خلاصه کتاب- ترجمه : کامیار رئیسی فر – گرد آورنده : وجیهه سلمانی – یکی از مهمترین روشهای انتقال مفاهیم برای مدیران ومربیان سازمانها را شاید بیان دیدگاه های علمی مدیریت بصورت یک سناریو واقعی بیان نموده .کتاب مدیر بدون تاخیر ،مدیر هدفمند ازجمله داستانهای مدیریتی می باشد که بصورت بسیار جالب توانسته است خواننده محترم را با خود به یک جریان واقعی زندگی کاری وحرفه ای برده وبدین ترتیب بدون دغدغه های علمی ونظریات مختلف به بیان موضوع ومسایل سازمانی وسپس به تحلیل کار کرد گرایانه آن پرداخته است. هر جند که باید گفت نوع ساختار ذهنی وسناریو ﭘردازی نویسندگان محترم بر اساس فرهنگ و شخصیتهای ویژه ی خودشان بوده است ،اما درنهایت به مصداق هنر مدیریت بکار گیری علم در روشها ومکانهای متفاوت ،این مجموعه را به مدیران گرامی وکارکنانی که چشم اندازی برای مدیریت آینده خود دارند توصیه می نمایم .
فضای سازمانی امروز با توجه به تغییروتحولات،نیازمند به بینش هایی هستند که بتواند در کوتاهترین ومناسب ترین زمان دست به تصمیم گیری بزنند این مهم به شیوه ای بسیار گویا وجالب در این کتاب طراحی وتقدیم به خوانندگان گردیده است.
پژوهشهای انجام گرفته در یک قرن گذشته ثابت کرده است پیشرفت فردی واجتماعی مستلزم توجه به زمان است .
مدیریت زمان موضوعی است اساسی که در عرصه فعالیتهای اقتصادی واجتماعی به دقت مورد تجزیه وتحلیل قرار گرفته ودر عمل اهمیت خود را به اثبات رسانیده است .نقش مدیریت زمان از انجای حائز اهمیت است که سایر روشهای مدیریت بدون تاکید بر اجرای مدیریت زمان نا کار امد بودن خود را نشان داده اند.از همین رو ،مدیریت زمان ،از یک سو برای پیشبرد کار واز سوی دیگربرای انجام مراحل مختلف ان در مدت زمان معین نقش محوری ایفاء می کند ، چنانچه زمان به گونه ای مناسب برای انجام امور یک سازمان مدیریت نشود، فعالیت در محیط کار بازدهی لازم را نخواهد داشت.
ترجمه ی کتاب حاضر به خوانندگان این نوید را می دهد که با بکار بستن سه اصل مهم اولویت بندی ، شایستگی و تعهد می توانند از تاخیر های احتمالی در کارشان که ممکن است زیان های جبران ناپذیری در رقابت تنگاتنگ امروزی به انان وسازمانشان وارد نماید،جلو گیری نموده وخود را جزء مدیران بدون تاخیر وهدفمند امروزی بدانند. امید است ترجمه ی کتاب حاضرخوانندگان رادر حل مشکل تاخیر یاری نماید.
سازمان ها هم مثل تیم های ورزشی،دوره های موفقی را پشت سرمی گذارند .همان طورکه تیم های ورزشی دچار ضعف ویا مصدومیت بازیکنان می شوند،سازمان ها نیز ممکن است با چنین شرایطی روبرو شوند .اغلب عمده ترین علت به وجود امدن این شرایط تاخیر است . عضوی ازتیم شما که بنا بر عادت تاخیر می کند ،ممکن است صدمات جبران ناپذیری به سایر هم تیمی هایش وارد کند. این صدمات می تواندبه شکل های مختلفی بروز کند:استرس بیش از حد ،زیان های مالی یا حتی ناکامی در کسب وکار .خوشبختانه،یک راه حل برای این معضل وجود دارد ،که اکنون در دستان شماست!
کن بلانچارد واستیوگاتری این مشکل را با مدیر بدون تاخیر ،مدیریت هدفمند حل کرده اند. این کتاب نه تنها برنامه ای راسخ برای حل مشکل تاخیر است ،بلکه مبنایی برای گرفتن تصمیمات اخلاقی ومعنوی روزانه نیز به شمار می رود.
مطالب این کتاب ممکن است در مورد شما صدق نکند. ولی ممکن است برای هر کسی که شما می شناسید مفید باشد . یک همکار ،یک سرپرست ،رئیس ،وحتی همسر وفرزندانتان .
این کتاب ،در خصوص دشمن بدسگالی است هر روز در کمین ما باشد.در واقع ،دشمن بدتر از ان است که تصور می کنیم و سازمان ها ، ازدواج ها،ارتباطات،فرصت ها، … و حتی همهی زندگی ما را نابود می کند .
این دشمن تاخیر نام دارد که گاهی از ان به ”به تعویق انداختن “هم تعبیر می شود .یعنی وقتی شما انجام کارهایتان رابه بعد واگذار می کنید.هر چند ،همان طور که گفتیم ممکن است شما هیچ گاه این کار را نکرده باشید.
البته ، بسیاری از ما ،با این دشمن نابکار بارها جنگیده ایم .در دوران مدرسه یا دانشگاه همیشه نوشتن مقاله یا تمرین را به لحظات اخر پیش از امتحان موکول می کردیم.
شب امتحان تا دیر وقت بیدار می نشستیم تا این کار راکامل کنیم ، در نتیجه روز بعد سر جلسه ی ازمون عملکرد خوبی نداشتیم .
در کار هم ،بسیاری اوقات ضرب الاجل ها ی کاری را به دلیل تاخیر فراموش کرده ایم ؛یا بسیاری از کارهای بی اهمیت را پیش از امور مهم انجام داده ایم.
در منزل ، اغلب ان قدر خسته ومشغولیم که فرصت نداریم برای کودکانمان قصه تعریف کنیم .به خودمان می گوییم ،حالا یک وقت دیگر این کار را می کنم ،اتفاقی که نمی افتد!بعد ها، وقتی انها وارد دانشگاه می شوند ،ازخود می پرسیم جرا وقت دیگر هیچ وقت فرا نر رسید؟دلیل می اوریم ،توجیه می کنیم وتوضیح می دهیم. در نتیجه ،حرفهی شغلی ،همسر ،فرزندان،وسلامتی مان همه اسیب می سیند.همهی اینها به این دلیل است که ما انها را ” به تاخیر می اندازیم “یا ”کم اهمیت “از کار های دیگران قلمداد می کنیم.
اگر چه ممکن است این امر در مورد شما صدق نکند ،ولی باید یدانیدتاخیر بسیار فراگیرتر از ان است که شما نصویر می کنید وان ،امر غیر منتظره ای نیست .تاخیر مساله ای ریشهدار است که باید به درستی شناخته ودرک شود.
افراد بیشتر به این دلیل دچار تاخیر می شوند که به درستی نمی دانند چه چیزهایی مهم است ودانستن اینکه چه چیز ی مهم است نیازمند این اگاهی است که انها کجا بوده اند، اکنون
کجا هستند وقصددارند کجا باشند.
افراد تاخیر می کنند ، زیرا نمی دانند به تاخیر انداختن می تواند منجربه عملکردوتصمیم گیری ضعیف شود وانها را از نتایج مطلوب دور کند .
آنها تاخیر می کنند ، زیرا برخلاف علاقه ای که به انجام بسیای از کارها دارند ،به اهداف وسیع تر ، ایده آل های بزرگتر ،وظایف مهمتر و سایر افراد تعهد ندارند. تفاوت مهمی بین علاقه به یک چیز و تعهد به آن وجود دارد .به انجام تمرینات ورزشی دقت کنید .افراد مشتاق ، ممکن است دلایل زیادی بیاورند تا ثابت کنند امروز،روز انجام آن کار نبوده است
”من خسته ام ،باران می آید ،کارهای مهم دیگری دارم که باید انجام دهم، یک روز (یا هفته یا ماه )تاخیر که اهمیتی ندارد.”
در مقابل افراد متعهد بهانه نمی آورند .آنها فقط به کسب نتایج فکر می کنند. “من این کار را برای حودم انجام می دهم .چه باران بیاید وچه هوا گرم باشد ،باید در پاساژبه دویدن بپردازیم .”
همه ی اینها را می توان در سه نکته خلاصه کرد ،
*تاخیر
*کار بی کیفیت
*استر س ناشی از تاخیر
کل مساله همین است
راه حل این مشکل در صفحات این کتاب نهفته است-درداستان “باب مدیر “که استراتژی سهP را کشف کرد وتوانست بر تاخیرش پیروز شود و به یک مدیر هدفمند و بدون تاخیر در تمام جنبه های زندگی اش تبدیل شود.
Pاول به باب کمک کرد بر تاخیر غلبه کند .
P دوم کلید بهبود کیفیت را در اختیارش گذاشت .
P سوم اورادر جهت کاهش استرس خود وهمکارانش یاری کرد.
درست همین حالا ،ممکن است شما به یک یا چند نفر فکر کنید که می توانند از این پیام ما بهرهمند شوند.
باب، مدیر شرکت ،یک روز صبح زوداز روزهای دیگر از خواب بیدار شد. او معمولازنگ ساعتش را برای ساعت 6:30تنظیم می کرد اما آن روز ،او ساعت را برای 5:30تنظیم کرده بود .چون ساعت 7:30با رئیسش قرار ملاقات داشت.
او ساعت دقیق وگران قیمت سویسی اش را به دستش بست وبه آن نگاهی انداخت. کمی دیر شده بود . “درست “لباس پوشیدن کمی بیشاز آنچه انتظار مرفت وقت گرفته بود .
باب مدیر با خود گفت :”جای نگرانی نیست ،در مسیر می توام جبران کنم .”
دوباره به ساعتش نگاه کرد .ساعت رابا ساعت داخل ماشین مقایسه کرد .دیگر دیر شده ،بهتر است با دیو تماس بگیرم.
دیو باب هستم .در ترافیک گیر کرده ام .باب این را گفت ،اگر چه می دانست ترافیک آن روز مثل روز های دیگر است .”به زودی خودم را می رسانم .”
باب به راه افتاد و وقتی به رستوران رسید ،دوان دوان به سمت در ورودی رفت . نفس نفس زنان وارد شد ودنبال دیو گشت .به سوی میز که نزدیک شد دیو گفت :”چه به موقع .”
“عذر خواهی می کنم ،نمی خواستم شما را معطل کنم “باب در حالی که با شر مندکی دیو را نگاه می کرد روی صندلی نشست .پس از مکثی طولانی ،دیو ادامه داد:”باب چند وقت است در آلگالون مایکرو کار می کنی ؟”
“شش …نه ،فکر می کنم هفت سالی می شود .”
“بله ،هفت سال .”دیو ادامه داد:”و آنچه همیشه مرا نگران می کرد ،تو هیچ وقت نفهمیدی چه چیزی واقعا برای مامهم است .”باب مدیر، در حالی که داشت نگران می شد ،پاسخ داد:”من واقعا متاسفم ولی دقیقا چه اشتباهی مرتکب شده ام ؟”
” باب ما در کسب کار پرسرعتی قرار داریم .پیشرفت وتغیر تکنولوژیدیگر سالانه ،ماهانه وحتی هفتگی نیست .ضرب المثلی می گوید :”پنیر هم جابجا شده است !”این تغییرات با سرعت نور رخ می دهد .””اگر می خواهیم رقابت کنیم ،باید دقیقا بدانیم رقابت به کدام سمت پیش می رود واز همه جلوتر باشیم .”
بله ،می دانم.”
“باب ،ماه گذشته ،یک سرس مادربوردها را با دو روز تاخیر به یکی از بزرگترین مشتریان تحویل دادی ،چون یک خازن کوچک را به موقع سفارش نداده بودی ،در نتیجه مشتری تولید یکروزرا ازدست داد.”
باب میر گفت :”دقیقا یادم هست “
دیو عذر باب رانپذیرفت .”فقط گفتیم که فرصت را به دیاد تکنولوژی واگذار کردیم .آنها ادعا میکنند که می توانند مادربوردها را به موقع تحویل دهند .ظاهرا مشتریان آنها هم قصد دارند این ادعا را ثابت کنند.”
“من مطمئنم در تمام سالهای حضورم در این شرکت ،اولین باری است که یک قرار کاری را فراموش کردم دیو ،ومسلما اولین باری است که شرکت به دلیل اشتباه من یک معامله را از دست می دهد.”
