برنامه ریزی راهبردی شخصی ابزاری است که شما را در جایی که هستید به جایی که می خواهید باشید می رساند تفاوت میان کسانی که از برنامه ریزی راهبردی شخصی برای سازمان دادن و راهنمایی کردن زندگی شان استفاده می کنند و کسانی که این کار را نمی کنند به تفاوت میان سوار شدن در قطار و هواپیما شباهت دارد هر دو از نقطه (الف) به نقطه (ب) می رسند اما هواپیما برنامه ریز راهبردی شخصی به سرعت بسیار بیشتری شما را به مقصد می رساند توفیق هایش هم به مراتب کمتر است.
مهارت در برنامه ریزی راهبردی شخصی چیزی نیست که با آن متولد شوید، شبیه رنگ چشم و شکل و شمایل بدن نیست که با آن به دنیا می آیید بلکه روشی منظم در اندیشه و عمل است و بنابراین موضوعی است که می توانید آن را یاد بگیرید چیزی شبیه به یاد گرفتن دوچرخه سواری یا تعویض چرخ اتوموبیل است.
به کمک تمرین می توانید این مهارت کلیدی و تعیین کننده را بیاموز ید و می توانید برای همه عمر از ثمرات آموخته های خود برخوردار شوید وقتی این آهنگ را پیدا می کنید به موفقیت های چشم گیر می رسید زندگی و کارتان خیز بر می دارد و اوج می گیرد.
در زمان و پول خود صرفه جویی کنید.
چرا برنامه ریزی و اندیشیدن راهبردی تا این اندازه مفید است؟
جواب ساده ای دارد در وقت و پول شما صرفه جویی فراوان می کند وقتی مسائل و مفاهیم راهبردی کلیدی مربوط به شغل و حرفه تان را بررسی می کنید به اقداماتی که باید برای دست یابی به هدفهای تان انجام دهید دست پیدا می کنید در عین حال از انجام دادن کارهایی که مانع از موفقیت شما می شوند خودداری می ورزید بیشتر کارها را درست انجام می دهید و کمتر از مسیر خارج می شوید برای کارکنان و پروژه های خود هدفهای عملکردی در نظر می گیرید در مسیر با سرعت زیاد به حرکت در می آیید هدف برنامه ریزی راهبردی شخصی افزایش بازدهی سرمایه است منظور از سرمایه در اینجا آن سهم و مبلغی است که برای انجام دادن یک فعالیت اقتصادی اختصاص می دهید مدیران ارشد شرکتها از برنامه ریزی راهبردی برای تحلیل و تجدید ساختار سازمان و تشکیلات خود استفاده می کنند تا به بهترین و بیشترین نتایج ممکن در زمینه مالی دست پیدا کنند هدف کسب سود فوق العاده است.
زندگی و کارتان را طراحی کنید
هدفهای شما در برنامه ریزی راهبردی شخصی مشابه یکدیگرند تفاوت اصلی در این است که بجای بهبود بازدهی سرمایه تلاشهای برنامه ریزی شما به شما این امکان را می دهد که بازدهی روی انرژی خود را افزایش دهید می توان گفت که در برنامه ریزی شخصی بازدهی شما را در زندگی افزایش می دهد.
وقتی احساس ناراحتی می کنید ناراضی هستید و یا معتقدید که نتایجی را که می خواهید از کار یا زندگی تان برداشت نمی کنید وقت آن می رسد که برنامه راهبردی خود را بررسی کنید، زمان آن می رسد که از خود سوالات مهم و جدی بکنید اگر در کارتان مقام و یا استرس فراوانی احساس می کنید اگر می بینید بر ساعات کاری خود می افزایید اما بازدهی بیشتری بدست نمی آورید وقتی صرف می کنید و خط مشی خود را مرور و بررسی کنید.
این خون حیات برنامه ریزی راهبردی شخصی است پاسخی که به این سوال می دهید به برنامه ریزی کاری و زندگی شما هدف و مقصود می دهد موفقیت شما رابطه مستقیم با این دارد که در مهمترین بخش از کارتان تا چه اندازه عالی هستید از جمع تمامی مسئولیتهای که در زندگی با آن روبرو هستید مهمترین آن این است به برتری در خود پی ببرید که بیشترین تاثیر را بر حرفه و درآمد شما بر جای می گذارد وقتی این را دانستید، همه انرژی خود را صرف کنید تا در آن زمینه به بهترین تبدیل شوید.
