نظریه جدیدمدیریت کارآمد:الگوی مديريتي برای آینده

مهارت‏های نیرومند مدیریتی، اساس هر کسب‏وکاری هستند. مدیران هسته اصلی الگوهای مدیریتی‏اند. آنان، کسب‏وکار را حفظ و موفقیت آن را تضمین می‏ کنند. برای موفقیت، فرد یا افراد برجسته‏ای مورد نیازند. مدیرخوب، باید حائز مهارت‏های ادراکی، فنی و انسانی باشد. اعمال مدیریتی شامل برنامه ‏ریزی،سازماندهی، رهبری و نظارت بر فرآیند نیل به اهداف هستند. در ادامه، تاریخچه‏ای از مدیریت بیان می‏شود و به دو نظریه مهم مدیریت که در اکثر سازمان‏ها کاربرد دارند اشاره می‏شود. سپس نظریه جدیدی از مدیریت موثر را بیان می‌کنیم که الگویی ساده‏شده و جزئی‏محورتر است. این الگو فقط بر جنبه‏های مهم مدیریت تمرکز می‏کند و به شرکت کمک می‏کند احساس رضایت از کسب اهداف را به بالاترین سطح برساند.

تاریخچه مدیریت
با گذشت زمان، تعریف مدیریت تغییر کرده است. در آغاز دهه 1990، موضوع مدیریت دغدغه مهم بسیاری از کسب‏وکارها بود. پدر علم مدیریت فردریک تیلور است که در 1911، اصول مدیریت علمی را بیان کرد. یکی از نظریه‏های مدیریتی، با هدف‏گذاری آغاز می‏شود. هدف‏گذاری فرآیندی مداوم است. گام بعدی، سازماندهی افراد به‏نحوی است که با اهداف کسب‏وکار متناسب شوند. زمانی‏که اهداف مشخص می‏شوند ابتدا باید یک شخص، فعالیت‏ها، تصمیم‏ها و روابط مورد نیاز برای کمک به موفقیت شرکت را تجزیه‏وتحلیل کند. سپس اهداف را به فعالیت‏هایی قابل‏ کنترل تقسیم و علاوه ‏بر آن، کارها را به مشاغلی قابل‏مدیریت تفکیک کند. (بابرو1988)
در مدیریت کلاسیک، مرحله بعدی کار، انگیزه‌بخشی و بیان اهداف است. انگیزه‏بخشی مستلزم وجود اهدافی روشن است (بروس2002). جک‏ولش – مدیرعامل جنرال‏الکتریک- می‏گفت: بیشتر شرکت‏ها مملو از کارکنانی‏اند که هیچ اطلاعی از تصویر بزرگ شرکت- اهدافی که شرکت به‏دنبال آنها است- ندارند و چون احساس می‏کنند وجود و مشارکت‏شان اهمیتی ندارد، پس فقط انجام ‏وظیفه می‏کنند و بس! انگیزه‏بخشی و حصول اطمینان از توجه کارکنان به اهداف تعیین‏شده، جزو وظایف اصلی هر مدیر است.
ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران، عامل مهمی است که بازخوردهایش فرصت دستیابی به اهداف شرکت را به‏طرزی موثر، فراهم می‏کند. هدف نهایی سیستم ارزیابی عملکرد، بهبود عملکرد سازمان است. اطلاعات به‏دست آمده به شرکت می‏گوید کجا هستند، چگونه عمل کنند و به‏کجا می‏روند. ارزیابی عملکرد به رشد و توسعه افراد کمک می‏کند و با واگذاری دقیق و بابرنامه وظایف به کارکنان محقق می‏شود. مدیر باید همکارانش را بشناسد و به آنان اعتماد کند، به‏همان‏اندازه، کارمند آماده اعتماد کردن به مدیر می‏شود (کاتلینوکف2005)
عدم تمرکز و تفویض اختیار، گام بعدی مدیریت کلاسیک است. یقینا وظایف و مشکلات فراوانی سرراه موفقیت یک کسب‏وکار وجود دارد که به‏طور آشکارا شخص به‏تنهایی قادر به انجام آنها نیست. در محیط پیچیده کسب‏وکار امروزی و با همه روندهای تاثیرگذار بر این کسب‏وکارها، مانند جهانی شدن، ‏فرد نمی‏تواند همه آنچه تجارت رو به ‏رشد، نیاز دارد را برآورده کند یا دست‏کم سرعت مورد نیاز را نخواهد داشت.تشکیل گروه و اضافه‏کردن مدیران دیگر به شرکت، ضرورتی است برای بقا در فضای کسب‏وکار امروزی.
عدم تمرکز به افراد می‏گوید چه کارهایی باید انجام شود و به‏آنان اجازه می‏دهد کارها را به روش خودشان انجام دهند. رهبر گروه باید بر حوزه تخصصی‏اش تمرکز کند و سایر وظایف تفویض شوند. (هلر ان‏دی)
تفویض‏اختیار فرآیندی است که ماهیت مدیریت را ساده‏تر و ممکن‏تر می‏کند. این امر اجازه می‏دهد کارها از طریق دیگران صورت پذیرد. مدیر باید اطلاعاتی که کارکنان نیاز دارند را دراختیارشان بگذارد و درباره اهداف تعیین‏شده با آنان به‏طور شفاف سخن بگوید. سرانجام، براساس این نظریه مدیریت، مدیران باید با کارکنان‏شان ارتباط برقرار کنند تا محیط‏کار لذت‏بخشی فراهم آید. مادامی‏که مدیران و کارکنان درکنار هم و درجهت هدفی مشخص کوشش می‏کنند، با کار کمتر، اهداف بیشتری به‏دست می‏آید (هیرِن 2004).
نظریه دیگری هست که مبتنی بر اقدامات ساده‏تری درمقایسه با نظریه مدیریت کلاسیک است. طبق‏نظر شرمرهورن، مدیریت از چهار وظیفه تشکیل شده است. اولین وظیفه، برنامه‏ریزی است؛ عملی که از هدف‌گذاری و تصمیم‏گیری برای چگونگی دستیابی به اهداف حاصل می‏شود. وظیفه دوم، سازماندهی است. این گام از مدیریت، شامل طرح‏ریزی شغلی، نیروی‏انسانی و منابع موردنیاز برای نیل به اهداف است. وظیفه سوم، رهبری است که مبتنی بر الهام‏بخشی به کارکنان جهت تلاش بیشتر و دستیابی به اهداف تعیین‏شده است. و اما وظیفه آخر، نظارت است. این مفهوم، عملکرد افراد را ارزیابی می‏کند و اطمینان می‏دهد نتایج موردانتظار حاصل شده‏اند. همان‏گونه که ملاحظه می‏شود این نظریه بسیار شبیه نظریه کلاسیک است، اما کمی ساده‏تر.

