فن آوري اطلاعات؛ معماري اطلاعات

اشاره :
در دهه گذشته فناوري اطلاعات (Information Technology ) با سرعت چشم گيري در حال تحول بوده است . بعبارت ديگر ، فناوريهاي جديد اطلاعاتي ، هنوز از گرد راه نرسيده ، کهنه ميشوند و سازمانها براي مجهز نگهداشتن خود به آخرين فناوري ها ، ناگزير بطور مستمر هزينههاي هنگفتي متحمل مي شوند. از طرف ديگر فناوري اطلاعات از يک فناوري براي کاهش هزينه ها و اطلاع رساني سريع ، فراتر رفته و بعنوان يک ابزار توانمندساز (Enabler ) مطرح است . معماري اطلاعات وسيله ايست براي برنامه ريزي توسعه کاربرد فناوري اطلاعات در سازمانها و به عبارت ديگر چارچوبي است براي يکپارچه سازي منابع IT .

کلید واژه ها:
اطلاعات، طراحی، معماری، معماری اطلاعات، اینترنت

مقدمه:
معماری اطلاعات در سالهای اخیر به عنوان واژه ای تازه در طراحی وب راه یافته است.هنوز هم متخصصین در ارائه تعریفی واحد از “معماری اطلاعات” مشکل دارند.مثل دو واژه” رده بندی “(Taxonomy)و “ابرداده” (Meta Data)که درسخنرانی ها و مکالمات راه یافته ولی استفاده کنندگان از این واژه ها تعریف جامع و مشترکی از آن ارائه ندادند.
به احتمال قریب به یقین، واژه معماری اطلاعات اولین بار در سال 1994توسط جوزف جین(Joseph Janes) و لویس روزنفلد (Louis Rosenfeld)،مدیران شرکت Argus Associates، که در دانشکده کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه میشیگان بودند،استفاده شد.زمینه کاری این شرکت، Argus Associates، اینترنت و توسعه وب بود،که از استعاره معماری اطلاعات به خاطر مهم جلوه دادن ساختار و سازمان،در طراحی وب،در چشم مشتریان ،برای اولین بار استفاده کرد.

مجله Web Review برای اولین بار یک ستون با عنوان معماری وب که توسط روزنفلد نوشته شده بود ،راچاپ کرد و پتر مورویل( Peter Morrville) که دانشجوی دانشگاه میشیگان و کارمند شرکت Argus Associates بود،آن را دنبال کرد.در سال 1996 ریچارد سوال ورمن (Richard Saul Wurman)یک کتاب تحت عنوان “معماری اطلاعات ” که در آن ادعا کرد که واژه معماری اطلاعات در سال 1975 توسط خود وی به کار برده شد،را منتشر کرد.نگرش وی در  این کتاب به معماری اطلاعات از منظر طراحی اطلاعات بود در حالیکه روزنفلد و مورویل معماری اطلاعات را  از جنبه کتابداری و اطلاع رسانی بررسی می کردند.بسیاری از متخصصین اطلاع رسانی تاریخ “معماری اطلاعات ” را انتشار “کتاب خرس قطبی ” در سال 1998 می دانند.تا این زمان Argus Associates،شهرت قابل ملاحظه ای در معماری اطلاعات کسب کرد ورزنفلد و مورویل با انتشارات OReilly برای انتشار کتابی که بعدا “معماری اطلاعات وب ” نام گرفت به مذاکره پرداختند. ویرایش دوم این کتاب در سال 2002 منتشر شد.تمام کتابهای انتشارات OReilly جلد های متمایزی دارند که روی هرکدام از این کتابها عکس حیوان بخصوصی را آورده اند.و روی کتاب معماری اطلاعات عکس “خرس سفید قطبی ” آورده شده است.در سال 2000 انجمن اطلاعات و فناوری آمریکا کنگره های پی در پی در مورد معماری اطلاعات برگزار کرد ،که این کنگره ها عاملی شتاب دهنده در روشن شدن مفهوم معماری اطلاعات داشت.شرکت تجاری- اینترنتی Argus Associates در سال 2001 ورشکسته شد. ولی از آن پس معماری اطلاعات به یک  واژه عمومی و شایع در طراحی وب تبدیل شد،و در سال 2002 تعدادی کتاب که افقهای نوینی را در این گرایش نو ظهور در بر می گرفت،منتشر شد. كارمعماري اطلاعات آن است كه خط مشي معيني ارائه نمايد تا آنكه بدانيم چگونه وب سايت ها را سازماندهي نماييم تا نيازكاربران به بهترين وجه ممكن تامين گردد.”