از همین امروز کارتان را شروع کنید و برنامه ای تدارک ببینید که بر این مهارتهای اضافی و توانمندی ها دست یابید تا در کارتان در راس قرار بگیرید بعد همه روزه با توجه به این برنامه اقدام کنید.
چندین سال قبل مشاور کسی بودیم که بسرعت نردبان ترقی شغلی را طی می کرد، او در حالی به این مهم دست می یافت که بشدت خجالتی بود او متوجه شد برای اینکه به هدفش برسد و معاون مدیرعامل شرکت شود باید خجالت خود را کنار بگذارد و توانمندی های خود را عرضه کند او به “توست مسترز” پیوست و بتدریج بر مهارتهای صحبت کردن و سخنرانی خود افزود و بحدی رسید که یک سخنران عالی شد امروزه او از هدف گذشته خود هم فراتر رفته و معاون ارشد مدیرعامل شده است.
مشتریان خود را بشناسید
ذهنیت مشتری مداری را در شغل و تجارت شما ایجاد می کند
آیا می دانید چه کسانی را باید راضی کنید تا در کار و حرفه و تجارت خود باقی بمانید و در آن به شکوفایی برسید.
مشتریان به دو گروه تقسیم می شوند بیرونی و درونی تعریف مشتری درونی بسیار ساده است:
او کسی است که برای موفقیت خود به شما وابسته است و متقابلاً شما هم برای موفقیت در کارتان به او وابستگی دارید با رعایت این تعریف مشتریان درونی شما شامل همکاران و کارکنان می شوند مشاوران حرفه ای مانند وکلاء و حساب داران را هم می توانید در زمره مشتریان درونی خود به حساب آورید.
در واقع تمامی کسانی که شما به آنها کمک می کنید یا آنها به شما کمک می کنند به شکلی مشتری درونی شما به حساب می آیند.
مشتری بیرونی شما کسی است که کالای تولیدی شما را خریداری می کند مشتریان بیرونی عوامل اساسی در موقعیت تجاری محسوب می شوند توانایی شما در شناسایی درست این مشتری- همان مشتری بیرونی که رضایت خاطر او موفقیت تجارت شما را رقم می زند- موضوع اصلی عنصر برنامه ریزی راهبردی است.
مشتری کانون معاملات تجاری است و هرگز به اندازه امروز از اهمیت برخوردار نبوده است موفقیت شما در تجارت تان تا حدود زیاد با توجه به توانایی شما در شناسایی مشتریان و کسب رضایت آنان تعیین می شود.
برای شناسایی مشتریانی از ردیف اخیر می توانید آنان را به دو دسته تقسیم کنید یکی مشتریان پر ارزش و دیگری مشتریان کم ارزش بدین منظور لازم است که ویژگی های بهترین مشتریان خود شناسایی کنید.
این گونه می توانید بسرعت مشخص کنید که مشتریان پر ارزش شما کدامند امروزه بسیاری از شرکت ها از این روش استفاده می کنند تا وقت و انرژی خود را بیشتر صرف پر ارزش ترین مشتریان خود کنند و در ضمن بکوشند مشتریان بیشتری مانند آنان بدست آورند در ضمن این شرکت ها سعی می کنند تا حد امکان به پرداختن به مشتریان کم ارزش خودداری ورزند.
در بسیاری از موارد این شرکتها مشتریان کم ارزش خود را تشویق می کنند که با اشخاص دیگری کار کنند یکی از کار فرمای موفقی که این مفهوم را بخوبی نشان می دهد او اخیرا با توجه به نوع مشتریان خود با آنان تجارت می کند او به نتیجه رسیده که 20 درصد از مشتریانش 80 درصد حجم فروش او را بخود اختصاص می دهند آنان 80 درصد سود او را فراهم می آورند این کارفرما تصمیم گرفت که این 80 درصد در آمد سود بیشتری برساند این گونه شرایطی فراهم آمد که او توانست به مشتریان پر ارزش خود برسد در مدت یک سال تجارت او رشد صد در صد پیدا کرد.
