اشاره
در اين مجال خلاصه فرآيندهاي مهم،تصميمات كليدي،و رويكردهاي برنامه هاي كاربردي مديريت در سازمانها را ارائه مي دهیم.همچنين تمرينهاي بهتري يراي سازماندهي ومديريت برنامه هاي كاربردي،كه شامل پشتيباني،افزايش و ترفيع،جهت گذاري وتحليل سهام را تحت پوشش ميدهد.بعلاوه،ما اهميت كار با مشاغلي كه انتظارات سطوح خدمات را مديريت ميكنند ودر جهت گذاري داده مشاغل را در نظر مي گيرند.درك تكامل برنامه هاي كاربردي در طول عمرشان ومفاهيم استراتژي برنامه هاي كاربردي ومعماري آن، همچنين تحت پوشش قرارمي گيرد.
اين نوشتار حول اجزاء عمده مديريت برنامه هاي كاربردي سازماندهي شده است:معماري برنامه هاي كاربردي،متدولوژي اسناد چشم انداز جاري برنامه هاي كاربردي شركت شما،مثل فرآيند ايجاد هدف معماري بهينه برنامه هاي كاربردي كه براي شركت انسجام بهتر،پوشش وظيفه اي وكاهش هزينه پشتيباني را فراهم ميكند.نگهداري برنامه هاي كاربردي موجود،مسؤليتهاي اين گروه را در مديريت عملكرد روزانه برنامه هاي كاربردي را مطرح مي كند.سرانجام اين یادداشت،برنامه هاي كاربردي قديمي و اجراي سيستمهاي بسته بندي شده را مي پوشاند.
چرا اين موضوع مهم است؟
مدير IT وتيم برنامه هاي كاربردي با مشكلات تعادلي زيادي نظير تلاش در يك قايق سوراخدار مواجه مي شوند.آنها بايد وقت خود را بين توقف،راندن و پارو زدن تقسيم كنند
اهميت ويژه در ايجاد استراتژي برنامه هاي كاربردي است.واحد IT بايد چگونگي بهتر مشاغل،تصميم بين اجراء سيستمهاي جديد در برابر ارتقاء يكي از آنها انتخاب بسته هاي نرم افزار در برابر سيستمهاي قديمي،بكارگيري سيستم جامع برنامه ريزي منابع انسانيERP و تصميمات ديگر را درك كند.براي مؤثر ساختن تصميمات استراتژي برنامه هاي كاربردي،نبايد فقط مشاغل را بكار بگيرد،بلكه درك عميقي از مشاغل شركت را بهبود بخشد.
پيچيدگي موضوعات واقعيتي است كه حتي در شرايط يكنواخت برنامه هاي كاربردي تلاش زيادي را براي بقاء لازم دارند.تغييرات مستمر محيط فعاليت برنامه هاي كاربردي (مواجهه با تغيير برنامه هاي ديگر،تغييرات در سخت افزار،نرم افزار ومحيط فعاليت سيستم،اطلاعات جديد از كاربران) به اين معني است كه حتي در محيط يكنواخت،تيم اختصاصي و ويژه بهبود برنامه هاي كاربردي ضرورت دارد. محيط هاي معمولي كاربراني را در بر مي گيرند كه خواهان ارتقاء نرم افزار هستند،مشتري وتوزيع كننده تغييرات را پيش مي برند حرفه ها كسب انسجام مي كنند،سيستم جديد با نيازها مواجه مي شود حوادث ديگري كه پيچيدگي مديريت محيط برنامه هاي كاربدي را افزايش مي دهند.
موضوعاتي كه در اين قسمت مورد بحث قرار مي گیرند عبارتند از:
– مستند سازي سهام جاري برنامه هاي كاربردي وبهبود هدف معماري آن
– ارزيابي برنامه هاي كاربردي موجود وسرمايه گذاري نسبي شركت بايد با افزايش، ارتقاء يا جانشين كردن آنها همراه باشد.
– تعريف عوامل عمده بيروني كه بر چرخه تصميمات برنامه هاي كاربردي اثر مي گذارند.
– شناسايي معيارهاي كليدي تصميم وچارچوبي براي اينكه چه برنامه هاي كاربردي بايد خريداريشوند يا مورد بهبود قرار گيرند.
– شناسايي معيارهاي كليدي تصميم و سبك وسنگين كردن ميان هزينه ،وظايف و انسجام برنامه هاي كاربردي بسته بندي شده.
– سازماندهي وظايف پشتيباني برنامه هاي كاربردي براي نگهداري واثربخشي پشتيباني كاربران نهايي.
– اجتناب از دامهاي مشترك به هنگام توسعه برنامه هاي كاربردي قديمي و اجراي برنامه هاي كاربردي بسته بندي شده.
معماري
قصد توسعه معماري برنامه كاربردي ،شناخت مجموعه “قابل سكني “برنامه هاي كاربردي كه اكنون از شركت پشيباني و آينده را قابل پيش بيني مي سازند.معماري روشي را در بر مي گيرد كه مجموعه اجزاء برنامه كاربردي سازماندهي و منسجم مي شوند. چهار عنصر اصلي معماري IT عبارتند از:معماري تجارت ،اطلاعات،برنامه كاربردي وفني.ّ
توضيح مختصري از چهار عنصر در ذيل آمده اشت:
– معماري بازرگاني:فعاليتهاي عمده بازرگاني،وظايف و فرايند پشتيباني آنها را در بر مي كيرد.بيشتر فرايندهاي بازرگاني مورد نياز سازمان بازرگاني كه مي تواند در گروههاي وظيفه اي سازماندهي شودرا بررسي مي كند.اين نيازها با استفاده از جريانهاي اطلاعاتي و بسته هاي نرم افزاري وبرنامه هاي كاربردي قديمي پشتيباني مي شوند.
– معماري اطلاعات:جريانهاي اطلاعات،روابط بين داده ها وفراهم ساختن وسايلي كه به وسيله فرايندهاي بازرگاني و فعاليتهاي معماري بازرگاني اجرا مي گردد.
– معماري برنامه كاربردي:برنامه هاي نرم افزار كه بصورت خودكار هستند و فرايندهاي بازرگاني را پشتيباني مي كنند،وظايف برنامه هاي كاربردي،قسمتهاي استقرار برنامه هاي كاربردي،جزئيات برنامه هاي كاربردي كه تجارت را در آينده پشتيباني خواهند كرد،و نشان دادن پيوند بين برنامه هاي كاربردي داخلي وبرنامه هاي كاربردي شركت با دستفروشان،توزيع كنندگان ومشتريان.
