فهرست
ضرورت یادگیری IT
نگاه به IT از دریچه کامپیوتر
تکنولوژی اطلاعات مدیریت
مزیت استفاده از اینترنت
مقدمه
امروزه تکنولوژی اطلاعات تقریبا وارد تمامی عرصه های تجارت مدرن شده و دامنه این نفوذ تا جایی است که موفقیت و شکست هر سازمان در گرو استفاده موثر از آن خواهد بود . مدیران همه بخشها ، از مدیریت منابع انسانی تا مدیریت بازاریابی ، باید با مزایای تکنولوژی اطلاعات آشنا شوند و راه های بهره برداری اثر بخش را از این انقلاب جدید صنعتی بیاموزند .
فناوری اطلاعات به شما کمک خواهد کرد تا رموز و اصطلاحاتی که اغلب موضوعات مختلف را در بر می گیرند از سر راه بردارید و به مبارزه با آنها بروید.
اطلاعات واقعی سبب می شوند شما با مشکلات شغلی بر خورد مناسبی داشته باشید ، اعتماد به نفس لازم را برای مدیریت فناوری اطلاعات به دست آورید ، و بتوانید از انقلاب اینترنتی بهره برداری کنید . مجموعه حاضر با یکصد و یک نکته کلیدی و مفید کمک شایانی به شما می کند.
IT چیست ؟
مخفف کلمه تکنولوژی اطلاعات می باشد و در یک معنی به تکنولوژی هایی اشاره میکند که توسط یک میکروپروسسور ( یا تراشه کامپیوتری ) کنترل میشوند. برای مثال از تراشه ها برای کنترل و ارائه خدمات مهمی نظیر آب ، برق وهمینطور مخابرات استفاده میشود. درهر صورت اکثر مدیران از طریق دونوع سیستم کامپیوتری با تکنولوژی اطلاعات ارتباط دارند: سیستم هایی که کار ذخیره سازی و پردازش اطلاعات را انجام میدهند و سیستم هایی که بین مردم و بنگاه های اقتصادی ارتباط موثر و سریعی ایجاد میکنند
مزایای استفاده از تکنولوژی اطلاعات
با به کار گیری تکنولوژی اطلاعات شرکت شما امکان بهینه سازی روشهای کاری خود را پیدا میکند و میتواند بر روی آن دسته از مهارتها و توانایی های اصلی خود که شرکت را از رقبای بازار متمایز می سازد، تاکید کند. استفاده نکردن از فرصت هایی که امروزه توسط تکنولوژی اطلاعات ایجاد می شود ، یقینا عدم موفقیت در کار را به دنبال خواهد داشت .
ضرورت یادگیری (IT)
استفاده بهینه از تکنولوژی اطلاعات
یکی از مهارتهای استراتژیک افراد، استفاده بهینه از قدرت نظام های فناوری اطلاعات است. در صورتی که یک سازمان بخواهد رقبای خود را پشت سر بگذارد ، این مهارت به یک نیاز اساسی تبدیل میشود . در یک سازمان ، تکنولوژی اطلاعات وظایف زیادی برعهده دارد که ازآن جمله می توان به مدیریت خودکار سیستم ها و فرآیند ها اشاره کرد .
ایجاد سیستمهای موثر
تکنولوژی اطلاعات ابزار کار است که می تواند موجب رشد واقعی در سبک مدیریت و روش برقراری ارتباط با مخاطبان اصلی شود . برای تامین منافع واقعی سیستمها باید :
الف – برای کاربر شفاف و روشن باشد. آگاهی از نحوه کار سیستم ها برای کاربران ضرورتی ندارد ، نکته مهم آن است که آنها آن گونه و آنگاه که نیاز است وارد عمل شوند .
ب – سریع و ساده باشد . کاربران باید نتوانند به راحتی با این سیستم کار کنند و بدون نیاز به انتظار طولانی برای واکنش و عکس العمل سیستم کارها را به سرعت انجام دهند .
ج – انعطاف پذیر باشند. نیازهای در حال تغییر به سیستمهایی با توانایی انطباق سریع نیازدارند
وابستگی به فناوری اطلاعات
بسیاری از سازمانها ( مانند بازار بورس ) برای هدایت و رهبری کار خود به سیستمهای کارآمد فناوری اطلاعات وابستگی تام دارند . و بدون آن قادر به ادامه فعالیت نخواهند بود .
شناسایی نیازها
سازمانها باید نسبت به تغیرات بازار واکنش نشان دهند . برای تولید محصولات جدید و پاسخ گویی به انتظارات مشتریان درنگ جایز نیست . برای ایجاد برتری رقابتی، توجه سیستمهای تکنولوژی اطلاعات باید به نیازهای واقعی کار معطوف گردد . اجازه ندهید بخش تکنولوژی اطلاعات سیستم هایی را به سازمان تحمیل کند که صرفا مبتنی بر فناوری بالا هستند ، بلکه شرایطی فراهم کنید تا شناسایی و بیان نیازهای خاص هربخش توسط کارمندان خود آن بخش صورت پذیرد ، سپس از تکنولوژی اطلاعات برای برطرف کردن این نیازها استفاده کنید.
مسئولیت بخش فناوری اطلاعات
با توجه به اینکه استفاده موثر از فناوری اطلاعات یک مهارت مهم استراتژیک درهر سازمانی است ، انتخاب شخص مناسب برای کنترل این فناوری یک موضوع کاملا جدی و بحث برانگیز خواهد بود. درگذشته امور مربوط به فناوری اطلاعات غالبا به یک مقام ارشد مالی ، که ممکن بود درک کاملی از فناوری نداشته باشد ، ارجاع داده می شد. امروزه وجود یک فرد متخصص در این زمینه درهیئت مدیره و حتی در تک تک بخش های سازمان بسیارحیاتی و ضروری به نظر می رسد.
