مدیریت کاربردی وقت

مقدمه 
زمان از جمله نعمتهای گرانبهایی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق می‌باشد. بسياري از افراد ادعا مي كنند كه وقت آنها به هدر نمي رود و ابراز مي دارند كه: من خيلي سازمــاندهي شده كار مي كنم، مي دانم كجا مي روم، مي دانم چكار مي كنم و… اگر شما واقعاً و صادقانه جزء اين دسته از افراد هستيد بايد بگوييم كه در گروه اقليتي جاي گرفته ايد.
خيلــي از مردم نسبت به روزهاي بدون بهره وري (بي حاصل) خود بي تفاوت هستند در حالي كه همگي مايل هستيم كارهاي بسياري را در يك روز انجام دهيم، ولي معلوم نيست كارهايمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسي اولويت بندي شده اند و چقدر وقت بايد صرف آنها كنيم. مثلاً گاه براي گرفتن يك جواب يا ارسال يك نامه يا درخواست كالا از انبار، بيش از اهميت موضوع موردنظر به پيگيــري، تعارفات و حاشيه پردازي مشغول مي شويم. همچنين در بسياري از جلسات مسايل جنبي نظير سياست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعي، اخبار سازماني، و… بيشتر از موضوع يا دستور جلسه موردبررسي و تبادل نظر قرار مي گيرند.
مقوله مديريت زمان سالهاست كه ذهن افراد و صاحب نظران رشته هاي مختلف را به خود مشغول كرده و تاكنون دوره هاي آموزشي و سمينارهاي بسياري در اين ارتباط برگزار شده است. اما آيا واقعاً توانسته ايم بر زمان احاطه پيدا كرده و آن را در كنترل خود داشته باشيم.
حقيقت آن است كه ما بايد خود را اداره كنيم نه زمان را. چرا كه زمان اساساً اداره شدني نيست و خواه ناخواه زمان مي گذرد و اين ما هستيم كه بايستي از آن به خوبي استفاده كنيم.
به يك تعبير مديريت زمان درواقع همان مديريت بر خويشتن است و جالب است بدانيد مهارتهايي كه ما براي اداره كردن ديگران نيازمنديم، همان مهارتهايي است كه براي اداره كردن خود نيازمنديم مانند توانايي ومهارت در برنامه ريزي، تفويض اختيار، سازماندهي، رهبري و كنترل.
شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هــدر مي دهند، خيلي مهم است زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. بد نيست اين سوال را مطرح كنيم كه وقت روزانه شما صرف چه كارهايي مي شود؟ فرقي نمي كند داراي چه موقعيت شغلي و كاري هستيد فقط كافي است لحظاتي روزهاي گذشته و امروز خود را مرور كنيد.
شايد قبل از اينكه به پاسخ شما بپردازيم بهتر است در يك مورد، تكليف خود را روشن كنيم و آن اين موضوع كه آيا شما با ارباب رجوع سروكار داريد يا خير؟
اگر شما ارباب رجوع نداريد دو حالت دارد: 1 – يا مدير هستيد، اختيارات و كارها را تفويض كرده ايد.
2 – يا اينكه ماهيت شغل شما به گونه اي است كه با ارباب رجوع سروكار نداريد. ازطرح اين سوالها دو هدف را دنبال مي كنيم.
الف) ذكر اين نكته كه ميان صرف وقت براي كسي كه ارباب رجوع دارد و كسي كه با ارباب رجوع سروكار ندارد خيلي فاصله است.
به عبارت ديگر، افرادي كه با ارباب رجوع سروكار دارنــد، وقتشان طوري ديگر صرف مي شود كه مطلب مهمي است و در تجزيه و تحليلهاي مربوط به مديريت زمان اغلب ديده شده كه موردغفلت قرار گرفته است.
ب) ذكر اين نكته كه شما بايد اختيارات و كارهاي خود را به ديگران تفويض كنيد.
خوب برگرديم بر سر سوال قبلي مان. واقعاً وقت شما در طول روز صرف چه كارهايي مي شود؟ شايد پاسخهاي شما برحسب فراواني و اهميت اينگونه باشد:
1 – ديدن كارتابل نامه ها؛
2 – جلسات و تماسهاي تلفني؛
3 – بررسي پرونده ها و تهيه پيش نويس نامه ها يا اخبار و اطلاعات لازم؛
4 – بازرسي و سركشي به قسمتها؛
5 – ماموريتهاي اداري؛
6 – انجام امور شخصي؛
7 – ارتباطات غيررسمي و حضور در غذاخوري و نظاير آن.