“باب،این فقط از دست دادن یک معامله نیست .این الگوی رفتاری تو نه تنها بر کیفیت کار خودت اثر می گذارد ،بلکه سبب تاخیر در کار دیگربخشها نیز می شود .مجبور می شوی کارها را در زمان اندکی انجام دهی ودر نتیجه مرتکب اشتباه می شوی. ما نمی توانیم این بی برنامگی رادر آلگالون تحمل کنیم .عادت کاری تو برای همکارانت استرس ایجاد می کند والبته خودت هم ازاین استس رنج می بری .”
باب مدیر ،پس از لحظاتی درنگ ،گفت :”دقیقا منظورتان چیست ؟”
“باب تو عضو خوب سازمان هستی .در واقع ما تلاش تو درکمک به دیگران و مشارکت در فعالیت های اجتماعی سازمان را ارج می نهیم .کار ما یک تجارت است وباید مطابق قواعد آن عمل کنیم .همه ی مسائلی که اخیرا ایجاد کرده ای در پرونده کاری تو به دقت ثبت شده است .ازآنجایی که تعدادو اهمیت ؟آنها زیاد است ،ما قصد داریم تو را تعلیق کنیم .”
دوست من ،در هر کارمند کلید دو ویژگی وجود دارد یکی شخصیت ودیگری عملکرد.تو کارمند با شخصیتی هستی .این عمل کرد توست که تاحدی نامطلوب است.من معتقدم ضعف هایشخصیتی به سادگی قابل اصلاح نیست .اما مطمئنم مساله ی عملکردرا می توان حل کرد .”
باب نفس راحتی کشید:”من آماده ام آن را حل کنم .”
“من یک برنامه ی جدید دارم که می تواند به تو کمک کند .”باب اطمینان داد:”حتما این کار را خواهم کرد.”دیو با یک جمله ی سخت گیرانه این ملاقات را به پایان رساند .”امیدوارم بتوانی روشانجام کارهایت را تغییر بدهی باب…وگرنه مجبوری دنبال فرصت شغلی دیگری بگردی .
باب به شرکت رسید وارد بخش منابع انسانی شد ومنتظر ماند .
رئیس بخش گفت :”متاسفم از اینکه می شنوم همه چیز خوب پیش نمی رود.ما تو را دوست داریم ونمی خواهیم تو را از دست بدهیم .از انجایی که دیو به افرادی مثل تو اهمیت می دهد ودوست داردکارمندان با شخصیتش عملکرد خوبی نیز داشته باشند ،فردی را با یک عنوان سازمانی جدید استخدام کرده که می تواند به تو کمک کند تا مدیر بدون تاخیر وهدفمندی باشی .”
تو باید باCEO ملاقات داشته باشی او مدیر اثر بخشی کارمندان است
باب پرسید :”این CEOجدید دقیقا چه کار می کند ؟””هدف CEOجدید ما این است که به کارمندان خوبی مثل تو کمک کند تا با ارزیابی از طریق سه p،عملکرد خود را بهبود بخشند.آیا آنها را می دانی ؟”
رئیس بخش منابه اتسانی ادامه داد :”ببین ما در آلگالون در یافته ایم که موفقیت ،به این موضوع وابسته است که هر عضو تیم خود را مالک آن بداند وبه آن صورت عمل کند.اکر هر فرد برای تصمیم گیری به فرد بالا تراز خود متکی باشد ،رضایت مشتریان جلب نخواهد شد.بنابراین توانایی تو در اتخاذتصمیمات به موقع در لحظات حساس ،نقش اساسی در موفقیت ما دارد استراتژی سه p تورا قادر می سازد تا به این هدف دست یابی.” باب پرسید :”این سه pکدامند ؟”
رئیس بخش پاسخ داد :”جواب این سوال را CEOبه تو خواهد گفت .”
باب لحظه ای به جملات فکرکرد و سپس پرسید :”ایا باید برای فردا کار خاصی انجام دهم ؟باید چیزی همراه خود بیائرم ؟”رئیس بخش پاسخ داد :”نه فقط به موقع بیا.”
دقیقا در ساعت 8:04،باباتومبیلش را پارک کرد ، مستقیما به طرف اتاق CEOحرکت کرد.
CEOبدون اتلاف وقت ادامه داد :”مطمئنم از شنیدن مدیر اثر بخشی کارمندان تعجب کردهای .”باب این موضوع را تایید کرد.
“این پستی است که من ودیو ایجاد کردهایم .او همیشه احساس میکرد اگر بخواهد بین شخصیت ومهارت یکی را انتخاب کند، او معتقد است اموزش ارزش ها به افراد بسیار دشوار است ،ولی مهارت ها را می توان به آنها آموخت .ولی میدانم گاهی اوقات آدمهای دوست داشتنی کارها را خوب انجام نمی دهند .البته مرا ببخش ؛آنها با اینکه احساس ونیت خوبی دارند،ولی این موضوع در عملکردشان دیده نمی شود. ممکن است افرادی که سالها با آنها کار کرده اند ،تفکرات نا درستی را درباره ی خدمت به مشتری وکار با افراد به آنها القا کرده با شند. این تفکرات نادرست مانع از آن می شود که آنها نقش موثری در موفقیت ودر کسب وکار داشته باشند.
شغل من به عنوان CEO کمک به این افراد است تا دریابند چه چیزی مهم است؛نه تنها در زندگی شغلی ،بلکه در زندگی روز مره شان .بنابراین انها می توانند به موفقیت خود ودیگران کمک کنند وبه اهداف ضروری دست یابند.”
CEOادامه داد :”اینها خمیر مایه یاصول اخلاقی بالا،اقدامات فداکارانه و نگرش های متغیر هستند .این ،آن چیزی است که کارمندان وسازمان ما را اثر بخش تر می سازد. ما عمیقا معتقدیم بهترین شرکت هاآنهای هستند که به کار مندانشان کمک می کنند تا به جایگاهی بالاتر از آنچه تا کنون داشته اند ،دست یابند.هر کسی که شرکت ما را به قصد سازمانی دیگر ترک می کند ،باید چیزی بیشتر از آنچه روز اول با خود به شرکت آورد،داشته با شد.”
“ثانیا ،بهترین شرکتها آنهای هستند که به مشتریان همان چیزی را تحویل می دهند که از قبل قولش را داده بودند،یا حتی بیشتر از آن .مشتریان می خواهند آنچه را دوست دارند،به موقع وبا قیمت توافق شده در زمان ومکان دلخواه ،با کیفیت بالا وقیمت مناسب دریافت کنند.اینها اصولی است که ما بکار می بریم تا در مشتری ایجاد وفاداری کنیم ،حتی وقتی که شرایط اقتصادی نابسامان باشد.”او ادامه داد :”سوم اینکه ،بهترین شرکتها به بقای فروشندهایشان کمک میکنند.فروشنده ای که سود اور نباشد،نمی تواند به ما کمک کند به اهدافمان دست یابیم . البته ما در پی بهترین قیمت ها در مواد خام هستیم .ولی نمی خواهیم فروشندگانمان را اذیت کنیم.ما می خواهیم سود متعارفی نصیب انها شود،وتلاش می کنیم به شکلی که انها دوست دارندپرداخت کنیم ،نه به شکلی که ما دوست داریم.” باب پرسید :”ودلیل اینکه من بجای اخراج ،تعلیق شدم این است که ببینید آیا می توانم این نگرش مثبت را اتخاذ کنم یا نه؟”
“درست است ،باب .شرکت مدتها روی شما سرمایه گزاری کرده است .به همین دلیل شما در این جا فرد ارزشمندی هستید.مطمئنم شما می دانید که اهداف تجاری ما کوتاه مدت نیست .ما مسیر طولانی در پیش داریم ودر پی بقا –وشکوفایی –شرکت هستیم ،زیرا در ان صورت همه پیروز خواهند شد.ما مدیر لحضه ی آخر در این شرکت نمی خواهیم .اگر به آن هدف برسیم ،دیگر هیچ مدیر لحظه ی آخری نخواهیم داشت .”
باب گغت :من چه کار باید بکنم تا شرکت به این اهداف دست یابد؟
خیلی ساده است باب ،بهترین کار برای همه ی کارمندان شرکت این است که استراتژی سه Pرا درک کرده واز آن استفاده کنند.CEOدگمه ای را روی میزش فشار داد؛اتاق به نمایشگاه تکنولوژیتبدیل شد.چراغ ها کم نور شدند.تصویر پرنوری روی صفحه نمایش نشان داد.تصویر ،یک کلمه بود که بالا وپائین می رفت ودر هاله ای از جلوه های تصویر قرار داشت .کلمه ،”اولویت “بود.ناگهان ،همراه با صدایی دلنشین ،به نظر می رسید که کلمه روی یک لوح سنگی حکاکی میشود.
باب پرسید :”این است ؟اولین P،اولویت است ؟”
“بله جالب است ،نه ؟”CEOگفت:”موضوع دقیقا همین است .تمام افرادی که در اینجا کار میکنند، باید اولویت هایشان را دریابند .آنهاهیچ گاه نباید آن اولویت را فراموش کنند.”
سپس باب به خانه رفت پاز صرف شام ،پشت میزش نشست ،پاکت نامه ای را که CEO به او داده بود را باز کرد.ولی فقط یک برگه در پاکت بود،که جای برای نوشتن اسم وتاریخ داشت و فقط دو سوال در آن نوشته شده بود.1- لطفا اولویت های شخصی وکاری خود را با قرار دادن اعداد 1تا7در کنار هریک از موارد زیر مشخص کنید (مهمتر اولویت است).
_سلامتی وتندرستی
_ایمان /زندگی معنوی
_شغل
_همسر ویا خانواده
_دوستان
_تحصیلات /دانش
_تفریح /ورزش
باب مدت زیادی را صرف خواندن این فهرست کرد.”آیا باید این فهرست را آن گونه که CEO دوست دارد اولویت بندی کنم ، یا آن طور که خودم اعتقاد دارم ؟”او گیج شده بود .
باب سراغ سوال دوم رفت .ولی به نظر میرسید این یکی عجیب تر از اولی بود.2_ لطفا اتفاقات زیرازیررا بر مبنای اولویت هایتان در زندگی روز مره ی خود رتبه بندی کنید.به عبارت دیگر ،کدامیک از این مسئولیت ها در بالای فهرست “کارهای که باید انجام دهید”قرار می گیرد .بااین فرض که همه آنها در یک زمان قرار دارد؟
_وقت دکتر که از سه هفته پیش رزرو کرده اید
_بازی بچه ها،موسیقی یا کنسرت
-یک ضرورت بهداشتی خانواده
_یک قرار ملاقات بنا به درخواست کارفرمایتان
_قرار ملاقات با یک مشتری مهم
_قرار ازپیش تعیین شده یک بعد از ظهر با دوستان
_قرار بهمسر یا یک فرد مهم
قبل از باز گرداندن این پرسش نامه ،در واژه نامه معنی واژه ی”اولویت “را پیدا کنید.
اولویت
1_زودتر یا یا مهمتر بودن ،تقدم داشتن در ترتیب یادر رتبه،آنچه باید اول بیاید.
2_آنچه از بقیه مهمتر یا شایان توجهبیشتری است .
“بسیار بیشتر از آنی است که فکر می کردم .”باب معنی کلمه را به خاطر سپرد ،واژه نامه را برجای خود گذاشت وپرسش نامه را داخل پاکت قرار داد.
باب ،مدیر لحظه ی آخر ، تقریبا دیر به قرارش به CEOرسید .خوشختانه ، CEOبه نفس نفس ذدن باب توجه نکرد. از باب دعوت کرد تابنشیندوسریع به سراغ اصل موضوع رفت .”باب من معتقدم ،مدیران لحظه ی آخر سه ویژگی بارز دارند، این ویژگی ها بین همه یافرادی که دچار تا خیر می شوند مشترک است ،ولی لزوما نتیجه ی تاخیر نیست .”
CEOادامه داد :”اول ،آنهایی که تاخیر میکنند ،انجام کار بر مبنای اولویت هایشان را به تعویق می اندازید. آنها همیشه مشغولند ؛اما مشغول کارهایی که اهمیت زیادی ندارد.آنها مسائل مهم را به بعد موکول می کنند. در نتیجه موارد مهمتر اغلب به تاخیر می افتد .این یکی از مشکلات تاخیر است .دوم اینکه حتی وقتی تلاش می کنند برطبق اولویت ها یشان کار کنند،ازاین شاخه به آن شاخه می پرند،چون فکر می کنند همه ی کارها را با هم انجام دهند.در نهایت همیشه از اینکه کار ناتمام دیگری دارند ،گله می کنند.این مسئله ای است که عملکرد آنها لطمه می زند.آنها بای خود ایجاد استرس میکنند چون می خواهند همه ی کارها را در لحظه یآخر انجام دهند.برای دیگران هم استرس ایجاد میکنند ؛زیرا آنهایی که نگران ضرب الاجل ها هستند.مجبورندبار این افراد را به دوش بکشند .”باب گفت :”بنابراین مسائل مهم افرادی کهدچار تاخیر می شوند عبارت است از به تعویق انداختن ،کار بی کیفیت ،وایجاد استرس برای خود ودیگران .”
