مدیریت پروژه

 مقدمه
امروزه موفقیت در دنیای پر رقابت کسب و کار مستلزم آن است که مدیران سازمان ها بتوانند نتایج مورد انتظار را در قالب زمان و بودجه تعیین شده  کسب کنند . با به کارگیری فرآیندها ، ابزار، و تکنیکهای مورد اشاره در این مجموعه میتوانید ازطریق بهسازی عملکردها همواره به نتایج بهتری دست پیدا کنید .
این مجموعه برای کلیه سطوح مدیریتی مناسب بوده و با مطالعه آن می توانید دانش مورد نیاز جهت رهبری اثر بخش انواع  پروژه های کوچک و بزرگ را به دست آورید و نتایج موفقیت آمیزی کسب کنید . کتاب حاظر کلیه ابعاد مدیریت حرفه ای پروژه را از آغاز تا پایان تشریح می کند.علاوه براین یک راهنمای گام به گام  برای برنامه ریزی پروژه  و صد و یک نکته توصیه عملی در قالب نکات کلیدی نیز ارائه شده اند .

 ماهیت پروژه
هر پروه دارای نقطه شروع و پایان و تعدادی هدفهای از پیش تعیین شده و مجموع ای از اقدامات لازم جهت رسیدن به نتایج مورد انتظاراست. لازم نیست که اقدامات مذکورحتما پیچیده و دشوار باشند : رنگ زدن سالن غذا خوری سازمان هم به میزان ساختن یک پل عظیم پروژه محسوب می شودگاه ممکن است به صورت ناخودآگاه در انجام یک پروژه درگیر باشید.

 دلایل استفاده از مدیریت پروژه
برخورد انعطاف پذیر و مسئولانه با نیازهای درحال تغییر مشتریان از جمله نکات مهمی است که باید در دنیای پر رقابت کسب و کار مورد توجه خاص قرار گیرد . مدیریت پروژه ، شما را در تمرکز یافتن بر اولویتها  و بررسی عملکردها  ، غلبه بر مشکلات و سازگاری با تغیرات یاری می دهد .

 شناخت ویژگی های مهم پروژه

درک نقش ها 
گر چه به عنوان مدیر پروژه مسئولیت کل پروژه با شما است ، اما به تنهایی وبدون ایجادروابط خوب با سایر بازیگران اصلی امکان موفقیت وجود نداردافراد مهم در یک پروژه عبارتند از : حامی که ممکن است مقام ما فوق شما  باشد ، اعضای اصلی گروه که مسئولیت موفقیت پروژه را بر عهده دارند ، اعضای پاره وقت گروه یا اعضایی که از ارشدیت کمتری برخوردار هستند و در نهایت یک سری متخصصان و مشاوران که نقش مهمی بر عهده دارند

مشارکت دادن افراد ذینفع 
سعی کنید درهمان مراحل اولیه به نحوی افراد ذی نفع را درگیر پروژه کنید البته همه ذی نفعان به یک اندازه مهم نیستند و شما می توانید فقط آنهایی که وجودشان  تاثیر قابل ملاحظه ای در انجام موفقیت آمیز پروژه خواهد داشت را انتخاب کنید .

شناخت بازیگران اصلی و نقش آنها

داشتن اهداف روشن  
اگر می خواهید پروژه شما با موفقیت انجام شود، اهداف خود را به شکلی کاملا دقیق و روشن تعریف کنید.این هدف ها باید مورد موافقت تمام افراد درگیر پروژه باشند تا همه آن ها بتوانند با انتظاراتی یکسان به ایفای نقش بپردازند . محدوده پروژه باید ثابت باقی بماند تا امکان دست یابی به آنچه که در ابتدای پروژه برنامه ریزی شده است وجود داشته باشد. افرادی که در موفقیت پروژه نقش اساسی دارند باید برای آن وقت بگذارند . 

جلب تعهد  
وجود یک گروه علاقه مند ، ورزیده و متعهد برای موفقیت هر پروژه ای ضرورت دارد.برای این منظور لازم است که مدیریت پروژه بیش از هرچیز دیگر، از مهارتهای ایجاد انگیزه و اداره کردن افراد برخوردار باشدعلاوه بر این باید سعی کند از همان ابتدای امر حمایت مستمر مقام مافوق خود ، حامی و سایر اشخاص ذی نفع را جلب کنید 

برنامه ریزی و اطلاع رسانی  
برای آنکه پروژه ای بدون درد سر انجام شود باید ترتیبی بدهید که کلیه منابع مورد نیاز درصورت لزوم مهیا باشند.این امرمستلزم یک برنامه ریزی اثر بخش اولیه است که در آن کلیه نیروها ، امکانات وتجهیزات مورد نیاز مد نظر قرار گرفته باشند . 

انعطاف پذیری برنامه  
دنیای کسب و کار امروز به سرعت در حال تغییر و تحول است . درچنین وضعیتی توانایی شما در آینده نگری و پیش بینی شرایط آینده می تواند نقش مهمی در تحقق یا عدم تحقق اهداف پروژه ایفا کند. شما باید آمادگی لازم جهت اصلاح و تعدیل برنامهای خود را داشته باشید.

برنامه ریزی پروژه
 خواه یک پروژه توسط شخص شما و خواه به پیشنهاد یک مشتری یا مدیر  آغاز شده باشد، در هر صورت اولین قدم در فرآیند برنامه ریزی ، توافق برسر چشم اندازی است که دقیقا بیانگر نتایج مورد انتظار باشد.برای اینمنظور لازم است اعضای اصلی گروه و کسانی که بیش از همه در نتایج حاصل ازانجام پروژه ذی نفع هستند را درجلسه دورهم جمع کنید وبرنامه پروژه را ازطریق کلیه افراد ذی ربط اعتبار ببخشید و تعهد این افراد را نسبت به برنامه جلب کنید .

اجرای برنامه  
موفقیت مرحله اجرای پروژه دردست اعضای گروه پروژه و درنهایت در  گروتوانایی شما در رهبری اثربخش آنها است. برای جلب تعهد کلیه افراد پروژه را با قدرت و قاطعیت تمام،برنامه ریزی دقیق و با استفاده از اقتدارحامی ، مدیر و مشتریان خود آغاز کنید .