– معماري فني:محاسبه زير سازي(سيستم نرم افزار،سخت افزار،شبكه)كه اطلاعات و معماري برنامه كاربردي را پشتيباني مي كند.
اولين گام در مديريت برنامه هاي كاربردي بازرگاني وتعيين استراتژي معماري برنامه كاربردي اين است كه گسترش سيستمهاي رايج را درك كنيم.
معماري برنامه كاربردي
معماري برنامه كاربردي تشريح همه نرم افزارهاي كاربردي و چگونگي برخورد آنها با همديگر مي باشد.معمولا دو مدل معماري در يك سازمان وجود خواهد داشت: مدل جاري گسترش يافته ويكي سهام برنامه هاي كاربردي را ارائه كرده كه شركت هميشه خواهد رفت(هدف ناميده مي شود) .ما معماري هدف برنامه كاربردي كه مترادف استراتژي سهام برنامه كاربردي اشت –ياسهام برنامه كاربردي بهينه شركت براي آينده (معمولا دو يا پنج سال) را بكار مي بريم.
تعريف ومستندسازي معماري برنامه كاربردي مهم است زيرا:
– به تيم پشتيباني برنامه كاربردي اجازه مي دهد تا برنامه كاربردي را بر اساس شركت سازماندهي كنند.بدون يك معماري برنامه كاربردي مشخص و هدف كامل مي شود.نتيجه آن يك سيستم بهم ريخته مي شود كه تخصيص اطلاعات و تكرار وظايف را نمي تواند انجام دهد.
– ميزان اطلاعات را در كل سازمان ارتقا مي دهد،با فراهم آوردن مسير اطلاعات گرفته شده در برنامه كاربردي كه سازمان مي گيرد.
– ميزان اطلاعات و تبادل سريع داده ها با مشتريان و توزيع كنند گان را با مشاركت برنامه كاربردي در مواحهه با فرصتها را افزيش مي دهد.
– در راهنمائي اولويتهاي سرمايه گذاري تكنولوژي اطلاعات كمك مي كند و با شناخت آسانتر قابليت شكافها در سيستمهاي موجود ارزيابي آنها را ممكن مي سازد.
– به تيم پشتيباني برنامه كاربردي اجازه مي دهد تا نيازهاي مشتريان را بهتر و سريعتر براورده كند و با هزينه مؤثرتر در تعيين اجراي هر تغيير سيستم از ميان پيچيدگيهاي برنامه هاي كاربردي مستقل كمك كند.
– با ايجاد ديد روشني از وظايف برنامه كاربردي،برخوردها،وابستگي ها و قابليت برنامه هاي مديريت،ارتقاء و جانشيني كه مي تواند ترسيم گردد،زمان نوسازي،ايجاد برنامه هاي كاربردي و توسعه سيستمها را كاهش مي دهد.
ضرورت استراتژي برنامه كاربردي با ميزان داد وستد كه با IT پشتيباني مي شود افزايش مي يابد. (با افزايش پيچيدگي بازرگاني يا سهام برنامه كاربردي نياز به استراتژي برنامه كاربردي بيشتر مي شود). به عنوان مثال، در يك شركت خدماتي متوسط،محيط برنامه كاربردي ممكن است ساده باشد: يك بسته حسابداري ،برنامه كاربردي را به فعاليتهاي عمده بازرگاني تحميل كرده است.
پايگاه داده مشتري، معامله بازرگاني وب سايت و داده الكترونيكي با توزيع كنندگان مبادله مي شود.يك چنين معماري ساده اي تلاش زيادي براي مستندسازي انجام نمي دهد.در مقابل ،500 شركت با گروههاي متعدد پشتيباني، براحتي ميتوانند مديريت برنامه كاربردي را در زمينه هاي متعدد منسجم كنند. در هر دو مورد ،مهم اين است كه به چيزي كه در مكان جاري است استناد كنيم،قابليت شكافها را درسهام برنامه كاربردي موجود درك كنيم،مجموعه استانداردهاي سازگار را بهبود بخشيم وبراي توزيع روزانه خدمات وقابليت اضافي برنامه كاربردي برنامه ريزي كنيم شكل 8.2 فرايند معماري برنامه كاربردي را نشان مي دهد.توجه به اين نكته مهم است كه اين فرايند يك تلاش مداوم است ،وقتي كه تيم با موفقيت به معماري هدف رسيده است تغييرات نيازهاي بازرگاني وتكنولوژيهاي جديد يك معماري هدف جديد را ديكته خواهد كرد كه جابجائي دوباره شروع مي شود.
اصول معماري برنامه كاربردي
ايجاد استراتژي معماري برنامه كاربردي با ايجاد مدارك اساسي معماري برنامه كاربردي شروع مي شود. اين اصول بايد مجموعه اي ازنرم افزارهاي كاربردي را در چشم انداز برنامه كاربردي جاري سازمان نشان دهد.اين اصول بايد شامل سه عنصر كليدي باشد. (1) فهرست وظايف برنامه هاي كاربردي در ناحيه اي كه از برنامه هاي كاربردي پشتيباني مي شود. (2) نگرشي از چگونگي ارتباط برنامه هاي كاربردي با سيستمهاي داخلي و خارجي. (3) تشريح هر برنامه كاربردي و هدف آن. اين بيان “as-is” برنامه كاربردي شركت است.
براي ايجاد اين اصول ، تيم ابتدا بايد با ناحيه وظيفه اي،همه برنامه هاي كاربردي را دسته بندي و فهرست كند.اين فهرست ديد جامعي از برنامه كاربردي كه مورد استفاده و پشتيباني سازمان قرار مي گيرد را ارائه مي دهد
در اينجا،شركت دوازده برنامه كاربردي بازرگاني پشتيباني دارد.و در دو محور دسته بندي شده است.اول ناحيه وظيفه اي عمده مثل مالي ،توليد و بازاريابي را شامل مي شود.براي بيشتر شركتها،برنامه هاي كاربردي بايد در كمتر از دوازده واحد بازرگاني يا مالي دسته بندي شود.محور دوم،سيستمها را بر اساس سه وظيفه مقدماتي برنامه كاربردي تقسيم مي كند
1.برنامه ريزي و كنترل:سيستمهايي كه در برنامه ريزي عملكرد،پيكربندي سيستمهاي بازرگاني و كنترل كلي بازرگاني مساعدت مي كنند.