چکيده:
آيا نياز داريد که زمان خودتان را بيشتر برنامه ريزي کنيد ؟
آيا مي خواهيد بيشتر و بهتر و و کاراتر از قبل عمل کنيد؟
آيا وقت زيادي را براي انجام کار کم هدرمي دهيد؟
آيا وقت زيادي براي کاري مي گذاريد اما آن را نمي توانيد تمام کنيد ؟
اينها و صدها سوالات مشابه ديگري وجود دارند که شايد در ذهن شما باشد .
بيست تكنيك‌ كاربردي مديريت زمان
در زیر بيست تكنيك‌ كاربردي مديريت زمان براي مديران بيان شده تا راهگشاي مقوله كمبود وقت مديران و استرس ناشي از آن باشد:
1- اولويت كارها را مشخص كندي: با اولويت‌بندي درست كارها آنها را به ترتيب فهرست كنيد و براي انجام آنها اقدام نماييد. اولويت بندي، اولين گام اصلي در جهت مديريت زمان است.
2- تفويض اختيار كنيد: واگذاري كارها به افرادي كه شايستگي و توانايي انجام آنها را دارند راهي مناسب براي فراهم كردن مقداري وقت آزاد است اما توجه داشته باشيد كه در اين مهم ضروري است كه حيطه اختيارات و مسووليت فرد را مشخص كنيد به طوري كه اختيارات وي با مسووليت وي متناسب باشد. امضا كردن موارد روزمره مانند فرم‌ها و فاكتورهاي روزانه از جمله مواردي است كه شايد بتوانيد روي تفويض آنها فكر كنيد.
3- استفاده از فناوري را جدي بگيريد: به جاي ملاقات‌هاي حضوري و نيز در جهت تسريع گردش درخواست‌ها و مكاتبات اداري از امكاناتي مانند تلفن، فكس، ايميل، سيستم دبيرخانه مبتني بر شبكه (paperless)، نرم‌افزار SharePoint و برگزاري كنفرانس آنلاين استفاده كنيد.
4- از خدمات بانكداري الكترونيك استفاده کنید: معمولا با يك بار مراجعه به بانك خود و ارائه يك درخواست مي‌توانيد از اين خدمات ارزنده استفاده كنيد و بسياري از امور بانكي و پرداخت‌هاي خود را در منزل يا محل كار و از طريق اينترنت انجام دهيد و ناچار نباشيد كه در هفته ساعاتي از وقت ارزشمند خود يا کارمند شركت را در صف بانك تلف كنيد.
5- مراجعان را مديريت كنيد: منشي يا مسوول دفتر خود را توجيه كنيد كه براي چه كساني وقت ملاقات گذارد و چه كساني را به فرد يا قسمت ديگري راهنمايي كند چون لزومي ندارد كه شما راه حل همه مراجعان باشيد. همين نكته را در خصوص وصل كردن تماس‌هاي تلفني هم يادآور شويد.
6- گفت‌وگوهاي تلفني را مختصر كنيد: اگر قصد داريد به همكاري تلفن ‌كنيد كه فكر مي‌كنيد ممكن است با صحبت‌هاي نامربوط وقت شما را بگيرد براي آنكه مطمئن باشيد كه پرچانگي نمي‌كند مي‌توانيد دقايقي پيش از ساعت نهار يا زمان حركت سرويس تماس بگيريد؛ در ضمن لزومي ندارد در طي روز هر بار كه به همكاري تلفن مي‌زنيد احوال‌پرسي خانوادگي كنيد به اصل مطلب بپردازيد
7- سيستم بايگاني مناسبي داشته باشيد: با داشتن يك سيستم بايگاني نامرتب كه نظم منطقي و مشخصي در نگهداري مكاتبات ندارد، هم فضايي را بيهوده اشغال كرده‌ايد و هم در هنگام لزوم به دردتان نمي‌خورد؛ پس با توجه به نوع كسب و كاري كه داريد سيستم بايگاني مناسبي را پيش‌بيني كنيد. براي اين منظور مي‌توانيد از زونكن‌هايي با رنگ‌هاي مختلف استفاده كنيد؛ مثلا زونكن قرمز براي نامه‌هاي ارسالي، زونكن زرد براي نامه‌هاي دريافتي و زونكن آبي براي فاكتورهاي خريد؛ تا در هنگام لزوم به سرعت بتوانيد زونكن مورد نظر را بيابيد. در خصوص پرونده‌ها نيز مي‌توانيد از همين شيوه استفاده كنيد و از پوشه‌هايي با رنگ‌هاي متفاوت براي موضوعات مختلف استفاده كنيد. ضمن اينكه اگر قرار است پوشه‌ها را داخل فايل‌هاي كشويي قرار دهيد، مي‌توانيد از پوشه‌هايي كه داراي برچسب پلاستيكي براي نوشتن عنوان هستند، استفاده كنيد تا مجبور نشويد براي پيدا كردن يك پوشه همه پوشه‌هاي كشو را خارج كنيد و ورق بزنيد.
