بررسي اثرات اتوماسیون اداري بر بهره وری نیروی انسانی در آموزش و پرورش

چكيده‌:
تلاش براي بهبود بهره وري ‌، تلاش براي زندگي بهتر افراد و جامعه است كوششهاي همه جانبه سازمانها و خصوصاً آموزش و پرورش در جهت ارتقاي بهره وري‌، كوششي مستمر و براي تداوم حيات و رشد و توسعه در عرصه فعاليتهاي اجتماعي و آموزشي است. در اين راستا استفاده از كليه ابزارها‌، از جمله رايانه‌، راهگشاي سازمانها در دستيابي هر چه سريعتر به نتايج حصول به اهداف سازماني است.اين تحقیق با هدف بررسي اثرات مكانيزه شدن امور اداري سازمان آموزش و پرورش بر افزايش بهره وري‌، درصدد است تا براي بهينه سازي سيستمها و روشهاي اجرايي و دستيبابي به نظامي كارآمد‌، هزينه ها را كاهش‌، سرعت انجام امور را بيشتر‌، رضايت ارباب رجوع را بالاتر و رضايت شغلي كاركنان را در سطح مورد انتظار ببيند.با توجه به اینکه بين مكانيزه شدن خدمات سازمان آموزش و پرورش  و كاهش هزينه ها ، رضايت شغلي كاركنان ، سرعت انجام كار و رضايت ارباب رجوع رابطه معني دار وجود دارد.در نتيجه مكانيزه كردن امور اداري و خدمات آموزش و پرورش باعث افزايش بهره وري نيروي انساني مي شود. لذا آموزش و پرورش  با طراحي‌، تدوين و استقرار سيستم متناسب با سازمان و استفاده از متخصصان بيشتر و با تجربه و استفاده از تجزيه و تحليلهاي محيطي راه را براي رسيدن به اهداف‌، علايق و وابستگيهاي منابع انساني به سازمان هموار نمود.

مقدمه :
توسعه جوامع و ورود به عصر جديد‌، عصر اطلاعات و ارتباطات نتيجه رشد و ارتقاء بهره وري است كه نمونه بارز آن استفاده بيشتر از اتوماسيون و كاربرد رايانه‌، در سازمانها در كنار سيستمهاي نوين مديريتي مي باشد. نوآوري در زمينه تكنولوژي منبع مهم افزايش بهره وري است‌، افزايش توليد كالا و خدمات و بهبود كيفيت از طريق بكارگيري اتوماسيون و تكنولوژي اطلاعات قابل دستيابي است اتوماسيون مي تواند موجب صرفه جوئي و كاهش هزينه و افزايش سرعت در ارائه خدمات شود. طي سه دهه گذشته اتوماسيون و توسعه روزافزون تكنولوژي مهمترين سهم را در افزايش بهره وري داشته اند.در سالهاي اخير‌، افزايش كيفيت و كميت خدمات‌ آموزشي‌، توسعه سازماني‌، ايجاد رضايتمندي و تكريم ارباب رجوع در رديف مهمترين اهداف و آرمانهاي وزارت آموزش و پرورش است بستر سازي براي گسترش استفاده از فناوريهاي نوين ارتباطي يكي از راهبردهايي است كه مي تواند به جريان افزايش بهره وري در آموزش و پرورش سرعت بخشد و جبران عقب ماندگيهاي سالهاي گذشته را در پي داشته باشد. در طول تاريخ فعاليتهاي بشري‌، افزايش و ارتقا‌ء بهره وري بعنوان يكي از مهمترين و اساسي ترين اهداف‌، همواره موردنظر بوده است. تنها در طول 15 سال اخير افزايش بهره وري در سطح جهان 45 برابر شده است كه اين افزايش معجره آسا بطور عمده نتيجه بهبود در سيستمهاي نرم افزاري و مديريتي سازمانها بوده است تكنيك ها و ابزارهاي بسياري بمنظور افزايش سطح  بهره وري مورد استفاده بشر قرار گرفته است‌، شايد از همه ابزارهاي مورد استفاده شده رايانه‌، بيشترين سهم را در رسيدن به بشر به اين هدف داشته است. امروز تمام كشورهاي جهان در پي بدست آوردن پيشرفتهايي در زمينه بهره وري هستند بدين معني كه بتوانند با مصرف منابع و هزينه هاي كمتر به مقدار توليد بيشتر دست يابند در دنياي رقابت آميز امروز‌، بهره وري بعنوان يك فلسفه و يك ديدگاه مبتني بر استراژي بهبود مهمترين هدف سازمانها را تشكيل مي دهد كه مي تواند همچون زنجيري فعاليت كليه آحاد جامعه را بهم مرتبط سازد‌، بهبود بهره وري يك تفكر و جهان بيني است مبتني بر بالابردن توان آفرينش‌، قدرت خلق و ميزان استعداد‌‌، تلفيق جامعه و سازمانها با تحولات تكنولوژي و عملي و اقتصادي جهان فلسفه بهبود بهره وري در سازمانها باعث مي گردد تا نيروي انساني بتواند درست فكر كند‌، نوآوري و نگرش سيستماتيك پيدا كند. افزايش بهره وري به اشكال مختلف مي تواند صورت گيرد از تغيير عملكرد يك شخص در سازمان تا تغيير در استفاده از امكانات فني‌، در ارائه خدمات سازماني.در بسياري از سازمانها مديران بيشتر وقت خود را صرف انجام فعاليتهاي جاري سازمان مي‌كنند در حالي كه لازم است وقت بيشتري را صرف برنامه ريزي‌، نوآوري و كنترل فعاليتهاي براي افزايش بهره وري كنند با استفاده از سيستمهاي مكانيزه‌، مديران مرزهاي مديريت سنتي و ديكته شده از قبل را در نورديده و در روند بهبود مديريت در راستاي نيل به اهداف سازماني‌، تلاش خواهند كرد.