CEOپس از دریافت پاسخ های باب چیزی نگفت .باب صبر کرد …وصبر کرد.پس از چند لحظه CEOکاغذ را زمین گذاشت و لبخند زد .باب با تردید پرسید :”بگوئید ببینم …آیا اولویت های من درست بودند؟””همان گونه که دیروز هم به شما گفتم، پاسخ درست یا غلط وجود ندارد.اولویت ها دائما در حال تغییرند.”
ایا تابه حال به بخش اورژانس بیمارستان مراجعه کرده اید ؟”باب پاسخ داد :”بله ،پسرم هنگام بازی بیس بال سر خورد ودستش شکست .ما ساعتها در بخش اورژانس منتظر بودیم تا کسی او را معاینه کند.”CEOبا مهربانی گفت :”شکستن دست اهمیت خیلی زیادی ندارد ،دارد؟”باب گفت :”مسلما نه چندان.””البته دلیل انتظار طولانی مدت شما ،رده بندی درمانی است .””اصطلاح رده بندی درمانی را قبلا شنیده ام ،اما به درستی نم دانم معنی آن چیست ؟””این اصطلاح اولین بار در شرایط جنگی به کار رفت. در واقع سیستمی است که درمانهای پزشکی را بر حسب میزان ضرورت ،شدت جراحات ،وشانس زنده ماندن بیماران اولویت بندی می کند.ما در آلگالون انتظار داریم هر فرد همه ی فعالیت هایش را رده بندی کند. براین مبنا افراد همیشه اول به کارهای مهم (اولویت ها )،رسیدگی می کنند ،نه اینکه کارها را بر حسب اولین ورودی و اولین خروجی انجام دهند. افرادی که ترتیب اهمیت کارها را می دانندبه ندرت تاخیر می کنند.” CEO ادامه داد :انجام وظایفی که “دوست داری انجام دهی”بسیار ساده است .انجام وظایفی که “دوست داری انجام بدهی ولی نباید انجام دهی “هم همین طور.”هدف ما این است به افرادی که در اینجا کار می کنند ،اطمینان دهیم تا تغییر اولویت هایشان را دریابند.اصل راهنمایی کننده ی ما این است که باید بدانیم چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم .”من میتوانم بهترین کاری را که در توانم است انجام دهم. افراد بیشتر وظایف بیهوده ای برای خود تعریف می کنند وآنها را در بالای فهرست اولویت هایشان قرار می دهند.اگر بتوانید رابطه ی مستقیم وصریحی باسرپرستان خود داشته باشید _چیزی که در شرکت ما تشویق می شود _در جایگاهی قرار می گیرد که اولویت های نا درست را زیر سوال می برید .سپس هردوی شما در مورد “رده بندی “آنها به توافق می رسید واقدامات بیهوده را از لیست اولویت ها کنا رمی گذارید. در پست قبلی فکر می کردم که یکی از مهمترین جنبه های شغلی من مطالعه ی ژورنال های تجاری است که روی میز من انباشته شده است .ولی در حقیقت من یک سری وظایف بیهوده برای خود ایجاد کرده بودم .در نهایت آن قدر سر گرم خواندن انبوه مجلات شدم که از کارهای مهمتر خودم غافل ماندم.” برخی از مدیران فکر می کنند که فعالیت به تولید _تولید به نتایج_منجرمی شود .بنابراین تمام فهرست خود را با انواع فعالیت ها پر می کنند و پس از آن که در نهایت وقتی می فهمند به نتایج هدفمند ی دست نیافته اند ،گیج می شوند .علاوه آنها همیشه مشغولند .آنها انبوهی از کار ها را در برنامه ی خود می گنجانند .ودر این میان ،کارهای مهم فراموش می شود .این افراد همچنین ،همزمان به چندین کار می پردازند و آنها فعالیت هایشان را رده بندی نمی کنند .در نتیجه به دلیل کوتاهی هایشان به مدیر لحظهی آخر تبدیل می شوند .در واقع همه ی اینها شکلی از انکار است . بالاخره CEOگفت :”بنا براین اولویت بندی باعث رده بندی کارها می شود و تعیین می کند که مهمترین فعالیت باید توجه بیشتری را به خود معطوف دارد .این اصل به مدیران دقیقه ی آخر کمک می کند بر تاخیر شان غلبه کنند.” باب، خبر خوبی استکه روشی _اثر بخش وکارا _برای تصمیم گیری بین گزینه های مختلف وجود دارد.CEO دگمه ی جادوئی را فشار داد.همان طور که کلمه روی سنگ حک می شد باب با خود گفت :”قصد دارم الگویی را در اینجا کشف کنم .”
“شایستگی .”
باب تامل کرد .”فقط یک سوال …معنی آن چیست ؟”
“سه قسمت دارد .اول ،کیفیت یا حالت مناسب و شایسته .دوم صحت ودرستی رفتار یا اخلاق .وبالاخره هماهنگی با استانداردهای پذیرفته شده .”CEOیک پاکت دیگر به باب داد .”این گفهرست بهترین های “جدید شرکت ما ست.در آن هفت نکته وجود دارد .آنها معنی دقیق شایستگس را تعریف می کنند و هر مدیر بدون تاخیر وهدفمند ی در شرکت ما باید از این نکات پیروی کند تا موفق شود و کار با کیفیتی انجام دهد .آنها را امشب مطالعه کن .فردا با هم در مورد آنها صحبت می کنیم .قرار مان همین ساعت.
سپس مشغول مطالعه شد ..پاکت را باز کرد وتنها صفحه کاغذی را که در آن بود ،خارج ساخت .هیچ سوالی در آن نوشته نشده بود .فقط فهرست کوتاه قابل تاملی به چشم می خورد .تناسب :فهرستی از بهترین ها
*کاردرست را انجام بده.
*آن را بنا به دلایلی درست انجام بده.
*آن را با افراد مناسب انجام بده.
*آن را به شیوه وترتیب درستی انجام بده.
*آن را باشدت و اشتیاق انجام بده .
*آن را برای کسب نتایج درست انجام بده.
باب این جمله ها را بارهاوبارها خواند وبه اتفاقات آن روز فکر کرد .و کاغذ را دوباره در پاکت گذاشتهو به سراغ دخترش رفت. می خواهم قولی به تو بدهم .ازاین به بعد تغییرات عمده ای را در رفتار من مشاهده خواهی کرد.من می خواهم پدری شوم گه تو دوست داری وبه وجودش افتخار می کنی.”باب مدیر مصمم تر شده بود ،پنج دقیقه زودتر به قرارش با CEOرسید .امید وار م او به این موضوع توجه کند .اماCEOتوجهی نکرد،اگر هم متوجه شد به خودش نیاورد .CEO پرسید :”در مورد P دوم چه نظری داری ؟”
“من دیشب شخصا به این نتیجه رسیدم که شایستگی ،نه تنها در تعیین اولویت ها به ما کمک میکند بلکه برای اطمینان از کیفیت مطلوب انجام کارها نیز ضرورت دارد.”
“درست می گویی.دقیقا همین طور است .””فکر می کنم مدتی زمان لازم است تا بتوانم فهرست بهترین ها را در همه یاولویت ها به کار گیرم .”به یک نمونه ی ساده توجه کن:من قصد دارم پیام های صوتی روذانه برای کارمندان ارسال کنم .هر کارمند میت واند با گرفتن یک شماره ی خاص به این پیام گوش دهد . من همهی نکته های آزمون پس داده را که می توانند باعث تغییر زندگی افراد شوند،از منابع مختلف جمع آوری کرده و از طریق این پیام ها ی کوتاه و خلاصه در اختیار افراد می گذارم .دو چیز غلط نمی تواند به چیز درستی منجر شود؟””این را هم قبلا شنیده ام.””در این شرکت هدف بلند مدت ما این است که همه ی توان خود را به کار گیریم تا مطمئن شویم همه به خواسته هایشان می رسند_مشتریان تامین کنندگان ،همکاران ،مدیران سطح بالا والبته مدیران و سرپرستان رده پایین_ هدف جدید ما این است که مطمئن شویم هیچ گاه تعارضی بین مدیر وکارمند پیش نمی آید . کارمندان باید به مدیریت اعتماد کنند ومدیریت به کارمندان . ولی اگر اولویت ها را دریابیم و بدانیم آنهاچگونه باید با یکدیگر هماهنگ شوند ،دیگر این هدف چندان تحسین بر انگیز نخواهد بود.”CEOپرسید :”به نظر تو منظورت از کار درست را انجام بده چیست ؟””فکر کنم منظور تان این است که همیشه درست وغلطی وجود دارد.””مسلما ،اما از کجا می فهمی درست وغلط کدام است ؟”باب گفت :”شاید به طور غریزی ؟””استفاده از غریزه هم می تواند کمک کند ،اما من دوست دارم از آنچه به نام کنترل اخلاقی شناخته می شود استفاده کنم .”1_آیا آن عملی قانونی است ؟2_ آیا عادلانه و متوازن است؟ 3_ احساس من از انجام آن کار چیست ؟سوال اول در خصوص قانونی بودن آن است .دومی درباره ی عدالت وسومی مربوط به عزت نفس .بیشتر افراد فقط پرسش اول را مطرح می کنند. ولی برخی مواقع ممکن است یک کار قانونی باشد ، اما اخلاقی نباشد.” “اما همه ی اینها چه ارتباطی با”آن را با افراد مناسب انجام بده”دارد؟CEOلحظه ای فکر کرد .”من معتقدم در کار کردن با دیگران ،دو سطح تعامل وجود دارد.اصل بعد ی،آن را در زمان مناسب انجام بده، است. این اصل کاملا به ” اولویت ” بر می گردد. از آنجا یی که نمی توان همه ی کارها را در یک زمان انجام داد ،پس بخشی از تعیین اولویتها وانجام کارهایی با کیفیت ،انجام هر کار در زمان مناسب خود می باشد.”CEOلبخند زد وادامه داد:”مورد بعدی ،اگر به خاطر داشته باشی ،این بود: آن را با اشتیاق وشدت انجام بده.”قهرمان گلف یا تنیس را در نظر بگیر یک باخت یا شکست هیچ وقت از علاقه واشتیاق آنها نمی کاهد چون مشتاق،هیجان زده ،آموزش دیده ومصمم هستند.آنها ممکن است ضربه های سنگینی را تحمل کنند ودوباره به بازی بر گردندمدیران لحظه ی آخر اغلب اجازه می دهند که شرایط آنها را تحت تاثیر قرار دهد ،در حالی مدیران هدفمند وبدون تاخیر شرایط را تحت تاثیر قرار می دهند .چهار نکته کلیدی وجود دارد: *آنها از نمونه ها درس می گیرند .*آنها به دیگران خدمت رسانی می کنند.*چیزهایی را که نیاز دارند از دیگران در خواست می کنند.*آنها از سهم ونقش دیگران استقبال کرده وآنرا ارج می نهنداشتیاق باید جزئیاز چشم انداز مشترک باشد..CEOاز شنیدن این جمله خوشحال شد:”دقیقا من فکر می کنم که تو آماده شنیدن “درست”بعدی هستی؛و آن را برای کسب نتایج مناسب ودرست انجام بده است.””بله البته ومن فهمیده ام که تصمیمات روزانه ای که در تعملات با دیگران می گیرم ،بر توانایی من در کسب تنایج و اهداف اثر دارد.”یک مدیر لحظه ی آخر ،به خاطر ،به خاطر ترس ،انعطاف پذیری خود را از دست می دهد . معمولا این ترس ، ترس از اتخاذ یک تصمیم نادرست است.بنابراین تصمیم می گیرد کارها را به تعویق بیندازد،در نتیجه همه ی افراد از این اقدام او ناراحت می شوند. اخراج چند کارمند معدود در دیرترین زمان ممکن انجام می شود ،افزایش قیمت سهام ممکن است دیر به وقوع بپیوندد،در نتیجه ممکن است کاهش اعتماد در شرکت باشد. شرکت ممکن است شکست بخورد ودر نهایت پدر یا مادر شما تمام سرمایه اش رااز دست بدهد .در اینجا به تعئیق انداختن ،یک قاتل است .بنا بر این تکلیف روز آینده ی تو این است که به این شرایط فکر کنی .اولویت ها یت را تعیین کنی وسپس از فهرست بهترین ها استفاده کنی .مطمئنم می توانی از پس چنین برنامه هایی برآیی .”