نظارت بر عملکرد   
هنگامی که یک پروژه درحال انجام است باید چکونگی انجام آن را در ارتباط  با زمان بندی مبنا ودهدف های پروژه مورد ارزیابی قرار دهید . قبل از آنکه مشکلات و تغیرات بتواند پروژه را از مسیر اصلی خود خارج کنند باید با به کار گیری یک سیستم نظارتی کار آمد به مقابله با آنها بپردازید. در این مرحلهباید مرتبا از افراد گزارش  پیشرفت کار بخواهید ، جلساتی را با اعضای گروه تشکیل دهید ورخدادهای مهمی که بیانگر میزان پیشرفت شما است را مشخص کنید. هنگامی که مشکلات و تهدیدها شناسایی شدند میتوانید با استفاده از فرآیندهای منطقی برآنها غلبه کنید و در موارد لزوم ، تغییرات را کنترل و آنها را در برنامه خود اعمال کنید . نکته آخر اینکه از طریق ثبت تجربیات به دست آمدهجهت استفاده در پروژه های آتی می توانید حداکثر منافع را برای سازمان خود کسب کنید . 

زمان بندی مناسب  
 گاهی اوقات ممکن است انجام یک پروژه بسیار مطلوب و امیدوار کننده به نظر برسداما زمان، زمان مناسبی برای شروع آن نباشد. برای حصول اطمینان از مناسب بودن زمان شروع پروژه ابتدا سایر پروژه هایی که در حال حاضر آغاز شده اند را ، در نظر بگیرید . برخی از سازمان ها تعداد زیادی پروژه راهم زمان با یکدیگر شروع میکنند ولی به دلیل کثرت آنها نمی توانند همگی را با موفقیت به پایان برسانند . در این  قبیل موارد باید شروع پروژه جدید را به تاخیر انداخت یا برخی از پروژه های کم ارزش را حذف کرد .

نیروهای محرک پروژه   
نیازهای یک سازمان عامل به حرکت درآوردن تمامی پروژه های آن هستندبه هرمیزان این نیروی محرک قوی تر باشد احتمال موفقیت آن پروژه بیشتر خواهد بود.

شناسایی نیروهای بازدارنده  
همیشه دلایلی برای عدم موفقیت یک پروژه وجود دارد که از بین آنها می توان به مواردی چون مقاومت افراد دربرابر تغییر، سنگینی فشار کار، فقدان منابع و اطلاعات کافی و یا کمبود افراد دارای مهارتهای لازم اشاره کرد . این قبیل نیروهای بازدارنده را در همان ابتدای پروژه شناسایی کنید تا امکان غلبه کردن برآنها را داشته باشید یا بتوانید برنامه زمانی پروژه را تغییر دهید.

پیش بینی موفقیت   
تجزیه و تحلیل میدان نیرو روش مناسبی برای تعیین میزان برتری نیروهای محرک بر نیروهای بازدارنده و درنتیجه پیشبینی شانس موفقیت یکپروژه است. دراین روش نمودار ساده ای شبیه شکل زیر ترسیم وبه کمک آن نیروهای محرک وبازدارنده را با هم مقایسه کنید. نیروهای محرک را بر روی ستونهای عمودی فهرست کنید و به هرستون عددی از1تا 5 اختصاص دهید . همین کار را با نیروهای بازدارنده هم انجام دهید . اما  ستون را از -1 تا – 5  شماره گذاری کنید.

تعیین ارزش پروژه
 قبل از شروع پروژه تعداد افراد و منابع مورد نیازجهت دست یابی به اهداف را به دقت بررسی کنید . هدف شما این است که منابع سازمان را به  پروژه هایی اختصاص دهید که نتایج بسیار ارزشمندی را برای سازمان خواهند داشت. با مافوق خود یا آغاز گر پروژه درمورد ارزش نسبی آن مشورت کنید . گاهی اوقات لازم است با مشتری خود یا سایر اعضای گروه نیزجلسه ای ترتیب دهید و به بحث پیرامون این موضوع بپردازید.هر چه قدر پروژه ای مهم تر و پیچیده تر باشد باید فرصت بیشتری را برای جویا شدن نظر دیگران و تعیین اولویت آن در نظر بگیرید.

زمان بندی پروژه   
برای تصمیم گیری سریع در مورد بهترین شیوه انجام چند پروژه هم زمان از یک جدول زمان بندی مادر استفاده کنید . در این مرحله تعیین دقیق منابع مورد نیاز ضرورت ندارد و شما می توانید میزان هر یک از آنها را به طور تقریبی برآورد کنید . با استفاده از این روش میتوانید موارد استفاده هم زمان از منابع را مشخص کنید و درخصوص تایید یا رد انجام پروژه جدید تصمیم بگیرید .

تعیین تغییرات مطلوب  
اهداف پروژه را خلاصه کنید تا همه دقیقا بدانند که چه انتظاری باید از آن داشته باشند . با کمک اعضای اصلی گروه و حامی پروژه بیانیه ای بسازید که بیانگر چشم انداز آتی پروژه باشد.اگر میخواهید بیانیه مذکور بیان صحیحی از اهداف شما باشد، باید آن را طوری بسازید که پاسخیبرای سئوال (( چه چیزی را می خواهیم تغییر دهیم و چگونه ؟ )) باشد 

بررسی وضعیت ایده آل  
 تعیین وضعیت ایده آل شما را در بیان چشم انداز آتی پروژه کمک می کند. یک کاغذ سفید جلوی خود بگذارید و از اعضای گروه بپرسید که در شرایط ایده آل انتظار دارند پروژه مورد نظر چه تغییراتی را ایجاد کند .

تعیین هدف کلی  
 با توسعه بیانیه ای که برای بیان چشم انداز تهیه کرده اید به تشریح آن چه قرار است انجام دهید، و مشخص کردن مدت زمان و هزینه های لازم برای انجام آن بپردازید .

تعیین اهداف خاص و شاخص ها   
فهرستی ازهدف های خاص مورد نظر تهیه کنید. این فهرست باید کلیه حیطه های تغییری که انجام پروژه مستلزم اعمال آنها است را در بر بگیرد. مراقب باشید که اقدامات خاص را اشتباها به جای هدف ها منظور نکنید .