بيان مسأله
بطور كلي سيستمها و روشهاي يكي از عوامل مهم در پيشرفت و توسعه هر سازمان محسوب مي شود اين عامل بويژه در سازمانهاي دولتي و عمومي كه وظيفه شان ارائه خدمات مي باشد. بسياري مهم است بهبود و بهينه سازي سيستمها و روشهاي عملياتي مرتبط با خدمات سبب سرعت بخشيدن به كارها و جلب رضايت مراجعان و بهبود ارتباطات برون سازماني و درون سازماني و ايجاد محيطي سالم براي كار و فعاليت كاركنان مي شود كه نتيجه آن علاوه بر فوايد اقتصادي‌، در برگيرنده مزاياي اجتماعي و ايجاد احترام عمومي براي سازمان است‌، در سازمان آموزش و پرورش نيز بازنگري و بهينه سازي سيستمها و روشهاي اجرايي و عملياتي داراي اهميت بسزايي است.با توجه به مطالب فوق‌، سازمان آموزش و پرورش براي بهينه سازي سيستمها و روش هاي عمليات اجرايي و به منظور ارتقاي سطح بهره وري و دستيابي به نظامي كارآمدتر و سرعت بخشيدن به ارائه خدمات به دانش آموختگان اقدام به مكانيزه نمودن سيستمهاي خود نمود .

اهداف تحقيق
نظر به اهميت بهره وري و ضرورت دستيابي به آن كه با توجه به محدود بودن منابع و امكانات سازمانها در صحنه رقابت‌، بمنظور ارائه خدمات سريعتر‌، كم هزينه تر‌، مطلوبترو در نهايت افزايش بهره وري نيروي انساني‌، از ديرباز توجه بسياري از محققين را به خود جلب كرده است‌، اين ضرورت محقق را بر آن داشت كه به بررسي يكي از عوامل مهم مؤثر بر بهره وري يعني مكانيزاسيون سازمان آموزش و پرورش بپردازد. ‌، لذا مي توان در نهايت اهداف تحقيق را بصورت ذيل مورد ارزيابي قرار داد.

اهميت و ضرورت تحقيق
تغييرات شديد تكنولوژيكي‌، اطلاعاتي‌، سياسي و اقتصادي در عصر حاضر چالشها و فرصتها را براي سازمان بوجود آورده است. سازمانهايي كه خود را از قبل آماده اين تغييرات ساخته اند‌، نه تنها از اين چالشها سود مي برند بلكه خود مي توانند خالق چنين تغييراتي در آينده باشند. هر سازماني چه صنعتي‌، چه تجاري و چه خدماتي و آموزشي بعنوان يك سيستم باز در مواجه با عوامل و متغيرهاي بيشمار محيطي نيازمند داشتن يك سيستم تعاملاتي كارآمد است كه بتواند از طريق بازخور اطلاعاتي‌، مسير حركت سازمان را تعيين و افزايش بهره وري آن را تامين نمايد‌ و اين ممكن نخواهد بود مگر اينكه سازمان بتواند به تكنولوژيهاي پيشرفته عملياتي و اطلاعاتي دسترس يابد.  براي سنجش و ارزيابي عملكرد هر سازمان‌، معيارها و شاخصهاي گوناگون و متفاوتي مورد استفاده قرار مي گيرند‌،نظر باينكه سازمان آموزش و پرورش كه يك سازمان خدماتي آموزشي است مکانیزاسیون با اهداف زیر در دستور کار قرار گرفت.
1) آموزش شغلي مستمر مديران و كاركنان
2) ارتقاء انگيزش ميان كاركنان براي كار بهتر و بيشتر.
3) ايجاد زمينه هاي مناسب بمنظور ابتكار و خلاقيت مديران و كاركنان.
4) برقراري نظام مناسب پرداخت مبتني بر عملكرد و برقراري نظام تنبيه و تشويق.
5) وجدان كاري وانضباط اجتماعي كه عامل خود كنترلي است.
6) تحول در سيستم و روشها كه نقش حساس و كليدي دارند.
7) تقويت حاكميت و تسلط سازمان بر امور.