بايد به اين نكته توجه داشت كه معماري اطلاعات مترادف با طراحي وب سايت نيست، اما پايه اي مفهومي ازآنچه امرطراحي برآن استوارگرديده را شامل مي شود. درواقع ، ” طراحي وب سايت” به منظورارتقاء سطح معماري اطلاعات، ابزاروامكانات خود را( ازقبيل قابليت هاي گرافيكي ونمايشي) براي همگوني با نيازهاي كاربران دراختيارمعماري اطلاعات قرارمي دهد.بديهي است وب سايت هاي كتابخانه اي بايد دستخوش تغييرات اساسي گردند تا اينكه به نيازهاي كاربران پاسخ مناسب دهند. به دليل آنكه اين وب سايت ها با وب سايت هاي معمولي تقريبا مشابه به نظرمي رسند، بايد تدبيري اتخاذ نمود كه رويكردهاي معماري اطلاعات بتواند به شايسته ترين وجه ممكن پاسخگوي اين نيازها باشد.پيش فرضي نانوشته وجود دارد كه تصريح مي دارد اطلاعات به وسيله منابع خارج ازمحيط كتابخانه هم توسط معماران اطلاعات تهيه مي شود. معماري اطلاعات اصولي را پيشنهاد مي نمايد كه وضعيت هاي مختلف كاربررا از زمان دسترسي نخست وي به وب سايت تا هنگام تكميل شدن وپايان يافتن جستجو در برمي گيرد.

آیا اکنون تعریف پذیرفته و قابل قبولی از “معماری اطلاعات “وجود دارد؟

در ویرایش دوم از کتاب ساختار معماری اطلاعات وب نوشته روزنفلد و مورویل تعاریف زیر ارائه شده است:

•   ترکیبی از مدلهای سازماندهی ،طبقه بندی و پیمایش اطلاعات در سیستمهای اطلاعاتی
• طراحی ساختاری یک سیتم اطلاعاتی جهت تسهیل دسترسی مستقیم به محتوا
•   هنر وعلم سازماندهی و طبقه بندی وب سایتها و شبکه های اینترانت برای کمک به کاربران
  جهت یافتن و مدیریت اطلاعات

•   یک رشته و یک سری تجربیات تازه با تاکید بر اصول طراحی و معماری برای چشم اندز دیجیتال

یک تعریف جامع و پذیرفته شده از “معماری اطلاعات” وجود ندارد واین چیز خوبی در این مرحله از توسعه می باشد.درست مثل واژه اطلاع رسانی تاریخ آن به حدود 1950 بر می گردد ولی هنوز تعریف جامع و قابل قبولی از آن وجود ندارد.
یک جنبه دیگر از معماری اطلاعات توسط روگرایوردن در کتاب اطلاعات اولین(Butterworth-Heinemann,2003 ) است که چنین بیان کرده است:”یک سری اصول اساسی برای توصیف نظریه،چهارچوب،خط مشی ها، استانداردهای توافقی و عواملی برای مدیریت اطلاعات به عنوان یک منبع”دلایلی که رزنفلد و مورویل برای اهمیت و کارآمدی معماری اطلاعات داشتند شامل موارد زیر می باشد:

• هزینه یافتن اطلاعات
• هزینه پیدا نکردن اطلاعات
• هزینه ساختار
• هزینه نگهداری و
• هزینه آموزش