2.عملكردها:انتقال برنامه هاي كاربردي بازرگاني،بعنوان مثال حسابداري،ورود سفارشات،برنامه ريزي توليد،فهرست كنترل و مديريت انبار
3.گزارش دهي و تجزيه و تحليل:برنامه هايي كه داده هاي برنامه ريزي و سيستمهاي عملكرد را جمع آوري كرده،تا گزارشات و تحليلهايي كه براي فعاليتهاي بازرگاني به كار مي رود را توليد كنند.
اين تقسيم بندي به دليل اينكه هر نوع برنامه كاربردي به انواع گوناگون نگهداري و پشتيباني همانند سطح معين سرمايه گذاري احتياج دارد.افزون بر اين،تحليل سهام معماري برنامه كاربردي موجود ممكن است ضعفهاي آنرا به ما خاطرنشان كند.
در بسياري از موارد،برنامه هاي كاربردي بدون بررسي سهام برنامه كاربردي، به جاي بهينه سازي وظايف خاص در سازمان مثل فهرست ورود سفارشات طراحي و اجرا شده است.جز اينكه شركت يك برنامه ERP اجرا كرده است،انباشتي از برنامه هاي فردي وجود داردكه در زمينه هاي محاسباتي متعدد براي كاركنان پشتيباني مي شود.
پس از اينكه فهرست كامل برنامه كاربردي دسته بندي شده است،تيم چگونگي برخورد برنامه هاي كاربردي را با برنامه هاي كاربردي خارجي مورد تحليل قرار مي دهد.اين تحليل درك حوادث بازرگاني را در بر مي گيرد يا تقويمي كه برخورد هاي برنامه كاربردي مثل ميزان، روش وپروتكل اطلاعات را در بر مي گيرد.طراحي معماري برنامه كاربردي كه برخوردهاي جاري در فرايند سهام بين برنامه هاي كاربردي كه در شكل 8.4 نشان داده شده است.بخشهاي كليدي گوناگوني كه نشان داده شده اند عبارتند از:
- برنامه كاربردي يا زير مجموعه آن و وظايف اوليه آن.
- برخوردها بين برنامه هاي كاربردي يا واحدها
- توجه به نرم افزارهاي سه گانه كه برنامه كاربردي را هدايت مي كنند.
نتيجه جالب اين ارزيابي،شناسايي برنامه هاي كاربردي در يك انبار غله بدون دخالت ديگر برنامه هاي كاربردي وناحيه هاي نگهداري دو نسخه اي داده ها يا فرصتهايي كه با اجراي دخالتهاي اضافي برنامه كاربردي از ورود دستي داده ها اجتناب مي كنند.همچنين اين ارزيابي سطح پيچيدگي محيط را به ما نشان مي دهد.چيزي كه هست تعداد زمينه هاي پشتيباني وپيچيدگي برخوردهاي برنامه كاربردي متقابل مي باشد.
گام نهايي در معماري برنامه كاربردي ، فهرستي از يك سيستم است كه نموداراطلاعات اصلي كه بايد براي هر برنامه كاربردي جمع اوري شوند عبارتند از:
- سيستم:نام سيستم
- عنوان:يك عنوان توصيفي براي برنامه كاربردي
- وظايف:وظايف اوليه برنامه كاربردي
- زمينه:’توصيف زمينه برنامه كاربردي و سطحي كه حركت مي كند.
بعد از اين كه تيم پشتيباني فهرست معماري برنامه كاربردي راكامل كرد،بايد تصوير روشني ازمحيط جاري پشتيباني بازرگاني داشته باشند.تحليلها بايد كميته رهبري IT را در يافته هاي ارزيابي ارائه نمايد
معماري هدف برنامه كاربردي
معماری هدف مجموعه ای از برنامه های کاربردی است که سازمان هميشه آنرا اجرا میکند و برنامه ريزی می شود تا پشتيبانی IT وظائف بازرگانی را بهبود بخشد.برای شروع تعريف معماری برنامه کاربردی ،تيم برنامه کاربردی بايد اولويت پروژه ها را مرور کند تا بفهمد جه فعاليتهائی بر سهام برنامه کاربردی اثرگذار هستند،جه برنامه های جديدی مورد نياز خواهد بود،چه قابليتهائی به برنامه های موجود اضافه خواهد شد،چه تغييرات يا افزايش مداخلات برنامه مورد نطاز است و چه قابليتهای اضافی از برنامه کاربردی تقاضا خواهد شد.
مرور اين پروژه ها به نوبه خود معماری برنامه کاربردی را بيش از زمان متوسط (2 تا 4 سال) تحميل خواهد کرد.علاوه بر اين ، تيم بايد معماری موجود برنامه کاربردی را برای تشخيص”غروب” سيستمهای موجود مرور کند. و می تواند سيستمهائی را در بر گيرد که به علت نياز کمتر به کسب و کار ،ماموريت نخواهند گرفت.و برنامه های کاربردی که کمتر مورد پشتيبانی قرار خواهند گرفت جا به جا خواهند شد.يا برنامه هائی که جديدا واگذار گرديده اند.معماری برنامه کاربردی بر اساس تغييرات جاری ليست پروژه و چرخه عمر سيستمهای برنامه کاربردی تعريف می شوند.
متغيرهای بحرانی معماری هدف در چارچوب زمانی که هدف پوشش خواهد داد تقسيم می شود(در چه دوره زمانی برنامه ريزی شود ودر چه تاريخی معماری هدف بايد اجرا شود).معمولا يک رويکرد دو ساله در شرکتهای کوجکتر مناسب است در حالی که رويکرد سه تا پنج ساله در سازمانهای بزرگتر بسيار سودمند است.معماری نهائی مطلوب (سه نموداری که پيش تر تشريح شد)،منافع و پيش پرداخت هزينه ها را مستند سازی کنيد،مستندسازی می تواند با تعيين تفاوتهای مدل جاری به عنوان مجموعه جديد کامل نمودارها انجام شود.
ايجاد معماری هدف برنامه کاربردی
انتقال برنامه
مسير هدف يا نتيجه برنامه ،مدرکی است که استراتژی انتقال سازمان از مبدأ جاری به معماری هدف را معين می کند.برنامه بايد منابع مورد نيز شرکت،بودجه وظائف کار ، نتايج،وابستگی ها و محدوديتهای زمانی را در بر گيرد.در بعضی موارد جابه جائی برنامه ممکن است گامهای سريع را قبل از رسيدن به معماری برنامه کاربردی در بر گيرد.
در هر حالت،برنامه ها،هزينه ها ومنافع جابه جائی پروژه ها بايد با مدرک نشان داده شود و سپس به عنوان ستاده فرايند مديريت تقاضای IT ارائه شود. فرايند مديريت تقاضای IT مطمئن خواهد ساخت که معماری جا به جائی پروژه ها در طول ديگر پروژه های احتمالی IT اولويت بندی شده اند.