تعاريف بهره وري:
تعريف سازمان بين المللي كار (ILO)[1][3] 1
تعريف سازمان بين المللي كار‌، بهره وري را اينطور بيان مي كند كه «محصولات مختلف با ادغام چهار عامل اصلي توليد مي‌شوند، اين چهار عالم عبارتند از: زمين- سرمايه- كار و سازماندهي. نسبت تركيب اين عوامل بر محصولات معياري براي سنجش بهره وري است» (ابطحي‌، 1380، ص 6).

تعريف آژانس بهره وري اروپا (EPA)
آژانس بهره وري اروپا بهره وري را به طريق زير مطرح مي سازد:
1. بهره وري درجه استفاده مؤثر از هر يك از عوامل توليد است.
2. بهره وري در درجه اول‌، يك ديدگاه فكري است كه همواره سعي دارد آنچه را كه در حال حاضر موجود است بهبود بخشيد.بهره وري مبتني بر اين عقيده است كه انسان مي تواند كارها و وظايفش را هر روز بهتر و يا اخذ نتايج برتر از روز پيش به انجام رساند. (ابطحي‌، 1380‌، ص 6)

تعريف مركزي بهره وري ژاپن (JPC)3
بهره وري عبارت است از به حداكثر رساندن استفاده از منابع‌، نيروهاي انساني‌، تسهيلات و غيره به طريقه علمي  و كاهش هزينه هاي توليد‌، گسترش بازارها‌، افزايش اشتغال‌، كوشش براي افزايش دستمزدهاي واقعي و بهبود معيارهاي زندگي‌، آنگونه كه به سود كارگر‌، مديريت و عموم مصرف كنندگان باشد.

تعريف سيستمي بهره وري
بهره وري عبارتست از نسبت بين مجموعه خروجيهاي يك سيستم به وروديهاي آن‌،از ديدگاه سيستمي بهره وري در يك محيط با ويژگيهاي مختلف و متغيير قرار دارد و عوامل توليد مختلف مانند نيروي كار‌، سرمايه‌، انرژي‌، مديريت‌، تكنولوژي و … بكار گرفته بعنوان وروديها به فرآيند توليد وارد مي گردند و بصورت خروجيهاي مانند كالاهاي ساخته شده و خدمات‌، از اين فرآيند بيروي مي‌آيند.(طاهري‌، 1381‌، ص 24).

مكانيزاسيون
شايد هنوزمدت زمان طولاني از اختراع اولين دستگاه كامپيوتري و دستگاههاي اوليه كامپيوتري با حجم بيشتر و كاربرد محدوده آن نمي گذرد. گرايش جوامع بشري به سرعت عمل‌، وسعت حجم عمليات‌، دسترسي سريع به داده ها و صرفه جويي در هزينه ها و تقليل نيروي انساني در امورات مختلف و نياز جوامع انساني به توسعه تكنولوژي از جمله كنترل بزرگترين مجموعه هاي صنعتي در بخش صنعت و خدمات‌، كشف قانونمنديهاي بالقوه و تسهيل روابط و مناسبات و توسعه مبادلات و تجزيه و تحليل مسائل متعدد اقتصادي با مدلهاي رياضي در بخش اقتصاد‌، ايجاد شبكه هاي اطلاع رساني و خبردهي و بالعكس از همه نقاط جهان و مبادله اخبار و اطلاعات و تجزيه و تحليل آنها در مسائل سياسي‌، همچنين براي ايجاد سيستمهاي متنوع جهت تسهيل امور عمومي جوامع در نظارت اداري‌، موجب گرديد كه گامهاي فراتري در جهت استفاده بهتر از اين پديده كه «كامپيوتر» نام داشت‌، برداشته شود كه عموماً با موفقيت همراه بوده است.
يك سيستم كامپيوتري شامل كامپيوترها و ابزارهاي كنترل شده بوسيله كامپيوترها هستند كه بوسيله انجام برنامه ها1، داده ها2 را پردازش مي كنند. ابزار فيزيكي در سيستم كامپيوتري را سخت افزار3 و برنامه هاي آن را نرم افزار4مي نامند.
بطور كلي هر سيستم كامپيوتري شش وظيفه مهم را انجام مي دهند.
1) دستگيري داده ها و اطلاعات5 : ارائه و نمايش اطلاعات به شكلي كه بتوان آنها را انتقال و ذخيره كرد.
2) انتقال6 : اطلاعات را از يك مكان به مكان ديگر انتقال دهد.
3) ذخيره7 : كه اطلاعات را به جاي خاصي براي بازيابيهاي بعدي انتقال مي دهد.
4) دستكاري كردن8 : كه از طريق اطلاعات موجود و يا خلاصه كردن‌، ذخيره‌، تركيب دهي مجددو شكل دهي مجدد آنها يا انواع ديگري از محاسبات‌، مي توان اطلاعات جديدي را ايجاد كرد.
5) بازيابي9 : پيدا كردن اطلاعاتي كه در حال حاضر به آنها نيازي باشد.
6) نمايش10 : كه اطلاعات را به افراد و كاربر نشان مي دهد.