اولویت :اولویت ها تغییر می کنند.بدانید که چه کاری را در چه زمانی انجام دهید .وظایف کنونی را “ردهبندی”کنید.اولویت “فهرست بهترین ها
*کار درست را انجام دهید .*آن را بنا به دلایل درست انجام دهید. * آن را با افراد مناسب انجام دهید. *آن را در زمان مناسب انجام دهید. * آن را به شیوه وترتیب مناسب انجام دهید .*آن را با اشتیاق و شدت انجام دهید.*آن را برای کسب نتایج درست انجام دهید.
کار بی کیفیت.باب در مورد اولویت ها کمی فکر کرد.بنابراین اگر اولویت من کمک به شرکت در جهت ثبات مال باشد ،دران صورت شرکت می تواند به تولیدمحصول ،ارائه ی خدمت و تامین مشاغل خود ادامه دهد. باب در حالی به عناوین شایستگی نگاهی انداخت. “کاردرست را انجام دهید.”هوم. فکر می کنم کار درست یعنی حفظ کارمندان تا جایی که ممکن است ،در کنار تعادل این حقوق با حقوق مشتریان و سهام داران .”بهترین “بعدی کمی بود :”آن کار را بنا به دلایل درست انجام بده”باب با خود اندیشید.امنیت شغلی قطعا یکی از آن دلایل است ،اما بدون شک تامین آینده ی مالی افراد شرکت و سرمایه کذاران آن دلیل مهمتری برای انجام کار درست است. چشمانباب به مورد بعدی در فهرست خیره شده:”آن را با افراد مناسب انجام بده.”مطمئنم ،همه ی ما ،حداقل در برهه ای از زمان افراد شایسته ای بوده ایم در غیر این صورت ،از ابتدا استخدام نمی شدیم .ولی حالا شرکت چه کاری می تواند بکند؟این موضوعات به انسانها و زندگی آنها مر بوط است ،بنابراین واقعا موضوعات دشواری است.باب ادامه داد:»آن کار را در زمان مناسب انجام بده.»فکر می کنم هر تصمیمی که اتخاذ می شود ،باید در زمان مناسب اجرا شود. باخود فکر کرد .شاید پاسخ در” انجام بده”بعدی باشد.”کار را با شیوه و ترتیب مناسبی انجام بده.”شاید ترتیب و شیوه ی مناسب ،توجه به فروش ،کاستن از حقوق مدیران و تشریفات به عنوان نگرانی اصلی شرکت ،توجه به تعدیل نیرو وبه عنوان گزینه ی آخر اخراج نیرو باشد . CEOبرنامه ی دقیق باب را از او گرفت و گفت :”اجازه بده یک نگاهی بیندازم .” CEOاضهار داشت :”این همان کاری است که بیشتر مدیران انجام می دهند . اما گزینه ی دیگر ی نیز وجود دارد وآن سومین P در استراتژی سه Pاست.”دوباره چراغ ها کم نور شدند. کلمه بالا وپایین رفت و سرانجام ثابت شد ودر نهایت روی یک لوح سنگی نقش بست.”تعهد.”
باب پرسید :”چگونه سومین Pمی تواند با Cشروع شود؟”CEO این سوال را چند بار دیگر هم شنیده بود.”این یک ابزار حافظه است .سعی کردم واژه ای پیدا کنم که با Pشروع شود تا مفهوم سه Pرا کامل کند،اما تنها واژه ای که به کار ما می آامد با حرف C شروع شده بود.CEOاظهار داشت :”می دانم که کمی مبالغه آمیز به نظر می رسد، ولی تعهد جزء جدایی نا پذیر این فرمول است که باید توجه زیادی به آن داشت.”باب گفت :”فکر می کنم این موضوع نیز تا حدی به ،تعویق انداختن مربوط است؟””درست می گویی باب،اما اغلب مردم تفاوت بین علاقه وتعهد را نمی دانند . یک فرد علاقه مند _مثلا فردی که به ورزش و تندرستی علاقه مند است می تواند انواع بهانه ها را در پاسخ به اینکه چرا یک کار درست انجام نشده است ،مطرح کند؛اما یک فرد متعهد اصلا بهانه نمی شناسد. تعهد یعنی کار باید انجام شود . همین وفقط همین . نداشتن تفاوت بین تعهد وعلاقه باعث ایجاد استرس برای یک مدیر لحظه آخر وهمکارانی که باید جور او را بکشند می شود.” CEOلبخندی زد .کشوی میزش را باز کرد،پاکتی از آن خارج کرد وبه باب داد. این تمرین را انجام دهید .فردا همین ساعت همدیگر را خواهیم دید.پس از شام باب به اتاق مطالعه رفت و پاکت را باز کرد .او این داستان کوتاه وجالب را خواند. فارغ التحصیلان دبیرستان یک شهر کوچک برای دیدار دوبار ه با خانواده به زادگاه خود برگشتند. یکی از همکلاسی ها از بقیه یک سوال پرسید:در طول مدت حضور تان در مدرسه ،چه کسی بیشترین تاثیر را بر زندگی شما داشت ؟او انتظار داشت پاسخ های متعددی دریافت کند .اما وقتی پاسخ ها را دریافت کرد فقط یک جواب وجود داشت ؛سرایدار .چرا؟ هر روز بعد از اینکه همه به خانه هایشان می رفتند ،سرایدار اتاق ها را تمیز می کرد و تخته هارا می شست .این مرد که فقط 4کلاس درس خوانده بود ،چند کلمه ساده را با املای نادرست در گوشه ی سمت چپ بالای تخته می نوشت :”به هرچه بخواهی برسی”.
روز بعد باب به دفتر CEOرفت .CEOبه دقت به سوال باب در باره قصه پاسخ داد:”ما انتظار نداریم ،فقط امیدواریم ،امیدواریم استراتژی سه Pرا دریابی و در زندگی روز مره ات به کار گیری .آرزوی بعدی ما این است که تو به ح خود وخانواده ات متعهد باشی .اگر شغل بین تو ،خانواده ورویاهایت قرار بگیرد ،تو به اولویت های نادرستی متعهد شده ای.در مورد شخص خودم ،Pسوم این مفاهیم رادارد:* تعهد به خداوند * تعهد به خانواده * تعهد به اولویت ها *تعهد به شایستگی * تعهد به مقاصد * تعهد به ایده آل ها *تعهد به اهداف *تعهد به صراحت *تعهد به صداقت *تعهد به انجام کامل وظایف”
CEOکشوی قفسه ی پشت میزش را باز کرد ویک پاکت دیگر را از آن در آورد و به دست باب شگفت زده داد وگفت :”آخرین تکلیف ،اکنون در دستان من است .مطمئنم تعلیق تو به زودی به پایان خواهد رسید.”
باب پاکت را باز کرد .پاسخ به پرسش های زیر اختیاری است .CEOاز بازنگری و بحث در مورد پاسخ های شما استقبال می کند ولی ملزم به پاسخ گویی نیستید .ممکن است بخواهید پاسخ ها را نگه دارید ودر اینده به آنها مراجعه کنید. باب شگفت زده شد .صفحه ی دوم را خواند .لطفا پیش از مراجعه به دفتر CEOبرای قرار فردا ،زمانی را برای پاسخ گویی به این سوالات اختصاص دهید .انجام این کار به شما در به کار گیری سه Pدر زندگی وحرفه تان کمک خواهد کرد. 1-اولویت های خود را در این لحظه شرح دهید. 2_تا جه حدی به این اولویت ها متعهد هستید؟ 3_به نظر شما بهترین جنبه ی شایستگی کدام است؟ 4_ایا می توانید چشم انداز شخصی تان را توصیف کنید؟ تصور شما از آینده چگونه است ؟ 5_مهمترین ارزش های شما چیست ؟ 6_تا چه اندازه به این ارزش ها متعد هستید ؟ 7_اهداف کوتاه مدت شما چیست ؟8_اهداف بلند مدت شما چیست؟ 9_ایا به صداقت متعهد هستید؟ آیا با خودتان صادق هستید؟ 10_آیا میل به پیروی از تعهدات خود دارید؟باب پرسش نامه را تکمیل کرد وروز بعد به دفتر CEOرفت و آنها چند دقیقه ای پیرامون پرسش نامه ی باب گفتگو کردند .واضح بود که CEO تحت تاثیر پاسخ های باب قرار گرفته بود .جلسه که به پایان رسید، CEO به خاطر سخت کوشی باب به او تبریک گفت و او را مطمئن ساخت که کارش را خوب انجام داده است
باب مدیر بدون تاخیر وهدفمند ،با گام هایی استوار به دفترش باز گشت ،در قدم های او انگیزه ای بود که مدت ها آن را از دست داده بود. اولین کاری که آن روز انجام داد، نوشتن یاداشتی بود که هر بار بر صفحه ی نمایش رایانه نگاه می کرد آن را می دید.
اولویت :همه چیز را رده بندی کن.
شایستگی: فهرست بهترین ها را به خاطر بسپار.
تعهد به هر چه بخواهی می رسی.
آنچه بیش از همه به باب کمک کرد ،ایجاد یک فرم رده بندی روزانه بود. در این فرم او می توانست تعهدات مهم روزانه ،وظایف اصلی ،ایمیل ها، تماسهای تلفنی وآنجه را می خواست به آن برسد ، بنویسد .باب در زمینه های دیگر هم به پیشرفت هایی رسید.
آن روز صبح وقتی باب به دفتر کار خود رسید بامدیر اثر بخشی کار مندان تماس گرفت ویک قرار ملاقات برای نهار با CEO گذاشت . بحث در ساعت نهار بهتر از آنچه که باب تصور می کرد پیش رفت .وقتی باب به دفترش باز گشت با رئیس بخش منابع انسانی تماس گرفت وقرار ملاقاتی با CEO در بعداز ظهر آن روز با رئیس منابع گذاشت. وقتی دور هم جمع شدند ،باب بدون هیچ مقدمه ای سراغ اصل مطلب رفت . او یک پاکت را به دست رئیس بخش منابع انسانی داد. وقتی رئیس آن را باز کرد، رزومه باب در آن بود.باب مدیر اثر بخش جدید کارمندان در شغل جدیدش فاصله ی زیادی با روزهای اوج داشت .”یکی از اولین کارهای او، توزیع کارت های کوچکی بین همه ی کارمندان بود . کارت ها یی به این مضموم: سه p در هر فرد بدون تاخیر وهدفمند .اولویت، ،شایستگی و تعهد
هرگاه این کارت را به کارمندان خود می داد ،می گفت :”این کارت را همواره با خود داشته باشید _یا در رایانه خود ذخیره کنید _تا به شما یادآوری کند که این سه pتا چه حد برای موفقیت شخصی وتجارت وکسب وکار ما مهم است .”با توجه به اهمیت سه p،باب شرکت را متقاعد کرد تا این فرایند را در چارچوب اصلی برنامه های آموزشی کارمندان جدید بگنجاند .باب با گذاشتن پیامهای صوتی برای کارمندان روش مسئول قبلی را ادامه داد. او آنها را “لحظه های گران قیمت “نامید.او پیوسته ومدام با ceoقبلی در ارتباط بود ، زیرا می دانست هر وقت “شارژ با تریش تمام شود.”می تواند روی او حساب کند.
مدیران بدون تاخیر و هدفمند ،به مسیر وبه هدف متعهدند .آنها به چشم انداز، به صداقت ،به صراحت وبه منافع دیگران پای بندند.آنها رویا پردازند.در عین حال واقع بین هستند . آنها امیدوارند. با این وجود شرایط فعلی را به دقت می شناسد. آنها گوش می کنند. در عین حال ،در صورت لزوم سخن می گویند . آنها مراقب دیگران هستند . اما احتیاط را از دست نمی دهند. آن ها خود خواهی را با فداکاری جایگزین کرده اند .در واقع ،آنها روحیه ی خدمت گذار دارند.گاهی اوقات تصمیم گیری بر مبنای استراتژی سه pدردسر ساز می باشد.گاهی اوقات او خود را از مسیر اصلی خارج می دید. اما “به هر چه می خواهی می رسی.”همیشه راهنمای اوست واورا مشتاق و امیدوار نگه می دارد.اگر نتوانید مسئولیت هایتان را رده بندی کنید، اگر فهرست بهترین ها را فراموش کنید ،و اگر متعهد نباشید_ گرفتار مصیبت و فاجعه خواهید شد. اگر این داستان زندگی شماست ،ما می خواهیم افراد ی باشیم که به شما امیدواری می دهند .شما می توانید بر مصیبت تاخیر پیروز شوید .شما فردی بدون تاخیر وهدفمند در همه ی جنبه های زندگی خود باشید.