پتر مورویل مفهوم “قابلیت یافتن” (findability)را به عنوان ترکیبی از پیمایش و جستجو به منظور فراهم آوری و دسترسی کارآمد و موثر به اطلاعات ارتقا داد.
هم اکنون علاقه وکشش های زیادی به موضوع مدیریت محتوا بین متخصصین وجود دارد، روزنفلد و مورویل در مورد رابطه مدیریت محتوا و معماری اطلاعات در کتاب شان اظهار داشتند که:
معماری اطلاعات و مدیریت محتوا در واقع دو روی یک سکه هستند.معماری اطلاعات یک نگرش فضایی از یک سیستم اطلاعاتی ارائه می دهد،در حالیکه مدیریت محتوا توصیف یک نگرش کنونی با نشان دادن جریان اطلاعات در داخل،پیرامون،و خارج از سیستم اطلاعاتی ارائه می دهد.همچنین خود را معمار اطلاعات قلمداد می کنند،در حقیقت پیش از سال 2004 House of Parliament در یکی از صفحات گرانقیمت Sunday Times یک آگهی تبلیغاتی در مورد معماری اطلاعات ارائه داد، که در این آگهی تبلیغاتی استفاده از معماری اطلاعات توسط متخصصین با تجربه آمده بود.
گمان می رود که معماری اطلاعات مثل اطلاع رسانی مجموعه ای از ابزارها و روشهاست که توسط متخصصین در اندازه ای وسیع برای حل مشکلات مدیریت اطلاعات استفاده می شود.در ایلات متحده آمریکا معماری اطلاعات توسط انجمن اطلاع رسانی آمریکا ارتقا داده شده و توسط اسلیمور  (Asilmor Institute( www.aifia.org نیز حمایت می شود.واین موسسه در تلاش است که فعالیت های خود را در حد بین المللی گسترش دهد و عضو گیری کند.
در اروپا معماری اطلاعات امروزه عناوین کارگاهها و کنفرانسهای زیادی را به خود اختصاص داده است.نشست معماری اطلاعات در کنفرانس اطلاعات پیوسته لندن در دسامبر 2003 با حضور شرکت کنندگان زیادی برگزار شد،همچنین یک کنفرانس در فوریه 2004 با شرکت 150    برگزار،کاربران پیوسته انگلیسی نیز یک سمینار در مارس و Information Today یک سمینار در ژوئن 2004 در پاریس برگزار کردند.حال ضرورت یک مجله تخصصی معماری اطلاعات حس می شود!در حال حاضر با جستجوی کلید واژه معماری اطلاعات بالاتر از 600000 رکورد که این عبارت را به کار برده اند پیدا می شود.این آمار بسیار جالب است چون اگر محتوای این 600000 صفحه علمی هم نباشد،این حجم علاقه زیاد افراد به این موضوع را نشان می دهد. و بدون شک این اصطلاح به زودی در نزدیکی شما نیز ظاهر خواهد شد.

تعريف معماري :
هر جا كه نياز به طراحي موجوديت يا سيستمي باشد كه ابعاد يا پيچيدگي آن از يك واحد معين فراتر رفته، يا نيازمنديهاي خاصي را تحميل نمايد، نگرشي ويژه و همه جانبه را لازم خواهد داشت كه در اصطلاح به آن ( معماري) گفته ميشود. معماري تركيبي است از علم، هنر و تجربه كه در رشتههايي نظير ساختمان داراي قدمتي چند هزار ساله است. معماري يعني ارائه توصيفي فني از يك سيستم كه نشان دهندة ساختار اجزاء آن، ارتباط بين آنها و اصول و قواعد حاكم بر طراحي و تكامل آنها در گذر زمان باشد.

معماري اطلاعات :
اساس معماري اطلاعات اين است که رويکرد معماري را (که سالها در ساير رشته هاي مهندسي بکار رفته است) در برنامه ريزي و توسعه فناوري اطلاعات در يک سازمان يا دولت بکار گيرد .