پیاده سازی و استقرار
تجربه به ما آموخته است كه ارائه نرم افزار بدون خدمات و سرويس هاي مناسب، نيازهاي اساسي مشتريان را حل نخواهد كرد. پس از پياده سازي سيستم‌ها، گستره وسيعي از فعاليت‌هاي پشتيباني آغاز مي‌شود تا ضمن فراهم نمودن شرایط استفاده‌ي صحيح و اصولي و آخرين امكانات افزوده شده به سيستم‌ها در اختيار سازمان مشتري قرار گيرد
عملیات پشتيباني با توجه به نوع پروژه و یا درخواست مشتری به صورتهای مختلفی همچون حضور كارشناسان در محيط كاربر، پاسخ گويي و راهنمايي از طريق تلفن و پشتيباني از راه دور (E-Support) صورت ‌‌پذيرفت.

امكان ارتقاء و پشتيباني سيستم از راه دور
از مزاياي مهم مجموعه‌ محصولات حسيب، امكان ارتقاء و پشتيباني سيستم از راه دور مي‌باشد. اين امكان، خصوصاً براي استفاده‌كنند‌گاني كه داراي گستردگي در سطح كشور بوده و يا در شهرها و استان‌هاي ديگري مستقر هستند، امكان پشتيباني موثر و سريع را فراهم مي‌آورد.
نيازسنجي مشتريان و ارايه‌ي راهكار براي تامين نيازهاي متنوع آنان
فرآیند پیاده سازی و استقرار
آماده سازي بسترهاي مناسب و فضاي سازمان براي پياده‌سازي سيستم‌ها و چگونگي مواجهه با آنها شامل :
• تعيين مدير پروژه براي هر مشتري
• بررسي‌‌هاي اوليه و امكان سنجي
• برنامه‌ريزي عمليات
• نصب سيستم‌‌ها بر روي سخت افزار سازمان مشتري
• آموزش كاربري سيستم‌ها
• مشاوره‌ي كاربردي براي پياده سازي سيستم‌ها
• كنترل و نظارت بر فرايند استقرار سيستم‌ها
• تحويل سيستم‌هاي عملياتي شده به مشتري
ارائه خدمات و سرويس هاي مناسب
حضور كارشناسان در محيط كاربر، پاسخ گويي و راهنمايي از طريق تلفن و پشتيباني از راه دور (E-Support)
الف- اقدام های قبل از پیاده سازی
1- تعین گروه (یا کمیته یا شورا) پیاده سازی
به طور معمول سازمان ها حسب مورد و با توجه به شرایط خود برخوردهای زیر را با مکاتبات گذشته داشته اند:
– تبدیل تمام اطلاعات گذشته به شکل و چارچوب جدید.
– نگهداری اطلاعات گذشته به همان حالت سابق و استفاده از آنها به صورت سنتی.
– تبدیل آن بخش از اطلاعات گذشته که مورد مراجعه قرار می گیرد در زمان مراجعه به اطلاعات دیجیتالی. در این حالت تمام اسناد گذشته در یک فرایند طولانی مدت به اطلاعات دیجیتال تبدیل می شود.
طراح و تحلیلگر سیستم
مدیر نرم افزار
مدیر سخت افزار و شبکه
مسئول تبلیغات یا روابط عمومی
مسئول آموزش
مسئول بازرسی
مسئول ارزیابی نیروی انسانی
مشاوران
مسئول کنترل پروژه
2- تعیین زمانبندی پیاده سازی سیستم
زمانبندی بویژه باید شامل موارد زیر باشد:
تعیین زمان ثبت کامل تمام نامه های وارده در سیستم
تعیین مدت زمان دوره آزمایشی
تعیین زمان توقف جریان کاغذ در هر سیستم
3- را ه اندازی شبکه و تهیه نرم افزار
ب- اقدام های در حین پیاده سازی
انتخاب تاکتیک پیاده سازی
پس از راه اندازی شبکه، انتخاب نرم افزار، آموزش سیستم های پایه و آموزش مقدماتی نرم افزار باید با تاکتیک پیاده سازی مشخص شود.پیاده سازی سیستم مکاتبات اداری در هر سازمان ممکن است به یکی از سه شکل زیر انجام شود:
نصب و راه اندازی از بالا به پائین
در این حالت هر چند به لحاظ روانی این پیام را برای کارکنان دارد که مدیران سازمان در راه اندازی سیستم جدی هستند و خود در خط مقدم اجرای سیستم هستند اما در عمل اگر پیاده سازی سیستم از رده های بالایی سازمان آغاز و به رده های پائین تر توسعه یابد، روند پیاده سازی را با مشکل مواجه خواهد کرد. زیرا پس از راه اندازی سیستم های مدیران از انجا که سیستم های معاونان و کارشناسان نصب و راه اندازی و عملیاتی نشده است، ارجاع و انجام عملیات روی مکاتبات توسط معاونان قابل انتقال به کارشناسان نخواهد بود و باید به صورت موازی علاوه بر ارجاع سیستمی ارجاع کاغذی نیز صورت گیرد.
نصب و راه اندازی از پائین به بالا
در صورتی که نصب و پیاده سازی سیستم از رده های پائینی سازمان آغاز شود، مانند حالت قبل، مکاتبات و ارجاع ها از طریق سیستم به رده های بالاتر ارسال نمی شود و باید بخشی از کار دوباره به سیستم دستی تبدیل شود و ادامه یابد. این روش بهانه خوبی را برای کارشناسان رده های پائین فراهم می کند که به بهانه کار نکردن مدیران با سیستم از کار کردن با آن سر باز زنند. به طور معمول در این حالت روند اجرای سیستم به جای گسترده شدن، متوقف می شود و پس از مدتی اجرای سیستم فقط به دفترهای مدیران و آن هم در حد ثبت مشخصات کلی نامه محدود می شود و مفهومی به نام کارتابل الکترونیکی در سازمان وجود خارجی ندارد.
نصب و راه اندازی به صورت شاخه ای
این حالت کاربردی ترین و عملی ترین روش پیاده سازی در سازمان هاست. در این حالت پیاده سازی یا نصب و راه اندازی در یک شاخه از نمودار سازمانی از بالاترین تا پائین ترین سطح انجام می شود و در ادامه یک به یک شاخه ها به سیستم متصل می شوند. تشخیص شاخه اولیه در نمودار سازمانی بر عهده گروه پیاده سازی است. برای اجرای سیستم در این شاخه باید همه امکانات مهیا شود و گروه پیاده سازی با تشکیل جلسات مداوم به بررسی و حل مشکلات بپردازند. واکنش منفی یا مثبت این شاخه تاثیر قابل ملاحظه ای در پیشرفت یا عدم پیشرفت پروژه دارد. این گروه به علت آن که اولین گروه اجرا هستند، به طور معمول با مشکلات زیادی مواجه می شوند، به ویژه اگر نرم افزار برای اولین بار به طور واقعی زیر بار قرار گیرد. بدیهی است تشویق نخستین گروه پیاده ساز می تواند در داوطلب شدن و انگیزه گروه پیشرو موثر باشد.
