مقدمه
*همه ما چه در منزل وچه در محيط كار، نياز داريم وقت خود را تنظيم كنيم.
*ترتيب انجام كارهاي روزانه تاثير چشمگيري بر روي كميت و كيفيت آن چه كه از زندگي به دست مي آوريم،دارد.
*اين پروژه به ما نشان مي دهد چگونه از وقت خود استفاده بهتري به عمل بياوريم.
فصل اول؛
زمان چيست؟
1-تجزيه وتحليل زمان
2-چگونه از زمان استفاده مي كنيد؟
3-مهارتهاي خود را ارزيابي كنيد.
1- تجزيه وتحليل زمان:
1) هر روز زماني را به بررسي واولويت بندي كارها اختصاص بدهيد.
2) براي انجام يك كار دشوار،بخش كوچكي از آن را انتخاب كنيد و بلافاصله انجام دهيد.
2- چگونه از زمان استفاده مي كنيد؟
1) هنگام رفتن به محل كار درباره روزي كه در پيش خواهيد داشت فكر كنيد.
2) كارهايي را به ديگران محول كنيد كه كارايي شما را دراستفاده از زمان كاهش مي دهند.
3) ساعات كاري روزانه را به بخشهاي 30 دقيقه اي تقسيم كنيد.
4) براي ارزيابي كارايي خود فهرست زمان بندي شده را مرور كنيد.
5) فهرست زمان بندي را هر چند وقت يك بار به روز كنيد.
3- مهارتهاي خود را ارزيابي كنيد.
1) هميشه سر وقت وآماده به ملاقاتها مي روم.
2) در اتاق جلسه ساعت ديواري را جايي قرار مي دهم كه براي همه قابل رويت باشد.
3) از ملاقاتهايي كه ترتيب ميدهيم نتيجه مورد نظر به دست مي آيد.
4-ساعاتي از روز را به ملاقات با همكاران اختصاص مي دهيم.
5-مراسلات پستي را به محض رسيدن به دفتر باز مي كنيم.به طور كلي با پر كردن پرسشنامه اي كه بخشهايي از آن ذكر شد،سعي مي كنيم ،مهارتهاي خود را در استفاده بهينه از زمان ارزيابي كنيم.
فصل دوم:
برنامه ريزي براي كسب موفقيت
1) بررسي اهداف
2) تعيين اولويتها
3) ارزيابي الگوهاي رفتاري
4) ثبت وتنظيم برنامه هاي كاري
5) تفكر مثبت
بررسي اهداف:
1-اهداف بلند مدت را به برنامه هاي اجرايي هفتگي وروزانه تقسيم كنيد.
2-روند نمايي از آينده شغلي خود تهيه وبراي برداشتن قدم بعدي برنامه ريزي كنيد.
تعيين اولويت ها:
1) اگر نمي توانيد كارهايتان را اولويت بندي كنيد با ديگران مشورت كنيد.
2) در تعيين اولويتها موارد اختلاف را با مافوق خود حل كنيد.
3) ببينيد آيا اولويتهاي ساير همكاران با اولويتهاي شما تناقض دارد يا خير.
4) هم زمان با تغييرات يا در يافت اطلاعات جديد،اولويتها را تغيير دهيد.
ارزيابي الگوهاي رفتار كاري:
1) توان فكري وبدني خود را اندازه بگيريد.
2) بخشي از توان خود را به خانواده وفعاليتهاي تفريحي اختصاص دهيد.
3) براي ارتقاي كاري شركت استفاده از ساعات كاري شناور را پيشنهاد كنيد.
ثبت وتنظيم برنامه هاي كاري:
1) سررسيدي انتخاب كنيد كه زيبا باشد تا از نوشتن در آن احساس لذت كنيد 0
2) براي نشان دادن درجه اهميت كارها از قلم رنگي استفاده كنيد.
3) در تقويم خود براي بيش از يك سال برنامه ريزي نكنيد
4) در صورتي كه كار را در مهلت تعيين شده انجام داديد به خود پاداش بدهيد.
5) فقط كارهاي ناخوشايند را به ديگران واگذار نكنيد.
6) مهلت انجام كارها را واقع بينانه تعيين كنيد.