استراتژی برنامه کاربردی
بعد از تعريف معماری هدف برنامه کاربردی،يکی از مهم ترين تصميمات مورد نياز برای مديران IT ،تعيين استراتژی که شرکت برای توزيع قابليتهای مورد نياز در هر زمينه متعهد خواهد شد،میباشد. يادآوری اين بخش،نکات عمده تصمِمات بحرانی و عواملی که مدير IT بايد در گرفتن اين تصميمات اثر بگذارد را مطرح می کند.
ارزيابی اولويت برنامه کاربردی
تعيين زمان کنار گذاشتن برنامه کاربردی مهم است.با اين وجود اغلب از تجزيه و تحليل در واحد IT غفلت می شود. شرکتها می توانند با منطقی سازیبرنامه کاربردی شان و کنار گذاشتن برنامه های کاربردی کم ارزش،به ويژه برنامه هايی که از تکنولوژی غير متداول استفاده می کنند و به پشتيبانی و نگهداری مدير عالی احتياج دارند،کارائی عملياتی قابل توجهی ايجاد کنند. تحليلهائی بايد انجام گيرد تا مشابهت های تحليل اولويت بندی پروژه راتعيين کند.ابتدا تيم بايد شايستگي هاي سيستم جاري را ارزيابي كند.اگر اصلاحات غير عمده اي در برنامه ايجاد شده اند،شركتها كاربرد آنرا تا چه زماني ميتوانند ادامه دهند؟بهبود معياري براي ارزيابي صلاحيت سيستم،بر مبناي معيارهاي بازرگاني استوار است(كم=بعد از 3 تا 6ماه،متوسط بعد از6 تا 24 ماه،زياد بعد از 2 تا 4 سال).
گام دوم ،تعيين ارزش نسبي براي برنامه كاربردي براي شركت است.و متغيرهايي كه تيم براي بررسي مي خواهد را مشخص مي كند.
اگر اهميت تجاري برنامه كاربردي كم باشد،برنامه يافته ها و توجه كمتري دريافت مي كند.همه برنامه هاي كاربردي با اهميت كم تجاري براي كنار گذاشتن مورد نظر قرار مي گيرند.در موردي كه شايستگي سيستم كم است،تيم بايد طرحهايي را را به فهرست پروژه اضافه نمايد،كه كاهش هزينه يا ديگر ارزشهايي كه با مأموريت سيستم ايجاد شده اندرا نشان دهد. براي سيستم هاي با ارزش كم و شايستگي بالاي سيستمنتيم بايد سطوح خدمات و تمركز منابع را تعديل كند تا سرمايه گذاري جديد در سيستم را كاهش دهد.اگر ارزش تجاري بالا باشدهعمالي براي شايستگي سيستم جاري تعيين خواهد شد. اگر سيستم جاري مناسب باشد ،تصميمدر مورد سرمايه گذاري جديد در برنامه كاربردي مي تواند براي 6-12 ماه گرفته شود.در ضمن تيم بايد مطمئن باشد كهمنابع مناسب سيستم را نگه مي دارند.
اگر اهميت تجاري بالا و شايستگي سيستم پايين باشدنبرنامه كاربردي بايد ارتقا يابد.شما بايد چگونگي افزايش برنامه جاري يا جايگزيني آن با هزينه مؤثرتر و بهتر تكميل نيازهاي تجاري را تعيين كنيد.
بهسازي و ارتقاء برنامه هاي كاربردي موجود در برابر جايگزينيبراي هر برنامه كاربردي كه در ربع «افزايش تمركز »تحليل اولويت برنامه واقع مي شود،تيم بايد يك استراتژي برنامه كاربردي را تعيين كند.براي هر برنامه،تيم ممكن است افزايشو ارتقاء يا جانشيني كامل برنامه موجود را انتخاب كند. اين تصميم بين دو معيار كليدي تقسيم خواهد شد:
1- هزينه كل مالكيت (كل هزينه هاي زندگي يا نگهداري يك برنامه كاربردي):هزينه كل،زندگي برنامه را تجزيه و تحليل مي كند.به عنوان مثال،اگر گزينه اي شكل جاري برنامه سنتي را ارتقا دهد،هزينه كل براي به رمز در آوردن ارتقا،آموزش كاربران و نگهداري برنامه كاربدي بايد تخمين زده شود.تحليل مشابهي براي انجام راهكار هاي ديگر مورد نياز است كه ممكن است (الف)توسعه كامل يك برنامه كاربردي جديد و (ب)اجراي بخش دوم برنامه بسته بندي شده باشد.
2- تناسب وظيفه اي: تيم برنامه كاربردي بايد نيازمندي هاي سيستم را مستند كندو راهكارهاي بسته بندي شده كه مي توانند نيازها را برآورده كنند را مورد ارزيابي قرار دهد. بعد از تكميل اين تحليلات،قادر به تخمين مقدار هزينه هر راهكار و قضاوت در موردهزينه اضافي يك گزينه كه داراي وظايف اضافي باارزش هست يا گزينه اي يا گزينه اي با هزينه بيشتر براي وظايف كمتر مي باشد.
توسعه برنامه هاي كاربردي در برابر اجراي برنامه هاي نرم افزاري
زماني كه تصميم به جايگزيني يك برنامه كاربردي گرفته مي شود،پرسش بعدي اين است كه شركت چگونه بايد يك بسته نرم افزاري را بخرد يا نرم افزارهاي داخلي را توسعه دهد.عموما تيم بايد بكوشد تا نرم افزارهاي موجود را بشناسد.هزينه هاي زياد توسعه وتحمل پشتيباني زياد برنامه هاي توسعه داده قديمي،آنها را براي بيشتر شركتها غير جذاب مي سازد.در دهه گذشته، ايجاد برنامه هاي بازرگاني ازخراش تنها گزينه موجود مناسب به دليل عدم نرم افزار در زمينه هاي مخصوص بازرگاني بود.اگر چه مالكان شركتهاي برنامه اي ،تركيب شدند تا برنامه هاي تجاري تقاضاي فزاينده تقريبا خودكار هر برنامه تجاري را فراهم نمايند.
تصميم نهايي در مورد خريد يا ايجاد ميتواند منجر به پاسخ سؤال گردد. كه معيار روشني از يك نرم افزار ماندني است. همان طور كه ذكر شد بايد دليلي براي گزينه توسعه قديمي باشد.فقط در نمونه هاي غير عادي،گزينه توسعه قديمي راهكار مناسبي براي جايگزيني برنامه خواهد بود.