ولی باید بخواهید…
…زیرا هیچ کس دیگر بای شما نمی خواهد.
کن واسیتو
پژوهشهای انجام گرفته در یک قرن گذشته ثابت کرده است پیشرفت فردی واجتماعی مستلزم توجه به زمان است .
مدیریت زمان موضوعی است اساسی که در عرصه فعالیتهای اقتصادی واجتماعی به دقت مورد تجزیه وتحلیل قرار گرفته ودر عمل اهمیت خود را به اثبات رسانیده است .نقش مدیریت زمان از انجای حائز اهمیت است که سایر روشهای مدیریت بدون تاکید بر اجرای مدیریت زمان نا کار امد بودن خود را نشان داده اند.از همین رو ،مدیریت زمان ،از یک سو برای پیشبرد کار واز سوی دیگربرای انجام مراحل مختلف ان در مدت زمان معین نقش محوری ایفاء می کند ، چنانچه زمان به گونه ای مناسب برای انجام امور یک سازمان مدیریت نشود، فعالیت در محیط کار بازدهی لازم را نخواهد داشت.
ترجمه ی کتاب حاضر به خوانندگان این نوید را می دهد که با بکار بستن سه اصل مهم اولویت بندی ، شایستگی و تعهد می توانند از تاخیر های احتمالی در کارشان که ممکن است زیان های جبران ناپذیری در رقابت تنگاتنگ امروزی به انان وسازمانشان وارد نماید،جلو گیری نموده وخود را جزء مدیران بدون تاخیر وهدفمند امروزی بدانند. امید است ترجمه ی کتاب حاضرخوانندگان رادر حل مشکل تاخیر یاری نماید.
سازمان ها هم مثل تیم های ورزشی،دوره های موفقی را پشت سرمی گذارند .همان طورکه تیم های ورزشی دچار ضعف ویا مصدومیت بازیکنان می شوند،سازمان ها نیز ممکن است با چنین شرایطی روبرو شوند .اغلب عمده ترین علت به وجود امدن این شرایط تاخیر است . عضوی ازتیم شما که بنا بر عادت تاخیر می کند ،ممکن است صدمات جبران ناپذیری به سایر هم تیمی هایش وارد کند. این صدمات می تواندبه شکل های مختلفی بروز کند:استرس بیش از حد ،زیان های مالی یا حتی ناکامی در کسب وکار .خوشبختانه،یک راه حل برای این معضل وجود دارد ،که اکنون در دستان شماست!
کن بلانچارد واستیوگاتری این مشکل را با مدیر بدون تاخیر ،مدیریت هدفمند حل کرده اند. این کتاب نه تنها برنامه ای راسخ برای حل مشکل تاخیر است ،بلکه مبنایی برای گرفتن تصمیمات اخلاقی ومعنوی روزانه نیز به شمار می رود.
مطالب این کتاب ممکن است در مورد شما صدق نکند. ولی ممکن است برای هر کسی که شما می شناسید مفید باشد . یک همکار ،یک سرپرست ،رئیس ،وحتی همسر وفرزندانتان .
این کتاب ،در خصوص دشمن بدسگالی است هر روز در کمین ما باشد.در واقع ،دشمن بدتر از ان است که تصور می کنیم و سازمان ها ، ازدواج ها،ارتباطات،فرصت ها، … و حتی همهی زندگی ما را نابود می کند .
این دشمن تاخیر نام دارد که گاهی از ان به ”به تعویق انداختن “هم تعبیر می شود .یعنی وقتی شما انجام کارهایتان رابه بعد واگذار می کنید.هر چند ،همان طور که گفتیم ممکن است شما هیچ گاه این کار را نکرده باشید.
البته ، بسیاری از ما ،با این دشمن نابکار بارها جنگیده ایم .در دوران مدرسه یا دانشگاه همیشه نوشتن مقاله یا تمرین را به لحظات اخر پیش از امتحان موکول می کردیم.
شب امتحان تا دیر وقت بیدار می نشستیم تا این کار راکامل کنیم ، در نتیجه روز بعد سر جلسه ی ازمون عملکرد خوبی نداشتیم .
در کار هم ،بسیاری اوقات ضرب الاجل ها ی کاری را به دلیل تاخیر فراموش کرده ایم ؛یا بسیاری از کارهای بی اهمیت را پیش از امور مهم انجام داده ایم.
در منزل ، اغلب ان قدر خسته ومشغولیم که فرصت نداریم برای کودکانمان قصه تعریف کنیم .به خودمان می گوییم ،حالا یک وقت دیگر این کار را می کنم ،اتفاقی که نمی افتد!بعد ها، وقتی انها وارد دانشگاه می شوند ،ازخود می پرسیم جرا وقت دیگر هیچ وقت فرا نر رسید؟دلیل می اوریم ،توجیه می کنیم وتوضیح می دهیم. در نتیجه ،حرفهی شغلی ،همسر ،فرزندان،وسلامتی مان همه اسیب می سیند.همهی اینها به این دلیل است که ما انها را ” به تاخیر می اندازیم “یا ”کم اهمیت “از کار های دیگران قلمداد می کنیم.
اگر چه ممکن است این امر در مورد شما صدق نکند ،ولی باید یدانیدتاخیر بسیار فراگیرتر از ان است که شما نصویر می کنید وان ،امر غیر منتظره ای نیست .تاخیر مساله ای ریشهدار است که باید به درستی شناخته ودرک شود.
افراد بیشتر به این دلیل دچار تاخیر می شوند که به درستی نمی دانند چه چیزهایی مهم است ودانستن اینکه چه چیز ی مهم است نیازمند این اگاهی است که انها کجا بوده اند، اکنون
کجا هستند وقصددارند کجا باشند.
افراد تاخیر می کنند ، زیرا نمی دانند به تاخیر انداختن می تواند منجربه عملکردوتصمیم گیری ضعیف شود وانها را از نتایج مطلوب دور کند .
آنها تاخیر می کنند ، زیرا برخلاف علاقه ای که به انجام بسیای از کارها دارند ،به اهداف وسیع تر ، ایده آل های بزرگتر ،وظایف مهمتر و سایر افراد تعهد ندارند. تفاوت مهمی بین علاقه به یک چیز و تعهد به آن وجود دارد .به انجام تمرینات ورزشی دقت کنید .افراد مشتاق ، ممکن است دلایل زیادی بیاورند تا ثابت کنند امروز،روز انجام آن کار نبوده است
”من خسته ام ،باران می آید ،کارهای مهم دیگری دارم که باید انجام دهم، یک روز (یا هفته یا ماه )تاخیر که اهمیتی ندارد.”
در مقابل افراد متعهد بهانه نمی آورند .آنها فقط به کسب نتایج فکر می کنند. “من این کار را برای حودم انجام می دهم .چه باران بیاید وچه هوا گرم باشد ،باید در پاساژبه دویدن بپردازیم .”
همه ی اینها را می توان در سه نکته خلاصه کرد ،
*تاخیر
*کار بی کیفیت
*استر س ناشی از تاخیر
کل مساله همین است
راه حل این مشکل در صفحات این کتاب نهفته است-درداستان “باب مدیر “که استراتژی سهP را کشف کرد وتوانست بر تاخیرش پیروز شود و به یک مدیر هدفمند و بدون تاخیر در تمام جنبه های زندگی اش تبدیل شود.
Pاول به باب کمک کرد بر تاخیر غلبه کند .
P دوم کلید بهبود کیفیت را در اختیارش گذاشت .
P سوم اورادر جهت کاهش استرس خود وهمکارانش یاری کرد.
درست همین حالا ،ممکن است شما به یک یا چند نفر فکر کنید که می توانند از این پیام ما بهرهمند شوند.
باب، مدیر شرکت ،یک روز صبح زوداز روزهای دیگر از خواب بیدار شد. او معمولازنگ ساعتش را برای ساعت 6:30تنظیم می کرد اما آن روز ،او ساعت را برای 5:30تنظیم کرده بود .چون ساعت 7:30با رئیسش قرار ملاقات داشت.
او ساعت دقیق وگران قیمت سویسی اش را به دستش بست وبه آن نگاهی انداخت. کمی دیر شده بود . “درست “لباس پوشیدن کمی بیشاز آنچه انتظار مرفت وقت گرفته بود .
باب مدیر با خود گفت :”جای نگرانی نیست ،در مسیر می توام جبران کنم .”
دوباره به ساعتش نگاه کرد .ساعت رابا ساعت داخل ماشین مقایسه کرد .دیگر دیر شده ،بهتر است با دیو تماس بگیرم.
دیو باب هستم .در ترافیک گیر کرده ام .باب این را گفت ،اگر چه می دانست ترافیک آن روز مثل روز های دیگر است .”به زودی خودم را می رسانم .”
باب به راه افتاد و وقتی به رستوران رسید ،دوان دوان به سمت در ورودی رفت . نفس نفس زنان وارد شد ودنبال دیو گشت .به سوی میز که نزدیک شد دیو گفت :”چه به موقع .”
“عذر خواهی می کنم ،نمی خواستم شما را معطل کنم “باب در حالی که با شر مندکی دیو را نگاه می کرد روی صندلی نشست .پس از مکثی طولانی ،دیو ادامه داد:”باب چند وقت است در آلگالون مایکرو کار می کنی ؟”
“شش …نه ،فکر می کنم هفت سالی می شود .”
“بله ،هفت سال .”دیو ادامه داد:”و آنچه همیشه مرا نگران می کرد ،تو هیچ وقت نفهمیدی چه چیزی واقعا برای مامهم است .”باب مدیر، در حالی که داشت نگران می شد ،پاسخ داد:”من واقعا متاسفم ولی دقیقا چه اشتباهی مرتکب شده ام ؟”
” باب ما در کسب کار پرسرعتی قرار داریم .پیشرفت وتغیر تکنولوژیدیگر سالانه ،ماهانه وحتی هفتگی نیست .ضرب المثلی می گوید :”پنیر هم جابجا شده است !”این تغییرات با سرعت نور رخ می دهد .””اگر می خواهیم رقابت کنیم ،باید دقیقا بدانیم رقابت به کدام سمت پیش می رود واز همه جلوتر باشیم .”
بله ،می دانم.”
“باب ،ماه گذشته ،یک سرس مادربوردها را با دو روز تاخیر به یکی از بزرگترین مشتریان تحویل دادی ،چون یک خازن کوچک را به موقع سفارش نداده بودی ،در نتیجه مشتری تولید یکروزرا ازدست داد.”
باب میر گفت :”دقیقا یادم هست “
دیو عذر باب رانپذیرفت .”فقط گفتیم که فرصت را به دیاد تکنولوژی واگذار کردیم .آنها ادعا میکنند که می توانند مادربوردها را به موقع تحویل دهند .ظاهرا مشتریان آنها هم قصد دارند این ادعا را ثابت کنند.”
“من مطمئنم در تمام سالهای حضورم در این شرکت ،اولین باری است که یک قرار کاری را فراموش کردم دیو ،ومسلما اولین باری است که شرکت به دلیل اشتباه من یک معامله را از دست می دهد.”
“باب،این فقط از دست دادن یک معامله نیست .این الگوی رفتاری تو نه تنها بر کیفیت کار خودت اثر می گذارد ،بلکه سبب تاخیر در کار دیگربخشها نیز می شود .مجبور می شوی کارها را در زمان اندکی انجام دهی ودر نتیجه مرتکب اشتباه می شوی. ما نمی توانیم این بی برنامگی رادر آلگالون تحمل کنیم .عادت کاری تو برای همکارانت استرس ایجاد می کند والبته خودت هم ازاین استس رنج می بری .”