زمینه های برتری خود را شناسایی کنید
شما از توانمندی ها و استعدادهای ویژه ای برخوردارید اگر بتوانید بدر ستی اینها را رشد و توسعه بدهید می توانید برای دستیابی به همه هدفهای خود در زندگی از آنها استفاده کنید اگر متعهد باشید که بر شرایط زندگی خود احاطه لازم را داشته باشید اگر می خواهید به رویاهای خود تحقق بخشید اگر می خواهید در کار و تجارتتان به موفقیتهای بزرگ برسید باید از این استعدادها و توانمندی های خود استفاده کنید و با تمام وجود بر قوت آنها بیفزایید به کمک پنج نشانه متوجه می شوید آیا در مسیر درست حرکت می کنید یا نمی کنید.
وقتی فعالانه به زمینه ای می پردازید که از استعداد ها و توانمندی های شما استفاده می کنند متوجه می شوید که:
1- در آن فعالیت در سطح عالی قرار دارید عملکرد شما صرفاً خوب نیست بلکه عالی و فوق العاده است.
2- از کاری که می کنید لذت می برید آن را بیش از اندازه خوشایند می یابید.
3- تشویق و تحریک می شوید و انرژی می گیرید ممکن است ابتدا خسته و فرسوده شوید اما بعداً از آن نیرو می گیرید و فعال می شوید.
4- انرژی شما مسری است اطرافیان شما هم به همین شکل نیرو می گیرند.
5- انگیزه پیدا می کنید که پیوسته این توانایی ها و استعدادهای منحصر به فرد خود را بهبود بخشید به مهارتهای خود می افزایید و آنها را در سطح عالی قرار می دهید از انگیزه درونی برخوردار می شوید از استعدادهایتان استفاده می کنید با رشد دادن توانمندی ها و استعدادهای تان می توانید به هدفها و رویاهای خود جامه عمل بپوشانید.
شما با توجه به شناسایی توانمندی ها و استعدادهای خود و میزان رشدی که به آنها می دهید موفق می شوید، تنها در این زمان است که می توانید موفقیتهای بیرونی را با رضایت خاطر درونی متعادل سازید.
” از استعدادهای خود استفاده کنید زیرا جنگلها مکان ساکتی خواهند بود اگر هیچ پرنده ای مگر بهترین آنها در آن آواز نخواند. ”
هنری ون دایک
موانع حساس را از میان بردارید.
موانع مهم و تعیین کننده هر هدف و پروژه در حال پیشرفتی دست کم با یک مانع و مشکل روبرو است که سرعت دستیابی شما را به آن هدف یا پروژه مشخص می سازد. عوامل سرعت دستیابی شما به هدفتان:
1- هدف خود را بدرستی بشناسید.
2- عامل تعیین کننده خود را شناسایی کنید.
3- برای از میان برداشتن مانع فکر کنید.
انسانهای موفق موانع موجود در کارشان را در وجود خودشان شناسایی می کنند و بعد از آن در صورت لزوم دنبال جواب در بیرون خود می گردند آنها از خود می پرسند چه می کنم که مرا به عقب نگه می دارد و یا ما در سازمان خود چه می کنیم که رشد مان را با محدودیت روبرو می سازد؟
وقتی هدف مهمی را برای خود انتخاب می کنید ابتدا باید متوجه درون خود شوید و بعد از آن درون خود بیرون را تماشا کنید شما کنترل زمان و رفتارهای خود را در اختیار دارید نگرش شما بدست خود شما است باید تجارت خود را هم در کنترل خود داشته باشید نگرش و انرژی شما نقش اساسی و تعیین کننده دارد و نشان می دهد که در زندگی تا کجا می توانید پیشرفت کنید توانایی شما در تاثیر گذاشتن بر دیگران و یا کنترل عوامل بیرونی بسیار محدود است از این رو همیشه با خود شروع کنید تمامی چالشهای جدید را بررسی و وارسی کنید از خود بپرسید: چه عاملی در من وجود دارد که مانع از پیشرفتم شده است؟
11 اقدام کلیدی برای افزایش بهره وری:
موفقها و کسانی که در راس قرار می گیرند آموخته اند که چگونه در زمان کمتری به اوج موفقیت برسند افزایش بهره وری اقدام مهمی است که برای دستیابی به هدفهای شخصی و حرفه ای و پدید آوردن موفقیتی که برای آن تلاش می کنید صورت می دهید برای رسیدن به سطح بالای بهره وری به 11 توصیه کلیدی زیر عمل کنید:
1- هدفهای واضح و روشنی در نظر بگیرید و آنها را مکتوب کنید و از آنجایی که بهره وری بالا تر با هدفهای روشن شروع می شود هدف گذاری یکی از مهمترین بخشهای برنامه های مشاوره ای ما است همان طور که می دانید هدف باید مشخص و قابل اندازه گیری باشد تا راهنمای رفتار شما شود باید باورهای شما را منعکس کند و دسترسی به آن در حد توان شما باشد هدف و ارزشهای شما باید همخوان باشند و سرانجام هدف باید محدود به زمان مشخص باشد و برای اینکه حالت واقعی به خود بگیرد باید مکتوب باشد هر چه هدف شما روشن تر باشد احتمال اینکه در مدت زمان کمتری به آن برسید افزایش می یابد.