تفكر مثبت:
1) سعي كنيد حداقل يكي از كارهايي كه در طول روز انجام مي دهيدجزو كارهاي لذت بخش باشد.
2) به عنوان آخرين كار،شب هنگام مطلبي بخوانيد كه توسط نويسنده مورد علاقه تان نوشته شده باشد.
3) خصوصيات مثبت همكاران ومشتريان را مورد توجه قرار دهيد.
4) در دفترچه يادداشت الكترونيكي خود نقاط ضعف را ياد داشت كنيد و سپس نحوه رفع آنها را پيدا كنيد.
فصل سوم:- ايجاد تغييرات فوري:
1- مرتب كردن دفتر كار
2- بايگاني پرونده ها
3- راههاي جلوگيري از به هم خوردن تمركز
4- گزينش اطلاعات
5- كار كردن با ديگران
6- تماس تلفني با افراد
7-پاسخ به تماس تلفني ديگران
8 – خواندن ونوشتن
9- استفاده از تكنولوژي
10 – برگزاري جلسات
11- سفرهاي كاري
12- برنامه ريزي براي اوقات فراغت
مرتب كردن دفتر كار:
1) سعي كنيد به غير از كارهايي كه در دست انجام داريد كار ديگري بر روي ميز كارتان نباشد.
2) مراقب كاغذ يادداشت هاي كوچك چسب دار خود باشيد، زيرا به راحتي گم ميشوند.
3) هرروز محيط كارتان را مرتب كنيد.
4) براي تسريع در خواندن مطالب،قسمتهاي مهم را مشخص كنيد.
5) سيستم بايگاني را هر چند ماه يك بار باز نگري كنيد.
بايگاني پرونده ها:
1) براي بايگاني يك سيستم انعطاف پذير داشته باشيد،به طوري كه همگام با توسعه كار،سيستم نيز رشد كند.
2) هر چند وقت يكبار،پرونده ها راباز نگري كنيدومداركي كه نياز نداريد را دور بيندازيد.
3) كاغذهاي متفرقه رادر پرونده اي تحت عنوان ((متفرقه)) قرار دهيد.4) اوراقي رابايگاني كنيد كه مورد نياز هستند ودر آينده نيز به آنها مراجعه خواهيد كرد.لازم به ذكراست كه تصميم گيري دربارهاوراقي كه بايد نگهداري يا دور انداخته شوند كار مهمي است.بنابراين در انجام اين كار نقش فعالي داشته باشيد.
راه هاي جلوگيري از به هم خوردن تمركز:
1) از منشي خود بخواهيد تمام تماس هاي تلفني را به شما وصل نكند.چون تماسهاي تلفني بدون برنامه ايجاد مزاحمت ميكنند.
2) براي نشان دادن پايان جلسه،گوشي تلفن را برداريد.
3) اگر كسي به دنبال شما وارد دفتر كارتان شد،سر جاي خود ننشينيد و ايستاده صحبت كنيد.
4) در صورت باز بودن در،صندلي خود را دور از ديد قراردهيد.چون در اين صورت امكان مزاحمت هاي كاركنان كمتر خواهد بود.
گزينش اطلاعات:
1) اطلاعاتي كه فكر مي كنيد به آنها نياز نداريد رادور بريزيد.
2) جلسات اتفاقي را ايستاده برگزار كنيد،در اين صورت ميتوانيد آنهارا زودتر ختم كنيد.
3) اطلاعات را فقط براي كساني تكثير كنيد كه به آن نياز دارند.مثلا نامه مشتري كه از شركت شما رضايت دارد وجهت اطلاع ساير همكاران آن را تكثير مي كنيد.
4) اشتراك خود را با نشرياتي كه ديگر مورد نياز نيستند قطع كنيد.
5) مطا لب مهم روزنامه ها ومجلات را جداكنيد ودرپرونده اي براي مراجعات بعدي نگهداري كنيد.
6) فقط مطالب خواندني ضروري را روي ميز بگذاريد ومنابعي كه حاوي آخرين اطلاعات هستند را به طور مناسب نگهداري كنيد.
7) ارتباط اطلاعات به دست آمده را با طرح هاي جاري بسنجيد قبل از بايگاني مطالب مرجع ارتباط آن را با كار خود دقيقا بررسي كنيد.اين روش كسب اطلاعات به روز است.