8- با سيستم بايگاني آشنا باشيد: با چگونگي نگهداري مكاتبات در بايگاني مربوط به خود آشنا باشيد تا در صورت نبود يا مرخصي منشي، گرفتار نشويد و بتوانيد به سهولت آنچه را كه مي‌خواهيد پيدا كنيد.
9- بايگاني را ساماندهي كنيد: هرچند وقت يكبار بايگاني خود را بررسي نماييد و مكاتباتي را كه ديگر نيازي به نگهداري آنها نيست بيرون بيندازيد. چنانچه امور بايگاني شما را منشي برعهده دارد از او بخواهيد كه اين كار را با نظارت شما انجام دهد.
10- از خواندن مطالب بيهوده و نامربوط پرهيز كنيد: وقت خود را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نكنيد. اگر علاقه‌مند به مطالعه مقالات اقتصادي هستيد مي‌توانيد به منشي خود بگوييد كه مقالات اقتصادي روزنامه را برايتان مشخص كند يا به جاي اينكه كل مجله را به شما بدهد همان صفحات را كپي گرفته و بدهد. به جاي اينكه مجله را بايگاني كنيد مقالات مورد نياز آن را جدا كرده يا از آنها كپي كرده و نگه‌داريد. قبل از ورق زدن و مرور يك مجله يا كتاب حتما فهرست عناوين را ببينيد شايد اصلا ارزش ورق زدن را نداشته باشد.
11- علامت‌گذاري نكات مهم را فراموش نكنيد: وقتي نامه درخواست يا گزارشي را مي‌خوانيد جملات و عناوين مهم را مشخص كنيد تا در بازخواني يا استنادهاي بعدي مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشيد و بتوانيد به سرعت مطالب اصلي را بيابيد.
12- در مسافرت كارتان را رها نكنيد: زماني كه در مسافرت هستيد مسووليت خود را به شخصي واگذار كنيد كه بتواند در نبود شما به نامه‌ها و مكاتبات پاسخ مناسب دهد. در اين خصوص لازم است كه به طور دقيق حيطه اختيارات او را مشخص كنيد كه به چه نامه‌هايي پاسخ دهد و چه مواردي را براي شما نگه‌دارد تا خود شما رسيدگي كنيد.
13- مخاطبان خود را در دسترس داشته باشيد: مشخصات ضروري افرادي را كه ممكن است نياز به تبادل ايميل با آنها داشته باشيد در قسمت مخاطبان (contacts) صندوق پستي خود ذخيره نماييد. مواردي مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سايت و ايميل از اين جمله هستند. استفاده از اين امكان كمك مي‌كند كه در زمان ارسال نامه، ناچار به تلفن كردن و پرسيدن آدرس ايميل نباشيد.
14- براي وقت خود ارزش قائل باشيد: اجازه ندهيد كه ديگران وقت باارزش شما را تلف كنند. در مقابل افرادي كه با دردودل و حرف‌هاي حاشيه‌اي مي‌خواهند وقت شما را تلف كنند هوشيار باشيد و با لحني مودبانه بگوييد كه در حال حاضر گرفتار هستيد و فرصت شنيدن صحبت‌هاي آنها را نداريد. در ضمن سعي كنيد مذاكرات كوتاه و چند دقيقه‌اي را بطور ايستاده انجام دهيد؛ بنابراين وقتي كسي براي اين منظور نزد شما مي‌آيد از پشت ميز بلند شويد و ايستاده صحبت كنيد؛ باور كنيد كه در كوتاه كردن صحبت و صرفه‌جويي در وقت بسيار كارساز است.