2- برنامه عمل روشنی بنوسید بعد از آن اگر می خواهید بهره وری شما به مقدار زیاد افزایش پیدا کند برنامه عمل روشنی برای دستیابی به هدف خود بنوسید در ازای هر یک دقیقه که صرف برنامه ریزی دقیق می کنید می توانید 10 دقیقه در اجرا صرفه جویی کنید فهرستی از همه کارهایی که برای دستیابی به هدفتان لازم دارید تهیه کنید همه روزه فهرستی از کارهایی که تا پایان روز باید انجام دهید تهیه کنید همیشه بر اساس این فهرست کار کنید روی کاغذ بیندیشید این کار به شما امکان می دهد که در مسیر حرکت کنید در ضمن مدرکی که برای دستاوردها و موفقیتهای خود در اختیار خواهید داشت به محض اینکه این توصیه را در کارتان لحاظ می کنید به نتایج فوق العاده می رسید تهیه یک فهرست و عمل کردن از روی آن تا 25 درصد یا بیشتر به بهره وری شما می افزاید.
3- اولویتهای خود را مشخص سازید اقدام سوم تعیین اولویتها در فهرستی است که تهیه کرده اند قبل از اینکه دست به کار شوید فهرست خود را بررسی کنید فعالیتهای لازم را مشخص سازید و کارتان را با انجام دادن آنها شروع کنید کارهای پر ارزش و پر اهمیت نتایج بزرگ بر جای می گذارد کارهای کم اهمیت و کم ارزش با نتیجه ای بر جای نمی گذارند و یا نتایج آنها محدود و معدود است.
4- تمرکز داشته باشید و اجازه ندهید که حواس تان پرت شود در این مرحله کار با ارزش بالایی را انتخاب کنید بلافاصله روی آن دست به کار شوید و آن قدر در انجام دادن آن کار باقی بمانید تا به انتهای خود برسد (توجه کردن با تمام وجود روی یک کار و تمام کردن آن سبب می شود کارتان را سریعتر به انتها برسانید وقتی با تمام وجود روی کارتان متمرکز می شوید می توانید در زمان خود تا 80درصد صرفه جویی کنید.)
5- بر مدت روز کاری خود بیفزایید و در ضمن استراحت های خود را بیشتر کنید وقتی روزتان را زودتر شروع می کنید وقتی در وقت صرف ناهار به جای خوردن ناهار کار می کنید وقتی کمی دیرتر در پایان روز دست از کار می کشید یکی از بالاترین بهره وریها را در زمینه کاری خود بدست می آورید زودتر شروع کردن و دیرتر تمام کردن در روز نسبی است که هم در صبح و هم در عصر با ترافیک کمتری روبرو می شوید این کار سبب می شود بدون اینکه لطمه ای به سبک زندگی شما بخورد روزی دو یا سه ساعت بهره وری کار بیشتری داشته باشید در ضمن باید زمانهای استراحت شخصی داشته باشید شاید بتوانید این را با تعطیلات آخر هفته خود شروع کنید می توانید در مواقعی به مرخصی های دو یا سه روزه بروید وقتی به مرخصی می روید به کارتان فکر نکنید در این فرصت به بخشهای دیگر زندگی تان برسید این گونه ذهن شفاف تری پیدا می کنید و بر انرژی تان افزوده می شود از این افزایش بهره وری که نصیبتان می شود حیرت زده می شوید.
