شناخت مشکلات یکی از اولین فعالیت هایی است که در تحول سازمانی انجام می گیرد. در واقع، آسیب شناسی به شیوه ای قانونمند و بخشی جدا ناپذیز از روش شناسی به تحول سازمانی اعتبار می بخشد.روش های بسیار زیادی برای نهادینه سازی آسیب شناسی سازمانی ارائه شده است. حیطه آسیب شناسی شامل رسیدگی دقیق به تمام سیستم ها و تک تک مشکلات می باشد.
چرخه آسیب شناسی
چرخه آسیب شناسی باید لیستی ازعناصر اصلی که به طور طبیعی مراحل آسیب شناسی را در بر می گیرد را داشته باشد.
–» مراحل سیکل آسیب شناسی به شرح زیر است:
1. جمع آوری داده ها
2. تجزیه و تحلیل
3. بازخورد
4. برنامه های عملی
5. اجرا
6. ارزیابی
• جمع آوری داده ها
جمع آوری اطلاعات از طریق مجاری رسمی مانند اسناد و گزارش،مصاحبه با مدیران و کارکنان،و در برخی موارد با مشتریان، کارکنان سابق،دانشگاهیان و محققین انجام میگیرد.
• تجزیه و تحلیل
عبارت است از بازنگری،طبقه بندی و تحلیل داده های جمع آوری شده از حیث ارتباط آنها با مسائل و مشکلات.
—» این فرآیند باعث شناخت نقاط قوت و ضعف سازمان می شود.
• بازخورد
هدف از بازخورد دستیابی به یک اجماع قابل قبول و یک روش مشارکتی برای تفکر و گفتگو درباره حقایق می باشد.
بازخورد نباید شامل داده های خام باشد؛ بلکه داده ها باید در یک چهارچوب نظری سازماندهی شود.
• برنامه های عملی
عبارت است از جستجو برای یافتن راه حل نهایی بین آن چه که از نظر آسیب شناسی وجود دارد و شرایط مطلوب که باید تعریف شود.
در این مرحله؛مدیریت از داده های آسیب شناسی برای تنظیم اهداف و آرمان های خود استفاده می کند.
• اجرا
عبارت است از انجام دادن برنامه ها.
عامل مؤثر در اجرا،میزان احساس تعهد نسبت به تغییر توسط افرادی است که باید این طرحها را اجرا کنند.
این مرحله،اجرای واقعی برنامه های عملی با تدبیر کاری تخصیص داده شده توسط واحدهای سازمانی مربوط را نشان می دهد.
• ارزیابی
عبارت است از بررسی مجدد فعالیت ها.
این مرحله به طور ذاتی به سازمان مربوط می شود تا به مرحله آسیب شناسی.
• اهداف آسیب شناسی سازمانی
—» آسیب شناسی سازمانی به طور کل دو هدف را دنبال می کند:
1. آسیب شناسی با هدف توسعه ای
2. آسیب شناسی با هدف درمانی
• آسیب شناسی با هدف توسعه ای
آسیب شناسی سازمانی، زمانی سودمند واقع خواهد شد که هدف آن کمک به مدیریت برای تشخیص نیازهای سازمان و دستیابی به فرصتهای بیشتر باشد.
—» در این مفهوم؛ هدف، یافتن مشکل و حل آنها نیست،بلکه ارزیابی سازمان در شرایط فعلی و ارائه یک دیدگاه پیشرو می باشد که در آن بررسی نقاط قوت و امکانات موجود در کوتاه مدت منجر به قدرت بی نهایت مؤثر در بلند مدت می گردد.
• آسیب شناسی با هدف درمانی
همانطور که تشخیص پزشکی، کوششی به منظور یافتن علت بیماری های جسمی است تا بتوان بیمار را معالجه کرد، آسیب شناسی سازمانی نیز در پی همان نتایج است.
زیرا همه تمایل دارند تا کار اشتباهی انجام گرفت با آن برخورد کنند.
به همین دلیل اگر آسیب شناسی دیدگاه تحولی و پیشگیرانه در پیش گیرد موفق تر خواهد بود.
• مسائل و مشکلات آسيب شناسي
1- تحقق نیافتن اهداف :
معمولاً می توان حتی بدون آسیب شناسی رسمی، به آسانی عدم تحقق اهداف را تشخیص داد.
2- ضعف عملکرد:
معمولاً آسیب شناس داده های موجود را که شاخص ضعف عملکرد محسوب می شود، به عنوان ابزاری برای مقایسه معیارهای عملکرد گذشته به کار می برد.
3- تعارض:
آسیب شناسی روشی عالی برای تشخیص ناهمگونی های تعارضی در سازمان می باشد. زمانیکه یک سازمان در مواجهه با یک مسئله، قادر به ارائه راه حل مناسب نباشد، دچار مشکل می شود. اغلب تعارض هایی سازمانی در بین افراد، رهبران و در تمام واحد های سازمان وجود دارد. اگر چنین تعارض ها ادامه یابد، باعث ایجاد رفتارهای مخرب شدیدی نظیر اتهام، مکر و حیله، از پشت خنجر زدن و رفتارهایی از این دست می شوند.