باب مدیر ،پس از لحظاتی درنگ ،گفت :”دقیقا منظورتان چیست ؟”
“باب تو عضو خوب سازمان هستی .در واقع ما تلاش تو درکمک به دیگران و مشارکت در فعالیت های اجتماعی سازمان را ارج می نهیم .کار ما یک تجارت است وباید مطابق قواعد آن عمل کنیم .همه ی مسائلی که اخیرا ایجاد کرده ای در پرونده کاری تو به دقت ثبت شده است .ازآنجایی که تعدادو اهمیت ؟آنها زیاد است ،ما قصد داریم تو را تعلیق کنیم .”
دوست من ،در هر کارمند کلید دو ویژگی وجود دارد یکی شخصیت ودیگری عملکرد.تو کارمند با شخصیتی هستی .این عمل کرد توست که تاحدی نامطلوب است.من معتقدم ضعف هایشخصیتی به سادگی قابل اصلاح نیست .اما مطمئنم مساله ی عملکردرا می توان حل کرد .”
باب نفس راحتی کشید:”من آماده ام آن را حل کنم .”
“من یک برنامه ی جدید دارم که می تواند به تو کمک کند .”باب اطمینان داد:”حتما این کار را خواهم کرد.”دیو با یک جمله ی سخت گیرانه این ملاقات را به پایان رساند .”امیدوارم بتوانی روشانجام کارهایت را تغییر بدهی باب…وگرنه مجبوری دنبال فرصت شغلی دیگری بگردی .
باب به شرکت رسید وارد بخش منابع انسانی شد ومنتظر ماند .
رئیس بخش گفت :”متاسفم از اینکه می شنوم همه چیز خوب پیش نمی رود.ما تو را دوست داریم ونمی خواهیم تو را از دست بدهیم .از انجایی که دیو به افرادی مثل تو اهمیت می دهد ودوست داردکارمندان با شخصیتش عملکرد خوبی نیز داشته باشند ،فردی را با یک عنوان سازمانی جدید استخدام کرده که می تواند به تو کمک کند تا مدیر بدون تاخیر وهدفمندی باشی .”
تو باید باCEO ملاقات داشته باشی او مدیر اثر بخشی کارمندان است
باب پرسید :”این CEOجدید دقیقا چه کار می کند ؟””هدف CEOجدید ما این است که به کارمندان خوبی مثل تو کمک کند تا با ارزیابی از طریق سه p،عملکرد خود را بهبود بخشند.آیا آنها را می دانی ؟”
رئیس بخش منابه اتسانی ادامه داد :”ببین ما در آلگالون در یافته ایم که موفقیت ،به این موضوع وابسته است که هر عضو تیم خود را مالک آن بداند وبه آن صورت عمل کند.اکر هر فرد برای تصمیم گیری به فرد بالا تراز خود متکی باشد ،رضایت مشتریان جلب نخواهد شد.بنابراین توانایی تو در اتخاذتصمیمات به موقع در لحظات حساس ،نقش اساسی در موفقیت ما دارد استراتژی سه p تورا قادر می سازد تا به این هدف دست یابی.” باب پرسید :”این سه pکدامند ؟”
رئیس بخش پاسخ داد :”جواب این سوال را CEOبه تو خواهد گفت .”
باب لحظه ای به جملات فکرکرد و سپس پرسید :”ایا باید برای فردا کار خاصی انجام دهم ؟باید چیزی همراه خود بیائرم ؟”رئیس بخش پاسخ داد :”نه فقط به موقع بیا.”
دقیقا در ساعت 8:04،باباتومبیلش را پارک کرد ، مستقیما به طرف اتاق CEOحرکت کرد.
CEOبدون اتلاف وقت ادامه داد :”مطمئنم از شنیدن مدیر اثر بخشی کارمندان تعجب کردهای .”باب این موضوع را تایید کرد.
“این پستی است که من ودیو ایجاد کردهایم .او همیشه احساس میکرد اگر بخواهد بین شخصیت ومهارت یکی را انتخاب کند، او معتقد است اموزش ارزش ها به افراد بسیار دشوار است ،ولی مهارت ها را می توان به آنها آموخت .ولی میدانم گاهی اوقات آدمهای دوست داشتنی کارها را خوب انجام نمی دهند .البته مرا ببخش ؛آنها با اینکه احساس ونیت خوبی دارند،ولی این موضوع در عملکردشان دیده نمی شود. ممکن است افرادی که سالها با آنها کار کرده اند ،تفکرات نا درستی را درباره ی خدمت به مشتری وکار با افراد به آنها القا کرده با شند. این تفکرات نادرست مانع از آن می شود که آنها نقش موثری در موفقیت ودر کسب وکار داشته باشند.
شغل من به عنوان CEO کمک به این افراد است تا دریابند چه چیزی مهم است؛نه تنها در زندگی شغلی ،بلکه در زندگی روز مره شان .بنابراین انها می توانند به موفقیت خود ودیگران کمک کنند وبه اهداف ضروری دست یابند.”
CEOادامه داد :”اینها خمیر مایه یاصول اخلاقی بالا،اقدامات فداکارانه و نگرش های متغیر هستند .این ،آن چیزی است که کارمندان وسازمان ما را اثر بخش تر می سازد. ما عمیقا معتقدیم بهترین شرکت هاآنهای هستند که به کار مندانشان کمک می کنند تا به جایگاهی بالاتر از آنچه تا کنون داشته اند ،دست یابند.هر کسی که شرکت ما را به قصد سازمانی دیگر ترک می کند ،باید چیزی بیشتر از آنچه روز اول با خود به شرکت آورد،داشته با شد.”
“ثانیا ،بهترین شرکتها آنهای هستند که به مشتریان همان چیزی را تحویل می دهند که از قبل قولش را داده بودند،یا حتی بیشتر از آن .مشتریان می خواهند آنچه را دوست دارند،به موقع وبا قیمت توافق شده در زمان ومکان دلخواه ،با کیفیت بالا وقیمت مناسب دریافت کنند.اینها اصولی است که ما بکار می بریم تا در مشتری ایجاد وفاداری کنیم ،حتی وقتی که شرایط اقتصادی نابسامان باشد.”او ادامه داد :”سوم اینکه ،بهترین شرکتها به بقای فروشندهایشان کمک میکنند.فروشنده ای که سود اور نباشد،نمی تواند به ما کمک کند به اهدافمان دست یابیم . البته ما در پی بهترین قیمت ها در مواد خام هستیم .ولی نمی خواهیم فروشندگانمان را اذیت کنیم.ما می خواهیم سود متعارفی نصیب انها شود،وتلاش می کنیم به شکلی که انها دوست دارندپرداخت کنیم ،نه به شکلی که ما دوست داریم.” باب پرسید :”ودلیل اینکه من بجای اخراج ،تعلیق شدم این است که ببینید آیا می توانم این نگرش مثبت را اتخاذ کنم یا نه؟”
“درست است ،باب .شرکت مدتها روی شما سرمایه گزاری کرده است .به همین دلیل شما در این جا فرد ارزشمندی هستید.مطمئنم شما می دانید که اهداف تجاری ما کوتاه مدت نیست .ما مسیر طولانی در پیش داریم ودر پی بقا –وشکوفایی –شرکت هستیم ،زیرا در ان صورت همه پیروز خواهند شد.ما مدیر لحضه ی آخر در این شرکت نمی خواهیم .اگر به آن هدف برسیم ،دیگر هیچ مدیر لحظه ی آخری نخواهیم داشت .”
باب گغت :من چه کار باید بکنم تا شرکت به این اهداف دست یابد؟
خیلی ساده است باب ،بهترین کار برای همه ی کارمندان شرکت این است که استراتژی سه Pرا درک کرده واز آن استفاده کنند.CEOدگمه ای را روی میزش فشار داد؛اتاق به نمایشگاه تکنولوژیتبدیل شد.چراغ ها کم نور شدند.تصویر پرنوری روی صفحه نمایش نشان داد.تصویر ،یک کلمه بود که بالا وپائین می رفت ودر هاله ای از جلوه های تصویر قرار داشت .کلمه ،”اولویت “بود.ناگهان ،همراه با صدایی دلنشین ،به نظر می رسید که کلمه روی یک لوح سنگی حکاکی میشود.
باب پرسید :”این است ؟اولین P،اولویت است ؟”
“بله جالب است ،نه ؟”CEOگفت:”موضوع دقیقا همین است .تمام افرادی که در اینجا کار میکنند، باید اولویت هایشان را دریابند .آنهاهیچ گاه نباید آن اولویت را فراموش کنند.”
سپس باب به خانه رفت پاز صرف شام ،پشت میزش نشست ،پاکت نامه ای را که CEO به او داده بود را باز کرد.ولی فقط یک برگه در پاکت بود،که جای برای نوشتن اسم وتاریخ داشت و فقط دو سوال در آن نوشته شده بود.1- لطفا اولویت های شخصی وکاری خود را با قرار دادن اعداد 1تا7در کنار هریک از موارد زیر مشخص کنید (مهمتر اولویت است).
_سلامتی وتندرستی
_ایمان /زندگی معنوی
_شغل
_همسر ویا خانواده
_دوستان
_تحصیلات /دانش
_تفریح /ورزش
باب مدت زیادی را صرف خواندن این فهرست کرد.”آیا باید این فهرست را آن گونه که CEO دوست دارد اولویت بندی کنم ، یا آن طور که خودم اعتقاد دارم ؟”او گیج شده بود .
باب سراغ سوال دوم رفت .ولی به نظر میرسید این یکی عجیب تر از اولی بود.2_ لطفا اتفاقات زیرازیررا بر مبنای اولویت هایتان در زندگی روز مره ی خود رتبه بندی کنید.به عبارت دیگر ،کدامیک از این مسئولیت ها در بالای فهرست “کارهای که باید انجام دهید”قرار می گیرد .بااین فرض که همه آنها در یک زمان قرار دارد؟
_وقت دکتر که از سه هفته پیش رزرو کرده اید
_بازی بچه ها،موسیقی یا کنسرت
-یک ضرورت بهداشتی خانواده
_یک قرار ملاقات بنا به درخواست کارفرمایتان
_قرار ملاقات با یک مشتری مهم
_قرار ازپیش تعیین شده یک بعد از ظهر با دوستان
_قرار بهمسر یا یک فرد مهم
قبل از باز گرداندن این پرسش نامه ،در واژه نامه معنی واژه ی”اولویت “را پیدا کنید.
اولویت
1_زودتر یا یا مهمتر بودن ،تقدم داشتن در ترتیب یادر رتبه،آنچه باید اول بیاید.
2_آنچه از بقیه مهمتر یا شایان توجهبیشتری است .
“بسیار بیشتر از آنی است که فکر می کردم .”باب معنی کلمه را به خاطر سپرد ،واژه نامه را برجای خود گذاشت وپرسش نامه را داخل پاکت قرار داد.
باب ،مدیر لحظه ی آخر ، تقریبا دیر به قرارش به CEOرسید .خوشختانه ، CEOبه نفس نفس ذدن باب توجه نکرد. از باب دعوت کرد تابنشیندوسریع به سراغ اصل موضوع رفت .”باب من معتقدم ،مدیران لحظه ی آخر سه ویژگی بارز دارند، این ویژگی ها بین همه یافرادی که دچار تا خیر می شوند مشترک است ،ولی لزوما نتیجه ی تاخیر نیست .”
CEOادامه داد :”اول ،آنهایی که تاخیر میکنند ،انجام کار بر مبنای اولویت هایشان را به تعویق می اندازید. آنها همیشه مشغولند ؛اما مشغول کارهایی که اهمیت زیادی ندارد.آنها مسائل مهم را به بعد موکول می کنند. در نتیجه موارد مهمتر اغلب به تاخیر می افتد .این یکی از مشکلات تاخیر است .دوم اینکه حتی وقتی تلاش می کنند برطبق اولویت ها یشان کار کنند،ازاین شاخه به آن شاخه می پرند،چون فکر می کنند همه ی کارها را با هم انجام دهند.در نهایت همیشه از اینکه کار ناتمام دیگری دارند ،گله می کنند.این مسئله ای است که عملکرد آنها لطمه می زند.آنها بای خود ایجاد استرس میکنند چون می خواهند همه ی کارها را در لحظه یآخر انجام دهند.برای دیگران هم استرس ایجاد میکنند ؛زیرا آنهایی که نگران ضرب الاجل ها هستند.مجبورندبار این افراد را به دوش بکشند .”باب گفت :”بنابراین مسائل مهم افرادی کهدچار تاخیر می شوند عبارت است از به تعویق انداختن ،کار بی کیفیت ،وایجاد استرس برای خود ودیگران .”