تعیین اولویت ها و اهداف کوتاه مدت   
احتمال این که تمامی هدف ها به بک اندازه برای سازمان شما حائز اهمیت باشند بسیار کم است .  به اهداف خود با توجه اهمیت آنها امتیازی از یک تا ده بدهید. درآن صورت مشخص خواهد شد که کدام هدفها از اهمیت بیشتری برخوردار هستند.

تصمیم گیری در مورد تاکیدات پروژه
هدف ها خاص ، شاخص ها ، اولویت ها ، عملکرد جاری ، و اهداف کوتاه مدت خود را بنویسید . با این کار بهتر می توانید ابعاد مختلف پروژه را مشخص کنید.

حفظ فرآیندها و رویه های موثر  
تغییر به خاطر تغییر در شرایطی که می توانید در قالب محدودیت های وضعیت جاری به کارخود ادامه دهید معنی و مفهومی ندارد. گاهی اوقات حتی پس از آنکه تشخیص دادید بخشی از کاربه بهسازی نیاز دارد نیز بهتراست به جای اعمالسریع تغییرات ، این کار را به پروژه های بعدی موکول کنید . 

ارزیابی محدودیت های زمانی   
دریک محیط تجاری پرشتاب معمولا انجام پروژه ها باید دریک چارچوب زمانیخاص صورت گیرد. به عنوان مثال، اگریکی ازرقبای شما قصددارد محصولات جدید خود را درفصل پاییز روانه بازار کند ، شما فرصت اندکی برای رقابت با وی خواهید داشت . اگر نتوانید محصول رقابتی خود را به موقع به بازار عرضه  و سفارش مشتریان را جذب کنید ، در آن صورت هر چه قدر که برای  تولید این محصول تلاش کرده باشید بازهم سودی عاید شما نخواهد شد.

بررسی محدودیت منابع  
اکثر سازمان ها منابع و بودجه محدود در اختیار دارند و پژوهش های آنها نیزمعمولا با چنین محدودیت هایی روبرو میشوند . ممکن است اجرای یک پروژه  جدید مستلزم استفاده از منابع فراوان باشد، بنابراین لازم است که از دردسترس بودن آنها اطمینان حاصل کنید .

استفاده از فرآیند های موجود   
برای کوتاه تر کردن جدول زمانی پروژه وضعیت موجود را مورد بررسی قرار دهید . به عنوان مثال ، سایر بخش ها ممکن است در زمینه هایی مشابه با شما برنامه هایی برای ایجاد تغییرداشته باشند که بتوانید روی آنها سرمایه گذاری کنید یا قطعاتی از محصول مورد نظر شما را در اختیار داشته باشند که بتوانند مسیرطراحی را کوتاه تر کنند و یا از تکنولوژی روز برخوردار باشند که با کمک آن بتوانید محصول کاملا جدیدی را تولید کنید .

ضرورت تهیه فهرست اقدامات  
تقسیم کار پروژه به واحدها یا اقدامات کوچک تر موجب می شود که بهتر بتوانیدموارد هم پوشی فعالیتها و چگونگی تاثیر گذاری آنها بر زمان و نتایج یکدیگر را تشخیص دهید . معمولا فهرست اقدامات ، فعالیت های متعددی را در بر می گیرد و لازم است که شما آنها را درقالب گروههای مختلف تقسیم بندی کنید. با انجام این کار کنترل هرمجموعه فعالیت راحت تر می شود و ضمنا بهتر می توانید بر نحوه عملکرد افراد و میزان پیشرفت کار نظارت داشته باشید .

روش تهیه فهرست اقدامات    
برای تهیه فهرست اقدامات لازم برای انجام پروژه ابتدا با استفاده از روش طوفانمغزی کلیه پیشنهادات افراد را یادداشت کنید. در این مرحله میتوانید از تعداد افراد بیشتری کمک بگیرید . به عنوان مثال ، از افراد مختلف ذی نفع در پروژه سئوال کنید که به نظر آنها چه کارهایی باید برای تکمیل پروژه انجام شوند. انجام این کارخصوصا در مورد پروژه های دشوار بسیار مفید خواهد بود .

دسته بندی اقدامات  
 فهرست تهیه شده در مرحله قبل طولانی است . با دسته بندی منطقی اقدامات می توانید آنها را به واحدهای کوچک تر و قابل کنترل تر تبدیل کنید . به عنوان مدیر پروژه میتوانید این کار را شخصا و یا با کمک اعضای گروه انجام دهید. معمولااین تقسیم بندی کار راحتی است: مثلا برخی از اقدامات مربوط به کارهایی هستند که قراراست بعدا در طول پروژه انجام شوند برخی دیگرباید دریک بخش مشخص ازسازمان انجام شوندو تعداد دیگربایدتوسط افرادی انجام شوند که دارای مهارتهای مشابه هستند.

دسته بندی های مشترک میان پروژه ها  
هر پروژه ای دارای یک مرحله شروع یا مجموعه ای از اقدامات است که طی آن پروژه  راه اندازی ، اعضای گروه معرفی و مسئولیت های افراد ثبت می شوند.بههمین ترتیب یک سری اقدامات از قبیل کنترل نهایی شاخص های عملکرد و نهاییکردن سوابق پروژه برای بهره برداری مدیر پروژه های بعدی نیز باید نشان دهنده خاتمه یافتن پروژه باشند .

رد یابی خلاها  
 فهرست اقدامات ودسته بندی آنها را بازنگری کنید تا ازکامل بودن آن مطمئن شوید. اگر این مرحله را انجام ندهید و بعدا متوجه گردید که چیزی را فراموش کرده اید ، ممکن است در مورد زمان بندی ، بودجه ، یا سایر منابع با مشکل رو به رو شوید .
از خود سئوال کنید که (( آیا کلیه اقدامات لازم درهر گروه از فعالیت ها را مشخصکرده ام ؟ )). سپس فهرست فعالیتهای برنامه ریزی شده را قدم به قدم مورد بررسی قرار دهید . 