15- خود را درگير جزئيات اجرايي نكنيد: مدير هر چه بيشتر درگير كارهاي اجرايي باشد كمتر فرصت تفكر و برنامه‌ريزي دارد. به عنوان مديرعامل، قائم مقام يا مديركل يك سازمان لزومي ندارد كه بيش از اندازه در جزئيات اجرايي ريز شويد و به آنها توجه كنيد. اين كار نه تنها موجب مي‌شود كه پرسنل خود را روباتي تصور كنند كه از خود اختياري ندارند، بلكه شما را از وظايف اصلي خود دور مي‌كند.
16- جلسات را كوچك و جمع و جور برگزار كنيد: از آنجا كه معمولا تشكيل جلسه در سطح مديران سازمان دشوار است از آن به عنوان آخرين گزينه استفاده كنيد. جلسات متعدد و طولاني، وقت و انرژي ذهني زيادي از مدير مي‌گيرد. هر قدر كه تعداد افراد جلسه بيشتر باشد دستيابي به نتيجه و جمع بندي دشوارتر مي‌شود. پس ابتدا در مورد ضروري بودن تشكيل جلسه به يقين برسيد و بعد هم تا حد امكان جلسه را بزرگ نكنيد.
17- اصول جلسات بزرگ يا مهم را در نظر داشته باشيد: جلسه حتما داراي دستور جلسه باشد، دستور جلسه حداقل يك روز پيش از برگزاري جلسه به دست مدعوين برسد، در دستور جلسه زمان شروع و پايان جلسه را مشخص كنيد و حتي اگر امكان دارد حداكثر زمان هر بند از دستور جلسه را هم معين كنيد تا افرادي كه قرار است در آن مورد صحبت كنند زمان را مدنظر داشته باشند، موضوعات را برحسب اولويت در دستور كار قرار دهيد، از رييس يا دبير جلسه بخواهيد كه مديريت زمان جلسه را برعهده داشته باشد و اجازه ندهد كه افراد با مرور حرف‌هاي تكراري و خارج از موضوع، وقت جلسه را بگيرند، فقط افراد مرتبط به موضوع جلسه را دعوت کنید، نسبت به حضور به موقع در جلسه مقيد باشيد و ديگران را هم از اين موضوع آگاه کنید.
18- زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبي براي انجام مذاكرات كاري به شكل غيررسمي است. اصطلاح صبحانه كاري و ناهار كاري كه مدتي است رايج شده دلالت برهمين موضوع دارد، پس سعي كنيد از اين فرصت‌ها به خوبي استفاده کنید. شخصا از زمان صرف ناهار استفاده زيادي مي‌برم و بسياري از گفت‌وگوهاي كاري را حين صرف ناهار انجام مي‌دهم. به تجربه دريافته‌ام كه احتمال مقاوت و مخالفت در اين زمان كمتر است.
19- زبان بدن را ياد بگيريد: با آموختن زبان بدن (body language) مي‌توانيد در مذاكرات يك گام جلوتر باشيد؛ چرا كه بيش از نيمي از پيام‌هاي ارتباطي انسان‌ها به وسيله حركات بدن منتقل مي‌شود. با درك صحيح از طرز نشستن، ايستادن، نگاه كردن و صحبت كردن طرف مقابل مي‌توانيد رفتار و گفتار خود را در جهت متقاعد كردن وي عوض كنيد و بدين ترتيب در زمان كوتاه‌تري به نتيجه برسيد.
20- يادگيري مديريت زمان را توصيه كنيد: پرسنل خود را تشويق كنيد كه تكنيك‌هاي مديريت زمان را بياموزند و آن را در عمل به كار گيرند؛ چرا كه اگر آنها بتوانند زمان خود را بهتر مديريت كنند شما هم از فوايد آن بهره‌مند مي‌شويد و امكان تفويض كار مهيا مي‌شود.