كار كردن با ديگران:
1) قبل از اين كه وقت ديگران را بگيريد خوب فكر كنيد.وقت آنها به اندازه وقت شما ارزش دارد.
2) فقط زماني جلسه راتشكيل دهيد كه راه حل ديگري باقي نمانده باشد.
3) درباره همكاران خود برداشت شخصي نكنيد.چونئ جذابيت كار براي افراد مختلف متفاوت است.يكي از شواهدي كه نشان مي دهد افراد نسبت به كار خود بي انگيزه شده اند،عدم استفاده موثر ومناسب از زمان است.
تما س تلفني با ا فرا د:
1) قبل از تلفن زدن يك نفس عميق و آ رام بكشيد.استفاده موثر ومناسب از تلفن مي تواند كارايي وعملكرد شما را به نحوچشمگيري افزايش دهد.
2) هنگام مكا لمه تلفني حواس خود را بر صحبت هاي طرف مقابل متمركز كنيد.تماس ها را به ترتيب اهميت اولويت بندي كنيد وبيشترين وقت وانرژي را براي مهم ترين و ضروري ترين آنها صرف كنيد.
3) هنگام صحبت با تلفن،كار ديگري را نيز مد نظر داشته باشيد تا در صورت معطل شدن به آن بپردازيد.
پاسخ به تما س تلفني ديگران:
1) به ديگران بگوييد كه چه وقت مي توانند با شما تما س بگيرندو اين زمان را در سر رسيد خود يادداشت كنيد.به اين ترتيب هر زمان كه مايل بوديد با كساني كه تما س ميگيرند صحبت كنيد.
2) اگر مي خواهيد كسي مزاحم نشود تماس هاي تلفني را به شماره ديگر انتقال دهيد.از تلفني استفاده كنيد كه قبل از برداشتن گوشي شماره تماس گيرنده را نشان دهد تا در صورت عدم تمايل گوشي را بر نداريد.
خواندن ونوشتن:
1) رسيدگي به مطا لب مكتوب را به تاخير نيندازيد-ممكن است تعداد آنها زيادشود.روش صحيح اين كارها را بياموزيد تا در وقت صرفه جويي كنيد.
2) هنگام خواندن يك گزارش زير مطالب مهم خط بكشيد.اين كار را در مورد متن هاي ديگر نيز تكرار كنيد تا سرانجام به مرحله ايبرسيد كه بتوانيد كلمات كليدي را فورا وبه راحتي شناسايي كنيد.
3) هر روز تيتر روز نا مه ها را به طور اجمالي بخوانيد.
4) مطالب مرجع مورد نياز را جدا از ساير اوراق واسناد نگهداري كنيد.به اين ترتيب مي توانيد، حجم نا مه هايي راكه شخصا بهآنها رسيدگي مي كنيد را كاهش دهيد.براي اين كه نياز كمتري به نوشتن داشته باشيد، بياموزيد كه چگونه به مكاتبات رسيدهمثل ياد داشت ها و نمابر ها رسيدگي كنيد.
استفا ده از تكنولوژي:
امروزه اگر به اصول اوليه تكنولوژي اطلاعاتي،يعني هم گرايي ارتباطات ومحاسبه،آگاهي نداشته باشيم قادر به استفاده موثر ازوقت نخواهيم بود.
1) ماهي يك بار مطالب اضافي وبي فايده را از حافظه كامپيوترپاك كنيد.
2) در نظر داشته باشيد كه از كامپيوتر براي رفع چه نيازهايي مي توان استفاده كرد.براي بايگاني مطالب در كامپيوتر از سيستميمشابه سيستم بايگاني كاغذي استفاده كنيد.از كليه اطلاعات نسخه پشتيباني تهيه كنيد و روي آنها برچسب بزنيد.
3) پيا م هاي پست الكترونيكي را كوتاه تهيه كنيد و آ درس آنها را دقيق وارد كنيد.از آنجايي كه پست لكترونيكي بسيار سريع ا ست يك ابزار غير رسمي محسوب مي شود و لازم نيست قوانين خشك وسخت دستور زبان را دقيقا رعايت كنيد.ولي به خاطرداشته باشيدتضميني وجود ندارد كه نامه هاي الكترونيكي محرمانه بمانند.