برنامه ریزی آزمایشی پروژه    
دسته دیگرازفعالیتهای مشترک دربسیاری ازپروژه ها وجود دارد که به آن اجرایآزمایشی پروژه گویند . آزمایش یک ایده جدید موجب میشود که قبل از معرفی ایده در سطحی وسیع تر ، مشکلات احتمالی شناسایی و رفع شوند . این مسئله حتی در مورد پروژه های پیچیده ای مانند راه اندازی یک خط تولید اتوماتیک نیز صادق است.

برآورد نیروی انسانی   
 تعداد افراد لازم جهت انجام هر فعالیت و مدت زمان کار آنها را به نفر / ساعت برآورد کنید. اگر قرار باشد یکی از اعضای تیم پروژه مدت  10 روز کار انجام دهند  ولی در هر روز فقط 30 دقیق کار کنند ، به جای 10 روز کار فقط  5 ساعت کار کرده اند.اگر این فرد بتواند بقیه وقت خودرا برای انجام کارهای مفید درپروژه های دیگر صرف کند، هزینه پروژه شما فقط بخشی از در آمد 10 روزه وی خواهد بود.

شناسایی سایر منابع     
هرچند که بیشترهزینه های یک پروژه معمولا مربوط به دستمزد اعضای تیم پروژه می شود ، اما سایر منابع مورد نیاز نیز بر بودجه تاثیر گذار خواهند بود . به عنوان مثال  ، ممکن است شما مجبور شوید انجام تحقیقات بازار را به موسسه و یا سازمان دیگری واگذار کنید . علاوه براین باید هزینه استفاده از امکانات ، تجهیزات و مواد مصرفی را نیز جزو مخارج خود منظور کنید .

بررسی جزئیات   
صرف دانستن این مطلب که گروه در طول پروژه به مدت یک ماه به اتاقی برایآموزش نیاز دارد کافی نیست و لازم است جزئیاتی از قبیل اندازه اتاق و تجهیزات مورد نیاز نیز مشخص شوند.هرچه دراین مرحله جزئیات برنامه را بیشتر روشنکنید، در طول اجرای پروژه با مشکلات کمتری رو به رو خواهید شد. و در نتیجه اعضای گروه می توانند به جای جستجوی راه حلی برای رفع مشکلات، تمام توجه خود را بر تحقق اهداف پروژه متمرکز کنید .

کار کردن با منابع موجود      
وضعیت ایده آل این است که کلیه منابع لازم جهت انجام پروژه دراختیار شما قرارگیرند، اما واقعیت امرآن است که دربسیاری از موارد مجبور هستید با کاستی های موجود بسازید. به عنوان مثال ممکن است فردی که حضور وی برای انجام پروژه ضرورت دارد ، در دسترس نباشد و یا آنکه بهترین محل برای انجام پروژه اشغال باشد و مجبور شوید کار خود را در محل دیگری انجام دهید .

مستند سازی منابع   
اگر می خواهید از در اختیار داشتن منابع در مواقع لزوم مطمئن باشید ، بهترین کار این است که آنها را به شکل مکتوب در جدولی  بنویسید و موافقت کلیه افراد  ذی نفع در پروژه را در مورد تامین آنها به دست آورید . و از آنجا که  این سند مکتوب تعهدات افراد را به آنها یاد آوری می کند به آن ماتریس تعهدات می گویند.

تصویب پروژه      
گرفتن دستوررسمی برای شروع پروژه ، مستلزم اثبات این مطلب است که انجام  پروژه همچنان در اولویت قراردارد و فواید آن برای سازمان بیشترازهزینه های  آن خواهد بود. به این کار ارزیابی سرمایه گذاری یا تحلیل هزینه / فایده می گویندو انجام آن در سازمان هایی که از سیستم های رسمی انجام این فرآیند برخوردارند بسیار متداول است .

ترتیب انجام اقدامات   
پس از تکمیل فهرست اقدامات لازم جهت انجام پروژه ، رابطه متقابل موجود بین آنها را بررسی کنید.اقداماتی که باید اول انجام شوند وپرداختن به فعالیت های بعدی منوط به انجام فوری آنها است رامشخص کنید.کلیه اقداماتی که باید ازابتدا تا انتهای پروژه انجام شوند را به همین ترتیب اولویت بندی کنید. در این میان، برخی فعالیت ها ، باید بر اساس نتایج حاصل از چند اقدام مختلف انجام شوند. 

بر آورد زمان فعالیت ها       
برای تهیه یک برنامه زمان بندی اثر بخش باید مقدارزمان لازم برای انجام هراقدام خاص را به طور تقریبی بدانید . تخمین درست این زمان بسیار حائز اهمیت است و اشتباه درآن ممکن است پروژه را ازمسیراصلی خود خارج کند.همچنین باید اعضای تیم پروژه را از این موضوع مطلع نمایید و ازموافقت آنها با زمان تعیین شده مطمئن گردید.

کار با نمودار شبکه ای   
 نمودار شبکه رابطه میان اقدامات مختلف و وابستگی انجام برخی از آنها به انجام برخی دیگر را نشان می دهد. بسته به نوع فعالیت ها و چگونگی روابط متقابل بین آنها ممکن است این نمودار خیلی ساده یا خیلی پیچیده باشد. وجود چند مسیر مختلف در طول شبکه نشان می دهد که می توان چند فعالیت را به طور هم زمان انجام داد. زمان لازم برای انجام هر فعالیت را در کنار آن نشان دهید.  

استفاده بهینه از شناوری       
از نمودار شبکه میتوان برای کاهش زمان بندی پروژه از طریق کاهش زمان لازم برای انجام برخی  اقدامات استفاده کرد. برای این کار به بررسی مسیرهای بحرانی بپردازید و فعالیت هایی که زمان آنها قابل کاهش دادن است را پیدا کنید. نمودار را مجددا بازنگری کنید. این باردر طول سلیر مسیرها به دنبال استفاده بهتراز شناوری ها باشید.