برنامه ریزی معماری اطلاعات در یک سازمان یا دولت (محلی یا ملی)در سه مرحله عمده انجام می شود :

1. تدوین معماری موجود (وضعیت موجود سازمان از نظر فناوری اطلاعات را بررسی می کند)
2. تدوین معماری مطلوب (وضعیت مطلوب سازمان از نظر فناوری اطلاعات را تعیین می کند)
3. تدوین برنامه گذار از وضع موجود به وضع مطلوب (با توجه به امکانات ، منابع و محدودیتها)

ابعاد معماری اطلاعات:

1. کارومکان : يعني نحوه سازماندهي فرايندهاي کاري سازمانها و توزيع مکاني آنها
2. مجموعههاي اطلاعاتي : يعني دادههاي لازم براي انجام فرآيندهاي کاري
3. برنامههاي کاربردي : که براي دسترسي به مجموعههاي اطلاعاتي و کار با آنها مورد استفاده قرار ميگيرد.
4. زير ساخت فني : شامل سخت افزار ، شبکه و ارتباطات لازم براي اجراي برنامههاي کاربردي

هنگامي که از تعريف معماري موجود يا معماري مطلوب سازمان سخن ميگوئيم ، منظور توصيفي است که بايد هرچهار جنبه فوق را در سطحي از کليت ، روشن سازد.

تاريخچه معماري اطلاعات :
درسال 1996 قانوني در کنگره آمريکا به تصويب رسيد که به قانون کلينگر-کوهن معروف شد . مطابق اين قانون ، همه وزارتخانهها و سازمانهاي فدرال آمريکا ملزم شدند معماريIT خود را تنظيم نمايند. مسئوليت تدوين ، اصلاح و اجراي معماري IT يکپارچه در هر سازمان مطابق اين قانون بر عهده مدير ارشد اطلاعاتي (CIO) آن سازمان قرار گرفت . قانون کلينگر- کوهن ، معماري IT را چنين تعريف مي کرد :
« يک چارچوب يکپارچه براي ارتقاء يا نگهداري فناوري موجود و کسب فناوري اطلاعاتي جديد براي نيل به اهداف راهبردي سازمان و مديريت منابع آن ».
بدنبال تصويب قانون کلينگر کوهن ، که مهمترين سند قانوني در مورد الزام تنظيم معماري اطلاعاتي در سازمانهاي دولتي آمريکاست ، سازمان مديريت و بودجه ريزي آمريکا (OMB) نيز رهنمودي که در سال 1996 منتشر ساخت ، بر لزوم هماهنگي طرحها و هزينههاي انجام شده توسط مؤسسات فدرال آمريکا ، از جمله وزارتخانهها ، سازمانها ، نيروهاي نظامي و دانشگاهايي که از بودجه دولتي استفاده ميکنند ، پروژههايي را براي تنظيم و تدوين معماري اطلاعاتي خود به انجام رساندهاند.

برخی اصول راهبردي معماری اطلاعات :

1. بهينهسازي بودجه سازماني از طريق برنامهريزي و هماهنگي منابع مديريت اطلاعات بين برنامهها ، بخشها و ادارات مختلف
2. تسهيل تصميمگيري مناسب از طريق تأمين اطلاعات مقتضي
3. پاسخگويي سريع به نيازهاي اطلاعاتي از طريق ساماندهي پايگاهها و سيستمهاي اطلاعاتي با هدف تأمين حداکثر دسترس پذيري ، تغييرو گزارش گيري
4. حل مسائل سازماني با راهحلهاي سازماني از طريق به حداقل رساندن افزونگي و دوباره کاريهاي اطلاعاتي بين برنامه ، بخشها و ادارات مختلف
5. بهينه سازي سرمايهگذاري سازماني در IT از طريق تدوين برنامهها و معماري جامع IT
6. حرکت در جهت همگرايي و يکپارچهسازي اطلاعاتي ادارات محلي ، سازمانهاي تابع و پيمانکاران با تشويق به تبديل سيستمهاي قديم و ايزوله
7. مديريت صحیح و کارامد پروژههای فناوری اطلاعات
8. پاسخ گويي به شرايط در حال تغيير