تدوین روال ها و نحوه گردش مکاتبات و اعمال آنها
همانطور که گفته شد سیر گردش مکاتبات از مبدا به مقصد و بر عکس در حالت سنتی متفاوت از حالت سیستمی خواهد بود و چه بسا بتوان برخی مراحل را حذف کرد.یکی از مهم ترین بخش های پیاده سازی، تعریف روال های سازمان و اعمال روال های تعریف شده است. تا زمانی که هر یک از روال های جاری سازمان تعریف نشده و نگاشت آن بر سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری انجام نشود، پیاده سازی سیستم به صورت کامل انجام نشده است. بنابراین پس از نصب و راه اندازی و آموزش کاربران و پیاده سازی آزمایشی، مرحله تعریف و اعمال روال هاست. برای این کار لازم است اقدام هایی به شرح زیر انجام شود:
– تمام روال ها و سیر گردش مکاتبات در سیستم دستی و آنچه تا کنون بوده به صورت کتبی مستند شود. ممکن است روال های مستند شده در گردش دستی مکاتبات را به شکل های مختلفی به روال سیستمی نگاشت. به طور معمول روال های الکترونیکی متفاوت از روال های سنتی خواهد بود و این تغییر نباید به صورت سلیقه ای و چند گانه توسط کاربران صورت گیرد.
– به طور معمول روال دستی مراحل طولانی تری نسبت به روال های سیستمی بدون کاغذ داراست و این همان مطلبی است که از پیاده سازی سیستم بدون کاغذ مورد نظر است.
روال یاد شده را مدیر سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری، ممکن است به شکل سیستمی زیر تغییر دهد:
* مراجعه ارباب رجوع به کارشناس.
* تهیه نامه توسط کارشناس و ارجاع به کارتابل مسئول.
یادآور می شود که تدوین روال سنتی و روال های سیستمی باید قبل از پیاده سازی و حتی قبل از خرید یا تولید نرم افزار صورت گیرد و در این مرحله باید تنها نسبت به اعمال آنها اقدام کرد. اخذ بازخورد از کارکنان و اصلاح این فرآیندها در اسرع وقت در مراحل اولیه کار پیاده سازی ضروری خواهد بود.
بی توجهی برخی سازمان ها به این موضوع باعث شده هر واحد به صورت سلیقه ای و غیر هماهنگ با دیگران نسبت به اعمال روال های خود اقدام کند و بازدهی سیستم را به شدت کاهش دهد و موجبات سردرگمی ارباب رجوع را نیز فراهم سازد. هماهنگ کردن روال ها در این صورت بسیار مشکل تر و پیچیده تر از اجرای آن از همان ابتدا خواهد بود.
– از دیگر اقدام های ضروری، تهیه فرم ها و الگوهای سازمانی دیجیتالی آماده در سیستم است. این کار باید توسط فرد مشخصی در گروه پیاده سازی (ترجیحا تحلیلگر سیستم)‌ صورت گیرد. تعریف الگوها و فرم های آماده موجب می شود تا کارشناسان و کاربران سیستم از حروف چینی بیشتر خودداری کنند. در برخی از نرم افزارها که نام فرم مورد استفاده نیز ذخیره می شود و امکان جست و جو در ان وجود دارد این نکته اهمیت بیشتری دارد و موجب تسهیل بیشتر کار با نرم افزار و جست و جوی دقیق تر در مکاتبات می شود.
– تدوین عناوین پوشه ها و موضوع های سازمان؛
– امنیت؛
– محل و نحوه نگهداری لاشه فیزیکی نامه باید توسط گروه پیاده سازی مشخص شود.
– نیاز یا عدم نیاز به نسخه دوم نامه باید مشخص شود
ج- اقدام های پس از پیاده سازی
به طور معمول پس از پیاده سازی توقعات و انتظارات کاربران از سیستم بیش از گذشته است. بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت های سیستم تقاضا و درخواست هایی بیش از توان سیستم را مطرح می کنند که توجه به نظرهای کاربران و تلاش برای اجابت کردن آن راه را برای توسعه و اجرای سیستم های بعدی نیز فراهم می سازد. جهش ها و قدم های بعدی برای اتوماسیون سایر فعالیت های سازمان بعد از این مرحله ساده تر از گذشته خواهد بود و بسیاری از مشکلات اساسی بر طرف شده است. با این توضیحات اقدام های زیر پس از پیاده سازی اولیه توصیه می شود:
– آموزش بیشتر تمام کاربران به خصوص کاربرانی که در دوره های آموزشی شرکت فعالی نداشتند یا کاربران تازه وارد. در این آموزش ها باید تمام قابلیت های سیستم حتی موارد جزیی به کاربران در هر بخش آموزش داده شود تا از همه امکانات سیستم استفاده کنند.
– جمع آوری نظرهای کاربران برای ارتقای نرم افزار و انتقال به مسئولان برای کارشناسی موارد مطرح شده و اعمال در صورت ضرورت.
– کنترل روال های موجود و اطمینان از حصول نتیجه آن (یا بهینه سازی و بازنگری روال ها در صورت نیاز).
– تدوین روال های جدیدی که قابلیت اجرا در سیستم را دارند.
– رفع اشکال های فنی و اشکال هایی که در روال ها و به صورت کلی در پیاده سازی سیستم رخ داده است.
– بازبینی موضوع ها و پرونده های وارد شده سازمان (برای دسته بندی های لازم و حذف موارد تکراری).
– ارتقای به موقع نرم افزار و تمهیدات لازم در زمان ارتقای نرم افزار.
– مدیریت و بازبینی فرستندگان/گیرندگان برای دسته بندی صحیح آن.