6- در کارتان تلاش بیشتری بکنید وقتی سر کارتان هستید با تمام وجود تمرکز داشته باشید محیط کار را به یک محیط آموزشی که در آن معاشرت و صحبت کردن با یکدیگر امر پذیرفته شده ای است تبدیل نکنید در محل کار تان سرتان را پایین بیندازید و تا زمانی که در آنجا وجود دارید با تمام وجود کار کنید بسیاری از کسانی که از این قاعده پیروی کردند توانستند بهره وری خود را دو برابر کنند و سریعتر از زمانی که فکر می کردند به هدفشان دست پیدا کنند.
7- بر سرعت عمل خود بیفزایید در محل کار احساس اضطرار نکنید تا با سرعت بیشتری فعالیتهای خود را انجام دهید پس از تمام کردن کارتان با سرعت به سر وقت کار بعدی بروید با سرعت گامی که انتخاب می کنید سریعتر به خواسته های خود می رسید.
8- هوشمندانه تر کار کنید و ارزش کاری که انجام می دهید توجه کنید در حالی که تعداد ساعات کاری مهم است نکته مهم دیگر کمیت و کیفیت کاری است که انجام می دهید بار دیگر هرچه برای کارهای پر ارزش تر بیشتر صرف وقت کنید نتایج بزرگتری بدست می آورید.
9- کارتان را با مهارتهای تان همخوان کنید مهارت و تجربه ایفاگر نقش مهمی هستند اگر در کارتان از مهارت و تجربه بیشتری برخوردار باشید با سرعت بیشتری به نتیجه می رسید همیشه تلاش کنید در کارهای مهمی که انجام می دهید موثر تر رفتار کنید.
10 – کارهایتان را دسته بندی کنید فعالیتهای مشابه را در یک گروه قرار دهید و همه آنها را به اتفاق تمام کنید مثلاً در یک زمان مشخص با کسانی که لازم است تماس تلفنی بگیرید اسلاید هایی را که برای ارایه محصولاتتان لازم دارید به یکباره تهیه کنید.
11- از تعداد اقدامهای خود بکاهید چندین بخش از کارتان را در کنار هم قرار بدهید از اقدامات متعدد بکاهید هر جا که امکان داشت از انجام دادن کارهای کم اهمیت خوداری ورزید.
مسابقه شروع شده است
کارتان را به مسابقه تبدیل کنید همه روزه با خودتان قرار بگذارید با خودتان مسابقه بدهید و ببینید چند کار مهم را انجام می دهید برای خود برنامه و ضرب الاجل در نظر بگیرید و سعی کنید که زودتر از ضرب الاجل کارتان را تمام کنید ببینید در فرصت کمتر چقدر کار بیشتر می توانید انجام دهید.
قانون پارتو
مهمترین مهارتها در بالا بردن بهره وری استفاده موثر از زمان است که در اختیار دارید سه قاعده ساده است که با رعایت کردن آن می توانید از زمان خود بیشترین بهره برداری را بکنید.
1- زمان بیشتری را صرف فعالیتهای پر ارزش و زمان کمتری را صرف فعالیتهای کم ارزش بکنید.
2- همین حالا به کارهای پر ارزشی بپردازید و کارهای کم ارزش را کنار بگذارید.
3- تا جایی که می توانید زمانتان را صرف فعالیتهایی بکنید که مهم هستند و یا از اضطرار برخوردارند.
ویلفرد و پارتو اقتصاد دان و جامعه شناس ایتالیایی که مشهور است از علم ریاضی در تحلیل های اقتصادی استفاده کرده مفهوم مهم و کلیدی در مدیریت زمان ایجاد نموده واقعیت این است که قانون پارتو یکی از قدرتمند ترین اصولی است که می توانید در تلاشهای خود از آن استفاده کنید تا بهره وری شخصی خود را افزایش دهید وقتی این قانون را در مدیریت زمان لحاظ می کنیم نتایج بسیار قابل توجهی بدست می آید پارتو توصیه را به زبان ساده ای توضیح داده است که با رعایت قانون پارتو به اقدامات زیر بر می خوریم:
1- پر ارزش ترین فعالیتها را شناسایی کنید- 20 درصد کارهایی که همه روزه انجام می دهیم 80 درصد ارزش کاری تان را سبب می شوند.