فراموش نكنيد كه مديريت زمان، هسته اصلي مديريت زندگي (life management) است، پس در مورد خودتان واقع‌بين باشيد. اگر انجام كارهاي زياد و بيش از توانايي خود را قبول كنيد به زودي دچار استرس و اضطرابي خواهيد شد كه سلامتي روحي و جسمي شما را تهديد مي‌كند و به ناچار بايد پولي را كه به واسطه تلاش سخت و بيشتر كسب كرده‌ايد خرج درمان خود كنيد؛ بنابراين حد و مرز ظرفيت خودتان را بشناسيد و به آن احترام گذاريد.

مدیریت کاربردی وقت
زمان حاضر، عصر تکنولوژی اطلاعات، سرعت و کار است. در این وضعیت هر کس بتواند بیشتر کار کند و زودتر به اهداف اصلی خود برسد جلوتر از بقیه است. برای رسیدن به این منظور هم همه خواستار داشتن زمان بیشتر و استفاده بهینه تر از زمان هستند. تنها راه استفاده بهینه از زمان هم برنامه ریزی است. به یاد داشته باشید 80 درصد امور زندگی ارزش چندانی ندارند و 20 درصد بقیه دارای ارزشی معادل 80 درصد هستند.
زمان بندی روزانه برای انجام هر وظیفه ای امری ضروری است. رویکرد ساده انگارانه به فعالیت های روزانه معمولاً به تاکید بر وظایف عادی می انجامد. وظایفی که برای رسیدن به هدف ارجحیت دارند به سادگی به تاخیر می افتند، زیرا انجام شان مدت زمان طولانی تری می طلبد و فوریت کمتری نیز دارند. یک فرایند زمان بندی متضمن دو گام اساسی است: نخست، دور نمایی از اقداماتی که باید در روزها و هفته های آتی انجام داد، و دوم، تهیه فرم راهنمای برنامه ریزی روزانه.
برنامه ریزی شما باید متناسب با موقعیت تان صورت گیرد، یعنی متناسب با وضعیت شغلی، خانوادگی و یا الگوهای رفتاری تان باشد. برای شروع برنامه ریزی اولین اقدام شناخت اولویت ها است. برای انجام هر کاری وقت نداریم، در این صورت باید وقت مان را صرف انجام کارهایی کنیم که برای ما مهم هستند. بنابراین باید خود را در نظامی از اولویت ها محدود کنیم. به طور کلی می توان گفت این اولویت ها شامل:
الف) تقدم هایی که برای ما اهمیت دارند و با هدف های مهم ما در ارتباط اند و فوری ترین و مهم ترین امور محسوب می شوند. این مسائل اموری هستند که ما برای انتخاب و انجام شان مشکل کمتری داریم و تعلل ها ممکن است موجب تاخیر در کارها شود که نتایج ناگواری به بار می آورد.
ب) تقدم هایی که برای ما اهمیت دارند و نمایانگر مسائل واقعی ما هستند. آنها مهم اند اما فوریت ندارند و به آسانی کنار گذاشته می شوند و می توانند مورد تعلل قرار گیرند.
ج) تقدم هایی که به شغل ما مربوط می شوند و رئیس یا سایر کارکنان از ما خواسته اند که آنها را انجام دهیم در حقیقت آنها گرایش به انجام شدن کارها دارند آنها دارای فوریت هستند اما ارزش چندانی ندارند بنابراین باید در مواجهه با این قبیل امور وسواس را کنار گذاشته و آنها را به سرعت انجام داد و وقت زیادی را صرف آنها نکرد.
د) تقدم هایی که مهم و ضروری نیستند و باید سعی کرد که از انجام دادن آنها خودداری کرد و یا آنها را در حالت تعلیق نگه داشت و فقط در صورتیکه مهم یا ضروری شدند آنها را انجام داد.
با انجام شیوه تقدم گرایی در کارها به نتایج بزرگی دست خواهید یافت. به این ترتیب که بر روی تقدم های “ج و د” کار اضافی انجام ندهید زیرا قطعاً کار بهتری را برای انجام دادن دارید. با مشخص کردن یک هدف بلند مدت از اولویت “ب” از وقت روزانه خود ساعتی را به انجام دادن آن اختصاص دهید. مطمئن باشید برای بیشتر افراد این هدف، قابل دستیابی است.