مدافعان فناوری اطلاعات
عضو هیئت مدیره که مسلط به فناوری اطلاعات نیز هست ، باید اطمینان حاصل کند که این فناوری در خدمت نیازهای استراتزیک کار قرار دارد . بعلاوه ، هر بخش دارای یک کارمند مسلط به تکنولوژی اطلاعات است که استفاده موثر از آن را در بخش خود توسعه می دهد و کماکان ارتباط خود را با بخش فناوری اطلاعات حفظ می کند .
کنترل فناوری اطلاعات
ترس و واهمه از تکنولوژی زمانی که افراد تسلطی بر آن ندارند یک امر طبیعی است. این ترس مخصوصا زمانی بیشتر می شود که تکنولوژی ظاهری پیچیده داشته باشد و از زبانی استفاده کند که برای افراد غیر متخصص مبهم و نا مفهوم باشد . بسیاری از سیستم های فناوری اطلاعات در مقایسه با سایر تکنولوژی های پیچیده ( نظیر تلویزیون یا تلفن ) تا حودی محکوم به شکست بوده و کاربران هنوز با آن بیگانه هستند. برای کسب بیشترین بهره از تکنولوژی اطلاعات کاربر باید یک زبان جدید را بیاموزد و با مهارتهای مهم و جدید آشنا شود .
دیدگاه مثبت درمورد فناوری اطلاعات ( توجه به عناصر انسانی )
به عنوان یک مدیر لازم است با مفاهیم و مزایای فناوری اطلاعات آشنا شوید و یاد بگیرید که چگونه ازسیستمهای معمول استفاده کنید. حذف نگرشهای منفی نسبت به تکنولوژی و توجه به مزایایی آن ، نخستین مرحله از کار است. توجه داشته باشید که تکنولوژی نه تنها از بین نمی رود ، بلکه بر تمامی جنبه های زندگی شما تاثیر روز افزونی به جا خواهد گذاشت .
ایجاد یک فرهنگ اطلاعات
بسیاری از سیستم های فناوری اطلاعات در رسیدن به اهداف خود با شکست مواجه می شوند. یک دلیل عمده برای این ناکامی تمرکز بر روی قابلیت های فناوری به جای توجه به چگونگی کار کردن افراد با اطلاعات است. این موضوع معمولا به جای ایجاد یک دیدگاه انعطاف پذیر، انسان محور، و اغلب برنامه ریزی نشده (که نشان دهنده نحوه استفاده و تقسیم اطلاعات توسط افراد است) به پیدایش دیدگاهی غالبا خشک و کامپیوتر محور منجر می شود.
پذیرش تغییر
پیشرفتهای تکنولوژیک و جهانی شدن روز افزون بازار موجب بروز تغیر در محیط کار می شوند . در رابطه با تکنولوژي اطلاعات و به کارگیری آن ، سرعت این تغیرات بیش از پیش نمایان میشود. بنابراین دور از ذهن نیست که اکثر مدیران احساس کنند توانایی همگام شدن با تغییرات را ندارند. به هر حال آگاهی از تغییراتی که ممکن است بر کار شما تاثیر بگذارند از اهمیت زیادی برخوردار است . کسانی که نمی توانند و یا تمایل ندارند خود را فورا با این تغییرات هماهنگ کنند به سرعت کنترل کار را از دست خواهند داد.
بررسی پیشرفتهای جدید
تنها راه هماهنگ شدن با سرعت بالای تغییر در تکنولوژی ، تخصیص یک زمان کوتاه و منظم برای بررسی پیشرفت در حوزه هایی است که برای شما از اهمیت بالایی برخوردار هستند. بهترین منابع اطلاعاتی شامل اینترنت ، مجلات تخصصی ، گزارشهای رسانه های جمعی در مورد تکنولوژی ، متخصصان تکنولوژی اطلاعات و یا همکارانی هستند که از تکنولوژی مشابهی استفاده می کنند.
نگاه به IT از دریچه کامپیوتر ( یافتن ابزار مناسب )
انتخاب تکنولوژی مناسب
تنها در چند سال اخیر سیستمهای فناوری اطلاعات به طور چشم گیری تغییر کرده اند و این موضوع موجب شده است که بسیاری از سازمان ها مجهز به ترکیبی ازسیستم های قدیمی و تکنولوژی های جدید تر باشند. برای برخورداری از حداکثر انعطاف پذیری به دنبال سیستم هایی باشید که با استانداردهای همگانی اینترنتی کار میکنند. همچنین این سیستمها باید بتوانند با تمام سیستمهای قدیمی شما نیز ارتباط برقرار کنند.
کامپیوتر خود را بهتر بشناسیم
قلب کامپیوتر ( یعنی چیپها و مدارها ) در کیس آن قرار دارد . ورودی و خروجی های سیستم ( که به آنها لوازم جانبی گفته می شود ) به وسیله کابلها یا دستگاههای مادون قرمز به کیس متصل می شوند . زمانی که کامپیوتر با داده ها کار می کند ، آنها را در حافظه مقدماتی و فعال خود که به آن حافظه موقت گفته می شود ذخیره می کند . یک دیسک سخت مغناطیسی در کیس کامپیوتر کار ذخیره کردن دائمی اطلاعات را بر عهده دارد . ابزارهای متحرک ( مانند سی دی ها ) نیز حافظه جانبی قابل حمل کامپیوتر را تامین می کنند .
شناخت سخت افزار
اصطلاح سخت افزار به تمام قسمتهای فیزیکی کامپیوتر ، شبکه ای که به آن وصل می شود ، و هر نوع وسیله جانبی ( وسایل متصل ) اطلاق می شود. هر چند از نقطه نظر تکنولوژیک سخت افزارها حدودا یک سال پس از زمان خرید از رده خارج می باشند ، اما اکثر سازمان ها دریافته اند که سخت افزار می تواند وظایف مورد نظر را تا یک دهه انجام دهد. همچنین از آنجا که نرم افزارهای کاری استاندارد به سرعت و قدرت کامپیوترهای جدید در بازار نیاز چندانی ندارند.
