بهبود اثربخشي: اثربخشي به توانايي يك فرد يا يك سازمان در انجام دادن چيزهايي است كه بايد انجام شوند. مديري كه شرايطي را كه ممكن است مسئله‌ساز شوند پيش‌بيني مي‌كند و علل را پيش از اينكه مشكل پديد آيد بررسي مي‌كند اثربخش‌تر از مديري است كه پيوسته مسائلي را بايد حل كند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. سيستم‌هاي اطلاعات، اطلاعاتي ارائه مي‌كنند كه به مديران در بررسي شرايط و انتخاب گزينه‌هاي بهتر كمك مي‌كنند و از اين طريق اثربخشي را بهبود مي‌دهند.
مزيت رقابتي: سازماني كه با استفاده از سيستم هاي اطلاعات بهره‌وري و اثربخشي خود را بهبود داده است داراي اين پتانسيل خواهد بود كه بتواند روش رقابت سازماني را تغيير دهد.
8- انواع سيستم‌هاي اطلاعات
سيستم‌هاي اطلاعات داراي انواع و اقسام مختلفي هستند و از وجوه متفاوت مي‌توان آنها را دسته‌بندي كرد. مقاله «نوع‌شناسي سيستم‌هاي اطلاعات» يك دسته‌بندي از سيستم‌هاي اطلاعات ارائه مي كند. سيستم‌هاي اطلاعات سازماني عبارتند از:
سيستم‌هاي پردازش مبادلات4
سيستم‌هاي اطلاعات مديريت 5
سيستم‌هاي اطلاعات اجرايي 6
سيستم‌هاي پشتيبان تصميم‌گيري 7
سيستم‌هاي پشتيبان اجرايي 8
سيستم‌هاي خبره 9
سيستم‌هاي اتوماسيون اداري 10
سيستم‌هاي دانش‌ورزي 11
۹- عناصر تأثيرگذار بر سيستم‌هاي اطلاعات
در تعريف و تحليل و طراحي سيستم هاي اطلاعات بايد به عناصر زير توجه كرد:
محيط سازمان: پايه تمام فعاليت‌هاي سازمان محيطي است كه سازمان در آن فعاليت مي‌كند. محيط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوي سازمان، روش رقابت، كيفيت و طبيعت اقداماتي كه در انجام فعاليت‌هاي روزانه اتخاذ مي‌كند تأثير مي‌گذارد. عوامل مهم در محيط سازمان عبارتند از:
مشتريان
رقبا
عرضه‌كنندگان مواد و خدمات موردنياز سازمان
سازمانهاي قانونگذار
سازمان: ابعاد برشمرده زير جزو مواردي هستند كه بر سيستم‌هاي اطلاعات تأثير مي‌گذارند.
استراتژي
سيستم‌ها
منابع انساني
مديريت
ساختار سازماني
معماري سيستم‌هاي اطلاعات
اطلاعات
سخت‌افزار
نرم‌افزار
ارتباطات
كاربرد سيستم‌هاي اطلاعات
10- چگونه يك سيستم اطلاعات براي سازمان خود تهيه كنيم؟
توسعه سيستم‌هاي اطلاعات در يك سازمان امري يكبار براي هميشه نيست بلكه بايد به صورت دوره‌اي به كار توسعه سيستم‌هاي اطلاعات پرداخت. اين ويژگي از ويژگي‌هاي سيستمي تحميل مي‌شود چرا كه هر سيستمي داراي عمر محدودي است و بايد در دوره‌هاي خاصي آن را روز‌آمد كرد. به همين دليل سيستم‌ها داراي چرخه زندگي هستند. سيستم‌هاي اطلاعات نيز داراي چرخه زندگي هستند. چرخه زندگي يك سيستم اطلاعات از نقطه شكل‌گيري موضوع و نياز به سيستم اطلاعات آغاز شده و پس از توليد سيستم، استفاده، و نگهداري، در زمان نياز به تغيير و بازطراحي پايان مي‌يابد. اين چرخه داراي مراحل زير است:
مطالعه
مطالعه اوليه
مطالعه امكانپذيري
تحليل و طراحي عمومي
بررسي سيستم فعلي
تعيين نيازمندي‌هاي سيستم جديد
طراحي سيستم جديد
برنامه‌ريزي نحوه اجرا و پياده‌سازي
تحليل و طراحي تفصيلي
طراحي فني
برنامه‌نويسي و تست نرم‌افزار
آموزش كاربر
بررسي پذيرش كاربر
پياده‌سازي
تبديل داده‌ها
استقرار سيستم
اجرا
رفع اشكالات
نگهداري
برا ي استقرارموفق يك سيستم اطلاعات در يك سازمان، طي اين مراحل ضروري است. طي اين مراحل نيازمند بكارگيري متخصصان و مشاوران سيستم‌هاي اطلاعات است. البته قبل از تهيه يك سيستم اطلاعات براي سازمان، بهتر است كه سازمان يك برنامه توسعه سيستم‌هاي اطلاعات تهيه كرده و در طول زمان و به تدريج سيستم‌هاي اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه توليد كند. تحليل‌گر سيستم اطلاعات بنا به تشخيص، هر يك از مراحل را تا حد لازم اجرا كرده و در طي مراحل با افراد و گروههاي
مديران
شركت‌ها، سازمانها و نهادهاي مرتبط و تأثيرگذار
كساني كه از سيستم منتفع مي‌شوند
كاربران
فروشندگان و عرضه‌كنندگان
متخصصان فني
برنامه‌نويسان نرم‌افزار
ارتباط برقرار مي‌كند و تأثيرات و ملاحظات آنها را در نظر مي‌گيرد. تحليل‌گر سيستم ممكن است به جاي توليد يك نرم‌افزار، از بسته‌هاي نرم‌افزارهاي از پيش نوشته شده موجود براي موضوع سيستم اطلاعات استفاده كند.
مراجع
– Mentzas, G. 1995. A functional taxonomy of computer based information systems. International Journal of Information Management 14(6) 397-410.
– Young, H. ed. 1983. The ALA Glossary of Library and Information Science. Chicago: American Library Association.
پي‌نوشت‌ها
1. Young
2. Computer Information Systems (CIS)
3. Mentzas
4. Transaction Processing Systems (TPS)
5. Management Information Systems (MIS)
6. Executive Information Systems (EIS)
7. Decision Support Systems (DSS)
8. Executive Support Systems (ESS)
9. Expert Systems (ES)
10. Office Automation Systems (OAS)
11. Knowledge Work Systems (KWS)