اما برای موفقیت روزانه باید برنامه ریزی بلند مدت تری همانند بازه زمانی هفتگی داشته باشیم. برنامه هفتگی وسیله بسیار ارزشمندی در مدیریت زمان است ولی افراد کمی از آن به طور منظم استفاده می کنند. این برنامه می تواند شامل فعالیت های عمده و مهم هفته آینده از تقدم های ” الف و ب و ج” باشد. امتیاز برجسته راهنمای برنامه ریزی هفتگی آن است که شما می توانید طرح ریزی و فعالیت های یک هفته را در یک برگ جای دهید. در طول هفته می توانید راهنمای برنامه ریزی شده را برای تغییر ترتیب موارد اولویت دار بازرسی کرده و وظایف تازه ای بر آن بیفزایید.
علیرغم داشتن جدول روزانه که گاهی به آن متکی هستیم، برنامه ریزی روزانه باید به عادت تبدیل شود. سیستمی را طراحی کنید که برای تان سودمند باشد و بتوانید هر روز از آن استفاده کنید. هدف برنامه ریزی آن است که ذهن شما را خلوت کند و به شما نشان دهد چه کارهایی را انجام داده اید و چه کارهایی را باید انجام دهید.
برنامه ریزی روزانه یکی از بهترین مدد کاران شما در کنترل زمان است و در مقابل رویداد ها، افراد و بی نظمی ها از شما حفاظت می کند. برنامه ریزی روزانه پلی است میان آنچه می خواهید انجام دهید و زمانی که برای انجام آن در اختیار دارید.
نکات کاربردي مديريت زمان عبارتند از:
1)بدانيد که مديريت زمان يک دانش خودي است .
همان طور که مي دانيم هر روز 24 ساعت است و اين 24 ساعت ثابت است پس ما بايد زمان خودمان را تنظيم کنيم . ما هرگز نمي توانيم اين 24 ساعت را کم و زياد کنيم اما مي توانيم با برنامه ريزي صحيح و مناسب ميزان استفاده خود را کم يا بيشتر کنيم . همگي اين قدرت را داريم که خودمان را مديريت کنيم و مي توانيم کارهايي را که بايد در طول 24 ساعت انجام دهيم را برنامه ريزي کنيم .
2) پيدا کنيد که در کجا زمان هدر مي رود .
ما نمي توانيم ادعا کنيم که کاملا” از زمان خود استفاده مي کنيم، بلکه مقداري از زمان از دست ما هدر مي رود که اگر بتوانيم اين زمان را نيز کنترل کنيم، مي توانيم براي اين زماني که با مديريت زمان صرفه جو.يي کرده ايم براي کارهاي گوناگون استفاده کنيم.
3) هدفهايي از مديريت زمان را براي خود ايجاد کنند .
توجه کنيد که تمرکز بر روي مديريت زمان باعث مي شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اينکه  زمان را عوض مي کند . اولين قدم در مديريت زمان ، زماني حاصل مي شود که اوقاتي که هدر مي دهيد را از برنامه خود حذف کنيد . اگر بتوانيد زماني را که هدر مي دهيد حذف کنيد بدانيد که اولين قدم در مديريت زمان را برداشته ايد .
4) يک طرح مديريت زمان را الگو قرار دهيد .
يک طرح در مديريت زمان براي خود انتخاب کنيد و در آن اهداف واضح و اولويتها ي خود را در آن بنويسيد و بعدا”اين اولويتها و هدفها را مرتب کنيد و تنظيم وقت کنيد واولويتهاي غير ضروري را حذف کنيد . آنها يي که بلند مدت اند و آنهايي که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنيد و به طور خلاصه، طرح شما بايد تمامي ضوابط و اصولي  راکه در مديريت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوري تهيه  کنيد تا ،دست يافتني باشند تهيه يک جدول زماني  نبايد به صورت انتزاعي و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زماني تقليد کورکورانه نکنيد . مثلا” فرد X يک طرح مديريت زمان دارد و شما از روي آن کپي برداري کنيد .
الگو برداري کنيد اما کپي برداري نکنيد .
تهيه طرح باعث مي شود که در طول اجراي برنامه خود دچار استرس و نگراني نشويد.
5) از ابزارهاي جانبي مديريت زمان استفاده کنيد .