شناخت نرم افزار
اصطلاح نرم افزار به اجزای غیر قابل رویت سیستم کامپیوتراطلاق میشود که امکان کاربرد و انعطاف پذیری لازم را برای انجام کار مفید میسر میکنند. نرم افزارهای سیستم که به نام سیستم عامل نامیده می شود کامپیوتر را کنترل میکند ، ارتباط کاربر با کامپیوتر را برقرار می کند و برای نرم افزارهای کاربردی نقش یک میانجی را ایفا می کند. برنامه های کاربردی نرم افزار هایی هستند که برای امور خاصی نظیر حسابداری یا پردازش متن و … طراحی شده اند.
تعیین اولویت ها
بهتر است اول نرم افزارهای کاربردی که تناسب بیشتری با نیازهای خاص سازمان شما دارند را انتخاب کنید ، سپس سخت افزارها و سیستم عامل را برگزینید که مناسب با نیازهای این بسته های نرم افزاری باشند . اگر اولین بار نیست که سخت افزار کامپیوتر را نصب می کنید و یا قصد ارتقا تجهیزات فعلی را ندارید ، باید آن نوع از برنامه های کاربردی را انتخاب کنید که بر روی سخت افزار نصب شده اجرا می شوند .
انتخاب کامپیوتر
در اکثر محیط های کاری انتخاب و خرید کامپیوتر بوسیله کارمندان بخش تکنولوژی اطلاعات صورت میگیرد، اما در سازمانهای کوچکتر این کار ممکن است بوسیله مدیران غیر متخصص انجام شود. اکثر کامپیوترهای شخصی جدید سرعت بالایی برای کاربردهای متداول کاری دارند و بنابراین ، باید بر روی مواردی چون راحتی به کارگیری ، هزینه حفاظت ، و قابلیت اطمینان آن تمرکز کنید . کامپیوترهای شخصی مخصوص کار معمولا یک پردازش گر اینتل و یکی از سیستم های عامل ویندوز را دارند ( و به همین دلیل اغلب به نام ماشین اینتل خوانده می شوند ) اما کامپیوترهای اپل مکینتاش مانند کامپیوترهای شخصی که با سیستم عامل لینوکس کارمی کنند نمونه های خاص با ارزشی هستند. شهرت کامپیوترهای مک به دلیل سرعت و سهولت استفاده و هزینه های پایین نگهداری است واغلب برای انجام کارهای چندرسانه ای و گرافیکی استفاده می شوند .
انتخاب مانیتور
یک مانیتور استاندارد مانند تلویزیون دارای یک لامپ اشعه کاتدی است . اندازه قطر لامپ تصویر سایز مانیتور را نشان میدهد. البته منطقه قابل رویت کمی کوچکتر است. صفحه 15 اینچی معمولا برای بیشتر کاربرد های کاری اندازه استانداردی است ، ولی یک صفحه 17 یا 21 اینچی برای برنامه های صفحه گسترده یا کارهای گرافیکی مناسب تر است . صفحه نمایش کریستال مایع در کامپیوتر های کیفی استفاده می شود . از این مانیتورها می توان در کامپیوترهای رومیزی نیز استفاده کرد. کیفیت وضوح بالا اطلاعات بیشتری را روی صفحه به نمایش می گذارد .
انتخاب صفحه کلید و ماوس
صفحه کلید و ماوس از مهم ترین وسایل وارد کردن اطلاعات و کنترل کامپیوتر هستند. صفحه کلیدها از نظر کیفیت و حساسیت با یکدیگر تفاوت دارند . بنابراین ، بهتر است قبل از انتخاب، نمونه های مختلف را امتحان کنید . بعضی از این صفحه کلیدها یک تکیه گاه مخصوص مچ دست دارند که کار تایپ را راحت می کند و گرفتگی مچ دست و انگشتان را به حداقل میرساند. ماوس برای کنترل فلشی استفاده میشود که قسمت های روی صفحه نمایش را انتخاب و حرکت می دهد و معمولا توسط یک سیم نازک به کامپیوتر متصل میشود. ( البته نمونه های بدون سیم آن نیز وجود دارند . ماوس ها در شکل ها و اندازه های مختلف ساخته میشوند و معمولا دارای چند دکمه جهت کنترل نشانگر موس هستند . ( اخیرا نمونه هایی با بیش از پنج دکمه نیز ساخته شده اند )
وارد کردن اطلاعات
وسایل ورودی برای برقراری ارتباط و انتقال اطلاعات به کامپیوتر مورد استفاده قرار میگیرند تا پردازش اطلاعات بر روی آنها انجام شود . متداول ترین وسیله ورودی صفحه کلید است اما وسایل دیگری هم وجود دارند که برای ورود اطلاعات دیگری که مد نظر شما است به کار می روند .
خروج اطلاعات
با کمک وسایل خروجی می توان اطلاعات دیجیتالی کامپیوتر را به اشکال دیگر تبدیل و یا اطلاعات را به سایر تجهیزات یا وسایل ذخیره کننده منتقل کرد . مانیتور یک وسیله خروجی است که به شما این امکان را میدهد تا متن و یا تصاویری را که روی آن نمایش داده میشوند را مشاهده و در آنها دخل و تصرف کنید .