2- کم ارزش ترین فعالیتهایتان را شناسایی کنید- 80 درصد کارهایی که همه روزه انجام می دهید بخش اندکی از درآمد و یا ارزش کاری شما را تشکیل می دهند.
3- مصمم شوید که بخش اعظم کارهای خود را صرف کارهای پر ارزش کنید .
4- مصمم شوید تا حد امکان از انجام کارهایی کم ارزش خودداری ورزید.
” اغلب بد بیاری ها نتیجه استفاده بد از زمان هستند “
ناپلئون هیل
تفویض اختیار موثر
زمان گرانبها ترین منبع در اختیار شما است خبر خوش این است در هر روز همه ما فرصت برابر و یک اندازه ای داریم با رعایت این نکته چگونه است که برخی ها در مقایسه با دیگران کار بیشتری صورت می دهند؟
پیدا کردن جواب این سوال مشکل نیست تمام مردان و زنان به شدت مولد این را آموختند که در زمان کمتر کار بیشتری صورت دهند آنان بر این راه کار مسلط شدند می توانید به روشهای مختلف از زمان استفاده بیشتری ببرید و به موضوع تفویض اختیار می پردازیم.
روی فعالیتهای پر ارزش خود متمرکز شوید:
از قانون پارتو برای کارهای پر ارزش و کم ارزش خود تمیز قائل شوید مثلاً کارهای کم ارزش را به دیگران واگذار کنید در تفویض اختیار موثر به شما امکان می دهد که وقت خود را صرف انجام دادن کارهایی بکنید که بیشترین تاثیر را بر زندگی و تجارت شما بر جای می گذارد.
کارهایی را که بهتر از دیگران انجام می دهید بکنید و بقیه کارها را به دیگران واگذار کنید.
در کنار توصیه اول باید کارهایی را که بهتر از دیگران انجام می دهید خودتان بکنید و بقیه کارها را به دیگران واگذار کنید این احتمال وجود دارد که اگر کارهایی را که شما در آن بهترین هستید به دیگران واگذار نمایید به آنها نرخ ساعتی خود را پرداخت کنید و راه دیگری برای بیان اصل دوم این است : هر وظیفه ای را که دیگران می توانند با دریافت پول کمتر از نرخ ساعتی شما انجام دهند به آنان واگذار نمایید.
کارها را به کسانی واگذار کنید که از صلاحیت مطلوب برخوردار باشند
پس از اینکه تصمیم گرفتند چه کارهایی را به دیگران واگذار کنید باید کسی را که می توان آن کار را انجام دهد شناسایی کنید اگر کار مهمی را به کسی واگذار کنید که توانایی انجام دادن آن را نداشته باشد هم او نمی تواند آن کار را خوب انجام دهد و هم شما ناراحت می شوید این بدان معنا نیست که شخص مورد نظر باید از توانمندی به اندازه شما برخوردار باشد اما باید از مهارت کافی و تجربه مکفی برخوردار باشد تا بتواند کارها را در حد مطلوب انجام دهد یا اشخاص مورد نظر را بدقت انتخاب کنید این دقت هم بسود کسی که او را انتخاب می کنید تمام شود و هم بسود شما.
کار مورد نظر را بدقت تعریف کنید
نتیجه ای که می خواهید بدست آورید دقیق شوید وقتی انجام دادن کاری را به دیگران واگذار می کنید چه انتظاری دارید؟ انتظار خود را با شخصی که انتخاب می کنید در میان بگذارید بعد از او می خواهید انتظار شما را به زبان خود بازگو کند تا مطمئن شوید که اوخواسته شما را درک کرده است اگر احساس کردید که او دقیقاً متوجه مطلب مورد نظر شما نشده است اختلاف نظر خود و برداشت او را مجددا” شرح بدهید اگر او بدقت و بطور مشخص نداند که شما چه انتظاری دارید بعید است در انجام دادن کاری که شما می خواهید موفق شود.