برنامه هاي كاربردي منسجم در برابر توليد بهتر
اكر تصميمات جايگزين با توجه به سيستم نرم افزاري گرفته شده باشند،تيم اكنون با انتخاب نهايي مواجه مي شود. اگر چه يك بسته نرم افزار توليد بهتر يا يك رشته ERP منسجم اجرا مي شود.
توليد بهتر فرايند انتخاب بهترين نرم افزار يا مجموعه اي از نرم افزارهاي آماده كه قابليتهاي محدودي را فراهم مي نمايند،اما براي وظايف خاص كه انجام مي دهندتخصيص زيادي پيدا مي كنند،مي باشد(سيستم پيش بيني براي صنايع با متغيرهاي زياد،سيستم طراحي توليد براي توليدات فني يا سيستم برنامه ريزي توليد براي پوشاك قديمي).توليد بهتر فرايند انتخاب راه حلها مي باشدكه بيشترين كيفيت نيازهاي وظيفه ايمهم را فراهم مي كند. با اين وجود،به عنوان يك راه حل سازماني نسبت به توليدات بهتر ديگر يا سيستم ERPمنسجم،وسعت انسجام بيشتري در طول افقي سازمان ايجاد مي كند.با اين تعريف،راه حل مديريت مالي توليد بهتر،راه حل برد-برد را با توجه به قابليتهاي مديريت مالي،در بعد وظيفه اي عمده و توانايي مقياس و انسجام با توليد بهتر سيستمهاي ديگر در طول سازمان را تهيه مي كند.
برنامه ريزي منابع سازماني(ERP) آميخته اي از سيستم هاي اطلاعاتي شركت هستند كه براي نوعي از وظايف و عمليات شركت طراحي شده اند.اين سيستمها معمولاً پشتيباني شركتهاي كاملاًداخلي زنجيره توزيع را فراهم مي كنند(پيش بيني،برنامه ريزس توليد،مديريت توليد،حمل و نقل،توزيع).به همان اندازه كه وظايفي نظير منابع انساني،مالي و بازاريابي داراي اهميت هستند.رم افزارهاي ERP ابتدا در 1980 در پاسخ به تقاضاي انسجام بيشتر سازماني به وجود آمده اند.امروزه اين نرم افزارها ،انسجام دروني را در طول وظايف وعمليات كسب و كار همانند وجود خارجي،نظيرتوزيع كنندگان و مشتريان تركيب كرده اند.
شركتهاي نرم افزاري ERP نظير sap,oracle,people soft,jd edwardsبرنامه هاي ERP منسجمي را ارائه كردند.علاوه بر اين تعدادي از فروشندگان،شكلها و نرم افزارهاي خاصي را در جهت صنايع خاصي مجهز كردند.رويكرد توليد بهتر معمولاًفرايند كسب و كار ويژه شركت را با فراهم آوردن وظايف بهتر،انعطاف پذيري بيشتر . سرعت بازار براي تمهيدات جديد توزيع مي كند.
توليد بهتر،به عبارت ديگر،چالشي را در برابر انسجام مطرح مي كند.به علت رابطه پيچيده با انسجام برنامه هاي متعدد در طرح توليد بهتر،بسياري از شركتها رويكرد دوگانه اي كه سيستم مركزيERP را براي وظايف پايه و زمينه هاي كسب و كار،كه احتياجات غير عادي ندارند را انتخاب كرده اند. آنها همچنين يك برنامه توليد بهتر را در يك يا دو زمينه اي كه داراي مزيت استراتژيك هستند،يا براي شركت حياتي هستند را به كار مي برند.
كسب و كار و زمينه هاي وظيفه اي برنامه هاي قوي توليد بهتر عبارتند از:
- مديريت زنجيره توزيع
- مديريت فهرست اموال
- مديريت پيش بيني و تقاضا
- انبارداري و لجستيك
- توزيع/ مسير برنامه ريزي
- مديريت سفارشات
- وضعيت سفارشات(براي توليدات مهندسي)
- مديريت خدمات حرفه اي
- سيستم هاي منابع انساني/ استخدام كاركنان
- برنامه هاي كسب و كار الكترونيكي
- نرم افزار روابط مشتري مديريت (CRM)
نگهداري برنامه هاي كاربردي موحود
مفهوم ميز كمكي برنامه كاربردي
ميز كمك برنامه كاربردي شبيه وظايف است،اما با پشتيباني برنامه كاربردي وحل مسائل مرتبط با برنامه كاربردي محاسبه مي شود.و معمولاً در تيم هاي اختصاصي برنامه كاربردي سازماندهي مي شود.در پشتيباني ميز كمكي،مهم اين است كه مطمئن شويم مسؤليتهاي سازمان IT به طور آشكار بين بهبود وافزايش برنامه هاي كاربردي و تثبيت آن تقسيم شده است.اغلب تيم توسعه از برخورد خطوط قرمز براي رهايي تازه از برنامه كاربردي مورد سؤال قرار مي گيرند. به علت اين كه بيم با اداره پشتيباني مستمر برنامه كاربردي مواجه مي شود،درحالي كه هم زمان تلاش مي كند تا تركيب جديد برنامه كاربردي را بيافزايد،از شكست توسعه جلوگيري نمايد وآزادي جديد در بودجه بياورد.وقتي برنامه هاي بزرگ امكان پذير هستند،تيم توسعه بايد از تيم پشتيباني برنامه كاربردي مجزا باشد. شكل 8.13 نشان مي دهد چگونه فرايند توسعه مي تواند با تركيب تيم هاي توسعه و پشتيباني برنامه كاربردي صورت گيرد.در اين مثال،تيم با مسؤليت بالا براي توسعه و پشتيباني،40 ساعت تلاش در توسعه و 24 ساعت در پشتيباني به كار مي برد.در حالي كه دو تيم مجزا باشند،تيم توسعه 40 ساعت به كار مي گيرد در حالي كه تيم پشتيباني فقط 16 ساعت انجام ميدهد.دو حالت رخ مي دهد،اول وقتي كهدو تيم مجزا عمل كنند جدول توسعه 37% زودتر كامل مي شود،زيرا تيم توسعه به جز آن احتياجي ندارد.پشتيباني در زمان كمتري كامل مي شود،زيراتيم پشتيباني به صورت دقيق تر ي بر مسائل پشتيباني كه قادر به جواب سريع باشند تمركز ميكند و كاربران را منتظر نگه نمي دارد،وهر جا كه مي توانند دانش پايه را بهينه نمايند.براي مديريت مؤثرتر فرايند ميز كمكي ،برنامه كاربردي اين دو فرايندبايد در جاي خود قرار گيرند.ارتقا معمولاًبه عنوان عملي كه در ويژگي سيستم اصلي طراحي شده باشد تعريف مي گردد. اگر برنامه كاربردي هنوز در مرحله توسعه باشد،تيم ارتقا ممكن است تيم توسعه اصلي باشد. ارتقا بايد با ديگر فعاليتهاي توسعه و طرحها اولويت بندي شده باشد.