برگزاري جلسات:
در هر هفته كاري وقت زيادي در جلسات سپري مي شود.يكي از جنبه هاي مهم مديريت زمان سهولت در برگزا ري جلسات وتحقق اهداف آنها ا ست.
1) افراد را تشويق كنيد كه نظرات خود را بيان كنند-حتي اگر با نظر شما مخالف باشند.
2) براي كاهش زمان جلسه بيشتر شنونده باشيد تا گوينده.دقت كنيد كه جلسات نه آنقدر كوتاه باشند كه طرف مقابل نتواند حرفش را بزند ونه آنقدر طولاني باشدكه موجب خستگي طرفين شود.
3) از يكي از همكاران خود بخواهيد، در صورت طولاني شدن،با ورود به اتاق جلسه را قطع كند.با تعيين موضوع ومدت زمان جلسه انتظارات طرفين از جلسه مشخص مي گردد و به اين ترتيب از ايجاد سوء تفاهم واتلاف وقت براي رفع آن جلوگيري مي شود.
4) براي هر يك از موارد مطرح شده در دستور جلسه زمان مشخصي را تعيين كنيد.از روي دستور جلسه ميتوان تعيين كرد كه براي هر موضوع چقدر وقت ميتوان صرف كرد.
5) با نوشتن ياد دا شت پيگيري توافقات جلسه را به ديگران ياد آوري كنيد.به طور كلي موضوعاتي كه وقت زيادي مي گيرند را بهانتهاي جلسه موكول كنيد تا بتوانيد طبق برنامه به ساير موضوعات بپردازيد.
سفرهاي كاري:
با توسعه بازار جهاني،سفر براي بسياري از افراد به صورت يكي از بخش هاي لا ينفك كاري در آمده ا ست. برنامه ريزي صحيحسفرهاي كاري موضوعي ا ست كه مديران در مديريت زمان به آن توجه خاصي دارند.
1) قبل از رفتن به سفرهاي كاري،از ضرورت ومقرون به صرفه بودن آن اطمينان حاصل كنيد.
2) در صورت امكان همه وسايل مورد نياز را در يك ساك دستي كوچك قرار دهيد.لوازم غير ضروري، در طول سفر، فقط ايجاد دردسرخواهند كرد.شما مي توانيد تنها اسناد و وسايل مورد نياز جهت شركت در جلسات را به همراه داشته باشيد.
3) در صورت تاخير هواپيما مي توانيد پاره اي از كارهايتان را در سالن فرودگاه انجام دهيد.براي جمع آوري بهتر وسايل لازم ا ستكه بر اساس طول مدت سفر ارزيابي دقيقي از نيازها به عمل آوريد.در صورت سفر به مناطقي كه اختلاف ساعت زيادي با محلزندگي شما دارند،قبل از سفر و بعد از رسيدن به مقصد خوب استراحت كنيد.
4) ساعت خود را با وقت محلي شهر يا كشور مقصد تنظيم كنيد.در سفرهاي كاري هدف مشخصي را دنبال كنيد واوقات فراغت رابه حداقل برسانيد از هر فرصتي براي فكر كردن درباره هدف سفر استفاده كنيد.
5)قبل از استفاده از تلفن هتل، نرخ مكالمه را بپرسيد.
6) تحقيق كنيد كه آيا در سفر به آداپتور نيا زخواهيد دا شت يا خير.
بر نا مه ريزي براي اوقات فراغت:
اداره كردن موفقيت آميز زمان فقط شامل برنامه ريزي اوقات كاري نيست.سعي كنيد اوقاتي را به گذراندن با خانواده ودوستانوتفريح وسرگرمي اختصاص دهيد.
1) به جاي مرخصي طولا ني مدت سعي كنيد سالانه دو يا سه مرخصي كوتاه مدت بگيريد.
2) زماني را براي تفريح و پرداختن به كارهاي مورد علاقه اختصاص دهيد.
پس از جلسات خسته كننده فورا مشغول كار نشويد.گذراندن مدت زماني خارج از شركت كمك مي كندتا تجديد قوا كنيد وبا ذهن باز به كار بپردازيد.