از سخت افزارها و نرم افزارهاي کاربردي در زمينه مديريت زمان، حتما” استفاده کنيد . مثل Out look
اين نرم افزار باعث مي شود که شما بتوانيد به راحتي تمام برنامه هاي خود را به طور روزانه ، هفتگي ، و يا ماهانه ، در آن وارد کنيد و خيلي راحت بتوانيد به برنامه هايتان برسيد .
يکي از کارهايي که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هايي با موضوع يکسان است اين نرم افزارقادر است به طور اتوماتيک پاسخگويي به اين نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستيار حرفه اي براي شما کار کند.
6) کارهاي خود را اولويت بندي کنيد .
اولويت بندي همان طور که گفته شد.برايتان مهم است . و باعث مي شود اولين و آخرين اولويتهاي برنامه اي و کاري خود را بدانيد .
7) تفويض اختيار کنيد .
همواره ياد بگيريد که کارهايتان را به ديگران تفويض اختيار کنيد . هيچ وقت پيشتازي و تکروي نکنيد . کارهايي را که ديگران قادر به انجام صحيح آن هستند به عهده آنها بگذاريد و خودتان کارهاي کليدي را انجام دهيد .
هيچ وقت فکر نکنيد شما بايد تمام کارها را انجام دهيد.
8) کارهاي تکراري را به ديگران واگذار کنيد .
اين بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراري باشد، اينکه بتوان خيلي راحت به ديگران واگذار شود بيشتر است .
9) محدوده زماني تعيين کنيد .
بعضي از کارها هستند که بسيار وقت گيرو تکراري هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و…
به همين دليل روزانه حداکثريک ساعت براي پاسخ دادن به نامه ها و کارهاي تکراري صرف کنيد نه بيشتر.
10) مطمئن باشيد که سيستم شما سازماندهي شده است .
اگر وقت زيادي را صرف بررسي فايلها ي کامپيوتري خود مي کنيد، از يک سيستم مديريت فايل استفاده کنيد . يک سيستم مديريت فايل باعث مي شود که شما بتوانيد در مدت زمان کمتري ، دسترسي به اطلاعات زيادي داشته باشيد .
همچنين با برنامه ريزي يک سيستم مديريت فايل، شما مي توانيد فقط به اطلاعاتي که نيازبه دسترسي داريد ،دسترسي داشته باشيد و خود را در ميان انبوهي از نامه ها و اطلاعات در گير نکنيد .
11)وقت خود را با منتظر شدن بيهوده، هدر نکنيد .
هم خودتان سر وقت حاضر شويد و هم از ديگران انتظار داشته باشيد که سر وقت  در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشيد که شما وقت اضافي براي هدر دادن در انتظارات بيهوده را نداريد .
مهم اين نيست که در کدام قرار ملاقات هستيد، مهم اين است که سر وقت حاضر شويد .
شناسايي عوامل موثر در اتلاف وقت
به طور اجمال مي توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زير برشمرد:
عدم تفويض اختيار؛
تماسها و مكالمات زياد تلفني؛
جلسات بسيار (درون سازماني و برون سازماني)؛
قبول و يا تحميل بيش از حد مسئوليت و كار؛
آشفتگي و بي نظمي فردي و عدم تمركز فكري؛
نداشتن كاركنان و همكاران شايسته و كارآمد؛
مسافرتها و ماموريتهاي متعدد اداري؛
امور شخصي و گرفتاريهاي خانوادگي؛
عدم برنامه ريزي مناسب؛
كار امروز را به فرداافكندن.
همانگونه كه مشاهده مي شود موضوع «عدم تفويض اختيار» به عنوان شايد مهمترين عامل اتلاف وقت بويژه براي مديران عنوان گرديده است.
به راستي چرا شما بخشي از اختيارات خود را به ديگران واگذار نمي كنيد؟ بد نيست در اين قسمت مهمترين دلايلي را كه براي عدم تفويض اختيار برشمرده شده است را ذكر كنيم:
1 – كاركنان هنوز كار بسياري براي انجام دادن دارند و واگذاري و تفويض اختيار بيشتر به آنها معقولانه نيست؛
2 – كاركنان توان انجام دادن برخي كارها را ندارند، لذا نمي توان اختياري به آنها تفويض كرد؛
3 – كاركنان نمي خواهند به آنها تفويض اختيار شود؛
4 – فرد مناسبي نيست كه كارها و اختيارات به او واگذار شود؛
5 – قدرت وجسارت لازم در تفويض اختيار وجود ندارد؛
6 – مديران ترجيح مي دهند براي حفظ شأن و شخصيت خود از تفويض اختيار پرهيز كنند؛
7 – ممكن است تفويض اختيار نشانگر ضعف مدير در سازمان تلقي شود.