زمان پایان کار را مشخص کنید
برای تکمیل شدن کاری که آن را تفویض می کنید ضرب الاجل مشخص کنید مبهم حرف نزنید اگر بگویید تا یکی از روزهای هفته بعد یا هر وقت فرصت کردی نه به خود شما کمک می کند و نه به کسی که می خواهد این کار را انجام دهد.
پیشرفت کار را اندازه بگیرید
باید وسیله ای برای اندازه گیری پیشرفت کاری که آن را تفویض کرده اید تدبیر کنید .
درباره منابع به توافق برسید
باید مطمئن شوید که شخص مورد نظر شما از منابع کافی و لازم برای انجام دادن کار برخوردار است شما می خواهید کاری که انجام دادنش را به دیگران محول کرده اید با موفقیت انجام شود تنها بعد از حصول اطمینان از این موفقیت است که می توانید کارتان را بدرستی واگذار کنید و خود بکار های مهم بپردازید.
درباره نتایج کار به توافق برسید
می خواهید کسی که کار شما را انجام می دهد به چه نتیجه ای برسد؟ آیا او دقیقاً از خواسته های شما مطلع است لازم نیست نتایج کار او فوق العاده و زیاد باشد اما مهم است احساس کند کار معنا داری انجام داده است از سوی دیگر اگر نتایج کارش مطابق میل و نظر شما نباشد چه اتفاقی می افتد آیا نتایج کار برای شخص منتخب شما مهم و قابل توجه می باشد؟ درباره نتایج کارتان با او رک و صریح صحبت کنید به توصیه ها و نظرات او توجه کنید آنچه را که به او تاکید می کنید مطالبی است که برای شما هم اهمیت دارند مهم این است که روی مواردی بتوافق برسید که مهم و معنی دار باشند.
مکتوب کنید
قبل از اینکه شخص مورد نظر به انجام دادن کار شما مشغول شود قدم مهم دیگری باید بردارید موضوع تفویض اختیار کردن را مکتوب کنید و بعد هر کدامتان آن را امضا کنید بلحاظ روانی این اقدام مهمی است که تولید تعهد می کند ارزش زیادی دارد اگر کسی که انجام کاری را به او تفویض می کنید توافق نامه را بنوسید این گونه متوجه می شوید آیا از همخوانی کافی برخوردار هستید یا نیستید اگر پیشنویش اولیه کامل نباشد نظرات شما را رعایت نکند آن قدرها تعجب نکنید بجای این که ناراحت شوید از این خوشحال باشید که وجه تفاوت در این مرحله خودش را نشان داده است توجه داشته باشید این وظیفه شما است که مطمئن شوید کسی که انجام دادن کاری را به او تفویض می کنید از توانمندی و منابع لازم برای انجام دادن کارش برخوردار باشد.
آنچه را که انتظار دارید بازرسی کنید
مراقب باشید کافی نیست انجام دادن کاری را به دیگران واگذار کنید و بعد موضوع را به حال خود رها سازید و آن را فراموش کنید واگذار کردن کارها به دیگران سلب مسئولیت از خود نیست باید به کمک ابزار مختلف و از جمله با مراجعه به تقویم پیشرفت کار را در نظر بگیرید و آن را وارسی و بازرسی کنید وسیله ای برای اندازه گیری پیشرفت کار تدارک ببینید این گونه می توانید اگر مشکلی پیش آمد کرد به موقع و زود هنگام با آن برخورد کنید چهار مورد دیگر است که در زمینه تفویض اختیار موثر باید رعایت کنیم نخست آنچه را در اینجا مطرح کردیم ممکن است تصور شود تنها مناسب کارها و وظایف پیچیده است دوم صلاحیت و توانمندی کسی که کاری را به او تفویض می کنید در این زمینه که از این اصول چگونه استفاده کنید ایفای نقش می کند سوم از دامی که بسیاری از کارفرمایان در آن گرفتار می شوند خودداری ورزید که کارتان را به او محول کنید از خیر این کار نگذرید همیشه این امکان وجود دارد که از منابع بیرونی سود ببرید کارفرمایان موفق همیشه از منابع بیرونی استفاده بهینه می کنند می توانید کارتان را با یک مقاطعه کار و یا یک متخصص که بیرون از سازمان شما کار می کند واگذار کنید.