تقسیم و تبادل اطلاعات
وقتی کامپیوتربه شبکه متصل نیست، اطلاعات ذخیره شده در آن را تنها میتوان با چاپ کردن یا کپی کردن بر روی دیسک قابل حمل منتقل کرد. با کمک شبکه این مشکل برطرف میشود، زیرا بدین ترتیب برای یک گروه از کامپیوترها امکان دسترسی اشتراکی به پرونده ها و سایر وسایل ( مانند چاپگرها و اسکنرهای متصل به شبکه ) نیز فراهم می شود. برای جلوگیری از تاخیر در کار، شبکه ها باید بتوانند پرونده ها را با سرعت کافی انتقال دهند . شبکه محلی به شبکه ای گفته می شود که تمام کامپیوترهای آن در یک بخش یا یک ساختمان واقع شده باشند. ساده ترین شکل شبکه ، ارتباطات نظیر به نظیر است . این شکل ارتباط امکان اتصال تعداد کمی کامپیوتر ( معمولا کمتر از 10 عدد ) را با هزینه ای کم در دفتر کار فراهم میکند . اگر سازمان بیش از 10کامپیوتر داشته باشد، برای به اشتراک گذاشتن و تبادل موثر اطلاعات باید به شبکه کامل تری مجهز شود. متداول ترین شبکه، سرویس دهنده / سرویس گیرنده است که در آن کامپیوتر کاربران به یک کامپیوتر مرکزی و قوی تر به نام سرور وصل میشوند. تمام پرونده های اطلاعاتی روی کامپیوتر سرور ذخیره می شوند . این کامپیوتر به طور معمول دارای هارد دیسک بزرگ و اضافی و یک سیستم عامل سرویس دهنده است .
تضمین اعتبار شبکه
شبکه های بسیار بزرگ بسیار پیچیده هستند و راه اندازی و اداره کردن آنها مستلزم داشتن مهارت های تخصصی است . مسئولیت یک مدیر شبکه معمولا این است که کارکرد موثر سیستم را تضمین کند. سرعت و اعتبار ازجمله عوامل کلیدی هستند. یک شبکه کند کارایی را کم می کند و هرگونه خرابی می تواند کار را به طور کامل متوقف کند. اگر شبکه شما قابل اعتماد نیست یا سرعت آن در ترافیک سنگین کند میشود ، از یک متخصص بخواهید آن را چک کند. در ضمن با نصب برنامه هایی خاص ( مانند آنتی ویروسها و .. ) باید از آسیب دیدن اطلاعات موجود در شبکه در اثر ویروس و یا هکرها جلوگیری کرد .
انتخاب نرم افزار
در سازمانهای بزرگ تصمیم گیری در مورد نرم افزار ممکن است توسط بخش تکنولوژی اطلاعات صورت پذیرد . در سازمان های دیگر شما در انتخاب نرم افزار مورد نیاز خود آزادی عمل بیشتری دارید. یادگیری نرم افزار معمولا پرهزینه ومستلزم صرف وقت است، بنابراین یک انتخاب غلط می تواند برای شما گران تمام شود .
مدیران و انتخاب نرم افزار
انتخاب نرم افزار مورد استفاده در کار به ماهیت شغل و نوع سازمان شما بستگی دارد . اما اکثر مدیران همواره از نرم افزار تولیدی آفیس استفاده میکنند. با گسترش اینترنت از ایمیل و نرم افزار مرور گر وب نیز استفاده میشود. علاوه براین میتوانید از نرم افزار جامع مدیریت کار، که مختص صنعت مورد نظر شما نگاشته شده است ، استفاده کنید .
استفاده از برنامه صفحه گسترده
یک برنامه صفحه گسترده شاید مفید ترین و قوی ترین ابزار در دست یک مدیر باشد . برنامه صفحه گستر، یک شبکه ساده ازخانه هایی است که به صورت ردیفی و ستونی مرتب شده اند. هر کدام از این خانه ها می توانند یک متن ، یک شماره ، یا یک فرمول را در خود جای دهند. و کاربران می توانند طرح کلی خود را به وجود آورند، ارتباط بین داده ها را تعریف کنند ، و فرمولهایی را برای محاسبه تعبیه کنند . معروف ترین برنامه صفحه گسترده ، اکسل می باشد.
نحوه کار با پایگاه اطلاعاتی
نرم افزارهای صفحه گسترده ، ابزار مفیدی برای سازماندهی فهرست داده ها است . اما زمانی که نیاز به مدیریت انبوه اطلاعات داشته باشیم ، برنامه پایگاه اطلاعاتی مناسب تر میباشد . پایگاه اطلاعاتی را میتوان برای دسترسی به فهرست نشانی ها ، اطلاعات تولید کنندگان و مشتریان، جزئیات تولید، اطلاعات مربوط به لیست حقوق کارمندان یا هرگونه اطلاعات دیگری ایجاد کرد. که نیاز به مقابله ، تطبیق ، مدیریت، و تجزیه و تحلیل دارد.
بسته های نرم افزاری ویژه نمایش اطلاعات
قبل از انتخاب یک برنامه نرم افزاری ، باید به نوع اطلاعات مورد نظر برای تولید توجه داشته باشید. جهت نمایش ساده اطلاعات ممکن است تنها به دستگاه اورهد نیاز داشته باشید ، اما برای یک کار بزرگتر استفاده از ویدیو ، صدا ، متحرک سازی ، و افکت های تلفیقی ضروری خواهد بود . از خود بپرسید آیا می خواهید اسلایدهای 35 میلیمتری تولید کنید یا نمایش اطلاعات را از طریق کامپیوتر کیفی انجام دهید .
راه اندازی یک پست الکترونیک
با استفاده از برنامه پست الکترونیکی میتوانید پیامهای خود را تولید ، دریافت ، ذخیره ، و برنامه ریزی کنید. بهترین روش برای راه اندازی پست الکترونیک دریک سازمان استفاده از یک سرور متصل به شبکه برای ایجاد پست الکترونیک داخلی و برقراری اتصال دائم و یا موقت ( از طریق شماره گیری ) است. با برقراری اتصال دائم یا دائم با شبکه، پست الکترونیک به طور اتوماتیک به هر کامپیوتری که به شبکه وصل باشد، وارد می شود. در غیر این صورت ، پست الکترونیک تا زمانی که شما به شبکه وصل شوید و آن را دریافت کنید در سرور نگهداری خواهد شد .