محاسبه تاریخ ها   
برای محاسبه تاریخ شروع و خاتمه هر یک از اقدامات میتوانید از نمودار شبکه استفاده کنید برای این کار از اولین فعالیتی که باید انجام شود شروع کنید و سپس به تک تک فعالیت های دیگر بپردازید . سعی کنید تاریخ شروع هر فعالیت را تا حد امکان جلوتردر نظر بگیرید تا بتوانید زمان بیشتری را به آن اختصاص دهید.از آنجا که فعالیتهای خارج ازمسیربحرانی لزوما برکل زمان پروژه تاثیر نمی گذارند ، به راحتی می توانید تاریخ شروع و خاتمه آنها را تعدیل کنید. در نهایت با قرار دادن تاریخ ها در مقابل خط زمان ، یک نمودار گانت ترسیم کنید . 

استفاده از نمودار گانت      
در این نمودار گانت اقدامات در سمت راست، و مقیاس زمانی پروژه ( به هفته ) درقسمت بالای آن نشان داده شده است. میله های افقی نشان دهنده شروع و خاتمه هر اقدام هستند و در مجموع یک تصویر کلی و واضح از فعالیت های لازم و زمان انجام آنها ارائه می دهند .

شناسایی هم پوشانی فعالیت ها   
باری حصول اطمینان از واقع بینانه بودن تاریخ خهای محاسبه شده به نمودار گانت ،ماتریس تعهدات و جدول زمان بندی مادر مراجعه کنید. با نگاهی اجمالی به نمودار گانت می توانید هم پوشانی برخی از اقدامات را شناسایی کنید. در صورت وجود همپوشانی، ماتریس تعهدات نشان می دهد که آیا دو فعالیت مختلف به طورهم زمان نیاز به استفاده از منابع مشابه دارند یا خیر . در چنین شرایطی لازم است تاریخ شروع و خاتمه یکی از آنها را تغییر دهید .

کسب موافقت      
تاریخ های تعیین شده برای انجام فعالیت های مختلف را با اعضای اصلی تیم پروژه در میان بگذارید تا مطمئن شوید که درمواقع لزوم حتما در دسترس خواهند بود. اگراین افراد در بخش دیگری از سازمان تعهداتی دارند، می توانید با مدیران آنها دراین خصوص صحبت کنید .

شناسایی تهدید ها   
 پس از برنامه ریزی کلیه فعالیتهای لازم جهت تکمیل پروژه، فهرستی از تهدیدات احتمالی تهیه کنیدو تاثیرهر یک از آنها را برروی برنامه خود مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. افراد خارج از گروه می توانند در این فرآیند بسیار مفید واقع شوند. استفاده از این افراد موجب می شود که گروه درمقابل انتقادات سازنده آنها به دفاع از برنامه خود بپردازد . و برای غلبه بر مشکلات و موانع مصمم تر عمل کند. 

پیشگیری از مشکلات       
پس ازشناسایی تهدید ها یا مشکلات احتمالی ازاعضای گروه بخواهید که تمام توجه خود را به نحوه پیشگیری از وقوع آنها معطوف کنند و به این سئوال پاسخ دهند که برای کاهش احنمال وقوع هر یک از مشکلات پیش بینی شده چه کارهایی می توان انجام داد.

برنامه ریزی احتیاطی   
پیشگیری از همه تهدید های احتمالی امکان پذیر نیست. از اعضای گروه بپرسیدکه در صورت وقوع برخی تهدید ها چه خواهند کرد و چگونه می توان تاثیر آنها را به حداقل رساند . به عنوان مثال ، اگر انجام پروژه مستلزم استفاده از یک نرم افزار جدید است ، در صورت تاخیر در تحویل این نرم افزار چه باید کرد ؟   

تکمیل برنامه       
شما می توانید با توجه به فهرست تهدید های احتمالی ، بحث های انجام شده در مورد  نحوه پیشگیری ازوقوع مشکلات و برنامه ریزی های احتیاطی درمورد تغیرات لازم در برنامه تصمیم بگیرید. با اعمال این تغیرات برنامه پروژه کامل می شود .اکنون گروه یک (( خط مبنا )) یا نقطه شروع دارد و از شرایط موجود و نتایج اجرای برنامه به خوبی آگاه است .

تعیین مسئولیت های خود   
 به عنوان مدیر پروژه ، مسئولیت موفقیت یا عدم موفقیت پروژه در مجموع بر دوش شما است . پس  از پشت سر گذاشتن فرآیند برنامه ریزی لازم است که برنامه را به مرحله اجرا بگذارید . انجام این کار مستلزم انتخاب صحیح اعضای تیم پروژه، ایجاد انگیزه و متمرکز کردن فعالیت آنها در جهت تحقق بخشیدن به اهداف پرو.ژه و کمک به رشد آنها به عنوان یک فرد و به عنوان عضوی از یک گروه است .

رهبری تیم پروژه       
یک مدیر پروژه موفق باید هم مدیر و هم رهبر باشد . رهبران مرجع قدرت و مورد احترام هستند. برنامه ها را با فعالیتهای لازم پیگیری می کنند و قادرهستند دردیگران ایجاد انگیزه کنند و الهام بخش آنها باشند .

در دسترس بودن و انتخاب افراد مناسب   
 مجددا به ماتریس تعهدات مراجعه و افراد و مهارت های لازم برای تکمیل پروژه را مشخص کنید. نمودار مذکور به شما نشان میدهد که چه افرادی، برای چه مدتی و در چه زمانی مورد نیاز خواهند بود .افرادی که قراراست برای تشکیل تیم پروژه انتخاب کنید بایدعلاوه برداشتن مهارت های لازم ، از علاقه کافی برای انجام پروژه برخوردار باشند .کار کردن با افرادی که برای انجام پروژه از شور و اشتیاق بر خوردارند بسیار راحت تر است .

توجه به نقش های گروهی      
در هر گروه کاری باید افرادی را در نظر بگیرید که علاوه بر انجام وظایف خود ایفای یکی از نقش های گروهی را نیز بر عهده بگیرند .نقشهای اصلی در گروه عبارتند از : هماهنگ کننده ، منتقد ، ایده پرداز ، مجری تصمیمات  ، رابط خارجی ، بازرس  و گروه ساز.

شروع فعالانه   
در ابتدای کار اعضای گروه را طی یک جلسه معارفه دورهم جمع کنید و آنها را در جریان کل پروژه قرار دهید . اهداف را مشخص کنید و محدودیت ها را برای آنها تشریح کنید.همه اعضا باید بدانند ، پروژه چه سودی برای آنها خواهد داشت  درعین حال مقررات مربوط به استفاده مشترک ازاطلاعات ونحوه تصمیم گیری ها را مشخص کنید .

