مقدمـه
امروزه در عصــر ســــرعت و ارتباطــات و با وجود شبكه هاي جهاني خارجي و داخلي(Internet , Intranet )، پايه و اساس ايجاد موضوعات مختلف بر مبناي سرعت انتقال داده ها از جائي به جاي ديگر و امكان دسترسي سريع و آسان به داده ها پايه ريزي ميشود . لذا خود موضوع ارتباطات نيز از اين موضوع استثناء نبوده و امروزه از اهميت ويژه اي برخوردار است و چون بخش مهمي از ارتباطات هر سازماني را ، مكاتبات آن سازمان تشكيل مي دهد ، لذا اهميت اين موضوع در مكاتبات هر سازمان نيز خود را نشان مي دهد .
در روشهاي سنتي و البته معمول فعلي ، مكاتبات سازماني ( چه داخلي و چه خارجي ) با استفاده از نامه نگاري هاي معمول و بواسطه كاغذ انجام مي پذيرد ، البته ممكن است در اين راستا ، براي ارسال مكاتبات فوري تر از دستگاههائي مانند نمابر نيز استفاده شود ، ولي آنچه مهم است اينكه همواره از اين روشها استفاده نمي شود . با توجه به ايجاد شبكه ها و با توجه به اين موضوع كه اكثر نرم افزارهاي امروزه با شبكه هاي فوق پشتيباني مي شوند ، امروزه براي تسهيل در امر مكاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها ، از نرم افزارهاي تحت شبكه اي به نام نرم افزارهاي اتوماسيون اداري مي توان بهره برد كه در ادامه اين مقاله به معرفي بيشتر اينگونه نرم افزارها پرداخته ميشود .
معرفي اجمالي نرم افزار هاي اتوماسيون اداري
نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ، نرم افزارهائي هستند كه توسط آنها ، مكاتبات داخلي و خارجي يك سازمان به سرعت و بدون داشتن نياز به كاغذ ، انجام گرفته و لذا نيازي به نامه نگاريهاي مرسوم اداري نيست . مزيتهائي كه اين گونه نرم افزارها ، نسبت به مكاتبات فعلي دارند و مي توان از آنها نام برد عبارتند از :
ارائه گزارشهاي متنوع ، كاربردي و مديريتي از مكاتبات انجام شده .
به عنوان مثال ، مهمترين اين گزارشات عبارتند از :
1 – گزارش از كارتابل
2 – گزارش دفتر انديكاتور
3 – گزارش ارجاع كارها و نامه ها
4 – گزارش پيگيري ارجاعــــات
5 – گزارش مكاتبات بدون پاسخ
6 – گزارشهاي آماري ( به صورتهاي مختلف مديريتي ، نموداري ، …)
7 – گزارشهاي مربوط به سابقه يك نامه
( البته در مكاتبات فعلي نيز ، مي توان بعضي از اين گزارشگيريها را انجام داد ولي چيزي كه مهم است سرعت انجام كار است .)
ايجاد تعداد نامحدودي دبيرخانه و در هر دبيرخانه تعداد نامحدودي دفتر انديكاتور با ســـــاختارهـــــا و ماهيتهاي مختلف و گوناگون ، به عنوان مثال : دفتر انديكاتور نامه هاي داخلي ، خارجي ، عادي ، محرمانه و …
ثبت مشخصات كامل يك نامه ، به عنوان مثال : نام دفتر انديكاتور ، شماره ثبت نامه ، تاريخ ثبت ، طبقه بندي نامه ، نحوه ارسال ، فوريت نامه ، تهيه كننده نامه ، موضوع نامه ، تاريخ پيگيري ، شماره دبيرخانه مركزي ، شماره هاي عطف و پيرو ، يادداشت ، پيوست ، شرح پيوست ، اهميت نامه ، امكان پيوست مدارك مختلف به نامه و گزارشگيريهاي مختلف از هر يك از موارد فوق .
ايجاد تسريع در مكاتبات ، مخصوصا” مكاتبات خارجي كه نياز به وقت و زمان بيشتري دارد و در نتيجه تسريع در امور سازماني . ذكر اين نكته مهم است كه هر چه سرعت ارسال يك نامه بيشتر باشد ،سرعت دريافت پاسخ آن نامه نيز بالاتر ميرود .