آغاز کار در وب
وب از یک زبان برنامه نویسی موسوم به اچ تی ام ال و یک استاندارد تبادل اطلاعات به نام پروتکل اچ تی تی پی استفاده می کند . این زبان امکان انتشار صفحات حاوی فایلهای متنی ، گرافیک ، ویدیو و صدا را فراهم می کند. همچنین اتصال و ادتباط هر عنصر درون وب را با صفحات دیگر برقرار می کند. وب سایت از مجموعه صفحاتی تشکیل می شود که توسط یک شخص یا سازمان ایجاد میشود و در یک سرور وب ( که به اینترنت متصل می باشد ) ضبط می شود . با استفاده از یک برنامه مرور گر در کامپیوتر به اینترنت متصل می شوید و آدرس صفحه مورد نظر را وارد می کنیم ، سپس این صفحه وب توسط سروری که آن را نگهداری می کند به کامپیوتر شما منتقل میشود . برای این که یک مرورگر وب بتواند در میان میلیاردها صفحه درون اینترنت به دنبال یک صفحه بگردد ، به هر صفحه یک نشانی انحصاری داده می شود. درضمن برای جستجو در مطالب شبکه اینترنت نیزمیتوانید از متورهای جستجوی موجود در اینترنت استفاده کنید .
انتخاب نرم افزارهای مفید
اگر کامپیوتر شما توسط کارمندان بخش فناوری اطلاعات خریداری شده است ، در مورد انتخاب نرم افزار با آنها مشورت نمایید و از نصب هرگونه نرم افزار بدون اطلاع آنها اجتناب کنید . در صورتی که خودتان اقدام به خرید نرم افزار می کنید ابتدا تحقیق کنید ، نظرات همکاران را جویا شوید ، و قبل از خرید برنامه ها نسخه های آزمایشی را امتحان کنید . از اینترنت برای تحقیق در مورد نرم افزار استفاده کنید و نسخه های آزمایشی را بارگذاری کنید .
تقویت گروه و ایجاد دوره های آموزشی
در اغلب موارد افراد تمایلی برای استفاده از تکنولوژی جدید نشان نمی دهند . برای جلوگیری از بروز هرگونه مشکل ، از گروه خود در تمامی تصمیمات مربوط به سیستم های فناوری اطلاعات استفاده کنید کاربران را تشویق کنید تا درمورد روش هایی که فناوری اطلاعات می تواند به آنها کمک کند فکر کنند . در مورد تحولات ناشی از تکنولوژی اطلاعات با کارمندان صحبت و آنها را تشویق کنید تا برای پیشبرد عملکرد خود راهکارهایی را پیشنهاد کنند . برای آنها مثال بیاورید و توضیح دهید که تسلط و آشنایی با تکنولوژی اطلاعات علاوه بر منافع کاری دارای مزایای شخصی نیز می باشد. کلاسهای آموزشی گروهی با یک مدرس خوب ، روش بسیار مفیدی برای آموزش برنامه های جدید است . به ویژه اگر این نوع دوره بر اساس نیازهای خاص کارمندان طراحی شود . برای ایجاد یک دوره آموزشی مناسب می توان به صورت زیر عمل کرد .
تدوین خط مشی استفاده از وب
طبیعی است که کارمندان با دسترسی به وب ، در ابتدای امر زمان زیادی صرف گشت و گذار و یادگیری آن کنند. این موضوع جای تشویق و تقدیر دارد ، اما برای جلوگیری از اتلاف وقت روی شبکه و جلوگیری از مراجعه به سایتهای نا مناسب ، باید در آیین نامه پارامترهایی وضع شود . ممکن است برای جلوگیری از ویروسی شدن کامپیوتر ، بارگذاری را برای مدیر شبکه محدود کنید. علاوه بر این ، شما باید برای از بین بردن امکان دسترسی به سایتهای نامناسب و کنترل و ثبت موارد استفاده از وب توسط کارمندان از نرم افزار سرویس دهنده استفاده کنید .
تدوین خط مشی استفاده از پست الکترونیک
شرکتهای بسیار زیادی بدون اینکه آیین نامه مناسبی برای استفاده از پست الکترونیک داشته باشند از آن استفاده میکنند . سازمانها باید قوانین شفافی را برای استفاده از پست الکترونیک وضع کنند و مطمئن شوند که تمام کارمندان برای استفاده موثر از آن آموزش کامل را دریافت کرده اند . در این آیین نامه ها باید مشخص گردد که تمام پیام ها به سازمان تعلق دارد ، می توان موارد استفاده کارمندان از پست الکترونیک را کنترل ، و تمام پیام های ثبت شده را در بخش نگهداری سوابق سازمانی بایگانی کرد .
مدیریت IT ( جلوگیری از بروز مشکلات )
نظارت بر کار کارمندان
آن دسته از تکنولوژی هایی که به کارمندان امکان برقراری ارتباط سریع را میدهند، به شما نیز این امکان میدهند تا نحوه استفاده کارمندان ازاین تکنولوژی را کنترل کنید . این کنترل درسیستم های جدید ، تبعات عملی و اخلاقی دارد و بدین جهت نباید بدون اطلاع کارمندان انجام گیرد. به خاطر داشته باشید که کنترل بدون یک هدف شفاف و مشخص نه تنها پوچ و بی اساس می باشد، بلکه منابع انسانی و شبکه ای را نیز به هدر میدهد و به راحتی می تواند به تخریب روحی افراد منجر شود .