درخواست ارتقا معمولاً به چند روش انجام مي گيرد:
– كاربران تغييرات را درخواست مي نمايند.
– از ميان صاحبان كسب و كار معمولاً در ملاقاتهاي ماهانه يا هفتگي.
– از ميان واحد IT –ميز كمك يا تيم ارتقا مجموعه اي از مسائل بكارگيري برنامه كاربردي را طبقه بندي مي كند.
– از ميان كميته اداري IT
هر نوع ارتقا بايد مثل پرئژه هاي توسعه مورد بررسي دقيق قرار گيرد.جريان ارتباطات عمومي بايد به شرح زير باشد:
- يك فرم الكترونيكي ياسند بايد مستند سازي درخواست ارتقا را تكميل كند.
- طراح سيستم و كاربران كست و كار بايد درخواستها را بررسي كنند تا مفاهيم،اثرات فرايند كسب و كار و اهداف تقاضا را درك كنند.
- 3. تيم فني بايد با تفصيل احتياجات و طراحي مسير،فعاليتهاي مورد نياز براي تكميل تقاضا را حدس بزند.
- راهنمئي نهايي بايد به كاربران كسب و كار بعد از بررسي ارزش ارتقا داده شود تا از ارزش فعاليت مطمئن شوند.
وضع توافقات سطح خدمات
در زمينه پشتيباني عملكردها،پرامترهاي سطح خدمات برنامه كاربردي بايد براي خمخ برنامه هاي كليدي كسب و كار تنظيم شوند.انجام چنين كاري به مديريت تيم پشتيباني،تعيين نقشها ومسؤليتها،ايجاد منابع احتياجات،به اندازه انتظارات متقابل ميان گروه IT و كاربران كسب و كار كمك مي كند.پارامترهاي عمده بررسي عبارتنداز:
– نقشها و مسؤليتها(ميان تيم پشتيباني برنامه كاربردي،تيم پشتيباني فني،ميز كمك و كاربران كسب و كار)
– ساعات پشتيباني عملكرد
– فرايند درخواست سيستم(نموداري كه فرايند چگونگي درخواستهاي سيستم را نشان ميدهد).
– رويه هاي تصميم گيري در مورد مسأله
– سطوح سختي (تعيين سطح اهميت هر درخواست،تعيين سختي مسؤليت كاربر نيست بلكه يك شناخت مفصل است).
– سطوح اولويت
– وضع كدها
– فرايند پلكاني
– عوامل كليدي مسير عملكرد پشتيباني برنامه كاربردي
نقشهايي كه مورد نياز است تا به وسيله اعضا تيم مديريت برنامه كاربردي انجام شود عبارتند از:
- فهرست كارهاي دستي
- مديريت چاپ برنامه كاربردي
- شروع / پايان برنامه كاربردي
- انسجام داده هاي برنامه كاربردي
- نظارت وضع توليد برنامه كاربردي
- بررسي نرم افزار،ارتقا و خدمات بسته هاي نرم افزاري
- به كار گيري تغييرات نرم افزاري،ارتقا و خدمات
- تشكيل و مديريت سنتي و مستند سازي بسته هاي نرم افزاري
- كدبندي اصلاحات،واحدها و تست انسجام
- تست مقبوليت هدايت كاربران براي ارتقا و تثبيت
- عملكرد برنامه كاربردي
- مديريت امنيتي برنامه كاربردي(به جز مسؤليت گروه عملكرد امنيتي)
- مديريت درخواست خدمات برنامه كاربردي
- كنترل تغييرات برنامه كاربردي
- وظايف اداري برنامه كاربردي
مديريت محيط هاي برنامه كاربردي
براي فراهم كردن تيم مديريت،بهبود برنامه كاربردي با قابليت توسعه و آزمايش تغييرات قبلي به كارگيري توليد،بايد انواع سيستم هاي محيطي را بيرون از ناحيه توليد كه برنامه كاربردي مي تواند وجود داشته باشد،ايجاد كنند.اين محيطها می توانند شکلهای منطقی يک سرور يا کاملاً سرورهای مجزا باشند. تيم سه نوع محيط را حفظ خواهد کرد،يکی برای توسعه،آزمايش و توليد در مورد ديگر تيم ها،محيطهای اضافی را برای اهداف خاص نظير کاربر نهايی يا حجم آزمايش طبقه بندی خواهند کرد.هدف سه محيط عبارتند از:
- محيط توليد را ثابت نگه داريد و تغييرات توليدی نصب و ارتقا کامل برنامه کاربردی را کاهش دهيد.
- ارتقا را در بهبود محيط جداگانه،که فارغ از مسائل حجم توليد و محدوديتهای برنامه هستند را توسعه دهيد.
- بعد از اين که کدگذاری برای آزمايش آماده است،می تواند منجمد شود و در محيط آزمايش حرکت کند،که تعداد بخشهای حرکت را کاهش می دهد(تيم آزمايشی فکر می کنند کدگذاری يک تغيير روزانه می باشد).اضافه بر اين به تيم توسعه اجازه داده می شود تا به کار ادامه دهند،در حاليکه تيم آزمايش در حال آزمايش کردن می باشد.
چرخه عمر برنامه کاربردی
برنامه های کاربردی همانند ديگر عناصر تکنولوژی دارای يک چرخه عمر می باشند.همچنين توجه زيادی معمولاً به توسعه تلاشهای اوليه می شودتلاشهايی که در جهت بخش کوچکتری از سرمايه گذاری مشترک در سر تا سر برنامه کاربردی تمايل دارند-معمولاً 10 تا 20 در صد کل سرمايه گذاری انجام می شود.
بهترين کاربرد های مديريت برنامه کاریردی
انواع کاربردهای مستند سازی معماری جاری ترکيب شده اند و به اين نکات توجه داشته اند:
- کاهش سرمايه گذاری جديد و تجزيه سيستم، استراتژيهای برنامه کاربردی جديد بايد بر اساس ترتيب اولويت ذيل انتخاب شوند:استفاده مجدد،خريد، ساخت(توسعه قديمی)
- عموماً،طراحی مجدد فرايند کسب و کار بايد جلوتر از توسعه سيستم حرکت کند،به ويژه در مورد برنامه های کاربردی جديد که با برنامه کاربردی پشتيبانی می شوند. احتياجات برنامه کاربردی بايد از تلاش طراحی مجدد فرايند کسب و کار ناشی شود.