جستجو و بازيابي يك نامه به طرق مختلف و متنوع با سرعتي بالا . البته بسته به نرم افزار مورد استفاده ، مي توان يك نامه را ، بوسيله هركدام از مشخصات ثبت شده آن و يا تركيبي از آنها بازيابي نمود .
معرفي كلي تر نرم افزار
نرم افزارهاي اتوماسيون اداري با نگرش بر مفهوم مديريت گردش كار ، به گونه اي طراحي گرديده اند تا كليه كارهاي مكاتباتي و درجريان يك سازمان را كه منجر به توليد و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتي در سطحي فراتر از يك سازمان خواهد شد را مديريت نمايند .
بخشي از عمده ترين اطلاعات در گردش هر سازمان ، در قالب مكاتبات داخلي و خارجي آن سازمان صورت مي گيرد و نرم افزارهاي اتوماسيون اداري به گونه اي طراحي و توليد گرديده اند تا بتوانند تمام نيازهاي سازمان را تأمين كرده و لذا يك سيستم يكپارچه گردش اطلاعات توليد كنند .
مفهوم مديريت گردش كار و طراحي و توليد نرم افزارهاي مبتي بر معماري امروزه در فناوري اطلاعات ( IT ) Information Technology ، مورد توجه بسياري از شركتهاي نرم افزاري قرار گرفته و بزرگترين شركتهاي نرم افزاري جهان از جمله Micro soft ، IBM ، Oracle ، Compaq و … سرمايه گذاريهاي عظيمي را در طراحي و توليد نرم افزارهاي مناسب و كاربردي در اين بخش نموده اند و نمونه هاي موفقي را نيز طراحي نموده اند .
در كشور عزيزمان ايران ، نيز نرم افزارهائي در اين رابطه طراحي و توليد شده اند كه به عنوان نمونه اي از نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ميتوان به نرم افزارهاي طراحي و توليد شده توسط شركت گويا سيستم ، شركت بريد سامانه نوين و يا شركت همكاران سيستم اشاره كرد . اين نرم افزارها مبتي بر WEB و شبكه هاي TCP/IP )Transmission Control Protocol / Internet Protocol ) ، ( پروتوكل كنترل انتقال / پروتوكل اينترنت – مجموعه قراردادهاي كنترل قرارداد ) طراحي شده اند ، لذا هر كاربر ميتواند با داشتن يك سيستم رايانه ، سيستم عامل Window 9x و يك پويشگر شبكه ( Browser ) مانند IE ) Internet Explorer ) به آن دسترسي داشته و به راحتي و با استفاده از كمترين زمان ممكن مكاتبات خود را به ساير كاربران ارسال كرده و يا دريافت كنند .
كارتابل الكترونيكي
در نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ، كارتابل الكترونيكي يكي از اصلي ترين رابطهاي كاربري مي باشد كه توسط آن مي توان به بخش عمده اي از اطلاعات مورد نياز ، دسترسي پيدا كرد . لذا اولين ابزاري كه يك كاربر به آن نياز دارد ، ايجاد يك كارتابل الكترونيكي مي باشد تا بتواند كليه نامه ها و اسنادي كه براي او ارسال گرديده و يا ميخواهد به فرد ديگري ارسال كند ، از طريق اين كارتابل قابل دسترسي ، انتقال و مديريت باشد . قابليتهائي كه كارتابلهاي الكترونيكي نسبت به نوع دستي آن دارد عبارتند از :
تهيه گزارشهاي مختلف و متنوع از كارتابل .
ارجاع كار به ساير كارتابل ها به صورت تكي و گروهي .
پيگيري كارهاي انجام شده با سرعتي بسيار بالاتر از كارتابلهاي دستي .
طبقه بندي سريع و آسان اطلاعات به صورتهاي مختلف .
تهيه انواع نامه و پيام با انواع پيوستهاي متني ، فايلي ، صوتي و تصويري .
جستجوي سريع و آسان بر روي تمام اطلاعات موجود در كارتابل به صورت تركيبي .
پيگيري كارهاي انجام نشده .