تجزیه و تحلیل وضعیت کنونی و تعریف مجدد فرآیند کار
در دنیای کنونی که با سرعت زیاد در حال تغییر است ، درک این مطلب که بخشهایی از فرآیند کار از زمان شروع استفاده تا کنون اثر بخش و کارایی خود را از دست داده اند یک امر بدیهی و طبیعی است . در حال حاضر بسیاری از سازمان ها به تعریف مجدد مهارتهای اصلی در کار خود می پردازند و تصمیم می گیرند تا بخش هایی از آن را به دیگران واگذار کنند . قبل از این که از فناوری اطلاعات بعنوان یک راهکاراستفاده کنید، به ارزیابی فرایند کنونی کار بپردازید. استراتژی کار نباید از زمان تولید فرآیند کنونی دستخوش تغیرات شده باشد.
پس ازاین که وضعیت جدید را مورد تجزیه و تحلیل قرار دادید، یک لیست از آرزوها که فرآیند مطلوب کاری شما را نشان میدهد فراهم کنید. در گروه خود از وجود یک استراتژیست ماهر در زمینه تکنولوژی اطلاعات که بتواند درارتباط با قابلیت های تکنولوژی شما را یاری دهد، بهره بگیرید . در صورت امکان برای ایجاد یک فرآیند کاری موثر از نظرات تامین کنندگان کالا و خدمات و مشتریان نیز استفاده کنید .
طراحی یک راه حل
پس از اینکه استراتژی خود را بازنگری، فرایند موجود را بررسی، و در مورد تغیرات مورد نیاز تصمیم گیری کردید . اکنون آماده هستید تا با تامین کنندگان سیستم راه کارهای مخصوص فناوری اطلاعات را در میان گذارید . با تجزیه و تحلیل فرآیند مورد نظر شاخصی را تعریف کنید که بیانگر نتایجی باشد که از سیستم جدید انتظار می رود. لازم نیست مشخص کنید چگونه این نرم افزارها نتایج را بدست می دهند : اجازه دهید تامین کنندگان سیستم روش های خود را پیشنهاد کنند، روشهایی که شاید شما از آنها غافل بوده اید . روی این موضوع پافشاری کنید که نرم افزار جدید با اینترنت سازگار باشد .
نگاه به آینده و شناخت نیازها
سرعت تغییردرتکنولوژی اطلاعات چنان بالا است که برنامه ریزی منابع مورد نیاز،حتی برای یک یا دو سال بعد ، بسیار سخت و دشوار خواهد بود . هر چند پیش بینی کامل آینده غیر ممکن است، اما شما باید تلاش کنید تا تصویری از کارخود در دو یا سه سال آینده داشته باشید و به این موضوع هم اشراف داشته باشید که در آینده می خواهید کار را چگونه پیش ببرید. ازخود بپرسید که انتظار دارید چند نفر از سیستم های تکنولوژی اطلاعات شما استفاده کنند ، مشتریان شما به چه نوعی از خدمات نیاز دارند . به هدایت کار از طریق اینترنت توجه خاص مبذول دارید .
حرکت به سمت تجارت الکترونیک
با ورود اینترنت ، تجارت به صورت بنیادین دگرگون شده است . سازمانهایی که بلافاصله متوجه عواقب تجاری این دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از این وسیله ، رشد و توسعه سیستم های تکنولوژی اطلاعات مطابق با استانداردهای اینترنت را در اولویت کار خود قرار داده ا ند . هم اکنون بسیاری از شرکتها به دنبال به کار گیری تجارت الکترونیک هستند ، اما این تنها بخشی از فرآیند انتقال به یک تجارت الکترونیک است که در آن باید تمامی فرآیندها و سیستمدهای سازمان به منظور ارائه سرویس یک پارچه و شفاف متحد و متمرکز شوند .
ایجاد روابط
این یک امر طبیعی است که کارمندان از متخصصان فناوری اطلاعات واهمه داشته باشند و به نظرشان طلب کمک و مشاوره از آنها سخت و دشوار باشد. راه هایی پیدا کنید که از آن طریق کارمندان بخش فناوری اطلاعات و کاربران تکنولوژی را به هم نزدیک کنید . از موقعیت های رسمی و غیررسمی برای گسترش معاشرت و برقراری ارتباط استفاده کنید. با برپایی جلسات ترتیبی دهید که اهمیت فناوری اطلاعات برای کاربران، و نیازهای کاری برای کارمندان بخش فناوری اطلاعات توضیح داده شود .
انتخاب یک مشاورمناسب
قبل از شروع مرحله انتخاب ، شما باید شناخت روشنی از پروژه ، اهداف آن ، فرصت زمانی ، و دستاوردهای مورد انتظار مشاوران داشته باشید . اگر پروژه بر بیش از یک بخش در سازمان تاثیر میگذارد. یگ گروه محوری را برای نظارت بر پروژه تشکیل دهید. اعضای این گروه باید از مدیران ارشد بخش هایی انتخاب شوند که به نحوی متاثر از پروژه هستند . جزئیاتی از موارد مورد نیاز برای مشاوره آماده کنید و به دنبال تهیه فهرستی از مشاوران شایسته باشید . از تعداد کمی از آنها دعوت کنید تا برای گروه محوری مطالب خود را ارائه دهند و پیشنهاد های آنها را بررسی کنید .
مزایا و خطرات واگذاری
واگذاری پروژه میتواند گزینه جذابی باشد زیرا از نظر تئوری ، امکان دسترسی به تکنولوژی و مهارتهای برتر در بازار را فراهم می کند و هم زمان موجب صرفه جویی در بودجه تکنولوژی اطلاعات نیز میشود. در هر صورت ، مشکل این است که اگر این کار به درستی صورت نگیرد ممکن است سبب کاهش انعطاف پذیری و محدود شدن کنترل مسیر آن شود . برای تصمیم گیری در مورد منافع احتمالی واگذاری کار به پیمانکاران ، باید تمام سیستمهای فناوری اطلاعات را در نظر بگیرید و بررسی کنید که آیا بدون کاهش انعطاف پذیری شما در هزینه ها صرفه جویی می شود یا خیر .