«اتوماسيون» نقطه پاياني بر كاغذ بازي اداري:
اتوماسيون اداري عبارت است از كاربرد تجهيزات الكترونيكي در فعاليتهاي دفتري بمنظور افزايش كارايي كه موجب بهبود و تكامل تبادل اطلاعات درداخل دفتر و بين دفاتر و محيط كار مي شود. اين تجهيزات الكترونيكي‌، شامل اقلامي چون رايانه ها‌، خطوط مخابراتي‌، شبكه و … است.در مورد اتوماسيون اداري دو تفكر وجود دارد. تفكر اول بر مبناي سود ناشي از كاهش حركت است و اساساً با افزايش كارايي دفترو منشيگري مرتبط است. تفكر دوم كه بر تازگي ارائه شده است افزايش در كارايي مديريت علاوه بر كارايي دفتري و منشيگري را محور اتوماسيون مي داند. اين كارايي مي تواند در هر سطحي وجود داشته باشد.دفتر يا اداره را مي توان به يك اتاق معمولي قفسه بندي شده متشكل از وسايل و تجهيزات خاص يا محوطه اي وسيع كه در آن همه كاركنان داراي ميز كار شخصي هستند تعبير كرد. در يك تعريف عمومي مي توان گفت دفتر‌، سيستمي است متشكل از افراد‌، ابزار‌، وسايل و تجهيزات مورد نياز امور دفتري.