4- بیکاری:
حتی پردردسر تر از تعارض، بیکاری است. بیکاری احساس ناامیدی و عدم هدایت افراد را نشان می دهد. بدین ترتیب، کارکنان کاری انجام نمی دهند؛ زیرا احساس می کنند که به هر حال کار کردن کمکی نمی کند، پس چرا کار کنیم؟ در این مرحله، آسیب شناس با ابراز ناامیدی و کناره گیری کارکنان روبرو می شوند. این امر می تواند بی نهایت خطرناک و بدون مدیریتی جدید و فرهمند، غلبه برآن مشکل می باشد.
• پیشنهادات آسیب شناسی
قبل از تکمیل گزارش آسیب شناسی، آخرین کار ارائه پیشنهادات است این امر باید توسط اعضا ی تیم آسیب شناسی صورت گیرد.
این کار به ویژه به دلیل بحث و مجادله زیاد دشوار می باشد.
پیشنهادات تیم آسیب شناسی باید از نظر ماهیت، کم و کلی باشد؛چرا که برخورد با چند حوزه بحرانی در بلند مدت، بسیاری از مشکلات جزئی را خود به خود رفع خواهد نمود.
بعلاوه، ماهیت گزارش آسیب شناسی به گونه ای است که در دستیابی به شناخت کافی از رفتار، موقعیت سازمان و چگونگی انجام آن به مدیریت سازمان کمک می کند.
• ارائه گزارش آسیب شناسی به مدیریت
1- اتفاقاتی که باعث شروع این طرح می شود.
2- فرآیند مورد استقاده برای انجام تحقیق
3- ساختار و محتوای گزارش:
آسیب شناس باید در مورد نتایج به دست آمده که به مدیران اجرایی عرضه شده، توضیحاتی ارائه دهد.
4- کمک کنندگان:
تمام افرادی را که در آسیب شناسی مشارکت دارند، کمک کننده می گویند. مشارکت مدیران اجرایی و کارکنان ستادی در تیم آسیب شناسی، مدیران عالی و کارکنان پشتیبانی، سزاوار توجه خاصی است. آسیب شناس باید کوشش های مدیران در تیم آسیب شناسی را مورد تقدیر قرار دهد.
5-اعضا:
آسیب شناس در این مطالعه باید فهرستی از همه افراد شرکت کننده را تهیه کند. این کار نه تنها در موقع لزوم به طرح آسیب شناسی اعتبار می بخشد، بلکه به طور زیرکانه این حقیقت را که این گزارش توسط گروهی قدرتمند تهیه شده است، تقویت می کند.
کار فرما یا شورای توسعه سازمانی، مشکل بتواند چنین سندی را نادیده بگیرند.
• روش های آسیب شناسی
روش های بسیار زیادی برای نهادینه سازی آسیب شناسی سازمانی ارائه شده است.
چنین روشهایی از مصاحبه های خیلی ساده تا بررسی های عمده و پیچیده سیستم های بزرگ را شامل میشوند.
افرادی که درگیر این روش هستند خود را آسیب شناس یا تحلیل گر می نامند و ممکن است مشاور،متخصص،کارکنان کارگزینی یا خود مدیران باشند.
آسیب شناسان اغلب راه حل های زیادی توصیه می کنند اما این بستگی به مدیران دارد که آنها را بکار ببرند یا …
• آسیب شناسی ارگانیکی
در بسیاری موارد، به دلیل اینکه روش ارگانیکی از هیچ تئوری خاص سازمانی نشأت نگرفته نسبت به الگوهای دیگر بهنگام تر و مقرون به صرفه تر است.
اصولأ آسیب شناس ارگانیکی به تحقیقات پیشینه ای منحصر به فرد و مصاحبه نسبتأ غیرساختاری با افرادی که با موضوع آشنایی دارند نیاز دارد.
روش آسیب شناسی ارگانیکی گاهی اوقات به دلیل ارائه دیدگاه های باز و ایده های کوتاه مدت در عمل با مشکلاتی مواجه می شود، اما ارزش امتحان کردن را دارد.
_به عنوان مثال وکلای موفق از این حرفه استفاده میکنند؛
”اگر حقایق به نفع شماست آن را ارائه دهید ولی اگر به ضرر شماست قانون را پیش گیرید.
و اگر حقایق و قانون هر دو علیه شماست احساسات هیئت منصفه را برانگیزید.“
گرچه این ضرب المثل را نباید خیلی جدی گرفت ولی به این موضوع اشاره دارد که به سادگی می توان حقایق را لوث کرد، بطوریکه افراد تحت تأثیر تعصب و ذهنیت قبلی خود قادر به تعریف و تفسیر حقایق خواهند شد.
• مزیت آسیب شناسی ارگانیکی
1. مزیت اصلی آن سادگی،سرعت و به موقع بودن آن می باشد.
2. نیاز چندانی به افراد بسیار آموزش دیده ندارد و در بسیار موارد توسط خود مدیران قابل اجرا می باشد.
3. مانعی برای استفاده از پژوهش های ویژه وجود ندارد.
4. لزومی به استفاده از پیش فرض های قبلی برای کار ندارد، چون به دنبال راه حل باتوجه به واقعیت های موجود میباشد.