چگونگي ايجاد يك معماري اطلاعات موثر:

Rosenfeld وMorville درمقاله اي تحت عنوان” معماري اطلاعات براي تارجهانگستر” هدف ازمعماري اطلاعات را چنين تبيين نمودند:
1- تلفيق طرحهاي سازماندهي، كدگذاري وانتقال اطلاعات ازطريق سيستم هاي اطلاعاتي
2- طراحي ساختاري فضاهاي اطلاعاتي به منظورتسهيل جستجو ودسترسي مستقيم به مدرك
3- دانش وهنرطراحي ورده بندي وب سايت ها واينترانت ها جهت ياري رساندن به افراد براي يافتن اطلاعات مورد نياز
4- تعيين روش ومجموعه اي ازخط مشي ها با تاكيد برطراحي ومعماري اصول فوق با توجه به چشم انداز ديجيتالي شدن

رايج ترين مساله مرتبط با معماري اطلاعات، ساختارسازماني تقليدي درآن هاست. با وجودآنكه ممكن است اين موضوع طبيعي به نظربرسد، اما افراد به هنگام يافتن اطلاعات مورد نيازشان واستفاده از اين سيستم ها (حتي اينترانت) به ساختارسازماني آنها توجه نمي كنند.
براي ايجاد يك معماري اطلاعات موثربايد مولفه هايي چون زمينه اطلاعات و محيط اطلاعاتي، محتواي اطلاعات ، ونيازهاي مختلف افرادي را كه به جستجوي اطلاعات مي پردازند، به خوبي شناخت.
زمينه ومحيط اطلاعاتي: شامل شناخت اهداف كاري سازمان همچون اهداف سياسي، فرهنگي، تكنولوژيكي ومنابعي است كه پيش ازتوسعه معماري اطلاعات بايستي مد نظرقرار گيرد. اين شناخت ازراههاي زيرحاصل مي گردد:
– مطالعه مدارك موجود
– گزارش هيات ها ، نمودارهاي (چارت ها) سازماني، وپژوهشهاي پيشين
– مذاكرات افراد ذينفع وسياستگذار

محتواي اطلاعات: موثرترين روش براي شناخت اندازه وكيفيت محتواي اطلاعاتي منابع ، استفاده از “سياهه مندرجات” است. اين سياهه تمام مندرجات ومحتواي پيشنهادي براي سيستم را مشخص مي نمايد؛ مانند اينكه مدرك مورد جستجوكجاست، متعلق به چه شخص يا سازماني است، وروابط ميان مندرجات آن چگونه است؟
به علاوه اين سياهه به فرآيند انتقال اطلاعات ومحتوا ميان سسيستم هاي قديم وجديد ياري مي رساند.
نيازهاي كاربران: معماري اطلاعات موثربايستي انعكاس دهنده طرزفكركاربران درمورد زمينه موضوعي مربوطه باشد. تكنيك هاي جديد جهت جذب مخاطب(كاربر) براي ايجاد معماري اطلاعات بدين صورت است:
1- دسته بندي كارتها: اين تكنيك شامل مجموعه اي ازكارت هاي دسته بندي شده مربوط به كاربران است كه هريك با بخشي ازمندرجات يا كاركردهاي معماري اطلاعات ارتباط مي يابد.
2- ارزيابي رده بندي كارت محور: اين بخش درواقع تكنيكي است جهت آزمايش معماري اطلاعات پيش
ازآنكه عملا وارد بحث اجرايي گردد. دراين روش هرسطح از معماري اطلاعات را روي كارت
بزرگي نوشته وسپس مجموعه عمليات مربوط به جستجوي اطلاعات را درمورد هرشخص با استفاده
ازاين معماري طراحي مي كنند.