نوشتن گزارش آغاز به کار      
گزارش آغاز به کار باید به گونه ای باشد که همه افراد از چشم انداز الهام بخش پروژه  و معیار های موفقیت مورد نظر گروه مطلع شوند. علاوه بر این شما می توانید در گزارش خود به منابع تخصیص یافته برای انجام پروژه و برخی خطرات احتمالی نیز اشاره کنید .

شناخت سبک های رهبری  
 طیفی از حالات مختلف سبک رهبری وجود دارد که شما باید درقسمت های مختلف پروژه از همه آنها استفاده کنید. هر چند که سبک رهبری شما باید از حالت استبدادی به یک شیوه مبتنی بر کسب اتفاق نظر تغییر کند ، اما به خاطر داشته باشید که سبک غالب باید با توجه به نوع سازمان ، ماهیت پروژه ، ویِژگیهای گروه و شخصیت خود شما تعیین شود .

تغییر سبک رهبری      
همیشه برای تغییر سبک رهبری واتخاذ سبکی متناسب با شرایط موجود و وضعیت گروه آمادگی داشته باشید . حتی اگر اتخاذ یک شیوه خاص به دلیل مغایرت داشتنبا میل طبیعی شما مدتی باعث ناراحتی شود .

رهبری صحیح
هر یک از اعضای گروه دارای سبک و شخصیت منحصر به فردی هستند. فرصتی را به مطالعه شخصیت هر یک از اعضا و شناخت عوامل موثر در ایجاد انگیزه در آنها اختصاص دهید . تا بتوانید در حد نیازشان آنها را راهنمایی کنید .  

کسب نتیجه    
هنگام تصمیم گیری در مورد سبک مناسب رهبری باید به دو نکته مهم توجه داشته باشید. اگر پروژه از نظر زمانی تحت فشار باشد فرصت کافی برای مشورت کردن وجود ندارد و بنابراین شما چاره ای جز انتخاب سبک استبدادی نخواهید داشت. اگر میخواهید تعهد افراد را جلب کنید ، باید آنها را در اتخاذ تصمیمات مشارکت دهید تا  تمایل بیشتری برای به اجرا در آوردن آنها داشته باشند. صرف نظر از نوع سبکی که اتخاذ می کنید کیفیت تصمیمات شما نیز بسیار حائز اهمیت است .

رفع تعارضات      
زمانی که عده ای از افراد در کنارهم کار میکنند بروز تعارضات شخصیتی در بین آنها اجتناب ناپذیر است .در چنین شرایطی یا شخصا نقش قاضی را برعهده بگیرید و یا با سیاست و تدبیر با طرفین درگیر صحبت و آنها را متقاعد کنید.

تشویق افراد به کار تیمی   
هرعضو گروه باید بداند که وجود هریک ازاعضای دیگر چه ارزشی برای پروژه دارد .اعضای گروه را تشویق کنید که قدر توانایی ها و مهارتهای یکدیگر را بدانندو برای رسیدن به استاندارد های عالی با یکدیگر همکاری کنند.علاوه بر افراد ، ازگروه  نیز تعریف و تمجید کنید تا همه آنها احساس نمایند که کارخود را خوب انجام داده اند .

مراحل توسعه گروه      
همه گروه ها در جریان توسعه خود مراحلی را پشت سر می گذارند . این مراحل عبارتند از شکل گیری ، درگیری ، تعیین ضوابط و اقدام . هدف شما این است که هر چه سریع تر گروه را به مرحله اقدام برسانید.در این مرحله افراد به خوبی درکنار هم می کنند .

اتخاذ تصمیمات گروهی

استفاده از یک فرآیند منطقی   
 تبعیت از یک فرآیند واحد در اتخاذ تصمیمات چند مزیت دارد : اگر همه اعضای گروه از فرآیند تصمیم گیری مطلع باشند میتوانند به سرعت گزینه های غیر معتبر را حذف و بهترین تصمیم منطقی را اتخاذ کنند.این امرموجب تسریع درتصمیم گیری ها می شود.علاوه بر این از آنجا که استفاده از فرآیند موجب از بین رفتن برخی گمانه زنی ها  می شود کیفیت تصمیمات نیز ارتقا پیدا می کند.

 تعیین ایده آل ها      
اعضای گروه باید در مورد معیار های ارزیابی تصمیمات و نحوه شناسایی عملکردمطلوب بر اساس هر یک از معیار ها با هم به توافق برسند. به عنوان مثال ، فرض کنید که می خواهید از بین دو تامین کننده خدمات  یکی را برای انجام پروژه انتخاب کنید . برای این کار باید از اعضای گروه بخواهید که به روش طوفان مغزی نظرات خود را در مورد راه حل ایده آل بیان کنند .

ارزیابی گزینه ها   
 با کمک اعضای گروه مهم ترین معیارها را مشخص کنید . ممکن است به این نتیجه برسید که  3 یا  4 مورد بسیار مهم و حیاتی هستند. سپس تمام گزینه های خود را با ایده آل تعیین شده برای هریک از معیارها بسنجید.هرچند که طی اینفرآیند به اندازه کافی منطقی است اما برای ارزیابی گزینه ها لازم است به تفکر خلاق نیزبپردازید. گاه ممکن است بعداز ارزیابی به این نتیجه برسید که تصمیم شما کاملا مشخص است . اگر چنین نشد مهمترین معیار بعدی را در نظربگیرید و همین روال را تکرارکنید . آن قدربه این کار ادامه دهید تا یکی از راه حل ها به عنوان بهترین گزینه مشخص شود . یا آن که گروه به این نتیجه برسد که مثلا بین 2راه حل هیچ گزینه دیگری وجود ندارد. درآن صورت گزینه ای را انتخاب کنید که فکرمیکنید از نظرحامیان و افراد ذی نفع در پروژه مقبول تر خواهد بود .