الگو
در مفهوم کلاسیک مدیریت کسب‏وکار، مدیران موظف بودند افراد را نظارت، سرپرستی و هدایت کنند. همان‏گونه که مشاهده شد، با توجه به سابقه تاریخی ذکرشده، نظریه‏های مشروحه، همگی بر برنامه‏ریزی، سازماندهی، رهبری و نظارت تاکید داشتند. مدیران فقط می‏کوشند به‏گونه‏ای عمل کنند که مدیران مافوق خود را راضی کنند. آنان با حداقل کیفیت و استانداردهای لازم کار را پیش می‏برند تا بتوانند کسب‏وکار را حفظ کنند. نظریه‏های قدیم، به واقعیت الهام‏بخشی به کارکنان، توجهی نداشتند. کارکنان، مدیری می‏خواهند که به آنان احترام بگذارد و احساس کنند می‏توانند هرچه می‏خواهند از او بپرسند. همچنین نیاز دارند مدیرشان را باور کنند و مدیر صرفا فردی نباشد که می‏گوید چه‏کارهایی باید انجام شوند.
روش‏های قدیمی مدیریت دیگر کاربرد ندارند. در اقتصاد دانش‏محور امروزی، کارکنان بدل به موثرترین منابع شرکت‏ها شده‏اند. آنان نیرومندترین مرجعی هستند که به‏کار گرفته می‏شوند تا هر شرکتی صاحب مزیت رقابتی شود. در دنیای پرشتاب کنونی، کارکنانی که به‏نحوی مطلوب مدیریت می‏شوند، انگیزه‏های بالایی دارند و در رشد و اجرای راهبردها نقشی اساسی دارند. در فضای کسب‏وکار رقابتی امروز، شخصی مدیر تلقی می‏شود که بتواند با انگیزه‏بخشی به کارکنان شرکت را به اهدافش برساند، موضوعی که بیشتر اوقات باعث ایجاد شأن و منزلت برای خود مدیر می‌شود.