دو رويكرد عمده در تبيين معماري اطلاعات:
1- معماري اطلاعات ازبالا به پايين: دربرگيرنده شناخت گسترده ازاستراتژي هاي موضوعي ونيازهاي كاربران پيش ازتعيين ساختارسطح بالاي وب سايت است كه نهايتا به تبيين روابط جزئي ميان مندرجات مي انجامد.
2- معماري اطلاعات ازپايين به بالا: دربرگيرنده شناخت روابط جزئي ميان مندرجات،ايجاد وطراحي صفحات نمايش به منظور نشان دادن چگونگي پشتيباني سيستم از نيازهاي خاص كاربران وسپس مورد توجه قراردادن ساختار سطوح بالاتر ، جهت پاسخگويي به اين نيازهاست.

مراحل ايجاد معماري اطلاعات موثر:

• شناخت نيازمندي هاي كاري ومحيطي ومحتواي پيشنهادشده براي سيستم
• هدايت وارسال كارت هاي دسته بندي شده با نوجه به تعدادكاربران
• ارزيابي خروجي كارت هاي دسته بندي شده
• توسعه طرح معماري اطلاعات(براي مثال گروه بندي وسلسله مراتبي كردن اطلاعات)
• ارزيابي طرح معماري اطلاعات با استفاده از تكنيك ارزيابي رده بندي كارت محور

بايد خاطرنشان ساخت كه امروزه كمپاني ها وسازمان هاي فراواني به اهميت معماري اطلاعات پي برده اند و درهمين راستا ” معماران اطلاعات” را به استخدام خود درآورده اند. اين معماران به گروههاي زير تقسيم مي شوند:

1-مديران وطراحان اينترانت
2- مديران وطراحان وب سايت
3- طراحان رسانه هاي تصويري
4- برنامه نويسان
5- كتابداران و اطلاع رسانان
6- محققان فني
7- سايرافرادي كه به نوعي درطراحي سيستم هاي اطلاعاتي نقش دارند

What is information architecture?
by Iain Barker

Organising functionality and content into a structure that people are able to navigate intuitively doesn’t happen by chance. Organisations must recognise the importance of information architecture or else they run the risk of creating great content and functionality that no one can ever find.This article provides an introduction to information architecture, discusses the evolution of the discipline and provides a 9-step guide for how to create an effective information architecture.
It also discusses the relationship between information architecture and usability, in the context of real-world projects.

The problem: finding is the new doing
Computer systems used to be frustrating because they did very little quite badly. People using systems became frustrated because they simply weren’t capable of doing what they were required to do.But technology has progressed and now technology can do practically whatever people want it to do. So why doesn’t everyone using a computer have a large smile on their face?

The shear wealth of functionality and information has become the new problem. The challenge facing organisations is how to guide people through the vast amount of information on offer, so they can successfully find the information they want and thus find value in the system?

The cost of failure
Not only is this extremely frustrating for users, but it has serious repercussions for organisations.

• For intranets it means low adoption rates and staff reverting to unsupported off-line resources.
• For websites with online shopping facilities it has a significant impact on revenue. Research suggests that a significant number of shopping attempts fail not because the user has evaluated the products on offer and decided against a purchase, but because the navigation system has failed and user can’t find the product they are interested in.

This problem is only set to get worse as the quantity of information available through sites increases. What can an organisation do to increase the chances that people can successfully navigate their site and find the information they require?

What is information architecture
Information architecture is the term used to describe the structure of a system, i.e the way information is grouped, the navigation methods and terminology used within the system.
An effective information architecture enables people to step logically through a system confident they are getting closer to the information they require.
Most people only notice information architecture when it is poor and stops them from finding the information they require.
Information architecture is most commonly associated with websites and intranets, but it can be used in the context of any information structures or computer systems.