· فعاليتهاي هر دفتر به سه بخش ذخيره سازي‌، بهره برداري و ارتباط تقسيم مي شود:
ذخيره سازي‌: يكي از كارهاي معمول در هر دفتر‌، ايجاد و نگهداري فايلها يا پرونده هاست. كاركنان دفتر‌، داده ها را پس از دريافت وارد فرمهاي كاغذي كرده و در قالب پرونده‌، در محلي خاص نگهداري مي كنند.
بهره برداري‌: يكي از امور روزانه كاركنان هر دفتري پيگيري برنامه ريزي جست و جوي موردي خاص در پرونده هاست كه به اين قسمت از كارهاي دفتر بهره برداري گفته مي شود.
ارتباط: استانداردهاي جهاني ISO مجموعه مسائل پيش گفته‌، حركت بسوي اينگونه سيستمها گامي است بزرگ بسوي ارزش نهادن به مشتري و وقت …..

جامعه آماري
جامعه آماري اين پژوهش شامل حدود 130 نفر از كاركنان آموزش و مي باشند كه مورد بررسي قرار گرفتند.

نمونه آماري و روش نمونه گيري
نمونه اين تحقيق مشتمل بر 48 نفر از كاركنان شعب سازمان آموزش و پرورش  مي باشند كه براي انتخاب آنها از روش نمونه گيري تصادفي ساده استفاده گرديد. بدين منظور ليستي از كليه كارمندان اين سازمان تهيه و سپس با استفاده از جدول اعداد تصادفي تعداد كاركنان مورد نياز انتخاب گرديد. همچنين 40 نفر از ارباب رجوع به صورت تصادفي ساده انتخاب و در تحقيق شركت داده شدند.

جدول 1- توزيع آزمودنيهاي بر حسب سن

جدول 2- توزيع آزمودنيهاي بر حسب جنسيت

جدول 3- توزيع آزمودنيهاي بر پست سازماني

جدول 4- توزيع آزمودنيهاي بر حسب سابقه خدمت در سازمان آموزش و پرورش

ابزار اندازه گيري

در اين پژوهش بمنظور اندازه گيري متغيرهاي تحقيق از پرسشنامه ارزيابي تأثير مكانيزه كردن خدمات سازمان استفاده شده است:

در تحقيق حاضر‌، ضريب پايائي پرسشنامه‌، با روش آلفاي كرونباخ و تنصيف محاسبه شد كه براي كل پرسشنامه بترتيب برابر با 71/0 و 56/0 مي باشد. پايايي مقياس مذكور در جدول 6 ارائه شده است.

جدول 6- ضرايب پايايي پرسشنامه ارزيابي تأثير مكانيزه كردن خدمات در سازمان آموزش و پرورش

طرح تحقیق
پژوهش حاضر ،یک تحقیق از نوع همبستگی می باشد . در پژوهش حاضر، محقق به دنبال بررسی تأثیر سیستمهای مکانیزه برکاهش هزینه‌ها، سرعت انجام کار،رضایت ارباب رجوع و رضایت شغلی کارکنان سازمان آموزش و پرورش می باشد.

روش تجزیه و تحلیل داده ها
به منظور تجزیه و تحلیل داده ها در این تحقیق از روش های آماری زیر استفاده شده است :
1. روشهای آمار توصیفی مانند محاسبه میانگین ،فراوانی و درصد.
2. آزمون مجذور کای( ( x2
3. تحلیل واریانس چند متغیری (مانوا)
4. آزمون تعقیبی شفه
5. روش آلفای کرونباخ و تنصیف جهت محاسبه ضرایب پایانی

جهت تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده از نرم افزار کامپیوتری « SPSS » استفاده شده است. ضمناً برای کلیه فرضیه ها سطح معنی دارای  05/0=   در نظر گرفته شده است.
فرضیه:
بین مکانیزه کردن خدمات سازمان آموزش و پرورش و کاهش هزینه های سازمان رابطه معنی دار وجود دارد.