مدیریت اطلاعات

ارزیابی اطلاعات   
 شما می توانید در مدت عمریک پروژه اطلاعات فراوان و ارزشمندی را تولید کنید.هرگونه اطلاعات که به این ترتیب به دست می آید به صورت بالقوه  ارزشمند است و میتواند درپروژه فعلی یا پروژه  بعدی مورد استفاده قرار گیرد . معمولا مشخص است که چه اطلاعاتی را باید ذخیره کرد. اما همیشه کمی وسیع تر فکر کنید .

سازمان دهی داده ها      
داده های پروژه بعه دو دسته تقسیم میشوند : اطلاعات کلی برنامه ریزی ( از قبیل بیانیه چشم انداز ، اهداف اجرایی، برنامه زمان بندی مادر و نمودار شبکه ) و داده های کلی ( از قبیل ،هرگونه اطلاعات زمینه ای که ممکن است برای انجام اقدامات لازم باشند ).اطلاعات مربوط به اقدامات رال می توان به 3دسته دیگر تقسیم کرد: اطلاعات مربوط به فعالیت های تکمیل شده، فعالیت های دردست انجام و فعالیت هایی که هنوز شروع نشده اند.

استفاده مشترک از اطلاعات   
مشخص کنید که چه کسی،درچه زمانی،به چه شکلی و به چه اطلاعاتی نیازدارد. به  فهرست اسامی افراد  ذی نفع  در پروژه که هنگام آغاز پروژه  تهیه کرده اید مراجعه کنید تا کسی از قلم نیفتد . بر روی افرادی تمرکز کنید که دسترسی آنها به اطلاعات برای موفقیت پروژه بسیارحائز اهمیت است ولی درعین حال افرادی که نقش کم اهمیت تری دارند را نیز نادیده نگیرید.

استفاده از تکنولوژی اطلاعات      
برای برقراری بهتر ارتباط از تکنولوژی اطلاعات نهایت استفاده را به عمل آورید. پست الکترونیکی  ابزار بسیارسودمندی برای صرفه جویی دروقت است . البته به شرط آنکه درست از آن استفاده شود. به خاطر داشته باشید هراندازه ازطریق پست الکترونیکی پیام بفرستید به همان اندازه هم پیام دریافت خواهید کرد .

برقراری ارتباط شفاف

تقویت ارتباط دوسویه   
گروه مجرای اصلی برقراری ارتباط میان شما ، مدیر پروژه ، مشتری و سایر ذی نفعان است . افراد را به دادن بازخوردهای صحیح تشویق کنید . از سئوال های صریح برای مشخص کردن احساس و نظر واقعی آنها استفاده کنید.

گوش دادن به صحبت دیگران      
نشان دهید که برای نظرات اعضای گروه پروژه ارزش قائل هستید و مایل به شنیدن صحبت های آنها هستید. این کار آنها را به برخورد صریح و صادقانه با شما تشویق می کند. به آنها بگویید که حتی از بازخوردهای منفی نیز استقبال می کنید و آنها را فرصتی برای بهسازی می دانید. مراقب باشید که اعضای گروه هنگام بیان انتقادات خود ترسی از بروز عکس العمل منفی از جانب شما نداشته باشند .

پیگیری پیشرفت پروژه

نظارت اثر بخش   
کنترل پروژه مستلزم آن است که برنامه خود را به دقت زیر نظر داشته باشید تا بدون اشکال پیش برود . از طریق نظارت اثر بخش می توانید اطلاعات لازم را برای سنجش و تعدیل میزان پیشرفت درجهت تحقق اهداف پروژه به دست آورید.علاوه بر این شما می توانید افراد گروه ، ذی نفعان ، افراد مافوق و مشتریان را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهید.

استفاده از گزارش ها      
هر فردی که مسئولیت انجام یک اقدام خاص یا رویداد مهمی را برعهده دارد باید درمورد پیشرفت کارخود گزارش دهد.اعضای گروه را به ارائه به موقع گزارشپیشرفت کارتشویق کنید گزارشها باید بیانگر وضعیت کنونی ، پیشرفتهای حاصلهاز زمان گزارش قبلی و مشکلات، فرصت ها و تهدید های موجود در برابر وقایع مهم باشند.

زمان ارائه گزارش ها   
 در مورد این که هر چند وقت یک بار به جلسات بازنگری و گزارش های پیشرفت کار نیاز است به دقت فکر کنید . ممکن است به گزارش های هفتگی و حتی روزانه نیاز داشته باشید . برای تصمیم گیری در این خصوص باید مشخص کنید ، که عدم شناسایی یک مشکل و گزارش نکردن آن چه مضرات و خطراتی را برای پروژه به دنبال دارد. برگزاری جلسات منظم بازنگری فرصتی برای حا مسائل و مشکلات، گفت و گو درمورد میزان پیشرفت کار، و بررسی عملکرد ایجاد میکند. این جلسات باید حداقل ماهی یک بار برگزار شوند. در پروژه های پیچیده تر یا پروژه هایی که به مرحله حساسی رسیده اند باید تعداد برگزاری این جلسات در طول ماه بیشتر باشد.

نظارت بر تامین کنندگان    
تامین کنندگان خارجی کالا و خدمات ممکن است برای شما یک تهدید  محسوب شوند چرا که امکان کنترل و نظارت مستقیم برمنابع آنها را ندارید. به خاطر داشته باشید که حتما باید بر پیشرفت کار آنها نیز نظارت کنید.

برنامه ریزی جلسات بازنگری  
 دو نوع جلسه بازنگری وجود دارد : بازنگری منظم رسمی که حداقل ماهی یک بار برای بررسی جزئیات موفقیت های حاصله و مشکلات اجرای برنامه تشکیل میشود و بازنگری واقعه مدار که ذی نفعان به عنوان  حامی شما ، درآن حضور دارند و هنگام رسیدن پروژه به مراحل حساس برگزار می شود .

انتخاب شرکت کنندگان       
حضور حامی در برخی جلسات ضرورت دارد ، اما در برخی دیگر حضور وی ضروری نیست.اعضای اصلی گروه تقریبا درتمام جلسات بازنگری حضوردارند. اما حضور سایر اعضا باید دلیل موجهی داشته باشد. درغیر این صورت حضور در جلسه موجب اتلاف وقت آنها خواهد شد .