عقد قرار داد
هنگام انتخاب پیمانکاران احتمالی وعقد قرارداد با آنها، مراقب باشید که قدرت زیادی به تامین کننده ندهید . اگر قصد واگزاری چندین سیستم را به پیمانکاران دارید، لیستی از تامین کنندگان بالقوه تهیه کنید و قیمتهای مختلف را برای خدمات جویا شوید . چنانچه تجربه ای در واگذاری قراردادها ندارید ، از وجود یک مشاور متخصص و یک وکیل کاردان در زمینه قرار دادهای فناوری اطلاعات کمک بگیرید . پیشنهاداد خرید را به دقت بررسی کنید و در جستجوی منافع پنهانی باشید که تامین کنندگان را به هدف خود، که همانا کسب سود بیشتر از شما است ، نائل کند.
مزیت استفاده از اینترنت ( یک انقلاب کاری )
میزان آمادگی شرکت برای پذیرش اینترنت
اینترنت اهمیتی کمتر از اختراع ماشینهای چاپ و یا تلویزیون ندارد. این ابزار دنیای تجارت را دستخوش تغیرات عظیمی کرده است . برخی از شرکتها از تغیرات به وجود آمده سود می برند، اما همین تغیرات ممکن است برای برخی دیگر هیچ منافعی نداشته باشد . ادامه حیات شرکتهایی که نتوانند در مقابل رقابت و تغییر بازارها واکنش سریع نشان دهند ، شدیدا توسط اینترنت تهدید میشود. یادگیری نحوه استفاده از اینترنت را در دستور کار خود قرار دهید. برای انجام کارهای تحقیقاتی ، افزایش سرعت تجارت با تولید کنندگان و نزدیکی بیشتر به مشتریان توجه خود را به راه های استفاده از اینترنت معطوف کنید .
کاهش هزینه ها
در بسیاری از صنایع ، اینترنت موجب ایجاد یک رقابت شدید در بازار ها می شود . مدیران می توانند از این مسئله برای کاهش هزینه های عملیاتی خود کمک بگیرند . برای کاهش هزینه های ارتباطی و مسافرتی ، و انجام معاملات سودمند با تامین کنندگان کالا و خدمات از اینترنت استفاده کنید .
کاهش هزینه های ارتباطی
از اینترنت می توان برای کاهش هزینه مکاتبات و مذاکرات تجاری استفاده کرد به جای فکس ، نامه و ارسال توسط پیک اسناد را از طریق ایمیل ارسال کنید و اگر قرار است تعداد زیادی از فکسهای بین المللی ارسال شوند ، در اینترنت به دنبال خدماتی باشید که ارسال فکس را با هزینه ای کمتر از هزینه سیستمهای تلفنی ارائه می کنند .اگر شما یک شبکه گسترده در اختیار دارید که به دفاتر دور دست وصل است ، به دنبال سیستم هایی از کنفرانس ویدیئیی به صورت آن – لاین باشید که در کاهش هزینه های رو در رو موثر است .
کاهش هزینه های مسافرت
صنعت گردشگری جزو نخستین صنایعی است که ازاینترنت سود برده است. اینترنت به شرکت ها این امکان را می دهد در آخرین دقایق نیزخرید و فروش خود را انجام دهند. به علاوه، تعداد صندلی های خالی از مسافر خطوط هوایی و تختهای خالی هتل ها را کاهش می دهد و همچنین قیمتهای مناسبی را برای مشتریان فراهم می کند. با استفاده از وب سایت هایی که قیمت خطوط هوایی ، هتلها ، کرایه اتومبیل و شرکتهای مسافرتی را مقایسه می کنند ، بهترین قیمت ها را به سرعت پیدا کنید.
کاهش هزینه های خرید
رشد فوق العاده اینترنت به نحوی است که هم اکنون در بسیاری از صنایع امکان مقایسه مشخصات محصول، خدمات پشتیبانی، و قیمت های تعداد زیادی از تامین کنندگان کالا و خدمات میسر شده است . در حقیقت وب سایت هایی وجود دارند که ویژه صنایع خاصی هستند و تماس شما با آن دسته از تامین کنندگانی که نیازهایتان را به بهترین شکل ممکن برآورده می سازند فراهم می کنند .
کوتاه کردن زنجیره تامین کالا و خدمات
اینترنت زنجیره تامین کالا و خدمات سازمانها را کوتاه تر و مشتریان را به یکدیگر نزدیک می کند . این موضوع سبب انعطاف پذیری و بالا رفتن سود می شود.
افزایش توان خرید
بسیار مهم است که بین تمام حلقه های یک زنجیره تامین کالا و خدمات ، ارتباط سریعی وجود داشته باشد تا تولید و عرضه به موقع صورت گیرد و زمان لازم برای بازاریابی و خرید سهام به حداقل برسد.
کمک به زنجیره کالا و خدمات
تبادل داده های الکترونیکی ( ای دی آی ) این امکان را برای سازمان های بزرگ فراهم کرد که با تولید کنندگان و مشتریان مهم خود ارتباط الکترونیکی برقرار کنند . اما درگذشته هزینه و پیچیدگی تبادل داده های الکترونیکی به قدری بود که سازمان های کوچک تر نمی توانستند به اطلاعات دسترسی داشته باشند . امروزه هر سازمان با هر اندازه می تواند با استفاده از فناوریهای اینترنت از اطلاعات منتشر شده منتفع گردد . با تمام شرکتها در زنجیره تامین کالا و خدمات کار کنید تا ارزش افزوده را بالا ببرید و هزینه ها را کاهش و انعطاف پذیری را افزایش دهید .