جدول 7 :نتایج آزمون X2 مربوطه به رابطه مکانیزه کردن خدمات سازمان و کاهش هزینه ها

همان طوری که در جدول 7 مشاهده می شود برای همه سؤالات مربوط به تأثیر مکانیزه کردن خدمات سازمان در کاهش هزینه های سازمان‌، مقدار فراوانی مقوله های متوسط به بالا بیشتر از مقدار فراوانی مقوله های متوسط به پائین می باشد و این اختلاف بین فراوانی ها نیز از لحاظ آماری معنی دار می باشد بنابراین فرضیه اول تحقیق تائید می گردد. میانگین کل مربوطه به تاثیر مکانیزه کردن خدمات سازمان در کاهش هزینه های سا زمان برابر با 88/3 که از لحاظ آماری نیز معنی دار می باشد (0001/0=P و65/14=T ) و بیانگردیدگاه کارکنان به تاثیر بالاتر از متوسط، مربوط به سؤال 21 «کاهش هزینه ثبت و ضبط اسناد » با 28/4 وکمترین میانگین مربوطه به سؤال 15«کاهش تعداد افراد استخدامی» می باشد که برابربا 40/3 بوده است.

نتیجه گیری
سازمان هایی كه طبق مطالعات آماری اقدام به جایگزینی سیستم های اتوماسیون اداری در طیف وسیع می كنند لزوماً موفق نیستند بلكه مطالعات نشان داده است بهتر است درهر اداره از اتوماسیون اداری در جایی كه مفید واقع می شود و واقعاً به آن نیاز است استفاده بشود. در مقاله بیزینس ویك اشاره شده سازمان هایی كه بهترین اهداف را از به كارگیری اتوماسیون اداری كسب كرده اند و بالاترین كارامدی را دارند آنهایی هستند كه مشخصاً از اتوماسیون اداری درجای مربوط استفاده می كنند.
—نكتــــه مهم
اینكه در كاربرد سیستم های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آنها بایستی به مباحث ارگونومیك (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر كاركنان و تكنیك های مناسب غلبه بر مقاومت آنها نیز توجه اساسی داشته باشیم و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به كارگیری سیستم های اتوماسیون اداری كنیم و بدانیم كه نیروی انسانی هم به عنوان مهمترین عامل ایجادكننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجراكننده آن است.— آموزش و پرورش نيز به عنوان يكي از عريض و طويل ترين سازمان هاي كشور با جامعه آماري بالا كاركنان ، دانش آموزان و اولياء و تجهيزات با ضرورت و نياز به كار گيري چنين سيستمي براي بالا بردن بهره وري رو برو شده و اكنون با اجرا و پياده سازي  اين سيستم گامي بزرگ در ارائه خدمات موثر و كاهش هزينه ها و نيل به سوي مديريت مدرن سيستمي برداشته است.— در نتيجه مكانيزه كردن امور اداري و خدمات آموزش و پرورش باعث افزايش بهره وري نيروي انساني مي شود. لذا آموزش و پرورش  با طراحي‌، تدوين و استقرار سيستم متناسب با سازمان و استفاده از متخصصان بيشتر و با تجربه و استفاده از تجزيه و تحليلهاي محيطي راه را براي رسيدن به اهداف‌، علايق و وابستگي هاي منابع انساني به سازمان هموار نمود.

نویسنده: حمزه شهبازی کهنوج- ارشد مدیریت اجرائی دانشگاه آزاد اسلامی واحد بندر عباس

منابع و ماخذ:
1 – اميرنژاد ، قنبر و محسن نسب، محمدحسن بررسي اثرات مكانيزاسيون اداري بر بهره وري نيروي انساني در سازمان آموزش و پرورش استان خوزستان در سال 85
2- شه نواز، هوشنگ. ارگونومی و انتقال تکنولوژی. تدبیر، ش ۱۰۰، ۱۳۷۸.
3 – کریمیان، عباسقلی، بررسی علل مشکلات سیستم های اداری مکانیزه و اتوماسیون در وزارت آموزش و پرورش. پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، دانشکده مدیریت، ۱۳۵۹.
4- مجیدی، اردوان. تنگناهای اجتماعی در مکانیزاسیون و توسعه سیستم های کامپیوتری در سازمان. گزارش کامپیوتر، شماره ۱۳۷، ۱۳۷۸.
5 – مؤمنی، هوشنگ. مدیریت منابع اطلاعات. تهران: اتحاد، ۱۳۷۲.
6-مک لئود، ریموند. سیستم های اطلاعات مدیــــریت. ترجمه مهدی جمشیدیان و اکبر مهدی پور. دانشگاه اصفهان، ۱۳۷۷.

1 – International Labour Organization (ILO)
2- European Productivity (EPA)
3- Japan product ivity center