اداره کردن جلسات بازنگری   
 رعایت نظم و انضباط مهم ترین عامل دراداره موفقیت آمیزجلسات بازنگری است در ابتدای جلسه هدف ها را به طور خلاصه بیان کنید و فرصتی را به هر کدام  از موضوعات دستور جلسه اختصاص دهید . توجه اعضای گروه را به جای تجزیه و تحلیل به ارزیابی معطوف کنید . 

بررسی اهداف       
درطول جلسات بازنگری حتما اهداف پروژه را مورد بررسی قراردهید و ببینید که کدام هدفها تحقق یافته و کدام یک هنوزباقی مانده اند.همچنین میزان پیشرفت پروژه مطابق با برنامه زمانی را بررسی کنید . اگر حاضران در جلسه از موضوع اصلی بحث خارج شدند یا صحبتهای غیر مرتبطی مطرح کردند، از این کارآنها جلوگیری کنید .

غلبه بر مشکلات

مطرح کردن نگرانی ها   
 همیشه سعی کنید مشکلات را قبل از تبدیل شدن به بحران شناسایی کنید.زملنی که مشکلی به بحران تبدیل شود و حل آن فوریت پیدا کند ، یافتن راه حل مناسب دشوار تر خواهد بود. هر چند که ممکن است علی رغم پیش بینی و پرداختن به یک سری مشکلات احتمالی، با برخی از آنها اصلا مواجه نشوید و فکر کنید که وقت شما تلف شده است، فراموش نکنید که این مسئله بهتر ازآن است که برخی مشکلات بدون اطلاع شما بیشتر و حادتر شوند. 

حل مشکلات و به روز کردن برنامه      
یکی از تکنیک های مفید حل مشکل این است که چهار بعد مختلف را بررسی کنید و ببینید که کدام یک از آنها باعث بروز مشکل شده است . در ضمن ازمسئول هماهنگی پروژه بخواهید که اقدامات درحال انجام برای حل مشکل را به عنوان موضوعات دردست رسیدگی در مرکز اطلاعات ثبت  کند.

رفع تنش ها   
 از آنجا که پروژه ها معمولا در کنار فعالیت های روزمره کاری انجام می شوند معمولا مشکلاتی به همراه دارند . می توان با توافق در مورد زمان ابزارنگرانی را در موارد گوناگون رفع کرد .

کنار آمدن با تغییرات

درک تغییر   
تغیراتی مانند کاهش برنامه زمانی دست خودتان است ، چرا که با گذشت زمان و کار کردن بر روی پروژه، شما و اعضای گروه به تدریج یاد می گیرید که چطور کارها را سریع تر انجام دهید. برخی دیگر از تغیرات به شما تحمیل می شوند.این امکان هم وجود دارد که سیستم های نظارتی شما نیاز به برخی از تغیرات را برای اجتناب از تهدیدها یا مشکلات احتمالی هشداردهد و شما مجبوربه اعمال آنها شوید.

ارزیابی تاثیر تغییرات       
قبل از اعمال هرگونه تغییر ابتدا تاثیر آن بر پروژه را به دقت مورد بررسی قرار دهید.ازاعضای گروه بخواهید که درمورد تاثیرتغییرات مورد نظربر روی برنامه زمان بندی ، بودجه و منابع نظر دهند.

مقاومت در برابر تغییرات غیر ضروری یا مضر   
گاهی اوقات تغییر از جای دیگر، مثلا از جانب افراد مافوق یا حامی پروژه ، به شما دیکته میشود و این درحالی است که ممکن است ایجاد تغییراصولا ضرورت نداشته باشد .در این مواقع ببینید که ایجاد تغییر مذکور بر نتیجه کلی پروژه تاثیر گذار خواهد بود یا خیر . اگر به این نتیجه رسیدید که این تغییرات بیهوده است به کسانی که آن را تحمیل کرده اند توضیح دهید که چه مزایایی را ازدست میدهند.

اطلاع رسانی در مورد تغییر       
اگر اعضای گروه پس از مدتی فعالیت شدید برای دست یابی به یک سری اهداف متوجه شوند که هدفها تغییر کرده اند، انگیزه خود را از دست خواهند داد. هر چه سریع تر با اعضای گروه در مورد تغییرات صحبت کنید. برجنبه های مثبت تاکید کنید و دلایل خود را صادقانه برای آنها توضیح دهید .

تاثیر گذاری بهینه

ادامه پروژه تا انتها   
زمانی که پروژه به انتهای کار نزدیک می شود خواه ناخواه تعدادی از اعضای گروه کارهای تازه ای را شروع می کنند . تلاش در جهت متمرکز نگه داشتن کلیه اعضای گروه برروی اهداف نهایی پروژه تا آخرین لحظه تشکیل جلسه رسمی اختتامیه و تهیه گزارش پایانی بسیار حائز اهمیت است .

درس گرفتن از پروژه        
با مسئول هماهنگی اطلاعات در مورد چاپ گزارشی پیرامون موفقیت های پروژه و اطلاعات دقیق مربوطه در ارتباط با داده های جمع شده  و فرآیند های مورد استفاده صحبت کنید.اگر احتمال تکرار پروژه وجود دارد، جلسه ای با اعضای گروه ترتیب دهید و طی آن پروژه را از ابتدا تا انتهای آن بررسی کنید و از آنها بخواهید مواردی که امکان بهتر انجام دادن آنها در آینده وجود دارد را مشخص کنند .

تشکر از اعضای تیم پروژه   
هنگام جدا شدن اعضای گروه از یکدیگر همه آنها باید احساس خوب و مثبتی داشته باشند . این مسئله به ویژه زمانی که قرار است در پروژه های بعدی مجددا با همان افرد کار کنید بسیارحائز اهمیت است. درواقع، باید ارتباط خود را با تمام ذی نفعان حفظ کنید .

جشن گرفتن موفقیت ها        
برای تجلیل و قدر دانی از تلاش و سخت کوشی اعضای گروه مراسم جشنی را پس از خاتمه پروژه ترتیب دهید . با این کار افراد می توانند درمورد موفقیت های خود با هم صحبت و از یکدیگر خداحافظی کنند .

تلخیص و تدوين: مهدي ياراحمدي خراساني