- بسته های نرم افزاری سه گانه بايد مورد پذيرش اکثريت سيستمهای اجرا شده جديد واقع گردند.
- هنگام بکارگيری بسته های نرم افزاری برای فرايندهای کسب و کار غير حياتی،تلاش کنيد فرايند کسب و کار را برای تطبيق بسته های نرم افزاری، هر جا که امکان اجتناب از برنامه های عالی و تلاشها وجود دارد را اصلاح کنيد.
- اگر اصلاحات فرايند کسب و کار غير ممکن است يک راهکار محدوديت استفاده از بسته های غير تفکيک شده يا مشخص، توسعه برنامه های سنتی برای شکاف بين بسته ها می باشد.
- به هنگام انتخاب خط مشی برنامه کاربردی، آنهايی را انتخاب کنيد که می توانند با حداقل هزينه عمل کنند و تکنولوژيهايی که دارای هزينه کمتر پشتيبانی در دراز مدت می باشند.
توسعه برنامه های کاربردی جديد
كتابهاي كاملي نوشته شده اند كه بطور مفصل فرايند ايجاد برنامه كاربردي سنتي را بررسي مي كنند. از جمع آوري احتياجات از ميان طراحي فني و توسعه تضمين كيفيت و آزمايش پذيرش كاربران،تبديل داده ها و به كارگيري دانش موجود براي اين موضوع ويژه ،گسترده است. وبراي همهسيستمهاي حرفه اي قابل دسترسي است. بنابراين ما مختصراً فقط چند بررسي درتوسعه برنامه كاربردي را بيان مي كنيم.گامهاي عمده كه تلاشهاي توسعه برنامه كاربردي را تشكيل مي دهند عبارتند از:
- برنامه ريزي و تخمين
- شناسايي احتياجات
- طراحي سيستم
- طراحي تفصيلي
- آزمايش
- بكارگيري
- پشتيباني مستمر
هر يك از اين گامها بايد در جزئيات برنامه ريزي شوند.برنامه ها بايد در تكميل هر گام اصلي مورد تجديد نظر قرار گيرند. به ويژه شناسايي احتياجات و وظايف طراحي سيستم كه ممكن است به تغيير فرضيات زمان طرح، منافع و هزينه ها منتج گردد. تيم برنامه كاربردي بايد بررسي ويژه اي بر تخمين طرحهاي توسعه بهبود روشها انجام دهد. همچنين،روشهاي برآوردي متعددي كه غالباً تلاش برآورد مورد غفلت واقع ميشود يا چشم پوشي مي گردد، وجود دارند. اغلب برآورد طرحها، وقتي كه در همه حال تلاش مي شود از بالا به پايين انجام مي شود.نتيجه آن توليدات بهينه براي منابع ،زمان بندي و تاريخ هاي كامل است. يك روش ترجيحي، پيش برنده هاي كليدي تلاش براي طرح نظير تعداد وظايف برخوردها،جداول را در برنامه كاربردي تعيين مي كند.بر اين اساس يا ديگر پيش بيني هاي مناسب از تلاش كار،تيم مي تواند برآورد معقولي از احتمال تلاش براي تكميل طرح انجام دهد.
طرحهاي ساختاري
براي طرحهاي بزرگ توسعه،تيم براي نقشهاي زير به منابعي احتياج دارد:طراحي نمودار و برخورد كاربران،شكل وظيفه اي،طراحي و مديريت پايگاه داده هانتبديل داده ها كدگذاري بهبود و آزمايش تضمين كيفيت. بعلاوه، تيم بايد كفالتي از حداقل كاربر تجاري كه مالك نيازمنديهاي تجاري خواهد بود و به طراحي برنامه كاربردي كمك ميكند،داشته باشد.شكل 8.15 حداقل ويژگي هايي كه از تيم انتظار مي رود را تشريح مي كند.
مديريت فعاليت توسعه نرم افزار
سرانجام مديران برنامه كاربردي بايدبا كنترل گوناگون و مسائل كيفي در رابطه بافعاليتهاي توسعه سيستم هاي بزرگ آشنا باشند. به عنوان مثال:
- كنترل نسخه نرم افزاري:وسايل متعددي براي كمك به تيم جهت مديريتنسخه ترم افزاري مديريت قوانين و اهداف در طول توسعه فراهم است.
- مستند سازي: فرايند كسب و كار، احتياجات، فهرست پايگاه داده و. اهداف نرم افزار را بررسي مي كند.ابزارهايي فراهم هستند كه اين طبقه بندي ها را به خوبي برررسي مي كنند. براي طرحهاي كوچكتر، فعاليت مستند سازي به آساني مي تواند با برنامه هاي پردازش كلمه و صفحه گسترده انجام شود.
- اندازه گيري بهره وري:روشهاي گوناگوني براي ارزيابي و اندازه گيري توسعه كمي و كيفي منابع وجود دارند. مدير توسعه بايد با اين روشها آشنا بوده و آنها را در جاي مناسب بكار بگيرد.
- آزمايش: آزمايش به شبيه سازي محيط هاي دنياي واقعي براي اطمينان ساختن از عملكرد نرم افزار،آنگونه كه طراحي شده مورد نياز است كمكگ مي كند.توسعه دهندگان و كاربران بايد با آزمايش درگير باشند. در طحهاي بزرگ، تيم آزمايش تخصيص تضمين كيفيت مورد نياز است. چهار گام در مرحله ازمايش عبارتند از:
-ايجاد برنامه آزمايش
-ايجاد آزمايش اوليه سيستم و واحد
-ايجاد آزمايش اوليه عملكرد
-ايجاد آزمايش پذيرش كاربران
- نگهداري:تيم توسعه احتمالاً براي بقاء نرم افزار در جهت نگهداري نرم افزار حركت خواهد كرد.