استفاده از اینترانت و اکسترانت
اینترانت یک وب سایت داخلی است که مخاطبان خاصی به آن دسترسی دارند. بسیاری از شرکتها از اینترانت برای تقسیم و توزیع اطلاعات در داخل سازمان خود استفاده می کنند. ارزش اینترانت زمانی افزایش مییابد که امکان دسترسی شرکتها ، و گاهی اوقات مشتریان مهم به این اطلاعات فراهم شود . به این سیستم اکسترانت گفته می شود.
افزایش سرعت تحقیق
اینترنت یک منبع عظیم جهانی برای عرضه اطلاعات در مورد هر موضوع قابل تصور است. اما ساختار ناقص و به هم ریخته دارد . یافتن اطلاعات مورد نیاز در بین سیلی از موضوعات بیهوده کار بسیار دشواری است . مگر اینکه شما یاد بگیرید چگونه به طور موثر در اینترنت جستجو کنید .
استفاده از متورهای جستجو
متورهای جستجو امکان یک جستجوی ساده برای یافتن اطلاعات را فراهم میکنند . در اغلب موارد ، یک جستجوی ساده یافته های بیشماری را منعکس می کند . برای وارد کردن کلمات کلیدی بیشتر از یک نسخه پیشرفته جستجو استفاده کنید . همچنین برای کاهش حجم مطالب و افزایش کیفیت یافته ها از جستجوهای منطق بولی استفاده کنید . برای انجام این کار، دو یا سه موتور جستجوی برتر را انتخاب و پرونده های مربوط به راهنمای جستجو را مطالعه کنید .
بازخورد مشتری
گرفتن بازخورد از مشتری اگر سریع و با هزینه پایین صورت پذیرد و بلافاصله به صورت اثر بخش به کار گرفته شود ، می تواند بسیار ارزشمند باشد . قدرت منحصر به فرد اینترنت در برقراری ارتباط موجبات هدایت جستجوی مشتری و پردازش یافته ها را فراهم میکند. با مخاطبان خود ارتباط برقرارکنید و مشتریان را به ارائه گزارش از طریق وب سایت ، ایمیل و … تشویق کنید.
شناخت رقبا
چنانچه رقبای شما نیز در اینترنت حضور دارند ، می توانید فعالیتهای آنها را ردیابی و حتی حرکات آنها را پیش بینی کنید . با تجزیه و تحلیل وب سایت آنها می توانید دریابید که چگونه خود را به مشتریان آن لاین معرفی و با آنها رابطه برقرار میکنند. و آیا میتوانند محصولات خود را بوسیله سایت خود به فروش برسانند .
معرفی محصول در وب
نام تجاری با ارزش ترین دارایی شما محسوب میشود ، چه سازمان شما حضور واقعی و فیزیکی داشته باشد و چه صرفا سازمانی مجازی و به صورت آن لاین باشد. دراینترنت که مشتریان قادر نیستند محصولات شما را ببینند و یا لمس کنند، این اعتبارنام تجاری شما است که اعتماد مشتریان را جلب و آنها را به انجام معامله با شما تشویق می کند .
بازاریابی در اینترنت
بازاریابی در شبکه کاری کاملا مفید و نتیجه بخش است ، زیرا اینترنت امکان ارتباط تک به تک را فراهم می کند . برای حفظ مشتری ، آگهی هایی که نظر آنها را جلب کند و از اعتماد آنها سوء استفاده نکند بسیار مهم و اثر بخش هستند. مزیت بازاریابی مستقیم در اینترنت این است که امکان پیگیری آسان نتایج و دریافت بازخورد سریع از مشتری را به هنگام آزمایش تبلیغات جدید بازار یابی برای سازمان فراهم میکند. برای جمع آوری اطلاعات مفید از مشتری مراجعه کنندگان خود را بر اساس مشخصات شخصی تفکیک کنید. برای تشویق و ترغیب بازدید کنندگان، جوایز مادی در نظر بگیرید.
راه اندازی فروشگاه و جمع آوری وجوه به صورت الکترونیکی
وب سایت شما درحقیقت فروشگاه شما در اینترنت میباشد . و طراحی آن باید به گونه ای باشد که نشان دهد شما کالا یا خدماتی برای عرضه و فروش در شبکه دارید . وب سایت های اولیه چیزی شبیه به بروشور – البته از نوع الکترونیکی آن – بودند . یک سایت تجاری به ساختار ، طراحی ، و مطالب پر محتوی نیاز دارد. سازماندهی و جمع آوری پرداخت های روی شبکه کار ساده ای است معمولا استفاده از نرم افزار کارت خرید را با کمک یک سرور مطمئن پیشنهاد میشود. و به این طریق شما می توانید یک حساب تجاری آن –لاین ایجاد کنید .
یک نمایش عالی از اطلاعات
شما مجبور نیستید از یک برنامه نرم افزاری صرفا به این دلیل که قابلیتهای زیادی دارد استفاده کنید . این موضوع در مورد نرم افزارهای نمایش اطلاعات نیز صدق می کند ، زیرا در این نرم افزار امکان انتخاب از میان شیوه های نگارش و افکتهای تلفیقی متعدد برای شما وجود دارد . اگر یک طراح حرفه ای نیستید بهترین پیشنهاد ، نمایش ساده ای از اطلاعات است . برای تاثیر گذاری بیشتر می توان از عکس ، فیلم و صوت هم در صورت امکان استفاده کرد . استفاده بیش از حد از افکتهای انیمیشن و تلفیقی پیشنهاد نمی شود .
تلخیص: مهدی یاراحمدی خراسانی