CEOپس از دریافت پاسخ های باب چیزی نگفت .باب صبر کرد …وصبر کرد.پس از چند لحظه CEOکاغذ را زمین گذاشت و لبخند زد .باب با تردید پرسید :”بگوئید ببینم …آیا اولویت های من درست بودند؟””همان گونه که دیروز هم به شما گفتم، پاسخ درست یا غلط وجود ندارد.اولویت ها دائما در حال تغییرند.”
ایا تابه حال به بخش اورژانس بیمارستان مراجعه کرده اید ؟”باب پاسخ داد :”بله ،پسرم هنگام بازی بیس بال سر خورد ودستش شکست .ما ساعتها در بخش اورژانس منتظر بودیم تا کسی او را معاینه کند.”CEOبا مهربانی گفت :”شکستن دست اهمیت خیلی زیادی ندارد ،دارد؟”باب گفت :”مسلما نه چندان.””البته دلیل انتظار طولانی مدت شما ،رده بندی درمانی است .””اصطلاح رده بندی درمانی را قبلا شنیده ام ،اما به درستی نم دانم معنی آن چیست ؟””این اصطلاح اولین بار در شرایط جنگی به کار رفت. در واقع سیستمی است که درمانهای پزشکی را بر حسب میزان ضرورت ،شدت جراحات ،وشانس زنده ماندن بیماران اولویت بندی می کند.ما در آلگالون انتظار داریم هر فرد همه ی فعالیت هایش را رده بندی کند. براین مبنا افراد همیشه اول به کارهای مهم (اولویت ها )،رسیدگی می کنند ،نه اینکه کارها را بر حسب اولین ورودی و اولین خروجی انجام دهند. افرادی که ترتیب اهمیت کارها را می دانندبه ندرت تاخیر می کنند.” CEO ادامه داد :انجام وظایفی که “دوست داری انجام دهی”بسیار ساده است .انجام وظایفی که “دوست داری انجام بدهی ولی نباید انجام دهی “هم همین طور.”هدف ما این است به افرادی که در اینجا کار می کنند ،اطمینان دهیم تا تغییر اولویت هایشان را دریابند.اصل راهنمایی کننده ی ما این است که باید بدانیم چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم .”من میتوانم بهترین کاری را که در توانم است انجام دهم. افراد بیشتر وظایف بیهوده ای برای خود تعریف می کنند وآنها را در بالای فهرست اولویت هایشان قرار می دهند.اگر بتوانید رابطه ی مستقیم وصریحی باسرپرستان خود داشته باشید _چیزی که در شرکت ما تشویق می شود _در جایگاهی قرار می گیرد که اولویت های نا درست را زیر سوال می برید .سپس هردوی شما در مورد “رده بندی “آنها به توافق می رسید واقدامات بیهوده را از لیست اولویت ها کنا رمی گذارید. در پست قبلی فکر می کردم که یکی از مهمترین جنبه های شغلی من مطالعه ی ژورنال های تجاری است که روی میز من انباشته شده است .ولی در حقیقت من یک سری وظایف بیهوده برای خود ایجاد کرده بودم .در نهایت آن قدر سر گرم خواندن انبوه مجلات شدم که از کارهای مهمتر خودم غافل ماندم.” برخی از مدیران فکر می کنند که فعالیت به تولید _تولید به نتایج_منجرمی شود .بنابراین تمام فهرست خود را با انواع فعالیت ها پر می کنند و پس از آن که در نهایت وقتی می فهمند به نتایج هدفمند ی دست نیافته اند ،گیج می شوند .علاوه آنها همیشه مشغولند .آنها انبوهی از کار ها را در برنامه ی خود می گنجانند .ودر این میان ،کارهای مهم فراموش می شود .این افراد همچنین ،همزمان به چندین کار می پردازند و آنها فعالیت هایشان را رده بندی نمی کنند .در نتیجه به دلیل کوتاهی هایشان به مدیر لحظهی آخر تبدیل می شوند .در واقع همه ی اینها شکلی از انکار است . بالاخره CEOگفت :”بنا براین اولویت بندی باعث رده بندی کارها می شود و تعیین می کند که مهمترین فعالیت باید توجه بیشتری را به خود معطوف دارد .این اصل به مدیران دقیقه ی آخر کمک می کند بر تاخیر شان غلبه کنند.” باب، خبر خوبی استکه روشی _اثر بخش وکارا _برای تصمیم گیری بین گزینه های مختلف وجود دارد.CEO دگمه ی جادوئی را فشار داد.همان طور که کلمه روی سنگ حک می شد باب با خود گفت :”قصد دارم الگویی را در اینجا کشف کنم .”
“شایستگی .”
باب تامل کرد .”فقط یک سوال …معنی آن چیست ؟”
“سه قسمت دارد .اول ،کیفیت یا حالت مناسب و شایسته .دوم صحت ودرستی رفتار یا اخلاق .وبالاخره هماهنگی با استانداردهای پذیرفته شده .”CEOیک پاکت دیگر به باب داد .”این گفهرست بهترین های “جدید شرکت ما ست.در آن هفت نکته وجود دارد .آنها معنی دقیق شایستگس را تعریف می کنند و هر مدیر بدون تاخیر وهدفمند ی در شرکت ما باید از این نکات پیروی کند تا موفق شود و کار با کیفیتی انجام دهد .آنها را امشب مطالعه کن .فردا با هم در مورد آنها صحبت می کنیم .قرار مان همین ساعت.
سپس مشغول مطالعه شد ..پاکت را باز کرد وتنها صفحه کاغذی را که در آن بود ،خارج ساخت .هیچ سوالی در آن نوشته نشده بود .فقط فهرست کوتاه قابل تاملی به چشم می خورد .تناسب :فهرستی از بهترین ها
*کاردرست را انجام بده.
*آن را بنا به دلایلی درست انجام بده.
*آن را با افراد مناسب انجام بده.
*آن را به شیوه وترتیب درستی انجام بده.
*آن را باشدت و اشتیاق انجام بده .
*آن را برای کسب نتایج درست انجام بده.
باب این جمله ها را بارهاوبارها خواند وبه اتفاقات آن روز فکر کرد .و کاغذ را دوباره در پاکت گذاشتهو به سراغ دخترش رفت. می خواهم قولی به تو بدهم .ازاین به بعد تغییرات عمده ای را در رفتار من مشاهده خواهی کرد.من می خواهم پدری شوم گه تو دوست داری وبه وجودش افتخار می کنی.”باب مدیر مصمم تر شده بود ،پنج دقیقه زودتر به قرارش با CEOرسید .امید وار م او به این موضوع توجه کند .اماCEOتوجهی نکرد،اگر هم متوجه شد به خودش نیاورد .CEO پرسید :”در مورد P دوم چه نظری داری ؟”
“من دیشب شخصا به این نتیجه رسیدم که شایستگی ،نه تنها در تعیین اولویت ها به ما کمک میکند بلکه برای اطمینان از کیفیت مطلوب انجام کارها نیز ضرورت دارد.”
“درست می گویی.دقیقا همین طور است .””فکر می کنم مدتی زمان لازم است تا بتوانم فهرست بهترین ها را در همه یاولویت ها به کار گیرم .”به یک نمونه ی ساده توجه کن:من قصد دارم پیام های صوتی روذانه برای کارمندان ارسال کنم .هر کارمند میت واند با گرفتن یک شماره ی خاص به این پیام گوش دهد . من همهی نکته های آزمون پس داده را که می توانند باعث تغییر زندگی افراد شوند،از منابع مختلف جمع آوری کرده و از طریق این پیام ها ی کوتاه و خلاصه در اختیار افراد می گذارم .دو چیز غلط نمی تواند به چیز درستی منجر شود؟””این را هم قبلا شنیده ام.””در این شرکت هدف بلند مدت ما این است که همه ی توان خود را به کار گیریم تا مطمئن شویم همه به خواسته هایشان می رسند_مشتریان تامین کنندگان ،همکاران ،مدیران سطح بالا والبته مدیران و سرپرستان رده پایین_ هدف جدید ما این است که مطمئن شویم هیچ گاه تعارضی بین مدیر وکارمند پیش نمی آید . کارمندان باید به مدیریت اعتماد کنند ومدیریت به کارمندان . ولی اگر اولویت ها را دریابیم و بدانیم آنهاچگونه باید با یکدیگر هماهنگ شوند ،دیگر این هدف چندان تحسین بر انگیز نخواهد بود.”CEOپرسید :”به نظر تو منظورت از کار درست را انجام بده چیست ؟””فکر کنم منظور تان این است که همیشه درست وغلطی وجود دارد.””مسلما ،اما از کجا می فهمی درست وغلط کدام است ؟”باب گفت :”شاید به طور غریزی ؟””استفاده از غریزه هم می تواند کمک کند ،اما من دوست دارم از آنچه به نام کنترل اخلاقی شناخته می شود استفاده کنم .”1_آیا آن عملی قانونی است ؟2_ آیا عادلانه و متوازن است؟ 3_ احساس من از انجام آن کار چیست ؟سوال اول در خصوص قانونی بودن آن است .دومی درباره ی عدالت وسومی مربوط به عزت نفس .بیشتر افراد فقط پرسش اول را مطرح می کنند. ولی برخی مواقع ممکن است یک کار قانونی باشد ، اما اخلاقی نباشد.” “اما همه ی اینها چه ارتباطی با”آن را با افراد مناسب انجام بده”دارد؟CEOلحظه ای فکر کرد .”من معتقدم در کار کردن با دیگران ،دو سطح تعامل وجود دارد.اصل بعد ی،آن را در زمان مناسب انجام بده، است. این اصل کاملا به ” اولویت ” بر می گردد. از آنجا یی که نمی توان همه ی کارها را در یک زمان انجام داد ،پس بخشی از تعیین اولویتها وانجام کارهایی با کیفیت ،انجام هر کار در زمان مناسب خود می باشد.”CEOلبخند زد وادامه داد:”مورد بعدی ،اگر به خاطر داشته باشی ،این بود: آن را با اشتیاق وشدت انجام بده.”قهرمان گلف یا تنیس را در نظر بگیر یک باخت یا شکست هیچ وقت از علاقه واشتیاق آنها نمی کاهد چون مشتاق،هیجان زده ،آموزش دیده ومصمم هستند.آنها ممکن است ضربه های سنگینی را تحمل کنند ودوباره به بازی بر گردندمدیران لحظه ی آخر اغلب اجازه می دهند که شرایط آنها را تحت تاثیر قرار دهد ،در حالی مدیران هدفمند وبدون تاخیر شرایط را تحت تاثیر قرار می دهند .چهار نکته کلیدی وجود دارد: *آنها از نمونه ها درس می گیرند .*آنها به دیگران خدمت رسانی می کنند.*چیزهایی را که نیاز دارند از دیگران در خواست می کنند.*آنها از سهم ونقش دیگران استقبال کرده وآنرا ارج می نهنداشتیاق باید جزئیاز چشم انداز مشترک باشد..CEOاز شنیدن این جمله خوشحال شد:”دقیقا من فکر می کنم که تو آماده شنیدن “درست”بعدی هستی؛و آن را برای کسب نتایج مناسب ودرست انجام بده است.””بله البته ومن فهمیده ام که تصمیمات روزانه ای که در تعملات با دیگران می گیرم ،بر توانایی من در کسب تنایج و اهداف اثر دارد.”یک مدیر لحظه ی آخر ،به خاطر ،به خاطر ترس ،انعطاف پذیری خود را از دست می دهد . معمولا این ترس ، ترس از اتخاذ یک تصمیم نادرست است.بنابراین تصمیم می گیرد کارها را به تعویق بیندازد،در نتیجه همه ی افراد از این اقدام او ناراحت می شوند. اخراج چند کارمند معدود در دیرترین زمان ممکن انجام می شود ،افزایش قیمت سهام ممکن است دیر به وقوع بپیوندد،در نتیجه ممکن است کاهش اعتماد در شرکت باشد. شرکت ممکن است شکست بخورد ودر نهایت پدر یا مادر شما تمام سرمایه اش رااز دست بدهد .در اینجا به تعئیق انداختن ،یک قاتل است .بنا بر این تکلیف روز آینده ی تو این است که به این شرایط فکر کنی .اولویت ها یت را تعیین کنی وسپس از فهرست بهترین ها استفاده کنی .مطمئنم می توانی از پس چنین برنامه هایی برآیی .”