3) سعي كنيد هر روز يك تجربه جديد ومفيدكسب كنيد.از قبل نگاهي كلي به بر نا مه ساليانه بيندازيد ورفتن به تعطيلات را طبق آن بر نا مه ريزي كنيد.
فصل چهارم:مديريت زمان ديگران
1 -برقراري روابط خوب
2- تفويض اثر بخش
3- اداره كردن همكاران
4- اداره كردن مدير
برقرا ري روابط خوب:
1) سطح انتظارات خود را بالا ببريد.ديگران آنها را بر آورده خواهند كرد.فن بر قرا ري ارتباط نه تنها به محتواي پيامبلكه به شيوهانتقال آن به ديگران نيز مي پردازد.
2) براي متقاعد كردن ديگران از واقعيات استفاده كنيد نه از احساسات.
3) به اهداف ديگران علاقه نشان بدهيد.
4) شنيدن با گوش كردن تفاوت دارد.بياموزيد كه هميشه گوش كنيد.ميتوان با كاهش سلسله مراتب سازمانها هميشه حرفهاي خود را دقيقتر مطرح كنيدتا كاركنان رده پايينتر نيز به خوبي در جريان كار قرار بگيرند.
تفويض اثر بخش:
1) هنگام تفويض مسئوليت، اهداف را به روشني بيان كنيد. يا د بگيريد تا چگونه پاره اي از وظايف خود را به ديگران تفويضكنيد.به اين ترتيب فرصت خواهيد داشت تا كارهاي مهم تر را با موفقيت انجام دهيد.
2) زماني را براي كار هايي كه فقط خودتان مي توانيد انجام دهيد اختصاص دهيد.
3) چك ليستي از فر آيند انجام كار تهيه كنيد تا بهتر بتوانيد بر انجام آن نظارت داشته باشيد.هنگام تفويض اختيار شما حق تصميم گيري را تفويض مي كنيد ونه حق اجراي آن را.
4) در تقدير از كار خوب،سخاوتمند باشيد ودر سرزنش كردن ملايمت به خرج دهيد.همچنين شيوه برخورد با مشكلاتي كه حينانجام كار ممكن ا ست بروز كند را به بحث بگذاريد وبه سوال هاي افراد پاسخ بدهيد.
5) براي انجام كارهايي كه به ديگران تفويضمي كنيد ضرب الاجل دقيق و واقع بينانه اي تعيين كنيد . يكي از اختلاف نظرهايي كه معمولا در تفويض اختيار ايجاد مي شودتناقض در مسئوليتها ا ست.بنابراين لازم ا ست كه دقيقا وظايف فرد را تشريح كنيد.
اداره كردن همكاران
1) اجازه ندهيد كه همكاران با طرح مسائل بي اهميت حواس شما را پرت كنند. در محيط كار،فرد يا آن قدر از ديگران دور است كه نمي تواند از همكاري آنها استفاده كند.
2) جلسات را در دفتر كار همكاران برگزار كنيد تا هر وقت لازم بود بتوانيد جلسه را تر ك كنيد.فرد بايد با افراد مختلفي كار كند ودرباره شيوه استفاده از زمان وتعيين اولويت ها با آنها به توافق برسد.
3) زماني را در نظر بگيريد تا تمام كارمندان بتوانند به دفتر شما مراجعه كنند.
4 ) زماني به ملاقات همكاران خود برويد كه بيش از يك موضوع براي مطرح كردن داشته باشيد.
اداره كردن مدير
1) الگوي كاري مدير را بشناسيد وخود را با آن وفق دهيد.همچنين مي توانيد مدير خود را اداره كنيد اين كار را آشكارا انجام ندهيد تا افراد مافوق ومديران تصور نكنند كه موقعيت آنها زير سوال رفته است.
2) شناخت از شيوه زندگي مدير به شما در ايجاد ارتباط بهتر كمك مي كند.زماني كه رابطه خوبي با مدير برقرار كرديد ميتوانيد با او روابط رسمي كمتري داشته باشيد.اين مسئله برقراري ارتباط را آسانتر،مستقيم تر وموثرتر مي كند.
آخرين مطلب اين كه:به ياد داشته باشيد كه زمان مردم سالاراست وهمه به طور يكسان وقت در اختيار دارند.
تدوین و ارائه :
مهدی یاراحمدی خراسانی