The evolution of information architecture
The term “information architecture” was first coined by Richard Saul Wurman in 1975. Wurman was trained as an architect, but became interested in the way information is gathered, organised and presented to convey meaning. Wurman’s initial definition of information architecture was “organising the patterns in data, making the complex clear”.
The term was largely dormant until in 1996 it was seized upon by a couple of library scientists, Lou Rosenfeld and Peter Morville. They used the term to define the work they were doing structuring large-scale websites and intranets.
In Information Architecture for the World Wide Web: Designing Large-Scale Web Sites they define information architecture as:

1. The combination of organisation, labelling, and navigation schemes within an information system.
2. The structural design of an information space to facilitate task completion and intuitive access to content.
3. The art and science of structuring and classifying web sites and intranets to help people find and manage information.
4. An emerging discipline and community of practice focused on bringing principles of design and architecture to the digital landscape.

Today Wurman’s influence on information architecture is fairly minimal, but many of the metaphors used to describe the discipline echo the work done by architects. For example, information architecture is described as the blueprint developers and designers use to build the system.

Common problems
The most common problem with information architectures is that they simply mimic a company’s organisational structure.
Although this can often appear logical and an easy solution for those involved in defining the architecture, people using systems (even intranets) often don’t know or think in terms of organisational structure when trying to find information.

Business/Context
Understanding an organisations’ business objectives, politics, culture, technology, resources and constraints is essential before considering development of the information architecture.

Techniques for understanding context include:

• Reading existing documentation
• Mission statements, organisation charts, previous research and vision documents are a quick way of building up an understanding of the context in which the system must work. · Stakeholder interviews
• Speaking to stakeholders provides valuable insight into business context and can unearth previously unknown objectives and issues.
• For further information about stakeholder interviews, see our article “Selecting staff for stakeholder interviews“

Content
The most effective method for understanding the quantity and quality of content (i.e. functionality and information) proposed for a system is to conduct a content inventory.
Content inventories identify all of the proposed content for a system, where the content currently resides, who owns it and any existing relationships between content.
Content inventories are also commonly used to aid the process of migrating content between the old and new systems.

Users
An effective information architecture must reflect the way people think about the subject matter. Techniques for getting users involved in the creation of an information architecture include: · Card sorting
Card sorting involves representative users sorting a series of cards, each labelled with a piece of content or functionality, into groups that make sense to them. Card sorting generates ideas for how information could be grouped and labelled.
For further information about card sorting, see the article “Card sorting a definitive guide” · Card-based classification

evaluation
Card-based classification evaluation is a technique for testing an information architecture before it has been implemented.
The technique involves writing each level of an information architecture on a large card, and developing a set of information-seeking tasks for people to perform using the architecture.
For further information about card-based classification evaluation, see the article “Cardbased classification evaluation“

Styles of information architecture
There are two main approaches to defining an information architecture. These are: · Top-down information architecture
This involves developing a broad understanding of the business strategies and user needs, before defining the high level structure of site, and finally the detailed relationships between content.

• Bottom-up information architecture

This involves understanding the detailed relationships between content, creating walkthroughs (or storyboards) to show how the system could support specific user requirements and then considering the higher level structure that will be required to support these requirements.
Both of these techniques are important in a project. A project that ignores top-down approaches may result in well-organised, findable content that does not meet the needs of users or the business. A project that ignores bottom-up approaches may result in a site that allows people to find information but does not allow them the opportunity to explore related content.

Creating an effective information architecture in 9 steps

The following steps define a process for creating an effective information architectures.

1. Understand the business/contextual requirements and the proposed content for the system. Read all existing documentation, interview stakeholders and conduct a content inventory.
2. Conduct cards sorting exercises with a number of representative users.
3. Evaluate the output of the card sorting exercises. Look for trends in grouping and labelling.
4. Develop a draft information architecture (i.e. information groupings and hierarchy).
5. Evaluate the draft information architecture using the card-based classification evaluation technique.
6. Don’t expect to get the information architecture right first time. Capturing the right terminology and hierarchy may take several iterations.
7. Document the information architecture in a site map. This is not the final site map, the site map will only be finalised after page layouts have been defined.
8. Define a number of common user tasks, such as finding out about how to request holiday leave. On paper sketch page layouts to define how the user will step through the site. This technique is known as storyboarding.
9. Walk other members of the project team through the storyboards and leave them in shared workspaces for comments.
10. If possible within the constraints of the project, it is good to conduct task-based usability tests on paper prototypes as it provides valuable feedback without going to the expense of creating higher quality designs.
11. Create detailed page layouts to support key user tasks. Page layouts should be annotated with guidance for visual designers and developers.