اطلاعات پايه
در هر نرم افزار اتوماسيون اداري ، پيكربندي اصلي نرم افزار را ، اطلاعات پايه تشكيل مي دهند . اطلاعات پايه ، شامل آن سري از اطلاعاتي هستند كه هنگام پيكر بندي سيستم وارد شده و در زمانهاي بعدي مي توان از آنها استفاده نمود ، به عنوان مثال ، آدرس كارتابهاي ساير كاربراني كه از سيستم استفاده مي كنند براي رونوشتهاي يك نامه . مهمترين اطلاعات پايه اي كه در اين گونه نرم افزارها ، استفاده ميشود ، شامل موارد زير هستند :
تعريف قسمتها و واحدهاي سازماني و ساختار سازماني
تعريف پرسنل سازمان و كارتابلهاي درون و برون سازماني
تعيين مسير ارسال و دريافت مكاتبات و كارها
فوريت انجام كار
تعريف دفاتر ثبت ( اعم از محرمانه ، عادي و ….)
اسامي شركتها و سازمانها
تعريف فرمت چاپ نامه ها
ثبت امضاء الكترونيكي
اندازه پذيري
يكي ديگر از مهمترين توانائيهائي كه هر نرم افزار اتوماسيون اداري بايد دارا باشد ، اندازه پذيري آن است ، به اين معني كه با توجه به گستردگي روزافزون ساختارهاي اداري ، چه از نظر سازماني و چه در گستره جغرافيائي ، اين گونه نرم افزارها بايد قادر باشند كه با ابعاد گوناگون سازمانها خود را هماهنگ كنند .
در سازمانهاي بزرگ ، مسئله پيچيدگي و تنوع ساختار سازماني و تعداد واحدهاي درون سازماني مطرح مي گردد كه هر يك داراي فرايندهاي متنوع مكاتبات و ثبت و ضبط اطلاعات مربوطه و همچنين ارسال كارها و مكاتبات به ساير واحدها ميباشند .
با توسعه فعاليت هر سازمان ، اولين مسئله اي كه مطرح ميگردد ، گستردگي جغرافيائي و توزيع ادارات ، شعب و نمايندگيها در سطح يك شهر يا يك كشور و گاه فراتر از آن خواهد بود ، كه در مورد شركتهاي آب و فاضلاب ، اين مسئله به وضوح خود را نشان مي دهد .
گام ديگري كه يك سيستم اتوماسيون اندازه پذير بايد بردارد ، ارتباط سازمانهاي مختلف با الگوها و ساختارهاي سازماني گوناگون در سطح ارسال و دريافت مكاتبات و در عين حال داشتن استقلال كامل اطلاعاتي در درون خود است و بايد بتواند مكاتبات خود را به صورت بدون كاغذ با ساير سازمانها در سطح شهر و يا فراتر از آن ، ارسال و دريافت نمايد .
به عنوان نمونه اي از شبكه اتوماسيون اداري ، مي توان به شبكه اتوماسيون اداري استان آذربايجان شرقي اشاره نمود كه در آن بيش از 30 سازمان دولتي و چندين واحد بزرگ صنعتي در بخش ارسال و دريافت مكاتبات درون سازماني و برون سازماني به يكديگر متصل شده اند و كليه كارهاي مكاتباتي خود را از اين طريق انجام ميدهند .
همچنين مي توان از سازمانها و ارگانهاي زير نيز در اين رابطه نام برد :
وزارت نيرو ، ا مور مجلس وزارت نفت ، – وزارت پست ، – وزارت دارائي ، – شركت ملي نفت .
ساير امكانات نرم افزارهاي اتوماسيون اداري
البته اين امكانات در تمامي نرم افزارها وجود ندارد و بسته به نوع نرم افزار ، فرق مي كند . مهمترين امكانات جانبي كه مي توان از آنها نام برد عبارتند از:
تقويم شمسي و ميلادي .
دفتر تلفن عمومي و خصوصي .
تفويض اختيار كاربران .
تعريف گروه هاي دسترسي .
مشاهده عملكرد كاربران .
مشاهده عملكرد كاربران .
كار بر روي تصاوير ( چرخش ، بزرگ نمائي ، …. )
امكان بازيابي سيكل مكاتبات .
نتيجه گيري
در پايان ، نتيجه گيري كلي مقاله را با يادآوري اين نكته كه (( امروزه در عصر ارتباطات هستيم )) چنين عرض مينمائم كه : تشكيل پايگاههاي اتوماسيون اداري در هر سازماني ، لازم و ضروري است و با هزينه مناسبي كه دارد ( با توجه به امكاناتي كه در اختيار قرار مي دهد ) ، دسترسي به آن آسان است . البته ، ابتدا بايد يكسري برنامه ريزيها و آموزشهائي در اين زمينه داده شود كه اميد واريم اين مسئله به طور جدي تر و همگاني تري پيگيري شود .