تحقیقات رایج
الگوی مدیریتی جدیدی که باید در همه شرکت‏ها به‏اجرا درآید، با رهبری آغاز می‌شود. فضایی بر کسب‏وکار امروزی سایه افکنده است که آن را دستخوش تغییراتی سریع می‏کند.
یکی از این تغییرات، تبدیل وظیفه مدیریت به‏ رهبری است. رهبران به کارکنان کمک می‏کنند براساس چشم‏اندازهای شرکت، عمل و رفتار کنند. رهبران روحیه افراد را ارتقا می‏بخشند و باعث می‏شوند کارکنان هرچه بیشتر خود را با مدیریت تطبیق دهند و اهداف شرکت نیز بهتر حاصل شوند (کاتلینوکف2005)
وظیفه بعدی، ایجاد تمرکز بیشتر بر خلق چشم‏اندازها و توانمندسازی کارکنان است. مدیران باید توجه ویژه‏ای به سه بخش اصلی کسب‏وکار یعنی افراد، دانش و انسجام داشته باشند. هر زمان که مدیران توجه‏شان به این سه مهم معطوف باشد، عملکرد مالی شرکت نیز بهبود می‏یابد. مدیران باید مطمئن شوند که این توجهات در جای خود و به‏شکلی مطلوب صورت بگیرند؛ طوری‏که اهداف کوتاه‏مدت و بلندمدت، حاصل شوند. وظیفه بعدی توجه به این حقیقت است که فقط درصورتی مدیریت می‏تواند کارآمد باشد که هر سه عامل گفته شده، به‏خوبی پرورش یافته باشند.
همگام با کسب‏وکار عجول این روزها، ضروری است مدیران، رقابت‏‌پذیر باشند. آنان باید بر کارکنان تاثیر بگذارند و بیاموزند افراد را تربیت کنند. وظیفه بعدی، داشتن تفکر سیستمی است. به این‏ معنا که همه‏چیز را در قالب یک کل، ببینیم. این مهم بر عواملی تاکید می‏ورزد که سازمان را یاری می‏کند بیش از مجموع همه قسمت‏ها، به نتایج دلخواه برسد (کاتلینوکف2005). آخرین وظیفه الگوی جدید مدیریت کارآمد، همسویی اجرای تفکرات سیستمی با اینترنت و سایر فناوری‏های روز دنیا است.
در نظریه جدید مدیریت، بسیاری از مدیران می‏کوشند از روش‏های سنتی مدیریت برپایه نظارت، فاصله بگیرند و روابط ‏سازمانی را به‏وسیله اینترنت و فناوری‏های موجود، مدیریت کنند؛ این عوامل اجازه می‏دهند ارتباطات به‏خوبی در سازمان شکل بگیرند. این نظریه اصرار دارد که عامل مهم، ایجاد و حفظ روابط صحیح بین کارکنان و مدیران و کارکنان با مشتریان است تا شرکت سودآوری بیشتری داشته باشد و به موفقیت بیندیشد. مهم‏ترین آموزه این نظریه آن است که هر فرد باید بتواند چگونگی کارکردن با افراد را فراگیرد و مدیران باید به کارکنان انگیزه دهند و بر آنان تاثیرگذاری کنند تا به اهداف شرکت نائل شوند. این، مهم‏ترین استعدادی است که مدیر باید داشته باشد. همچنین بیان می‏کند مدیران می‏توانند کارکنان را حمایت کنند تا بهترین عملکرد را داشته باشند.

کاربرد
الگوی جدید مدیریت کارآمد، مفهوم کلاسیک مدیریت را به‏سمت مدیریت چندوظیفه‏ای و هدف‏گرا تغییر می‏دهد. این الگو طی فرآیند فروش در یکی از فروشگاه‏های خرده‏فروشی وریزون وایرلس، کاربردش را نشان می‏دهد. مشتری‏ای وارد فروشگاه می‏شود و قصد خرید گوشی تلفن همراه دارد. او تصمیم دارد فقط گوشی بخرد و نیازی به برنامه یا لوازم جانبی ندارد. فروشنده اطمینان دارد می‌تواند وظیفه‏اش را انجام دهد و با فروش گوشی کار را تمام کند؛ اما خوب می‏داند برای بالابردن سود فروشگاه ناچار است از مدیریت بخواهد به‏گونه‏ای وارد ادامه مذاکره (معامله) شود تا لوازم یا برنامه‏های جانبی نیز فروخته شوند.