اگر شما به عنوان خواننده اين نوشتار، مدير هستيد ببينيد كه واقعاً كدام مورد يا موارد از هفت گزينه بالا شامل شما هم مي شود. بعد كمي تأمل كنيد كه چرا در چنين وضعيتي به سر مي بريد؟
خوب جاي دارد كه به يك موضوع مهم ديگر اشاره كنيم كه نوعاً خيلي وقت ما را هدر مي دهد.
تماسهاي تلفني خارج از برنامه و ملاقاتهاي بدون هماهنگي. بهتر است طرف خود را طوري مقيد و هدايت كنيد كه در كوتاهترين زمان مكالمه يا ملاقات حرف خود را بزند. شايد اين تجويز در وهله اول سخت باشد ولي مي تواند در وقت شما صرفه جويي شود، چون در غير اين صورت براي اينكه محبوب همه باشيد ناگزير هستيد كه كاملاً در اختيار درددلها، مشكلات، درخواستها، غيبتها و… اين و آن باشيد و از انجام كارهاي ضروري باز بمانيد.
يك چيز ديگري كه معمولاً كاركنان را رنج مي دهد و ممكن است خود آنها خيلي متوجه نباشند كه بر روي اتلاف وقت آنان چه تاثير مهمي دارد، موضوع شلـــــــوغ بودن و به هم ريختگي ميز كار است.
آيا از آن قبيل افرادي هستيد كه دوست دارند ميز شلوغ داشته باشند يا نه سعي مي كنيد هر پرونده، نامه، و يا هر ارجاعي را به موقع و به نوبت و ترتيب اهميت كنار دست خود قرار دهيد و به آن رسيدگي كنيد. اين هم نكته بسيار بااهميتي است كه علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثير قرار مي دهد.

يك راهنماي كليدي
براي آنكه بر زمان دراختيار، احاطه داشته و بتوانيم آن را مديريت كنيم بايد هدف گذاري مناسبي داشته باشيم. يعني اينكه براي هر روز كاري خود اهدافي را ترسيم كنيم.
ازسوي ديگر براي هدف گذاري موارد ذيل را درنظــر بگيريم: هدف بايد روشن، قابل اندازه گيري، واقع بينانه، قابل دسترسي و محدوده زماني معيني داشته باشد.
خوب حالا به نظر مي رسد كه دريچه اي ديگر به روي ما باز شده تا نسبت به زمان (وقت) طور ديگري نگاه كنيم و با به كارگيري مجموعه موارد مطرح شده بتوانيم از زمان حداكثر استفاده و بهره را ببريم، چرا كه زمان منتظر ما نمي ماند.

نتيجه گيري
1 – ببينيد كه از زمان چه مي خواهيد (چه انتظاري داريد)؟
2 – عواملي كه وقت شما را هدر مي دهند شناسايي و دسته بندي كنيد. سپس چاره اي براي برطرف كردن آنها بيابيد.
3 – فعاليتهاي روزانه خود را اولويت بندي كنيد داشتن يك مسئول دفتر يا منشي فهيم، دورانديش و پرانرژي در اين زمينه شما را به خوبي ياري خواهدكرد.
4 – به موضوع تفويض اختيار جدا توجه كنيد.
5 – هر از گاه به ميز خود نگاه كنيد و آشفتگي آن را برطرف سازيد.
6 – شفاف و قاطع باشيد و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبير برخورد كنيد.
7 – از مركب زمان به عنوان وسيله اي براي موفقيت و رشد و اثربخشي هرچه بيشتر استفاده كنيد نه اينكه در دام آن گرفتار شده و دچار بي نظمي و آشفتگي گرديد.
منابع :
1.    اسلامى، سعيد؛ مديريت کاربردى وقت. بى جا، بى تا، 1373.
2.    حقيقى، محمد على؛ الگويى براى تنظيم وقت مديريت. تهران؛ نشر عالم، 1377
3.    اينترنت