اجراي بسته هاي برنامه كاربردي
گامهاي بكار گيري بسته هاي نرم افزاري شبيه مرحله توسعه انتظار طرحهاي توسعه كه عموماً جانشين برنامه كاربردي مي شود، است.گامهاي مشترك اجراي بسته نرم افزاري عبارتند از:
- انتخاب نرم افزار
- برنامه ريزي،برآورد و شناسايي
- طراحي
- آزمايش
- استخدام و بكارگيري
برآورد
روشهاي زيادي براي برآورد كل تلاش كاري و هزينه هاي اجراي يك برنامه كاربردي وجود دارد.بيشتر فروشندگان روشي را براي اجراي برنامه هايشان دارند. اگر چه ابزارهاي برآورد فروشندگان سودمند هستند،تيم برنامه كاربردي بايد برآوردهاي خود را به خوبي به كار گيرد. فرايند برآورد بايد راهبردهاي كليدي فعاليت براي آزمايش،بكارگيري و تغيير سيستم را شناسايي كند.
راهبردهاي معمول فعاليت در بكارگيري بسته هاي برنامه كاربردي عبارتند از:
- تعداد حوادث كسب و كار كه تغييرات مالي داخل و خارج شركت را بررسي مي كند(سفارشات خريد و صورتحساب ها).
- تعداد وظايف سيستم
- تعداد،اندازه و پيچيدگي جدول پايگاه داده ها
- تعداد،اندازه و پيچيدگي پرونده ها
- تعداد مداخلات كاربران براي بهبودي
- تعداد داده هاي اصلي سيستم و خروجي هايي كه ايجاد مي شوند.
- تعداد افراد در طرح.
- تعداد راهكارهاي فني.
- تعداد روشهاي سيستمي جايگزين شده.
- تعداد چرخه آزمايش كه كامل شده است.
- تعداد آزمايشات سيستم كاربران.
- تعداد روشهاي جديد اجرا شده.
- تعداد جلسات آموزشي كه كامل شده است.
- طول ميانگين جلسات آموزشي
با چنين تفكري، تيم اجراي بسته نرم افزاري مي تواند ليست جامعي از راهبردهاي كليدي از تلاش براي فعاليتهاي خاص كه از ليست نمونه به عنوان نقطه شروع استفاده ميشود،تهيه كند.
راهنماي اتاق كنفرانس
يك گام خطرناك كه غالباً در اجراي بسته نرم افزاري چشم پوشي شده، عمل كردن به راهنماي اتاق كنفرانس(CRP) مي باشد.اين گام به تيم و كاربران نهايي اجازه مي دهد تا سيستم يا وظايف جزء سيستم را با داده هاي خاص شركت، اجراي فرايند كسب و كار خاص شركت بررسي كنند. بسياري از فروشندگان برنامه كاربردي سعي مي كنند رهبران IT را از تكميل اين گام منصرف كنند،به علت اين كه تعهد زماني براي اين بخشها مورد نياز است.هر چند تضمين بهتري وجود ندارد كه سيستم احتياجات كسب و كار را با ديدن آن در يك محيط واقعي، از بعدي كه فروشندگان معمولاًعمل مي كنند،برآورده كنند. راهنما بايد در شركت با فرايند آزمايش شده وظايف بحراني كسب وكار راهنمايي شود. موفقيت يا شكست راهنماي اتاق كنفرانس، به طور بالايي از موفقيت كلي طرح قابل پيش بيني است.
شناخت فرايند كسب وكار
وظيفه ديگري كه به آن بي توجهي شده است تعريف فرايند كسب و كار شركت است. اجراي نرم افزار تقريباً بدون مستند سازي خوب از فرايند كسب و كار غير ممكن است. مستند سازي تفصيلي از فرايندهاي كسب و كار موجود براي تحليل شكاف در برنامه هايي كه به روشهاي اضافي احتياج دارند،تهيه مي شود. اساسي ديگري كه بايد به وسيله تيم برنامه كاربردي به هنگام اجراي نرم افزار مورد توجه قرار گيرند عبارتند از:
- تغييرات نرم افزاري را حداقل كنيد.اين عمل منافع عمده بسته نرم افزاري را كاهش مي دهد.
- اگر تغييرات نرم افزاري ناگزير بايد انجام شوند مطمئن شويد كه به خوبي مستند سازي شدند و تا حد ممكن به بسته هاي كمتري محدود شدند. اين كار اجراي بعدي ارتقا و اصلاحات بسته هاي نرم افزاري را آسانتر خواهد كرد.
- اطمينان حاصل كنيد كه تيم برنامه كاربردي،نه فروشندگان،در طول وبعد از اجرا برنامه را هدايت ميكنند.
- روشهايي را بيابيد كه بر اولويتهاي توسعه و ارتقا فروشندگان برنامه ها اثر بگذارد.
- فرض نكنيد كه يك برنامه مهم آموزشي در پايان اجرا براي كاربران نهايي كفايت خواهد كرد.بايد جلسات آموزشي 3 تا 6 ماهه وجود داشته باشد تا از روش جامع برنامه اطمينان حاصل كنيد و در رسيدن به منافع برنامه ريزي شده سيستم كمك نمايد.
خلاصه
تصميمات مديريتي برنامه كاربردي در يك شركت پيچيده است و به دور انديشي و برنامه ريزي زيادي احتياج دارد.برنامه هاي كاربردي بايد با استراتژي كلي سازگار و در جاي مناسب به كار گرفته شوند.برنامه بايد در فواصل معين بوسيله تيم مديريت مورد تجزيه و تحليل قرار گيرد تا ضعف هاي برنامه ريزي نادرست،عملكردها يا قابليتهاي گزارش دهي در زمينه كسب و كار داده شده را مشخص كند.همه برنامه كاربردي بايد بر اساس ارزش كسب و كار شايستگي رايج ارزيابي شوند. در مواردي كه برنامه كاربردي تأكيد بيشتري دريافت مي كند(ارزش بالاي كسب و كار و شايستگي كم)،ارزيابي اضافي براي تعيين ارتقا يا جانشيني استراتژي صورت مي گيرد. اگر برنامه كاربردي جانشين شود تيم مديريت بايد سياستي را بر اساس توسعه سنتي،بكار گيري بسته هاي ERP يا يك رويكرد دوگانه بهبود بخشد.در يك موقعيت ثابت،تيم مديريت وقت خود را بين پشتيباني برنامه و ارتقا سيستم هاي موجود تقسيم خواهد كرد. اين وظايف بين افراد،براي آسان سازي تكميل سريع ارتقاآت تقسيم مي شود. بخش توسعه ممكن است به خاطر ايجاد سيستم هاي جديد همانند به كارگيري سيستمها مسؤل باشد. در هر حالت،نظم استانداردي براي مديريت مؤثر طرحها به كار گرفته مي شود و به تيم در موفقيت برنامه ريزي،ايجاد و مديريت برنامه كمك مي كند.
منبع: مدیریت دولتی در ایران، علی ادبی فیروزجایی