اولویت :اولویت ها تغییر می کنند.بدانید که چه کاری را در چه زمانی انجام دهید .وظایف کنونی را “ردهبندی”کنید.اولویت “فهرست بهترین ها
*کار درست را انجام دهید .*آن را بنا به دلایل درست انجام دهید. * آن را با افراد مناسب انجام دهید. *آن را در زمان مناسب انجام دهید. * آن را به شیوه وترتیب مناسب انجام دهید .*آن را با اشتیاق و شدت انجام دهید.*آن را برای کسب نتایج درست انجام دهید.
کار بی کیفیت.باب در مورد اولویت ها کمی فکر کرد.بنابراین اگر اولویت من کمک به شرکت در جهت ثبات مال باشد ،دران صورت شرکت می تواند به تولیدمحصول ،ارائه ی خدمت و تامین مشاغل خود ادامه دهد. باب در حالی به عناوین شایستگی نگاهی انداخت. “کاردرست را انجام دهید.”هوم. فکر می کنم کار درست یعنی حفظ کارمندان تا جایی که ممکن است ،در کنار تعادل این حقوق با حقوق مشتریان و سهام داران .”بهترین “بعدی کمی بود :”آن کار را بنا به دلایل درست انجام بده”باب با خود اندیشید.امنیت شغلی قطعا یکی از آن دلایل است ،اما بدون شک تامین آینده ی مالی افراد شرکت و سرمایه کذاران آن دلیل مهمتری برای انجام کار درست است. چشمانباب به مورد بعدی در فهرست خیره شده:”آن را با افراد مناسب انجام بده.”مطمئنم ،همه ی ما ،حداقل در برهه ای از زمان افراد شایسته ای بوده ایم در غیر این صورت ،از ابتدا استخدام نمی شدیم .ولی حالا شرکت چه کاری می تواند بکند؟این موضوعات به انسانها و زندگی آنها مر بوط است ،بنابراین واقعا موضوعات دشواری است.باب ادامه داد:»آن کار را در زمان مناسب انجام بده.»فکر می کنم هر تصمیمی که اتخاذ می شود ،باید در زمان مناسب اجرا شود. باخود فکر کرد .شاید پاسخ در” انجام بده”بعدی باشد.”کار را با شیوه و ترتیب مناسبی انجام بده.”شاید ترتیب و شیوه ی مناسب ،توجه به فروش ،کاستن از حقوق مدیران و تشریفات به عنوان نگرانی اصلی شرکت ،توجه به تعدیل نیرو وبه عنوان گزینه ی آخر اخراج نیرو باشد . CEOبرنامه ی دقیق باب را از او گرفت و گفت :”اجازه بده یک نگاهی بیندازم .” CEOاضهار داشت :”این همان کاری است که بیشتر مدیران انجام می دهند . اما گزینه ی دیگر ی نیز وجود دارد وآن سومین P در استراتژی سه Pاست.”دوباره چراغ ها کم نور شدند. کلمه بالا وپایین رفت و سرانجام ثابت شد ودر نهایت روی یک لوح سنگی نقش بست.”تعهد.”
باب پرسید :”چگونه سومین Pمی تواند با Cشروع شود؟”CEO این سوال را چند بار دیگر هم شنیده بود.”این یک ابزار حافظه است .سعی کردم واژه ای پیدا کنم که با Pشروع شود تا مفهوم سه Pرا کامل کند،اما تنها واژه ای که به کار ما می آامد با حرف C شروع شده بود.CEOاظهار داشت :”می دانم که کمی مبالغه آمیز به نظر می رسد، ولی تعهد جزء جدایی نا پذیر این فرمول است که باید توجه زیادی به آن داشت.”باب گفت :”فکر می کنم این موضوع نیز تا حدی به ،تعویق انداختن مربوط است؟””درست می گویی باب،اما اغلب مردم تفاوت بین علاقه وتعهد را نمی دانند . یک فرد علاقه مند _مثلا فردی که به ورزش و تندرستی علاقه مند است می تواند انواع بهانه ها را در پاسخ به اینکه چرا یک کار درست انجام نشده است ،مطرح کند؛اما یک فرد متعهد اصلا بهانه نمی شناسد. تعهد یعنی کار باید انجام شود . همین وفقط همین . نداشتن تفاوت بین تعهد وعلاقه باعث ایجاد استرس برای یک مدیر لحظه آخر وهمکارانی که باید جور او را بکشند می شود.” CEOلبخندی زد .کشوی میزش را باز کرد،پاکتی از آن خارج کرد وبه باب داد. این تمرین را انجام دهید .فردا همین ساعت همدیگر را خواهیم دید.پس از شام باب به اتاق مطالعه رفت و پاکت را باز کرد .او این داستان کوتاه وجالب را خواند. فارغ التحصیلان دبیرستان یک شهر کوچک برای دیدار دوبار ه با خانواده به زادگاه خود برگشتند. یکی از همکلاسی ها از بقیه یک سوال پرسید:در طول مدت حضور تان در مدرسه ،چه کسی بیشترین تاثیر را بر زندگی شما داشت ؟او انتظار داشت پاسخ های متعددی دریافت کند .اما وقتی پاسخ ها را دریافت کرد فقط یک جواب وجود داشت ؛سرایدار .چرا؟ هر روز بعد از اینکه همه به خانه هایشان می رفتند ،سرایدار اتاق ها را تمیز می کرد و تخته هارا می شست .این مرد که فقط 4کلاس درس خوانده بود ،چند کلمه ساده را با املای نادرست در گوشه ی سمت چپ بالای تخته می نوشت :”به هرچه بخواهی برسی”.
روز بعد باب به دفتر CEOرفت .CEOبه دقت به سوال باب در باره قصه پاسخ داد:”ما انتظار نداریم ،فقط امیدواریم ،امیدواریم استراتژی سه Pرا دریابی و در زندگی روز مره ات به کار گیری .آرزوی بعدی ما این است که تو به ح خود وخانواده ات متعهد باشی .اگر شغل بین تو ،خانواده ورویاهایت قرار بگیرد ،تو به اولویت های نادرستی متعهد شده ای.در مورد شخص خودم ،Pسوم این مفاهیم رادارد:* تعهد به خداوند * تعهد به خانواده * تعهد به اولویت ها *تعهد به شایستگی * تعهد به مقاصد * تعهد به ایده آل ها *تعهد به اهداف *تعهد به صراحت *تعهد به صداقت *تعهد به انجام کامل وظایف”
CEOکشوی قفسه ی پشت میزش را باز کرد ویک پاکت دیگر را از آن در آورد و به دست باب شگفت زده داد وگفت :”آخرین تکلیف ،اکنون در دستان من است .مطمئنم تعلیق تو به زودی به پایان خواهد رسید.”
باب پاکت را باز کرد .پاسخ به پرسش های زیر اختیاری است .CEOاز بازنگری و بحث در مورد پاسخ های شما استقبال می کند ولی ملزم به پاسخ گویی نیستید .ممکن است بخواهید پاسخ ها را نگه دارید ودر اینده به آنها مراجعه کنید. باب شگفت زده شد .صفحه ی دوم را خواند .لطفا پیش از مراجعه به دفتر CEOبرای قرار فردا ،زمانی را برای پاسخ گویی به این سوالات اختصاص دهید .انجام این کار به شما در به کار گیری سه Pدر زندگی وحرفه تان کمک خواهد کرد. 1-اولویت های خود را در این لحظه شرح دهید. 2_تا جه حدی به این اولویت ها متعهد هستید؟ 3_به نظر شما بهترین جنبه ی شایستگی کدام است؟ 4_ایا می توانید چشم انداز شخصی تان را توصیف کنید؟ تصور شما از آینده چگونه است ؟ 5_مهمترین ارزش های شما چیست ؟ 6_تا چه اندازه به این ارزش ها متعد هستید ؟ 7_اهداف کوتاه مدت شما چیست ؟8_اهداف بلند مدت شما چیست؟ 9_ایا به صداقت متعهد هستید؟ آیا با خودتان صادق هستید؟ 10_آیا میل به پیروی از تعهدات خود دارید؟باب پرسش نامه را تکمیل کرد وروز بعد به دفتر CEOرفت و آنها چند دقیقه ای پیرامون پرسش نامه ی باب گفتگو کردند .واضح بود که CEO تحت تاثیر پاسخ های باب قرار گرفته بود .جلسه که به پایان رسید، CEO به خاطر سخت کوشی باب به او تبریک گفت و او را مطمئن ساخت که کارش را خوب انجام داده است
باب مدیر بدون تاخیر وهدفمند ،با گام هایی استوار به دفترش باز گشت ،در قدم های او انگیزه ای بود که مدت ها آن را از دست داده بود. اولین کاری که آن روز انجام داد، نوشتن یاداشتی بود که هر بار بر صفحه ی نمایش رایانه نگاه می کرد آن را می دید.
اولویت :همه چیز را رده بندی کن.
شایستگی: فهرست بهترین ها را به خاطر بسپار.
تعهد به هر چه بخواهی می رسی.
آنچه بیش از همه به باب کمک کرد ،ایجاد یک فرم رده بندی روزانه بود. در این فرم او می توانست تعهدات مهم روزانه ،وظایف اصلی ،ایمیل ها، تماسهای تلفنی وآنجه را می خواست به آن برسد ، بنویسد .باب در زمینه های دیگر هم به پیشرفت هایی رسید.
آن روز صبح وقتی باب به دفتر کار خود رسید بامدیر اثر بخشی کار مندان تماس گرفت ویک قرار ملاقات برای نهار با CEO گذاشت . بحث در ساعت نهار بهتر از آنچه که باب تصور می کرد پیش رفت .وقتی باب به دفترش باز گشت با رئیس بخش منابع انسانی تماس گرفت وقرار ملاقاتی با CEO در بعداز ظهر آن روز با رئیس منابع گذاشت. وقتی دور هم جمع شدند ،باب بدون هیچ مقدمه ای سراغ اصل مطلب رفت . او یک پاکت را به دست رئیس بخش منابع انسانی داد. وقتی رئیس آن را باز کرد، رزومه باب در آن بود.باب مدیر اثر بخش جدید کارمندان در شغل جدیدش فاصله ی زیادی با روزهای اوج داشت .”یکی از اولین کارهای او، توزیع کارت های کوچکی بین همه ی کارمندان بود . کارت ها یی به این مضموم: سه p در هر فرد بدون تاخیر وهدفمند .اولویت، ،شایستگی و تعهد
هرگاه این کارت را به کارمندان خود می داد ،می گفت :”این کارت را همواره با خود داشته باشید _یا در رایانه خود ذخیره کنید _تا به شما یادآوری کند که این سه pتا چه حد برای موفقیت شخصی وتجارت وکسب وکار ما مهم است .”با توجه به اهمیت سه p،باب شرکت را متقاعد کرد تا این فرایند را در چارچوب اصلی برنامه های آموزشی کارمندان جدید بگنجاند .باب با گذاشتن پیامهای صوتی برای کارمندان روش مسئول قبلی را ادامه داد. او آنها را “لحظه های گران قیمت “نامید.او پیوسته ومدام با ceoقبلی در ارتباط بود ، زیرا می دانست هر وقت “شارژ با تریش تمام شود.”می تواند روی او حساب کند.
مدیران بدون تاخیر و هدفمند ،به مسیر وبه هدف متعهدند .آنها به چشم انداز، به صداقت ،به صراحت وبه منافع دیگران پای بندند.آنها رویا پردازند.در عین حال واقع بین هستند . آنها امیدوارند. با این وجود شرایط فعلی را به دقت می شناسد. آنها گوش می کنند. در عین حال ،در صورت لزوم سخن می گویند . آنها مراقب دیگران هستند . اما احتیاط را از دست نمی دهند. آن ها خود خواهی را با فداکاری جایگزین کرده اند .در واقع ،آنها روحیه ی خدمت گذار دارند.گاهی اوقات تصمیم گیری بر مبنای استراتژی سه pدردسر ساز می باشد.گاهی اوقات او خود را از مسیر اصلی خارج می دید. اما “به هر چه می خواهی می رسی.”همیشه راهنمای اوست واورا مشتاق و امیدوار نگه می دارد.اگر نتوانید مسئولیت هایتان را رده بندی کنید، اگر فهرست بهترین ها را فراموش کنید ،و اگر متعهد نباشید_ گرفتار مصیبت و فاجعه خواهید شد. اگر این داستان زندگی شماست ،ما می خواهیم افراد ی باشیم که به شما امیدواری می دهند .شما می توانید بر مصیبت تاخیر پیروز شوید .شما فردی بدون تاخیر وهدفمند در همه ی جنبه های زندگی خود باشید.
ولی باید بخواهید…
…زیرا هیچ کس دیگر بای شما نمی خواهد.
کن واسیتو