1- وظیفه رهبری
می‏توان مشاهده کرد که مدیر، کارمندش را رهبری و الهام‏بخشی کرده است تا اهداف بیشتری کسب کند، زیرا فروشنده از او می‏خواهد کمک کند تا توفیق بیشتری در فروش حاصل شود. مدیر برخی فواید و امکانات برنامه‏ها و لوازم جانبی را که مشتری درصورت خرید، از آنها بهره‏مند می‏شود را می‏گوید و به‏نوعی او را حمایت می‏کند. مدیر او را رهبری می‏کند و کمک می‏کند تا بداند در چنین اوضاعی چگونه با مشتری سخن بگوید و اگر هم مشتری قصد خرید نداشت، خود مدیر نقش فروشنده را به‏عهده بگیرد و می‏کوشد این‏گونه برای آینده، آموزش لازم را به فروشندگان داده باشد.

2- چشم‏انداز و توانمندسازی
برای شرکت وریزون‏وایرلس، اهداف کوتاه‏مدت و بلندمدتی متصور است. مثالی از اهداف کوتاه‏مدت، رسیدن به سود موردنظر ماهانه است. مثالی از اهداف بلندمدت هم، مدیریت برمبنای هدف است که هرسه ماه یک‏بار از سوی مدیریت اعلام می‏شود. با حصول اطمینان از اینکه فروشنده، محصولات را می‏شناسد و می‏داند که باید همراه گوشی، برخی لوازم و برنامه‏های جانبی را نیز بفروشد، هم فروشنده به اهداف شخصی‏اش می‏رسد و هم اهداف سودمحور شرکت محقق می‏شوند. بنابراین مدیر اطمینان می‏یابد که بر سه عنصر اصلی کسب‏وکار تمرکز داشته است. افراد، دانش و انسجام همان سه عنصری هستند که مدیر دراین اوضاع به آنها توجه دارد. وظیفه مدیر ایجاب می‏کند علاوه بر فروشندگان، به مشتریان نیز نشان دهد به این سه اصل مهم، دقت دارد.

3- الهام بخشی و تربیت
مدیر باید اجازه دهد فروشنده کارش تمام شود سپس آموزش و تربیت لازم را به او بدهد. این کار نباید درحین فروش صورت بگیرد، زیرا احساس خجالت‏زدگی و ناکارآمدی به فروشنده دست می‏دهد. در مقابل، مدیر باید نقش مشتری را بازی کند و از فروشنده بخواهد بکوشد اقلام مورد نظر را به او بفروشد. تربیت صحیح فروشنده، به او اعتمادبه‏نفس می‏دهد، لذا در آینده دیگر نیازی به‏کمک مدیر ندارد.

4- اینترنت و فناوری
برای اثربخشی بیشتر در مواجهه با کارکنان، مدیر باید همگام با فناوری‏های نوین، پیش برود. اینترنت انقلابی برای آینده‏ است. روزی- که خیلی هم دیر نیست- فرا می‏رسد که همه کارها با اینترنت انجام می‏پذیرد. درباره مثال بالا، اگر مدیر، محصول یا فواید محصولاتی که فروشنده قصد فروش آنها را داشت، نمی‏دانست قطعا نمی‏توانست مشتری را متقاعد به خرید کند. به‏همین دلیل موضوع اینترنت و فناوری به نظریه جدید مدیریت کارآمد اضافه شده است؛ زیرا اگر مدیر از فناوری روز دنیا عقب باشد، آن‏گاه چگونه می‏توان انتظار داشت کارکنانش همه‏چیز را بدانند.
برای موفقیت درکسب‏وکار، مدیر باید الزاما نسبت به همه تغییروتحولات، آگاه و به‏روز باشد. درمجموع، نظریه‏های قدیم مدیریت دیگر منسوخ شده‏اند و بعید است با تغییرات روزافزون اقتصادی کنونی، همگام باشند. مهم‏ترین وظیفه مدیر، نخست ایفای نقش رهبری است و سپس سایر وظایف الگوی جدید مدیریت به‏تبع آن صورت می‏گیرند. مطالعات آینده در زمینه مدیریت بر اهمیت نقش اینترنت و فناوری در فرآیندهاي مدیریتی، تاکید خواهند ورزید. اگرچه مهارت‏های انسانی و تربیتی برای مدیران مهم هستند، اما مدیر باید بداند چگونه و چه چیزهایی به کارکنان بیاموزد تا آنان راه موفقیت در دنیای کسب‏وکار کنونی را درپیش بگیرند.
نویسنده: الیزابت هیل
مترجم: علیرضا ابوالفتحی
ماخذ: نشریه دنیای اقتصاد