قدرت و نقش اهرم
همانطور که در این فصل ملاحظه می کنید شما هم می توانید از اصل اهرم استفاده کنید و بر استفاده کنید و بر استعدادها و توانمندی های خود بیفزایید با استفاده موثر از این فصل در کار و تجارت خود می توانید بیش از حد توان ظاهرتان به موفقیت برسید هر یک از این اهرم های هفت گانه می توانید زمینه ای فراهم آورند که به استعدادها و توانمندی های خود دست پیدا کنید متوجه می شوید که چگونه می توانید از کار، استعداد و تجربه دیگران به سود خود استفاده کنید.
1- استفاده از انرژی دیگران، موثر ترین و مولد ترین اشخاص کسانی هستند که کارهای کم ارزش خود را به دیگران تفویض می کنند.
2- از دانش دیگران سود بجویید استفاده از علم و دانش دیگران می تواند دنیایی از تفاوت درکارتان ایجاد کند پیدا کردن و استفاده از دانش منابع دیگران می تواند سببی باشد تا در پول و کار خود صرفه جویی کنید.
3- از پول دیگران به عنوان یک اهرم استفاده کنید اگر بدانید چگونه از پول و امکانات مالی دیگران استفاده کنید و به موفقیتهایی می رسید که محال است به تنهایی از آنها بهره مند شوید ازفرصتهای مختلف برای قرض گرفتن و سرمایه گذاری و منابع بخشهای دولتی و خصوصی می توانند در این خصوص به شما کمک کنند کارفرمایان باید از همان آغاز کارشان با بانک ها در تماس نزدیک و رابطه خوب باشند توجه داشته باشید بهترین زمان وام گرفتن آن وقتی است که به این وام احتیاج ندارید مبلغ کمی وام بگیرید از این پول برای سرمایه گذاری های مطمئن مانند خرید اوراق قرضه استفاده کنید.
4- از موفقیتهای دیگران بهره بگیرید موفقیتهای اشخاص و شرکتها را مطالعه کنید تا به رمز و راز موفقیت آنها پی ببرید ببینید آنها چگونه توانستند مسائل و مشکلات خود را حل و فصل کنند.
5- از شکست های دیگران پند بگیرید با مطالعه شکست های دیگران به موفقیتهای سرشار دست پیدا کنید و به حکایت سرگذشت شکست خورد گان توجه کنید از درسهای ارزشمند آنان به سود خود استفاده کنید به ماجرای ناامید شدن ها و شکستهایی که در زندگی این اشخاص وجود داشته دقیق شوید.
6- از ایده ها و نقطه نظرات دیگران استفاده کنید یک تک ایده خوب می تواند موفقیت شما را رقم بزند هر چه بیشتر در معرض ایده های خوب قرار بگیرید با خواندن، مطالعه کردن ، تبادل و تعامل و تجربه کردن امکان موفقیت خود را افزایش دهید.
7- استفاده از نفوذ و اعتبار دیگران، تمامی کسانی که شما می شناسید هر کدام برای خود دوستانی دارند هر کدام آشنایانی دارند و با اشخاص حرفه ای در تماس می باشند بسیاری از آنان می توانند روی کار و حرفه شما تاثیر مطلوب بر جای بگذارند.
آنچه که در این کتاب خواندیم تا با تعیین معیارها و اولویتها و مشخص کردن هدفهای تان بر توانمندی های خود بیفزایید انجام دادن بسیاری از کارهای دیگر را تفویض کنید وبجای آن روی کارهایی متمرکز شوید که برای شما و شرکتی که در آن کار می کنید بیشترین فایده و ارزش را تولید و به شما کمک کند که در زندگی خود به تعادل برسید و در ضمن آنها از موفقیت و استقلال فراوان برخوردار گردید.
” می توانید به همه خواسته های خود در زندگی برسید به شرط آنکه برایتان مهم نباشد اعتبار این موفقیت را به پای چه کسی می نویسند “
هری اس . ترومن