Developing an information architecture in this way enables you to design and build a system confident that it will be successful.
Products from the information architecture process

Various methods are used to capture and define an information architecture. Some of the most common methods are:

• Site maps
• Annotated page layouts
• Content matrices
• Page templates

There are also a number other possible by-products from the process. Such as:

• Personas
• Prototypes
• Storyboards

Each of these methods and by-products is explained in detail below.

Site maps
Site maps are perhaps the most widely known and understood deliverable from the process of defining an information architecture.
A site map is a high level diagram showing the hierarchy of a system. Site maps reflect the information structure, but are not necessarily indicative of the navigation structure.

Annotated page layouts
Page layouts define page level navigation, content types and functional elements. Annotations are used to provide guidance for the visual designers and developers who will use the page layouts to build the site.
Page layouts are alternatively known as wireframes, blue prints or screen details.

Content matrix
A content matrix lists each page in the system and identifies the content that will appear on that page.

Page templates

Page templates may be required when defining large-scale websites and intranets. Page templates define the layout of common page elements, such as global navigation, content and local navigation. Page templates are commonly used when developing content management systems.

Personas
Personas are a technique for defining archetypical users of the system. Personas are a cheap technique for evaluating the information architecture without conducting user research.

Prototypes
Prototypes are models of the system. Prototypes can be as simple as paper-based sketches, or as complex as fully interactive systems. Research shows that paper-based prototypes are just as effective for identifying issues as fully interactive systems.
Prototypes are often developed to bring the information architecture to life. Thus enabling users and other members of the project team to comment on the architecture before the system is built.

Storyboards
Storyboards are another technique for bringing the information architecture to life without building it. Storyboards are sketches showing how a user would interact with a system to complete a common task.
Storyboards enable other members of the project team to understand the proposed information architecture before the system is built.

Information architecture and usability

Some people find the relationship and distinction between information architecture and usability unclear.
Information architecture is not the same as usability, but the two are closely related. As described in a previous KM Column (‘What is usability‘, November 2004), usability encompasses two related concepts:

• Usability is an attribute of the quality of a system:

“we need to create a usable intranet”

• Usability is a process or set of techniques used during a design and development project:
  “we need to include usability activities in this project”
  In both cases usability is a broader concept, whereas information architecture is far more specific.

Information architecture as an attribute of the quality of a system
An effective information architecture is one of a number of attributes of a usable system. Other factors involving the usability of a system include:

• visual design
• interaction design
• functionality
• content writing.

Information architecture as a process
The process for creating an effective information architecture is a sub-set of the usability activities involved in a project.
Although weighted to the beginning of the project, usability activities should continue throughout a project and evaluate issues beyond simply the information architecture.

Who creates the information architecture?
Increasingly companies are realising the importance of information architecture and are employing specialist ‘information architects’ to perform this role.

But information architecture is also defined by:

• intranet designers and managers
• website designers and managers
• visual designers
• other people designing information systems
• programmers
• librarians
• technical writers

Conclusion
It simply isn’t good enough for organisations to build functionality or write content, put it on their computer systems and expect people to be able to find it.
Developing an effective information architecture is an essential step in the development of all computer systems.
Effective information architectures enable people to quickly, easily and intuitively find content. This avoids frustration and increases the chance that the user will return to the system the next time they require similar information.
Remember: people can only appreciate what they can actually find.
(For an overall methodology for developing or redeveloping an intranet, see the Intranet Roadmap.)

About the author
Iain Barker is a senior member of the Step Two Designs consulting team, and a specialist in usability and information architecture techniques.